Tema 3

Solicitud, expedición y entrega de las mercancías

1. Proceso documental de la compraventa
2. El presupuesto
2.1. Los presupuestos de obras y servicios
3. El pedido
3.1. Formalización de los pedidos
3.2. Clases de pedidos
3.3. Organización de los archivos de pedidos
3.4. Incidencias
4. El transporte de mercancías
4.1. Documentación del transporte
4.2. El IVA en el transporte
4.3. Proceso y documentos relacionados con el envío de las mercancías
5. El albarán o nota de entrega
5.1. Clases de albaranes
5.2. Proceso administrativo que genera el envío de mercancías
5.3. Comprobación de las mercancías recibidas
5.4. Incidencias
5.5. Organización del archivo de albaranes

6. El control de envíos y recepciones de mercancías

7. Fallos de actividades
1. Proceso documental de la compraventa

Empresa vendedora Solicitud de información.

Empresa compradora
(departamento de ventas) (departamento de compras)
Envío del presupuesto.

Registro y archivo de los
pedidos recibidos.
Si hay un acuerdo:
 Aceptación del presupuesto.
 Contrato
Pedido mediante:
 Fax, e-mail, página web, carta. Registro y archivo de los
pedidos recibidos.
 Nota de pedido.
 Teléfono.
 Agente comercial.

Transporte: carta de porte.

Tres copias: una, para el cargador,
otra viaja con las mercancías, y la
tercera, para e transportista.
Comprobación de que la
Envío entrega es correcta.
Registro y archivo de los
Albarán o nota de entrega.
albaranes.
Se hacen tres copias: una se la
queda el vendedor y se envían dos
copias: una, para el comprador, y
otra, para devolver firmada con el
conforme del comprador.
Almacén Almacén
Registro de salida de la Registro de entrada de
mercancía. la mercancía.

Registro de facturas Registro de facturas

expedidas. FACTURA
recibidas.

Pago:
- Efectivo. - Letra de cambio.
- Cheque. - Recibo bancario.
- Pagaré. - Confirming.

Declaraciones del IVA

(IVA repercutido – IVA soportado)
2. El presupuesto

El presupuesto es un documento que utiliza el vendedor para plasmar una oferta detallada a un
posible comprador. Si la oferta es aceptada por el comprador, el presupuesto es el origen de un
contrato.

Un presupuesto es vinculante para el vendedor, pero solamente obliga al comprador desde que lo
acepta. En el presupuesto, figurarán los datos necesarios para establecerlas condiciones de la
operación:

 Identificación del vendedor y del comprador: nombre, domicilio y NIF.

 Fecha de emisión y periodo de validez del presupuesto.
 Descripción y precio de las mercancías.
 Condiciones: forma de pago, descuentos, plazo de entrega, etc.

Es importante que quede constancia de lo que no se incluye en el presupuesto, como, por ejemplo:
los embalajes, el transporte, el IVA, etc.

El presupuesto se puede aceptar mediante la firma y la palabra “acepto” u otra similar escrita en el
propio presupuesto o mediante cualquier otro medio, como correo o fax. El cliente se quedará con
una copia del presupuesto.

2.1. Los presupuestos de obras y servicios

Es un documento creado por el que se ofrece el servicio mediante una descripción detallada de
la operación y de sus condiciones específicas.

Sobre presupuestos se pueden hacer las siguientes consideraciones:

1. El prestador entregará el presupuesto antes de la realización de la obra o servicio, salvo

renuncia expresa del cliente con la frase “renuncio al presupuesto” y firmada.
2. Gastos de desplazamiento. Solo podrán cobrarse una vez, aunque para la elaboración del
presupuesto se hayan realizado varios viajes.
3. Averías o defectos ocultos. Si, durante la prestación del servicio, se advierten la existencias,
averías o defectos ocultos, se pondrá en conocimiento del cliente con la indicación del
incremento del coste. Estos imprevistos solo podrán subsanarse si el cliente da su conformidad.
4. Pago del presupuesto no aceptado. La elaboración del presupuesto se pagará si no fue
aceptado por el cliente, siempre y cuando haya sido informado de la obligación de su pago.
Además, se pueden cobrar los gastos de desplazamiento.
3. El pedido
Es la solicitud que realiza una empresa o profesional a un proveedor para que le suministre unas
determinadas mercancías o le preste un servicio.

El pedido obliga al comprador de forma unilateral, pero no crea obligaciones para el vendedor hasta
que lo acepta.
El pedido tiene carácter contractual desde el momento en que se formaliza y su incumplimiento
tiene las mismas consecuencias que el incumplimiento de un contrato de compraventa.
 Pedido: En firme
- Web. Nota de pedido. Empresa
Empresa - E-mail. compradora
vendedora - Fax, teléfono. (departamento de
(departamento de - Agente comercial. compras)
ventas) - Verbal. Condicional
- Correo. Propuesta de
pedido.

Registro de los
pedidos emitidos a los
proveedores.

Confirmación de pedido.

Pueden surgir incidencias:

- Denegación.
- Modificaciones. Registro de los pedidos
- Anulaciones. recibidos de los clientes.

Correo
electrónico,
página web,
fax

Nota de Agente o
pedido represante
(impreso) Fomalizac comercial
ión de los
pedidos.

Correo
Verbalmente
ordinario

3.2. Clases de pedidos.

Los pedidos se pueden clasificar:

 Pedido en firme: Se realiza cuando el comprador y el vendedor están de acuerdo en las

condiciones de la operación, bien porque ya hay un presupuesto o porque previamente se
ha negociado un contrato. El documento que se utiliza se llama pedido o nota de pedido.
 Pedido condicional: Surge cuando el comprador expone unas condiciones al vendedor y
la validez depende de la aceptación de las condiciones por parte del vendedor. El documento
que se utiliza se llama propuesta de pedido.
 La nota de pedido es el impreso en el que se detallan los productos solicitados, así como las
principales condiciones de la operación, salvo que ya estuviesen pactadas en un contrato de
compraventa o de suministro.

Los datos que hay en una nota de pedido son:

 Identificación del  Descripción de las  Lugar e entrega de las

comprador y del vendedor. mercancías. mercancías.
 Número de orden del  Precios y condiciones.  Medio de transporte
pedido y fecha de emisión. utilizado.

3.3. Organización de los archivos de pedidos

En el departamento comercial se guardará un archivo para guardar los pedidos (pedidos a
proveedores) o (pedidos de clientes).
Junto con cada pedido, se archiva todos los documentos relacionados con él (presupuesto, faxes,
correos, ofertas, etc.).

Pedidos a proveedores: Pedidos de clientes:

 Se abre una carpeta por cada  Se abre una carpeta y a medida que
proveedor. van llegando, se asigna un nº
 Se archivan, ordenados por fechas los correlativo y se archivarán por ese
pedidos. orden.
 En una hoja, al comienzo cada pedido,  En una hoja al comienzo de cada
como fecha, número, fecha de entrega, carpeta se anotan los datos de cada
etc. pedido.
 En clientes habituales con nº
significativo de pedidos, se puede abrir
una carpeta por cada cliente.
3.4. Incidencias

Denegaciones:
 Carecer de existencias y que resulte imposible conseguirlas para la fecha pactada
con el cliente.
 No poder cumplir las condiciones pactadas con el comprador.
 Disponer de informes poco favorables sobre el comprador (morosidad, impagos).

Modificaciones:
 Se notificarán a los proveedores con la máxima urgencia, antes de que envíen la
mercancía, explicándoles muy claramente las causas que originan la
modificación.
 Los proveedores también pueden hacer modificaciones que deben comunicar
antes del envío.
 Anulaciones:
 Pueden deberse a múltiples causas, atribuibles al proveedor (retrasos, diferencias
de calidad, mercancías deterioradas, etc.) o al comprador (errores, dificultades
para pagar, no recibir las mercancías, etc.).
Si se optan por anular el pedido, las causas alegadas estarán estipuladas en el
contrato y se explicarán con toda claridad para llegar a un acuerdo que satisfaga
a ambas partes.

4. El transporte de mercancías
Para transportar mercancías, existen varias opciones:
 Utilizar vehículos del vendedor.
 Utilizar vehículos del comprador.
 Contratar a un transportista o a una agencia de transporte.

4.1. Documentación del transporte

El contrato de transporte se formaliza por escrito en un documento denominado carta de porte.

Emisión y número de ejemplares de la carta de porte

La carta de porte es expedida por las empresas de transportes. Se emiten tres ejemplares
originales, que firmarán el cargador y el transportista.
 El primer ejemplar se entrega al cargador.
 El segundo ejemplar viaja con las mercancías transportadas y puede ser exigido por
el destinatario.
 El tercer ejemplar queda en poder del transportista.

Conservación de las cartas de porte

El transportista, el cargador y el destinatario deberán conservar una copia de la documentación
del transporte a disposición de la Inspección del Transporte Terrestre durante al menos un año.

Carretera: Carta de porte por Ferrocarril: Carta de porte

carretera. ferroviario.

Documentos
utilizados en el
transporte

Marítimo: Conocimiento de Aéreo: Conocimiento de

embarque marítimo. embarque aéreo.
4.2. El IVA en el transporte
Los tipos impositivos que se han de aplicar son los siguientes:
 Transporte de mercancías: 21%.
 Transporte de viajeros y sus equipajes: 10%.
 Transporte internacional: exento.

4.3. Proceso y documentos relacionados con el envío de las mercancías

Cargador Transportista Consignatario

 Contrata el  Transporta la mercancía.  Recibe las

transporte.  Se queda un ejemplar de la mercancías.
 Se queda un carta de porte.  Recibe un
ejemplar de la  Viaja con otro ejemplar de ejemplar de la
carta de porte. la carta de porte. carta de
porte.

 Verifica las condiciones de

Documento que acompaña a la la entrega y el estado de la
mercancía mercancía.
Albarán o nota de entrega.  Da el visto bueno (V.º B.º) si
todo es correcto.

5. El albarán o nota de entrega

El albarán, también denominado nota de entrega, es el documento que acompaña a la

mercancía en el momento de su entrega al comprador. También se considera albarán el
documento que acredita la prestación de un servicio (es un documento que verifica).

No es obligatorio su uso, pero es esencial para acreditar la entrega. La factura no prueba la

realización de una operación comercial y siempre precisa de un albarán firmado por el cliente dando
su conformidad con la mercancía entregada o el servicio prestado.
Mediante el albarán se acreditan:
 La salida de las mercancías del almacén del vendedor.
 La recepción de la mercancía por el comprador.
 La realización del transporte.

5.1. Clases de albaranes

Se pueden emitir:
 Albarán valorado: Figuran los precios unitarios y el total de la operación.
 Albarán sin valorar: Solo refleja la descripción y la cantidad de la mercancía enviada, pero
no los precios.
 nº de
albarán
Medio de
nº de
transporte
pedido
utilizado

Lugar de
Datos que Identificación
entrega de
hay en un del vendedor
la
albarán y comprador
mercancía

Unidades de
Lugar y
mercancías
fecha de
que se
emisión
envían Descripción
de la
mercancía

A. Copias de los albaranes

Se realizan varias copias, y cada una tiene una finalidad:
 Copia para el vendedor: Justifica la salida de las mercancías del almacén y para realizar la
factura basada en ese albarán.
 Copia para ser firmada por el comprador: El comprador comprueba que los datos del albarán
son correctos con la mercancía recibida y con el pedido que realizó. Devuelve una copia
firmada y sellada al vendedor.
 Copia para el comprador: El comprador se queda con una copia para justificar que ha
recibido la mercancía, dar entrada a las mercancías en el almacén y comprobar los datos
cuando reciba la factura.

5.2. Proceso administrativo que genera el envío de mercancías

Vendedor Albarán Comprador
Se queda una copia del albarán. Se envían dos copias. Recibe la mercancía.

Firma el albarán y devuelve una Comprueba la mercancía y el

copia. albarán.

Si hay incidencias Se queda con una copia y

Reclama dentro del plazo. registra y archiva el albarán.
5.3. Comprobación de las mercancías recibidas

En la puesta a disposición y entrega de la mercancía al comprador queda acreditada si firma el

albarán en prueba de conformidad con lo entregado. Desde ese momento, nace la obligación
de pago y el cómputo de los plazos de reclamación o devolución.

Al llegar la mercancía en el almacén, se realizan las siguientes operaciones:

1. Comprobar si la fecha de recepción de la mercancía es la prevista.

2. Verificar que la mercancía recibida es la que se indica en el albarán.
3. Comprobar que la mercancía recibida es la que figura en el pedido.
4. Comprobar que la mercancía ha llegado en perfectas condiciones.

5.4. Incidencias
Según lo que establecen el Código Civil y el Código de Comercio estas son algunas incidencias
con mayor frecuencia:
 Incumplimiento del plazo fijado para la entrega*: El comprador puede optar entre:
o Resolver el contrato negándose a recibir la mercancía si esta se le ofrece con
retraso.
o Exigir el cumplimiento del contrato solicitando al vendedor que entregue la
mercancía, aunque sea fuera de plazo.
 Incumplimiento en la cantidad y la calidad pactadas de la mercancía*:
o No se cumple con la cantidad: El comprador puede negarse a recibir una parte,
pero, si acepta la entrega parcial, queda consumada la venta en cuanto a la cantidad
recibida.
o No se cumple con la calidad: El comprador puede rechazarla, o bien exigir la
entrega de la calidad realmente pactada.
 Existencia de vicios en la mercancía*:
o Vicios “evidentes”: Se pueden ver a simple vista. El comprador puede devolver los
bienes al vendedor o exigir que cumpla lo pactado. Se reclama en la entrega. Si la
mercancía esta embalada, el plazo de reclamación es de 4 días desde la entrega.
o Vicios “ocultos”: No son detectados a simple vista. El comprador decidir entre la
resolución del contrato o la rebaja del precio, pero no puede exigir el cumplimiento. El
plazo de reclamación es de 30 días desde la entrega.
 El comprador rechaza la mercancía sin causa justificada o tarda en hacerse cargo de
ella: El vendedor puede optar entre:
o Resolver la compraventa quedando liberado de la obligación de entregar la
mercancía.
o Exigir al comprador que cumpla lo pactado y le abone el precio convenido.
(*) El comprador puede pedir que se le indemnice por los daños y perjuicios sufridos.

5.5. Organización del archivo de albaranes

Se archivan junto con los pedidos, también crear un archivo para los albaranes:
 Albaranes de las ventas: Los albaranes firmados por los clientes como comprobantes de la
entrega se guardan en un archivador rotulado como “Albaranes de clientes”. Se ordenan por
clientes y dentro de estos por fechas.
  Albaranes de las compras: Es necesario tener un archivador rotulado como “Albaranes de
proveedores” para guardarlos agrupados por proveedores y dentro de estos por fechas.
Cuando llegan las facturas, se colocan en los albaranes. Los albaranes se pueden conservar
junto a la factura o ser destruidos.

6. Control de los envíos y recepciones de mercancías

Se puede hacer dos registros:
 Control de los pedidos emitidos a los proveedores: En el departamento de compras
realizan el control para conocer:
o A qué proveedor se ha realizado el pedido.
o Quien ha realizado el transporte.
o Si la mercancía ha llegado en el plazo pactado.
o Si se ha producido alguna incidencia.
o Si se tiene que tramitar alguna reclamación.
 Control de los pedidos recibidos de los clientes: En el departamento de ventas se realiza
un control para conocer:
o Quién es el cliente.
o Si las mercancías han salido hacia su destino.
o Quién realiza el transporte.
o Si el pedido ha sido recibido por el cliente.
o Si se ha producido alguna incidencia.
8. Fallos de actividades
¿Por qué el albarán es esencial para probar la correcta o incorrecta ejecución de una
compraventa?
Mediante el albarán se podrán acreditar los siguientes hechos: salida de las mercancías del
almacén del vendedor, recepción de la misma por el comprador y realización del transporte.

Si una vez realizadas las comprobaciones no hay ninguna incidencia, ¿qué se hace con el
albarán y la carta de porte? ¿A qué departamento se envían copias de estos documentos?
Si no hay incidencia, una copia firmada del albarán se devuelve al vendedor y otra copia se archiva
a la espera de recibir la factura y comprobar que los datos concuerdan.
El albarán se archiva junto con copia del pedido y la carta de porte pasa al departamento de
administración para ser contabilizado. Una copia se puede archivar junto al albarán.

¿Qué se ha de hacer cuando se reciben entregas contra reembolso?

Comprobar la mercancía y pagar en el momento de la entrega.

Indica las actividades que se realizan en el departamento de compraventa cuando reciben

las mercancías junto con la carta de porte y el albarán.

 Comprobar si la fecha de recepción de la mercancía es la prevista.

 Verificar que la mercancía recibida es la que se indica en el albarán.
 Comprobar que la mercancía recibida es la que figura en el pedido.
 Comprobar que la mercancía ha llegado en perfecto estado.

¿Cuándo se considera que un pedido es condicional?

El comprador expone unas condiciones al vendedor y la validez depende de la aceptación de las
condiciones por parte del vendedor. Si las acepta se convierte en pedido en firme, en caso contrario,
es nulo.