CONTENIDO

Cap. Contenido
1 Generalidades
1.1 Objetivo
1.2 Alcance
1.3 Términos y definiciones
1.4 Roles y responsabilidades

2 Lineamientos
2.1 Flujo de información para el registro de la nómina.
2.2 Altas y Bajas SICOSS
2.3 Procesos de Altas en el IMSS
2.4 Monederos / Tarjetas Perfiles
2.5 Controles

1. GENERALIDADES
1.1 OBJETIVO
La presente política tiene como objetivo administrar y controlar los procesos de registros de reportes
de nóminas, así como los procesos de altas y bajas en el seguro social y la obtención de tarjetas bancarias
personalizadas, cumpliendo con los tiempos necesarios para mantener al personal asegurado.
1.2 ALCANCE
El contador general y el Gerente de Finanzas, así como los coordinadores de nóminas, tendrán la
responsabilidad de que estas políticas se lleven a cabo.
Las normas de control de los procedimientos del registro de los reportes de nómina utilizadas en las
presentes políticas y procedimientos, están fundamentadas dentro del marco principal de la Ley Federal del
Trabajo y criterios internos de Grupo Agroforestal Uumbal y AMSA.
1.3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Registro Patronal. Es un número de identificación personal e intransferible que otorga el IMSS con la
finalidad de que tener acceso a las obligaciones y derechos de un patrón y permite asociar a los registros
patronales de los diferentes centros de trabajo, además de transmitir los movimientos afiliatorios de todos los
trabajadores de los registros patronales de sus asociados y bajo una sola prima del Seguro de Riesgos de
Trabajo.
Modalidad 13. Existen varias modalidades de Registro Patronal, sin embargo, el esquema bajo el
que trabajan Es un esquema diseñado específicamente para trabajadores del campo, en el que no pueden
generar una antigüedad mayor a 6 meses en una sola empresa, siendo así trabajadores eventuales,
debiéndose finiquitar los contratos al término de cada período.
Biométricos. Es un sistema de control de asistencia que se registra mediante la huella digital o el
registro de la mano (handpunch), es un control mandatorio para la elaboración y pago de la nómina.
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1.5 ROLES Y RESPONSABILIDADES

A continuación se enuncian las áreas y/o los puestos involucrados en esta política según su participación.

Tabla de responsabilidades y autoridades

Responsable de Puesto(s)
Emitir Contador General
Puesto(s) Responsabilidad / Límite de actuación
Gerente de  Coordina y autoriza los pagos de facturas y fondeos para el
Administración y pago correspondiente de las nóminas.
Finanzas
 Coordina el flujo de información de la nómina.
 Valida la información de la nómina.
 Envía la información correspondiente de cada nómina, altas y
Ejecutar / Aplicar Contador General bajas a AMSA.
 Valida los números de cuenta de los trabajadores de
ASAM/ASAS.
 Coordina las altas y bajas en el Seguro Social.
 Unificar los reportes de nóminas de cada una de las fincas.
 Enviar los reportes de nóminas catorcenales.
Coordinador de
 Gestionar altas y bajas con el Contador General.
Nóminas.
 Coordinar la información correspondiente para los expedientes
de cada trabajador.
Difundir Contador General.
Vigilar el
Contador General, Gerente de Administración y Finanzas.
cumplimiento
Actualizar Contador General.
Autorizar
Director General Uumbal
excepciones
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2.1 FLUJO DE INFORMACIÓN PARA EL REGISTRO DE LA

NÓMINA

Descripción del Flujo de Información.

1. Registro en el biométrico. Todos los trabajadores, al entrar a laborar en cada
uno de los ranchos, deberán registrarse en el sistema biométrico en el card del
trabajador:
a. Nombre completo.
b. Huellas dactilares de ambos dedos índices y/o pulgares, dependiendo de
la legibilidad de los mismos.
c. Fotografía del empleado.
d. Numero SICOSS del trabajador.
2. Cabo. Al inicio final de cada jornada laboral, el capturista deberá imprimir la lista
del personal que labora en cada predio, misma que descargará directamente del
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biométrico. Agregando dos columnas más, una con el nombre “ACTIVIDAD”

donde se registrarán la actividad del día de cada trabajador y otra columna
llamada “LOTE” donde se registrará el lote del predio en el que estén trabajando,
usando las abreviaturas previamente establecidas. Ejemplo:

3. Capturista. La labor fundamental del capturista, es elaborar las nóminas de cada

finca de acuerdo a los reportes diarios de los cabos, obteniendo la asistencia
directamente del sistema biométrico. Cada viernes, el capturista tiene la
obligación de enviar su reporte de nómina al Coordinador de nóminas, con el fin
evaluar la veracidad de los datos. Ejemplo de reporte de nómina:

a. No. SICOSS. Número de identificación único del empleado en el sistema

SICOSS de manejo de nómina de ASAM/ASAS.
b. Nombre del empleado. Debe ser capturado en mayúsculas empezando
por el apellido paterno, apellido materno y finalmente el nombre(s).
c. Número de tarjeta. El número de tarjeta, ya sea perfiles o monedero
electrónico.
d. Localidad. La localidad de origen del empleado.
e. Asistencia / Avance. Se captura un “1” cuando es asistencia y labora por
jornal, cuando se trata de una actividad pagada a destajo, se captura el
avance diario del trabajador, cuando es una inasistencia se captura “0”.
f. Actividad. Existe un catálogo de actividades previamente establecido, en
el que se manejan los códigos de actividades y el costo de cada una de
ellas, ya sea por jornal o por destajo.
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g. Lote. Se captura el código del lote de la finca en el que ese jornal, trabajó
ese día, al igual que el catálogo de actividades, existe un catálogo de
lotes previamente establecido.
h. Costo. El monto a pagar por la actividad del trabajador, ya sea por jornal
o destajo.
4. Coordinador de nóminas. La función principal del coordinador de nómina, será
la consolidación de los reportes de nóminas de cada uno de los ranchos,
verificando de minuciosa la información proporcionada por los capturistas.
Además debe realizar un cruce de información entre los reportes de asistencia de
los biométricos con los reportes de nóminas de los capturistas.
5. Contador. Recibe la nómina de manera depurada, debiendo realizar pruebas
aleatorias cruzando información con las asistencias registradas en los
biométricos.
6. ASAM /ASAS. Reciben la nómina consolidada, sin errores de capturas para ser
procesada en el sistema SICOSS y posteriormente liberar la información para el
pago y dispersión de la nómina.

Tiempos para liberación de nómina.

La nómina es información que siempre debe ser entregada en tiempo y forma, además de
ser información vital y el pago de la misma es esencial para las operaciones de la empresa.
Los tiempos de la nómina, son los siguientes:

Catorcenal.

Fecha de recepción de información al contador y a ASAM/ASAS

Fecha de pago de nómina.
Recepción de información parcial para el coordinador de nóminas.

Semanal.

Fecha de recepción de información al contador y a ASAM/ASAS

Fecha de pago de nómina.
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2.2 ALTAS / BAJAS (SICOSS)

Altas.

 El coordinador de nómina es el encargado de la elaboración del reporte de altas de

los trabajadores ante el SICOSS, llenando un “layout”, mismo que será enviado a
ASAM/ASAS por el Contador, con el fin del registro de los trabajadores en el sistema
y la asignación de un número SICOSS. Los layouts con las altas de los
trabajadores deberán ser enviados al Contador General los días martes y
viernes de cada semana.

 Al momento de recibir trabajadores y elaborar altas de los mismos en Uumbal, se

debe crear un expediente del trabajador, el cual debe contar con la siguiente
información:
o Identificación oficial (IFE).
o Comprobante de Domicilio.
o Número de seguro social (si ya cuenta con uno).
o Acta de Nacimiento.
o Llenado de formato de huellas digitales y descripción física del trabajador.
o Comprobante de asignación de clínica y carnet del Seguro Social.
 Esta información debe ser entregada máximo al tercer día hábil, después de
empezar a laborar.
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 Las personas encargadas de recibir la documentación son los capturistas de cada

uno de los ranchos, misma información debe llegar ya armada y completa a la base
central de cada uno de los proyectos (Palma y Pino). Siendo las siguientes
o Agroforestal Uumbal Chiapas - Base 5 de Mayo
o Agroforestal Uumbal Veracruz – Base Pericos.

Bajas.

 Las bajas de trabajadores en el Sistema Sicoss deberán ser llenadas en un formato

sencillo en Excel, misma relación debe contar con la siguiente información:
o Número de Sicoss
o Nombre completo del empleado.
o Fecha de Baja.

Causas de Baja:

 Cuando un trabajador tiene tres faltas injustificadas en un mismo mes, al momento

de la cuarta falta, es causa de baja.
 Recisión del contrato:
o Llegar en estado de ebriedad o bajo los efectos de cualquier otra sustancia
tóxica
o Incumplimiento de las actividades.
o Agresión a los demás trabajadores.
o Ocasionar intencionalmente perjuicios materiales durante el desempeño de
sus labores con motivo de ellas en las obras, edificios, maquinaria,
instrumentos, materias primas y demás objetos relacionados con el trabajo.
o Acumulación de tres actas administrativas es causa de baja definitiva.
o Cometer actos inmorales u hostigamiento contra cualquier persona en el
trabajo.
o Negarse a utilizar las medidas preventivas y de protección.

Es importante señalar que cuando un trabajador comete alguna de las faltas listadas en el
punto anterior, se debe levantar un acta administrativa y una sanción al trabajador. La
acumulación de tres actas administrativas es motivo de baja.
 Las bajas deben ser reportadas junto con las reportes de nómina consolidada.
En el mismo archivo, en una pestaña aparte.
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2.3 PROCESO DE ALTAS EN EL IMSS

TIEMPOS PARA EL ALTA EN EL IMSS

Los tiempos para el alta de los trabajadores en el seguro social son muy importantes debido
al riego que representa para las empresas, sin un trabajador sufre algún accidente. Por lo que para
las altas se deben manejar las siguientes políticas:
1. No podemos contratar menores de edad.
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2. La documentación para el alta de los trabajadores en el Seguro Social máximo 3

días hábiles después de haber empezado a laborar el trabajador por falta de algún
documento.
3. Otorgar una copia del alta del seguro social al trabajador.
4. Organizar de manera periódica, la asistencia de elementos del IMSS para la
asignación de clínica y carnet a los trabajadores, dentro de las instalaciones de la
empresa.
5. Todos los trabajadores deben estar asegurados.

El despacho encargado de realizar las altas, tarda de 3 a 5 días hábiles en regresar las
afiliaciones de los trabajadores. Una vez recibida el alta, se procede a la asignación de la clínica y
el carnet del seguro social.

La persona encargada de recabar la documentación y enviar la documentación será el

Coordinador de Nóminas con apoyo de uno de los capturistas de la base de uno de los proyectos.

2.4 MONEDEROS / TARJETAS PERFILES

Existen dos formas de pago a los trabajadores: mediante tarjetas de nómina (perfiles) y
monederos electrónicos, esta última, usada solo en casos extraordinarios.

Los requisitos para la obtención de la tarjeta perfiles es el siguiente:

 Identificación Oficial
 Comprobante de Domicilio

Siempre debe plantearse al trabajador, al momento de entrar a trabajar que es necesario

sacar su tarjeta perfiles, además de ser un requisito para laborar en la empresa.
El uso y/o entrega de monederos, debe manejarse siempre como un último recurso, siempre
que un trabajador no cuente con la documentación necesaria para sacar su tarjeta perfiles.
Cuando se entregue un monedero a un trabajador, se le dará un plazo no mayor a 45 días
para sacar su tarjeta perfiles, de no hacerlo en el plazo otorgado, el trabajador no podrá seguir
cobrando con un monedero y su pago será retenido hasta el momento en el que tenga su tarjeta
personalizada (Perfiles).

2.5 CONTROLES

Administración de base de datos de tarjetas/monederos.

La administración de la base de datos de las tarjetas y monederos, estará a cargo de

ASAM/ASAS, cualquier cambio de tarjeta y/o monederos, será informado por El Contador
debidamente respaldado por un formato de cambio de tarjeta, firmado por el trabajador y la
empresa, de modo que los capturistas y coordinadores, únicamente recabarán las firmas de los
trabajadores, enviando la información escaneada al Contador, quien será responsable de la
veracidad de la información.
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Control de personal asegurado en el IMSS y Control de monederos y tarjetas perfiles.

En la planilla consolidada, se deberán agregar las siguientes columnas al final, hacia la

derecha, que servirán como control para que todo el personal esté asegurado en el IMSS y control
de monederos y tarjetas perfiles:

 Fecha de alta 1. Fecha de ingreso del trabajador a la empresa.

 Fecha Alta IMSS. Fecha de afiliación del trabajador al IMSS.
 Días para alta. Es el resultado de la diferencia de las dos columnas anteriores, dato
que nos dará a conocer tiempo que nos toma dar de alta a un trabajador en el
Seguro Social.
 NSS. Es el número de seguridad social del trabajador.
 Tipo de Pago. En esta columna solo se pueden manejar dos tipos de datos
“Perfiles” ó “Monedero”.
 Fecha de Alta 2. Esta columna es únicamente para los trabajadores que usan
monederos, el dato debe ser el día en que se le otorgo el monedero.
 Días. Es la diferencia de la columna “Fecha Alta 1” y “Fecha de Alta 2”, esta
columna nos dará a conocer el número de días que tiene el trabajador con el
monedero. Si el trabajador lleva con el monedero un plazo mayor a 45 días, será un
foco rojo para la empresa.
 Biométrico. Esta columna solo se marca con el fin de saber si el trabajador ya está
dado de alta en el biométrico.
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