ACTAS EXTRA PROTOCOLARES

En opinión de Gunter Gonzales Barrón, son instrumentos redactados por el notario, en

el que se da fe de la realización de un hecho, y excepcionalmente de una declaración
de voluntad.

En las acatas, normalmente, hay un mero hecho; el notario solo tiene la actividad
ver y oír, no entra al fondo del asunto, lo adapta al derecho solamente en cuanto a la
forma; narra el hecho y lo deja como es, no lo manipula ni lo altera; la firma de las
partes, si se producen, no es otorgamiento ni consentimiento, es simple conformidad
con lo narrado y oído por el notario, que es narración de lo sucedido.

A diferencia de la detallada normativa que existe para la redacción de las

escrituras públicas, en el caso de las actas prácticamente no hay reglas para ese fin.
Por tal motivo, es necesario acudir a la doctrina para proponer una adecuada
redacción de este instrumento notarial.
CONTENIDO DEL ACTA

Notaria. Mónica Tambini Avila

El contenido de un acta es muy variado pues puede abarcar desde datos fácticos a
situaciones en las que se puede encontrar una persona o cosa o declaraciones o
manifestaciones de voluntad.

Contiene la narración de un acontecimiento. Se constata y fija un hecho jurídico

independiente de la voluntad del sujeto que promueve la constatación.

Artículo 98.- Definición

            El notario extenderá actas en las que se consigne los actos, hechos o
circunstancias que presencie o le conste y que no sean de competencia de otra
función.

            Las actas podrán ser suscritas por los interesados y necesariamente por quien
formule observación.

            Artículo 99.- Identificación del notario.

            Antes de la facción del acta, el notario dará a conocer su condición de tal y que
ha sido solicitada su intervención para autorizar el instrumento público extraprotocolar.
 Las actas de presencia son aquellas que acreditan la realidad o verdad de un
hecho. En ellas puede recogerse cualquier hecho que el notario presencie o perciba
por sus sentidos. En este caso son necesarias: la inmediación del notario; la
comunicación de la actuación notarial a la autoridad que presida el acto público en
caso éste se encuentre en desarrollo; recabar permiso de actuación en un lugar no-
público; la abstención del notario de influir o coadyuvar a la realización del hecho. Las
típicas actas de presencia son aquellas de destrucción de bienes; de entrega; de
juntas y demás actuaciones corporativas; de licitaciones y concursos; de sorteos y
entrega de premios. La ley no habla de otro tipo de actas, como las de exhibición de
cosas o documentos, o de referencia o notoriedad; sin embargo, en el caso de las dos
primeras debe admitírseles a tenor de la redacción enunciativa del art. 98 LN, máxime
si tenemos en cuenta que ambas constituyen propiamente la constatación de un
hecho. En cambio, en el caso del acta de notoriedad, ésta no sólo constituye la
comprobación de un hecho o suceso, en este caso por la condición de notorio, sino
que además sirve para acreditar un derecho o situación jurídica. Siendo ello así, las
actas de notoriedad deberán estar previstas en la ley (como en el caso de la Ley
27157, de Regularización de Edificaciones), y el notario no podrá crear por sí y ante sí
este tipo de actas.

Las actas de exhibición de cosas o documentos, tienen como finalidad acreditar

la posesión de una cosa o documento por parte de determinada persona o la
existencia de aquellos en determinado lugar. No tienen regulación en la ley peruana,
pero pueden admitirse a tenor del art. 98 LN. Tiene mucha similitud con el inventario
de bienes, aun cuando en nuestro ordenamiento éste se regula como un
procedimiento.
Las actas de referencia son aquellas en que se acreditan las manifestaciones que
espontáneamente hace una persona. Se entiende que en ellas se hace constar la
comparecencia del requirente y del manifestante (o del requirente-manifestante), la
solicitud del requirente para que haga constar las manifestaciones de que se trate y los
términos de éstas. Tampoco tiene regulación en nuestra ley, pero deben admitirse a
tenor del art. 98 LN.
Las actas de notoriedad son aquellas que comprueban y fijan determinados
hechos que se entienden notorios de acuerdo a las circunstancias y a la investigación
sumaria realizada por el propio notario; además, se lleva a cabo una declaración o
reconocimiento de derechos, con la consiguiente legitimación de situaciones fundadas
en el hecho cuya notoriedad se comprueba. Por los importantes efectos jurídicos que
podrían generar, incluso a falta de norma, esta clase de acta debe regirse por el
principio de numerus clausus.

Artículo 94.- Clases de Actas extra - protocolares

            Son actas extra - protocolares:

            a) De autorización para viaje de menores.

            b) De destrucción de bienes.

            c) De entrega.

            d) De juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones

corporativas.

            e) De licitaciones y concursos.

            f) De inventarios; y subastas de conformidad con el Decreto Legislativo Nº 674,

Ley de Promoción de la Inversión Privada de las Empresas del Estado.

            g) De sorteos y de entrega de premios.

            h) De constatación de identidad, para efectos de la prestación de servicios de

certificación digital.

            i) De transmisión por medios electrónicos de la manifestación de voluntad de

terceros; y,

            j) De verificación de documentos y comunicaciones electrónicas en general.

            k) Otras que la ley señale

            El notario llevará un índice cronológico de autorizaciones de viaje al interior y al

exterior, el mismo que comunicará en la periodicidad, medios u oportunidad que
señale el reglamento, a las autoridades respectivas.
            Artículo 96.- Incorporación al Protocolo

            Las actas y certificaciones a que se contraen los artículos que preceden, son
susceptibles de incorporarse al protocolo notarial, a solicitud de parte interesada,
cumpliéndose las regulaciones que sobre el particular rigen.

            Son también susceptibles de incorporarse al protocolo notarial los documentos

que las partes soliciten.

            Artículo 97.- Autorización de Instrumentos Extra - protocolares

            La autorización del notario de un instrumento público extra protocolar, realizada

con arreglo a las prescripciones de esta ley, da fe de la realización del acto, hecho o
circunstancia, de la identidad de las personas u objetos, de la suscripción de
documentos, confiriéndole fecha cierta.

ARTÍCULO 71.- (FORMALIDADES DE LAS ACTAS PROTOCOLARES)

La misma formalidad que la escritura pública.

¿Es necesario que las actas extraprotocolares para que surtan los efectos de
cualquier instrumento público protocolar también tiene que ser incorporadas al
protocolo notarial?

IMPORTANCIA Y EFECTOS DE LAS ACTAS

Notaria. Mónica Tambini Avila

Brindan seguridad jurídica a quienes las utilizan y a la sociedad en general. La fe

pública que da el notario, hace que sean instrumentos en los que no cabe duda de la
autenticidad de los hechos que se consignan en los mismos.

Tienen fecha cierta.

Gozan de todos los efectos de un Instrumento Público Notarial

Tiene una finalidad probatoria, de fijación de hechos, dichos o actos, a través del
tiempo

Dr. Iván Edwin Rosales Chipani.

¿Existen límites en la autorización de actas extra protocolares?

La autorización de las actas generalmente resultan ser más flexibles que la de las de
escrituras, sin embargo posee también límites:

Así, será necesario: un interés legítimo por parte de quien inste el acta; que la
conducta que se pide al notario sea legal en sí misma (que no viole la intimidad,
la propia imagen o el domicilio de los demás, por ejemplo); que no se invadan
esferas judiciales o administrativas (no cabe, por ejemplo, requerir a la
Administración que ya tiene sus canales para este objetivo, ni recoger
manifestaciones que pertenezcan al ámbito penal); que la actuación notarial no
sea sorpresiva (vgr., el notario deberá hacer saber al requerido su calidad de
notario, el objeto de su presencia, así como su derecho a contestar); que el acta
no recoja consideraciones que requieran conocimientos periciales que el
notario no tiene por qué tener.