MODELADO DE UN SISTEMA DE INFORMACION PARA LA

DIVISIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO, EN EL INSTITUTO

UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA “JOSÉ ANTONIO ANZOÁTEGUI”
(IUTJAA)
Thais Hernández
División de Investigación y Postgrado, Instituto Universitario de Tecnología “José Antonio Anzoátegui”
edu219@gmail.com
RESUMEN

La educación universitaria en Venezuela se encuentra centrada en un proceso de transformación el

cual ha sido impulsado por el Gobierno Venezolano en estos últimos años con la finalidad de propiciar
el desarrollo productivo regional y por ende el de la nación. De allí que cada una de las instituciones
han estado en la búsqueda del mejoramiento no sólo desde el punto de vista académico; sino
también de su estudio organizacional con miras a adaptarlo a las nuevas necesidades y realidades
del país. En esta investigación se presenta una propuesta de modelado de un sistema de información
para la División de Investigación y Postgrado del Instituto Universitario de Tecnología “José Antonio
Anzoátegui” durante el período septiembre de 2012 – marzo 2013, la cual permite adaptar los
procesos actuales a las nuevas políticas legales. El tipo de investigación planteada es del proyecto
factible, con un diseño de campo para la fase diagnóstica, la población está definida por la división de
investigación y postgrado, no se realizó muestreo por cuanto la población era finita y pequeña; se
utilizó la encuesta y la hoja de observación como registro; en relación con la validez y confiabilidad de
los instrumentos se realizó a través de juicio de expertos y prueba test-retest. En relación con el
análisis de los resultados se realizó a través de estadística descriptivas simples: histogramas y
tabulaciones; se generó un FODA matemático encontrándose la estrategia DA como la prioritaria de
allí que se elaboró la propuesta de modelado de un sistema de información para la División de
Investigación y Postgrado del Instituto Universitario de Tecnología “José Antonio Anzoátegui”

Palabras Clave: División de Investigación y Postgrado, Sistema de Información

Organizacional, Modelado de sistemas
ABSTRACT

Universitary institutions as organizations which provide education, are at present in a transformation

process with the purpose of developing the regions. This research focuses on the Research and
Postgrade Division of the Universitary Institute of Technology “José Antonio Anzoátegui” during the
period September 2012-March 2013 in order to design the modelling of an information system for the
continuous improvement of logistics management, allowing the current processes to adapt to the new
legal policies; apart from implementing tools of logistics management. The type of research is a
Feasible Project, with a field design for the diagnostic phase: population is defined as finite
encompassing the Research and Postgrade Division staff; thus, there was no sample recollection.
About the techniques and tools for gathering information, the survey and direct observation
(registration sheet) were used for the diagnostic phase; instruments were validated by means of
expert opinion and test-retest. The information was statistically processed generating a mathematical
FODA, from which according to the best strategy chosen criteria, a Proposal of a modelling design of
an information system for the continuous improvement of the logistics management of the Research
and Postgrade Division, at the Universitary Institute of Technology “Jose Antonio Anzoategui” (iutjaa)
was made.

keywords: Logistics Management, Organizational Information System, Research and

Postgrade Division.

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INTRODUCCION
Actualmente en Venezuela, las instituciones que conforman la Misión Alma Mater que comprenden
las Universidades Politécnicas Territoriales, los Institutos Universitarios de Tecnología y los Colegios
Universitarios oficiales, se encuentran en camino de una transformación, la cual está siendo
impulsada por los diversos cambios sociales, políticos, económicos y tecnológicos que han ocurrido
tanto a nivel nacional como internacional; dentro de los cuales se puede mencionar al Instituto
Universitario de Tecnología “José Antonio Anzoátegui” .
En éste orden de ideas, la transformación no sólo se está dando desde el punto de vista académico a
nivel de pregrado con la implementación de los Programas Nacionales de Formación que permiten el
dictado de las llamadas carreras largas a nivel de ingeniería y licenciaturas; sino que por el contrario,
también a nivel de postgrado con el desarrollo de los Programas Nacionales de Formación
Avanzados (Maestrías y Especializaciones). Es importante resaltar que los procesos investigativos en
cada una de las instituciones universitarias deben ser creados, fomentados y fortalecidos a la par de
los programas de formación y ser orientados a dar respuesta a las necesidades del país.
De allí que todos estos cambios organizacionales en la educación universitaria, conllevarán a la
transformación de los institutos y colegios universitarios a nivel nacional a Universidades Politécnicas
Territoriales que respondan a las necesidades de cada una de las regiones del país. Las instituciones
universitarias como organizaciones proveedoras de educación, están llamadas a gestionar el talento
de los miembros de la comunidad, a fin de poder dar respuesta a esas necesidades; por esta razón,
las instituciones tienen en su estructura interna, departamentos que permiten dar respuesta a las
expectativas de los profesionales que ya se han formado y, que siguen comprometidos con el
desarrollo de la sociedad en todos los sentidos, a través de los estudios de postgrados y los estudios
de investigación aplicados a los problemas de la comunidad.
Sin embargo, este concepto no es nuevo ni desconocido para la institución, ya que esta cuenta con la
División de Investigación y Postgrado desde sus inicios, pues la ley establecía el dictado de estudios
a nivel de postgrado para los grados de Técnicos Superiores Universitarios; los cuales presentaban
limitaciones en su ejecución. Basados en este planteamiento, la reestructuración es inevitable y
urgente, por lo cual se debe implementar herramientas modernas y vanguardista que apoyen las
actividades de la división, a fin de obtener la información de una forma rápida y eficaz que apoyen las
decisiones gerenciales en vías de obtener una planificación estratégica hacia la transformación
universitaria y por ende, hacia el desarrollo de la región. De acuerdo a esto, se propone el Modelado
de un Sistema de Información para la División de Investigación y Postgrado (DIP), en el Instituto
Universitario de Tecnología “José Antonio Anzoátegui” (IUTJAA). En ese sentido, es necesario
estudiar la estructura organizacional de la División, para luego definir los requerimientos o insumos
necesarios para el buen desenvolvimiento de las actividades, diseñar el sistema y evaluar su
factibilidad.

METODOLOGIA
Esta investigación busca diagnosticar la DIP, establecer los insumos y diseñar el sistema de gestión
de los procesos inherentes a la División de Investigación y Postgrado del IUTJAA, con la finalidad de
poder hallar una solución efectiva y eficaz a los problemas que presenta; por esta razón, se
selecciona un tipo de investigación de Proyecto Factible que da solución a un problema en particular,
con un diseño de campo. La población es la División de Investigación y Postgrado del Instituto
Universitario de Tecnología “José Antonio Anzoátegui”, con una muestra igual a la población por ser
finita y pequeña. Se utilizó como técnica e instrumentos de recolección de datos para estudiar la fase
I del diagnóstico la encuesta a través de un cuestionario diseñado con una escala de likert que mide
las dimensiones de planificación, organización, dirección y control de la DIP compuesta de cuarenta
(40) preguntas que miden quince (15) Indicadores y, la Observación Directa con una Hoja de
Observación que mide siete (7) dimensiones. La validez del instrumento se realizó a través del Juicio
de Expertos y la confiabilidad del constructo del instrumento con la Prueba de Confiabilidad por Test –
Retest. En relación con la técnica de procesamiento de los datos se realizó con estadísticas
descriptivas, utilizando tabulaciones simples e histogramas de barras verticales. En la fase II se utilizó

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la metodología del Reloj (WATCH), la cual es una herramienta informática utilizada para los sistemas
de información empresariales.

RESULTADOS Y DISCUSION
En la fase I del presente estudio, se diagnosticó la División de Investigación y Postgrado en relación
con las gestiones administrativas de planificación, organización, dirección y control, obteniéndose
como resultado lo siguiente:
Tabla 1. Distribución de Frecuencia de la Gestión Gerencial de la División de Investigación y
Postgrado
Dimensión Puntaje Obtenido
Planificación 91
Organización 263
Dirección 112
Control 117
Total 583

En términos generales la gestión organizacional de la DIP se desarrolla en forma Regular, por lo cual
amerita que deben implementarse acciones para revertir este resultado y mejorarlo a la brevedad
posible; ya que la Planificación (en donde se establecen las metas planteadas, los objetivos a lograr,
los planes que deberán ser desarrollados y los programas a utilizarse para el buen desenvolvimiento
de las organizaciones), la organización (donde se estructura e integra los recursos con los órganos
involucrados en la ejecución, se establece las interrelaciones entre ellos y sus atribuciones), la
dirección (donde se implementa las acciones correctivas, se agrupan las actividades y se define la
autoridad) y el control (la gerencia como tal) se deben mejorar continuamente para transformar las
realidades organizacionales y poder cumplir lo que se planeó, organizó y dirigió; y, por ende, se
ajusten tanto como sea posible a las metas que se establecieron.
El Departamento de Investigación no se ha instaurado dentro de la institución tal como está
reglamentado, ya que los centros de investigación no se han creado debido a la falta de
establecimiento de criterios y políticas de investigación tanto a nivel de los Programas Nacional de
Formación como de la institución.
El Departamento de Postgrado se encuentra trabajando con los programas de maestría enmarcados
dentro de la Misión Sucre Postgrado (Convenio Cuba – Venezuela), los cuales fueron aprobados en
la Convención Binacional de Gobierno de acuerdo a las necesidades de la región, contándose con
cuatro (4) programas implementados. También se encarga de la organización de las conferencias,
cursos y talleres de extensión que permitan la actualización de los conocimientos de la comunidad
universitaria y externa, elaboración de los certificados de los ponentes y facilitadores según sea la
actividad, mantenimiento y actualización de los expedientes de los maestrantes y de los informes de
gestión de los docentes del convenio, así como cualquier otro apoyo hacia las actividades propias de
la División y el Departamento de Investigación.
La División de Investigación y Postgrado, ha orientado sus actividades a la actualización de las
normativas, incluyendo la elaboración del manual de normas y procedimientos de esta dependencia.
Asimismo no cuenta con una ubicación en la estructura física y organizativa en las extensiones y
ampliaciones de la institución, lo que hace difícil integrarlas en la planificación. Actualmente está
participando en conjunto con las demás Divisiones de Investigación y Postgrado del resto de los
institutos universitarios de tecnología, colegios universitarios y universidades politécnicas territoriales,
elaborando los diferentes contenidos que integran los próximos Programas Nacionales de Formación
Avanzados (PNFA) que serán implementados a nivel nacional. A su vez, mantiene relaciones
estrechas con el Fondo Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (FONACIT), el Observatorio
Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (ONCTI), Fundacite – Anzoátegui, y otros organismos
gubernamentales relacionados con la investigación.
En atención a los resultados obtenidos en la evaluación de las funciones administrativas y en las
condiciones según los parámetros ya mencionados, resulta como Muy Prioritaria la implementación
de la estrategia DA, la cual comprende generar el Modelado de un Sistema de Información la División

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de Investigación y Postgrado (DIP), del Instituto Universitario de Tecnología “José Antonio
Anzoátegui” (IUTJAA), ver figura 1.

Figura 1. Matriz FODA

En la Fase II se realizó el Modelado del Sistema de Negocio, mediante la metodología del Watch
desarrollada por el Dr. Montilva [1] [2], correspondiente a la División de Investigación y Postgrado
correspondiente a esa organización, obteniéndose los productos: el diagrama de jerarquía del
sistema, el diagrama de objetivos del sistema de negocios, las cadenas de valor de los procesos y
subprocesos, los diagramas de procesos, los diagramas de actividades de los procesos y
subprocesos, la descripción de las reglas del negocio de la DIP, el organigrama, la descripción de los
actores y sus roles, y la matriz de actores y procesos.

Figura 2. Diagrama de Jerarquía del Sistema de la División de Investigación y

Postgrado

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Figura 3. Diagrama de Objetivos del Sistema de la División de Investigación y
Postgrado

Figura 4. Cadena de Valor de la División de Investigación y Postgrado

Figura 5. Diagrama de Procesos de la DIP

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Se determinó el diagrama de árbol de procesos y sub procesos fundamentales de la DIP,
desglosados de la siguiente forma:
1) Proyectos de investigación: solicitud de subvención económica para desarrollar proyectos,
solicitud de avance de subvención económica para desarrollar proyectos, solicitud de aprobación
del informe de avance de la subvención económica para desarrollar proyectos, solicitud de
aprobación del informe final de la subvención económica para desarrollar proyectos, solicitud de
aprobación del anteproyecto como trabajo de ascenso, solicitud de creación de centros y
unidades de investigación y solicitud de aprobación del informe anual de gestión de los proyectos
de investigación
2) Programas de estudios de postgrado: solicitud de subvención económica para cursar estudios de
postgrado, solicitud de avance de subvención económica para cursar estudios de postgrado,
solicitud de aprobación del informe de las actividades desarrolladas por cada período lectivo
cursado por el docente, solicitud de aprobación del informe final de las actividades desarrolladas
en el programa de estudios de postgrado cursado por el docente; solicitud de apertura del
programa de estudios de postgrado a través de convenios con otras universidades, solicitud de
aprobación del informe de actividades de los docentes adscritos a los programas de estudios de
postgrado a través de convenios con otras universidades; solicitud de ingreso de notas de los
beneficiarios de los programas de estudios de postgrado a través de convenios con otras
universidades y Solicitud de aprobación del informe anual de Gestión de los programas de
estudios de postgrado.
3) Inventario de problemas de la región: solicitud del ingreso de problemas al inventario de la
región, solicitud de egreso de problemas del inventario de la región y solicitud de reporte de los
problemas presentes en el inventario de la región.
4) Cursos, talleres y conferencias: solicitud de autorización para el dictado del curso, taller o
conferencia; solicitud de aprobación del informe final del dictado del curso, taller o conferencia;
solicitud de subvención económica para realizar cursos especializados; solicitud de aprobación
del informe de subvención económica para realizar cursos especializados y solicitud de
aprobación del informe anual de gestión de los cursos, talleres y conferencia.
5) Eventos Científico – Técnicos: solicitud de autorización para el dictado del evento científico –
técnico; solicitud de aprobación del informe final del evento científico – técnico; solicitud de
subvención económica para asistencia a evento científico – técnico; solicitud de aprobación del
informe de la subvención económica para asistencia a eventos científico – técnico y solicitud de
aprobación del informe anual de gestión de los eventos científico – técnicos.
6) Producciones Escritas: solicitud de subvención económica para publicación de producciones
escritas y solicitud de aprobación del informe anual de gestión de las producciones escritas.

Figura 6. Diagrama de Árbol de Procesos Fundamentales del Sistema de la DIP

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 Figura 7. Diagrama de Flujo y Procedimiento de los Procesos de la DIP

Figura 8. Descripción de las Reglas de la División de Investigación y Postgrado

Figura 9. Descripción de los actores, roles y actividades del Personal de la DIP

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 Figura 10. Matriz Actores – Procesos

CONCLUSIONES
El Modelado del Sistema de Negocio permitirá que el (u otros) investigador (es) pueda (n) continuar el
proceso de implementación de un Sistema de Información para el Mejoramiento Continuo de la
Gestión Logística de la DIP y por ende, que tenga acción directa en el mejoramiento del resto de las
actividades de la Institución. Se hace necesaria una revisión a fin de actualizar el presente modelado
con las leyes vigentes al momento de diseñar la aplicación informática. A su vez la implementación de
este sistema de información se debe diseñar con una orientación de aplicación web que permita la
interconexión virtual de la institución específicamente de la sede con sus ampliaciones y extensiones.
Este concepto permitirá una integración interinstitucional en relación con el resto de los
departamentos que conforman el IUTJAA; de igual forma, la filosofía de la seguridad institucional es
indiscutible por lo cual se deberá realizar un diseño que optimice éste renglón, para ello se debe
implementar encriptaciones en los ingresos al sistema y de la base de datos.

REFERENCIAS
[1] Montilva, J. (2007). “Desarrollo de Software Empresarial”. Mérida – Venezuela, Universidad de Los
Andes
[2] Montilva, J. (2004). “Desarrollo de Aplicaciones Empresariales El Método Watch Versión 2004”.
Mérida – Venezuela, Universidad de Los Andes

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