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DIRECTIVA No. 288137_/ CE-JEDEH-DIPER-EP-400 FECHA 14-AGO-2006 TRATA
PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
VIII. LECCIONES APRENDIDAS..........................................................................42
IX . CONCLUSIONES.........................................................................................43
X . RECOMENDACIONES..................................................................................44
XI. BIBLIOGRAFÍA.....................................................................................45
XII. GLOSARIO...........................................................................................46
- Anexo 1. Partes de rancho.......................................................................48
- Anexo 2. Tabla de porciones....................................................................49
- Anexo 3. Planilla de abastecimientos.........................................................52
- Anexo 4. Acta de revisión a la nomina.......................................................53
- Anexo 5. Formato único para el reporte de novedades de alimentación..... ..55
- Anexo 6. Parte demostrativo para solicitud del PAC unidades en línea.........56
- Anexo 7. Planilla devolución de alimentación..............................................59
- Anexo 8. Plan de inversión reservas para gastos especiales(fdo especifico)...60
- Anexo 9. Plan de abastecimientos..............................................................62
- Anexo 10.Acta de Unidad asesora de Contratación administrativa(U.A.C.A)...64
- Anexo 11.Acta de inversión de víveres frescos-Caja menor...........................66
- Anexo 12.Libro control turnos vacaciones soldados profesionales..................67
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I. INTRODUCCIÓN
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II. GENERALIDADES
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III. JUSTIFICACION
Con base a la ley de presupuesto, Ley 190 del 6 de junio de 1995 en la cual se
dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se
fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa y demás
disposiciones establecidas para la austeridad del gasto, se requiere adoptar
mecanismos de control administrativos en el desarrollo y cumplimiento de la misión
Institucional, que conlleven a un adecuado y regulado manejo de los recursos
asignados por la Fuerza.
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IV.OBJETIVOS
a) Objetivo general
b) Objetivos Específicos
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V. PARTIDA DE ALIMENTACIÓN
1. FUNDAMENTO LEGAL
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Responsables
- Comandante de la unidad
- Ordenador del Gasto
- Oficial de Logística
- Jefe de Presupuesto
- Facturador Partida alimentación
- Ecónomo
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La partida especial de alimentación debe transmitir un impacto favorable, reflejando
un mejoramiento sustancial en los abastecimientos y menú, buscando que sea
balanceado y cumpla las especificaciones nutricionales adecuadas para la actividad
física que desarrolla el soldado.
Para las unidades que cuenten con bases fijas, estaciones repetidoras o de
comunicaciones a alturas mayor o igual a 3000m se podrá reconocer partida
especial únicamente al numero de hombres que allí pernocten, informando la
novedad en el reporte de alimentación que mensualmente se envía a la oficina de
Ejecución presupuestal.
El personal de Soldados que incurra en el Delito Militar Deserción, (Artículo 128 del
Código Penal Militar: “Los condenados por este delito, una vez cumplida la pena,
continuarán cumpliendo el servicio militar por el tiempo que les falte”)
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Una vez se produzca el informe de la ausencia sin permiso por más de cinco (5) días
consecutivos del lugar donde el Soldado presta su servicio se debe informar al Juez
Penal Militar y a la Dirección de Personal Sección Soldados regulares con el fin de
suspender las bonificaciones, alimentación y enviar copia de la medida de
aseguramiento con el fin de generar el retiro.
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A los órganos, divisiones y/o departamentos responsables de la gestión
financiera, un instrumento que posibilite el exacto cumplimiento de las
limitaciones legales que afectan su gestión en materia financiera, asegurando,
además, la optimización del manejo de unos recursos escasos detraídos del
conjunto de la economía nacional.
A los responsables del control interno y externo, un instrumento capaz de
tratar de manera homogénea las reglas básicas de control generalmente
aceptadas, cooperando a formar un conjunto de información sistematizada,
asegurando la auditoria de los Estados Financieros representativos de la actividad.
Las unidades deben cruzar los soldados efectivos de la nómina y parte numérico
con el valor obligado, teniendo en cuenta que estos no deberán sobrepasar el
número de soldados orgánicos de la unidad ni el presupuesto asignado, y
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teniendo en cuenta que el personal agregado debe discriminarse por separado
indicando la unidad a la cual pertenece, se debe verificar el adecuado
cumplimiento de los procesos administrativos relacionados con el cumplimiento de
la cadena presupuestal y su registro en el sistema.
Teniendo en cuenta que el PAC se elabora un mes anticipado con base a una
proyección y su ejecución se efectúa en tiempo real se pueden presentar
inconsistencias por sobrantes o faltantes con respecto al valor asignado de acuerdo a
los siguientes parámetros:
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Este sistema lo aplican todas las unidades que no se encuentran en línea con el
SIIF.
a) Partes de rancho.
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El parte de rancho debe ser una herramienta que le permita a la unidad determinar
e integrar las novedades de personal por lo cual debe reflejar todas los sucesos de
personal que se produzcan en la unidad con el propósito de determinar
físicamente quienes deben comer en mesa, así mismo los permisos o licencias que
no influyan en las vacaciones de los soldados profesionales deben ser pagadas. Se
utiliza la práctica de conceder permisos adicionales a los soldados profesionales
anexos al turno de vacaciones por estímulos a resultados operaciones, no
efectuando la correspondiente devolución de alimentación.
b) El menú.
Para la elaboración del menú se debe tener como parámetro incluir, el desayuno,
refrigerio, almuerzo y comida, este debe ser firmado por un nutricionista con el
propósito de proporcionar y garantizar una alimentación balanceada que cumpla las
especificaciones nutricionales adecuadas y necesarias en calorías y proteínas para
la actividad física que desarrollan los soldados, sin dar lugar aprovechamiento para
otros fines distintos. Su valorización se hará teniendo en cuenta los precios
incluidos en la Unidad Asesora de Contratación Administrativa (UACA) y la tabla de
porciones (ver ANEXO 2). La tabla de raciones de abastecimientos Clase I son las
porciones que permiten regular y estandarizar el consumo de suministro de víveres,
sirve para desarrollar y cumplir entre otras las siguientes actividades
- El oficial de logística
- Ecónomo
- Delegación de Soldados por cada Unidad Fundamental
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- Nutricionista y/o Oficial de sanidad.
- Proveedor y/o Contratista.
Nota: cuando el rancho de tropa se encuentra cedido a terceros el menú debe ser
avalado por la Unidad (previa cotización de víveres por la entidad que presta el
servicio).
- Parte de rancho.
- Tabla porciones
- Valor porción
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c) Planillas de abastecimiento.
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La elabora la sección de personal y corresponde a los soldados deducidos que no
consumen alimentación en la unidad por bajas, deserciones, secuestrados,
detenidos, Sinai, trasladado etc. (ver ANEXO 4).
e) Deducciones:
f) Reservas
Las reservas que correspondan a otras unidades y que pasados 3(tres) meses no
sean cobradas podrán ser informadas a la sección de Ejecución presupuestal para
deducirse por delegación. Cabe anotar que se debe hacer un análisis detallado de
estos saldos con el propósito de no comprometerlos ni reintegrarlos erróneamente.
Las unidades en línea no deben acumular reservas, los dineros que sean solicitados
para abastecer personal de otras unidades y por razones de fuerza mayor no se
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cumpla lo establecido deberán quedar como sobrantes en el sistema para que este
lo asuma al cierre mensual del mismo.
Teniendo en cuenta que las fechas señaladas para incorporaciones pueden ser
flexibles y varían de acuerdo a las necesidades de la fuerza, además de factores y
medios de transporte; cuando se incluyan adiciones por incorporaciones,
licenciamientos u otros en delegación, que difieran a las fechas previstas deberán
efectuarse las reservas y reportarse para descuento, teniendo en cuenta que por
tratarse de adiciones de alimentación no son reflejadas en el acta de revisión de
nomina.
El jefe de Potencial humano efectuará los trámites necesarios para que los soldados
quedados de contingentes anteriores sean reactivados oportunamente y no
traumaticen la correcta ejecución de este presupuesto.
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simplemente se deben efectuar ajustes o movimientos internos en los libros
auxiliares de alimentación.
Cuando por necesidades del servicio el personal de soldados sea desplazado a otra
unidad que le suministra la alimentación, no se deben tramitar cuentas de cobro.
Para el pago de dicha obligación, tanto la unidad de origen como la de destino
deben reportar la novedad a la Dirección de Personal – Sección Ejecución
Presupuestal en las fechas establecidas por dicha dependencia, con el fin de
disminuir la apropiación y el PAC de la unidad de origen e incrementar en el
Batallón de destino.
h) Devolución de alimentación.
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Escoltas permanentes.
Estafetas.
Comisión de estudios.
Soldados con familiares, unión conyugal permanente que residan fuera y/o
dentro de la unidad y desempeñen cargos administrativos (siempre y cuando
no sean abastecidos ni consuman alimentación en los ranchos de tropa).
Así mismo se recomienda tener especial cuidado con la anterior interpretación, toda
vez que con el Decreto No.1794 de 2000 y Resolución Ministerial No.0154 del 26-
FEB-02, se imparten normas para el reconocimiento de la prima de vacaciones de
los soldados profesionales, fundamentándose que estos deben disfrutar cada año
de 30 días de vacaciones distribuidas en dos o tres periodos de acuerdo a las
necesidades de la unidad, no efectuándose devolución de alimentación durante este
lapso y reservándose un total de 30 días de alimentación por cada soldado, saldo
que pasara en bancos a la espera de ser descontado directamente por delegación
en el momento de ser presupuestadas las vacaciones en la nomina. Las unidades en
línea deducirán el valor correspondiente sobrante por vacaciones en el PAC de
alimentación que mensualmente se envía a la sección de ejecución presupuestal.
Delegación es el informe mediante el cual se relacionan los dineros que se van a situar
a la tesorería principal de la Unidad indicando, concepto del gasto, articulo
presupuestal y las unidades centralizadas a la misma.
No._288200 /CE-JEDEH-DIPER-EP-400
SE INFORMA AL SENOR CORONEL COMANDANTE COMANDO ESPECIFICO DE ORIENTE QUE PARA EL MES DE AGOSTO DE 2005,
LE SERA GIRADA LA SUMA QUE SE RELACIONA A CONTINUACION POR CONCEPTO DEL ART. 1015861001-1015861201 PARTIDA DE ALIMENTCION
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UNIDAD 30000000135 COMANDO ESPECIFICO DEL ORIENTE
INGRESOS
V/R. ALIMENTACION 1 SOLDADOS EN 31 ESTANCIAS 162,874.00
V/R. ALIMENTACION 104 SOL. REGULA. EN 3224 ESTANCIAS 16,938,896.00
ADICION PPTO(3*31-AGO)OF.1967 CEO 492,342.00
SUBTOTAL 17,594,112.00
EGRESOS
DESCUENTO PPTO(1*31-AGO)OF.11515 BAS7 162,874.00
DESCUENTO PPTO(102*1-AGO) OF.3753 BIVAR 398,004.00
DESCUENTO PPTO(SOBRA.5*30-JUL)OF.1967 CEO 788,100.00
SUBTOTAL 1,348,978.00
TOTAL GIRO ESTA UNIDAD .............................................................. ........................... 16,245,134.00
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Caso Contrario ocurre con el Batallón de Infantería No.45”Prospero Pinzón”
Así mismo 323 soldados regulares*31 días =10013 y solo se sitúan 9845 estancias,
con una diferencia de 168 días que corresponden a 7 soldados sufragantes 5c/03
que no consumen alimentación por 24 días cada uno, reconociendo solo 7 días
para un total de 49 estancias, por lo anterior se debe realizar la siguiente
operación:
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Si el valor reservado a la fecha por las unidades fuera de línea es inferior al
descontado, con la diferencia se constituirá una cuenta por pagar que estará
condicionada hasta tanto la unidad establezca nuevos turnos y constituya más
reservas por este concepto.
Nota: siempre que salgan soldados con vacaciones se debe constituir la reserva
en el libro auxiliar de alimentación, aunque simultáneamente en el mismo mes
deba efectuarse la reserva y utilizarse nuevamente por el descuento efectuado
en delegación (las unidades en línea no solicitaran el PAC).
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recomendaciones y hace la selección teniendo en cuenta la conveniencia para la
Unidad en cuanto a menor valor, mejor calidad, plazos de entrega y cancelación
para lo cual se debe elaborar el acta respectiva para posteriormente presentar la
recomendación al respectivo delegatario para contratar. Han sido conformadas
mediante la Resolución emitida por el Comando del Ejército, según los distintos
niveles de delegación en materia de contratación.
Levantar el acta y obtener las correspondientes firmas, dentro de los dos (2)
días hábiles siguientes a la misma.
Comunicación al proveedor
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capacidad dispositiva señalada en los estatutos de la sociedad sin limitación
alguna,
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El único descuento permitido efectuar a las unidades de las reservas para gastos
especiales corresponde al Batallón de sanidad, Teniendo en cuenta que dicha
unidad no cuenta con reservas para gastos especiales de alimentación propias ya
que todos los soldados son orgánicos de otras unidades y solo llegan
temporalmente a algún tratamiento ambulatorio. Se descontaran las estancias
correspondientes a los soldados de las unidades que en algún momento enviaron
soldados a dicha unidad previa solicitud.
Los egresos deben causarse de acuerdo al plan de inversión que para el efecto
elabora la unidad.
3. ECONOMATO
El ecónomo como empleado del manejo es el responsable por los bienes que bajo
cualquier título tenga en existencias en su almacén y por los que se le hayan entregado
para su servicio o el de su oficina. En la presente circular no se especificaran
detalladamente las normas para el manejo de un economato ya que estos tienen
tendencia a desaparecer o adjudicarse a terceros. Se hará referencia a los casos y
fallas mas comunes.
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La recepción de los bienes es una parte del proceso de contratación, para lo cual son
responsables los servidores públicos que suscribieron el contrato y deben certificar en
forma escrita que los bienes se recibieron en las condiciones pactadas como: Calidad,
precio, lugar, pólizas, etc. Es responsable directo de la recepción de los bienes el
delegado contractual (ordenador del gasto) o quien haga sus veces en la Unidad
respectiva y el oficial de servicio. En las Unidades centralizadas que son apoyadas por
el Batallón de ASPC, responde por la recepción de los bienes el oficial de servicio quien
con su firma en la factura o remisión certifica que recibió a cabalidad el bien. Por
necesidades operacionales cuando los víveres o el servicio sea suministrado
directamente por el proveedor en el área de operaciones, el responsable o quien
certifica el recibo a satisfacción es el enlace, comandante directo o quien haga sus
veces. El almacenista (ecónomo) firmará los documentos que legalizan la entrada y
salida de bienes.
Adicional a la partida alimentación lo único que se puede adquirir con los dineros
asignados para adquirir la alimentación es el combustible o gas para las calderas y el
combustible que utilizan las patrullas para las estufas de campaña individuales (el cual
deberá relacionarse en la planilla de abastecimientos como un elemento mas sin
cambiar su nombre)
Los pasan en los economatos son permitidos, pero se hacen mas complejos de
controlar en las unidades de alta movilidad como Brigadas móviles y Batallones de
contraguerrillas; estos reflejan la falta de planeamiento y se pueden dar por
imprevistos de soldados que habiéndose adquirido los víveres por alguna u otra
circunstancia sean estimulados con permisos, licencias, vacaciones o no se cumplan
por otras circunstancias ajenas como: bajas, muertes, deserciones o sobrantes
causados por suministro de raciones de campaña ya que las unidades acostumbran o
suministran el o los últimos días del mes todos los elementos existentes en los cuadros
diarios de alimentación vituallas sobrepasando las cantidades establecidas por la tabla
de porción y elementos que no figuran en el menú. Así mismo abastecen con
supuestas mejoras a unidades fundamentales que ya han completado todos los ciclos.
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También se ocasionan los pasan en el economato cuando los elementos no son
entregados de acuerdo a la tabla de porciones y cuando se suministran raciones de
campaña(especialmente en las unidades fuera de línea) ya que como se dijo
anteriormente estas reservas pueden acumularse máximo hasta el mes siguiente de
haberse causado la reserva.
Para evitar o minimizar los pasan en los economatos se requiere suministrar los
elementos de acuerdo a la tabla de porciones y un efectivo planeamiento por parte
del ecónomo, oficial de logística, jefe de presupuesto adquiriendo únicamente los
elementos necesarios para el numero de hombres que se requiere alimentar.
Los soldados que se encuentran desarrollando labores de apoyo en los casinos deben
tomar la alimentación en el rancho de tropa o podrán ser abastecidos con la respectiva
planilla para que tomen los alimentos en estos establecimientos, razón por la cual está
totalmente prohibido que estas dependencias efectúen cobros a la administración de la
unidad por suministro de alimentación a este personal.
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control que permitan su correcta ejecución, para ello se requiere establecer
estándares de consumo de víveres requeridos para la confección de los alimentos,
esto con el propósito de evitar el desgaste administrativo que conlleva la
elaboración permanente de documentación y de hecho dar cumplimiento al principio
de economía consagrado en la ley de contratación administrativa. Así mismo se
recomienda expedir un solo CDP el cual podrá reducirse o adicionarse, sujeto y
garantizado por la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de
afectación para la adquisición de compromisos por este concepto.
4. RACIONES DE CAMPAÑA
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confeccionar dicho almuerzo, los cuales deben obedecer a la calidad y precios
cotizados previamente en la U.A.C.A. Si para dicho almuerzo se contrata un servicio
el proveedor que lo presta debe haber sido seleccionado en la misma y utilizará
igual procedimiento, relacionando uno a uno los elementos suministrados en el
menú.
Las raciones de campaña que se requieran para mantener los stock, deberán ser
suministradas por la Intendencia General del Ejército previa solicitud.
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Para su asignación las unidades en línea solicitan el PAC el día 1º enero(el cual se
asigna por una vez) sin sobrepasar la cuantía asignada por Resolución, Dineros
que se utilizan en la apertura y reembolsos de la caja menor para atender el pago
de los víveres frescos de las unidades destacadas en operaciones, teniendo en
cuenta que el mismo valor asignado es descontado en el PAC del mes de diciembre
por legalización definitiva de la caja menor.
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de la Caja Menor, por ejemplo: Ejercito Nacional –Dirección financiera - Caja
Menor –Partida de Alimentación Soldados.
En ningún caso podrán abrirse las cuentas corrientes a nombre del responsable
de la Caja Menor, Así mismo, se debe tener en cuenta que si la Unidad tiene
prevista la constitución de más de una Caja Menor, para cada una de ellas se
debe abrir su correspondiente cuenta corriente.
Para las Cajas Menores financiadas con recursos sin situación de fondos, el
Tesorero de la Unidad efectuará las consignaciones en las cuentas corrientes de
Caja Menor respectivas.
Una vez son creadas las Cuentas Corrientes en el Banco, el Perfil Presupuesto
incluye a través del Módulo de Egresos, mediante la RUTA: Ejecución -
Beneficiario/Cuenta los datos correspondientes. Así mismo, el perfil
Beneficiario/Cuenta adelanta el proceso de validación de dichas cuentas.
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Los reembolsos se efectuarán a través del Sistema Integrado de Información
Financiera-SIIF, para lo cual se realizará una cadena presupuestal desde el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP, hasta el pago, sin la utilización
del primer CDP expedido en la apertura, ya que éste es el soporte para la
legalización definitiva de la Caja Menor.
Legalización definitiva:
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Aspectos a tener en cuenta en el manejo de cajas menores
El Ordenador del Gasto deberá constituir las fianzas y garantías a que haya
lugar, con el fin de proteger los recursos del Presupuesto General de la Nación
asignado a la Fuerza.
Está terminantemente prohibido realizar con los recursos de Cajas Menores las
siguientes operaciones:
Sólo se podrá manejar en efectivo hasta el valor que haya sido autorizado en
la Resolución de Cajas Menores.
Los Ordenadores del Gasto que tengan autorizada Caja Menor deberán
efectuar la apertura de los libros para que el responsable contabilice
diariamente las operaciones que afectan la Caja Menor indicando: fecha,
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imputación presupuestal del gasto, concepto y valor según los comprobantes
que respalden cada operación.
VI.MECANISMOS DE CONTROL
Devoluciones de alimentación
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SOLDADOS.
- De acuerdo a los partes de rancho se suman los soldados que disfrutaron
licencias y permisos.
- El total del número de soldados que disfrutaron licencias y permisos se
multiplica por el total de la partida de alimentación, lo cual debe ser igual a la
sumatoria total de las planillas de devolución de alimentación por licencias y
permisos.
Planillas de abastecimientos
Raciones de campaña
Partes de rancho
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SOLDADOS.
- Los soldados que son abastecidos no deben comer en mesa; así mismo a los
soldados que se les efectúa devolución de alimentación no deben ser
abastecidos, ni deben comer en mesa
Cruces de cuentas.
- Se ejecuta el cruce de cuentas cuya responsabilidad pertenece al Comando de la
unidad debiendo ser efectuado por el Ejecutivo y Segundo Comandante entre:
- Jefe de presupuesto
- Contaduría
- Oficial de logística
Intendencia local:
- Acta del cruce del mes anterior
- Libro control de contratos de alimentación
- Libro de comprobantes de egresos
- Libro de Bancos
Tesorería
- Libro de Bancos
- Acreedores varios por devoluciones de alimentación
Sección de contabilidad
- Libro de Bancos
- Apropiaciones
Sección de presupuesto.
Debe realizar un minucioso cruce cuentas con aplicativo resolución 36 y SIIF,
con el propósito de evitar solicitudes de fondos para cancelar facturas vencidas
sin que se haya constituido el compromiso presupuestal y contable respectivo.
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- Verificar la cadena presupuestal
- Las contadurías de las unidades que se encuentran en línea con el SIIF, deben
mantener una buena comunicación, con el propósito de establecer una
adecuada planeación en el suministro de la alimentación soldados.
La unidad reporta el 20 de cada mes (o las fechas que se determinen) El pac y/o
las novedades de alimentación a la sección de Ejecución Presupuestal.
Los partes de rancho coinciden con la fecha que los soldados se encuentran con
permiso o licencia.
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SOLDADOS.
Las vacaciones de los soldados profesionales son incluidas en la orden del día y
en el libro de vacaciones.
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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
Los elementos incluidos en las planillas de abastecimientos deben coincidir con
lo cotizado en la unidad asesora de contratación administrativa y en el plan de
abastecimientos.
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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
Una unidad X, donde un soldado salió para el BASAN por trambul, y fue
destinado a cumplir una dieta especial en la casa, mencionado llamaba a la
unidad de origen para que le consignara la respectiva devolución de
alimentación y efectivamente la unidad le consignaba y a la vez se presentaba
periódicamente al BASAN, quien también le efectuaba devolución de
alimentación.
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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
IX.CONCLUSIONES
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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
X. RECOMENDACIONES
Se hace necesario que todos los cargos y funcionarios que se desempeñen en las
diferentes áreas administrativas, adquieran compromiso y sentido de pertenencia
para optimizar recursos y obtener una mayor eficiencia y eficacia en el desarrollo
del tren administrativo.
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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
XI.BIBLIOGRAFÍA
Vademécum financiero.
Listas de Verificación
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SOLDADOS.
XII. GLOSARIO
Partida de Alimentación. Son los dineros asignados por el Gobierno Nacional para
la alimentación diaria del personal de soldados. Por el cual se pueden adquirir
abastecimientos clase I.
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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
Proceso de Reserva para Gastos Especiales de Alimentación (Fondo
Específico). Descuento que se le hace a cada soldado del valor de la estancia diaria
asignada, según resolución que expide cada año el Ministerio de Defensa Nacional
para ser utilizado en las actividades protocolarias establecidas en la misma.
Orden de Pago. Es el acto administrativo por medio del cual el ordenador del gasto
reconoce a favor de un tercero, de acuerdo con la naturaleza del gasto, una obligación
o cuenta por pagar.
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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
ANEXO. 1
PARTE DIARIO DE RANCHO PARA PERSONAL ALUMNOS, CADETES O SOLDADOS
LUGAR FECHA:
M D N UNIDAD: No.
MINISTERIO DEFENSA NACIONAL DEPENDENCIA:
NOMBRE RESPONSABLE DEL PARTE FECHA
DETALLE DE LA SITUACIÓN DEL PERSONAL
UNIDAD FUNDAMENTAL,COMPAÑÍAS O
EQUIVALENTES
CONCEPTO TOTALES
TOMAN ALIMENTOS A B C D E F
1, EN MESA
2, GUARDIA
3, SALA DE ARRESTO-DETENIDOS
4, DISPENSARIO-ENFERMERIA
5, AGREGADOS ORGANICOS DE OTRAS UNIDADES
6, DISTRITO
7, OTROS
TOTAL TOMAN ALIMENTACIÓN EN MESA (a)
NO TOMAN ALIMENTACIÓN
1, AREA DE OPERACIONES
2,CIE-Y BASES FIJAS
3, HOSPITAL MILITAR-BASAN
4, TRAMBUL
5,LICENCIA(RECUPERACIÓN)
6,PERMISOS
7, ESTAFETA UNIDADTAC.
8,ESCOLTAS
8, DESERTORES
9,COMISIÓN
10,CURSOS
11, ENFERMERÍA
12, EVADIDOS
13,INCAPACIDAD RELATIVA
14, RETARDADOS
15,VACACIONES SLP
16,AGREGADOS A OTRAS UNIDADES
17,OTROS
TOTAL NO TOMAN ALIMENTACIÓN (b)
TOTAL SOLD EFECTIVOS SEGÚN NOMINA . (a+b)
1, AGREGADOS
2,OTROS
TOTAL AGREGADOS Y OTROS (c)
TOTAL UNIDAD + AGREGADOS (a+b+c)
ELABORADO POR: __________________________________ Vo.Bo. _______________________
NOTA: se recomienda elaborar este parte en hoja de calcula Excel para obtener las formulas.
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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
ANEXO. 2
EJERCITO NACIONAL
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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
Chocolate Libra 24 20 gr
Cilantro(sopa) Libra 200 2,5 gr
Espinaca Kilo 100 10 gr
Fresco Kilo 33 30 gr
Fresco panela limón Kilo 33 30 gr
Fríjol Kilo 20 50 gr
Garbanzo Kilo 20 50 gr
Garra Kilo 30 33 gr
Gaseosa Litro 5 200 cc
Habichuela Kilo 25 40 gr
Harina de trigo Libra 50 20 gr
Huevo Unidad 1 50 gr
Jamoneta 180 gms Lata 4 45 gr
Laurel tomillo Atado 500 1 gr
Leche liquida * litro Bolsa 5 200 cc
Leche en polvo*400 gms Bolsa 24 16 gr
Lenteja Kilo 20 50 gr
Maggi Cubo 15 1 gr
Mantequilla Kilo 100 10 gr
Mayonesa Garrafa 300 10 gr
Mazorca Kilo 6 160 gr
Menudencias Kilo 16 62 gr
Mortadela*2 tajadas(jamón) Unidad 1 40 gr
Pan Unidad 1 50 gr
Panela Unidad 10 50 gr
Papa seco Kilo 6 125 gr
Papa sopa o sancocho Kilo 20 50 gr
Papa criolla Kilo 6 125 gr
Pasta seco Kilo 20 50 gr
Pasta sopa Kilo 50 20 gr
Pepino cohombro(ensalada) Libra 15 30 gr
Perejil Kilo 1000 1 gr
Pimentón sopa Kilo 100 10 gr
Pescado Kilo 5 200 gr
Plátano Libra 4 125 gr
Plátano(sancocho) Kilo 20 50 gr
Pollo Kilo 8 125 gr
Pulpa de fruta Kilo 20 50 gr
Que Queso Kilo 20 50 gr
Remolacha Kilo 20 50 gr
Repollo Kilo 33 30 gr
Sal Kilo 200 5 gr
Salchicha(uds) Unidad 1 50 gr
50
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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
Salchichon*500 gms Barra 15 33 gr
Salsa de tomate Garrafa 300 10 gr
Salsa negra Galón 300 10 gr
sardinas Lata 4 112 gr
Tamal Unidad 1 150 gr
Tomate(ensalada) Kilo 20 50 gr
Tomate chonto(guiso) Kilo 100 10 gr
Vinagre en salsa Galón 300 10 cc
Yuca Kilo 6 166 gr
Yuca(sancocho) Kilo 20 50 gr
Zanahoria(ensalada) Kilo 20 50 gr
Zanahoria(sopa) Kilo 65 15 gr
51
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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
ANEXO. 3
EJERCITO NACIONAL
LUGAR Y FECHA
RACIONES DE CAMPAÑA
DÍAS VALOR
SOLDADOS VALOR TOTAL
ABASTECIDOS ESTANCIA
VÍVERES FRESCOS %
VÍVERES SECOS %
TOTAL 0,00
Comandante de la Unidad
52
DIRECTIVA No. 288137_/ CE-JEDEH-DIPER-EP-400 FECHA 14-AGO-2006 TRATA
PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
ANEXO. 4
ACTA DE REVISIÓN A LA NOMINA
EJERCITO NACIONAL
ACTA No________/
REG. AL FOLIO________/
LUGAR Y FECHA : Bogota D.C
INTERVIENEN : Comandante de la unidad.
Ejecutivo y Segundo Comandante
Oficial de Logística
Jefe de Presupuesto
Jefe Desarrollo Humano
Tesorero
Contador
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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
4. Personal civil con más de diez (10) años de servicio que se retira por
causa distinta a mala conducta, abandono del cargo o incumplimiento de
los deberes inherentes al mismo.
5. Personal civil que fallezca con más de diez (10) años de servicio.
C. SOLDADOS DESERTORES
Se relaciona el personal con la fecha de la novedad y el valor liquidado.
54
DIRECTIVA No. 288137_/ CE-JEDEH-DIPER-EP-400 FECHA 14-AGO-2006 TRATA
PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
ANEXO. 5
FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA
EJERCITO NACIONAL
FECHA,
No.____________/XX-XXX-XXX
Señores EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
CÓDIGO UNIDAD UNIDAD
UNIDADES A CARGO MES
FORMATO ÚNICO PARA REPORTE NOVEDADES PARTIDA ALIMENTACIÓN SOLDADOS UNIDADES
FUERA DE LINEA
SUBTOTAL MES XX
SUBTOTAL MES ANTERIOR XX
TOTAL A DESCONTAR XX
CONCEPTO: SALDOS SIN EJECUTAR, RESERVAS SIN SOPORTES NO COBRADAS, DINEROS GIRADOS DE
MAS, ETC. INDICAR EL RECURSO PPTAL.10 o 12 SEGÚN CORRESPONDA.
DEDUCCIONES NOMINA: ÚNICAMENTE DEBE REPORTARSE AQUÍ, LOS DEDUCIDOS DE ACUERDO AL ACTA
DE REVISIÓN DE NOMINA, DINEROS GIRADOS DE MAS, ETC
SEGÚN REPORTE ACTA REVISIÓN NOMINA QUE SE DEBE VERIFICAR EN LISTADO DE NOVEDADES ANEXO
AL GIRO DE ALIMENTACIÓN.
III. FALTANTES
UNIDAD CONCEPTO No. SOLDADOS DÍAS VR. ESTANCIA VR. TOTAL
AA X X X X XX
TOTAL
CONTADURÍA PPAL. XX
CONCEPTO :DESCUENTOS DOBLES (ANEXAR SOPORTES).
NOTA IMPORTANTE : ESTE REPORTE TIENE PLAZO DE ENTREGA EL 20 DE CADA MES O LAS FECHAS QUE
SE ESTABLEZCAN POR LA SECCION DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL CADA MES
ES INDISPENSABLE EN ESTE PROCESO QUE HAYA UNA BUENA COMUNICACIÓN, COORDINACIÓN Y SOBRE
TODO PLANEACIÓN (MENSUAL)CON EL FIN QUE LAS UNIDA-
DES PRESENTEN LA MENOR CANTIDAD DE NOVEDADES EN EL GIRO.
ESTE FORMATO DEBE ELABORARSE EN FORMATO ESTANDAR TAMAÑO CARTA.
FIRMA ORDENADOR DEL GASTO
ANEXO. 6
PARTE DEMOSTRATIVO PARA ASIGNACIÓN DE PAC ALIMENTACIÓN SOLDADOS
UNIDADES EN LINEA CON EL SIIF.
FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA
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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
EJERCITO NACIONAL
BATALLON DE________ No.________
Lugar y fecha,
No. _/ DIV-BR-BAS-ILO-400
AL Señor Coronel
Director de Personal Ejército
Bogotá
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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
VR.
EFECTIVOS No. NOVEDAD No. ESTANCIA TOTAL VR/ TOTAL
SL DIAS S ESTANC DINEROS
V/r.Alimentació Estanci
n 36 DRAGONEANTES 30 4120 1.080as $ 4.449.600,00
V/r.Alimentació Estanci
n 424 Soldados Prof. 30 4120 12.720as $ 52.406.400,00
V/r.Alimentació Soldados Estanci
n 330 Regulares. 30 4120 9.900as $ 40.788.000,00
V/r.Alimentació Estanci
n 415 Sold. Campesinos. 30 4120 12.450as $ 51.294.000,00
V/r.Alimentació Estanci
n 144 SLC.Incorp.8c/5 18 4120 2.592as $ 10.679.040,00
V/r.Alimentació Estanci
n 140 SLC.Lic.7c/4 11 4120 1.540as $ 6.344.800,00
TOTAL 1349 38.742 165.961.840,
ADICION PERSONAL DE OTRAS UNIDADES
VR.
ADICION
No. NOVEDAD No. ESTANCIA TOTAL VR/ TOTAL
PPTO
SL DIAS S ESTANC DINEROS
Adición 0Estanci $ 0,00
0 0 4120 as
TOTAL 0 0 $ 0,00
VR.
DESCUENTOS No. NOVEDAD No. ESTANCIA TOTAL VR/ TOTAL
SL DIAS S ESTANC DINEROS
Descuento 7 BASAN 30 4120 210Estanci $ 865.200,00
as
Descuento 15 Deducidos 31 4120 465Estanci $ 1.915.800,00
Nomina as
Descuento 4 ESSUB 30 4120 120Estanci $ 494.400,00
as
Descuento 100 VACACIONES 30 4120 3000Estanci $ 12.360.000,00
as
TOTAL DESC. 149 4035 15.635.400,00
VR. TOTAL GIRO ESTA UNIDAD (Efectivos+Adiciones-
Descuentos) 148.052.200,0
UNIDAD 30510201000 BATALLON DE CONTRAGUERRILLAS No.
VR.
EFECTIVOS No. NOVEDAD No. ESTANCIA TOTAL VR/ TOTAL
SL DIAS S ESTANC DINEROS
V/r.Alimentació Estanci
n 307 Soldados Prof. 30 4120 9.210as $ 37.945.200,00
TOTAL 307 9.210 37.945.200,00
ADICION PERSONAL DE OTRAS UNIDADES
VR.
ADICION
No. NOVEDAD No. ESTANCIA TOTAL VR/ TOTAL
PPTO
SL DIAS S ESTANC DINEROS
Adición Estanci
0 30 4120 0as $ 0,00
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DIRECTIVA No. 288137_/ CE-JEDEH-DIPER-EP-400 FECHA 14-AGO-2006 TRATA
PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
TOTAL ADIC. 0 0 $ 0,00
VR.
DESCUENTOS No. NOVEDAD No. ESTANCIA TOTAL VR/ TOTAL
SL DIAS S ESTANC DINEROS
Descuento 4 BASAN 30 4120 120Estanci $ 494.400,00
as
Descuento 0 Deducidos 31 4120 0Estanci $ 0,00
Nómina as
Descuento 1 ESSUB 30 4120 30Estanci $ 123.600,00
as
Descuento 19 VACACIONES 30 4120 570Estanci $ 2.348.400,00
as
TOTAL DESC. 105 3030 12.483.600,00
VR. TOTAL GIRO ESTA UNIDAD (Efectivos+Adiciones-
Descuentos) 25.461.600,00
VR. TOTAL A GIRAR ESTA CONTADURIA (se suman todos los totales de
las Unidades) 258.095.602,00
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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
ANEXO. 7
EJERCITO NACIONAL
LUGAR Y FECHA
PLANILLA No. ________/
APELLIDOS Y FIRMA Y
No. GRADO NOMBRES DÍAS VR.ESTANC. TOTAL CC. #
TOTAL ...........................
..........$ XXX
SON : (En letras ) ...................
_______________________ ______________
Ordenador del
Jefe de Personal Gasto
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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
ANEXO. 8
FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA
EJERCITO NACIONAL
LUGAR Y FECHA__________________
No. /XX-XXXX-XXXX-XXX
I. INGRESOS
II. EGRESOS
A. LICENCIAMIENTOS
C. CENA DE NAVIDAD
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SOLDADOS.
(detallar gastos)
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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
ANEXO. 9
FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA
EJERCITO NACIONAL
COPIA No._____ DE ____
COMANDO UNIDAD
LUGAR Y FECHA,
1. SITUACION
Se indican los cambios sustanciales en el dispositivo de la Unidad.
2. MISION
Se indica la misión de abastecimientos de la Unidad como objetivo principal a alcanzar.
3. EJECUCIÓN
a. Concepto General
Sintetiza los criterios del Comandante para el desarrollo de las actividades de
adquisiciones y abastecimientos.
b. Fija las tareas de adquisiciones y abastecimientos a cumplir por cada uno de los
integrantes de la estructura administrativa, relacionando detalladamente los
elementos, materiales y equipos a adquirir y a suministrar.
1). Adquisiciones
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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
Ejemplo:
ART.PRESUPUESTAL No.________
________
SUMAS IGUALES $ XXX
========
2). Abastecimientos
Comisión de Ingenieros
Pintura Viniltex blanco hueso 4 Galones
Tubos PVC Conduit ½ Pulg. 12 Unidades
c. Instrucciones de Coordinación
4. ADMINISTRACION Y LOGISTICA
5. MANDO Y COMUNICACIONES
a. Comunicaciones
b. Mando
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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
ANEXO. 10
EJERCITO NACIONAL
A C T A No. __________/
REG. AL FOLIO No. __________/
Lugar y fecha :
ASUNTO :
QUE TRATA DE LA UNIDAD ASESORA DE CONTRATACION
ADMINISTRATIVA PARA INVERSION DE PARTIDAS
PRESUPUESTALES ASIGNADAS A LA UNIDAD.
____________________________________________________________________
1. CARNE
a. Oferentes
Valor de la oferta
1. Carnes Iberia (Cotización No.____) $6.000.00 Kilo
2. Carnes Pontevedra (Cotización No.___) $6.100.00 Kilo
3. Juan Castro (Cotización No._____) $5.900.00 Kilo
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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
CONTINUACION ACTA No.__________
1. PAPEL BOND 28
a. Oferentes
Valor de la oferta
1. Papelería Estudiantil (Cotización No.____) $8000.00 resma
2. Papelería Dinamarca (Cotización No.____) $8000.00 resma
3. Papelería Ya (Cotización No.____) $8000.00 resma
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DIRECTIVA No. 288137_/ CE-JEDEH-DIPER-EP-400 FECHA 14-AGO-2006 TRATA
PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
ANEXO. 11
EJERCITO NACIONAL
Lugar y Fecha
_____________________________________________________________________
CANTIDAD ELEMENTOS U/ MEDIDA VR UNITARIO V/R TOTAL
_____________________________________________________________________
BALANCE
__________________________
Cdte.Compañía, pelotón, grupo de apoyo o base
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DIRECTIVA No. 288137_/ CE-JEDEH-DIPER-EP-400 FECHA 14-AGO-2006 TRATA PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE
ALIMENTACION SOLDADOS.
ANEXO.12
Se deben relacionar en orden alfabético todos los soldados efectivos orgánicos de la unidad (los soldados nuevos que van ingresando se
relacionan a continuación al pie del ultimo registro). Así mismo la columna de observaciones se dispondrá para aclarar novedades como bajas,
comisiones, traslados, cursos etc.
FECHA GRAD CODIGO APELLIDOS Y NOMBRES UNIDAD No.DIAS FIRMA FECHA No. OBS DIRECC
MILITAR FUNDAMENTAL CONCEDIDOS x Y ORDEN Y
Y/O TURNOS TURNOS DIA TELEFON
COMPAÑIA 1 2 3 1 3 1 2 3
01-01-04 SLP 32531268 ARIAS CASTRO ALEXANDER COBRA-I 10 10 10 05-05-04 20-08-04 15-11-04 064 108 292 Baja 20-Nov-04
solic.propia
01-01-04 SLP 18314222 BEDOYA MALDONADO LUIS F BOLIVAR-2 15 15 - 12-04-04 08-10-04 - 058 115 - Traslado-BCG1 01-
set-04-
01-01-04 SLP 91327114 ZABALA MORENO GERARDO CENTAUROS-3 15 - - 12-02-04 - - 015 - - Relevo No.75 SINAI
14-AB-04
67