UNIDAD 3-PARTE 1

En esta unidad, vamos a ver cuáles son los distintos documentos

que surgen en las operaciones de compra y venta de la empresa, y
cómo se mueven fuera de la empresa (en las relaciones comerciales
con otras empresas) y dentro de la propia empresa.
 FLUJO EXTERNO DE DOCUMENTOS
Contrato de compraventa
Presupuesto
Pedido o Nota de pedido
Albarán
Carta de porte
Factura
Documentos relacionados con la
declaración-liquidación del IVA
es un “tipo de contrato en el que una de las partes (vendedor) se obliga a
entregar a la otra parte (comprador) una cosa determinada, y el otro se
obliga a pagar por ello un precio.”
es un documento que utiliza el vendedor para reflejar una oferta
detallada a un posible comprador.
es la solicitud que el comprador hace al vendedor de unas mercancías o
de un servicio.
es un documento en el que el vendedor anota las mercancías y
cantidades de producto que está enviando al comprador.
es un contrato de transporte, por el que una empresa se compromete a
transportar las mercancías de un sitio a otro.
es el impreso en el que el vendedor anota las mercancías o servicios
comprados o prestados al comprador, su precio, descuentos, gastos
añadidos e impuestos para que el comprador le pague.
De forma mensual o trimestral y anual, la empresa tiene que liquidar el
IVA con Hacienda, lo que utilizando unos impresos concretos.
DEPARTAMENTO ALGUNAS FUNCIONES
COMPRAS Y ALMACÉN La parte de almacén se encarga del aspecto físico del almacenaje y
del control de stock.
Las personas encargadas de compras tienen que buscar proveedores,
seleccionar los más adecuados, negociar con ellos, hacer los pedidos.
La parte de compras tiene que comunicar a Almacén las entradas
previstas según las compras que vaya haciendo.
VENTAS Hacer publicidad de los productos, decidir la forma de distribuirlos,
hacer presupuestos, gestionar pedidos recibidos, contactar con
clientes.
Tiene que comunicar a almacén las ventas realizadas para que
prepare los pedidos.
CONTABILIDAD Y Llevar la contabilidad de la empresa.
FISCALIDAD Pagos de los distintos impuestos de la empresa a la Administración
Pública.
FINANCIERO Buscar y pedir recursos financieros, llevar el control de cobros y
pagos.

RECURSOS HUMANOS Selección de personal, formación, hacer pago de salarios, gestionar

permisos y bajas.
EL PRESUPUESTO Cuando un particular o una empresa quiere
comprar mercancía o adquirir un servicio, lo
más normal es que pida un presupuesto a la
empresa vendedora para saber cuánto le va a
costar, saber si va a haber descuentos, cómo
se va a realizar la entrega, etc.
La empresa vendedora elabora un documento
similar al que tienes al lado.
Una vez que el comprador recibe este
presupuesto, si está de acuerdo lo firma, y a
partir de ese momento todas las compras que
realice a ese proveedor durante el plazo de
vigencia del presupuesto se regirán por las
condiciones que figuran en él.

El presupuesto obliga al
vendedor a mantener precios y
🤓 condiciones desde el momento
en que lo hace, pero el
comprador solo está obligado
desde que lo firma.
 EL CASO DE LOS PRESUPUESTOS DE OBRAS Y
SERVICIOS
Estos presupuestos son aquellos en los que se detallan precios y
condiciones de obras y prestación de servicios.

- El presupuesto se hace antes de empezar la obra o prestar el servicio.

Cuando el cliente firma el presupuesto, éste es equivalente a un contrato.
- Los gastos de desplazamiento solo se pueden cobrar una vez, aunque para
realizar el presupuesto haya habido que hacer varios viajes.
- Si durante la realización de la obra o servicio surgen imprevistos que
puedan aumentar el coste, hay que avisar al cliente. Sólo se incrementará
el presupuesto si el cliente lo autoriza.
- Si la empresa vendedora lo ha avisado, puede cobrar a su cliente por la
elaboración del presupuesto.
EL PEDIDO O NOTA DE PEDIDO

Este documento es un ejemplo de un Pedido

que hace la empresa Distribuidores del Jarama
S.A. a Serviduero S.A.

Número de ejemplares:

El cliente tiene que hacer 2 ejemplares del pedido:

-Uno se lo queda y lo archiva.

- Otro se lo envía al vendedor.

El pedido se puede hacer de muchas formas: por correo electrónico, por

carta, por teléfono, página web, a través de una comercial que vaya a la
empresa del cliente…
En cualquier caso, el cliente SIEMPRE debe quedarse con un
documento escrito que demuestre lo que ha pedido.
EL ALBARÁN O NOTA DE ENTREGA
Este documento es el Albarán o Nota de entrega. En este caso, se lo envía
Serviduero a Distribuciones del Jarama S.A.
Se envía junto con las mercancías, y en él deben figurar los artículos
que hay dentro del paquete.

Es muy importante hacer las siguientes comprobaciones cuando se

reciben las mercancías:
1) Comprobar que COINCIDEN las mercancías que pedimos en el
Pedido con las mercancías que vienen en el Albarán.
2) Comprobar que las mercancías que vienen escritas en el Albarán
son las mismas que hay dentro del paquete.
3) Comprobar que las mercancías recibidas están en perfecto
estado.
4) Comprobar que las mercancías llegan en el plazo convenido.

Si no se cumple alguna de ellas, estaremos ante una INCIDENCIA, que

hay que hacer constar en el Albarán.

Número de ejemplares del Albarán:

El proveedor tiene que hacer 3 ejemplares del Albarán:
- Uno se lo queda y lo archiva.
- Dos se los envía al comprador. Éste hace las comprobaciones que hemos dicho,
anota si hay incidencias o no las hay, y firma el Albarán.
- Una de las copias se la devuelve al vendedor, que será la que utilice para
hacer la factura.
- La otra copia se la queda el comprador, para cotejarla con la factura que
reciba.
 Para realizar el transporte de las mercancías, se puede elegir:
LA CARTA DE PORTE - Que el transporte lo haga la empresa vendedora.
- Que el transporte lo haga la empresa compradora.
- Que se contrate a una empresa de transportes. En este caso se
utiliza la CARTA DE PORTE.

La Carta de porte es un contrato de transporte entre la empresa que

hace el transporte y la empresa que encarga el transporte de la
mercancía.

En el caso de la Carta de porte que tienes al lado:

- La empresa que hace el transporte es Transportes Veloz.
- La empresa que envía la mercancía es Serviduero S.A.
- La empresa que recibe la mercancía es Distribuidores del Jarama S.A.

Número de ejemplares de la Carta de porte:

El transportista tiene que hacer 3 ejemplares de la Carta de Porte:
- Uno se lo queda y lo archiva.
- Dos viajan con el transportista. Se los entrega al destinatario, que comprueba si
todo está en orden. Si hay alguna incidencia lo hace constar y luego firma.
- Le devuelve un ejemplar a la empresa de transporte.
- El otro ejemplar se lo queda el destinatario.
 Cuando la parte compradora recibe la mercancía y el albarán, tiene que
hacer las siguientes comprobaciones:
En realidad, es algo parecido a lo que haces tú Imagina que pides unas deportivas
cuando compras algo por internet… por internet… Tendrás que
- Comprobar el albarán recibido con el pedido que se hizo, comprobar que lo que dice el
para comprobar que productos y cantidades coinciden. albarán es lo mismo que pediste.

También tendrás que comprobar

que las deportivas que te envían
- Comprobar que la mercancía recibida coincide con lo que dice el son las mismas que dice el
albarán. albarán.

Es lógico que compruebes

que las deportivas están
- Comprobar que toda la mercancía está en buen estado. perfectas.

También estás
atenta a recibirlas
en el tiempo que
- Comprobar que la mercancía llega en el tiempo establecido.
te habían dicho.
LA FACTURA
Esta factura la ha realizado la empresa Distribuidores del Jarama
S.A. a la empresa COFIDE S.A.

La factura se hace consultando el Albarán firmado por el cliente, ya que

en él figuran las mercancías con las que realmente se quedó.

Cuando el cliente recibe la factura, tiene que comprobar que está

bien:
- Comprobando que los artículos que recibe son los que figuran
en el Albarán que firmó.
- Comprobando que están bien los precios, descuentos, gastos,
tipo de IVA, etc.
Número de ejemplares de la Factura:
El vendedor tiene que hacer 3 ejemplares de la Factura:
- Una se la queda el vendedor.
Circuito de documentos

INTERCAMBIOS DE DOCUMENTOS
QUE SE PRODUCEN ENTRE LAS
EMPRESAS
 EL PRESUPUESTO
Los documentos de compraventa son los que se utilizan en la empresa y que están relacionados con la compra y venta de
productos.
Independientemente del tipo de empresa (comercial, industrial o de servicios), siempre tienen que comprar y vender.
Con esas compras y ventas se generan distintos documentos de compraventa:

EMPRESA SOLICITA PRESUPUESTO

EMPRESA VENDEDORA
COMPRADORA ENVÍA PRESUPUESTO

�
PRESUPUESTO
El presupuesto es un papel que
hace la parte vendedora, en la
que dice el precio, descuentos
y todas las condiciones de
venta.
La parte compradora puede
aceptarlo o no.
PRESUPUESTO
EL VENDEDOR HACE 3 COPIAS
COPIA 1: se la queda el vendedor

COPIA 2 Para el
comprador
COPIA 3

Si está de acuerdo, firma

las copias

COPIA 2 se la COPIA 3 se la queda

devuelve FIRMADA el comprador
al vendedor
 EL PEDIDO

Si la parte compradora está de acuerdo con el presupuesto que han enviado, entonces hace el PEDIDO O
NOTA DE PEDIDO y se lo envía a la empresa vendedora.

EMPRESA COMPRADORA

PEDIDO (2 copias: una se la queda el

comprador y otra se la envía al
vendedor).
 EL ALBARÁN

Cuando el vendedor recibe el pedido, éste envía la mercancía y el albarán al comprador. El albarán es un
documento en el que figura la mercancía enviada.

3 copias: una se la queda el vendedor y

+ ALBARÁ
N
dos se envían al comprador (una de ellas la
devuelve firmada al vendedor y la otra se la
queda y la archiva)
 LA FACTURA
Si la parte compradora está de acuerdo con la mercancía recibida, firma el albarán y le devuelve la copia
firmada a la parte vendedora.
Cuando la parte vendedora recibe ese albarán firmado, entonces le hace la factura a la parte compradora…

EMPRESA
COMPRADORA

FACTURA
Se hacen dos copias: una se la queda
el vendedor y la otra se la envía al
comprador.

Cuando el comprador recibe la factura, tiene que comprobarla con el albarán que le devolvió firmado al
vendedor, para asegurarse de que lo que figura en la factura es exactamente lo que recibió y con lo que
estuvo de acuerdo.
Cuando la empresa compradora recibe la factura y comprueba que
todo está bien, entonces tiene que pagar a la empresa vendedora, lo
que puede hacer de diferentes formas:

- En efectivo.

- Mediante cheque.

- Con un pagaré.

- Con un recibo bancario.

- Con un recibo normalizado.

 FLUJO INTERNO DE DOCUMENTOS

Dentro de la empresa, la comunicación entre los departamentos es

fundamental.
Los departamentos tienen que estar coordinados y transmitirse toda la
documentación necesaria para que cada uno haga la función que le
corresponde respecto a cada operación.
Por ejemplo, si el departamento de ventas ha hecho una factura a un cliente y
este le tiene que pagar dentro de 30 días, la persona responsable de ventas se
lo tendrá que comunicar por lo menos a:
- Departamento de contabilidad, para que haga la anotación correspondiente.
- Departamento financiero, para que lleve el control del cobro.
 Ya sabemos que en la empresa se realizan muchas funciones: compras, almacén, ventas,
financiación, contabilidad, etc.
En función del tamaño de la empresa y de la forma que quiera organizarse, la empresa puede elaborar su
organigrama de la forma que le resulte más eficaz (por clientes, por tipo de productos, por zonas de
ventas…) y puede crear los departamentos que considere.

Pero no olvidemos que, sea cual sea el organigrama que siga la empresa, las funciones que se
realizan en ella son siempre las mismas (se reciben y emiten pedidos, albaranes y facturas, se
lleva la contabilidad, se gestionan los cobros y pagos, etc).

Para hacer más sencillo el estudio de las relaciones entre los departamentos y el flujo de
documentación, vamos a suponer una empresa comercial que tiene un organigrama formado por estos
departamentos:
DIRECCIÓN

ASESORÍA JURÍDICA

DPTO. VENTAS O DPTO. CONTABILIDAD

DPTO. COMPRAS Y ALMACÉN DPTO. FINANCIERO DPTO. RRHH
COMERCIAL Y FISCALIDAD
 Si todo el intercambio de información se hiciera de forma manual, el flujo interno sería así:

1 copia se la queda el dpto. Compras y la archiva.

Dpto. Compras recibe una 1 copia para dpto. Contabilidad, para que haga la anotación correspondiente. La archiva.
FACTURA. Hace 3 copias Cuando hace el pago, el dpto. OJO
financiero se lo comunica a
1 copia para Financiero (Tesorería): para que se encargue de su pago al
vencimiento. La archiva.
Contabilidad, para que haga la
anotación contable del pago. 👀​
1 copia para dpto. Ventas, que archiva.

Dpto. Ventas emite una

1 copia para dpto. Contabilidad, para que haga la anotación
correspondiente. La archiva.
OJO
👀​
Cuando recibe el cobro, el dpto.
FACTURA. Hace 3 financiero se lo comunica a
copias 1 copia para Financiero (Tesorería): para que se encargue Contabilidad, para que haga la
de su cobro al vencimiento. La archiva. anotación contable del cobro.

Comunica a dpto. Contabilidad información de las nóminas del

personal para que realice el apunte contable.
Dpto. RR. HH. Comunica a dpto. Financiero información del personal para que realice
el pago en la fecha correspondiente.

Actualmente este intercambio de información se produce utilizando sistemas de gestión de empresas ERP, de forma que todos los departamentos
tienen la información que necesitan de manera automática, sin necesidad de un intercambio manual de información.