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DIRECTIVA No.

288137_/ CE-JEDEH-DIPER-EP-400 FECHA 14-AGO-2006 TRATA


PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
CONTENIDO
TEMAS PAG.
I. INTRODUCCIÓN
..........................................................................................3
II. GENERALIDADES.........................................................................................4
III. JUSTIFICACIÓN...........................................................................................5
IV. OBJETIVOS..................................................................................................6
V. PARTIDA DE ALIMENTACIÓN.......................................................................7
1. FUNDAMENTO LEGAL...................................................................................7
- Concepto...................................................................................................7
- Responsables.............................................................................................8
- SIIF y su aplicación a la partida de alimentación..........................................10
- Aplicativo Resolución 36 con relación a la partida de alimentación..............13
2. DOCUMENTACIÓN SOPORTE Y PROCESOS PARA LA EJECUCIÓN DE LA
PARTIDA DE ALIMENTACIÓN SOLDADOS ...................................................13
a) Partes de rancho.....................................................................................13
b) El menú..................................................................................................14
c) Planillas de abastecimientos.....................................................................16
d) Acta de observación a la nomina..............................................................16
e) Deducciones...........................................................................................17
f) Reservas.................................................................................................17
g) Suministro de alimentación entre unidades................................................18
h) Devolución de alimentación......................................................................19
i) Delegación e informe de alimentación.......................................................21
j) Vacaciones de Soldados profesionales...................................................... 23
k) Plan de adquisición y abastecimientos.......................................................24
l) Unidad Asesora de Contratación Administrativa(U.A.C.A) para procesos de
menor cuantía.........................................................................................24
- Quienes intervienen.................................................................................25
- Funciones de la unidad asesora de contratación administrativa...................25
m) Reservas para gastos especiales de alimentación(fondo especifico).............26
3. ECONOMATO..............................................................................................27
- Contrato sin formalidades plenas para adquisición de víveres.....................29
4. RACIONES DE CAMPAÑA.............................................................................30
- Criterios de distribución............................................................................31
5. CAJA MENOR..............................................................................................31
- Apertura de la cuenta corriente.................................................................32
- Reembolso, tramites y requisitos...............................................................33
- Legalización definitiva...............................................................................33
- Requisitos para la legalización....................................................................34
- Aspectos a tener en cuenta en el manejo de las cajas menores....................34
VI. MECANISMOS DE CONTROL......................................................................36
- Cruces de verificación para el control de la partida de alimentación..............36
- Documentación base de la revista..............................................................36
VII. ASPECTOS A VERIFICAR............................................................................38

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VIII. LECCIONES APRENDIDAS..........................................................................42
IX . CONCLUSIONES.........................................................................................43
X . RECOMENDACIONES..................................................................................44
XI. BIBLIOGRAFÍA.....................................................................................45
XII. GLOSARIO...........................................................................................46
- Anexo 1. Partes de rancho.......................................................................48
- Anexo 2. Tabla de porciones....................................................................49
- Anexo 3. Planilla de abastecimientos.........................................................52
- Anexo 4. Acta de revisión a la nomina.......................................................53
- Anexo 5. Formato único para el reporte de novedades de alimentación..... ..55
- Anexo 6. Parte demostrativo para solicitud del PAC unidades en línea.........56
- Anexo 7. Planilla devolución de alimentación..............................................59
- Anexo 8. Plan de inversión reservas para gastos especiales(fdo especifico)...60
- Anexo 9. Plan de abastecimientos..............................................................62
- Anexo 10.Acta de Unidad asesora de Contratación administrativa(U.A.C.A)...64
- Anexo 11.Acta de inversión de víveres frescos-Caja menor...........................66
- Anexo 12.Libro control turnos vacaciones soldados profesionales..................67

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I. INTRODUCCIÓN

La efectividad de las Fuerzas Militares depende de la capacidad que tenga la


organización y medios para apoyarse en la consecución de sus objetivos.

En el Ejército la masa requiere gran movilidad y la logística debe enfrentar el


problema de la necesidad de dispersión de sus Unidades y debe ser oportuna en tiempo,
modo y lugar teniendo en cuenta que de ella depende la supervivencia de nuestros
hombres. Por lo tanto se requiere determinar adecuadamente las necesidades y las
reservas que deben mantenerse para hacer llegar oportunamente los abastecimientos
sin excesos ni faltantes y manteniendo la posibilidad de atender cualquier contingencia
mediante la utilización de medios terrestres aéreos, marítimos propios y adaptados
con ciertos mecanismos de cubiertas de protección y seguridad especiales, dinámicos,
flexibles y adaptables a la situación.

La etapa de administración de los recursos puede definirse entonces como el proceso


de alcanzar la disponibilidad del medio y de hacerlo llegar oportunamente a las
unidades sin dejar de ejercer permanente control de ellos hasta su consumo.
Los abastecimientos clase-I se agrupan dentro de los elementos que se deben
consumir en una proporción diaria y aproximadamente uniforme, sea cual fuere el
carácter de las operaciones o la naturaleza del terreno y no requieren adaptación
especial para satisfacer exigencias individuales.

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II. GENERALIDADES

Debido a las deficiencias de los controles fiscales, reflejados en las constantes


observaciones por parte de las diferentes revistas de inspección y demás entes
fiscalizadores, nace la necesidad de implementar y estandarizar procedimientos para el
manejo, ejecución y control de la partida de alimentación teniendo en cuenta el perfil
profesional del funcionario para la administración y manejo de los recursos asignados
por este concepto.

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III. JUSTIFICACION

Con base a la ley de presupuesto, Ley 190 del 6 de junio de 1995 en la cual se
dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se
fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa y demás
disposiciones establecidas para la austeridad del gasto, se requiere adoptar
mecanismos de control administrativos en el desarrollo y cumplimiento de la misión
Institucional, que conlleven a un adecuado y regulado manejo de los recursos
asignados por la Fuerza.

La correcta utilización e implementación de este documento en el área administrativa,


basado en la aplicación y el conocimiento de la situación logística de las unidades en
tiempo real, constituye una herramienta fundamental en el proceso para la toma de
decisiones, permitiendo a todos los escalones de la cadena de abastecimientos
(alimentación) prever y adelantar los apoyos requeridos en forma continuada y
permanente, incluso antes que las unidades lo requieran.

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IV.OBJETIVOS

a) Objetivo general

- Estandarizar procesos, suministrando la información precisa y clara para la


correcta ejecución y control de la partida de alimentación, evitando incurrir en
los delitos contra la administración pública los cuales atentan contra los
principios y valores que afectan la moral y el prestigio de la institución; toda vez
que se hace énfasis en los procesos que con llevan al camino más fácil y
correcto para el buen desempeño de un funcionario público en el área de
alimentación, enmarcándose dentro de las normas legales vigentes.

- Consolidar la información única para ejercer el control en la ejecución de la


partida de alimentación.

b) Objetivos Específicos

- Elaborar un documento estándar que oriente y reglamente sobre el manejo de la


Partida de alimentación en cada una de las instancias que participan en el
mismo.

- Dotar a las Unidades Ejecutoras de una herramienta práctica que contribuya a


un manejo correcto de los recursos de la partida de alimentación asignada a
través del Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación y /o
aplicativo resolución 36.

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V. PARTIDA DE ALIMENTACIÓN

1. FUNDAMENTO LEGAL

La Constitución Política de Colombia en el articulo 216, establece: “Todos los


Colombianos están obligados a tomar las armas cuando las necesidades públicas lo
exijan para defender la independencia Nacional y las Instituciones Públicas. La ley
determinará las condiciones que en todo tiempo eximen del servicio militar y las
prerrogativas por la prestación del mismo “.

El Ministerio de Defensa Nacional en uso de las facultades legales, en especial de la


que le confiere el articulo 6º de la ley 100 de 1948, articulo 140 del Decreto Ley
1790 de 2000, articulo 74 del Decreto Ley 1791 de 2000, parágrafo único del
articulo 39 del decreto Ley 1214 de 1990, en concordancia con lo dispuesto en el
literal A del articulo 39 de la Ley 48 de 1993 considerando que de conformidad con
lo dispuesto en La ley 48 de 1993 por la cual se reglamenta el servicio de
reclutamiento y movilización en su artículo 39, indica que: ”Todo militar que se
encuentre prestando el servicio militar obligatorio en los términos que establece la
ley tiene derecho a ser atendido por cuenta del Estado, en todas sus necesidades
básicas atinentes a salud, alojamiento, ALIMENTACIÓN, vestuario, bienestar y
disfrutará de una bonificación mensual”. Anualmente mediante resolución se fija y
reajusta la partida diaria de alimentación para el personal de las Fuerzas Militares y
Policía Nacional.

En la distribución general del presupuesto por rubros desagregados, GASTOS DE


PERSONAL se incluye la partida de alimentación soldados por el articulo
presupuestal 101586.

 Concepto Partida de Alimentación. Es la materia o energía necesarias


para el funcionamiento, sostenimiento, subsistencia y/o manutención de los seres
vivos. En las Fuerzas Militares el estado asigna los dineros para la adquisición de
los elementos requeridos para la alimentación diaria del personal de soldados; por
el cual se pueden adquirir los siguientes elementos (abastecimientos clase I):

- Aceites y grasas comestibles, condimentos, levaduras, cócteles y otras bebidas


compuestas, chocolate, café y té, bebidas destiladas sin alcohol, gaseosas,
sodas, jugo de frutas, bebidas aromáticas y medicinales.

- Carnes, pescados, aves, mariscos, embutidos y vegetales.

- Conservas y rancho, alimentos concentrados, frutas y verduras naturales en


conserva o enlatados, cereales y harinas.

- Combustibles utilizados en la cocción de alimentos.

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- Leche y sus derivados.

- Productos derivados de las harinas.

- Repostería, dulces y mermeladas.

- Otros que representen alimentación

 Responsables

- Comandante de la unidad
- Ordenador del Gasto
- Oficial de Logística
- Jefe de Presupuesto
- Facturador Partida alimentación
- Ecónomo

El Ministerio de Defensa Nacional mediante Resolución Ministerial No.0230 del 14-


mar-06 por la cual se fijaron las partidas de alimentación para la presente vigencia y
asignó una partida de alimentación de $4.362 para los soldados bachilleres,
regulares, campesinos, profesionales, alumnos profesionales y una partida de $5.385
para los cadetes y Alférez, Alumnos de la Escuela de Suboficiales, soldados
discapacitados y trambul del Batallón de sanidad, Soldados deportistas, soldados
estafetas y todas las unidades ubicadas en las siguientes regiones departamentos o
desarrollen operaciones en los mismos, así: Amazonas, Antioquia(zona de urabá),
Arauca, Bolívar(montes de María), Caquetá, Casanare, Cauca, Cesar, Choco, Guainia,
Guajira, Guaviare, Meta, Nariño, Putumayo, San Andrés y Providencia, Sucre, Vichada
y Vaupes.

Con relación al paragrafo1º del articulo 1º de la Resolución en referencia, cuando


soldados orgánicos de las unidades no autorizadas con partida adicional se trasladen
en comisión o estén adscritos a unidades con partida adicional en las condiciones allí
previstas y deban consumir alimentos en dicha unidad se beneficiaran de la misma
partida por el tiempo en que dure la novedad; así mismo si tropas de las unidades
con partida especial se trasladan a unidades sin asignación de esta partida se les
debe eliminar este beneficio, solo se asignará esta partida al numero de soldados
que se encuentren los sitios determinados y por el tiempo que dure la
novedad(siempre y cuando sean abastecidos por la unidad que apoya y no por la
unidad de origen) para lo cual la unidad que apoya mediante el reporte mensual de
novedades solicitará los dineros para que sean descontados a las unidades apoyadas
al valor de la partida que estas manejan y asignando la partida especial a la unidad
que apoya.

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La partida especial de alimentación debe transmitir un impacto favorable, reflejando
un mejoramiento sustancial en los abastecimientos y menú, buscando que sea
balanceado y cumpla las especificaciones nutricionales adecuadas para la actividad
física que desarrolla el soldado.

La partida especial de alimentación asignada a los Soldados deportistas, Estafetas,


Soldados Sanidad, Alumnos, Cadetes y Alférez de las escuelas de Formación de
oficiales y suboficiales no es compatible con otros grados ni se asigna por regiones o
sitios; solo se reconocerá a los grados en mención.

El personal de soldados, suboficiales o civiles activos que se encuentren adelantando


curso o en comisión de estudios a estas unidades y que no se efectúe cambio de
grado, no se beneficiaran de dicha partida, a pesar de ingresar en calidad de
alumnos

Para las unidades que cuenten con bases fijas, estaciones repetidoras o de
comunicaciones a alturas mayor o igual a 3000m se podrá reconocer partida
especial únicamente al numero de hombres que allí pernocten, informando la
novedad en el reporte de alimentación que mensualmente se envía a la oficina de
Ejecución presupuestal.

A partir de la fecha, los Soldados Regulares, Bachilleres y Campesinos que se


licencien con su contingente y presenten novedades por Sanidad y Justicia no serán
reactivados, de conformidad con lo establecido en la circular No.254594 CE-JEDEH-
DIPER-SL-746 de fecha 28-MAR/06 que trata del manejo de los soldados de
contingentes anteriores y se procederá como en cada caso se indica así :

Inmediatamente se produzca el licenciamiento de los soldados, las Unidades Tácticas


deben enviar el acta de evacuación del contingente donde reporte el personal que
padezca patologías o lesión como consecuencia del servicio militar obligatorio,
especificando la novedad por cada Soldado, a la Dirección de Sanidad ( Medicina
Laboral ), con el fin de coordinar el servicio médico únicamente por la afección de
salud reportada, una vez efectuado el licenciamiento del soldado este debe hacer
presentación en la Sección de Medicina Laboral de la Dirección de Sanidad, con el fin
de definir su situación.

El personal de Soldados que incurra en el Delito Militar Deserción, (Artículo 128 del
Código Penal Militar: “Los condenados por este delito, una vez cumplida la pena,
continuarán cumpliendo el servicio militar por el tiempo que les falte”)

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Una vez se produzca el informe de la ausencia sin permiso por más de cinco (5) días
consecutivos del lugar donde el Soldado presta su servicio se debe informar al Juez
Penal Militar y a la Dirección de Personal Sección Soldados regulares con el fin de
suspender las bonificaciones, alimentación y enviar copia de la medida de
aseguramiento con el fin de generar el retiro.

Al producirse la captura o presentación voluntaria del desertor debe informarse al Juez


Penal Militar, para que este comunique al Director del Centros de Reclusión Militar, y lo
envíe en la relación al Instituto Penitenciario y Carcelario (INPEC) con el fin de
coordinar los elementos necesarios que requiera durante el tiempo que permanezca en
el Centro de Reclusión Militar, según lo estipulado en el (artículo 67 de El Código
Penitenciario y Carcelario) que Conceptúa “Provisión de alimentos y elementos. El
Instituto Penitenciario y Carcelario tendrá a su cargo la alimentación de los internos y
la dotación de elementos y equipos de trabajo , sanidad, didáctico, deportivos, de
recreación y vestuario para condenados y todos los recursos para la correcta marcha
de los establecimientos de reclusión”.

Si por alguna circunstancia el INPEC asigna los recursos de la alimentación a la unidad


estos dineros no podrán ingresar a ninguna cuenta fiscal oficial (gastos de personal,
gastos generales fondo interno etc). Se recomienda que el INPEC contraiga el
compromiso con un proveedor o agencia logística y cancele la factura directamente sin
afectar el presupuesto o apropiación de la unidad.

Inmediatamente si se concede la libertad provisional, cesación de procedimiento o


libertad definitiva, se debe enviar la boleta o el respectivo fallo, a la sección Soldados
Regulares de la Dirección de Personal, documento con el cual se le presupuestarán las
bonificaciones y alimentación para que continúe con su servicio militar hasta completar
el tiempo de servicio militar obligatorio. Lo anterior aclara que durante el tiempo que
permanezcan detenidos no recibirán bonificación.

El presupuesto de alimentación actualmente se ejecuta mediante 2 modalidades en


línea con el sistema integrado de información financiera y en Resolución 36. La
tendencia es que todas las unidades queden en línea.

 Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF), y su aplicación a la


partida de alimentación

Es una herramienta sistemática de información de base contable, en tiempo real, que


sirve para integrar y estandarizar las áreas presupuéstales, contables y de tesorería
para evaluar la gestión financiera en cada uno de los órganos que hacen parte del
presupuesto nacional.
Los Sistemas Integrados de Información Financiera (SIIF), esta dirigido a las
entidades del sector público gubernamental, sistemas que, apoyándose en la
tecnología informática disponible, pretenden facilitar:

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 A los órganos, divisiones y/o departamentos responsables de la gestión
financiera, un instrumento que posibilite el exacto cumplimiento de las
limitaciones legales que afectan su gestión en materia financiera, asegurando,
además, la optimización del manejo de unos recursos escasos detraídos del
conjunto de la economía nacional.
 A los responsables del control interno y externo, un instrumento capaz de
tratar de manera homogénea las reglas básicas de control generalmente
aceptadas, cooperando a formar un conjunto de información sistematizada,
asegurando la auditoria de los Estados Financieros representativos de la actividad.

El manejo de la partida de alimentación para las unidades que se encuentran en línea


con el SIIF se ejecuta de acuerdo a los siguientes parámetros:

 De conformidad con lo establecido en la circular No.191767 CE-DIFIN-AS-022 de


fecha 10-dic-03 por la cual se emiten normas sobre la centralización del
ordenador del gasto, el propósito de la centralización administrativa consiste en
unificar las áreas de ordenación del gasto, presupuesto, contabilidad y tesorería
de las unidades ubicadas en el mismo cantón o en la misma ciudad en una sola
Unidad, independientemente a que sean orgánicas de Unidades Operativas
Mayores o Menores diferentes, es decir que un área administrativa puede apoyar
a unidades orgánicas de diferentes Divisiones, Brigadas, Tropas Especiales o
Jefaturas.

 Se asigna apropiación presupuestal por los recursos 10 ,12, 16 o el que el


Ministerio de Hacienda y Crédito Publico asigne para la cual se sugiere que las
unidades realicen un control interno en hoja Excel de la apropiación asignada y
utilizada debido a que el sistema refleja un saldo global por el rubro Gastos de
Personal(sueldos, alimentación etc).

 La unidad mensualmente canaliza y solicita el PAC mediante un formato estándar


parte demostrativo(ver ANEXO.6) el cual debe elaborarse por el jefe de Potencial
humano, Facturador y jefe de presupuesto, incluyendo efectivos, personal
apoyado de otras unidades, incorporaciones, licenciamientos, deducciones,
vacaciones de soldados profesionales, sinai etc.

 El Batallón de servicios o quien haga sus veces como unidad centralizadora es el


responsable de la ejecución del presupuesto de cada unidad y verifica que estas
no sobrepasen el cupo de PAC asignado mensualmente. De hecho cada unidad
funcionará como una unidad fundamental a la cual hay que proveer de todos los
medios, apoyos logísticos y administrativos para el desarrollo normal de sus
actividades.

 Las unidades deben cruzar los soldados efectivos de la nómina y parte numérico
con el valor obligado, teniendo en cuenta que estos no deberán sobrepasar el
número de soldados orgánicos de la unidad ni el presupuesto asignado, y

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teniendo en cuenta que el personal agregado debe discriminarse por separado
indicando la unidad a la cual pertenece, se debe verificar el adecuado
cumplimiento de los procesos administrativos relacionados con el cumplimiento de
la cadena presupuestal y su registro en el sistema.

 Mensualmente se informara el cupo de PAC liquidado y asignado con la


demostración del mismo a cada unidad de acuerdo al informa de alimentación,
teniendo en cuenta que los recursos se reciben a través del Tesoro Nacional.

Teniendo en cuenta que el PAC se elabora un mes anticipado con base a una
proyección y su ejecución se efectúa en tiempo real se pueden presentar
inconsistencias por sobrantes o faltantes con respecto al valor asignado de acuerdo a
los siguientes parámetros:

 Si al momento de la ejecución los deducidos proyectados fueron 10 y al


momento de la ejecución realmente son 15, se recomienda que la unidad
ejecute el valor de los 5 soldados que estarían sobrando para no perder el cupo
de PAC adquiriendo los víveres y obteniendo un pasan en el economato o
acumulando la reserva en víveres (si no existe economato) e informando este
sobrante en el próximo PAC para que sea descontado y así poder utilizar la
reserva existente en víveres o el pasan del economato.

 Si se presenta por vacaciones proyectadas se utilizara el mismo


procedimiento.

 Si se proyectó un cobro a otra unidad pelotón o contraguerrilla y por


causas operacionales imprevistas esta no se desplazo al lugar previsto, se
recomienda que la unidad que efectuó el cobro suministre los abastecimientos o
efectúe devolución de alimentación a la misma para no perder el cupo de PAC.

 Cuando se presentan casos contrarios a los expuestos anteriormente por


faltantes de PAC bien sea por que se informaron para descuento mas deducidos
de los causados, se proyectaron soldados con vacaciones y realmente no
pudieron salir, estos no podrán ser relacionados en el parte de rancho como
consumiendo alimentación en mesa ni abastecidos, ya que por falta de PAC
este presupuesto no se puede comprometer ni continuar la cadena presupuestal,
estos soldados se deberán incluirse en los partes de rancho o planillas de
abastecimientos del próximo mes, ya que la factura también tendrá la fecha del
mes que afecta.

 Cuando lleguen soldados de otra unidad no previstos en el PAC de la


unidad que los recibe, se recomienda que los abastecimientos sean canalizadas
a través de la unidad de origen u orgánica bien sea directamente o a través de
algún proveedor de la región (previamente seleccionado en la U.A.C.A), de tal
forma que no afecte el presupuesto de la unidad que los recibe.

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 Las unidades integrantes de la centralización administrativa y contable


con base al número de soldados profesionales efectivos determinan y verifican
que al finalizar cada vigencia todos los soldados profesionales hayan disfrutado
de 30 días de vacaciones respectivamente, registrando los turnos
correspondientes en el libro de vacaciones de acuerdo al formato anexo en la
presente circular y publicándolos en la orden del día de la unidad en
cumplimiento a una programación previamente establecida; así mismo
informarán los descuentos que por este concepto se efectúen informándolos
proporcionalmente en el respectivo PAC mensual.

 Aplicativo Resolución 36 con relación a la partida de alimentación:

La Resolución 36/98 fue creada con el fin de implantar algunas normas y


procedimientos sobre registros presupuéstales, suministro de información y su
sistematización del presupuesto General de la Nación.

Estandariza en cada una de nuestras unidades operativas y tácticas una


herramienta presupuestal con características similares (SIIF) para realizar un
análisis de la información y así mismo capturar esta información financiera en el
SIIF.

Las unidades que utilizan este sistema si reciben informes y delegaciones de


alimentación, acumulan reservas y manejan sobrantes.

Este sistema lo aplican todas las unidades que no se encuentran en línea con el
SIIF.

2. DOCUMENTACIÓN SOPORTE Y PROCESOS PARA LA EJECUCIÓN DE LA


PARTIDA DE ALIMENTACION

La documentación que a continuación se relaciona debe llevarse en forma clara y


organizada con el fin de que se facilite el proceso y a la vez sirva como consulta
ante los controles internos y externos.

a) Partes de rancho.

El parte de rancho se debe elaborar en forma demostrativa de acuerdo al formato


establecido en el anexo 1 de la presente circular, los responsables son la sección
primera y los coordinadores de las unidades fundamentales, los cuales deben llevar
la relación de los soldados que están: abastecidos, los que comen en mesa,
dispensario y hospitalizados, agregados, licencias, vacaciones, quedados de
contingente por sanidad y justicia. (ver anexo No.1).

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El parte de rancho debe ser una herramienta que le permita a la unidad determinar
e integrar las novedades de personal por lo cual debe reflejar todas los sucesos de
personal que se produzcan en la unidad con el propósito de determinar
físicamente quienes deben comer en mesa, así mismo los permisos o licencias que
no influyan en las vacaciones de los soldados profesionales deben ser pagadas. Se
utiliza la práctica de conceder permisos adicionales a los soldados profesionales
anexos al turno de vacaciones por estímulos a resultados operaciones, no
efectuando la correspondiente devolución de alimentación.

b) El menú.

Para la elaboración del menú se debe tener como parámetro incluir, el desayuno,
refrigerio, almuerzo y comida, este debe ser firmado por un nutricionista con el
propósito de proporcionar y garantizar una alimentación balanceada que cumpla las
especificaciones nutricionales adecuadas y necesarias en calorías y proteínas para
la actividad física que desarrollan los soldados, sin dar lugar aprovechamiento para
otros fines distintos. Su valorización se hará teniendo en cuenta los precios
incluidos en la Unidad Asesora de Contratación Administrativa (UACA) y la tabla de
porciones (ver ANEXO 2). La tabla de raciones de abastecimientos Clase I son las
porciones que permiten regular y estandarizar el consumo de suministro de víveres,
sirve para desarrollar y cumplir entre otras las siguientes actividades

Conocer y determinar la cantidad de víveres y elementos necesarios o requeridos


para una determinada cantidad de hombres.

Proporcionar, adecuada, balanceada y suficiente alimentación de acuerdo con el


menú mensual.

Entregar los alimentos necesarios o indispensables para los efectivos disponibles de


la Unidad, evitando perdida por el consumo excesivo o acumulación de reserva por
restricción o disminución.

Ejercer control sobre los víveres que diariamente se le entregan al rancho, de


acuerdo con la orden de suministro, con base al parte diario de rancho.

El costo del menú programado diariamente no necesariamente debe adaptarse con


exactitud el valor de la partida asignada, pero la suma de los siete(7) días de la
semana si debe promediar el valor de la estancia.

En la elaboración del menú deben participar:

- El oficial de logística
- Ecónomo
- Delegación de Soldados por cada Unidad Fundamental

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- Nutricionista y/o Oficial de sanidad.
- Proveedor y/o Contratista.

Nota: cuando el rancho de tropa se encuentra cedido a terceros el menú debe ser
avalado por la Unidad (previa cotización de víveres por la entidad que presta el
servicio).

Ejemplo de cómo valorizar un menú:

- Parte de rancho.

Comen en mesa 500 soldados

- Cotización elementos acuerdo Unidad asesora de contratación.

Arroz kilo 1.500,oo


Aceite *1000cc Fco 3.200,oo
Carne de res Kilo 8.600,oo
Chocolate Libra 2.750,oo
Sal yodada Klo 570,oo

Nota: El valor incluido de los elementos corresponde a un promedio de acuerdo


a la marca, teniendo en cuenta que este podrá variar considerablemente de
acuerdo a la misma.

- Tabla porciones

Arroz kilo 8 soldados


Aceite *1000cc fco 50 soldados
Carne de res kilo 8 soldados
Chocolate libra 24 soldados
Sal yodada lilo 200 soldados

- Valor porción

Arroz 236.77 cada porción


Aceite *1000cc 64.00 cada porción
Carne de res 1.075,oo cada porción
Chocolate 114.58 cada porción

Nota: para confeccionar el arroz se requieren las siguientes porciones: arroz


$187.50 + aceite 64.oo + sal 2.85 =254.35 vr.Total porción arroz seco.
Los demás elementos están condicionados al Menú para saber que clase de
condimentos se deben agregar y así determinar el costo por porción.

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.

c) Planillas de abastecimiento.

La elabora la sección de logística (ver ANEXO 3) previa verificación de los efectivos


con la sección de personal quien certifica la veracidad de la solicitud de
abastecimientos de acuerdo a la información suministrada por los coordinadores de
las contraguerrillas y/o bases fijas o móviles. Es obligatoria la inclusión al respaldo
o en lista anexa de la planilla de abastecimiento la relación pormenorizada del
personal de soldados a abastecer. El porcentaje de los víveres frescos y secos esta
sujeto a criterio del comandante de la unidad, la movilidad de las tropas
especialmente batallones de contraguerrillas, Brigadas móviles y a la cuantía
asignada para la constitución de la caja menor (ver procedimiento para el manejo
de la caja menor) para la adquisición de víveres frescos la cual en ultimas regulará
el porcentaje mas conveniente, así:

No. Hombres X No. días X Valor Partida = Valor Alimentación

Los ciclos de abastecimientos deben ser coherentes y sincronizados con el


propósito de evitar dobles suministros de alimentación. Si por razones de fuerza
mayor los soldados son abastecidos por todo el mes y no deban consumir
alimentación en la unidad por que se efectuó devolución de alimentación por
estimulo operacional o permisos especiales, deberán devolver los víveres al
economato quien los ingresara nuevamente y los reflejará como pasan; de no
existir economato permanecerán en la misma unidad en custodia y se disminuirán
el próximo abastecimiento en la misma proporción de días concedidos.

En la parte superior de las planillas de abastecimientos se debe incluir las raciones


de campaña suministradas por compañías de acuerdo a la orden de suministro
entregada por el almacenista de intendencia sin que estas afecten el presupuesto
de la estancia de alimentación y los víveres o elementos asignados.

Las planillas de abastecimientos para entrega de víveres a las unidades


fundamentales deben reflejar la firma y postfirma de quien recibe; así mismo
como mecanismo de control deben ser enumeradas consecutivamente por el oficial
de logística.

Se deben efectuar confrontaciones periódicas de los elementos entregados con los


registrados en las cotizaciones seleccionadas y adjudicadas, incluyendo en el
informe mensual de abastecimientos las anomalías presentadas en cada ciclo.

d) Acta de observación a la nomina.

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SOLDADOS.
La elabora la sección de personal y corresponde a los soldados deducidos que no
consumen alimentación en la unidad por bajas, deserciones, secuestrados,
detenidos, Sinai, trasladado etc. (ver ANEXO 4).

e) Deducciones:

Valor descontado por determinar que no pertenece al beneficiario o liquidado en


exceso el cual deberá ser informado en el reporte mensual de novedades para ser
descontado directamente al PAC (unidades en línea) y por delegación para reducir
el saldo en Bancos (unidades fuera línea). Además de los soldados que se deducen
en la nomina se debe deducir la partida de alimentación de los soldados que se
encuentra en el sinai, secuestrados de acuerdo al caso, detenidos en cárceles
particulares, retardos a licencia, sobrantes por contingentes no incorporados en las
fechas establecidas etc, ya que existen soldados que no se deduce sueldos por lo
tanto no se incluyen en el acta de revisión de nomina, pero que si se debe deducir
la partida de alimentación.

Las unidades en línea informaran en el PAC las deducciones causadas en el mes


anterior de acuerdo al acta de revisión de nomina y demás novedades causadas

Nota: Teniendo en cuenta que las unidades en línea informan en el parte


demostrativo de solicitud de PAC con base a una proyección y los deducciones
corresponden a las del mes anterior deberán ajustar la diferencia a los deducidos el
mes siguiente(faltantes o sobrantes).

Se deberá deducir y reintegrar la partida de alimentación a los soldados dados de


baja por los siguientes causales: muerte, baja por solicitud propia o determinación
de la fuerza, Junta medica que determine incapacidad y que se den 3 meses de alta

La Escuela Militar de Cadetes anualmente para el mes de diciembre deberá informar


el valor sobrante de la partida de alimentación de los alumnos que salen con
vacaciones.

f) Reservas

Se denominan reservas al valor que se deja disponible para pago de vacaciones o


alimentación suministrada por otras unidades

Las reservas que correspondan a otras unidades y que pasados 3(tres) meses no
sean cobradas podrán ser informadas a la sección de Ejecución presupuestal para
deducirse por delegación. Cabe anotar que se debe hacer un análisis detallado de
estos saldos con el propósito de no comprometerlos ni reintegrarlos erróneamente.

Las unidades en línea no deben acumular reservas, los dineros que sean solicitados
para abastecer personal de otras unidades y por razones de fuerza mayor no se

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SOLDADOS.
cumpla lo establecido deberán quedar como sobrantes en el sistema para que este
lo asuma al cierre mensual del mismo.

Los dineros o novedades de personal no previstas en el PAC del mes en curso


deberán obligarse y asumirse con cargo al PAC siguiente.
En los cierres de vigencia las unidades que apoyan o suministran alimentación a
otras unidades, deberán informar y coordinar todo cobro realizado entre si.
las novedades de personal no previstas en el PAC de diciembre serán asumidas por
la unidad de origen efectuando devolución de alimentación, abasteciendo
directamente sus tropas o estableciendo línea directa con el fondo rotatorio del
ejercito u otro proveedor, teniendo en cuenta que las novedades no podrán ser
solucionadas en la próxima vigencia.

Teniendo en cuenta que las fechas señaladas para incorporaciones pueden ser
flexibles y varían de acuerdo a las necesidades de la fuerza, además de factores y
medios de transporte; cuando se incluyan adiciones por incorporaciones,
licenciamientos u otros en delegación, que difieran a las fechas previstas deberán
efectuarse las reservas y reportarse para descuento, teniendo en cuenta que por
tratarse de adiciones de alimentación no son reflejadas en el acta de revisión de
nomina.
El jefe de Potencial humano efectuará los trámites necesarios para que los soldados
quedados de contingentes anteriores sean reactivados oportunamente y no
traumaticen la correcta ejecución de este presupuesto.

La partida de alimentación de los soldados que se encuentran secuestrados debe


permanecer en las respectivas tesorerías, sin dar lugar a ningún tipo de
aprovechamiento, procediéndose a su devolución una vez obtengan la libertad, o
reintegrarse en caso de muerte, para ello se deben registrar en la cuenta de
Acreedores (en ningún caso podrá cancelarse a los beneficiarios ya que esta es
asignada con destinación especifica para la alimentación del activo).

g) Suministro de alimentación entre unidades.

Las novedades de alimentación (suministros, sobrantes, faltantes) deben reportarse


con fecha 20 de cada mes o en las fechas que se determinen por la sección de
ejecución presupuestal con el propósito de ser incluidos en la respectiva delegación-
PAC.

Lo elabora la sección de presupuesto, de acuerdo al formato único estándar para el


reporte de novedades de alimentación establecido en la circular No. 227770 de
fecha 07-ENE-2004 (ver ANEXO 5).
Los suministros entre unidades de la misma contaduría o centralización
administrativa no requieren ser reportados a la oficina de ejecución presupuestal,

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SOLDADOS.
simplemente se deben efectuar ajustes o movimientos internos en los libros
auxiliares de alimentación.

Cuando el servicio de suministro de alimentación requiera ser prestado a personal


orgánico de otras Fuerzas o de la Policía Nacional, y teniendo en cuenta que son
unidades ejecutoras diferentes que no pueden efectuarse giros entre sí, y con el
propósito de evitar el trámite de traslados presupuéstales autorizados por el
Ministerio de Hacienda, la Fuerza que presta el servicio debe elaborar un contrato
ínteradministrativo directamente con el Fondo Rotatorio del Ejército para que este
suministre la partida de alimentación. Así el presupuesto solo se ejecutará entre la
Fuerza y el Fondo Rotatorio del Ejército, armada, Fuerza Airea y/o Policía Nacional
quien puede colocar los bienes en el economato de la Unidad que presta el apoyo o
servicio para que a través de esta sean proporcionados a los destinatarios finales,
enviando la facturación a la unidad que tiene agregado el personal.

Cuando por necesidades del servicio el personal de soldados sea desplazado a otra
unidad que le suministra la alimentación, no se deben tramitar cuentas de cobro.
Para el pago de dicha obligación, tanto la unidad de origen como la de destino
deben reportar la novedad a la Dirección de Personal – Sección Ejecución
Presupuestal en las fechas establecidas por dicha dependencia, con el fin de
disminuir la apropiación y el PAC de la unidad de origen e incrementar en el
Batallón de destino.

h) Devolución de alimentación.

La Resolución Ministerial No.0230 de fecha 14-MAR-06 por la cual se fijan y


reajustan las partidas diarias de alimentación, en su articulo 5º establece: “las
devoluciones de alimentación deben efectuarse por el valor total de la estancia
diaria deduciendo únicamente las reserva para gastos especiales (fdo. especifico)
y cuando sea del caso por el numero total de días a que corresponda”. Ampliando
esta interpretación y con el propósito de atender las necesidades de la Fuerza se
elaboró la Circular No.227770 de fecha 07-ENE-04 con la cual se determina efectuar
devolución de alimentación a los soldados bajo un criterio racional estableciendo
los mecanismos de control necesarios de tal forma que estos dineros sean utilizados
en la adquisición de la ración diaria que necesita el soldado para el desarrollo
normal de sus actividades ya que por las funciones que cumplen en ocasiones no
pernoctan en la unidad y no pueden cumplir con el horario de régimen interno
establecido, obligándolos al consumo de esta partida por sus propios medios, se
podrá efectuar devolución de alimentación hasta por los días que sea necesario en
los siguientes casos:

 Por permisos especiales concedidos por resultados operacionales y/o bienestar


de personal.

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.

 Por incapacidades temporales y permanentes que requieran dietas especiales de


alimentación fuera de guarniciones Militares.

 Por actividades de inteligencia y contrainteligencia.

 Escoltas permanentes.

 Estafetas.

 Comisión de estudios.

 Soldados que se desempeñan como auxiliares y artilleros de aeronaves.

 Soldados con familiares, unión conyugal permanente que residan fuera y/o
dentro de la unidad y desempeñen cargos administrativos (siempre y cuando
no sean abastecidos ni consuman alimentación en los ranchos de tropa).

Así mismo se recomienda tener especial cuidado con la anterior interpretación, toda
vez que con el Decreto No.1794 de 2000 y Resolución Ministerial No.0154 del 26-
FEB-02, se imparten normas para el reconocimiento de la prima de vacaciones de
los soldados profesionales, fundamentándose que estos deben disfrutar cada año
de 30 días de vacaciones distribuidas en dos o tres periodos de acuerdo a las
necesidades de la unidad, no efectuándose devolución de alimentación durante este
lapso y reservándose un total de 30 días de alimentación por cada soldado, saldo
que pasara en bancos a la espera de ser descontado directamente por delegación
en el momento de ser presupuestadas las vacaciones en la nomina. Las unidades en
línea deducirán el valor correspondiente sobrante por vacaciones en el PAC de
alimentación que mensualmente se envía a la sección de ejecución presupuestal.

Por el rubro de alimentación soldados se deben cancelar las devoluciones de


alimentación correspondientes a las licencias, permisos(a partir de 24 horas), y
otros otorgados al personal de soldados y con anterioridad al disfrute de las
mismas(obedeciendo a una programación previamente establecida), derogando lo
establecido en la Directiva de Personal y Vademécum Financiero que determinan
que las devoluciones de alimentación se harán únicamente por doce días
(Radiograma No. 188557 de fecha 14-MAY-03). (ver ANEXO 7).

No se debe efectuar devolución de alimentación a los soldados que se encuentran


en comisión en el SINAI, esta partida(en caso de ser presupuestada) debe ser
deducida al PAC e informada para descuento por delegación.

En la unidades en línea, los dineros correspondientes a devolución de alimentación


que por alguna circunstancia no puedan ser cancelados a los beneficiarios por los
auxiliares de tesorería(Tesoreros de las unidades que conforman la centralización
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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
administrativa), deberán ser devueltos con oficio a la tesorería principal del Batallón
de servicios o quien haga las veces de unidad centralizadora para su cancelación, o
se constituyan en acreedores varios dentro del mismo mes de ejecución. Los
auxiliares de tesorería no pueden manejar dineros en cajas.

i) Delegación e informe de alimentación

Delegación es el informe mediante el cual se relacionan los dineros que se van a situar
a la tesorería principal de la Unidad indicando, concepto del gasto, articulo
presupuestal y las unidades centralizadas a la misma.

El informe de alimentación relaciona en forma detallada los efectivos orgánicos de


la unidad de acuerdo a la nómina (no al parte numérico-panumper) computados por
el numero de días del mes y el valor de la estancia para establecer el valor total que
le corresponde a la unidad.

El criterio para la elaboración del informe de alimentación se establece con los


efectivos orgánicos activos en la nomina, incluyendo incorporaciones,
licenciamientos y todas aquellas novedades causadas teniendo como soporte los
documentos legales como Orden Administrativa, Decretos, Resoluciones etc.
(durante el tiempo que no llegan en nómina).

Se incluyen adiciones por personal de otras unidades agregado a la unidad y los


descuentos por personal de la unidad agregado a otras unidades, deducciones,
Soldados en le Batallón de sanidad, sinai etc.

El informe de alimentación requiere para su computación y ajuste de las novedades


reportadas en el listado anexo, y este a su vez corresponde al alta o baja causada
por la sección de soldados con base a los reportes efectuados por el Jefe de
Potencial humano de cada unidad.

La delegación no es más que la confirmación de los valores incluidos en el informe


de alimentación.

A continuación se anexa el ejemplo de cómo se elabora el informe de alimentación:

No._288200 /CE-JEDEH-DIPER-EP-400

ASUNTO INFORME DE ALIMENTACION


AL SENOR CORONEL
COMANDANTE COMANDO ESPECIFICO DE ORIENTE
Pto.carreño

SE INFORMA AL SENOR CORONEL COMANDANTE COMANDO ESPECIFICO DE ORIENTE QUE PARA EL MES DE AGOSTO DE 2005,
LE SERA GIRADA LA SUMA QUE SE RELACIONA A CONTINUACION POR CONCEPTO DEL ART. 1015861001-1015861201 PARTIDA DE ALIMENTCION

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
UNIDAD 30000000135 COMANDO ESPECIFICO DEL ORIENTE

INGRESOS
V/R. ALIMENTACION 1 SOLDADOS EN 31 ESTANCIAS 162,874.00
V/R. ALIMENTACION 104 SOL. REGULA. EN 3224 ESTANCIAS 16,938,896.00
ADICION PPTO(3*31-AGO)OF.1967 CEO 492,342.00
SUBTOTAL 17,594,112.00
EGRESOS
DESCUENTO PPTO(1*31-AGO)OF.11515 BAS7 162,874.00
DESCUENTO PPTO(102*1-AGO) OF.3753 BIVAR 398,004.00
DESCUENTO PPTO(SOBRA.5*30-JUL)OF.1967 CEO 788,100.00
SUBTOTAL 1,348,978.00
TOTAL GIRO ESTA UNIDAD .............................................................. ........................... 16,245,134.00

UNIDAD 30000010450 BAT INF MOTORIZADO 45 GR PROSPERO PINZON


INGRESOS
V/R. ALIMENTACION 34 SOLDADOS EN 1030 ESTANCIAS 5,411,620.00
V/R. ALIMENTACION 323 SOL. REGULA. EN 9845 ESTANCIAS 51,725,630.00
SUBTOTAL 57,137,250.00
EGRESOS
V/R. ALIMENTACION 2 PERSONA (S) 59 ESTANCIAS POR SANIDAD 309,986.00
SUBTOTAL 309,986.00
TOTAL GIRO ESTA UNIDAD .............................................................. ........................... 56,827,264.00
TOTAL GIRO ALIMENTACION DE ESTA CONTADURÍA ....................................................... 73,072,398.00

Novedades listado Anexo


U N I D A D GRADO CODIGO N O M B R E ESTADO FECHA DIAS CONDICION
NUM
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
30000010450 BIPIN 060 SLR 00018263099 ALVARADO CANTOR YESID BAJA 7/ 8/2005 7
060 SLR 00086031525 CAMPI\O MENDOZA YEISON FABIAN BAJA 7/ 8/2005 7
060 SLR 00018263071 CARDENAS HERNANDEZ OLIMPO BAJA 7/ 8/2005 7
051 DG 00017422597 CASTAÑEDA VELASQUEZ ALEXANDER BAJA 7/ 8/2005 7
060 SLR 00018263775 CORREAL AMAYA PEDRO JULIO BAJA 7/ 8/2005 7
060 SLR 00086014102 LONDOÑO TANGARIFE YEISON BAJA 7/ 8/2005 7
060 SLR 00086014113 TORRES LONDO\O MARLOS FERNANDO BAJA 7/ 8/2005 7
060 SLR 00086014691 VILLAMIL SAAVEDRA ESAU BAJA 7/ 8/2005 7

TOTAL SOLDADOS UNIDAD CON NOVEDAD ESTE MES 8 CON 56 DIAS

REACTIVADOS 8 CON 56 DIAS

Como se puede observar en el presente ejemplo, al multiplicar los efectivos del


CEO por los 31 días del mes en ejecución (agosto), da como resultado exactamente
el numero de estancias giradas, lo cual quiere decir que no existen novedades en el
listado anexo.

1 soldado (dragoneante)*31 días = 31*5254= 162.874.oo


104 soldados regulares *31 días =3.224*5254=16.938.896.oo

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
Caso Contrario ocurre con el Batallón de Infantería No.45”Prospero Pinzón”

34 soldados (dragoneantes)*31 días =1054 y solo se sitúan 1030 estancias,


presentándose un aparente faltante de 24 estancias; pero si revisamos el listado
anexo observamos que no a todos los soldados se sitúan 31 días ya que el DG.
CASTAÑEDA VELÁSQUEZ ALEXANDER es sufragante 5c/03, dándose de baja el
día 7 de agosto por lo cual se reconocen solo 7 días, por lo anterior se debe realizar
la siguiente operación:

33 Soldados (dragoneantes)*31 días =1.023 + 7 estancias =1030

Así mismo 323 soldados regulares*31 días =10013 y solo se sitúan 9845 estancias,
con una diferencia de 168 días que corresponden a 7 soldados sufragantes 5c/03
que no consumen alimentación por 24 días cada uno, reconociendo solo 7 días
para un total de 49 estancias, por lo anterior se debe realizar la siguiente
operación:

316 Soldados regulares *31 días =9796 +49 estancias =9845

j) Vacaciones de soldados profesionales:

De conformidad con lo establecido en el decreto 1794 y circular complementaria No.


227770 de fecha 07-ENE-04, el procedimiento para el manejo de la partida de
alimentación de los soldados profesionales cuando salen a disfrutar vacaciones es el
siguiente:

 La unidad establece 2 ó 3 turnos de acuerdo a necesidades.

 Las vacaciones de los soldados profesionales deben publicarse en la orden del


día de la unidad y registrarse en el libro de turno de vacaciones de acuerdo al
formato anexo a la presente circular(ver ANEXO.12).

 Se efectúa la reserva de la partida de alimentación (únicamente por los


soldados que realmente salen), saldo que pasará en bancos a la espera de ser
descontado directamente por delegación en el momento de ser presupuestadas
las vacaciones en la nomina (las unidades en línea con el SIIF, simplemente no
contraerán la obligación y descuentan al PAC solicitado el valor de los soldados
que salen con vacaciones).

 Se debe tomar proporcionalmente el valor descontado por delegación de la


reserva existente y ejecutarse en el mismo mes que se presento la novedad (así
el descuento efectuado no corresponda a los mismos soldados que se generó la
reserva).

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
 Si el valor reservado a la fecha por las unidades fuera de línea es inferior al
descontado, con la diferencia se constituirá una cuenta por pagar que estará
condicionada hasta tanto la unidad establezca nuevos turnos y constituya más
reservas por este concepto.

 Para las unidades en línea se recomienda relacionar todos los soldados


profesionales efectivos orgánicos, distribuirlos en turnos por partes iguales y
mensualmente efectuar el reporte de descuento en el PAC , con el propósito de
evitar traumatismos al cierre de vigencia, ya que la oficina de ejecución
presupuestal lleva un control de los soldados que por este concepto se
reportan, y en el cierre de vigencia se castiga el PAC descontando directamente
los soldados que no hallan sido informados.

 Nota: siempre que salgan soldados con vacaciones se debe constituir la reserva
en el libro auxiliar de alimentación, aunque simultáneamente en el mismo mes
deba efectuarse la reserva y utilizarse nuevamente por el descuento efectuado
en delegación (las unidades en línea no solicitaran el PAC).

k) Plan de Adquisiciones y Abastecimientos

El plan de abastecimientos tiene como objetivo planear, las necesidades de


abastecimientos de todas las clases, indispensables para el cumplimiento de la
misión de la unidad en todas sus áreas
La función de abastecimientos tiene como finalidad proveer a la Unidad de los
elementos necesarios para un normal funcionamiento. Para ello, el oficial de
Logística debe elaborar el PLAN DE ABASTECIMIENTOS, ordenado en la directiva
permanente de administración y Logística, cuyo formato se encuentra descrito en el
"ANEXO No.09" el cual incluye los abastecimientos que se financiarán con recursos
del presupuesto y fondos internos. Es importante tener en cuenta que este plan se
elabora con valores proyectados teniendo como base el presupuesto disponible,
pudiendo ser ajustado una vez se conocen los precios definidos en la Unidad
Asesora de Contratación (UACA).

l) Unidad Asesora de Contratación Administrativa(U.A.C.A) para procesos


de menor cuantía:

Con el propósito de dar cumplimiento al principio de la transparencia contemplado


en el Estatuto de contratación Administrativa, el Ejército Nacional ha creado la
Unidad asesora de contratación para procesos de menor cuantía o antigua Junta de
Compras, cuya función principal es la de seleccionar al proveedor que mejores
garantías, calidad y economía le ofrezca a la Unidad para lo cual se deben estudiar
las cotizaciones que éstos envían antes de celebrarse dicha Junta.
Es el comité encargado de asesorar al ordenador del gasto en la correcta selección
y adjudicación de contratos. Su función principal es la de presentar

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
recomendaciones y hace la selección teniendo en cuenta la conveniencia para la
Unidad en cuanto a menor valor, mejor calidad, plazos de entrega y cancelación
para lo cual se debe elaborar el acta respectiva para posteriormente presentar la
recomendación al respectivo delegatario para contratar. Han sido conformadas
mediante la Resolución emitida por el Comando del Ejército, según los distintos
niveles de delegación en materia de contratación.

 Quienes intervienen (unidades en línea-fuera línea)

 Jefe de Estado Mayor.


 Comandante del Batallón de Apoyo y Servicios
 Ordenador del Gasto o Ejecutivo y Segundo Comandante.
 Oficial de logística B-4, S-4.
 Jefe de Presupuesto o Intendente Local.
 Ecónomo.
 Soldados.

 Funciones de las Unidades Asesoras de Contratación

 La función principal de este comité es la de prestar asesoría al Comandante


de la Unidad y en especial al Ordenador del Gasto en los siguientes
aspectos:

 Notificar a los miembros de la Unidad Asesora de Contratación la


convocatoria efectuada por el ordenador del gasto respectivo, para reunión
ordinaria y extraordinaria, de acuerdo con las necesidades, con el fin de
certificar y controlar el estado de la contratación.

 Preparar la agenda a debatir en la sesión, mínimo con dos días hábiles de


antelación remitiendo a los miembros de la misma, tal documento junto con
los soportes que le sirvan de apoyo.

 Verificar y constatar que la documentación que se allegue cumpla las normas


mínimas de seguridad y se ajusten a lo requerido.

 Disponer los medios y organización para el desarrollo de la sesión.

 Levantar el acta y obtener las correspondientes firmas, dentro de los dos (2)
días hábiles siguientes a la misma.

 Comunicación al proveedor

 Suscripción del Contrato: Para la suscripción, se debe verificar que la


persona que lo firme sea la misma que presentó la propuesta y que tenga la

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
capacidad dispositiva señalada en los estatutos de la sociedad sin limitación
alguna,

 Efectuar confrontaciones periódicas de los elementos entrados a los


almacenes con los registrados en las cotizaciones seleccionadas y
adjudicadas, y liquidación del contrato, cuando sea necesario.

m)Reservas para gastos especiales(fondo especifico)

Es el descuento que se efectúa a cada soldado del costo de la estancia diaria


asignada, el valor del descuento será el que fije la Resolución que expide cada
año el Ministerio de Defensa Nacional.

El monto descontado y recaudado por este concepto de la estancia diaria de


todos los soldados (profesionales, bachilleres, regulares, alféreces, cadetes y
alumnos de las escuelas de formación) será utilizado para atender los gastos
especiales de alimentación y actividades protocolarias con motivo de ejercicios
de campaña, operaciones de orden publico, celebración del día de las Fuerzas,
Armas y Servicios, juramentos de banderas, entrega de armas, celebraciones de
navidad y año nuevo, licenciamientos, incorporaciones, primeras comuniones y en
general todos aquellos gastos de alimentación que se deriven de ceremonias o
celebraciones relacionadas con este personal.

La erogación de la suma determinada para estas reservas se hará dentro del


respectivo articulo presupuestal, y deberán ser utilizadas únicamente para
adquisición de víveres con destino exclusivo al personal de alféreces, cadetes,
alumnos y soldados. Estos dineros no pueden ser invertidos en regalos para
Oficiales, Suboficiales, Civiles y otros.

De acuerdo a normas establecidas y con el propósito de evitar acumulación de


saldos en bancos para las unidades fuera de línea y sobrantes de PAC para las
unidades en línea, a partir del 1º ENE-05 solo se gira el valor neto de la partida
de alimentación sin las reservas para gastos especiales de alimentación(fondo
especifico). Dicha reserva será presupuestada para atender gastos derivados de
las actividades protocolarias establecidas en el momento en que las unidades lo
requieran, previa solicitud(mínimo 1 mes anticipación) por lo tanto las
devoluciones de alimentación, deducciones y toda ejecución se efectuara por el
valor neto(sin fondo especifico)las unidades efectuaran una liquidación interna de
estas reservas de acuerdo al numero de estancias giradas por delegación
ejerciendo un control individual hasta tanto se disponga su utilización por parte
del ordenador del gasto, la oficina de Ejecución presupuestal periódicamente
informará el valor liquidado para que se efectúen los cruces necesarios y se
determinen oportunamente las inconsistencias.

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
El único descuento permitido efectuar a las unidades de las reservas para gastos
especiales corresponde al Batallón de sanidad, Teniendo en cuenta que dicha
unidad no cuenta con reservas para gastos especiales de alimentación propias ya
que todos los soldados son orgánicos de otras unidades y solo llegan
temporalmente a algún tratamiento ambulatorio. Se descontaran las estancias
correspondientes a los soldados de las unidades que en algún momento enviaron
soldados a dicha unidad previa solicitud.

El valor de la reserva para gastos especiales de alimentación(fondo especifico)


debe quedar comprometido en su totalidad a fecha 31 de diciembre de cada
vigencia.

Los egresos deben causarse de acuerdo al plan de inversión que para el efecto
elabora la unidad.

Para mayor claridad, se expone un ejemplo de la liquidación de las reservas para


gastos especiales, con los siguientes supuestos:

Soldados efectivos orgánicos de la unidad incluidos en informe de alimentación


(mes julio)

Soldados profesionales 430 en 13.330 estancias


Soldados regulares 640 en 19.840 estancias
Soldados campesinos 144 en 4.464 estancias

Vr.reservas para gastos especiales 40,oo


Total estancias giradas (37.634*40)= 1.505.360.oo

Nota: únicamente se tendrán en cuenta las estancias de los soldados efectivos


orgánicos, no se incluirán adiciones por suministro de alimentación a otras
unidades, sobrantes, ni descuentos.
El plan de inversión de reservas de gastos especiales de alimentación se hará de
acuerdo a formato. (ver ANEXO. 8)

3. ECONOMATO

El ecónomo como empleado del manejo es el responsable por los bienes que bajo
cualquier título tenga en existencias en su almacén y por los que se le hayan entregado
para su servicio o el de su oficina. En la presente circular no se especificaran
detalladamente las normas para el manejo de un economato ya que estos tienen
tendencia a desaparecer o adjudicarse a terceros. Se hará referencia a los casos y
fallas mas comunes.

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
La recepción de los bienes es una parte del proceso de contratación, para lo cual son
responsables los servidores públicos que suscribieron el contrato y deben certificar en
forma escrita que los bienes se recibieron en las condiciones pactadas como: Calidad,
precio, lugar, pólizas, etc. Es responsable directo de la recepción de los bienes el
delegado contractual (ordenador del gasto) o quien haga sus veces en la Unidad
respectiva y el oficial de servicio. En las Unidades centralizadas que son apoyadas por
el Batallón de ASPC, responde por la recepción de los bienes el oficial de servicio quien
con su firma en la factura o remisión certifica que recibió a cabalidad el bien. Por
necesidades operacionales cuando los víveres o el servicio sea suministrado
directamente por el proveedor en el área de operaciones, el responsable o quien
certifica el recibo a satisfacción es el enlace, comandante directo o quien haga sus
veces. El almacenista (ecónomo) firmará los documentos que legalizan la entrada y
salida de bienes.

Se evidencian fallas en el suministro de los víveres del economato especialmente los


últimos días del mes, toda vez que estos deben obedecer a un adecuado planeamiento
de acuerdo al menú y número soldados que consumen alimentación en mesa ya que
muchas veces no se aplica la tabla de porciones en el suministro de víveres alterando
las cantidades previstas por esta con excesos injustificados, suministrando elementos
que no corresponden al mismo y faltantes de víveres requeridos de acuerdo al menú.

De conformidad a lo establecido en el capitulo II numeral 9 del vademécum financiero,


en las unidades tácticas se deben efectuar confrontaciones periódicas de los elementos
que ingresan a los almacenes o se entregan a las patrullas o bases con los registrados
en las cotizaciones seleccionadas y adjudicadas. Se debe Incluir en el informe
mensual de abastecimientos las anomalías presentadas en cada ciclo.

Adicional a la partida alimentación lo único que se puede adquirir con los dineros
asignados para adquirir la alimentación es el combustible o gas para las calderas y el
combustible que utilizan las patrullas para las estufas de campaña individuales (el cual
deberá relacionarse en la planilla de abastecimientos como un elemento mas sin
cambiar su nombre)

Los pasan en los economatos son permitidos, pero se hacen mas complejos de
controlar en las unidades de alta movilidad como Brigadas móviles y Batallones de
contraguerrillas; estos reflejan la falta de planeamiento y se pueden dar por
imprevistos de soldados que habiéndose adquirido los víveres por alguna u otra
circunstancia sean estimulados con permisos, licencias, vacaciones o no se cumplan
por otras circunstancias ajenas como: bajas, muertes, deserciones o sobrantes
causados por suministro de raciones de campaña ya que las unidades acostumbran o
suministran el o los últimos días del mes todos los elementos existentes en los cuadros
diarios de alimentación vituallas sobrepasando las cantidades establecidas por la tabla
de porción y elementos que no figuran en el menú. Así mismo abastecen con
supuestas mejoras a unidades fundamentales que ya han completado todos los ciclos.

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
También se ocasionan los pasan en el economato cuando los elementos no son
entregados de acuerdo a la tabla de porciones y cuando se suministran raciones de
campaña(especialmente en las unidades fuera de línea) ya que como se dijo
anteriormente estas reservas pueden acumularse máximo hasta el mes siguiente de
haberse causado la reserva.

Para evitar o minimizar los pasan en los economatos se requiere suministrar los
elementos de acuerdo a la tabla de porciones y un efectivo planeamiento por parte
del ecónomo, oficial de logística, jefe de presupuesto adquiriendo únicamente los
elementos necesarios para el numero de hombres que se requiere alimentar.

Los soldados que se encuentran desarrollando labores de apoyo en los casinos deben
tomar la alimentación en el rancho de tropa o podrán ser abastecidos con la respectiva
planilla para que tomen los alimentos en estos establecimientos, razón por la cual está
totalmente prohibido que estas dependencias efectúen cobros a la administración de la
unidad por suministro de alimentación a este personal.

Las unidades no podrán celebrar contratos para la adquisición de bienes y servicios


(suministro del pan) por ningún rubro presupuestal cuyo beneficiario sean los casinos,
ya que son dependencias de la unidad y se identifica con el NIT de la tesorería de la
misma, lo cual legalmente se asemejaría con que la unidad esta contratando consigo
misma. Con base a las necesidades el ecónomo solicitara al oficial de logística, planear
la adquisición de materia prima para la elaboración mensual del pan requerido,
teniendo en cuenta la tabla constante para la compra de materia prima y productos
terminados, la cual se encuentra en el reglamento único para comisiones
administrativas de casinos del Ejército Folio 135 anexo “AD”. La materia prima
permanecerá almacenada en el Economato y será entregada diariamente al panadero
con su respectiva orden de suministro, con base en la parte del rancho, siendo
descargada de igual forma en el cuadro control de alimentación (Vituallas).

 Contrato sin Formalidades plenas para adquisición de víveres.

Se entiende por contrato sin formalidades plenas el que no requiere de cláusulas


obligatorias para el cumplimiento de su contenido, pliegos de condiciones,
licitaciones o actos administrativos previos para su adjudicación.

Los contratos de suministro de víveres no deben elaborarse de acuerdo con las


necesidades diarias, la unidad puede planear la adquisición de dichos elementos de
tal forma que elabore un contrato por veinte (20) o veinticinco (25) días, dejando
cinco (5) o diez(10) días para efectuar los ajustes con otro contrato, debido a los
movimientos de personal. Es perfectamente valido que un contrato al término de su
ejecución aparezca con una o mas remisiones o facturas como soporte de acuerdo
al número de entregas que haya efectuado el contratista. Es importante aclarar que
se puede elaborar un solo contrato tomando como base la apropiación disponible
para determinado rubro presupuestal, siempre y cuando se establezcan medidas de

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
control que permitan su correcta ejecución, para ello se requiere establecer
estándares de consumo de víveres requeridos para la confección de los alimentos,
esto con el propósito de evitar el desgaste administrativo que conlleva la
elaboración permanente de documentación y de hecho dar cumplimiento al principio
de economía consagrado en la ley de contratación administrativa. Así mismo se
recomienda expedir un solo CDP el cual podrá reducirse o adicionarse, sujeto y
garantizado por la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de
afectación para la adquisición de compromisos por este concepto.

4. RACIONES DE CAMPAÑA

Teniendo en cuenta las normas impartidas en la circular No. 272743 de fecha 16 de


julio del 2003, Directiva Logística de Intendencia No.2199879, Circular No. 2217
MDFCP-074 y Circular No. 001/03 CE-JEDEH-DIPER-EP y con el propósito de dar un
adecuado manejo a las raciones de campaña, se deben tener en cuenta las
siguientes instrucciones así:

La ración de campaña esta compuesta por una variedad de alimentos que


permiten que el consumidor los agrupe para la conformación del ciclo alimenticio
(desayuno, almuerzo y comida), pero para hacerlo debe tener conocimiento de las
clemencias de cada uno de ellos con el propósito de mantener el equilibrio
nutricional y satisfaga los requerimientos corporales acordes con las exigencias del
clima, topografía y tarea a desarrollar. Esta busca suministrar alimentos por un
periodo corto, en lo posible no se debe suministrar mas de cinco(5) días de ración
por cada ciclo de abastecimientos con el objeto de no desbalancear la nutrición del
soldado, alternando el consumo de la misma con la comida caliente.

Las reservas de alimentación que se efectúen por suministro de raciones de


campaña deben ser invertidas en su totalidad en la adquisición de víveres(no se
deben adquirir elementos diferentes) y revertirse nuevamente a las unidades con
una planilla de abastecimientos adicional, sin dar lugar a aprovechamiento para
otros fines distintos”. Las unidades llevarán un control individual de las raciones de
campaña recibidas de acuerdo a la orden de suministro emitida por el almacenista
de intendencia, fin establecer la reposición correspondiente en víveres(se
recomienda sean diferentes a los suministrados en los abastecimientos habituales,
pero que estén cotizados en la unidad asesora de contratación administrativa), sin
salirse del entorno de abastecimientos clase-I relacionados en la pagina 7 de esta
circular. Recordándose que con tales valores no se pueden adquirir raciones
confeccionadas toda vez que estos bienes se deben obtener por Gastos generales –
adquisición de bienes – materiales y suministros – raciones de campaña y la
partida de alimentación se ejecuta por gastos de personal.

Nota: Si se efectúan almuerzos especiales con estas reservas en el plan de


inversión se deberán relacionar uno a uno los elementos adquiridos para

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
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confeccionar dicho almuerzo, los cuales deben obedecer a la calidad y precios
cotizados previamente en la U.A.C.A. Si para dicho almuerzo se contrata un servicio
el proveedor que lo presta debe haber sido seleccionado en la misma y utilizará
igual procedimiento, relacionando uno a uno los elementos suministrados en el
menú.

Las raciones de campaña que se requieran para mantener los stock, deberán ser
suministradas por la Intendencia General del Ejército previa solicitud.

Cuando se suministran raciones de campaña al personal de Oficiales, Suboficiales y


personal Civil, los casinos que abastecen a los mismos adquirirán con el valor de la
estancia no suministrada, víveres(diferentes a los habituales y previamente
cotizados en la Junta de compras) y mediante una planilla de abastecimientos
revertirán nuevamente los mismos al personal en mención coordinando
previamente con el oficial de logística las fechas de los apoyos suministrados a los
soldados por el mismo concepto.

A si mismo los dineros reservados en la partida de alimentación causados por


suministro de raciones de campaña deberán ejecutarse en el mismo mes o máximo
acumularse hasta el mes siguiente, de no ejecutarse y no existir justificación
alguna, se descontaran por delegación ya que los valores no ejecutados por este
concepto aumentan los saldos en bancos.

Criterios de distribución: La Intendencia General del Ejército suministra raciones


de campaña periódicamente a las unidades operativas menores, por intermedio del
Fondo Rotatorio del Ejército tomando como base los efectivos de cada unidad.

Los Comandantes de las unidades tácticas deben controlar el empleo de la ración


de campaña, que este dentro de las necesidades reales de operaciones y de
instrucción.

5. CAJA MENOR

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.

De conformidad con lo establecido en la Circular No.168 del procedimiento


No.03/04 emitido de por la Dirección Financiera del Ministerio de Defensa Nacional
se establecen los siguientes procedimientos para la apertura, reembolso y
legalización de la caja menor:

Con base en la Resolución del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y teniendo


en cuenta los diferentes requerimientos de Cajas Menores de las Unidades
Ejecutoras el Comandante General de las Fuerzas Militares, Comandantes de cada
Fuerza y los Directores de las respectivas Unidades Ejecutoras emiten anualmente
la Resolución mediante la cual se autoriza la constitución de Cajas Menores en las
mismas, se fijan cuantías y se señala la clase de gastos que se pueden efectuar
con cargo a éstas.

Así mismo, se establece claramente la cuantía de las diferentes Cajas Menores


autorizadas en la vigencia(previa solicitud), el responsable para cada una de ellas,
la finalidad, el monto límite por rubro presupuestal, y las instrucciones
administrativas que se consideran pertinentes para su adecuado manejo.

Para su asignación las unidades en línea solicitan el PAC el día 1º enero(el cual se
asigna por una vez) sin sobrepasar la cuantía asignada por Resolución, Dineros
que se utilizan en la apertura y reembolsos de la caja menor para atender el pago
de los víveres frescos de las unidades destacadas en operaciones, teniendo en
cuenta que el mismo valor asignado es descontado en el PAC del mes de diciembre
por legalización definitiva de la caja menor.

 Apertura de la cuenta corriente:

De acuerdo con lo reglamentado Resolución de autorización de Cajas Menores,


el manejo de los recursos de Caja Menor se hará a través de una
cuenta corriente, ya sea que se trate de recursos Con o Sin Situación de
Fondos. No obstante, se autoriza el manejo de un monto en efectivo, para cada
vigencia.

De conformidad con el artículo 3º del Decreto 630 de 1996 las cuentas


corrientes que manejan recursos de Caja Menor serán responsabilidad de los
funcionarios encargados de su manejo. Las cuentas corrientes de Caja Menor
requieren de aprobación de la Dirección Financiera para que efectúe el ingreso y
validación de las mismas en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF
Nación incluyendo la exención del impuesto denominado: “Cuenta Reportada
Gravamen a los Movimientos Financieros

Las cuentas corrientes dentro de la denominación deben considerar el Nombre


de la Unidad Ejecutora o Regional en línea, nombre de la dependencia y objeto

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
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de la Caja Menor, por ejemplo: Ejercito Nacional –Dirección financiera - Caja
Menor –Partida de Alimentación Soldados.

En ningún caso podrán abrirse las cuentas corrientes a nombre del responsable
de la Caja Menor, Así mismo, se debe tener en cuenta que si la Unidad tiene
prevista la constitución de más de una Caja Menor, para cada una de ellas se
debe abrir su correspondiente cuenta corriente.

Para las Cajas Menores financiadas con recursos sin situación de fondos, el
Tesorero de la Unidad efectuará las consignaciones en las cuentas corrientes de
Caja Menor respectivas.

Una vez son creadas las Cuentas Corrientes en el Banco, el Perfil Presupuesto
incluye a través del Módulo de Egresos, mediante la RUTA: Ejecución -
Beneficiario/Cuenta los datos correspondientes. Así mismo, el perfil
Beneficiario/Cuenta adelanta el proceso de validación de dichas cuentas.

Nota: Cuando el responsable de la Caja Menor se encuentre en vacaciones,


licencia o comisión, el Ordenador del Gasto mediante acto administrativo podrá
encargar a otro funcionario debidamente afianzado determinando nombre y
lapso de la ausencia para el manejo de la misma mientras subsista la situación,
para lo cual sólo se requiere la entrega de los fondos y documentos mediante
arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar por escrito
en el libro de control respectivo.

 Reembolso, trámites y requisitos

Para efectos del reembolso el responsable de la Caja Menor elaborará una


“Relación de Gastos”, los cuales se harán en la cuantía de los gastos realizados,
teniendo como soporte el acta o recibo debidamente firmado por el comandante
de patrulla, suboficial ecónomo de patrulla y como mínimo 2 soldados de la
misma unidad sin exceder el monto asignado. El responsable de la Caja Menor
solicita el reembolso verificando que los documentos soportes de los gastos a
rembolsar (facturas, planillas, actas, etc.) se presenten en original, para el caso
de facturas comerciales éstas deben cumplir con los requisitos establecidos en el
artículo 617 del estatuto tributario, en concordancia con el artículo 40 de la Ley
223 de 1995, agrupando los soportes respectivos (ver ANEXO 11), en forma
mensual o por ciclos siempre y cuando se haya utilizado más de un 70%, del
monto autorizado. Es pertinente aclarar que dicha relación debe contar con el
visto bueno del Ordenador del Gasto y debe ser agrupada por rubros
presupuéstales.

El proceso de “reembolso” se debe realizar cuantas veces como sea necesario.

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
Los reembolsos se efectuarán a través del Sistema Integrado de Información
Financiera-SIIF, para lo cual se realizará una cadena presupuestal desde el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP, hasta el pago, sin la utilización
del primer CDP expedido en la apertura, ya que éste es el soporte para la
legalización definitiva de la Caja Menor.

 Legalización definitiva:

La legalización definitiva de las Cajas Menores constituidas durante la vigencia


fiscal, se hará una sola vez, a más tardar en la fecha establecida para el efecto
en la Resolución que emite la Dirección Financiera, debiéndose además
reintegrar el saldo sobrante, si lo hubiere, a la Tesorería.

Teniendo en cuenta la experiencia de años anteriores se recomienda que el


proceso de legalización de la Caja Menor se efectúe en la primera semana del
mes de diciembre, toda vez, que el proceso requiere de la participación de varias
instancias lo que conlleva tiempo y de no hacerse en forma oportuna y llegado el
cierre de vigencia fiscal se constituirá Rezago Presupuestal no concordante con
la realidad lo que generará observación por parte de los Entes de Control.
Además porque el Módulo CUN(en el SIIF) no tiene periodo de transición o
alternativas adicionales.

El responsable de la Caja Menor responderá fiscal y pecuniariamente por el


incumplimiento en su legalización oportuna y por el manejo del dinero que se
encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiere
lugar.

 Requisitos para la legalización

Solamente para la legalización de la Caja Menor, el responsable deberá


consignar en la Tesorería el monto de las deducciones practicadas sobre los
pagos efectuados, es decir, aquellas deducciones aplicadas sobre los bienes y/o
servicios del último reembolso, obteniendo a cambio de ello el Comprobante de
Ingreso respectivo, el que adjuntará a los documentos soporte que van anexos a
la Relación de Gastos.

En la misma forma que para el reembolso, la “Relación de Gastos” deberá contar


con el Visto Bueno del Ordenador del Gasto y remitirse Dirección Financiera,
para su legalización con cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal
inicial, surtiendo el trámite de la cadena presupuestal, es decir, tomando como
base dicho certificado se procede a elaborar el registro de bienes y servicios,
compromiso, entrada del bien o cumplimiento del servicio y la obligación por el
valor bruto de la misma.

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SOLDADOS.
 Aspectos a tener en cuenta en el manejo de cajas menores

En caso que la Unidad Ejecutora o Regional en Línea requiera un mayor número


de Cajas Menores o una cuantía superior a la máxima autorizada por Resolución,
es necesario elevar solicitud motivada a la Dirección Financiera, para efecto de
tramite, análisis, gestión y autorización, ante la Dirección de Finanzas del
Ministerio de Defensa.

El Ordenador del Gasto deberá constituir las fianzas y garantías a que haya
lugar, con el fin de proteger los recursos del Presupuesto General de la Nación
asignado a la Fuerza.

En ningún caso se podrán abrir cuentas corrientes a nombre del responsable de


la Caja Menor.

No se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya


legalizado el gasto anterior. En caso de que esto suceda, quien efectúa la
entrega incurrirá en causal de mala conducta.

Está terminantemente prohibido realizar con los recursos de Cajas Menores las
siguientes operaciones:

 Fraccionar compras de un mismo elemento.

 Realizar desembolsos con destino a órganos diferentes de su propia


organización.

 Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el art. 39 de la Ley


80/93, deben constar por escrito.

 Reconocer y pagar gastos por concepto de Servicios Personales, y las


contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

 Cambiar cheques o efectuar préstamos.

 Si una Caja Menor queda inoperante no se podrá constituir otra o


reemplazarla, hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.

 Sólo se podrá manejar en efectivo hasta el valor que haya sido autorizado en
la Resolución de Cajas Menores.

 Los Ordenadores del Gasto que tengan autorizada Caja Menor deberán
efectuar la apertura de los libros para que el responsable contabilice
diariamente las operaciones que afectan la Caja Menor indicando: fecha,

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imputación presupuestal del gasto, concepto y valor según los comprobantes
que respalden cada operación.

 Con el fin de garantizar que las operaciones de Caja Menor estén


debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y
que los saldos correspondan, las respectivas dependencias de presupuesto,
deberán efectuar arqueos periódicos y sorpresivos independientemente de la
verificación por parte de las Dependencias de Control Interno.

 Si se cancela una Caja Menor, el titular la legalizará en forma definitiva,


reintegrando el saldo de los fondos que recibió y se saldará la cuenta
corriente.

 Todos los servidores comprometidos en el proceso de autorización, apertura,


reembolso, legalización, manejo y reintegro de Cajas Menores deberán
propender por el autocontrol en todas y cada una de las actividades que se
realicen.

VI.MECANISMOS DE CONTROL

- CRUCES DE VERIFICACIÓN PARA EL CONTROL DE LA PARTIDA DE


ALIMENTACIÓN

 Documentación base de la revista

- Partes Diarios de Rancho.


- Planillas de Devolución.
- Planillas de Abastecimiento área.
- Deducciones (Se debe tener en cuenta si han sido reportadas, si se tienen
reservadas se deben sumar).
- Cuenta Fiscal
- Informes y delegaciones de alimentación
- Parte de personal(panumper)
- UACA
- Menú valorizado
- Libro turno de vacaciones soldados profesionales
- Orden suministros raciones de campaña
- Actas de observaciones a las nóminas
- Libro control de alimentación
- Ordenes del día

 Devoluciones de alimentación

- Se selecciona un determinado mes.

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SOLDADOS.
- De acuerdo a los partes de rancho se suman los soldados que disfrutaron
licencias y permisos.
- El total del número de soldados que disfrutaron licencias y permisos se
multiplica por el total de la partida de alimentación, lo cual debe ser igual a la
sumatoria total de las planillas de devolución de alimentación por licencias y
permisos.

 Planillas de abastecimientos

- Se toman los partes de rancho de un determinado mes.


- Se seleccionan las planillas de abastecimientos del mismo mes.
- Con el parte de rancho se tiene en cuenta el número de efectivos por compañía,
unidades fundamentales o contraguerrillas.
- Se verifica que las anteriores compañías estén abastecidas durante el mes (uno,
dos o tres ciclos).
- Unidad Fundamental que no haya sido abastecida deberá figurar en el parte de
rancho comiendo en mesa o se efectuara devolución de alimentación.
- De no contemplarse en ninguno de los parámetros anteriores o comprobarse
que haya sido agregada a otra unidad, se establecerá un evidente faltante de
alimentación.

 Raciones de campaña

- Se toman las planillas de abastecimientos por unidades tácticas, fundamentales,


contraguerrillas y bases fijas de patrullaje, verificando que las raciones de
campaña estén incluidas en las mismas. De no ser incluidas se verificaran las
ordenes de suministro de raciones de campaña del almacén de intendencia y los
cuadros de distribución para determinar la cantidad entregada a cada unidad.

- Una vez establecida la cantidad entregada a cada unidad se verifica la existencia


acumulada en cada unidad que aun no haya sido gastada.

- El numero de raciones de campaña gastadas cada mes por cada unidad se


multiplicaran por el valor de la estancia correspondiente y vigente para ese mes
y el valor resultante será el valor invertido en mejoras.

 Partes de rancho

- Se toman los efectivos por unidades fundamentales.

- Deben discriminar detalladamente todas las novedades, efectivos, agregados,


abastecidos, licencias, permisos etc.

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SOLDADOS.
- Los soldados que son abastecidos no deben comer en mesa; así mismo a los
soldados que se les efectúa devolución de alimentación no deben ser
abastecidos, ni deben comer en mesa

 Orden de giro, delegación o parte demostrativo PAC

- Se tienen en cuenta el número de estancias giradas.


- Se descargan los compromisos adquiridos (contratos de bienes y servicios).
- Se tienen en cuenta las devoluciones de alimentación, presupuesto de soldados
agregados a otras unidades.
- El valor total de las estancias giradas menos las deducciones, descuentos y
reservas debe ser igual a las ejecutadas o literales anteriores.
- Cuando los ranchos se encuentran cedidos al Fondo rotatorio o terceros se
confrontan el número de soldados que comen en mesa contra las estancias
canceladas.

 Cruces de cuentas.
- Se ejecuta el cruce de cuentas cuya responsabilidad pertenece al Comando de la
unidad debiendo ser efectuado por el Ejecutivo y Segundo Comandante entre:

- Jefe de presupuesto
- Contaduría
- Oficial de logística

 Documentos que se deben verificar.

Intendencia local:
- Acta del cruce del mes anterior
- Libro control de contratos de alimentación
- Libro de comprobantes de egresos
- Libro de Bancos

Tesorería
- Libro de Bancos
- Acreedores varios por devoluciones de alimentación

Sección de contabilidad
- Libro de Bancos
- Apropiaciones

Sección de presupuesto.
Debe realizar un minucioso cruce cuentas con aplicativo resolución 36 y SIIF,
con el propósito de evitar solicitudes de fondos para cancelar facturas vencidas
sin que se haya constituido el compromiso presupuestal y contable respectivo.

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- Verificar la cadena presupuestal
- Las contadurías de las unidades que se encuentran en línea con el SIIF, deben
mantener una buena comunicación, con el propósito de establecer una
adecuada planeación en el suministro de la alimentación soldados.

VII. ASPECTOS A VERIFICAR

Los sobrantes de alimentación coinciden con el acta de revisión a la nomina.

El valor de la reserva para gastos especiales de alimentación se calcula teniendo


en cuenta el total de estancias giradas para los soldados orgánicos.

Existe el plan de inversión y las reserva para gastos especiales de alimentación


se esta invirtiendo en actividades protocolarias establecidas como son:
licenciamientos, juramentos de bandera, día del arma y de la fuerza, otros de
conformidad con lo establecido en la ley.

La unidad reserva o no utiliza el PAC de alimentación del personal de soldados


desertores, vacaciones o quienes se encuentran dados de baja.

En el acta de revisión a la nomina se registra la novedad en la cual aparece


como desertor o dado de baja el soldado o alumno.

El Jefe de personal informa oportunamente las novedades de personal de


soldados, para su respectiva corrección.

La unidad reporta el 20 de cada mes (o las fechas que se determinen) El pac y/o
las novedades de alimentación a la sección de Ejecución Presupuestal.

El Oficial de Servicio lleva el libro control de alimentación.

Las facturas y/o remisiones son firmadas por el Oficial de servicio.

El Jefe de Personal elabora las planillas de devolución de alimentación del


personal de soldados que sale de licencia o permiso a partir de las 24 horas.

Las planillas de devolución de alimentación se cancelan antes de que el soldado


sale de permiso.

Los días cancelados por concepto de devoluciones de alimentación coinciden con


los autorizados en la orden del día de la Unidad.

Los partes de rancho coinciden con la fecha que los soldados se encuentran con
permiso o licencia.

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SOLDADOS.

Las raciones de campaña suministradas a las unidades tácticas, fundamentales,


contraguerrillas, grupos de apoyo y bases fijas de patrullajes son relacionadas
en las planillas de abastecimientos y corresponden a las suministradas por el
almacenista de intendencia.

La cantidad de víveres suministrados diariamente por el ecónomo para la


confección de los alimentos corresponden al número de soldados del parte de
rancho y tabla de porciones.

Los elementos incluidos en las planillas de abastecimientos obedecen a los


víveres, marca, peso, cantidad y precios cotizados en la U.A.C.A. y el plan de
abastecimientos.

Las vacaciones de los soldados profesionales son incluidas en la orden del día y
en el libro de vacaciones.

Cuando se efectúan adiciones en las delegaciones de alimentación por


incorporaciones, licenciamientos, incorporaciones u otros por mayor valor, se
realizan los reintegros correspondientes.

Los dineros correspondientes a la partida de alimentación del personal de


soldados secuestrados o desaparecidos, son reservados y/o constituidos en
acreedores varios por la unidad.

Cuando se licencian soldados con fecha anterior a la establecida por la directiva


de instrucción y entrenamiento, la unidad reintegra lo partida de alimentación
por los días sobrantes (teniendo en cuenta que dicha novedad es informada con
anterioridad por la dirección de personal)

Efectué una encuesta verbal (mínimo 20 soldados) sobre la calidad, cantidad y


confección de la alimentación y cumplimiento del menú estipulado, en el rancho
de tropa.

Se lleva el libro control de alimentación por el oficial de servicio, donde los


soldados conceptúan sobre la calidad, cantidad y confección de los alimentos,
dejando periódicamente la constancia de las correcciones efectuadas

Efectué un cruce a la nomina estableciendo el numero de soldados profesionales


a los cuales se les presupuesta la prima de vacaciones y verifique si a estos se
les reserva y reintegra la partida de alimentación, en cumplimiento a lo
establecido.

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
Los elementos incluidos en las planillas de abastecimientos deben coincidir con
lo cotizado en la unidad asesora de contratación administrativa y en el plan de
abastecimientos.

Se reserva la partida de alimentación de los soldados que se retardan a las


licencias y permisos.

Cuando se licencia el personal de soldados con fecha anterior a la que establece


la Directiva de Instrucción y Entrenamiento, la unidad reintegra los valores por
los días sobrantes de alimentación.

Los soldados que se incluyen en el parte numérico elaborado por el Jefe de


personal coinciden con los situados en nómina y delegación de alimentación.

Cruzar los abastecimientos para establecer que si las unidades fundamentales no


abastecidas consumen alimentación en el rancho de tropa, salen a licencia o se
les suministran raciones de campaña.

Verificar los contratos de servicio a terceros por suministro de la alimentación a


los soldados para establecer si se cumple con las cláusulas establecidas.

Se esta reservando y constituyendo en acreedores varios la partida de


alimentación de los soldados secuestrados.

Las unidades reservan los dineros por concepto de la alimentación de los


soldados que son enviados por trambul al BASAN, Comisión al SINAI y cursos
ESPRO-EMSUB.

El libro radicador de contratos y de alimentación coinciden con el PAC asignado


en el mes.

El saldo de apropiación de la partida de alimentación obedece al promedio del


valor situado por delegación o asignado al PAC.

Se aplican las normas establecidas en lo referente a la reserva y reporte de las


estancias de alimentación para el personal de soldados profesionales que salen a
vacaciones

NOTA: No acepte por ningún motivo que se saquen dineros de la partida de


alimentación de los soldados para obras, regalos, reparaciones, etc. ¡NO HAY DELITO
PERFECTO! y usted es el responsable de este tipo de PECULADO.

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SOLDADOS.

VIII. LECCIONES APRENDIDAS

 En el Batallón X, los dineros de caja menor se manejaban a través de préstamos


en efectivo que efectuaba el fondo Rotatorio del Ejército, para cubrir los gastos
de víveres frescos. Estos eran consignados directamente por el FRE a la
cuenta de ahorros personal del funcionario delegado para su manejo
(aproximadamente 70.000.000 por cada reembolso), en repetidas ocasiones
permanecía con los dineros por mas de cinco días en su cuenta, y en una
ocasión desapareció con los dineros consignados.

 En el Batallón X, manejaba regalías de fondo interno de ECOPETROL, la


alimentación era suministrada directamente por esta empresa y la partida de
alimentación que se asignada por delegación era legalizada en mejoras,
almuerzos especiales, los cuales nunca fueron suministrados al destinatario final.

 Una unidad X, donde un soldado salió para el BASAN por trambul, y fue
destinado a cumplir una dieta especial en la casa, mencionado llamaba a la
unidad de origen para que le consignara la respectiva devolución de
alimentación y efectivamente la unidad le consignaba y a la vez se presentaba
periódicamente al BASAN, quien también le efectuaba devolución de
alimentación.

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.

IX.CONCLUSIONES

La partida de alimentación es uno de los rubros más importantes y de mayor


cuidado en el área administrativa, para lo cual la cartilla es la base guía para su
correcta ejecución.

La continuidad de los procesos administrativos y su correcta ejecución nos llevan


con miras a alcanzar las metas previstas por la institución, para el cumplimiento de
su misión.

El desarrollo del trabajo nos permitió establecer la importancia de consolidar en un


solo documento, la información relacionada con los recursos asignados para la
partida de alimentación del soldado, ya que facilita en forma ágil y oportuna la
ejecución y control de la misma.

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.

X. RECOMENDACIONES

Tener en cuenta el perfil de la persona que se encargará de la administración y


ejecución de la partida de alimentación.

Se hace necesario que todos los cargos y funcionarios que se desempeñen en las
diferentes áreas administrativas, adquieran compromiso y sentido de pertenencia
para optimizar recursos y obtener una mayor eficiencia y eficacia en el desarrollo
del tren administrativo.

Se requiere capacitar al personal antes de que se posesione de su cargo en cada


una de las Unidades, para evitar al máximo los errores en la ejecución de esta
partida por desconocimiento.

“RECUERDE QUE EL DESCONOCIMIENTO DE LA LEY, NO LO EXIME DE LA


RESPONSABILIDAD”.

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SOLDADOS.

XI.BIBLIOGRAFÍA

Resolución Ministerial No.0230 del 14 de mar de 2006

Vademécum financiero.

Circular No. 227770 de fecha 07 enero de 2004, Manejo alimentación soldados.

Circular No. 272743 de fecha 16 de julio de 2003, Manejo raciones de campaña

Circular No. 189116 de fecha 04 de agosto de 2002

Ley 190/95 Estatuto Anticorrupción

Listas de Verificación

Instructivo para el manejo de la partida de alimentación soldados

Resolución Ministerial No.0121 del 11 de febrero del 2004

ESTE DOCUMENTO FUE LABORADO POR EL SEÑOR SV. ULISES BLANDÓN


MORENO, CON BASE A LA EXPERIENCIA ADQUIRIDA Y LA RECOPILACIÓN
DE LAS INQUIETUDES MAS SENTIDAS Y MANIFESTADAS POR LAS
UNIDADES, ASI COMO LAS NORMAS CIRCULARES, DIRECTIVAS DECRETOS Y
RESOLUCIONES VIGENTES CON EL FIN DE ADAPTARSE A LA EVOLUCION Y
NUEVAS METAS QUE IMPONE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO EN TODAS
SUS FASES.

Bogota, agosto 01 de 2006

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
XII. GLOSARIO

APROPIACIÓN : Autorización dada por el Ministerio de Hacienda para el


gasto nacional

ESTANCIA : Valor diario de la alimentación

SIIF : Sistema de información financiera

RUBRO : Códigos de clasificación que el ministerio de defensa


asigna para el manejo del presupuesto

PAC : Autorización de pago dada a la solicitud elevada por las


Unidades.

AUDITORIA : Control efectuado con el fin de prevenir anomalías

DELEGACIÓN : Informe en el cual relacionan los dineros que le van a


situar a la unidad

ORDEN DE SUMINISTRO: Autorización dada por el área de logística para la entrega


de un elemento

DEDUCCIONES : Valor descontado por determinar que no pertenece al


beneficiario o liquidado en exceso

RESERVAS : Valor que se deja disponible para pago de vacaciones o


alimentación suministrada por otras unidades

Presupuesto. Es la herramienta que le permite al sector público cumplir con la


producción de bienes y servicios públicos para satisfacción de las necesidades de la
población de conformidad con el rol asignado al Estado en la economía y sociedad del
país.

Partida de Alimentación. Son los dineros asignados por el Gobierno Nacional para
la alimentación diaria del personal de soldados. Por el cual se pueden adquirir
abastecimientos clase I.

SIIF. Es una herramienta sistemática de información de base contable, en tiempo real,


que sirve para integrar y estandarizar las áreas presupuéstales, contables y de
tesorería para evaluar la gestión financiera en cada uno de los órganos que hacen
parte del presupuesto nacional.
UACA. Reunión de varias personas, para determinar el proveedor en la ejecución de
las partidas fijas y de alimentación.

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
Proceso de Reserva para Gastos Especiales de Alimentación (Fondo
Específico). Descuento que se le hace a cada soldado del valor de la estancia diaria
asignada, según resolución que expide cada año el Ministerio de Defensa Nacional
para ser utilizado en las actividades protocolarias establecidas en la misma.

Parte de Rancho. Es un documento que se debe elaborar en forma demostrativa de


acuerdo al formato, los responsables son el jefe de Potencial humano y los
coordinadores de las compañías, los cuales deben llevar la relación de los soldados que
están: abastecidos, los que comen en mesa, dispensario y hospitalizados, agregados,
licencias, vacaciones, quedados de contingente por sanidad y justicia.

Menú. El menú es un documento que se debe elaborar con el propósito de


proporcionar una alimentación balanceada que cumpla las especificaciones
nutricionales adecuadas y necesarias en calorías y proteínas para la actividad física que
desarrollan los soldados, sin dar lugar aprovechamiento para otros fines distintos.

Solicitud de Abastecimientos Personal en el Área. Es un documento que elabora


el coordinador de cada compañía con base en la situación de personal que se va a
abastecer dentro del ciclo correspondiente, el cual va dirigido al ordenador del gasto o
ejecutivo y segundo Cdte.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP). Es el documento expedido


por el jefe de presupuesto (intendente local, comandante de la compañía de ASPC o
jefe de la sección administrativa) o quien haga sus veces, a través del software de
resolución 36 o SIIF, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal
disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al
presupuesto de la respectiva vigencia fiscal.

Contrato sin Formalidades Plenas. Se entiende por contrato sin formalidades


plenas el que no requiere de cláusulas obligatorias para el cumplimiento de su
contenido, pliegos de condiciones, licitaciones o actos administrativos previos para su
adjudicación

Certificado de Registro Presupuestal (CRP). Constituye requisito indispensable para


iniciar la ejecución de un contrato, es responsabilidad del jefe de presupuesto o quien
haga sus veces.

Obligación. Es el monto adeudado, producto del desarrollo de los compromisos


adquiridos por el valor equivalente a los bienes recibidos, servicios prestados y demás
exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos no pagados que se hayan
pactado en desarrollo de las normas presupuéstales y de contratación administrativa.

Orden de Pago. Es el acto administrativo por medio del cual el ordenador del gasto
reconoce a favor de un tercero, de acuerdo con la naturaleza del gasto, una obligación
o cuenta por pagar.

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
ANEXO. 1
PARTE DIARIO DE RANCHO PARA PERSONAL ALUMNOS, CADETES O SOLDADOS
LUGAR FECHA:
M D N UNIDAD: No.
MINISTERIO DEFENSA NACIONAL DEPENDENCIA:
NOMBRE RESPONSABLE DEL PARTE FECHA
DETALLE DE LA SITUACIÓN DEL PERSONAL

UNIDAD FUNDAMENTAL,COMPAÑÍAS O
EQUIVALENTES
CONCEPTO TOTALES
TOMAN ALIMENTOS A B C D E F
1, EN MESA
2, GUARDIA
3, SALA DE ARRESTO-DETENIDOS
4, DISPENSARIO-ENFERMERIA
5, AGREGADOS ORGANICOS DE OTRAS UNIDADES
6, DISTRITO
7, OTROS
TOTAL TOMAN ALIMENTACIÓN EN MESA (a)
NO TOMAN ALIMENTACIÓN
1, AREA DE OPERACIONES
2,CIE-Y BASES FIJAS
3, HOSPITAL MILITAR-BASAN
4, TRAMBUL
5,LICENCIA(RECUPERACIÓN)
6,PERMISOS
7, ESTAFETA UNIDADTAC.
8,ESCOLTAS
8, DESERTORES
9,COMISIÓN
10,CURSOS
11, ENFERMERÍA
12, EVADIDOS
13,INCAPACIDAD RELATIVA
14, RETARDADOS
15,VACACIONES SLP
16,AGREGADOS A OTRAS UNIDADES
17,OTROS
TOTAL NO TOMAN ALIMENTACIÓN (b)
TOTAL SOLD EFECTIVOS SEGÚN NOMINA . (a+b)
1, AGREGADOS
2,OTROS
TOTAL AGREGADOS Y OTROS (c)
TOTAL UNIDAD + AGREGADOS (a+b+c)
ELABORADO POR: __________________________________ Vo.Bo. _______________________

JEFE DE POTENCIAL HUMANO OFICIAL SERVICIO

NOTA: se recomienda elaborar este parte en hoja de calcula Excel para obtener las formulas.

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
ANEXO. 2

FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

EJERCITO NACIONAL

PARTIDA DE ALIMENTACION SOLDADOS

TABLA DE PORCIONES PROPUESTA PARA DIETA DE 3000 CALORIAS APROX.

PROTEINAS 12% VCT


GRASAS 28% VCT
CARBOHIDRATOS 60% VCT

ELEMENTO U/MEDIDA No.PORCIONES TAMAÑO PORCION


Aceite x1000cc Frasco 50 20 cc
Aceite Freír Litro 33 30 cc
Aguacate Unidad 4 50 gr
Ahuyama Kilo 20 50 gr
Ajo Kilo 1000 1 gr
Apio Kilo 200 5 gr
Arracacha Kilo 10 100 gr
Arroz seco Kilo 8 125 gr
Arveja verde seca Kilo 20 50 gr
Arveja sopa Kilo 70 15 gr
Atún x180 grs Lata 4 45 gr
Avena x 400 grs Tarro 25 16 gr
Azúcar Kilo 33 30 gr
Azúcar café Kilo 30 33 gr
Buñuelo Unidad 1 80 gr
Café molido Kilo 120 8 gr
Callo(mondongo) Kilo 10 100 gr
Canela Libra 1000 1 gr
Carne de res(porción) Kilo 8 125 gr
Carne molida Kilo 8 125 gr
Carne para mixto Kilo 20 50 gr
Cebolla cabezona(ensalada) Kilo 40 25 gr
Cebolla cabezona(guiso-seco) Kilo 100 10 gr
Cebolla larga para todo uso Kilo 100 10 gr
Color Libra 5000 0,1 gr
Comino Libra 5000 0,1 gr
Costilla Kilo 5 200 gr
Cuchuco de trigo Kilo 50 20 gr

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
Chocolate Libra 24 20 gr
Cilantro(sopa) Libra 200 2,5 gr
Espinaca Kilo 100 10 gr
Fresco Kilo 33 30 gr
Fresco panela limón Kilo 33 30 gr
Fríjol Kilo 20 50 gr
Garbanzo Kilo 20 50 gr
Garra Kilo 30 33 gr
Gaseosa Litro 5 200 cc
Habichuela Kilo 25 40 gr
Harina de trigo Libra 50 20 gr
Huevo Unidad 1 50 gr
Jamoneta 180 gms Lata 4 45 gr
Laurel tomillo Atado 500 1 gr
Leche liquida * litro Bolsa 5 200 cc
Leche en polvo*400 gms Bolsa 24 16 gr
Lenteja Kilo 20 50 gr
Maggi Cubo 15 1 gr
Mantequilla Kilo 100 10 gr
Mayonesa Garrafa 300 10 gr
Mazorca Kilo 6 160 gr
Menudencias Kilo 16 62 gr
Mortadela*2 tajadas(jamón) Unidad 1 40 gr
Pan Unidad 1 50 gr
Panela Unidad 10 50 gr
Papa seco Kilo 6 125 gr
Papa sopa o sancocho Kilo 20 50 gr
Papa criolla Kilo 6 125 gr
Pasta seco Kilo 20 50 gr
Pasta sopa Kilo 50 20 gr
Pepino cohombro(ensalada) Libra 15 30 gr
Perejil Kilo 1000 1 gr
Pimentón sopa Kilo 100 10 gr
Pescado Kilo 5 200 gr
Plátano Libra 4 125 gr
Plátano(sancocho) Kilo 20 50 gr
Pollo Kilo 8 125 gr
Pulpa de fruta Kilo 20 50 gr
Que Queso Kilo 20 50 gr
Remolacha Kilo 20 50 gr
Repollo Kilo 33 30 gr
Sal Kilo 200 5 gr
Salchicha(uds) Unidad 1 50 gr

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
Salchichon*500 gms Barra 15 33 gr
Salsa de tomate Garrafa 300 10 gr
Salsa negra Galón 300 10 gr
sardinas Lata 4 112 gr
Tamal Unidad 1 150 gr
Tomate(ensalada) Kilo 20 50 gr
Tomate chonto(guiso) Kilo 100 10 gr
Vinagre en salsa Galón 300 10 cc
Yuca Kilo 6 166 gr
Yuca(sancocho) Kilo 20 50 gr
Zanahoria(ensalada) Kilo 20 50 gr
Zanahoria(sopa) Kilo 65 15 gr

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
ANEXO. 3

FORMATO PLANILLA DE ABASTECIMIENTOS

FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

EJERCITO NACIONAL
LUGAR Y FECHA

PLANILLA DE ABASTECIMIENTOS No. ___________

CORRESPONDIENTE AL PRIMER CICLO DE ABASTECIMIENTO DEL LAPSO COMPRENDIDO ENTRE EL _______ Y EL


______ DE LA COMPAÑÍA ___________

RACIONES DE CAMPAÑA
DÍAS VALOR
SOLDADOS VALOR TOTAL
ABASTECIDOS ESTANCIA

VÍVERES FRESCOS %
VÍVERES SECOS %

ITEM ELEMENTO UNIDAD DE CANTIDAD


MEDIDA VR UNITARIO VALOR TOTAL

TOTAL 0,00

Ecónomo Comandante de la Compañía

Oficial de logística Ordenador del Gasto

Comandante de la Unidad

Nota: relacionar los soldados abastecidos en lista anexa o al respaldo de


este documento.

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
ANEXO. 4
ACTA DE REVISIÓN A LA NOMINA

FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

EJERCITO NACIONAL

ACTA No________/
REG. AL FOLIO________/
LUGAR Y FECHA : Bogota D.C
INTERVIENEN : Comandante de la unidad.
Ejecutivo y Segundo Comandante
Oficial de Logística
Jefe de Presupuesto
Jefe Desarrollo Humano
Tesorero
Contador

ASUNTO : QUE TRATA DE LA REVISION DE NOMINAS DE OFICIALES Y


SUBOFICIALES, SOLDADOS Y CIVILES CORRESPONDIENTE AL
MES___________.____________________________________
Al efecto se procedió con los siguientes resultados:

I. NOMINA DE OFICIALES, SUBOFICIALES Y CIVILES


A. HABERES Y PRIMAS DEJADOS DE LIQUIDAR
Se relaciona el personal con esta novedad.

B. HABERES Y PRIMAS LIQUIDADOS EN EXCESO


Se relaciona el personal, la novedad, el valor liquidado en exceso y el valor total.

C. PERSONAL INCLUIDO EN NOMINA QUE NO TIENE DERECHO


Se relaciona el personal, fecha de la novedad en la cual fue dado de baja o
abandonó el servicio, valor de los haberes y valor total.

D. PERSONAL QUE FIGURA EN NOMINA, NO LABORO Y TIENE DERECHO A LOS


TRES MESES DE ALTA

1. Oficiales y Suboficiales con quince (15) años o más de servicio o con


derecho a pensión de invalidez, salvo que la separación sea absoluta.

2. Por fallecimiento del Oficial o Suboficial en servicio activo.

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.

3. Por fallecimiento en cautiverio del Oficial o Suboficial prisionero.

4. Personal civil con más de diez (10) años de servicio que se retira por
causa distinta a mala conducta, abandono del cargo o incumplimiento de
los deberes inherentes al mismo.

5. Personal civil que fallezca con más de diez (10) años de servicio.

6. Personal civil retirado con derecho a pensión.

7. Personal militar y civil desaparecido que al término de dos (2) años no


aparezca.
II. NOMINA DE SOLDADOS
A. BONIFICACIONES DEJADAS DE LIQUIDAR
Se relaciona el personal con esta novedad

B. BONIFICACIONES LIQUIDADAS EN EXCESO


Se relaciona el personal, la novedad, el valor liquidado en exceso y el valor
total.

C. SOLDADOS DESERTORES
Se relaciona el personal con la fecha de la novedad y el valor liquidado.

D. PERSONAL QUE FIGURA EN NOMINA, NO LABORO Y TIENE


DERECHO

1. Soldados dados de baja por incapacidad relativa o absoluta y


permanente.

2. Bonificaciones de soldados no orgánicos de la Unidad.

Estos valores no deben ser reintegrados hasta tanto no se coordine con la


Sección de Soldados y el Departamento de Sistemas del Comando del
Ejército.
III. OBSERVACIONES
El suscrito Jefe de Personal del Batallón
_______________ autoriza al Señor Tesorero para que deduzca de la nómina
correspondiente al mes de __________ los valores del personal que no tiene derecho
a los mismos de acuerdo a la presente acta.
FIRMAS DE QUIENES INTERVIENEN

NOTA: ESTA ACTA LA DEBEN ELABORAR TODAS LAS SECCIONES DE PERSONAL DE


LAS UNIDADES INCLUYENDO AQUELLAS CENTRALIZADAS EN EL BASPC, LA CUAL
DEBE SER ENVIADA A LA TESORERIA DEL BASPC PARA LOS AJUSTES RESPECTIVOS

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
ANEXO. 5
FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

EJERCITO NACIONAL
FECHA,
No.____________/XX-XXX-XXX
Señores EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
CÓDIGO UNIDAD UNIDAD
UNIDADES A CARGO MES
FORMATO ÚNICO PARA REPORTE NOVEDADES PARTIDA ALIMENTACIÓN SOLDADOS UNIDADES
FUERA DE LINEA

I. SUMINISTROS ALIMENTACIÓN PERSONAL DE OTRAS UNIDADES


UNID.APOYA - UNID.APOYADA No.SOLDADOS DÍAS VR.ESTANCIA VR.TOTAL
AAA X X X X XX
SUBTOTAL XX
BBB X X X X XX
SUBTOTAL XX
T. A GIRAR XXX
UNID.APOYA: PUEDE SER LA CONTADURÍA PPAL O ALGUNA DE LAS UNIDADES A CARGO SEGÚN
CORRESPONDA.
UNID APOYADA : UNIDAD A QUIEN SE LE ESTA SUMINISTRANDO ALIMENTACIÓN.
TOTAL A GIRAR: CORRESPONDE A LA SUMATORIA DE LOS SUBTOTALES.
II. SOBRANTES
CONCEPTO-RC
UNIDAD (10-12) No.SOLDADOS DÍAS VR.ESTANCIA VR.TOTAL
AAA X X X XX

SUBTOTAL MES XX
SUBTOTAL MES ANTERIOR XX
TOTAL A DESCONTAR XX
CONCEPTO: SALDOS SIN EJECUTAR, RESERVAS SIN SOPORTES NO COBRADAS, DINEROS GIRADOS DE
MAS, ETC. INDICAR EL RECURSO PPTAL.10 o 12 SEGÚN CORRESPONDA.
DEDUCCIONES NOMINA: ÚNICAMENTE DEBE REPORTARSE AQUÍ, LOS DEDUCIDOS DE ACUERDO AL ACTA
DE REVISIÓN DE NOMINA, DINEROS GIRADOS DE MAS, ETC
SEGÚN REPORTE ACTA REVISIÓN NOMINA QUE SE DEBE VERIFICAR EN LISTADO DE NOVEDADES ANEXO
AL GIRO DE ALIMENTACIÓN.
III. FALTANTES
UNIDAD CONCEPTO No. SOLDADOS DÍAS VR. ESTANCIA VR. TOTAL
AA X X X X XX

TOTAL
CONTADURÍA PPAL. XX
CONCEPTO :DESCUENTOS DOBLES (ANEXAR SOPORTES).
NOTA IMPORTANTE : ESTE REPORTE TIENE PLAZO DE ENTREGA EL 20 DE CADA MES O LAS FECHAS QUE
SE ESTABLEZCAN POR LA SECCION DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL CADA MES
ES INDISPENSABLE EN ESTE PROCESO QUE HAYA UNA BUENA COMUNICACIÓN, COORDINACIÓN Y SOBRE
TODO PLANEACIÓN (MENSUAL)CON EL FIN QUE LAS UNIDA-
DES PRESENTEN LA MENOR CANTIDAD DE NOVEDADES EN EL GIRO.
ESTE FORMATO DEBE ELABORARSE EN FORMATO ESTANDAR TAMAÑO CARTA.
FIRMA ORDENADOR DEL GASTO
ANEXO. 6
PARTE DEMOSTRATIVO PARA ASIGNACIÓN DE PAC ALIMENTACIÓN SOLDADOS
UNIDADES EN LINEA CON EL SIIF.
FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.

EJERCITO NACIONAL
BATALLON DE________ No.________
Lugar y fecha,
No. _/ DIV-BR-BAS-ILO-400

ASUNTO Solicitud PAC Alimentación Soldados

AL Señor Coronel
Director de Personal Ejército
Bogotá

Respetuosamente me permito solicitar se tenga en cuenta la


asignación de PAC en la partida de alimentación Soldados para el mes de ________ de acuerdo
al siguiente parte demostrativo elaborado por la oficina de presupuesto de esta Unidad así:
UNIDAD 30111131100 BATALLON___________No_________
VR.
EFECTIVOS No. NOVEDAD No. ESTANCIA TOTAL VR/ TOTAL
SL DIAS S ESTANC DINEROS
V/r.Alimentació Estanci
n 28 Dragoneantes 30 4120 840as $ 3.460.800,00
V/r.Alimentació Estanci
n 16 Soldados Prof. 30 4120 480as $ 1.977.600,00
V/r.Alimentació Estanci
n 353 Soldados Reg. 30 4120 10.590as $ 43.630.800,00
V/r.Alimentació
n 21 Soldados Bach. 30 1134 630 $ 714.420,00
TOTAL 418 12.540 49.783.620,00

ADICION PERSONAL DE OTRAS UNIDADES


VR.
ADICION
No. NOVEDAD No. ESTANCIA TOTAL VR/ TOTAL
PPTO
SL DIAS S ESTANC DINEROS
Adición Agregados xxxxxx 180Estanci $ 741.600,00
6 30 4120 as
TOTAL ADIC. 6 390 $ 741.600,00
VR.
DESCUENTOS No. NOVEDAD No. ESTANCIA TOTAL
SL DIAS S ESTANC VR/ TOTAL
Descuento 1 BASAN 30 4120 30Estanci $ 123.600,00
as
Descuento 5 DEDUCIDOS 31 4120 155Estanci $ 638.600,00
as
TOTAL DESC. 6 61 4120 185 762.200,00
VR. TOTAL GIRO ESTA UNIDAD (Efectivos+Adiciones-
Descuentos) 50.257.420,00
UNIDAD 30111013300 BATALLON DE INFANTERIA No.

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
VR.
EFECTIVOS No. NOVEDAD No. ESTANCIA TOTAL VR/ TOTAL
SL DIAS S ESTANC DINEROS
V/r.Alimentació Estanci
n 36 DRAGONEANTES 30 4120 1.080as $ 4.449.600,00
V/r.Alimentació Estanci
n 424 Soldados Prof. 30 4120 12.720as $ 52.406.400,00
V/r.Alimentació Soldados Estanci
n 330 Regulares. 30 4120 9.900as $ 40.788.000,00
V/r.Alimentació Estanci
n 415 Sold. Campesinos. 30 4120 12.450as $ 51.294.000,00
V/r.Alimentació Estanci
n 144 SLC.Incorp.8c/5 18 4120 2.592as $ 10.679.040,00
V/r.Alimentació Estanci
n 140 SLC.Lic.7c/4 11 4120 1.540as $ 6.344.800,00
TOTAL 1349 38.742 165.961.840,
ADICION PERSONAL DE OTRAS UNIDADES
VR.
ADICION
No. NOVEDAD No. ESTANCIA TOTAL VR/ TOTAL
PPTO
SL DIAS S ESTANC DINEROS
Adición 0Estanci $ 0,00
0 0 4120 as
TOTAL 0 0 $ 0,00
VR.
DESCUENTOS No. NOVEDAD No. ESTANCIA TOTAL VR/ TOTAL
SL DIAS S ESTANC DINEROS
Descuento 7 BASAN 30 4120 210Estanci $ 865.200,00
as
Descuento 15 Deducidos 31 4120 465Estanci $ 1.915.800,00
Nomina as
Descuento 4 ESSUB 30 4120 120Estanci $ 494.400,00
as
Descuento 100 VACACIONES 30 4120 3000Estanci $ 12.360.000,00
as
TOTAL DESC. 149 4035 15.635.400,00
VR. TOTAL GIRO ESTA UNIDAD (Efectivos+Adiciones-
Descuentos) 148.052.200,0
UNIDAD 30510201000 BATALLON DE CONTRAGUERRILLAS No.
VR.
EFECTIVOS No. NOVEDAD No. ESTANCIA TOTAL VR/ TOTAL
SL DIAS S ESTANC DINEROS
V/r.Alimentació Estanci
n 307 Soldados Prof. 30 4120 9.210as $ 37.945.200,00
TOTAL 307 9.210 37.945.200,00
ADICION PERSONAL DE OTRAS UNIDADES
VR.
ADICION
No. NOVEDAD No. ESTANCIA TOTAL VR/ TOTAL
PPTO
SL DIAS S ESTANC DINEROS
Adición Estanci
0 30 4120 0as $ 0,00

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
TOTAL ADIC. 0 0 $ 0,00

VR.
DESCUENTOS No. NOVEDAD No. ESTANCIA TOTAL VR/ TOTAL
SL DIAS S ESTANC DINEROS
Descuento 4 BASAN 30 4120 120Estanci $ 494.400,00
as
Descuento 0 Deducidos 31 4120 0Estanci $ 0,00
Nómina as
Descuento 1 ESSUB 30 4120 30Estanci $ 123.600,00
as
Descuento 19 VACACIONES 30 4120 570Estanci $ 2.348.400,00
as
TOTAL DESC. 105 3030 12.483.600,00
VR. TOTAL GIRO ESTA UNIDAD (Efectivos+Adiciones-
Descuentos) 25.461.600,00
VR. TOTAL A GIRAR ESTA CONTADURIA (se suman todos los totales de
las Unidades) 258.095.602,00

Facturador Alimentación Soldados Jefe Presupuesto BAS

Jefe de Personal BAS Ordenador del Gasto BAS

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
ANEXO. 7

PLANILLA DEVOLUCIÓN DE ALIMENTACIÓN

FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

EJERCITO NACIONAL
LUGAR Y FECHA
PLANILLA No. ________/

DEVOLUCIONES DE ALIMENTACIÓN PARA COMPAÑÍA O PATRULLA, SEGÚN LA ORDEN


DEL DIA NUMERO ______________ ARTICULO No. ________________ DE ___________

APELLIDOS Y FIRMA Y
No. GRADO NOMBRES DÍAS VR.ESTANC. TOTAL CC. #

TOTAL ...........................
..........$ XXX
SON : (En letras ) ...................
_______________________ ______________
Ordenador del
Jefe de Personal Gasto

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
ANEXO. 8
FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

EJERCITO NACIONAL

LUGAR Y FECHA__________________
No. /XX-XXXX-XXXX-XXX

ASUNTO : Envío Plan Inversión Reservas Gastos Especiales de alimentación

AL : Señor Brigadier General


COMANDANTE DE BRIGADA
Gn.-

Comedidamente me permito solicitar a ese Comando, autorización


para invertir las reservas para gastos especiales de alimentación de la Unidad, de
acuerdo al siguiente detalle:

I. INGRESOS

-Saldo Anterior $XXX


-Previsto ingresar mes $XXX

II. EGRESOS

A. LICENCIAMIENTOS

Almuerzo especial de 150 soldados


a $__________c/u. $XXX
(Detallar gastos)

B.CELEBRACIÓN DIA DEL ARMA

Almuerzo especial para 900 soldados


a $_______c/u $XXX
(detallar gastos)

C. CENA DE NAVIDAD

Comida especial de navidad para 900 soldados


a $_______c/u $XXX

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
(detallar gastos)

D. APOYO OPERACIONES MILITARES

Para 900 soldados a $________


compra comestibles y abarrotes $XXX
(detallar gastos)

E. CENA FIN DE AÑO

Comida especial de fin de año para 900


soldados a $_______ c/u $XXX
(detallar gastos)

SALDO QUE PASA $XXX


_______________________
SUMAS IGUALES .....................................$XXX $XXX
======================
FIRMA:
_____________________
Oficial de logística
________________________________
Comandante Unidad.

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.

ANEXO. 9
FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

EJERCITO NACIONAL
COPIA No._____ DE ____
COMANDO UNIDAD

LUGAR Y FECHA,

PLAN DE ABASTECIMIENTOS No.______________ QUE EMITE EL COMANDO DEL BATALLON


(nombre de la unidad)_________.

1. SITUACION
Se indican los cambios sustanciales en el dispositivo de la Unidad.

2. MISION
Se indica la misión de abastecimientos de la Unidad como objetivo principal a alcanzar.

3. EJECUCIÓN
a. Concepto General
Sintetiza los criterios del Comandante para el desarrollo de las actividades de
adquisiciones y abastecimientos.

b. Fija las tareas de adquisiciones y abastecimientos a cumplir por cada uno de los
integrantes de la estructura administrativa, relacionando detalladamente los
elementos, materiales y equipos a adquirir y a suministrar.

Con relación a la Intendencia Local en forma específica determina:

1). Adquisiciones

NORMA : Ley 80 de 1993


Directiva Permanente Régimen de Adquisiciones.

Con relación a las adquisiciones de Clase I inicialmente se elabora un balance


por separado de las Partidas Presupuestales de Alimentación para Soldados y
de Alimentación para Cuadros y Civiles, determinando los valores previstos
para Devoluciones de Alimentación y para adquisiciones de víveres frescos en
las áreas de operaciones.

A continuación se relacionan cada una de las Partidas Presupuestales y


Partidas Especiales, efectuando un balance de las mismas y detallando los
elementos a adquirir.

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.

CONTINUACION PLAN DE ABASTECIMIENTOS No._______

Ejemplo:

ART.PRESUPUESTAL No.________

Objeto _______. Material de Aseo

Saldo Anterior $ XXX


Ingresos presente mes $ XXX
Egresos: $ XXX
Escobas 4 Unid. $ XXX
Otros X Unid. $ XXX

________
SUMAS IGUALES $ XXX
========
2). Abastecimientos

Se relacionan al detalle los elementos y materiales a suministrar a cada una


de las comisiones administrativas incluyendo los adquiridos con recursos del
Fondo Interno (Plan de Inversión). Para el caso de la Alimentación, se
especifican los elementos y víveres y sus cantidades a suministrar a las Bases
y a las Unidades que no se encuentran en Guarnición, así como los dineros a
entregarles para la adquisición de víveres frescos.
Ejemplo:

Comisión de Ingenieros
Pintura Viniltex blanco hueso 4 Galones
Tubos PVC Conduit ½ Pulg. 12 Unidades

c. Instrucciones de Coordinación

Se registran aquellas órdenes que comprometen a dos o más dependencias o


Unidades.

4. ADMINISTRACION Y LOGISTICA

Se hace mención a los suministros recibidos de los Comandos Superiores y a su


distribución.

5. MANDO Y COMUNICACIONES
a. Comunicaciones
b. Mando

OFICIAL DE LOGISTICA COMANDANTE DE LA UNIDAD

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
ANEXO. 10

FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

EJERCITO NACIONAL

A C T A No. __________/
REG. AL FOLIO No. __________/

Lugar y fecha :

INTERVIENEN : _______________________, Comandante o su delegado


_______________________, Oficial de logística B-4 o S-4
_______________________,Jefe de Presupuesto
_______________________,Ejecutivos Unidades apoyadas
_______________________, Secretario Técnico

ASUNTO :
QUE TRATA DE LA UNIDAD ASESORA DE CONTRATACION
ADMINISTRATIVA PARA INVERSION DE PARTIDAS
PRESUPUESTALES ASIGNADAS A LA UNIDAD.
____________________________________________________________________

A. ARTICULO No. ________________ ALIMENTACION

1. CARNE

a. Oferentes
Valor de la oferta
1. Carnes Iberia (Cotización No.____) $6.000.00 Kilo
2. Carnes Pontevedra (Cotización No.___) $6.100.00 Kilo
3. Juan Castro (Cotización No._____) $5.900.00 Kilo

b. Adjudicado a: JUAN CASTRO

1. Cantidad 1.000 Kilos de carne


2. Valor $5.900.000.00
3. Motivo Por calidad y precio

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PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
CONTINUACION ACTA No.__________

B. ARTICULO No. ________ MATERIALES Y SUMINISTROS - PAPELERIA Y


UTILES DE ESCRITORIO.

1. PAPEL BOND 28

a. Oferentes
Valor de la oferta
1. Papelería Estudiantil (Cotización No.____) $8000.00 resma
2. Papelería Dinamarca (Cotización No.____) $8000.00 resma
3. Papelería Ya (Cotización No.____) $8000.00 resma

b. Adjudicación a : PAPELERIA DINAMARCA


1. Cantidad 100 resmas
2. Valor $800.000.00
3. Motivo Entrega inmediata y más plazo
para su pago.

C. De la misma manera se procede para todos y cada uno de los elementos a


adquirir y para cada objeto y artículo presupuestal, incluyendo el fondo
interno.

No siendo otro el objeto de la presente, se dá por


terminada y se firma por los que en ella intervienen.

FIRMAS DE QUIENES INTERVIENEN

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DIRECTIVA No. 288137_/ CE-JEDEH-DIPER-EP-400 FECHA 14-AGO-2006 TRATA
PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE ALIMENTACION
SOLDADOS.
ANEXO. 11

FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

EJERCITO NACIONAL

Lugar y Fecha

INFORME DE INVERSION DE LA SUMA DE ____________ ($ ) ENTREGADA


PARA LA ADQUISICIÓN VIVERES FRESCOS-CAJA MENOR DE ALIMENTACION A LA
COMPAÑIA __________ MEDIANTE PLANILLA No. ______ FECHA _________.

_____________________________________________________________________
CANTIDAD ELEMENTOS U/ MEDIDA VR UNITARIO V/R TOTAL
_____________________________________________________________________

-Se relacionan los elementos adquiridos $XXX

BALANCE

VALOR RECIBIDO $XXX


VALOR CONSUMIDO $XXX
VALOR SOBRANTE $XXX
SUMAS IGUALES $XXX $XXX
===============

El Comandante de la Compañía (base, contraguerrilla , grupo de apoyo o pelotón),


certifica que los artículos comprados fueron consumidos en su totalidad para el
suministro de alimentación del personal.

SOLDADO(de la misma contraguerrilla) SOLDADO(integrante de la misma)

SOLDADO(integrante de la misma) ECONOMO(de la misma contraguerrilla)

__________________________
Cdte.Compañía, pelotón, grupo de apoyo o base

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DIRECTIVA No. 288137_/ CE-JEDEH-DIPER-EP-400 FECHA 14-AGO-2006 TRATA PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE
ALIMENTACION SOLDADOS.

ANEXO.12

LIBRO CONTROL TURNO VACACIONES SOLDADOS PROFESIONALES

Se deben relacionar en orden alfabético todos los soldados efectivos orgánicos de la unidad (los soldados nuevos que van ingresando se
relacionan a continuación al pie del ultimo registro). Así mismo la columna de observaciones se dispondrá para aclarar novedades como bajas,
comisiones, traslados, cursos etc.

FECHA GRAD CODIGO APELLIDOS Y NOMBRES UNIDAD No.DIAS FIRMA FECHA No. OBS DIRECC
MILITAR FUNDAMENTAL CONCEDIDOS x Y ORDEN Y
Y/O TURNOS TURNOS DIA TELEFON
COMPAÑIA 1 2 3 1 3 1 2 3
01-01-04 SLP 32531268 ARIAS CASTRO ALEXANDER COBRA-I 10 10 10 05-05-04 20-08-04 15-11-04 064 108 292 Baja 20-Nov-04
solic.propia
01-01-04 SLP 18314222 BEDOYA MALDONADO LUIS F BOLIVAR-2 15 15 - 12-04-04 08-10-04 - 058 115 - Traslado-BCG1 01-
set-04-
01-01-04 SLP 91327114 ZABALA MORENO GERARDO CENTAUROS-3 15 - - 12-02-04 - - 015 - - Relevo No.75 SINAI
14-AB-04

Nota: para este rayado se dispondrá de 2 folios en forma vertical en el libro

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