Manual de Usuario Código

GOB-020-MU-001/ 07
REGISTRO DE CERTIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Fecha de Vigencia
MÓDULO DE COMPRAS
Actualización Página N°
00 1

GENERALIDADES:

 El sistema generará un código para procesar la certificación automáticamente luego de ser

registrada.
 Se debe respetar la fecha del día. No se deberán procesar certificaciones con fechas
previas ni posteriores.
 El sistema no permitirá procesar certificaciones con partidas que no estén disponibles para
la unidad, ni tampoco que sobregiren el monto disponible de la partida.
 Toda certificación procesada por ésta Gobernación debe generar un precompromiso.
 Las certificaciones deben ser Impresas por el sistema.

PASOS PARA REGISTRAR UNA CERTIFICACION PRESUPUESTARIA

1. Haga doble clic sobre el acceso directo al Módulo de Compras y Almacén que se
encuentra en el escritorio de su equipo.
2. Se desplegará a continuación una pantalla de acceso al módulo, donde deberá ingresar su
LOGIN y PASSWORD que les será suministrado por Informática. (El Login y Password es
personal de cada usuario, dado que a través del mismo se registran todas y cada unas de
las transacciones que realizan en el sistema). Allí deberá acceder a la empresa BOLÍVAR
del año en curso.

3. A continuación deberá ingresar en la carpeta de Compras. Opción Certificación

Presupuestaria

Pág. 1/13
 Registro de Certificaciones Presupuestarias

Allí se desplegará la pantalla a través de la cual registrará todos los datos necesarios de la
siguiente manera.

 Ubíquese en el campo Número y presione ENTER. El sistema colocará unos

símbolos de numeral (########) como indicativo que el número será generado
posteriormente.

 Incluya la fecha del día.

 Incluya la Cédula o RIF del Proveedor o Beneficiario si lo conoce o selecciónelo
del catálogo que se despliega al hacer clic sobre el botón que tiene ” … “ a la
derecha del campo PROVEEDOR.
En esa pantalla podrá buscar un proveedor o beneficiario por su nombre,
verificando que la Cédula/RIF corresponda con el deseado.

Pág. 2/13
 Registro de Certificaciones Presupuestarias

 Incluya la descripción de la certificación.

 Incluya el código de la Unidad Responsable. También puede seleccionarla del
catálogo.

 Ahora deberá seleccionar del catálogo general de artículos y servicios el Ítem

correspondiente. Este catálogo se llama desde el botón que se encuentra
indicado en la siguiente figura.

Botón de acceso al
catálogo de Artículos
y Servicios

Pág. 3/13
 Registro de Certificaciones Presupuestarias

 El catálogo permite al usuario buscar el servicio o artículo que necesita. Para ello,
deberá tipear en el campo FILTRO una palabra clave que describa lo que se está
buscando. Al presionar ENTER, se devolverán por pantalla todos los registros del
catálogo que contengan esa palabra clave. Deberá verificar que la partida
asociada sea la correcta.

 Al hacer doble clic sobre el artículo deseado, el sistema llevará a la pantalla

anterior el registro seleccionado, donde deberá continuar incluyendo el resto de la
información.

 Introduzca el código de la unidad. Que completará el código presupuestario por

donde se imputará el gasto.
El sistema puede advertir que “El código asociado al artículo generado a través de
la unidad no existe”. Esto solo ocurre cuando, se intenta registrar una certificación
con un artículo o servicio, cuya partida presupuestaria no fue presupuestada para
la unidad que lo está solicitando.

 En cantidad requerida, cuando son servicios, siempre debe solicitar una unidad
(1).

 Luego debe introducir Costo, que corresponderá al Monto a imputar sin impuestos
ni recargos. El sistema puede advertir que no hay disponibilidad para efectuar la
compra.

 Si la certificación posee recargos, deberá indicarlo, haciendo clic sobre el botón

RECARGOS ubicado en la parte superior del detalle de la certificación. Allí se
desplegará otra pantalla como la que se muestra en la figura de la siguiente
página.

Pág. 4/13
 Registro de Certificaciones Presupuestarias

Botón de llamada a los

tipos de recargos

 Una vez en esta pantalla de recargos, deberá acceder en el botón “…” y seleccionar el
tipo de recargo correspondiente. Una certificación puede tener más de un recargo, por
ejemplo, los boletos aéreos poseen recargos de IVA, Impuesto al turismo y otros

DE LOS RECARGOS:

Los recargos cuando son definidos llevan asociada una partida presupuestaria. Por
ejemplo, al seleccionar el recargo IVA, que es un recargo porcentual, el sistema
calcula e incluye automáticamente el monto correspondiente a esa partida.
Por otra parte, existen otros recargos que son de monto fijo, como es el caso de los
Otros impuestos. Se define un monto como base, pero puede ser cambiado por otro
valor, introducido manualmente por el usuario.

 Luego de seleccionar los recargos, debe presionar nuevamente

el botón de recargos, que ahora dice Ocultar, e indicar a qué
Ítems de la certificación aplicará los mismos; haciendo clic en la
parte izquierda del item al comienzo de la línea.
Al hacer clic en el cuadro, se marcará una “X”

 Debe verificar que el Monto Total de la certificación corresponda con el monto a imputar.
 Una vez realizado el proceso, deberá Guardar la Certificación presupuestaria. Haciendo
clic sobre el botón que muestra una figura de diskette en la parte superior de la pantalla.

Pág. 5/13
 Registro de Certificaciones Presupuestarias

 El sistema sustituirá el Número de la certificación y desplegará un mensaje como el que se

muestra en la figura anterior, notificando al usuario el número con el cual se guardará la
solicitud.
 Presione Aceptar.
 El sistema mostrará una segunda ventana de diálogo, como se indica en la siguiente
figura, y es aquí donde se registra el precompromiso en presupuesto. La generación del
precompromiso es opcional en el sistema, sin embargo en todos los casos deberán
generar el precompromiso para que se afecte el presupuesto y se haga efectivo el
apartado. Haga clic sobre Si y continúe.

Pág. 6/13
 Registro de Certificaciones Presupuestarias

 Finalmente el sistema pregunta si desea Imprimir la certificación. Haga clic en SI y el

sistema le mostrará por pantalla de diálogo con los parámetros para configurar la impresión
de la certificación presupuestaria. En esta pantalla podrá colocar los nombres de las
personas que firman el documento, como por ejemplo: Firma por Actividad, Firma del
programa, etc. Una vez completada la información, haga clic sobre el botón en forma de
semáforo en verde, que se presenta en la parte superior de la pantalla para correr el
reporte.

 Finalmente Revise muy bien por pantalla la información presentada y haga clic sobre la
opción de impresión (Botón de impresora) o seleccione la Opciones File – Print en el
menú desplegable de la parte superior de la pantalla.

 Indique la impresora por la que desea imprimir y el número de copias.

 Haga clic en Aceptar y habrá culminado el proceso.

REIMPRIMIR UNA CERTIFICACION

En el caso que necesite reimprimir una certificación presupuestaria que ya ha sido cargada
en el sistema, puede hacerlo de la siguiente manera:

1. Ubíquese dentro del sistema en Compras y Almacén en la opción de Reportes.

2. Ubicar dentro de la carpeta Reportes una sub-carpeta con el nombre Formas Preimpresas

Pág. 7/13
 Registro de Certificaciones Presupuestarias

3. Haga
clic
en la

opción de Certificación Presupuestaria. Allí le aparecerá la pantalla que le permitirá

reimprimir la certificación.
4. Coloque en el campo REFERENCIA Desde, el número de 8 dígitos de la certificación que
desea reimprimir.
5. Coloque en el campo REFERENCIA Hasta, el mismo número de la certificación
6. Complete todos los nombres que requiera antes de correr el reporte e imprimir.

ANULACION DE UNA CERTIFICACION PRESUPUESTARIA

Para Anular una

Certificación, deberá reimprimir
la misma como se indicó en el
procedimiento anterior,
seleccionando en la lista de
parámetros, el número de la
Certificación a Anular y en el
campo Certificación solicitada
la opción de ANULACIÓN,
como se indica en la figura.

Una vez impresa,

deberá enviarla a Contabilidad
Presupuestaria para que sea
procesada efectivamente la
anulación y se libere la
disponibilidad presupuestaria de
las partidas involucradas.

Pág. 8/13
 Registro de Certificaciones Presupuestarias

AUMENTO DE UNA CERTIFICACION PRESUPUESTARIA

Para aumentar el monto de una certificación presupuestaria, deberá registrar una nueva
Certificación por el monto complementario, con la referencia que asigne el sistema en la fecha
actual.

En la descripción deberá expresar que se es un aumento y hacer referencia al número de

la certificación que se va a aumentar.

Al imprimir, deberá seleccionar en la lista de parámetros, la opción AUMENTO.

ENVIÓ DE CERTIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

Al pulsar clic sobre la opción resaltada en azul, se mostrara la siguiente pantalla o forma:

Debe de pulsar sobre alguno de los botones, dependiendo de hacia donde serán enviadas las
certificaciones y automáticamente se mostrara la siguiente pantalla:

Ejemplo:
Si se pulsa sobre la opción de Contabilidad Presupuestaria

Se mostrarán todas las órdenes que podrán ser enviadas a Contabilidad Presupuestaria. Para
ser enviadas deben de ser seleccionadas tildándolas sobre la barra izquierda de color gris.

Para ser transferidas o enviadas debe de pulsar sobre el icono para que sean guardadas y/o
enviadas a la unidad seleccionada.

Se recomienda verificar el total de certificaciones seleccionadas antes de Guardar y emitir el

Pág. 9/13
 Registro de Certificaciones Presupuestarias

reporte.

Pág. 10/13
 Registro de Certificaciones Presupuestarias

REPORTES RELACIONADOS AL ENVÍO DE LAS CERTIFICACIONES

Relación de Certificaciones enviadas

Muestra las Certificaciones enviadas a través de la opción anterior y permite reimprimir la última
relación.

Acceso:
 A través de la Carpeta Reportes - Movimientos
 Al momento del envío de las certificaciones.

Si llama el reporte desde ésta opción, se presentará la siguiente pantalla

Debe seleccionar la
unidad hacia donde
fueron enviadas las
certificaciones

Debe indicar el login

del usuario que
realizó el envío
Ej. emendoza

Se presentara el reporte para imprimir

Pág. 11/13
 Registro de Certificaciones Presupuestarias

LISTADO DE CERTIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

Permite obtener un listado de las Certificaciones que se encuentran en

determinada unidad.

Al pulsar sobre la opción resaltada se mostrara la siguiente forma o pantalla

Debe presionar
sobre este campo si
desea seleccionar
alguna unidad en
específico

También puede escribir o digitar sobre estos campos, cualquier número que este
comprendido dentro del rango de ambos campos.

Pág. 12/13
 Registro de Certificaciones Presupuestarias

Puede seleccionar cualquiera de las opciones y el reporte aplicara un filtro de

acuerdo a lo seleccionado.

Este campo muestra el primer número de la certificación presupuestaria, y la

siguiente muestra el último. Puede seleccionar cualquier número de certificación
presupuestaria que se encuentre dentro de ambos rangos.

Debe de pulsar sobre este icono para ejecutar el reporte. Posteriormente se

mostrara la siguiente forma o pantalla:

Pág. 13/13