Etapas de la evaluacin integral. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Anlisis preliminar de la empresa. Diagnstico integral de la empresa. Diagnostico especfico de las reas crticas.

Conclusiones y recomendaciones. Implantacin de recomendaciones. Deteccin de mejoras obtenidas.

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ANALISIS PRELIMINAR: Esta etapa es muy importante pues en ella se conoce la naturaleza de la problemtica en cuestin y se pretende obtener una visin general de la empresa. Tambin se concreta la informacin indispensable para elaborar y presentar una propuesta inicial que contenga, el alcance y resultados esperados de la evaluacin. El anlisis preliminar debe ser lo ms corto posible y el coordinador de la evaluacin, es el indicado para seleccionar a los directivos que proporcionen informacin suficiente y veraz que le permita definir la magnitud y profundidad de los problemas, as mismo l es quien les hace las primeras entrevistas que le permiten establecer un criterio para elaborar la estrategia de cada una de las etapas de la ejecucin de la revisin. Con toda esta informacin el coordinador tambin debe hacer un anlisis que permita tener un conocimiento general de la empresa para elaborar las caractersticas del estudio general a realizar, y determinar el alcance, el costo y el tiempo de la revisin. Tambin debe definir con los directivos, los estudios, tcnicas y criterios de medicin y el programa general de la evaluacin En esta etapa tambin se realizan otras actividades que son: Se realiza la planeacin y conduccin del reconocimiento, mediante la recopilacin de informacin como: base legal, acta constitutiva, leyes, reglamentos, acuerdos, decretos, informes de Consejo directivo, de auditoras externas e internas anteriores, planes, programas, manuales, presupuestos, controles, informacin financiera y contable, planillas de personal, curricula de mandos medios y superiores, contratos laborales, estrategias de comercializacin, Se hacen visitas de campo a las instalaciones de la empresa y de manera informal se platica con algunos jefes para identificar la magnitud y el volumen de operaciones. Luego se hacen entrevistas formales y se aplican cuestionarios preliminares dentro y fuera de la empresa, para tener opiniones distintas a los jefes. Se debe elaborar una: Propuesta inicial: primer documento que recibe el cliente de parte del grupo de evaluacin y es la primera oferta de trabajo que se le hace. Elaborando tambin un programa general en el cual se deben contestar cuatro preguntas clave: 1. Qu se pretende hacer: se determinan objetivos, metas, alcance, etapas que conformarn el estudio, expectativas de rendimiento y enfoque tcnico. Quin lo va a desarrollar: llevarn a cabo el trabajo Descripcin de la firma y consultores que

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Cundo se va a realizar: Presentacin del plan de trabajo, fecha de inicio, programa de actividades definiendo tiempos por etapas y responsables. Cunto va a costar: Especifica el nmero de horas estimadas y los honorarios profesionales.

2. DIAGNOSTICO O REVISION INTEGRAL: En esta se realizan las pruebas de evaluacin y se lleva a cabo una investigacin de campo profunda, aplicando cuestionarios especficos por rea. Se contratan expertos especializados en la materia, dependiendo de las necesidades particulares de cada empresa. Y se elabora el programa de trabajo especificando las actividades de los expertos. El programa debe cubrir como mnimo el estudio, anlisis y examen de: entorno o medio ambiente, estructura organizacional, planes comerciales, financieros y de operacin, objetivos, programas, procedimientos y controles, sistemas de administracin, operacin, comercializacin, comunicacin, clima laboral, funcin social, crecimiento histrico, etc. Con los estudios preliminares se deben determinar las reas problemticas ms profundas y luego elaborar una propuesta de evaluacin especfica para cada una, para definir as la forma en que se aplicar la a evaluacin. En esta etapa se establece el marco de referencia, el campo de accin de la empresa, su problemtica, el ambiente del control interno, as como su operacin y administracin en general. Y se debe emitir el: Diagnstico general: es la base para la formulacin de opciones de accin y sugerencias para mejorar la productividad y calidad de la empresa. En este se da una visin global y dinmica de la empresa, se informa sobre el descubrimiento de fortalezas y oportunidades, as como de ineficiencias y debilidades y el clculo del impacto de stas en el equilibrio de la empresa. Este documento debe contener como mnimo la informacin siguiente: forma y grado de eficacia en el cumplimiento de los objetivos y metas econmicas, financieras, sociales y tecnolgicas, el grado en que los programa cumplen su cometido y el comportamiento de cada uno de estos con respecto a sus metas, la eficiencia y la economa en el uso y manejo de los recursos humanos, materiales, financieros y tcnicos, la eficacia de sistemas, procedimientos y controles, la asignacin de recursos por programas, la comercializacin, la direccin de la empresa, los servicios, el ambiente laboral, hallazgos y situaciones detectados, la posicin estratgica de la empresa, las reas crticas de la empresa que impiden su desarrollo, etc. Este diagnstico debe incluir el programa de trabajo especfico que se debe efectuar en las reas definidas como crticas. 3. EVALUACION ESPECIFICA: En esta etapa se hace una revisin exhaustiva e intensiva para conocer profundamente la problemtica del rea o proceso crtico que se haya decidido evaluar, los pasos a seguir son:

Elaborar un programa de trabajo que contenga objetivos, alcances, el trabajo y las posibles estrategias a seguir. Definir estudios, tcnicas de apoyo, criterios de medicin y adaptar cuestionarios especficos a las reas a evaluar, elaborar una investigacin adicional y comprobatoria de campo donde: se define la informacin complementaria que se haya solicitado, se recopila, registra, analiza, clasifica y valida la informacin, se hace un programa de entrevistas con el personal del rea y se aplican cuestionarios y guas definitivos. El grupo multidisciplinario interviene intensamente en esta etapa y profundiza en la evaluacin del rea y los procesos, conoce al personal tcnico y la infraestructura con que cuenta la empresa, para dar recomendaciones especficas para el mejoramiento del rea o proceso. Solucin de problemas especficos: consiste en proporcionar un mtodo para solucionar problemas detectados en las evaluaciones realizadas durante la revisin a las reas criticas que limiten el desarrollo y crecimiento de la empresa e indican en trminos generales la secuencia lgica de la etapas que integran este mtodo., ya que se apoya en mtodos de investigacin cientfica y se aplican a problemas administrativos, operacionales y financieros. Estas etapas son: Formulacin del problema, recopilacin e investigacin de informacin, anlisis del problema, procedimientos y pruebas de evaluacin y seleccin de soluciones. En esta etapa se debe emitir un Diagnstico especfico de las reas evaluadas: en el cual se debe sealar bsicamente: el grado y forma del cumplimiento de los objetivos, programas y funciones del rea evaluada, la eficiencia en el uso de los recursos humanos y la eficacia y economa de los tcnicos y financieros del rea, el grado y calidad de la organizacin, las fortalezas, debilidades del rea en relacin con la empresa en su conjunto, los efectos globales que la ineficacia puede causar en el desarrollo de la empresa, las deficiencias, hallazgos y situaciones detectadas durante el trabajo de revisin en el rea. 4. OPINIONES Y RECOMENDACIONES: En esta etapa se deben interpretar y analizar los resultados de cada una de la etapas de la revisin efectuada, considerando los orgenes y las causas de los problemas, su valoracin, magnitud y efectos. En esta etapa se debe rendir un informe final en el cual el grupo de evaluacin emite su opinin sobre cul es el camino ms viable para mejorar la empresa y proporciona opciones de evaluacin con rangos de requerimientos y resultados que se desea obtener. Y debe contemplar como mnimo: introduccin, sntesis del diagnstico general y especfico, fortalezas y debilidades, oportunidades y amenazas, preferencia de problemticas, comentarios y conclusiones, recomendaciones y alternativas de implantacin 5. PROGRAMA DE IMPLANTACION DE RECOMENDACIONES: Esta es la etapa ms importante de todas, y debe cumplir los siguientes pasos: 1. Elaboracin de un programa especfico de implantacin: o sea determinar las actividades y la secuencia en la que deben desarrollarse. 2. Integracin de los recursos humanos, materiales, tcnicos y financieros adicionales, necesarios para la implantacin: en este paso se determinan los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipo, formas, manuales e instructivos de trabajo. Se define quines sern los responsables de llevar a cabo la implantacin total y de cada etapa y se deben elaborar programas de informacin y orientacin sobre la naturaleza y propsito del proyecto, para promoverlo efectivamente.

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Ejecucin del programa: debe establecerse el mtodo de implantacin que ms convenga utilizar. Diseado y aprobado el programa, el siguiente paso consiste en reunir los recursos humanos y materiales previamente establecidos, elaborar instructivos y manuales de trabajo, disear las formas para integrar los suministros requeridos.

En esta etapa se deben realizar: Informes de avance de implantacin de recomendaciones: los cuales deben ser bimestrales y contener como mnimo: grados de avance de la implantacin de cada recomendacin, causas de las desviaciones al programa, limitaciones para el cumplimiento y programaciones acordes a las desviaciones. 6. EVALUACION DE LAS MEJORAS OBTENIDAS: En esta se evalan las mejoras obtenidas por la empresa. Se deben efectuar reuniones peridicas de evaluacin dependiendo de la empresa y de los propsitos de: verificar la implantacin de las recomendaciones, las desviaciones y su causa, investigar la reaccin del personal y los directivos, revaluar lo logrado en la consecucin de los objetivos econmicos y sociales. En esta etapa se debe rendir un Informe de resultados y beneficios: que contenga los resultados y beneficios que se obtuvieron con las recomendaciones implantadas. Es un documento comparativo entre la situacin que se encontr en la evaluacin y la situacin actual y que verifica si hubo cambios en la administracin y operacin de la empresa en general y de las reas revisadas en particular. Se deben tambin mencionar los ltimos cambios, las mejoras y los beneficios sociales, laborales, de desarrollo humano, de modernizacin, productividad, efectividad, calidad y competitividad en la empresa que son producto de las recomendaciones formuladas durante el proceso de evaluacin integral. Informes: estos deben ser objetivos y equilibrados entre eficiencias y deficiencias, logros e incumplimientos, y disearlos de tal manera que puedan ser entendidos por las personas que intervienen en el proceso de toma de decisiones. Los tipos de informes que son utilizados en esta etapa son: Informes de avance: deben indicar que el contenido es tentativo y que nuevos hallazgos o la evaluacin final puede cambiar o sustituir recomendaciones. Confidenciales: la informacin es nicamente para el cliente que contrat la evaluacin. Ejecutivos: deben ser concretos y cubrir hechos, circunstancias, hallazgos de magnitud e importancia principales y las recomendaciones para su solucin.
Resultados esperados. Tener resultados exitosos en la aplicacin de la metodologa, depende en gran medida de la capacidad del coordinador y lder del proyecto para ejecutar sus funciones, ya que son quienes conducen el desarrollo de la evaluacin. Hay diferentes formas de obtener beneficios de la aplicacin de la evaluacin integral, dependiendo de la problemtica particular de cada empresa; Las ventajas y beneficios que se pueden obtener son: Aumentar el rendimiento del capital y reducir costos. Encontrar alternativas y recomendaciones para el mejoramiento y expansin. Comprobar la existencia e idoneidad de criterios para identificar, clasificar y medir los datos relevantes de la administracin y operacin. Comprobar la calidad, confiabilidad y utilizacin de la informacin gerencial.

Conocer el clima laboral en el que se desenvuelve la empresa. Conocer la oportunidad, congruencia y calidad en la toma de decisiones. Conocer las causas y extensin de los problemas. Definir con claridad funciones, responsabilidades y relaciones entre las reas. Desarrollar parcialmente un sistema formal de medicin del rendimiento. Detectar fallas en mtodos y desempeos operacionales. Detectar las debilidades que se deben corregir. Determinar la necesidad de mejoras a los sistemas y procedimientos existentes. Determinar si la empresa esta operando con las utilidades que debiera. Disear una estrategia para facilitar la transicin de una cultura de trabajo tradicional a una de mejoramiento continuo. Efectuar con detenimiento un anlisis estructurado de la empresa y verla tal como se encuentra en el presente. Encontrar respuestas a los problemas especficos de la empresa. Equilibrar cargas de trabajo. Evaluar el aprovechamiento pleno de la realizacin de esfuerzos, evitando duplicidades o trabajos innecesarios. Evaluar el logro de las metas en relacin con los planes, pronsticos y presupuestos asignados. Evaluar la necesidad de ajustar las estructuras organizacionales. Evaluar la necesidad de cambiar tecnologas por unas ms modernas. Evaluar la suficiencia y efectividad de los sistemas de control interno, administrativo, financiero y operacional establecido. Identificar reas especficas donde las mejoras podran lograrse. Plantear nuevas estrategias de desarrollo. Preparar un plan estratgico para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Revisar la planeacin, organizacin, programacin, presupuestacin, integracin y direccin de la empresa. Simplificar mtodos de trabajo y operaciones administrativas. Validar criterios para la medicin de reas problema. Verificar el cumplimiento de polticas y procedimientos establecidos. Verificar la existencia, propiedad y funcionamiento de los procedimientos y mecanismos de salvaguarda de los recursos en general Verificar la utilizacin de las diferentes capacidades de la empresa. Verificar que se hayan adoptado parmetros adecuados para evaluar la economa, eficiencia y eficacia de la empresa. Verificar si existen parmetros razonables para juzgar la congruencia de los recursos asignados al logro de las metas y objetivos. Verificar si los sistemas de registro incluyen la totalidad de las operaciones realizadas y si los mtodos y procedimientos utilizados permiten confiar en la informacin financiera y operacional que de ellos emana.

Los resultados de una evaluacin integral se dan en varias etapas, ya que algunos beneficios son inmediatos y otros necesitan el tiempo necesario para que maduren y alcancen su potencial. La aplicacin peridica de la evaluacin integral y el seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones formuladas, forman ciclos de revisin permanente que tienen como consecuencia una mejor funcionamiento de las empresas. Con este panorama general de algunos principios y conceptos en la aplicacin de la evaluacin integral, quiero hacer nfasis de la necesidad de que los empresarios, directivos, funcionarios y administradores en general, conozcan y utilicen esta metodologa que permite mejorar la productividad, calidad y competitividad de las empresas.