EL ACTA NOTARIAL

El acta notarial forma parte de los instrumentos públicos extra-protocolares,

o fuera del protocolo, que autoriza el Notario, y su trascendencia, dentro del
orden de importancia de los documentos notariales, es altamente
significativa.

El Código de Notariado, se dedica un título, el séptimo, al tema de las actas

notariales, si bien éste no es muy amplio, pues apenas consta de tres
artículos (60, 61 y 62), tampoco se cuenta con una definición legal de qué
debe entenderse por acta notarial.

La escritura matriz, como hemos estudiado, es el documento notarial que

se refiere a actos, es decir, manifestaciones de voluntad, que inciden en el
establecimiento, modificación o extinción de relaciones jurídicas; es, en
palabras del español José Enrique Gomá Salcedo, jurigénica, o sea que
produce consecuencias de derecho en lo que se otorga. En las actas
notariales no se establecen ni se hacen constar esas manifestaciones de
voluntad que inciden en las relaciones jurídicas, su ámbito es otro.
Debemos de tener presente como notarios que un acta notarial no puede
suplir a una escritura matriz, sus efectos y alcances, son diferentes.

Manuel Ossorio, la define:

Acta: Documento emanado de una autoridad pública (juez, notario, oficial

de justicia, agente de policía), a efectos de consignar un hecho material o
un hecho jurídico con fines civiles, penales o administrativos. /Por
extensión, también se llama así el documento privado en que se deja
constancia de un hecho o de lo tratado y resuelto en las reuniones de
sociedades y asociaciones que tienen que llevar, a veces de modo
obligatorio, el llamado libro de actas.”

DEFINICIÓN DE ACTA NOTARIAL.

“el acta notarial contiene la descripción de los hechos jurídicos y materiales”

Manuel Ossorio, la define: “relación que extiende el notario (escribano en la

terminología argentina) para acreditar de manera fehaciente uno más
hechos que presencie o autoriza”.

Para el autor Novoa Senoane:

Acta notarial es el instrumento público en que no se contiene relaciones de
derecho, en que no hay vínculo que engendre obligación. Contiene
solamente hechos cuyo recuerdo conviene conservar por la fe del
autorizante, o hechos relacionados con el derecho, que pueden producir
acciones no exigibles por propia virtud del acta, sino deducibles de los
hechos que en ella constan para pedir a los Tribunales o a las Autoridades
de otro orden el cumplimiento del derecho. De modo que el acta notarial,
como una de las ramas del instrumento público, hace fe por sí misma en
cuanto a los hechos en ella relacionados, bajo la fe del Notario en el círculo
de sus atribuciones: pero las relaciones de derecho que hayan de deducirse
de esos hechos no son siempre inmediatas.

La Ley de Notariado de México, la define:

Art- 125. Acta Notarial es el instrumento público original en el que el notario,

a solicitud de parte interesada, relaciona, para hacer constar bajo su fe, uno
o varios hechos presentados por él o que le consten y que asienta en los
folios del protocolo a su cargo con la autorización de su firma y sello.

El notario, en los casos en que intervengan por disposición de la ley o a

requerimiento de parte, levantara actas notariales en las que hará constar
los hechos que presencie y circunstancias que le consten.

Definición más acorde. “El acta notarial es el instrumento público extra-

protocolar que el Notario autoriza, en donde ejercita su fe pública, con base
en requerimiento de parte, a efecto de hacer constar hechos o
circunstancias, o bien por disposición de la ley, en el cual debe de
cumplirse con los requisitos establecidos en la ley para su redacción.

EFECTOS DE LAS ACTAS NOTARIALES.

Efectos ejecutivos, de valoración, materiales y procesales

Para ello considero conveniente mencionar ejemplos:

El acta en donde conste un saldo deudor, según el Código Procesal Civil y

Mercantil, es título ejecutivo.

El acta en donde se declara la notoriedad, existe un juicio de valoración de

pruebas.
El acta de notificación de una primera resolución en un proceso, produce
efectos materiales, entre ellos; interrumpe la prescripción; constituye en
mora al obligado; obliga al pago de intereses.

Y entre los efectos procesales: Da prevención al juez que emplaza; sujeta a

las partes a seguir en el proceso y obliga a las partes a constituirse en el
lugar del proceso.

CLASIFICACIÓN QUE SE APLICA EN GUATEMALA.

Debido a la ausencia de una clasificación propiamente legal en Guatemala,

el estudio del Derecho Notarial se ha visto permeado por la influencia
legislativa española. Así, se reconocen las siguientes clases de actas

a) De presencia: En esta clase de actas lo que se espera del Notario es

que se desempeñe como un observador, ya sea de un hecho o
circunstancia que, frente a sus ojos, ocurre y en donde él no debe
intervenir en forma alguna, limitándose únicamente a ser un receptor,
viendo y oyendo, para poder narrar, de manera fiel, lo sucedido o
describirlo, en la respectiva acta.

Oscar Salas, dentro de las actas de presencia, entre otras enumera las
siguientes:

1. Las que acreditan el estado físico de las cosas o su calidad o

cualidades.
2. Las de terminación de una obra (como las actas de entrega)
3. Las de subasta (por ejemplo, las que se dan en subastas voluntarias)
4. Las de sorteo.
5. Las de existencia de determinadas personas o “fe de su vida”,
llamadas en nuestro medio de sobrevivencia.
6. Las de unión de hecho (conforme Art. 174 del Código Civil,

a) De Referencia:

En esta clase de actas el Notario recibe todo aquello que pueda

manifestar o declarar una persona, en relación a determinados hechos o
circunstancias, e inclusive deseos, propósitos, etc. En la medida de lo
posible el Notario deberá tratar de que lo que conste en el acta se haga
constar por escrito en los mismos términos de como lo ha expresado la
persona. Estas actas son útiles para hacer constar manifestaciones de
tipo personal, tales como declaraciones juradas, así también de testigos,
 en loque respecta a hechos o circunstancias que han presenciado, o
bien, respecto a peritos, si se refiere a resultados de sus análisis y
peritajes sobre determinados aspectos de un trabajo que han realizado.

En el medio guatemalteco tiene una aplicación amplia, así, por ejemplo,

en los llamados asuntos de jurisdicción voluntaria.

Atendiendo al contenido de esta clase de actas -declaraciones o

manifestaciones que realiza una persona, la firma del documento por
parte de la persona que expone algo, es necesaria, a diferencia de lo
que sucede con otras actas en las que es suficiente y basta la firma del
Notario.

El Notario, no es responsable sobre las declaraciones realizadas que

constan en el acta, su intervención como fedante se limita a establecer
que la persona ha afirmado tal o cual cosa, nada más, en su presencia,
en determinada fecha y lugar. La persona que declara, como autora, es
la responsable de lo que afirma o niega, o bien, de lo que relata.

b) Actas Notariales de Requerimiento

Las actas notariales de requerimiento, son las que sirven para solicitar o
pedir a otra persona que haga o deje de hacer algo, o bien, que diga. En
el medio notarial guatemalteco se utilizan en los asuntos de jurisdicción
voluntaria que conoce un Notario. Así, con esta clase de actas, lo que se
le pide al profesional es que impulse un procedimiento, con base en lo
establecido en la ley, a efecto de que se reconozca o se declare un
derecho, como por ejemplo el reconocimiento de preñez, determinación
de edad, disposición de un bien que pertenece a un menor de edad, etc.

c) Actas Notariales de Notificación.

De acuerdo con lo establecido en los artículos 33 y 71 del Código

Procesal Civil y Mercantil, el Notario, como auxiliar del Juez, puede ser
encomendado para que realice determinados actos, dentro de lo cual se
incluye lo relacionado a notificaciones.

En este caso se trata de notificar una resolución emanada de un órgano

jurisdiccional, y, a solicitud de parte, se le designa al Notario para que
notifique. En esta clase de notificaciones deberá cumplirse con lo
establecido en el Artículo 72 de la citada norma legal.
 Aparte de lo previsto en el Código Procesal Civil y Mercantil, el Notario
también realiza notificaciones dentro de los procedimientos de
jurisdicción voluntaria que son tramitados ante sus oficios. Decreto
número 54-77 del Congreso de la República, Ley Reguladora de la
Tramitación Notarial de Asuntos de Jurisdicción Voluntaria, los asuntos
que conoce con base a lo dispuesto en el Código Procesal Civil y
Mercantil, y el Decreto 125-83 Ley de Rectificación de Área de Bien
Inmueble Urbano. Estas notificaciones son las propiamente notariales.

Otro ejemplo típico en el que se utiliza el acta notarial de notificación es

el del acreedor, cuando al habérsele traspasado o adquirido un crédito,
mediante cesión a su favor, solicita al Notario que intervenga, a efecto
de que se le notifique al deudor la cesión para que produzca sus plenos
efectos, tanto respecto a éste (el deudor) como a terceros. Artículos
1448 y 1449 del Código Civil.

d) Actas notariales de notoriedad

Para Juan Palomar de Miguel, en un concepto que puede ser aplicado al

medio guatemalteco, el acta notarial de notoriedad es el “acta notarial
que tiene por objeto fijar y comprobar hechos notorios sobre los que
pueden fundarse y declararse derechos y cualidades con trascendencia
jurídica.

En nuestro medio, se pueden señalar varios usos importantes para esta

clase de actas: como, por ejemplo, en la identificación de tercero,
cuando el asunto ha sido llevado ante un Notario, según lo cual,
cumplida la tramitación, y no habiendo oposición de parte, el profesional
a cargo podrá dictar el acta notarial de notoriedad, conforme lo previsto
en el Art. 442 del Código Procesal Civil y Mercantil.

ESTRUCTURA DEL ACTA NOTARIAL.

En nuestro medio guatemalteco, se le ha dado la siguiente estructura.

a) Rogación:

Existe consenso en cuanto a que la función notarial no puede realizarse

sin que de manera previa exista solicitud, petición, rogación o
requerimiento de parte.

En las escrituras públicas la rogatio es predocumental y por lo tanto

implícita en el hecho de la comparecencia. En el acta frecuentemente se
expresa: El compareciente me requiere para que … (la rogatio va unida
o incluida en el acto de instancia de que ha de ser objeto). De eso en la
escritura pública existe una rogación tácita en el instrumento, sobre el
cual no habrá ningún inconveniente, pues en el otorgamiento, al darse la
aceptación, mediante la firma, se corrobora toda lo que se refiere a la
voluntad de los otorgantes; en tanto que en el acta existe la rogación
expresa, ya que, tanto en la doctrina, como legal, la misma se consigna
en el instrumento.

Artículo 61. El notario hará constar en el acta notarial: el lugar, fecha y

hora de la diligencia; el nombre de la persona que lo ha requerido; los
nombres de las personas que además intervengan en el acto; la relación
circunstanciada de la diligencia; y el valor y número de orden del papel
sellado en que estén extendidas las hojas anteriores a la última.

Por la falta de regulación específica sobre el contenido de las actas, ha

existido por tradición y uso, la práctica de pedir en el acta, por lo general
que se satisfagan los mismos requisitos que la ley pide para el
faccionamiento de las escrituras públicas, por lo que debe de
procederse a la identificación del requirente, por los medios legales, o
haciendo constar el profesional que la persona es de su conocimiento.

Elementos que, en términos generales, comprende la rogación, como

una de las partes del acta notarial.

1. Lugar
2. Fecha
3. Hora
4. Nombre del Notario
5. Nombre del requirente (o de los requirentes)
6. Identificación del requirente.
7. Dirección de donde se encuentra constituido o identificación del
lugar, de manera que no deje duda al respecto.
8. Municipio y, para evitar cualquier equivocación con lugares
homónimos, el departamento.

b) Objeto de la rogación (o requerimiento)

En esta parte se expresa, de manera clara y precisa, qué se desea

que realice el Notario a través del acta, pues la actuación pues la
actuación notarial no podrá exceder esos límites ni puede darse si no
existe esa solicitud de intervención del Notario.
 El objeto puede ser notificar, recibir la declaración testimonial de una
persona, dejar constancia de los acuerdos de una asamblea de
accionistas, hacer constar la sobrevivencia de una persona, etc.

Para la autorización de ciertas actas notariales, será necesario que

el requirente acredite un interés legitimo, como por ejemplo si se
trata de la identificación de un tercero, deberá de demostrar en qué
fundamenta su interés, lo cual puede hacer demostrando su
parentesco o que es acreedor del mismo. Igual que en el caso de
determinación de edad de una persona, sólo podrá hacerlo, y actuar
como requirente, la persona sobre la cual debe definirse, su edad.
En el acta de sobrevivencia, sólo podrá actuar como requirente la
parte interesada.

c) Narración del hecho

Es la parte del acta, como dice Oscar Salas, “quizás la actuación

más espinosa y desagradable del notario”. Esto resulta cierto, si se
trata de actas notariales de notificación, cuando ha sido nombrado
para dar a conocer asuntos de orden jurisdiccional, o bien si se trata
de hacer un requerimiento de pago, etc.

Afortunadamente, en la mayoría de las actas no se llega a tales

extremos espinosos y en ellas existe una situación norma de interés
por parte de los requirentes, por lo que se obtiene plena
colaboración.

En esta parte el Notario deberá mantener la objetividad e

imparcialidad para realizar su función como fedatario, pero también
como profesional del Derecho, quien conoce y juzga la situación
desde la perspectiva de la legalidad, desapasionada y serenamente,
consignando en el instrumento notarial de manera veraz lo que en la
realidad sucede, sin alterar, desde su perspectiva, lo que es. La
misma se realiza mediante puntos, los cuales se designan conforme
la numeración ordinal: primero, segundo, tercero, etc.

d) Cierre y Autorización.

Después de haberse realizado la narración del hecho o circunstancia

sobre la cual versa el acta, debe de procederse a cerrar el
instrumento público, en la cual se hace constar que se termina el
instrumento, generalmente expresando que ello ocurre en el mismo
lugar y fecha, luego de transcurrido tantas horas y/o minutos de su
 inicio. También, por lo general, se hace referencia de que el
instrumento ha sido leído al requirente, que se le advirtió la validez y
efectos legales, tras lo cual, si corresponde, acepta, ratifica y firma, si
corresponde, el acta notarial. Y el cuerpo del texto se cierra por lo
regular con la expresión DOY FE.

En rigor, la autorización se da con la firma y la impresión del sello del

Notario. Mediante la firma y la impresión del sello del Notario nace a
la vida legal el instrumento público, en este caso el acta notarial.
_Sin embargo, en ciertas ocasiones las actas no solo las firma el
Notario, sino también los requirentes (solicitantes) y/o también los
requeridos (personas de quien se solicita algo o se les informa algo).
Pero, como ha expresado Enrique Giménez Arnau, esta firma no es
parte de la autorización, sino mera confirmación del requerimiento.
Además, debe recordarse que en las actas notariales no existe
otorgamiento, es decir, no existe aceptación en cuanto a un acto o
negocio jurídico, lo cual es propio de las escrituras matrices.

A continuación de la (s) firma (s) del (los) requirente (s) o requerido

(s), firma el Notario, cuya firma normalmente es precedida de las
palabras ante mí. Si no firma el requirente o requerido alguno,
bastará la firma y sello del Notario para efectos de la autorización del
instrumento.

EFECTOS DE LAS ACTAS NOTARIALES.

Efectos ejecutivos, de valoración, materiales y procesales

Para ello considero conveniente mencionar ejemplos:

El acta en donde conste un saldo deudor, según el Código Procesal

Civil y Mercantil, es título ejecutivo.

El acta en donde se declara la notoriedad, existe un juicio de

valoración de pruebas.

El acta de notificación de una primera resolución en un proceso,

produce efectos materiales, entre ellos; interrumpe la prescripción;
constituye en mora al obligado; obliga al pago de intereses.

Y entre los efectos procesales: Da prevención al juez que emplaza;

sujeta a las partes a seguir en el proceso y obliga a las partes a
constituirse en el lugar del proceso.
DIFERENCIA ENTRE EL ACTA NOTARIAL Y LA ESCRITURA PÚBLICA.

EXTERNOS.

Las actas notariales no llevan numeración, mientras que las escrituras

públicas en el protocolo deben llevar un orden riguroso de número y fecha.

Del acta notarial no se pueden extender testimonios o copias, por tratarse

de documentos únicos, mientras que de la escritura pública se puede
reproducir, expidiendo testimonios o copias cuantas veces sea necesario o
solicitado, salvo la limitación en el caso de testamentos y donaciones por
causa de muerte, mientras vivan los otorgantes.

Las actas notariales quedan en poder del interesado y no del Notario, (salvo
excepciones que exijan la protocolización como el caso del matrimonio)

En algunos casos en las actas notariales, no es necesario consignar los

datos de identificación personal del requirente y en las escrituras públicas
siempre es necesario.

Igualmente, con respecto a la firma del requirente, ya que, en algún tipo de

acta es suficiente la firma del Notario y el acta adquiere plena validez,
mientras que en la escritura pública es requisito o formalidad esencial la
firma o firmas de los otorgantes,

INTERNO.

Desde el punto de vista interno, en las actas notariales se hacen constar

hechos que presencia y circunstancias que le constan al Notario, por
haberlos él efectuado o presenciado, mientras que en la escritura pública se
hacen constar negocios jurídicos y declaraciones de voluntad.
 MODELO DE UN ACTA NOTARIAL

En la ciudad de Guatemala, el día quince de febrero de dos mil ocho, siendo las doce horas,

constituido en mi oficina profesional ubicada en la once avenida siete guión treinta y ocho, de la

zona uno, Anexo Edificio Recinos, tercer nivel, oficina trescientos cinco, de esta ciudad capital, a

requerimiento del señor AMILCAR ALVARADO, quien es de cincuenta y siete años de edad,

soltero, guatemalteco, albañil, de este domicilio, persona de mi anterior conocimiento, a efecto de

elaborar ACTA DE DECLARACION JURADA DE DERECHOS DE POSESIÓN, para lo cual se

procede de la manera siguiente: PRIMERA: Bajo juramento de ley, que le tomo solemnemente, y

advertido de la pena relativa al delito de perjurio, manifiesta el señor CESAR AMILCAR

MALDONADO ALVARADO, conducirse con la verdad en todo lo que manifiesten la presente acta.

SEGUNDA: Manifiesta el señor AMILCAR ALVARADO, que es legítimo poseedor de un bien

inmueble, que adquirió por medio de compraventa verbal que le hizo su señora madre Juana

Alvarado, desde hace más de treinta años, o sea más o menos en el año de mil novecientos

setenta y tres, el cual se encuentra ubicado en la diecisiete avenida, manzana diecinueve, lote sin

número, zona seis de Mixco, inmueble que viene poseyendo en forma pública, pacifica, continúa,

de buena fe y a título de dueño a ciencia y paciencia de vecinos y colindantes, sin interrupción de

tercera persona, un terreno sin registro, ni matrícula fiscal, el que tiene una extensión superficial de

ciento cuatro punto cero cuatrocientos noventa y seis metros cuadrados ( 104.0496 mts2.), y que

tiene las siguientes medidas y colindancias: AL NORTE: dieciséis punto treinta y seis metros

(16.36 mts) colinda con Zuly Amarilis Maldonado Vargas; AL SUR: dieciséis punto treinta y seis

metros (16.36 mts) colinda con Baudilio Morales Rodríguez; AL ORIENTE: seis punto treinta y

seis metros (6.36 mts.) colinda con diecisiete avenida; AL PONIENTE: seis punto treinta y seis

metros (6.36 mts ), colinda con José Antonio Mencos. TERCERA: Continúan declarando el señor

AMILCAR ALVARADO, que, por poseer de hecho el inmueble, sin contar con documentos que

respalde su derecho, por este acto documenta su posesión por medio de la presente Acta de

Declaración Jurada, para que de hoy en adelante conste en forma legal y expresa sus derechos

sobre el mencionado inmueble, para su mayor seguridad jurídica, y que la presente acta le sirva
como justo título, para los efectos de ley. CUARTA: No habiendo nada más que hacer constar se

finaliza la presente en el mismo lugar de su inicio, cuarenta minutos después, la que queda

contenida en esta única hoja de papel bond, la que es leída por el compareciente quien bien

enterado de contenido, objeto, validez y efectos legales, lo ratifica, acepta y firma en unión del

Notario autorizante.