MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN, LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA

CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL GERENCIA DIVISION FINANCIERA
DIRECCION FINANCIERO CONTABLE
DEPARTAMENTO CONTABILIDAD

Manual de Procedimientos para la Administración, Liquidación y Contabilización de Fondos de Caja Chica.

Mayo 2003

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN, LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA

INDICE INTRODUCCIÓN OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS CAPITULO I: DISPOSICIONES GENERALES ARTÍCULO 1: Generalidades ARTICULO 2: De la constitución del Fondo de Caja Chica ARTÍCULO 3: De la adquisición de un bien o servicio ARTÍCULO 4: Del ámbito de acción ARTÍCULO 5: Del Marco Legal ARTÍCULO 6: De las Prohibiciones en la utilización del Fondo de Caja Chica ARTÍCULO 7: Prohibiciones de los Funcionarios del Fondo de Caja Chica ARTÍCULO 8: De los Pagos Improcedentes ARTÍCULO 9: De la Revisión Interna 4 5 5 6 6 6 7 7 7 8 8 9 9

CAPÍTULO II: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LOS FONDOS DE CAJA CHICA 10 ARTÍCULO 10: De los requisitos de apertura del Fondo de Caja Chica ARTÍCULO 11: De la autorización del Fondo de Caja Chica ARTÍCULO 12: Del aumento o disminución del Fondo de Caja Chica ARTÍCULO 13: Del Reintegro del Fondo de Caja Chica 10 10 10 11

CAPÍTULO III: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS FONDOS DE CAJA CHICA 13 ARTÍCULO 14: Del Control Interno aplicable a los Fondos de Caja Chica ARTÍCULO 15: De los sobrantes y faltantes en el fondo de caja chica. ARTÍCULO 16: De los actos delictivos en perjuicio de los Fondos de Caja chica. 13 14 14

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN, LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA

CAPITULO IV: DE LA SOLICITUD, ENTREGA Y LIQUIDACIÓN DE VALES PROVISIONALES DE CAJA CHICA. 16

ARTÍCULO 17: Del documento Vale Provisional.
ARTICULO 18: De la solicitud del Vale Provisional ARTÍCULO 19: De la liquidación del Vale Provisional ARTÍCULO 20: Del archivo del Vale Provisional ARTÍCULO 21: Del Control y Custodia del Vale Provisional ARTÍCULO 22: Del plazo para la liquidación del Vale Provisional CAPÍTULO V: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO CONTABLE Y EL ARCHIVO DE LOS JUSTIFICANTES DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA ARTÍCULO 23: De la Contabilización y control del Fondo de Caja Chica ARTÍCULO 24: Del archivo de los justificantes del Fondo de Caja Chica

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CAPÍTULO VI: PROCEDIMIENTOS PARA LAS COMPRAS Y LIQUIDACIÓN POR MEDIO DE VALES DE CAJA CHICA EN LAS UNIDADES EJECUTORAS UBICADAS EN OFICINAS CENTRALES 23 ARTÍCULO 25: De las compras por Vale de Caja Chica. 23

CAPÍTULO VII: PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE PARA LA RETENCION DEL IMPUESTO DE RENTA EN LAS COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS REALIZADOS POR MEDIO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA O POR VALES DE CAJA CHICA 27 ARTICULO 26: Marco jurídico ARTÍCULO 27: De las consideraciones para retener el 2% de Impuesto sobre renta en compras por Caja Chica o Vales de Caja chica. ARTÍCULO 28: Del procedimiento para la retención ARTICULO 29: De los reportes ante la Sección Tramite de Pagos ARTICULO 30: De las responsabilidades DISPOSICIONES FINALES ARTÍCULO 31: Disposición derogatoria 27

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las compras y los pagos que realiza la Caja Costarricense de Seguro Social en beneficio de los asegurados y clientes en general. De acuerdo con el ordenamiento jurídico-administrativo de la Ley General de la Administración Pública. en cumplimiento de las necesidades prioritarias de la población. mediante el enunciado de las normas de aplicación general y de los procedimientos básicos. es el que se realiza mediante la utilización de los Fondos de Caja Chica. la adecuada administración. y las disposiciones de las Gerencias de División. Ley de la Administración Financiera y la Ley Constitutiva de la C. 4 . Uno de los mecanismos para realizar compras menores. oportunos y eficaces. y la unificación de los procedimientos institucionales.S.C. y al mismo tiempo reporten ventajas para la prestación de servicios. el cual constituye un instrumento de gran utilidad para regular. adquirir las mercaderías más rápidamente y cumplir en forma inmediata. se establece el presente Manual. para que los servicios sean adecuados.S. con el fin de agilizar y cumplir adecuadamente con los servicios y operaciones que éstas realizan. con los pagos y las obligaciones adquiridas por la Institución. los cuales permiten mejorar las operaciones.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. que permitan realizar las metas y cumplir con los objetivos planteados. liquidación y contabilización de los fondos de las Cajas Chicas de la Institución. requieran de un Fondo de Caja Chica para realizar compras y pagos. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA INTRODUCCIÓN El proceso de desconcentración de los servicios. ha provocado que más Unidades Ejecutoras de la Institución.

una herramienta de apoyo que les permita ejecutar eficientemente sus labores. liquidación y contabilización de los Fondos de Caja Chica de la Institución. normas y estandarizar los trámites y procedimientos para el uso de las Cajas Chicas en las diferentes Unidades Ejecutoras. Proporcionar a la administración y a los encargados directos e indirectos de los trámites de Caja Chica. Regular los trámites. 5 .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. Detallar las responsabilidades de las distintas personas y unidades que participan en la administración. 3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Establecer. procedimientos y requisitos que debe cumplir una Unidad Ejecutora para la apertura de un Fondo de Caja Chica. 4. con el fin de propiciar un eficiente y eficaz control interno de los mismos. 2. con el fin de lograr una apropiada y eficiente utilización de los recursos. liquidación y contabilización de las Cajas Chicas. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA OBJETIVO GENERAL Establecer las normas y los procedimientos para la administración.

a la Institución y en general a la eficiencia del servicio. a una Unidad Ejecutora que así lo requiera. Sección Caja y Custodia de Valores y Sucursales. urgente e indispensable. • Operación normal de las unidades. cuya postergación para adquirirlos por el procedimiento de contratación ordinario causaría perjuicio a los asegurados y usuarios. operación y el control de los fondos de cajas chicas. que regulan la asignación. deberán ser utilizados única y exclusivamente para la adquisición de artículos y servicios tan indispensables y de 6 . de aplicación obligatoria.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. Procedimiento elaborado por la Sub Area Contabilidad Operativa. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA ALCANCE Y AMBITO DE APLICACIÓN Este documento estipula la aplicación obligatoria. operación y el control de los fondos de cajas chicas en la Institución. que cumplan. ARTICULO 2: De la constitución del Fondo de Caja Chica El Fondo de Caja Chica está constituido por una suma de dinero asignada por el Area de Tesorería General. por medio de las unidades que cancelan las compras con Fondos de Caja chica o Vales de Caja. con el fin de satisfacer la adquisición de bienes y servicios condiciones: • De consumo inmediato. una de las siguientes Los fondos de caja chica asignados a las unidades. que regulan la asignación. como también a través de la Sección Trámite de Pagos. CAPITULO I: DISPOSICIONES GENERALES ARTÍCULO 1: Generalidades El presente manual establece las disposiciones generales. al menos. donde el bajo monto del bien o servicio no amerita el trámite de pago mediante cheque por lo que se justifica el desembolso inmediato.

podrá habilitar urgentes de bienes y servicios. 2 y No. ARTÍCULO 4: Del ámbito de acción Con el objeto de satisfacer los gastos Tesorería General. calificará la condición de la compra según lo estipulado en el artículo 2. así como la Normativa Institucional vigente: a) Ley General de Administración Pública 7 . la necesidad de la compra utilizando la fórmula N° 4-70-01-0660 “Solicitud de compra por caja chica”. para lo cual la Unidad Ejecutora solicitante debe cumplir lo estipulado en el artículo 10 de este Manual. Quien califica la condición de la compra. liquidación y contabilización del Fondo de Caja Chica.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. se debe cumplir con lo siguiente: ♦ Las Unidades con fondo de caja chica asignado podrán efectuar compras de uno o varios artículos hasta un 75% del monto de Caja Chica. el Area de Cajas Chicas en las Unidades Ejecutoras de la Institución que así lo requieran. Su saldo debe ser deudor y representa el efectivo asignado para los gastos indicados anteriormente. ARTÍCULO 3: De la adquisición de un bien o servicio Con base en la normativa institucional vigente. se regirán por la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social y su Reglamento. El Administrador. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA verdadera urgencia que se justifique su pago fuera de los trámites de compra que establece la ley. siempre y cuando cumpla con lo especificado en los artículos No. ♦ Cada egreso deberá corresponder a la adquisición de un bien o servicio. operando bajo el sistema de fondo fijo para cada caja chica que se utilice y debe ser autorizado por el Area de Tesorería General de la Institución. o quien éste designe. ARTÍCULO 5: Del Marco Legal Las normas y procedimientos para la administración. La Jefatura correspondiente planteará ante la administración. no puede ser el mismo que custodia el fondo. 6 del presente Manual. para las compras o egresos mediante la utilización del Fondo de Caja Chica.

LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA b) c) d) e) f) g) Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Código de Trabajo Reglamento Interno de Trabajo de la C. por lo que no se deben cancelar por medio del fondo de la Caja Chica: • • • • Las compras que se hayan efectuado al crédito. Las compras que no califiquen en el artículo No. Manual de Normas Técnicas de Auditoría para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización. cambios de cheques u operaciones distintas a 8 .S.S. salvo que estuvieran agotados y que sea indispensable su adquisición inmediata. Normas de Control Interno de la C.C. Los gastos por servicios personales.C.S. honorarios y consultorías Facturas por servicios profesionales contratados por los procedimientos de contratación administrativa.2 de este manual La compra de activos La compra de materiales y suministros de existencia en el Almacén General de la Institución. • • • Las compras para incrementar existencias.S. realicen cambios monetarios. Otras Normas y Leyes conexas sobre la administración del efectivo. que justifica el sistema de pago fuera de los trámites ordinarios establecidos. • Gastos en partidas sin contenido presupuestario ARTÍCULO 7: Prohibiciones de los Funcionarios del Fondo de Caja Chica Con los Fondos de Caja Chica no es permitido que funcionarios de la Institución o ajenos a la misma.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. ARTÍCULO 6: De las Prohibiciones en la utilización del Fondo de Caja Chica La ejecución del gasto mediante cajas chicas es un procedimiento de excepción limitado a casos de verdadera urgencia y necesidad.

a un funcionario responsable.06 del Manual de Normas de Control Interno en la Caja Costarricense de Seguro Social. custodie y opere el Fondo de Caja Chica. recuentos o arqueos.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. así como realizar arqueos sorpresivos. para que administre. egresos e ingresos. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA las que se destinan los fondos. ARTÍCULO 8: De los Pagos Improcedentes Si se incurre en pagos improcedentes. serán sujetos de revisión. Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y otras normas aplicables. De igual manera. conforme lo establece la norma 202. Los Fondos de Caja Chica. el cual debe ser revisado y firmado por el Administrador o Jefe respectivo. valores particulares y otros que no tengan relación con el Fondo de Caja Chica. objetos. Corresponde a la Jefatura inmediata. dejando evidencia escrita de lo actuado. por parte de los Asistentes de Auditoría. de conformidad con las normas insertas en la Ley General de Administración Pública. quien a su vez podrá designar por un período determinado. supervisar la administración del Fondo de Caja Chica. estando en la obligatoriedad el 9 . cheques. documentos. Al finalizar el día.02 del Manual de Normas de Control Interno en la Caja Costarricense de Seguro Social. sin previo aviso.05 y 202. tal y como lo establecen las normas 201. Tampoco se permite la compensación de saldos. los responsables serán sancionados de acuerdo con lo indicado en el Reglamento Interior de Trabajo. custodia y operación del fondo. el funcionario responsable de la administración. no está permitido mezclar dinero.04 del Manual de Normas de Control Interno en la Caja Costarricense de Seguro Social. ARTÍCULO 9: De la Revisión Interna El monto asignado será registrado a nombre del Administrador o Jefe de la Unidad Ejecutora. deberá realizar un cierre de caja. conforme lo establece la norma 201.

indicando el monto requerido de caja chica. resolverá en el término de ocho días hábiles. la que deberá cumplir con los siguientes requisitos: a) Justificación respectiva de la necesidad del Fondo de Caja Chica. CAPÍTULO II: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LOS FONDOS DE CAJA CHICA ARTÍCULO 10: De los requisitos de apertura del Fondo de Caja Chica La autorización para la apertura de un Fondo de Caja Chica estará a cargo del Area de Tesorería General. ARTÍCULO 12: Del aumento o disminución del Fondo de Caja Chica 10 . LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA responsable o encargado del manejo de los fondos. para que el trabajo se realice en su presencia. Cualquier otro estudio o requisito que conveniente. de ofrecer todas las facilidades. b) c) Presentación del presupuesto asignado a la Unidad Ejecutora. el Area de Tesorería General. si procede o no la apertura del fondo.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. a solicitud de la parte interesada. el Area de Tesorería General estime ARTÍCULO 11: De la autorización del Fondo de Caja Chica Con base en la solicitud presentada por la Unidad que requiera la apertura de un Fondo de Caja Chica. en función de la actividad que realiza la Unidad Ejecutora de la Institución. y posteriormente lo comunicará a la Unidad correspondiente.

la solicitud de aumento y de autorizarse el mismo. el Area de Tesorería General. ARTÍCULO 13: Del Reintegro del Fondo de Caja Chica Para realizar los reintegros. esto con el fin de mantener actualizada la información. informará a la Unidad Ejecutora la denegatoria del aumento. • El Area Tesorería General. • Una vez evaluada por el Area Tesorería General. . De no autorizarse el aumento. en función de la actividad que realiza la Unidad Ejecutora de la Institución.4-70-02-0220 “Comprobantes 11 de Caja Chica”. indicando el monto requerido. fecha y monto de la liquidación. a criterio del Area de Tesorería General. de acuerdo con las necesidades. podrá nombrar una comisión para realizar una evaluación a nivel general de los Fondos de Cajas Chicas instalados en las diferentes Unidades Ejecutoras. por lo menos una vez al año o en forma selectiva si es de su consideración o necesidad. para la toma de decisiones en cuanto a aumentar o disminuir el monto de los respectivos fondos asignados. para lo cual deberán proceder de la siguiente manera: • Justificación respectiva del aumento del Fondo de Caja Chica. podrán solicitar al Area Tesorería General un aumento del monto.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. se deberán utilizar las siguientes fórmulas: No. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA Las Unidades a las que se les haya asignado un Fondo de Caja Chica. • Cualquier otro documento o estudio pertinente. • Enviar un detalle de todas las liquidaciones de caja de los últimos tres meses. para Unidades Administrativas y Producción. en forma razonada y justificada. el cual debe contener: número de comprobante de caja chica. se confeccionará un Comprobante de Egreso por el monto autorizado afectando las cuentas correspondientes.

se deberá presentar al cajero. presentando el o los comprobantes de Caja Chica correspondientes a la liquidación. para Hospitales. todo con el propósito de no entorpecer el funcionamiento del mismo. en la Unidad de Caja correspondiente. debe anotarse el nombre completo y la firma del funcionario encargado del Fondo de Caja Chica. así como del Jefe de la Unidad. Ambos formularios deberán contener los datos solicitados y el monto a reintegrar. (Oficinas Centrales o Sucursal correspondiente). El reintegro del Fondo de Caja Chica deberá llevarse a cabo cuando éste se haya disminuido hasta en un 75% de su monto asignado. solicitarán el reintegro del fondo. y los justificantes agrupados en el mismo orden que aparecen en la liquidación. quienes en última instancia. serán los responsables del acto de reintegro. Los encargados del Fondo de Caja Chica. Para realizar las operaciones de reintegro. en original y dos copias. Clínicas y Sedes de Áreas de Salud. según sea el caso. 4-70-02-0200 “Comprobantes de Caja Chica”. o antes si se considera necesario. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA - No. En toda liquidación de Caja Chica. el cual debe coincidir con las facturas presentadas. 12 .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. o los funcionarios previamente autorizados. la cédula de identidad y el gafete del autorizado y del autorizante.

9 de este Manual. según se indicó en el artículo No. la persona que maneje el fondo debe ser diferente de quién solicita la compra y deberá respaldarse en la factura original del proveedor.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. Liquidación y Contabilización de los Fondos de Caja Chica y la normativa institucional vigente. 6 y 7 del presente Manual. ♦ Todas las Cajas Chicas estarán sujetas a una revisión interna y de arqueos sorpresivos por parte de los supervisores directos o la Auditoría. la cual debe confeccionarse a nombre de la Caja Costarricense de Seguro Social. ♦ Con relación a los egresos de caja chica. Este 13 . ♦ Para una adecuada separación de funciones. se aplicarán las siguientes normas y procedimientos: ♦ Todas las Cajas Chicas existentes en la Institución. ♦ Para un mejor funcionamiento y control de las Cajas Chicas de la Institución se deben aplicar todas las prohibiciones mencionadas en los artículos No. timbrada o con la nota de autorización por parte de Tributación Directa. la persona responsable de administrar y operar el fondo debe ser diferente de quien solicita la compra y de la que realiza el registro contable. con relación a los Fondos de Caja Chica. deben funcionar en apego a lo establecido en el presente Manual de Normas y Procedimientos para la Administración. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA CAPÍTULO III: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS FONDOS DE CAJA CHICA ARTÍCULO 14: Del Control Interno aplicable a los Fondos de Caja Chica Para efectos del Control Interno y conforme a lo establecido en el Manual de Normas de Control Interno en la Caja Costarricense de Seguro Social.

el cual debe ser firmado por la Jefatura superior. borrones o cualquier otra condición que ponga en duda su integridad y autenticidad. En el caso de producirse un sobrante en el Fondo de Caja Chica. íntegros. Los comprobantes de ingreso deben archivarse en forma consecutiva. para evitar que puedan ser utilizados posteriormente. así como el número de liquidación de caja chica en el cual se incluirá. previa comprobación del hecho suscitado. auténticos y deberán ser marcados y sellados por el responsable de la Caja Chica. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA documento para ser admitido como válido. Lo anterior a efecto de determinar los responsables del acto delictivo para 14 .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. Los faltantes que resulten de las operaciones ordinarias de la caja chica y que sean debidamente comprobados al efectuar un arqueo. además deberá contener el nombre completo y firma del funcionario que efectuó o que recibió de conformidad la compra realizada. ♦ Las solicitudes de compra de caja chica deberán archivarse en estricto orden numérico y deberán contener los comprobantes del reintegro consecutivo correspondiente. ♦ Los documentos que respaldan el reintegro o liquidación deben ser originales. debe emitirse de inmediato. ARTÍCULO 16: De los actos delictivos en perjuicio de los Fondos de Caja chica. debe estar exento de tachones. deben ser cubiertos en el acto por el responsable del manejo y custodia de los fondos e indicar el hecho en la hoja de cierre diario. anotando el número de liquidación donde se dio el sobrante de caja. ARTÍCULO 15: De los sobrantes y faltantes en el fondo de caja chica. roturas. un comprobante de ingreso por la suma correspondiente. Ante la presencia de actos delictivos en perjuicio de los fondos de caja chica y sobre los cuales no exista una recuperación inmediata del monto sustraído. se debe plantear la denuncia a la Sección Técnica de Investigaciones de Oficinas Centrales y al Ministerio Público (OIJ). afectando la cuenta N° 850-50-8 “Diferencias de Cajas”.

para la reposición de las mismas. debe plantearse la solicitud formal al Area Tesorería General. Si transcurrido un año. adjuntando copia de las denuncias y el nombre y número de cédula del funcionario al que se abrirá la cuenta por cobrar. En el caso de que la recuperación de las sumas sustraídas no sea inmediata. para lo cual debe adjuntar la documentación donde se indica que no se encontraron responsables. las investigaciones determinan la imposibilidad de señalar responsables. la Administración de la Unidad Ejecutora solicitará a la Subárea Contabilidad Operativa la eliminación de la cuenta por cobrar.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA proceder con las gestiones de recuperación de los montos sustraídos y tomar las medidas disciplinarias y correctivas del caso. 15 .

b) La suma que se puede entregar al funcionario autorizado por la Administración. o bien. un funcionario designado por la Administración. con relación a la utilización del Vale Provisional para retiros de efectivo por medio del fondo de Caja Chica.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. se actuará de la siguiente manera: a) El personal autorizado para tramitar retiros de efectivo por medio de Vales Provisionales corresponde a: Encargado de Compras. Para un adecuado control y administración del efectivo de Caja Chica. cuando en determinada unidad no se cuenta con fondo de caja chica. a continuación se detalla la normativa y el procedimiento vigente. 16 . LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA CAPITULO IV: DE LA SOLICITUD. ARTÍCULO 17: Del documento Vale Provisional. d) La entrega de Vales Provisionales de Caja Chica queda supeditada a que no existan otros vales pendientes de liquidar. El vale provisional (fórmula 4-70-02-0960) se podrá solicitar cuando por circunstancias especiales exista la imposibilidad de concretar o determinar el monto exacto del valor de los artículos o materiales que se desean adquirir. o en su defecto. c) Es prohibida la renovación de las fechas del vale provisional extendido. Si la compra no pudo realizarse debe devolverse. será un por un monto aproximado al precio total de los artículos por adquirir. En este sentido. el total del dinero en efectivo que se entregó. ENTREGA Y LIQUIDACIÓN DE VALES PROVISIONALES DE CAJA CHICA. el mismo día o a más tardar en las primeras horas del día siguiente.

En las unidades que no cuentan con fondo. estar prenumerado y contener la siguiente información: En las unidades con caja chica asignada. número cédula y firma del funcionario que entrega el dinero Nombre. el Encargado del Fondo de Caja chica. el original quedará en poder del encargado del fondo como justificante del egreso. debe liquidarse el vale provisional presentando ante el encargado del Fondo de Caja chica.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA ARTICULO 18: De la solicitud del Vale Provisional Sin excepción. El funcionario que retiró el Vale Provisional. ARTÍCULO 19: De la liquidación del Vale Provisional Una vez realizada la compra. el original quedará en poder de la Sucursal correspondiente o en la Subárea Caja y Custodia de Valores para las unidades de Oficinas Centrales. Fecha de solicitud Nombre y número de cédula del funcionario autorizado para retirar el dinero. cuando se requiera un vale provisional de caja chica. se procederá a llenar el formulario 4 70 02 0960 en original y copia. sellará como cancelado el original y la copia. número de cédula y firma del funcionario que recibe el dinero Sello de la Unidad Ejecutora El documento debe llenarse totalmente. éste se incorporará a los 17 . entregará la copia del Vale con los documentos justificantes originales del gasto. Si hubiere un sobrante o cobro adicional del dinero entregado. Cuando se liquide el Vale Provisional. puesto que desempeña y servicio donde labora Monto en cifras y letras Motivo y concepto de la solicitud detallado ampliamente Nombre y firma de dos funcionarios debidamente autorizados en el registro de firmas Nombre. la copia del vale junto con los justificantes (facturas) del gasto.

en este caso deberá registrarse al dorso del original y la copia del Vale Provisional. el detalle que sigue: 1) Liquidación completa: Fecha (fecha de la liquidación del Vale Provisional) Monto del Vale Provisional Menos: Total documentos justificantes de gasto Suma a Devolver ¢ xxx ------------¢ -0------------¢ -0¢ xxx Firma del funcionario autorizado:____________________________ 2) Liquidación parcial y dinero a devolver: ¢ xxx ¢ xxx ------------¢ xxx Fecha (fecha de la liquidación del Vale Provisional) Monto del Vale Provisional Menos: Total documentos justificantes de gastos Suma a Devolver --------------- Firma del funcionario autorizado:_____________________________ 3) Liquidación parcial y dinero a cobrar: Fecha (fecha de la liquidación del Vale Provisional) Monto del Vale Provisional Menos: Total documentos justificantes de gastos Suma a Cobrar ¢ xxx -----------( ¢ xxx ) ----------¢ xxx Firma del funcionario autorizado: _____________________________ El documento original del Vale Provisional con su detalle al dorso y los documentos originales justificantes del gasto.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. todos cancelados. se adjuntarán a la liquidación que se presente a la Sucursal local para solicitar el reintegro de los fondos de Caja Chica. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA fondos generales. En 18 .

los talonarios que se utilizan. 19 En caso de daño a su integridad o errores en su emisión que ameritan su anulación. para lo cual deben seguirse los siguientes pasos: ♦ Controlar su numeración y el total de unidades que componen el talonario pre-impreso. ♦ 20. ♦ Custodiar de manera segura. ARTÍCULO 20: Del archivo del Vale Provisional El documento copia de la fórmula F-4-70-02-960 “Vale Provisional”. por espacio de un año. las dependencias de Oficinas Centrales que hayan solicitado estos vales. que cita el artículo . si ello se amerita. Para la liquidación de los vales provisionales en la Subárea Caja y Custodia de Valores. el original con su copia. Para estos efectos. el Encargado del Fondo. ARTÍCULO 21: Del Control y Custodia del Vale Provisional Los documentos Vale Provisional F-4-70-02-0960. se procederá a su destrucción. deberá archivarse en forma numérica secuencial pre-impreso. deberá obtener. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA caso de que la cantidad de documentos y cuentas contables a utilizar requieran formular varios documentos liquidación de Caja Chica.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. tantas fotocopias del Vale Provisional como liquidaciones realice. El documento copia del Vale Provisional quedará archivado en la Unidad. quedarán en el archivo temporal. deberán custodiarse adecuadamente. deben liquidarlos por medio del “Vale de Caja Chica” (fórmula 4-70-02-0880) de conformidad con lo estipulado en el artículo 23 de este Manual en cuanto a los requisitos que deben cumplirse para la presentación de estos vales en la Subárea de Cajas. pasado el cual. bajo llave. con la presencia de un representante de la Administración y del Servicio de Proveeduría. Aquel que esté en uso debe ser administrado únicamente por el Encargado del Fondo. se levantará el Acta de Destrucción correspondiente.

en las primeras horas hábiles del día siguiente de la fecha de emisión. 20 . obliguen al funcionario comprador a efectuar las liquidaciones en las primeras horas del día lunes. dejando constancia de lo actuado. deben reportar inmediatamente tal irregularidad a la Administración. el mismo día o a más tardar. y que por la distancia entre la Unidad usuaria y el área de compra. Deberá otorgarse especial atención a aquellos Vales Provisionales que se requieren los días viernes. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA ARTÍCULO 22: Del plazo para la liquidación del Vale Provisional El dinero del Vale Provisional que se entregó. deberá liquidarse contra los documentos originales justificantes del gasto. el Encargado del Fondo de Caja Chica o Cajero de la Subárea de Caja y Custodia . En caso de que la liquidación no ocurra dentro de los plazos antes señalados.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. comprobantes y otros referidos a operaciones normales de Caja Chica. También se debita por este mecanismo para efectuar ampliaciones al fondo fijo de caja chica. Vejez y Muerte 102-03-2 Cajas Chicas de Proyectos Las cuentas contables mencionadas en el punto anterior. 21 . estarán compuestas de la siguiente forma: • • • • Los 3 primeros dígitos identifican la cuenta de Mayor: Cajas Chicas Los siguientes 2 dígitos identifican la cuenta como tal El último dígito identifica el dígito verificador de la cuenta El primer dígito identifica el grupo que le corresponde en el Balance: Activo Circulante La cuenta contable 102-xx-x de la Caja Chica se debita por cheque o comprobante de egreso al momento de crear una nueva caja chica en alguna dependencia de la Institución. ambos casos con autorización del Area Tesorería General de la Institución. que es la Unidad Ejecutora del lugar. vales y otros justificantes de gastos. son las siguientes: 102-01-6 Cajas Chicas Seguro de Enfermedad y Maternidad 102-02-4 Cajas Chicas Seguro de Invalidez. formado por billetes. Las cuentas contables que se incluyen en este grupo de caja chica a nivel institucional. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA CAPÍTULO V: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO CONTABLE Y EL ARCHIVO DE LOS JUSTIFICANTES DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA ARTÍCULO 23: De la Contabilización y control del Fondo de Caja Chica Su definición contable se refiere a una cuenta que expresa en términos monetarios y a una fecha determinada. esta debe llevar la cuenta individual. monedas. el saldo en efectivo.

La Subárea Caja y Custodia de Valores. esto por indicaciones del Area Tesorería General de la Institución. archivarán los justificantes correspondientes a cada fondo. de manera que sean fácilmente identificables. con la copia del comprobante de liquidación a la Subárea Archivo Financiero Contable de la Institución. cuando haya que liquidar parcial o totalmente alguna caja chica. los justificantes originales de Caja Chica. ARTÍCULO 24: Del archivo de los justificantes del Fondo de Caja Chica Las Unidades de Caja que efectúen reintegros de Caja Chica. remitirá una vez cerrado el Estado de Caja. en forma separada del resto de los documentos justificantes del Estado de Caja. para lo que corresponda. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA Por otra parte.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. los comprobantes a la Subárea de Contabilidad Operativa para lo que corresponda. enviará conforme con el cierre mensual. la Subárea de Caja y Custodia de Valores. 22 . En Oficinas Centrales. Se acredita por asiento de diario para realizar ajustes y por comprobante de ingreso.

conforme la siguiente distribución: Hasta ¢300. Con el fin de reforzar el proceso de desconcentración en lo que a compras se refiere. b) Para utilizar este procedimiento cada Gerencia. De ¢500.000 (quinientos mil colones) por el Director de Sede respectivo. 4-70-02-0880 “Vale de Caja Chica”.000 (quinientos mil colones) a ¢800.000 (ochocientos mil colones) por el Gerente respectivo.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. De ¢300. Los montos anteriores podrán ser revisados y ajustados periódicamente por la Dirección Financiero Contable con base en el Índice de Precios al Consumidor. 23 . seguidamente se detalla el procedimiento que deben seguir las Unidades de Sede de Oficinas Centrales.000 (trescientos mil colones) a ¢500.000 (trescientos mil colones) por el Jefe de Departamento solicitante. Áreas y Subáreas de Oficinas Centrales deberán enviar a la Subárea Caja y Custodia de Valores. para el pago por medio de vale de caja. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA CAPÍTULO VI: PROCEDIMIENTOS PARA LAS COMPRAS Y LIQUIDACIÓN POR MEDIO DE VALES DE CAJA CHICA EN LAS UNIDADES EJECUTORAS UBICADAS EN OFICINAS CENTRALES ARTÍCULO 25: De las compras por Vale de Caja Chica. deberán ser aprobados de acuerdo con su monto. un registro de firmas de las personas autorizadas para solicitar el pago por medio del vale de caja. mediante la utilización de la fórmula No. Dirección. en la Subárea Caja y Custodia de Valores: a) Los vales de caja.

La factura debe contener los siguientes requisitos: Fecha Número de cédula jurídica o de identidad Cantidad y descripción bien o servicio brindado Precio unitario Exenta del impuesto de ventas Monto total Nombre y firma del proveedor Nombre y firma del funcionario que recibe la compra realizada 24 . Servicio. debe adjuntarse al mismo el original de la factura comercial del proveedor. de acuerdo con las especificaciones que fueron solicitadas y procederá a confeccionar el “Vale de Caja Chica”. Actividad Lugar y fecha Certificación de contenido en la partida presupuestaria correspondiente Nombre y cédula del proveedor al que se le realizó la compra Monto en números y letras Retención del 2% de Impuesto de Renta cuando corresponda Debe ser firmado por dos personas debidamente autorizadas en el registro de firmas. el cual deberá contener la siguiente información: e) Especificación clara del bien o servicio a adquirir Unidad Ejecutora. según el punto b) Sello de la Unidad que compra Para hacer efectivo el Vale de Caja chica en la Subárea Cajas y Custodia de Valores. y velar porque el mismo cumpla con todas las normas y procedimientos internos establecidos.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. d) La Unidad que realiza la compra será la responsable del recibo del bien o servicio. la cual debe ser timbrada por la Dirección General de Tributación Directa o en su defecto nota de exoneración del timbraje. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA c) La Unidad correspondiente será la encargada de realizar todo el proceso de compra seleccionando los bienes o servicios que beneficien el interés institucional en precio y calidad.

El cajero respectivo verificará. no es aplicable para: ► ► ► Las compras que se hayan efectuado al crédito. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA f) Una vez que el bien o servicio haya sido recibido a satisfacción de la unidad solicitante. por el medio correspondiente. ► ► Las compras para incrementar existencias. i) El procedimiento para la compras por medio de vales de caja chica en las Unidades Ejecutoras ubicadas en Oficinas Centrales. salvo que estuvieren agotados y que sea indispensable su adquisición inmediata. será el establecido por la Subárea Caja y Custodia de Valores. únicamente cuando la compra a realizar sobrepase el 75% del monto de la Caja chica. el encargado de la compra será el responsable de entregar al Proveedor. Gastos en partidas sin contenido presupuestario ► ► 25 . previa identificación del mismo. h) El horario de liquidación del vale de caja chica. podrán utilizar este procedimiento. g) Las Unidades de Oficinas Centrales que cuenten con un Fondo de Caja Chica. Los gastos por servicios personales. la fórmula 4-70-020880 debidamente llena junto con la factura comercial original para que pueda hacer efectivo el pago en la Subárea Caja y Custodia. honorarios y consultorías.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. Facturas por servicios profesionales contratados por alguno de los procedimientos de contratación administrativa. La compra de activos La compra de materiales y suministros de existencia en el Almacén General de la Institución. que la persona que se presenta a realizar la gestión es la misma a quien se está ordenando el pago.

para la aprobación de las compras por medio de vale de caja. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA j) Los distintos niveles de autorización descritos en el punto a) de este capítulo. 26 . la agilización de los procesos de pago y el cumplimiento del control interno y de la normativa institucional vigente.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. implica la responsabilidad de velar por el adecuado uso de los recursos.

del 15-11-01). publicado en La Gaceta Nº 220.... cuando pague o acredite rentas afectadas al impuesto establecido en esta ley. 23 de la Ley del Impuesto sobre la Renta Nº 7092. las municipalidades. en los casos de licitaciones públicas o privadas. autónomas o semiautónomas. contrataciones. (Incluye modificación a la Ley según Decreto Ejecutivo Nº 29952H 2001. los importes que en cada caso se señalan: (. negocios u otras operaciones realizadas por ellas.. los indicados sujetos deberán retener y enterar al Fisco. por cuenta de los beneficiarios de las rentas que a continuación se mencionan. incluidos el Estado. Para estos fines.) g) El Estado o sus instituciones.)” Esas retenciones deben practicarse en las fechas en que se efectúen los pagos o los créditos que las originen. que paguen o acrediten rentas a personas físicas o jurídicas con domicilio en el país. 27 . sujeta o no al pago de este impuesto. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA CAPÍTULO VII: PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE PARA LA RETENCION DEL IMPUESTO DE RENTA EN LAS COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS REALIZADOS POR MEDIO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA O POR VALES DE CAJA CHICA ARTICULO 26: Marco jurídico El artículo No. establece literalmente que: “Toda empresa pública o privada. deben retener el dos por ciento (2%) del producto bruto sobre las cantidades mencionadas. está obligado a actuar como agente de retención o de percepción del impuesto. Se exceptúa de esta aplicación los pagos por concepto de servicios profesionales (.. el Instituto Nacional de Seguros y las demás instituciones autónomas o semiautónomas. los bancos del Sistema Bancario Nación. aun cuando se trate de pagos a cuenta o adelanto de esas operaciones (.)” “Se entiende que la retención se genera en cada pago o acreditación de renta sin que estos sean acumulativos en el período fiscal respectivo. las municipalidades y las asociaciones e instituciones a que se refiere el artículo 3º de esta Ley.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN.. las empresas públicas y otros entes públicos.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN.oo. Las modificaciones al monto citado. Esta fórmula es traslada al encargado de presupuesto para que le autorice el contenido presupuestario respectivo. serán comunicadas oportunamente por La Gerencia Financiera mediante circular a todas las Unidades Ejecutoras del país. a) De acuerdo con lo establecido en la aparte a) del inciso g) del Artículo 23 de la Ley del Impuesto sobre la renta modificado por Decreto Ejecutivo Nº29952-H. denominado “Comprobante Caja Chica”. 28 . estampar el sello anteriormente mencionado sobre dicha factura. como normalmente lo realiza. Para los efectos del reintegro. deberán ser entregadas al proveedor como comprobante de la exoneración del pago de impuestos de venta y selectivo de consumo y de la retención del impuesto de renta realizado.000. todas aquellas facturas por compra de bienes y servicios cuyo monto sea igual o mayor al establecido en este artículo. corresponderá al encargado del Fondo de Caja Chica. Una vez recibida la factura del proveedor. publicado en La Gaceta Nº19 del 28 de enero del 2008. e. denominada “Solicitud de Compra por Caja Chica”. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA ARTÍCULO 27: De las consideraciones para retener el 2% de Impuesto sobre renta en compras por Caja Chica o Vales de Caja chica. b) Aquellos proveedores que se acojan a las exoneraciones descritas en la Ley de Simplificación Tributaria. Para el año 2008. b. Una copia de la fórmula “Solicitud de Compra por Caja Chica” y de la factura. este monto asciende a ¢ 227. ARTÍCULO 28: Del procedimiento para la retención Unidades Ejecutoras con Caja Chica asignada a. afectando la cuenta contable 300-09-4.. la fórmula Nº 4-70-01-06-00. c. La unidad solicitante del bien o servicio confeccionará. deberán presentar ante la Unidad correspondiente la constancia emitida por la Dirección General de Tributación Directa. d. por el monto total de las facturas y se adicionará un comprobante de ingreso por el monto de las retenciones. la unidad solicitante deberá confeccionar el formulario Nº 4-7002-0220. serán objeto de aplicación de retención del 2% del impuesto sobre la renta.

se deberá estampar al “Vale de Caja Chica”. por lo cual tramitan la cancelación de sus compras de bienes y servicios según el procedimiento establecido en el Capítulo VI de este Manual. el o los comprobantes de ingresos deberán referirse al comprobante de egresos en que se registro por el monto bruto total de las facturas canceladas. d. b. una copia es para la Unidad y la siguiente para el proveedor. c. con el propósito de que exista un control cruzado entre ambos tipos de documentos. proveedor. la Sección Caja y Custodia de Valores (Oficinas Centrales) y las Sucursales deberán emitir un comprobante de egresos por el monto total de las facturas canceladas diariamente.S/Renta Neto a Pagar ¢___________ ¢___________ ¢___________ Este sello funcionará como control de los montos retenidos en cada factura. por medio del fondo de caja chica o vales de caja. monto bruto. El comprobante de egresos deberá indicar el número y fechas del o los comprobantes de ingresos en que se registraron las respectivas retenciones y a su vez. el cual la utilizará como un comprobante de la retención de que fue objeto. debe servir como base para realizar el reporte anual que se envía la Subárea Gestión de Pagos y ésta a su vez a la Dirección General de Tributación Directa. de tal forma que la sumatoria de todos los comprobantes de ingreso mencionados anteriormente. deberá confeccionar el “Vale de Caja Chica” por el monto bruto del total de la factura presentada a cobro. un sello con la siguiente leyenda: Monto Factura Nº___________ Menos 2% Imp. afectando las cuentas contables de gastos correspondientes (905-XX-X y 910-XX-X) y simultáneamente elaborarán un comprobante de ingreso por el monto total retenido (2% del Impuesto sobre la Renta). afectando la cuenta contable 300-09-4. Unidades de Oficinas Centrales sin Fondos de Caja Chica a. Son todas aquellas unidades de Oficinas Centrales que no disponen de un Fondo de Caja Chica asignado. 29 . Es importante considerar que el encargado de compras debe emitir un original y dos copias del “Vale de Caja Chica. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA d. cédula física o jurídica. monto retenido). Si el monto por cobrar es objeto de la retención del 2% de Impuesto de Renta. Para efectos del cierre del estado de caja. para los efectos tributarios que consideren convenientes. para efectos del encargado de realizar las compras en cada Unidad.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. número de factura. La unidad que ejecuta la compra. ya que el original queda como comprobante del pago realizado. Cada Unidad es responsable de llevar el control de los montos retenidos (por mes.

cédula física o jurídica. de acuerdo con el formato que se describe en el Anexo Nº1. número de factura. debe servir como base para realizar el reporte anual que se envía la Sección Trámite de Pagos y ésta a su vez a la Dirección General de Tributación Directa. Dicha información deberá ser remitida a la Sección Trámite de Pagos.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. la sumatoria total de las retenciones aplicadas en el mes anterior por concepto de cancelaciones realizadas por compras realizadas con Fondos de Caja Chica. Es decir. Dicha información debe estar consolidada con la suministrada para efectos de la retención que se aplica a nivel de los pagos que se realizan por medio del Fondo Rotatorio de Operaciones (FRO). Por su parte. f. de tal forma que la sumatoria de todos los comprobantes de ingreso mencionados anteriormente. Las Unidades de Oficinas Centrales que cuentan con Fondos de Caja Chica y que utilicen el “Vale de Caja Chica“ deberán cumplir con los puntos b y c mencionados en este Capítulo. ARTICULO 30: De las responsabilidades 30 . las Sucursales procesarán todas las facturas canceladas por medio de vales de caja y/o reintegros de caja chica. de acuerdo con el formato que se describe en el Anexo Nº1. en las cuales existan facturas en las que se haya retenido el 2% por concepto del impuesto de renta. Sucursales: Las Sucursales deberán remitir durante los 5 primeros días hábiles del mes siguiente. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA e. durante los 3 primeros días hábiles del mes siguiente en que se efectuaron las retenciones. Al finalizar el periodo fiscal. proveedor. ARTICULO 29: De los reportes ante la Sección Tramite de Pagos Oficinas Centrales: La Sección Caja y Custodia de Valores procesará todas las facturas canceladas por medio de vales de caja y/o reintegros de caja chica. monto bruto. monto retenido y monto neto). en las cuales existan facturas en las que se haya retenido el 2% por concepto del impuesto de renta. la información sobre las retenciones aplicadas durante el periodo fiscal correspondiente. las Sucursales deberán remitir en el formato establecido y por medio magnético. cada Sucursal así como la Sección Caja y Custodia de Valores es responsable de llevar el control de los montos retenidos (por mes.

Código de Normas y Procedimientos Tributarios y la Ley de Impuesto sobre la Renta en todos aquellos casos que por omisión se deje de retener. proveedor.605 del 9 de diciembre de 1996. N° 26.883 del 15 de octubre de 1993. Todas las Unidades deberán mantener un respaldo del período fiscal en ejecución (medios magnéticos) La Sección Caja y Custodia de Valores y las Sucursales deberán remitir los informes correspondientes a la Sección Trámite de Pagos en los tiempos estipulados en el artículo 29. todas de la Gerencia División Financiera. toda vez que el contenido de dichas circulares quedan incorporados en este manual. monto retenido). sin perjuicio de los procedimientos internos que establece la Institución en materia de faltas y sanciones.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN.402 del 31 de octubre de 1996. registrar y reportar la retención del 2% en las facturas que corresponde hacer la retención. DISPOSICIONES FINALES ARTÍCULO 31: Disposición derogatoria Quedan sin efecto las circulares N° 21. N° 10. 31 . N° 19.820 del 3 de mayo del 2002. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA Cada Unidad que cancele compras por medio de Fondos de Caja chica o Vales de Caja. Serán aplicables las sanciones que define la Ley General de Administración Pública. deberán asignar un responsable para que lleve el control de los montos retenidos (por mes. cédula física o jurídica.336 del 27 de marzo del 2002 y N° 11. número de factura. monto bruto.

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