MANUAL DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIÓN

Fecha última actualización: Abril de 2022

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CONTENIDO

Pág.
I. GENERALIDADES .................................................................................................... 7
1.1 Objeto del manual ................................................................................................... 7

1.2 Alcance del documento ........................................................................................... 7

1.3 Control del manual ................................................................................................. 8

1.4 Documentos de referencia ...................................................................................... 8

1.5 Términos y definiciones ........................................................................................ 11

II. LA GESTIÓN INTEGRAL EN LA UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA

SANTANDER OCAÑA ................................................................................................... 12
2.1 Reseña histórica ................................................................................................... 12

2.2 Misión.................................................................................................................... 13

2.3 Visión .................................................................................................................... 13

2.4 Principios éticos .................................................................................................... 13

2.5 Valores institucionales .......................................................................................... 14

2.6 Estructura organizacional ...................................................................................... 14

2.7 Mapa estratégico................................................................................................... 14

2.8 Principios de la calidad y de control que orientan la gestión en la UFPSO ........... 15

2.9 Portafolio de servicios ........................................................................................... 16

III. CARACTERÍSTICAS DE LA GESTIÓN INTEGRADA .......................................... 18

3.1 Hacia el éxito sostenido con ISO 9004.............................................................. 19

3.2 Autoevaluación institucional .............................................................................. 20

3.3 Pensamiento basado en riesgos y oportunidades ISO 31000 - DAFP .............. 20

3.4 El modelo estándar de control interno MECI ..................................................... 21

3.5 La gestión de calidad con la NTC ISO 9001:2015 ........................................... 21

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3.6 Sistema de gestión ambiental con la ISO 14001:2015 ...................................... 21

3.7 La gestión en seguridad y salud en el trabajo con ISO 45001:2018 ................. 21

3.8 Divulgación, socialización y toma de conciencia ............................................... 22

IV. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ................................................................ 36

4. Contexto de la organización .................................................................................... 36

4.1. Comprensión de la organización y su contexto .................................................... 36

4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas ......... 36

4.3 Determinación del alcance del sistema ................................................................. 39

4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos .................................................. 40

5. Liderazgo ................................................................................................................ 46

5.1 Liderazgo y compromiso ....................................................................................... 46

5.2 Política .................................................................................................................. 47

5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización .................................. 49

6. Planificación ............................................................................................................ 51

6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades (RYO) ........................................ 51

6.2 Objetivos de gestión .............................................................................................. 52

7. Apoyo ...................................................................................................................... 53

7.1 Recursos ............................................................................................................... 53

7.2 Competencia ......................................................................................................... 54

7.3 Toma de conciencia .............................................................................................. 54

7.4 Comunicación ....................................................................................................... 55

7.5 Información documentada ..................................................................................... 55

8. Operación ............................................................................................................... 58

8.1 Planificación y control operacional ........................................................................ 58

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8.2 Requisitos para los productos y servicios ............................................................. 58

8.3 Diseño y desarrollo de productos y servicios ........................................................ 59

8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente ....... 61

8.5 Producción y provisión del servicio ....................................................................... 62

8.6 Liberación de productos y servicios ...................................................................... 62

8.7 Control de las salidas no conformes ..................................................................... 62

9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ......................................................................... 63

9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación ....................................................... 63

9.2 Auditoría interna .................................................................................................... 64

9.3 Revisión por la dirección ....................................................................................... 65

10. MEJORA ........................................................................................................... 65

10.1 Generalidades ..................................................................................................... 65

10.2 No conformidad y acción correctiva .................................................................... 66

10.3 Mejora continua................................................................................................... 66

V. SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ............. 68

5.1 Preparación y respuesta ante emergencias .......................................................... 68

5.1.1 Peligros y riesgos............................................................................................ 69

5.1.2 Programas del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo ........... 70

VI. SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ................................................................. 72

6.1 Aspectos e impactos ambientales ......................................................................... 72

6.1.1 Programas del sistema de gestión ambiental ................................................. 72

VII. RELACIÓN DE ANEXOS ..................................................................................... 74

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PRESENTACIÓN

La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, como Institución pública de

Educación Superior establece que “La educación que se imparte debe desarrollarse
dentro de un marco de claros criterios éticos y democráticos que garanticen el respeto,
fortalecimiento y desarrollo de valores apropiados para enfrentar los cambios y
requerimientos de la sociedad actual”.

A la Universidad, le corresponde como principio fundamental concebir la Educación

Superior como un derecho de la persona, un servicio público cultural, un proceso
permanente que posibilita el desarrollo de las potencialidades del ser humano de una
manera integral, con miras a configurar una sociedad más justa, equilibrada y
autónoma, enmarcada dignamente en la comunidad internacional1.

Actualmente la sociedad está siendo concientizada de forma incremental, sobre temas

relacionados con desarrollo sostenible en ámbitos financieros y sociales, el cuidado de
la salud y la prevención de riesgos, la calidad en los productos/servicios prestados y el
impacto al medio ambiente, entre otros. Para la institución estos temas no son ajenos y
desde el año 2002 con procesos de autoevaluación y posteriormente con los sistemas
de gestión de la calidad y de control interno, ha ido incorporando y adoptando
mecanismos que le aportan de manera eficaz y permanente al logro de sus objetivos
estratégicos, al cumplimiento de su misión y visión de manera responsable, al mismo
tiempo en que evalúa la forma como satisface las expectativas de sus partes
interesadas.

El direccionamiento de la seccional es claro en sus propósitos y su compromiso con la

calidad y el mejoramiento continuo para la excelencia académica, está inmerso en la
cultura de su talento humano y los principios y valores que profesa. La Universidad
Francisco de Paula Santander Ocaña, estructuró e implementó el Sistema Integrado de
Gestión, con el propósito de mejorar su desempeño, y su capacidad de proporcionar
servicios de educación superior, que respondan a las necesidades y expectativas de
sus partes interesadas.

Por tal motivo, la implementación de este Sistema de forma integrada se ha venido

realizando desde el año 2008 de forma progresiva y secuencial, alineando la
autoevaluación institucional con parámetros del CNA; también con el Decreto 1083 de
2015 que adopta la Norma Técnica de Calidad; posteriormente y de acuerdo a las
actualizaciones presentadas con los demás sistemas de gestión y planeación como lo
es el MIPG.

Lo anterior ha dado como resultado un mejoramiento significativo en los servicios para

nuestros clientes/usuarios y grupos de interés; pues con la articulación de los sistemas

1 Ley 30 de 1992

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de gestión se buscan mejores condiciones para la seguridad y salud laboral de los
funcionarios y contratistas de la institución, mayor compromiso en la protección de los
recursos naturales y aumento en las condiciones de calidad del servicio.

El presente manual tiene como finalidad describir el Sistema de Integrado de Gestión

implementado por la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, para el
aseguramiento de la calidad en los servicios ofrecidos, el control y evaluación de los
procesos, la gestión de riesgos y oportunidades, la mitigación de riesgos laborales y el
tratamiento a los impactos ambientales; el Modelo Estándar de Control Interno MECI,
ISO 9001:2015 para Gestión de la Calidad, ISO 14001:2015 para la Gestión Ambiental
& ISO 45001:2018 para la gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo, la
autoevaluación institucional académica y del control y la gestión y el Modelo Integrado
de Planeación y gestión MIPG.

Desde el año 2008 con la adopción del enfoque por procesos y luego desde el 2010
con la formalización del sistema de gestión de calidad, se ha contemplado este manual
como una herramienta que articula, organiza e integra los elementos de la gestión y la
mejora continua que se han establecido institucionalmente. A través del manual, se
promueve la apropiación e implementación de la política y objetivos integrales de forma
armonizada, en todos los procesos y programas académicos buscando la optimización
de recursos, esfuerzos y funciones.

El cambio de cultura organizacional hacia el mejoramiento continuo para la excelencia,

se ve reflejado en la aplicación de los principios de valor público como el enfoque hacia
el cliente, liderazgo, participación activa de los funcionarios, enfoque basado en
procesos, la mejora continua, la gestión de las relaciones, la coordinación, cooperación,
articulación y la transparencia; mediante las actividades que realizan los procesos
institucionales estratégicos, misionales, de apoyo, de evaluación y mejora.

El compromiso permanente, por parte de la Dirección, líderes de procesos y

funcionarios en general, ha sido el factor de éxito en el diseño, implementación,
desarrollo y mejora del Sistema Integrado de Gestión. Los mecanismos de difusión han
permitido que toda la información relacionada con el Sistema, sea socializada en forma
permanente a las partes interesadas, lo que ha generado un proceso de
retroalimentación constante mejorando día a día el sistema y la labor educativa; objeto
social de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña.

EGDAR ANTONIO SANCHEZ ORTÍZ

Director

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I. GENERALIDADES

El presente manual es una guía para establecer la planificación, operación, control,

evaluación y mejoramiento continuo de los procesos de la Universidad Francisco de
Paula Santander Ocaña, cuya estructura e implementación se ajusta a los requisitos de
las normas NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015, NTC ISO 45001:2018 y en los
estándares y modelos como el del MECI, la autoevaluación institucional y MIPG.

1.1 Objeto del manual

El presente Manual, tiene por objeto describir el Sistema Integrado de Gestión de la

Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, para el cumplimiento de los
requisitos establecidos en las normas:

 Norma Técnica de Calidad NTC ISO 9001:2015

 Control interno MECI
 Gestión Ambiental NTC ISO 14001:2015
 Seguridad y Salud en el Trabajo NTC ISO 45001:2018
 Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG

Además;

Documentar el modelo de operación por procesos, sus interacciones y la política

integral con cada uno de sus ejes y compromisos.

Ofrecer un medio de consulta interna acerca de las herramientas de gestión, la mejora

continua y de las responsabilidades asociadas dentro de los sistemas de planeación y
mejora de la Universidad.

Establecer una guía para la aplicación de procedimientos en cada uno de los procesos
de la Universidad y así lograr la satisfacción de los requisitos de los clientes y partes
interesadas, la protección del medio ambiente y la seguridad y salud en el trabajo de
sus funcionarios.

1.2 Alcance del documento

El Sistema Integrado de Gestión está implementado en todas las áreas y procesos de la

universidad y se encuentra documentado en el presente manual integral de gestión a
disposición de todos los usuarios, funcionarios, contratistas y demás partes interesadas
como guía fundamental para el buen entendimiento de la estructura, composición y
apropiación institucional.

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Es deber y compromiso de todos los empleados y funcionarios de la Universidad
Francisco de Paula Santander Ocaña aplicar el presente Manual para la consolidación,
mantenimiento y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión.

1.3 Control del manual

Para la emisión, modificación, distribución y control del Manual del Sistema Integrado
de Gestión, se siguen los lineamientos establecidos en el procedimiento Control de
Documentos. El Sistema Integrado de Gestión es el responsable de la validez de su
contenido y de su formalización.

La responsabilidad y autoridad de evaluar las propuestas de aplicabilidad de requisitos

para determinar su aprobación corresponde al Director de la seccional en conjunto con
el líder del proceso SIG; así como la evaluación y aprobación de propuestas para su
modificación. La evaluación y aprobación de la aplicabilidad de los requisitos es
conducida en el marco de las revisiones por la dirección del Sistema Integrado de
Gestión.

En el numeral de Control de Cambios de este documento, se describen las novedades

realizadas al manual; su control y registro actualizado es responsabilidad del Sistema
Integrado de Gestión; su disposición se hará a través del portal web de la institución;
se mantendrá el original del mismo en formato digital en la Oficina de Sistema Integrado
de Gestión y en el sistema de gestión documental del SIG.

1.4 Documentos de referencia

General

 Norma ISO 19011:2018, Guía técnica Colombiana. Directrices para la auditoria

de los sistemas de gestión.
 NTC ISO 45001:2018 Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017, Por medio del cual se modifica el
decreto 1083 de 2015, decreto único Reglamentario del Sector Función Pública,
en los relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la
Ley 1753 de 2015.
 NTC - ISO 9001: 2015, Sistemas de gestión de la calidad - Requisitos
 NTC - ISO 14001:2015, Sistema de Gestión Ambiental – Requisitos.
 Decreto 1072 de 2015, Por medio del cual se expide el reglamento único del
sector trabajo.
 Manual de Implementación del MECI 2014.
 Decreto Ley 0019 10/01/2012, por el cual se dictan normas para suprimir o
reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la
Administración Pública.

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 Ley 1562 de 2012, Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se
dictan otras disposiciones en materia de Salud En el trabajo.
 Ley 1474 de 2011, Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la gestión pública.
 Decreto 1295 de 2010, Por el cual se reglamenta el registro calificado de que
trata la Ley 1188 de 2008 y la oferta y desarrollo de programas académicos de
educación superior.
 Ley 1252 de 2008, Por la cual se dictan normas prohibitivas en materia
ambiental, referentes a los residuos y desechos peligrosos y se dictan otras
disposiciones.
 Decreto 1083 de 2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector de Función Pública.
 Decreto 943 de 2014, Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control
Interno (MECI).
 Ley 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.
 Ley 373 de 1997, Por la cual se establece el programa para el uso eficiente y
ahorro del agua.
 Ley 99 de 1993, Por la cual se crea el Ministerio del Medio Ambiente, se
reordena el Sector Público encargado de la gestión y conservación del medio
ambiente y los recursos naturales renovables, se organiza el Sistema Nacional
Ambiental, SINA, y se dictan otras disposiciones.
 Ley 87 de 1993, Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control
interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
 Ley 30 de 1992, Por el cual se organiza el servicio público de la Educación
Superior.
 Decreto 614 de 1984, Por el cual se determinan las bases para la organización y
administración de Salud En el trabajo en el país.
 Ley 9 de 1979, Por la cual se dictan Medidas Sanitarias.

Específico

 Acuerdo 057 del 1 de diciembre de 2020. Por el cual se aprueba el Plan de

Desarrollo Institucional de la Universidad Francisco de Paula Santander
seccional Ocaña para el periodo 2020 – 2030.
 Resolución 0462 del 18 de agosto de 2021. Por la cual se designan
responsables para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y
Gestión (MIPG)
 Resolución 0446 del 4 de agosto de 2021. Por el cual se articula el Modelo
Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) con el Sistema Integrado de Gestión y
el Sistema de Control Interno.

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 Resolución 0440 del 28 de julio de 2021. Por la cual se adopta el Modelo
Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), se crea y se establece el Reglamento
Interno del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
Resolución 0341 de junio 15 de 2017 por medio de la cual se deroga la
resolución No. 0151 del 4 de septiembre de 2013, se actualiza la Política Integral
y los Objetivos de Gestión para la Universidad Francisco de Paula Santander
Ocaña.
 Resolución 0469 del 18 de agosto de 2021. Por la cual se adopta la política como
"GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES (RYO)
Y DISEÑO DE SUS CONTROLES"
 Resolución 0250 del 27 de noviembre de 2014, Por la cual se actualizan los
mecanismos de medición, evaluación y verificación para determinar la eficiencia
y eficacia del sistema de control interno.
 Acuerdo 106 del 16 de diciembre de 2016. Por el cual se modifica los acuerdos
No. 017 de 2002 y No. 060 de 2008 y se organiza, reglamenta y formaliza la
política de alta calidad de la UFPS.
 Resolución 341 del 15 de junio de 2017, Por medio de la cual se deroga la
Resolución No 0151 del 4 de septiembre de 2013, se actualiza la Política Integral
y los Objetivos de Gestión para la Universidad Francisco de Paula Santander
Ocaña.
 Resolución 0150 del 4 de septiembre de 2013, Por medio de la cual se adoptan
la nueva Misión y Visión para la Universidad Francisco de Paula Santander
Ocaña.
 Resolución Nº 0066 del 19 de Abril de 2013, Por la cual se modifica la res. 0147
del 28 de septiembre de 2009 y se adopta un nuevo procedimiento interno para
la recepción, radicación y tramite de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias
presentadas ante la Universidad Francisco de Paula Santander Seccional
Ocaña.
 Resolución Nº 092 del 21 de marzo 2012, Por medio de la cual se aprueba el
Modelo y la Guía Institucional de Autoevaluación, así como la integración con la
estructura del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad Francisco de
Paula Santander Seccional Ocaña.
 Resolución Nº 0142 del 30 de julio de 2010, Por el cual se modifica el Mapa de
Procesos, el modelo de Operación por procesos, y el Organigrama en la
Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña.
 Resolución Nº 028 del 15 de marzo de 2010, Por medio de la cual se modifican y
articulan la resolución 0241 del 11 de noviembre de 2008 y la resolución 0169
del 23 de julio de 2008, definiendo la estructura operativa para la implementación
y mejoramiento del Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión
de Calidad.
 Resolución Nº 0250 del 27 de noviembre 2014, Por medio de la cual fue
derogada la Resolución 0239 del 15 de marzo de 2010 y se actualizan los
mecanismos de medición, evaluación y verificación para determinar la eficiencia
y eficacia del Sistema de Control Interno.

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 Resolución Nº 0235 del 29 de Octubre de 2008, Por medio de la cual se adoptan
las Políticas de Operación, los Controles y los Indicadores de Gestión al Interior
de la Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña.
 Manual de procedimientos M-CI-CIN-002
 Manual de imagen corporativa M-GC-DMT-002
 Manual de imagen documental institucional M-SG-ARC-001
 Manual de codificación institucional M-SG-ARC-002
 Manual de gestión documental M-SG-ARC-003

1.5 Términos y definiciones

Los términos y definiciones utilizados en el presente Manual y demás documentos del

Sistema Integrado de Gestión corresponden a las contenidas en la NTC ISO 45001,
NTC ISO 14001, ISO 9000, NTC ISO 9001 y los conceptos que se manejan en el
Manual de Implementación del MECI y el Manual Operativo Sistema de Gestión MIPG.

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II. LA GESTIÓN INTEGRAL EN LA UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA
SANTANDER OCAÑA

2.1 Reseña histórica

La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, “Alma Mater” de la zona del

Catatumbo y Nororiente Colombiano, nace institucionalmente el 18 de julio de 1974, a
través del Acuerdo 003, como una opción de Educación Superior, para los estudiantes
de la Provincia de Ocaña y su zona de influencia.

El 5 de marzo de 1975 se dio inicio a las labores académicas en el Antiguo Convento

anexo al Templo de San Francisco, con un programa académico de corte tecnológico
denominado “Tecnología en Matemáticas y Física” abriendo sus puertas a los
estudiantes, en su mayoría profesores de Primaria y Secundaria. En 1981, gracias a la
gestión del entonces Director, El Doctor Edmundo Sarmiento Núñez, el ICFES expide la
resolución de que da inicio al programa de Tecnología en Producción Agropecuaria,
programa con el cual adquiere un amplio desarrollo, crecen las expectativas y se da
solución inmediata, como la ampliación de la pequeña biblioteca existente.

Posteriormente con el fin de darle continuidad al programa de Tecnología en

Producción Agropecuaria se aprueba para la seccional el Programa de Zootecnia,
primero en la historia de la Universidad con completa autonomía, ya que en la sede
central no existía dicho programa académico. En su constante preocupación el cuerpo
docente y el personal Administrativo, logran más tarde crear el programa de Tecnología
en Administración Comercial y Financiera, como una respuesta también al pensamiento
comercial del habitante general de nuestra Provincia.

Esta nueva tecnología, alcanza su profesionalización, creándose en la seccional la

carrera de Administración de Empresas, seguidamente vendrían los primeros semestres
de las Ingenierías de Sistemas, Civil y Mecánica, e igualmente un segundo ciclo de
Profesionalización de Tecnología en Producción Agropecuaria, dirigido hacia la
Ingeniería Ambiental2.

En la década del 90 se inicia la era informática en la UFPS Ocaña, con 20 equipos

monocromáticos color simulado verde, en 1992 se autoriza el inicio de los programas de
ingeniería de la Sede central en la seccional. Durante la década del año 2000 se crean
los programas académicos de contaduría pública y comunicación social.

En el 2008 se da inicio al megaproyecto Ocaña digital. Mediante acuerdo 010 del 24 de

marzo de 2010 crea el programa de Derecho, con una duración de 5 años, adscrito a la
Facultad de Educación Artes y Humanidades. A finales del mismo año y principios del
2011 ICONTEC otorga certificación de calidad en las normas ISO 9001:2008 y con el

2 Página Web UFPSO www.ufpso.edu.co

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alcance “Diseño y prestación de servicios de educación superior en los niveles técnico
profesional, tecnólogo y especialización; investigación y extensión a la comunidad”, el
cual fue actualizado quedando así: “Diseño y prestación de servicios de educación
superior en los niveles tecnológico, profesional, especialización y maestría en las
modalidades presencial y virtual, la investigación y extensión a la comunidad. Sede
Ocaña”.

La sede principal Algodonal se encuentra a 2.8 Km del casco urbano, en un área

aproximada de 105 hectáreas se encuentra construido 6.491.78 m2, en aulas virtuales,
salones de clase, laboratorios (suelos, nutrición, cárnicos, lácteos, frutas y verduras,
entomología, química, microbiología, biología, anatomía, biotecnología, propagación de
especies vegetales); granja experimental, sala de audiovisuales, auditorios, biblioteca,
unidad deportiva, áreas administrativas, enfermería, cafeterías, almacén, unidades
sanitarias y jardín botánico.

El sistema de gestión de calidad se ha mantenido y renovado en los años 2011, 2014,

2016, 2018 y 2021 en la nueva ISO 9001:2015 con las respectivas certificaciones por
parte de Icontec.

2.2 Misión
(Resolución 0150 del 4 de septiembre de 2013)

La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, institución pública de educación

superior, es una comunidad de aprendizaje y autoevaluación en mejoramiento continuo,
comprometida con la formación de profesionales idóneos en las áreas del conocimiento,
a través de estrategias pedagógicas innovadoras y el uso de las tecnologías;
contribuyendo al desarrollo nacional e internacional con pertinencia y responsabilidad
social.

2.3 Visión
(Acuerdo 057 del 1 de diciembre de 2020)

En el año 2025, seremos una universidad acreditada de alta calidad, reconocida por la
excelencia y eficiencia en el ejercicio de las funciones misionales con enfoque glocal,
situando en valor las potencialidades de la comunidad universitaria y participando en los
cambios del entorno, mediante la transferencia del conocimiento y la innovación;
aportando al desarrollo sostenible de la sociedad.

2.4 Principios éticos

Los principios éticos de la función pública que se direccionan a la Universidad Francisco

de Paula Santander Ocaña”, de acuerdo a su misión Institucional están enmarcados
dentro de los principios de responsabilidad, respeto, compromiso, justicia, lealtad,
imparcialidad y transparencia.

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Los funcionarios de la Universidad, deben mantener una conducta ética, debiendo para
ello cumplir las disposiciones legales y someterse a los principios éticos, estén o no
regulados por la ley.

El ejercicio de este importante servicio público estará fundamentado en la confianza y

credibilidad dada por los estudiantes, la comunidad, los compañeros y otras
instituciones. En este sentido, los principios éticos tienen como función primordial el
desarrollar hábitos y actitudes positivas en los servidores de la Universidad, que
permitan el cumplimiento de los fines institucionales.

2.5 Valores institucionales

Los Valores Institucionales que inspiran y soportan la gestión de la Universidad

Francisco de Paula Santander Ocaña son:

 Cultura autocontrol
 Transparencia
 Cultura de calidad
 Excelencia
 Liderazgo
 Servicio

Los Principios Éticos y Valores Institucionales de la Institución, se encuentran definidos

en el Código de Ética.

2.6 Estructura organizacional

La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, cuenta con una estructura

organizacional que soporta en forma coordinada sus procesos misionales, estratégicos,
de apoyo y de evaluación y mejora permitiéndole integrar la atención al cliente tanto
interno como externo y los servicios que brinda, optimizando el talento humano y los
recursos disponibles. Dicha estructura esta soportada mediante el acuerdo 084 del 11
de septiembre de 1995 y actos administrativos complementarios. (Ver
https://ufpso.edu.co/Estructura).

2.7 Mapa estratégico

Los lineamientos generales del Plan de Desarrollo Institucional de la Universidad

Francisco de Paula Santander 2020-2030, “Por una universidad acreditada de alta
calidad, moderna y socialmente responsable”, aprobado mediante Acuerdo No. 057 del
1 de diciembre de 2020; refleja la orientación de la institución apuntando hacia tres
pilares fundamentales que son la acreditación de alta calidad , la cual se buscará
alcanzar reconociendo las capacidades institucionales, el segundo pilar es la
modernización basándose en la necesidad de actualizar la estructura organizacional, la

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arquitectura de los procesos y la funcionalidad de los sistemas de información y como
último pilar está la responsabilidad social con el objetivo de cerrar brechas sociales en
el departamento, la región del Catatumbo y el país.

En el Mapa Estratégico se establecieron los objetivos institucionales, los cuales son

ejecutados a través de estrategias, enmarcados en la misión y visión institucional.

Los planes de acción son definidos y administrados por cada uno de los procesos,
periódicamente la Oficina de Planeación realiza el seguimiento a los mismos, para
determinar el avance del Plan de Desarrollo.

2.8 Principios de la calidad y de control que orientan la gestión en la UFPSO

La Dirección de la seccional está comprometida con la cultura de mejoramiento

continuo en todos sus procesos y programas, de manera que se trabaja de forma
permanente en la aplicación de los siguientes principios de forma transversal:

Tabla 1. Principios de calidad

Para que le sirve a la

Principio Acciones que evidencian su
Actividades entidad aplicar este
ISO 9001:2015 cumplimiento
principio
 Conocer el cliente
 Cliente tiene requisitos  Encuestas de satisfacción
 Identificar requisitos  PQRS  Fidelidad del cliente
 Revisar capacidad de  Capacitación en servicio al  Credibilidad
Enfoque al cliente cumplimiento cliente  Aumento de la cobertura
 Medir la satisfacción del  Sistema de información de  Mejoramiento de la
cliente cliente imagen
 Mecanismos de  Canales de comunicación
retroalimentación del cliente
 Alta dirección define los
propósitos  Revisiones periódicas
 Comunica ese  Definición del
 Compromisos
direccionamiento direccionamiento estratégico
 Imagen institucional
 Involucrando todos los  Actividades de comunicación
 Cumplimento de los
Liderazgo funcionarios los del direccionamiento
objetivos
sensibilización  Asignación de presupuestos
 Optimización de recursos
 Revisión del desempeño  Política y objetivos de calidad
 Mejoramiento continuo
institucional  Designación del
 La alta dirección debe asignar representante de la dirección
los recursos.
 Evaluación del desarrollo
laboral
 Compromiso de los  Impacto de la capacitación
 Cumplimiento de la visión
funcionarios para dar  Evaluación de los informes
Compromiso de las y los objetivos
cumplimiento de sus objetivos de resultados
personas  Personal con altos
 Formar a los funcionarios  Sensibilizaciones
niveles de competencias
(formación por impacto)  Plan de capacitación y
formación docente y
administrativo
 Articulación de las actividades  Mapa de procesos
 Organización de la
como procesos necesarios  Manual de procedimientos
institución
para el sistema de gestión.  Alcance del sistema
Enfoque a procesos
 Determinar la interacciones
 Organización de la
entre procesos (proveedores-  Caracterizaciones
institución
entrada salida-cliente)

15
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
Para que le sirve a la
Principio Acciones que evidencian su
Actividades entidad aplicar este
ISO 9001:2015 cumplimiento
principio
 PHVA
 Planes de mejoramiento  Aumentar el desempeño
 Aumentar la eficiencia, institucional, por procesos e organizacional
Mejora
eficacia y efectividad individual  Aumentar la capacidad
 Acciones correctivas de la organización
 Acciones preventivas
 Informes de gestión  Oferta académica y
Toma de decisiones  Análisis de datos y toma de
 Resultados de los indicadores aumento del presupuesto
basada en la evidencia decisiones
de gestión.  Mejoramiento continuo
 Para mejorar la
 La capacidad de equilibrio  Evaluación y selección del relaciones con los
Gestión de las para generar valor proveedor proveedores
relaciones mutuamente  Evaluación del desempeño  Beneficios en la
 Control con el proveedor del proveedor adquisición de bienes y
servicios
 Trabajo en equipo interno y
externo  Convenio de cooperación  Intercambio de
 Estructura organizacional en  Código de ética y de buen conocimiento
donde se procura la gobierno  Relaciones mutuamente
interacción de todas las  Creación de comités beneficiosas
instituciones para su mejora
 Informes entes de control
 Actuaciones y decisiones
 Informes de auditorias
claras  Credibilidad y confianza
 Rendición de cuentas
 Garantizar el acceso a la en la comunidad
 Informes de gestión
información
 PQRS
 Actos administrativos  Mayor organización y
 Capacidad de la organización
 Manual de calidad logro para el
para crear normas y
Toda la documentación del cumplimiento de los
cumplirlas
sistema integrado objetivos
 Para asegurar el
 Capacidad de la organización
cumplimiento legal, pero
para dirigir y controlar en
 Todo lo enmarcado en el también el cumplimiento
cumplimiento de las
PHVA de la visión y el
disposiciones legales
cumplimiento de los
aplicables
objetivos
 Capacidad de los funcionarios
 Ejecución del plan de acción  Para garantizar la calidad
para verificar y tomar
 Medición de indicadores de las actividades
acciones

2.9 Portafolio de servicios

La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña ofrece los siguientes programas:

PREGRADO (Modalidad Presencial)

 FACULTAD DE INGENIERÍAS
o Ingenierías de Sistemas
o Ingeniería Civil
o Ingeniería Mecánica

 FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS

o Tecnología en Gestión Comercial y Financiera
o Administración de Empresas
o Contaduría Pública

16
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
 FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS Y DEL AMBIENTE
o Zootecnia
o Ingeniería Ambiental

 FACULTAD DE EDUCACIÓN, ARTES Y HUMANIDADES

o Comunicación Social
o Derecho

 POSGRADO:
o Especialización en Automatización Industrial
o Especialización en Interventoría de Obras Civiles
o Especialización en Comunicación Organizacional
o Especialización en Gerencia Tributaria
o Especialización en Gestión de Mantenimiento Industrial
o Especialización en Sistemas de Gestión Integral HSEQ (Modalidad virtual)
o Maestría en Gobierno de Tecnología de la Información
o Maestría en Administración
o Maestría en Construcción
o Maestría en Producción animal

17
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
III. CARACTERÍSTICAS DE LA GESTIÓN INTEGRADA

La Universidad ha mantenido un Sistema Integrado de Gestión, con la articulación de

las normas ISO 9001:2015 y MECI; en su compromiso con la excelencia institucional, la
alta dirección tomó la decisión de ampliar de manera complementaria los ejes de
gestión fortaleciendo los programas de gestión ambiental y salud en el trabajo
existentes estableciendo un direccionamiento claro hacia la implementación de
estándares reconocidos como son: ISO 14001:2015 & ISO 45001:2018.

Del mismo modo, la estructura del sistema ha articulado en el elemento de medición,

análisis y mejora el componente de autoevaluación institucional (programas
académicos y procesos administrativos), utilizando para ello la metodología de
acreditación en alta calidad del CNA y fortaleciendo el mapa de indicadores de gestión.

Con respecto a MIPG, la Universidad adopta su marco de trabajo con el Sistema

Integrado de Gestión de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña; con el fin
de armonizar la filosofía propia de la gestión de la calidad que define MIPG de
conformidad con la tendencia permanente que debe tener toda entidad para mejorar de
forma continua, logrando que tanto sus actividades como los bienes o servicios
generados, se orienten a satisfacer las necesidades de las partes interesadas y a
garantizar los derechos de los ciudadanos.

A través de auditorías internas, seguimientos a planes de mejoramiento, la gestión del

cuadro integral de indicadores, tratamiento a riesgos, procesos de autoevaluación,
revisión por la dirección y revisiones eventuales entre otros mecanismos, se ha
mantenido la constante verificación y validación de las estrategias y acciones de mejora
continua con el fin de garantizar la calidad esperada de los programas y procesos, el
cumplimiento de los requisitos del cliente, los legales y reglamentarios.

Se plantea un esquema de trabajo integrado, articulado y sólido en búsqueda de

mantener la mejora continua y la cultura de autoevaluación en todos los niveles.

18
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022

Figura 1. Elementos del sistema integrado de gestión

Fuente: SIG

3.1 Hacia el éxito sostenido con ISO 9004

La alta dirección de la Universidad, ha decidido incorporar criterios para la mejora

continua que permitan mantener y sostener los procesos de la institución con altas
condiciones de calidad, entendiendo su sostenimiento como la capacidad para lograr
sus objetivos de largo plazo.

Con el fin de analizar el entorno de la universidad, a través del proceso de Dirección y

Planeación y el SIG, se han identificado las condiciones internas y los resultados
obtenidos con respecto a la satisfacción del cliente y respuesta a las partes interesadas.

El diagnóstico ha dado como resultado, la identificación de aspectos claves de éxito

para los siguientes elementos:

o Planificación con perspectiva a largo plazo

o Análisis del entorno de la organización
o Identificar todas sus partes interesadas pertinentes, evaluar sus impactos
individuales potenciales sobre el desempeño de la organización, así como
determinar la manera de satisfacer sus necesidades y expectativas de modo
equilibrado

19
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
o Comprometer continuamente a las partes interesadas y mantenerlas informadas
acerca de las actividades y planes de la organización
o Establecer relaciones mutuamente beneficiosas con proveedores, aliados y otras
partes interesadas
o Identificar los riesgos asociados a corto y largo plazo y desplegar una estrategia
global en la organización para mitigarlos
o Prever las futuras necesidades de recursos (incluyendo las competencias
requeridas de sus personas)
o Establecer los procesos adecuados para lograr la estrategia de la organización,
asegurándose de que son capaces de responder rápidamente a las circunstancias
cambiantes
o Evaluar regularmente el cumplimiento de sus planes y procedimientos vigentes y
tomar las acciones correctivas y preventivas apropiadas
o Asegurarse de que las personas en la organización tienen oportunidades de
aprender en su propio beneficio, así como para mantener la vitalidad de la
organización
o Establecer y promover procesos para la innovación y para la mejora continua

3.2 Autoevaluación institucional

En la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña es una cultura de difusión

permanente que permitirá establecer una realidad tangible de una deseada, permitiendo
la toma de decisiones veraz y oportuna para el logro de la visión y misión.

Su práctica es permanente y se consolidará para programas académicos cada dos

años, atendiendo los requerimientos y políticas que los trámites de renovación de
licencias y actualización curricular así lo requieran, usando el modelo de acreditación en
alta calidad del CNA.

Del mismo modo, en los procesos estratégicos y de apoyo se hará continuamente con
relación a los principios de autocontrol, autogestión y autorregulación. Ambos
elementos definen la autoevaluación institucional de tipo académica y del control y la
gestión.

3.3 Pensamiento basado en riesgos y oportunidades ISO 31000 - DAFP

La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, diseña las herramientas para

implementar y mantener un modelo de gestión del riesgo con el fin de asegurar el logro
de los objetivos misionales, dándole a la gestión universitaria un enfoque lógico,
estratégico y racional para lograr la calidad y la excelencia.

La gestión del riesgo es un proceso ordenado, sistemático y complementario a los

demás procesos y sistemas de gestión de la Universidad que busca generar las

20
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
condiciones para que los líderes de proceso, jefes de área y personal de apoyo lleven a
cabo un efectivo ejercicio de autocontrol y posibiliten el logro de los objetivos
misionales de una manera eficaz y colectiva, identificando las oportunidades de
mejora y las amenazas que puedan impedir el logro de los resultados propuestos.

La Administración de Riesgos se constituye en el componente de control que al

interactuar sus diferentes procesos le permite a la Universidad autocontrolar aquellos
eventos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos

3.4 El modelo estándar de control interno MECI

Con la implementación y desarrollo del Modelo Estándar de Control Interno dentro de

cada uno de subsistemas, componentes y elementos, la Universidad armonizó el MECI,
ISO 9001 y posteriormente con MIPG, desarrollando estrategias para el mejoramiento
continuo y fortaleciendo la prestación del servicio con criterios de calidad y la
satisfacción de sus clientes cabalmente que se enmarcan dentro de una administración
transparente, eficaz, eficiente y efectiva.

3.5 La gestión de calidad con la NTC ISO 9001:2015

Concebidas como herramientas para una eficaz y transparente gestión pública, con el
fin de cumplir con los requisitos del cliente y con los requisitos reglamentarios
aplicables; permiten evaluar el desempeño institucional en términos de la prestación del
servicio de formación integral.

3.6 Sistema de gestión ambiental con la ISO 14001:2015

La institución desde el año 2008 viene desarrollando programas para el tratamiento de

sus aspectos e impactos ambientales y a través de la articulación de los sistemas con el
enfoque basado en normas internacionales, ha definido desarrollar e implementar una
política y unos objetivos que tengan en cuenta los requisitos legales, los compromisos
de la universidad con el desarrollo sostenible y la preservación del medio ambiente de
forma equilibrada con sus necesidades organizativas y la forma como abordará su
gestión ambiental significativa.

3.7 La gestión en seguridad y salud en el trabajo con ISO 45001:2018

El talento humano es considerado en la Universidad Francisco de Paula Santander

Ocaña, un activo intangible de vital importancia para el desarrollo de la función pública y
social que representa. Se han establecido los requisitos en el SG SST para controlar de
forma eficaz los riesgos que puedan afectar el bienestar de los funcionarios en su
ambiente laboral, visitantes de nuestra alma máter y partes interesadas pertinentes.

21
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
3.8 Divulgación, socialización y toma de conciencia

El Sistema Integrado, mantiene actividades de divulgación, socialización y toma de

conciencia con el fin de concientizar acerca del cumplimiento de los requisitos del
cliente, la mejora continua, el cuidado de la salud, la protección del medio ambiente y
otros principios relacionados con la excelencia y la cultura de calidad.

Utiliza para este fin, entre otros mecanismos un Dummi institucional aprobado por el
equipo operativo llamado “Santanderito”, que simboliza la imagen del hombre de las
leyes, oriundo de la región: Francisco de Paula Santander.

Figura 2. Dummi institucional “Santanderito”

Fuente: SIG - GC

La Universidad para hacer operante la formación humanista, crítica, competente e

integral de los estudiantes aplica los siguientes elementos que se consideran dentro de
la concepción, desarrollo y evaluación de los planes de estudio:

Principios de la formación de la UFPS:

1. Pertinencia social
2. Integración curricular
3. Innovación curricular
4. Interdisciplinariedad
5. Flexibilidad
6. Internacionalización
7. Formación investigativa
8. Evaluación curricular

22
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
En la siguiente tabla se puede observar la armonización abordada por la institución
entre el sistema de gestión de calidad bajo la ISO 9001:2015 y MIPG.

Tabla 2. Armonización ISO 9001:2015 y MIPG

MIPG
ISO 9001:2015 ORIENTACIÓN POLÍTICA DE ENTREGABLES
DIMENSIÓN
GESTIÓN
Misión
Visión
Direccionamiento Estatuto general
Planeación
estratégico y
institucional
planeación Diagnóstico de la
entidad. Contexto
estratégico
Entidad tenga un
Análisis de
conocimiento de su
capacidad
contexto interno y
Diagnóstico
4.1 comprensión externo (Variables
(identidad
de la organización políticas, económicas,
organizacional,
y su contexto sociales, ambientales,
propósito
legales, recursos, Fortalecimiento
Gestión con organizacional,
capacidad, organizacional y
valores para prospectiva
conocimientos) simplificación de
resultados organizacional,
procesos
capacidades
organizacionales
(estratégicas y
funcionales),
fuentes alternas de
información.)
Conocer las partes
Matriz de
interesadas Direccionamiento
4.2 Requisitos de Planeación necesidades y
pertinentes (Externas estratégico y
partes interesadas institucional expectativas de las
– Internas) y sus planeación
partes interesadas
requisitos
Establecer los límites
y extensión del SGC
(Actividades Acto administrativo
Direccionamiento
4.3 Alcance del misionales) Planeación de adopción del
estratégico y
SGC Determinar la no institucional SGC y su
planeación
aplicabilidad de aplicabilidad
requisitos
(Exclusiones)
Políticas de
Gestión con operación (arreglos
Servicio al
valores para institucionales
Establecer las bases ciudadano
4.4 SGC y sus resultados entre
del SGC (Procesos y
procesos dependencias)
su planificación)
Gestión con Fortalecimiento Esquema de
valores para organizacional y negocio
resultados simplificación de Cadena de valor

23
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
MIPG
ISO 9001:2015 ORIENTACIÓN POLÍTICA DE ENTREGABLES
DIMENSIÓN
GESTIÓN
procesos Mapa de procesos
Caracterización
(objetivo de cada
uno, actividades de
los procesos,
responsables,
riesgos del
proceso, controles
de medición y
seguimiento,
estrategias,
documentados)
5. LIDERAZGO
Establecer el
Acto administrativo
compromiso de la Direccionamiento
5.1 Liderazgo y Planeación de implementación
dirección con el SGC estratégico y
compromiso institucional del MIPG
(Requisito planeación
Integrador)
Establece el
documento donde se
Direccionamiento
5.2 Política de evidencia el Planeación Acto administrativo
estratégico y
Calidad compromiso de la institucional de adopción
planeación
dirección de manera
formal con el SGC
Actos
administrativos de
creación - Comité
Institucional de
Direccionamiento Gestión y
Planeación
estratégico y Desempeño
institucional
planeación Estructura orgánica

Equipo de apoyo
Asignar las
para la rendición
5.3 Roles, responsabilidad,
de cuentas
responsabilidad y funciones, autoridad
Comité de
autoridad en los diferentes
coordinación de
niveles de la entidad
control interno
Informes de control
interno contable
Control interno Control interno
Acto administrativo
que defina
responsabilidades
de acuerdo a las
líneas de defensa
6. PLANIFICACIÓN

24
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
MIPG
ISO 9001:2015 ORIENTACIÓN POLÍTICA DE ENTREGABLES
DIMENSIÓN
GESTIÓN
Política para la
administración de
Direccionamiento Riesgos
Planeación
estratégico y
institucional
planeación Plan anticorrupción
y de atención al
ciudadano
Estrategia de
Racionalización
Identificar posibles racionalización de
de trámites
eventos que puedan trámites
6.1 Acciones para afectar/potencializar Controles
abordar riesgos y el logro de objetivos. implementados de
oportunidades Tomar acciones para la ISO 27001:2013
abordarlos Gestión del riesgo
(Controles) Gestión con informático
valores para Informe de análisis
resultados de vulnerabilidades
Seguridad Digital
Contrato para
copias de
seguridad con
entidad externa
como respaldo de
la información
(OwnCloud)
Plan de desarrollo
institucional (parte
general y plan
plurianual de
inversiones)

Planes de acción
articulados de
acuerdo al decreto
Establecer lo que 612 de 2018
6.2 Objetivos de
quiere lograr la Direccionamiento
calidad y Planeación
entidad y cómo estratégico y Establecimiento de
planificación para institucional
lograrlos (Planes de planeación Indicadores -
lograrlos
acción) Metas -
Responsables –
Tiempos

Estrategias para
dar cumplimiento a
las dimensiones de
MIPG y sus
políticas (Planes de
acción)
6.3 Planificación Identificar cambios Gestión con Fortalecimiento Matriz de gestión
de los cambios que pueden afectar la valores para organizacional y del cambio

25
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
MIPG
ISO 9001:2015 ORIENTACIÓN POLÍTICA DE ENTREGABLES
DIMENSIÓN
GESTIÓN
integridad del SGC y resultados simplificación de
su planificación procesos
7. APOYO
Procedimiento
elaboración y
aprobación del
presupuesto
Estatuto orgánico
de presupuesto
La asignación de los
Plan Anual
recursos necesarios Gestión
Direccionamiento Mensualizado de
para establecer, presupuestal y
7.1.1 Recursos estratégico y Caja – PAC
implementar, eficiencia del
planeación Ejecuciones
mantener y mejorar el gasto público
presupuestales
SGC
Reportes a
Contraloría,
Contaduría y
Procuraduría
Plan de austeridad
y gestión ambiental
Gestión
Establecer el número
Talento Humano Estratégica del Planta de Personal
de personas
Talento Humano
7.1.2 Personas necesarias para dar
Gestión con
cumplimiento a los Servicio al Organigrama
valores para
propósitos del SGC ciudadano Contratos
resultados
Plan de
mantenimiento
correctivo y
preventivo de
Proporcionar y
Fortalecimiento equipos.
mantener la Gestión con
7.1.3 organizacional y Identificación de
infraestructura valores para
Infraestructura simplificación de bienes y servicios
necesaria para el resultados
procesos requeridos
SGC
Inventarios
asignados
Control contable de
los bienes
Identificar las
variables (Físicas, Fortalecimiento
7.1.4 Ambiente Gestión con Valoración de las
sicosociales) que organizacional y
para la operación valores para condiciones
puedan afectar la simplificación de
de los procesos resultados ambientales
prestación del procesos
servicio
Gestionar los
recursos necesarios Gestión
7.1.5 Recursos de Direccionamiento
para desarrollar presupuestal y Ejecuciones
seguimiento y estratégico y
actividades de eficiencia del presupuestales
medición planeación
seguimiento y gasto público
medición

26
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
MIPG
ISO 9001:2015 ORIENTACIÓN POLÍTICA DE ENTREGABLES
DIMENSIÓN
GESTIÓN
Prácticas de
Gestión Transferencia del
Talento Humano Estratégica del conocimiento del
Talento Humano personal próximo a
desvincularse
Generación y
producción del
conocimiento
(fuentes del
conocimiento)
Fuentes Internas:
Grupos de
investigación
(docentes,
semilleros, jóvenes
investigadores)
Trabajos de aula.
Nuevas estrategias
pedagógicas.

Fuentes Externas:
Movilidad nacional
e internacional
Capacitaciones
7.1.6 Identificar y controlar
Comparación con
conocimientos de los conocimientos
otras IES
la organización necesarios
Gestión del Gestión del Congresos y
conocimiento y la conocimiento y la seminarios
innovación innovación Convenios y
alianzas

Herramientas
para uso y
apropiación
(Acceso al
conocimiento)
Módulo de
personal (relaciona
la cualificación del
personal de la U)
Sistema de
información de
personal.

Analítica
institucional
(Aseguramiento
del conocimiento)
Seguimiento a la
ejecución de los

27
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
MIPG
ISO 9001:2015 ORIENTACIÓN POLÍTICA DE ENTREGABLES
DIMENSIÓN
GESTIÓN
proyectos de
investigación.
Entrega de
informes periódicos
y de finalización
(finalización de
proyectos o de
contratos)
Matriz de gestión
del conocimiento
Micro currículos
Documentos
maestros de los
programas
Procedimientos y
otros documentos

Cultura de
compartir y
difundir
(Divulgación del
conocimiento)
Jornadas de
socialización.
Generación de
memorias.
Patentes.
Revistas
Artículos
Congresos
Proceso de
selección
(Meritocracia)
Normograma
(Matriz de
requisitos legales).
Estructura
Garantizar la Organizacional.
competencia del Plan de
Gestión
personal que Capacitación
7.2 Competencia Talento Humano Estratégica del
desarrollo actividades Institucional.
Talento Humano
bajo el control de la Plan de Bienestar
entidad Plan de estímulos
e incentivos.
Manual de
Funciones.
Caracterización de
Servidores (Perfil
socio demográfico)
Plan de vacantes.

28
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
MIPG
ISO 9001:2015 ORIENTACIÓN POLÍTICA DE ENTREGABLES
DIMENSIÓN
GESTIÓN
Plan de previsión
de recursos
Plan estratégico de
TH
Indicadores de
deserción laboral
(Causas)
Profesiogramas
(Exámenes de
Ingreso, periódico y
egreso).
SGSST (Plan anual
de trabajo)
Informe de
condiciones de
salud
SVE
Programas de
prevención y
promoción
Evaluación de
desempeño.
Identificación y
definición de
perfiles para cada
cargo Inventario
del personal
próximo a
retirarse y
determinar
estrategias y
programas de
acompañamiento y
adaptación al
cambio
(Desvinculación
asistida) de rol.
Plan de vida
saludable para
pensionados
Actividades
relacionadas con la
ruta de la felicidad,
ruta del
crecimiento, ruta
del servicio, ruta de
la calidad, ruta del
análisis de datos.
Espacios de
negociación

29
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
MIPG
ISO 9001:2015 ORIENTACIÓN POLÍTICA DE ENTREGABLES
DIMENSIÓN
GESTIÓN
colectiva (Libre
asociación)
Actividades
Gestión
relacionadas con
Estratégica del
ruta del servicio,
Talento Humano Talento Humano
Modificar ruta de la calidad
7.3 Toma de comportamientos Código de
conciencia para garantizar el Integridad
Integridad
logro de objetivos Evidencias de
Información y Gestión socializaciones
Comunicación documental (Cultura) sobre la
gestión documental
Implementación de
la ley 1712 de 2014
Transparencia y
Información y acceso a la
Transparencia,
comunicación información pública
acceso a la
- Botón en la
información
página web
pública y lucha
Matriz de
contra la
administración de
corrupción
medios de
comunicación
Establecer Matriz de flujo de
mecanismos de comunicación
7.4 comunicación
comunicación interna Página web
y externa eficaces institucional
Esquema de
publicación de
información
Documento con
costos de
reproducción de
información
Gestión con Divulgar en la
Racionalización
valores para página web los
de trámites
resultados trámites
Registro de activos
Transparencia, de información
Controlar la
acceso a la Índice de
información
7.5 Información Información y información información
documentada que se
documentada comunicación pública y lucha clasificada y
conserva y se
contra la reservada
mantiene
corrupción Publicación de
TRD

30
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
MIPG
ISO 9001:2015 ORIENTACIÓN POLÍTICA DE ENTREGABLES
DIMENSIÓN
GESTIÓN
Inventario de
trámites y otros
procedimientos
administrativos
Racionalización
Gestión con
de trámites
valores para Registro y
resultados actualización de
trámites y OPA en
el SUIT
Servicio al Videos
ciudadano Publicidad
Políticas de
operación GD
Sistema de
Información
documental
Lineamientos de la
Gestión
Información y Gestión
documental
Comunicación documental
Plan de
conservación
documental
Plan institucional
de archivos PINAR
Plan de
preservación digital
Manuales de
Usuario de los
Gobierno Digital
Gestión con sistemas de
valores para información.
resultados Política de la
Seguridad Digital seguridad de la
información
8. OPERACIÓN
Planificar las
actividades, recursos, PEI
responsables, y Direccionamiento Procedimiento para
8.1 Planificación y Planeación
controles para estratégico y el diseño,
control operacional institucional
garantizar la planeación seguimiento y
prestación del evaluación del PDI
servicio educativo

31
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
MIPG
ISO 9001:2015 ORIENTACIÓN POLÍTICA DE ENTREGABLES
DIMENSIÓN
GESTIÓN
Caracterización de
ciudadanos

Mecanismos de
participación
Direccionamiento ciudadana para
Planeación
estratégico y promover la
institucional
planeación participación en la
planeación - Ley
1757 de 2015 (Plan
de Participación
ciudadana en la
gestión)
Plan anticorrupción
y de atención al
ciudadano

Diagnóstico del
estado actual de la
participación
ciudadana en la
Gestión con Participación
Identificación de entidad
valores para ciudadana en la
requisitos de los
8.2 Requisitos del resultados gestión pública
clientes (Comunidad Estrategia de
producto y servicio
educativa, personal participación
interno, comunidad) ciudadana

Estrategia de
rendición de
cuentas - Manual
de Rendición de
Cuentas
Política interna
(Servicio al
ciudadano)
procedimiento
PQRS
Protocolo de
Servicio al
servicio
Gestión con ciudadano
Formatos
valores para
Aplicativo
resultados
Informe semestral
de PQRS
Por definir
Defensa jurídica Respuesta a
PQRSD
Identificar información Direccionamiento Direccionamiento PEI
8.3 Diseño y
de entrada para el estratégico y estratégico y Documentos de
desarrollo
diseño y desarrollo de planeación planeación diseño y desarrollo

32
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
MIPG
ISO 9001:2015 ORIENTACIÓN POLÍTICA DE ENTREGABLES
DIMENSIÓN
GESTIÓN
los procesos,
productos y servicios
a ofrecer
Gestión
Direccionamiento Plan Anual de
presupuestal y
estratégico y Adquisiciones
eficiencia del
8.4 Procesos, Establecer controles planeación
gasto público
productos y a los proveedores,
Plan de adquisición
servicios contratistas, Gobierno Digital
de tecnología.
suministrados productos y servicios Gestión con
Fortalecimiento
externamente comprados valores para
organizacional y Manual interno de
resultados
simplificación de contratación
procesos
Implementación de
controles para
garantizar
Gestión con Política de
8.5 Control de la trazabilidad,
valores para Seguridad Digital tratamiento de
producción/servicio identificación,
resultados datos personales.
propiedad del cliente,
preservación del
servicio
Establecer criterios
Fortalecimiento
para finalización del Gestión con Estatuto estudiantil
8.6 Liberación del organizacional y
servicio educativo valores para Procesos de
servicio simplificación de
(Ciclo de vida del resultados matrícula
procesos
servicio)
Establecer controles
para evitar la Fortalecimiento
Gestión con
8.7 Salidas no materialización de organizacional y Reporte de SNC
valores para
conformes incumplimientos en simplificación de Matriz de SNC
resultados
los procesos procesos
misionales
9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Evaluación de
Gestión con Participación
estrategias para el
valores para ciudadana en la
análisis de
resultados gestión pública
resultados
Gestión con
Servicio al Formato de
valores para
ciudadano Seguimiento PQRS
Establecer que resultados
9.1.1 Seguimiento, requiere seguimiento, Seguimiento a los
medición, análisis medición y establecer planes de acción
y evaluación los métodos para definidos en la
dichas actividades Seguimiento y dimensión de
Evaluación de evaluación del direccionamiento
resultados desempeño estratégico
institucional Formato plan de
acción y
seguimiento al PDI
Seguimiento a la

33
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
MIPG
ISO 9001:2015 ORIENTACIÓN POLÍTICA DE ENTREGABLES
DIMENSIÓN
GESTIÓN
eficacia de las
acciones
Reuniones de
autodiagnóstico
DP-SIG-CI
Procesos de
autoevaluación de
programas
académicos
Revisiones
eventuales
Fichas de
Indicadores
Cuadro de mando
integral
Manual de
indicadores
Herramientas de
seguimiento
establecidas en los
procesos en las
caracterizaciones
Plan de tratamiento
a RYO
Seguimiento a la
gestión de RYO
Autoevaluación del
Control interno Control interno
control y la gestión
Gestión con
Servicio al Encuestas de
valores para
Establecer métodos ciudadano satisfacción PQRS
resultados
9.1.2 Satisfacción para realizar
Seguimiento y
del cliente seguimiento a la Encuestas de
Evaluación de evaluación del
percepción del cliente satisfacción a los
resultados desempeño
grupos de valor
institucional
Establecer
herramientas para el Seguimiento y
Informes de
9.1.3 Análisis y análisis de datos y la Evaluación de evaluación del
gestión de los
evaluación pertinencia de la resultados desempeño
procesos
información para la institucional
toma de acciones
Verificar el
cumplimiento,
conformidad, eficacia,
mantenimiento y
9.2 Auditoría
mejora del SGC Control interno Control interno Auditoria internas
Interna
Suministrar
información a la alta
dirección sobre el
desempeño del SC.

34
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
MIPG
ISO 9001:2015 ORIENTACIÓN POLÍTICA DE ENTREGABLES
DIMENSIÓN
GESTIÓN
Concluir si el SGC es
Seguimiento y
conveniente, eficaz,
9.3 Revisión por la Evaluación de evaluación del Revisión por la
adecuado y alineado
dirección resultados desempeño dirección
con la estrategia
institucional
organizacional
10. MEJORA
Establecer los
criterios para
10.1 Generalidad
identificar no Seguimiento y
10.2 No
conformidad, Evaluación de evaluación del Planes de
conformidad,
establecer los planes resultados desempeño mejoramiento
acción correctiva
de acción, institucional
seguimiento a su
eficacia.
La manera como se
Gestión con
10.3 Mejora puede evidenciar la Entregables por
valores para Mejora normativa
continua mejora continua en la definir
resultados
entidad
Fuente: SIG

35
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
IV. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

A continuación se realiza una descripción general de la forma como la Universidad da

cumplimiento a las disposiciones de las normas de gestión implementadas bajo la
estructura de alto nivel. En el Instructivo para la revisión, mantenimiento y mejora del
SIG I-SI-SIG-002 se encuentra la especificidad de cada aspecto.

A continuación, los requisitos con sus numerales:

4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

4.1. Comprensión de la organización y su contexto

La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, ha determinado las cuestiones

internas y externas que son pertinentes a su propósito y dirección estratégica,
considerando además el impacto de estas en los resultados del sistema integrado de
gestión.

Para tal fin, ha desarrollado herramientas acordes con la identificación, evaluación y

seguimiento a estas cuestiones que se representan en fortalezas, debilidades,
amenazas y oportunidades. Esta información se consolida en el Formato matriz
identificación RYO contexto estratégico F-DP-OPL-006.
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

Así mismo, para la identificación de sus partes interesadas, estableció un mecanismo

de identificación, revisión y seguimiento que le permite determinar el efecto o efecto
potencial sobre la capacidad de la institución para proporcionar sus servicios y la
pertinencia de estas partes con el sistema integrado de gestión.
Estas partes interesadas fueron categorizadas en grupos y subgrupos.

36
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022

Figura 3. Partes interesadas UFPSO

Fuente: SIG

A continuación la caracterización del servicio y las partes interesadas:

Tabla 3. Caracterización de las partes interesadas

 Diseño y prestación de servicios de educación superior

 Proyectos de impacto a la comunidad
 Generación de nuevo conocimiento e investigación formativa
SERVICIO QUE SE PRESTA:
Nota: La Universidad mantiene un portafolio de servicios que es
actualizado anualmente, sobre las capacidades que los diferentes
procesos y programas tienen para ofrecer a la comunidad

 Estudiantes
CLIENTES Y/O USUARIOS:
 Comunidad en general
 Aspirantes
 Inscritos
 Estudiantes
PARTES INTERESADAS:  Egresados
 Administrativos
(ver matriz de partes  Docentes
interesadas pertinentes)  Procesos institucionales
 Sindicatos
 MEN / CNA
 Entes de control

37
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
 Entidades del estado
 Gobierno nacional / local / regional
 Servicios de utilidad pública
 Padres de familia
 Empresarios
 Vecinos
 Medios de comunicación
 Comunidad en general
 Colegios
 Otras IES
 Proveedores externos
 Contratistas
 Entidades bancarias
 Entidades en convenio
 Entes certificadores
 Asociaciones comerciales y profesionales
 Comunidad científica
 Sede central
 Gobierno corporativo (consejos/comités)

Por otra parte, los servicios de la institución cuentan con la siguiente composición:

Tabla 4. Caracterización de los servicios, procesos misionales

Cliente / Requisitos del Cliente /

Proceso Parte Interesada
Servicio Parte Características Especificación
relacionado
Interesada Necesidades Expectativas
AC Diseño y Estudiantes Información Actualización Según método Políticas de
prestación Docentes veraz y Cobertura aprobado por la operación del
de MEN oportuna Competencia Universidad y proceso
servicios Direccionamien Competitividad teniendo en cuenta
de to académico Disponibilidad normatividad del
educación Pertinencia de Diversidad MEN
superior los programas Pertinencia
Alta calidad Proyección
Competitividad Veracidad
Recursos
disponibles, y
suficientes
Planeación de
las actividades
Docentes
competentes
EX Proyectos Comunidad Gestión de Accesibilidad Según Políticas de
de en general recursos Actualización necesidades de la operación del
impacto a MEN Alianzas Claridad comunidad proceso
la Docentes estratégicas Cobertura
comunida Información Control
d veraz y Cumplimiento
oportuna Disponibilidad
Cumplimiento Diversidad
de Facilidad
normatividad Objetividad
Cobertura Oportunidad

38
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
Cliente / Requisitos del Cliente /
Proceso Parte Interesada
Servicio Parte Características Especificación
relacionado
Interesada Necesidades Expectativas
Proyectos de Proyección
extensión para Transparencia
solución de
problemas y
beneficio de la
comunidad
IV Generació Estudiantes Líneas de Accesibilidad Según líneas de Políticas de
n de Docentes investigación Actualización investigación de operación del
nuevo MEN definidas Asequible grupos y proceso
conocimie Comunidad Desarrollo de Claridad componente
nto e científica nuevo Cobertura investigativo en las
investigaci Gobierno conocimiento Control mallas curriculares
ón nacional / Cumplimiento Conocimiento
formativa local / de Cumplimiento
regional normatividad Disponibilidad
Grupos Diversidad
categorizados Eficiencia
Visibilidad y Integridad
reconocimiento Objetividad
Información Oportunidad
veraz y Proyección
oportuna Transparencia
Producción Veracidad
científica
Gestión de
recursos para
los proyectos
Desarrollo de
nuevo
conocimiento
Semilleros
conformados

Con respecto a los requisitos (necesidades / expectativas de las partes interesadas)

desde los procesos, la información se encuentra contenida en los manuales específicos
de proceso.

4.3 Determinación del alcance del sistema

El Sistema Integrado de Gestión aplica a todos los procesos institucionales, clasificados

como procesos estratégicos, misionales, de apoyo, de evaluación y mejora, los cuales
están definidos en el Mapa de Procesos, adoptado mediante Resolución Nº 0233 del 28
de octubre de 2008, acto administrativo actualizado mediante Resolución Nº 0142 del
30 de julio de 2010.

Con respecto a los límites y aplicabilidad del sistema de gestión de la calidad bajo las
normas y la ISO 9001:2015, el equipo operativo del sistema integrado de gestión
aprobó lo siguiente:

39
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
“Diseño y prestación de servicios de educación superior en los niveles tecnológico,
profesional, especialización y maestría en las modalidades presencial y virtual, la
investigación y extensión a la comunidad. Seccional Ocaña”.

El alcance se aprobó mediante Resolución No.0342 del 15 de junio de 2017, acto

administrativo actualizado mediante resolución 0210 del 11 de marzo de 2019 y
posteriormente por la resolución 0446 del 4 de agosto de 2021.

 Aplicabilidad de los requisitos

Debido a la naturaleza de las actividades misionales desarrolladas en la Institución, se

excluyen los requisitos ISO 9001:2015 que se remiten a continuación:

Numeral NTC ISO 9001:2015 Justificación no aplicabilidad

Recursos de seguimiento y medición Debido a las características del servicio
(7.1.5.2) educativo, no se requiere de trazabilidad a
los equipos de seguimiento y medición
para asegurar la conformidad del servicio
prestado.
8.4.1 c) Control de los procesos Los procesos misionales o parte de ellos
suministrados externamente no son suministrados por proveedores
externos como decisión de la
organización.

4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos

La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, ha establecido, implementado,

mantenido y mejorado continuamente su sistema de gestión el cual cubre los procesos
necesarios para soportar su servicio y dar cumplimiento a los requisitos aplicables.

El Modelo de Operación de la Universidad está conformado por catorce (14) procesos;

clasificados así: un proceso estratégico, tres procesos misionales, ocho procesos de
apoyo, un proceso de evaluación y un proceso de mejora, los cuales interactúan entre
sí para suplir las necesidades y requisitos de los clientes y partes interesadas de la
institución.

Las interacciones y secuencias entre procesos así como las características específicas
de cada uno (criterios, métodos, recursos, autoridades, responsabilidades, riesgos y
oportunidades) se encuentran en las caracterizaciones, las cuales pueden ser
consultadas en el mapa de procesos digital que se encuentra disponible en el portal
web institucional https://ufpso.edu.co/sig/procedimientos_sig#arbol_procesos

Los tipos de procesos y las áreas que los componen se presentan a continuación:

40
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
Procesos Estratégicos:
 Dirección y Planeación
o Oficina de dirección
o Oficina de planeación
o Oficina de relaciones internacionales ORI
o Oficina jurídica
o Sistema de gestión ambiental

Procesos Misionales:
 Gestión Académica
o Subdirección académica
o Facultades
o Departamentos académicos
o Programas
o Laboratorios
o Biblioteca
o Posgrados y educación continuada
o Centro de Formación de lectura y escritura en lengua castellana y lenguas
CELEE
o Escuela de artes
o Centros de producción (granja experimental)
o Oficina de autoevaluación y acreditación
o Unidad de educación virtual
o Oficina de pasantías
o Unidad de educación abierta y a distancia
 Investigación y Extensión
o División de investigación y extensión
Procesos de Apoyo:
 Gestión Administrativa y Financiera
o Subdirección administrativa
o Contabilidad
o Presupuesto
o Unidad de Almacén
o Unidad de Tesorería
 Gestión de Bienestar Universitario
o División de bienestar universitario
o Oficina del egresado
o Trabajo social
o Cultura
o Deportes
o Salud
o Restaurante universitario

41
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
 Gestión Humana
o División de personal
o Sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo
 Sistemas de Información Telecomunicaciones y Tecnología
o División de sistemas
 Gestión de Comunicaciones
o Centro de multimedios
o Emisora UFM
o Relaciones institucionales e información
o Unidad de Televisión
 Secretaria General
o Oficina de secretaria general
o División de Archivo General
o Oficina de atención al ciudadano

 Infraestructura y Mantenimiento
o Coordinación de infraestructura y mantenimiento

 Admisiones Registro y Control.

o Oficina de registro y control académico
Proceso de Evaluación:
 Control Interno
o Oficina de control interno

Proceso de Mejora:
 Sistema Integrado de Gestión

El Sistema Integrado de Gestión se encuentra direccionado para funcionar bajo un

enfoque de operación basado en procesos; el cual identifica y gestiona de manera
eficaz numerosas actividades relacionadas entre sí; permitiendo el control continuo que
proporcionan los vínculos entre los procesos, así como sobre su combinación e
interacción.

El Mapa de Procesos adoptado se presenta como un esquema que integra los procesos
de la Entidad y su interacción dentro del Sistema Integrado de Gestión, la cual se puede
evidenciar en la identificación de clientes internos y externos. En él, se pueden apreciar
como entrada las necesidades y expectativas de los clientes y partes interesadas, los
tipos de procesos y la interacción de los mismos y como salida la satisfacción del cliente
y partes interesadas.

42
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022

Figura 4. Mapa de procesos UFPSO

Fuente: SIG - GC

Proceso Estratégico

Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de

objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de disponibilidad de los recursos
necesarios y revisiones por la dirección.

Proceso Objetivo
Planear, formular, coordinar y evaluar, políticas, planes, programas y proyectos
que orienten el desarrollo de los objetivos institucionales de forma estratégica,
DP - DIRECCIÓN Y táctica, operacional, financiera y física, en concordancia con la visión y misión de
PLANEACIÓN manera efectiva y oportuna, bajo un marco de responsabilidad social, teniendo en
cuenta los lineamientos ambientales y de seguridad y salud en el trabajo
aplicables.

Procesos Misionales

Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el
cumplimiento de su objeto social.

Proceso Objetivo
Formar en el Nivel Superior profesionales competentes en las áreas del
AC - GESTIÓN
conocimiento con estrategias pedagógicas innovadoras y el uso de las
ACADÉMICA
tecnologías, mediante la autoevaluación, el mejoramiento continuo y el

43
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
Proceso Objetivo
cumplimiento de las políticas institucionales, teniendo en cuenta los lineamientos
ambientales y de seguridad y salud en el trabajo aplicables.
Fortalecer los grupos, semilleros y centros de investigación para el desarrollo y
divulgación del conocimiento generado en los proyectos de investigación, a
IV - INVESTIGACIÓN
través del acompañamiento oportuno y pertinente, teniendo en cuenta los
lineamientos ambientales y de seguridad y salud en el trabajo aplicables.
Promover y Gestionar la relación de la Universidad con la comunidad y la
sociedad mediante la organización de actividades de extensión y proyección
social a través de los grupos de investigación y las unidades académicas, con
EX - EXTENSIÓN
proyectos y servicios que aportan de manera pertinente a la solución de
problemas de su entorno, teniendo en cuenta los lineamientos ambientales y de
seguridad y salud en el trabajo aplicables

Procesos de Apoyo

Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos, soporte y

actividades complementarias que son necesarios en los procesos estratégicos,
misionales, de evaluación y mejora.

Proceso Objetivo
Organizar, promover y apoyar el bienestar de la comunidad
universitaria, a través del desarrollo de programas orientados a la
preservación del bienestar físico, mental, espiritual y social de los
BU - BIENESTAR
estudiantes, docentes, egresados, jubilados y personal administrativo,
UNIVERSITARIO
de manera pertinente para el desarrollo integral de los mismos,
teniendo en cuenta los lineamientos ambientales y de seguridad y
salud en el trabajo aplicables.
Garantizar el bienestar integral del Talento Humano, hacia el
cumplimiento de los objetivos de la Universidad y de las normas
legales vigentes requeridas, de manera oportuna y eficaz, permitiendo
GH - GESTIÓN HUMANA
la pertinencia y efectividad en el servicio, controlando peligros
ergonómicos y físicos y haciendo uso adecuado de los recursos que
impactan el medio ambiente.
Administrar y controlar los procesos relacionados con la
formalización, custodia, refrendación, notificación y gestión
documental de los actos administrativos que expidan los organismos
de dirección y gobierno universitario, de la documentación generada
SG - SECRETARIA GENERAL al interior de la institución y de aquella que se radica a través de la
ventanilla única, de acuerdo a requerimientos legales, asegurando su
disponibilidad a la comunidad en general, teniendo en cuenta los
lineamientos ambientales y de seguridad y salud en el trabajo
aplicables.
AF - GESTIÓN Administrar en forma eficiente y eficaz los recursos físicos, financieros
ADMINISTRATIVA Y y económicos de la institución, teniendo en cuenta los lineamientos
FINANCIERA ambientales y de seguridad y salud en el trabajo aplicables.
Gestionar la información académica de los estudiantes activos,
inactivos y egresados de la institución, mediante el cumplimiento del
AR - ADMISIONES, REGISTRO
reglamento estudiantil y el calendario académico; garantizando
Y CONTROL
confidencialidad, transparencia y eficacia en la custodia y entrega de
la información, teniendo en cuenta los lineamientos ambientales y de

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 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
Proceso Objetivo
seguridad y salud en el trabajo aplicables.
Coordinar, ejecutar y supervisar las actividades correspondientes al
mantenimiento de la infraestructura física y los equipos de laboratorio;
a través del cumplimiento de los lineamientos estipulados para una
IM - INFRAESTRUCTURA Y
adecuada gestión de los espacios físicos y de equipos para la
MANTENIMIENTO
prestación del servicio, manteniendo el equilibrio con el medio
ambiente, la prevención de los riesgos y la integridad física del ser
humano.
Diseñar, desarrollar, implementar, administrar y mantener los
sistemas de información, las telecomunicaciones y la infraestructura
TT - SISTEMAS DE tecnológica; a través de la adquisición e implementación de nuevas
INFORMACIÓN, tecnologías de información y comunicaciones, que brinden soluciones
TELECOMUNICACIONES Y eficaces, efectivas y oportunas a las necesidades del cliente, con un
TECNOLOGÍA. eficiente uso de los recursos tecnológicos, teniendo en cuenta los
lineamientos ambientales y de seguridad y salud en el trabajo
aplicables.
Producir y divulgar la información institucional de todos los procesos a
nivel interno y externo a través de los medios y canales de
GC - GESTIÓN DE comunicación de manera oportuna, objetiva y eficaz, comprometidos
COMUNICACIONES con el buen nombre e imagen de la institución y logrando un impacto
en relación con la calidad, teniendo en cuenta los lineamientos
ambientales y de seguridad y salud en el trabajo aplicables.

Proceso de Evaluación
Representa la evaluación y verificación de la conformidad del sistema integrado, así
como las acciones, planes y programas de la institución.

Proceso Objetivo
Evaluar y verificar de forma independiente y objetiva la conformidad
del Sistema de Control Interno y el Sistema Integrado de Gestión,
contribuyendo de manera efectiva al diseño de actividades para el
CI - CONTROL INTERNO
enfoque a la prevención en la institución, teniendo en cuenta los
lineamientos ambientales y de seguridad y salud en el trabajo
aplicables.

Proceso de Mejora

Incluye aquellas actividades necesarias para medir y recopilar datos destinados a

realizar el análisis del desempeño y mejora de la eficacia y eficiencia institucional. A
través del seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y de mejora representan
una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

Proceso Objetivo
Mantener la conformidad del Sistema Integrado de Gestión con
respecto a los requisitos adoptados por la institución, a través del
SI - SISTEMA INTEGRADO DE
acompañamiento en la implementación de herramientas para la
GESTION
eficacia en la gestión y la mejora continua de los procesos
institucionales de acuerdo a las necesidades y expectativas de la

45
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
Proceso Objetivo
comunidad universitaria y las demás partes interesadas, teniendo en
cuenta los lineamientos ambientales y de seguridad y salud en el
trabajo aplicables

En el anexo 1, se muestra la descripción de cada uno de los procesos institucionales y

la forma como contribuyen al direccionamiento estratégico de la universidad.

5. LIDERAZGO

5.1 Liderazgo y compromiso

La alta dirección de la Universidad en cabeza del Director ha demostrado desde la

adopción del MECI y posteriormente de los sistemas de gestión de manera integral, su
liderazgo y compromiso a través de:

 La asignación de recursos para el desarrollo de los planes, programas y

proyectos que conlleven al fortalecimiento de acciones
 La formación y capacitación en las normas y otros elementos para incrementar al
competencias de líderes de proceso, auditores y personal de apoyo
 La rendición de cuentas publica y al interior de la institución como mecanismo
sistemático que acompaña la revisión por la dirección y las revisiones parciales al
sistema integrado
 El establecimiento de la política integral y los objetivos de gestión de manera
alineada con el direccionamiento estratégico
 Promoviendo el pensamiento basado en riesgos y oportunidades, la toma de
conciencia, el enfoque al cliente, la mejora continua y la gestión eficaz de la
calidad

A continuación se muestra la alineación existente entre el direccionamiento institucional:

46
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022

Figura 5. Alineación del direccionamiento estratégico

Fuente: SIG

En el anexo 2, se presenta el mapa estratégico de la institución.

 Enfoque al cliente y partes interesadas

La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña define el principio de enfoque

hacia el cliente tanto interno como externo, como un lineamiento que norma la gestión
de los procesos, para asegurar que sus necesidades y requisitos legales y
reglamentarios estén determinados y se cumplan. Se aprovechará para este fin la
información relacionada con la percepción del cliente respecto del cumplimiento de sus
requisitos por parte de la institución, el procedimiento de acciones correctivas y
preventivas; la atención de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias; el tratamiento a
las salidas no conformes; los planes de mejoramiento, la revisión por la dirección, entre
otros.

La forma como se desarrollará la medición del cliente estará descrita en el

Procedimiento medición de la satisfacción del cliente R-SI-SIG-007.

5.2 Política
(Resolución Nº 0341 15 de junio de 2017)

La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, como institución de Educación

Superior cuya misión es formar profesionales idóneos, consciente de su deber como
entidad educativa del estado y de su responsabilidad con las partes interesadas; se

47
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
compromete a direccionar sus actividades bajo un marco de respeto por la protección
del medio ambiente, la seguridad y la salud de su recurso humano, garantizando la
mejora continua del sistema integrado de gestión con lo cual contribuye al logro de los
objetivos institucionales y su proyección nacional e internacional, a través de los
siguientes ejes:

Eje de Calidad

Garantizar el cumplimiento de los requisitos aplicables y la satisfacción de nuestras

partes interesadas a través de la investigación como eje de desarrollo institucional, el
fortalecimiento de la capacidad tecnológica, el uso de mecanismos de comunicación
eficaces, la idoneidad del recurso humano y la autoevaluación permanente para la
mejora continua de sus procesos y programas.

Eje de Seguridad y Salud En el trabajo

Garantizar la protección y conservación de la Salud, el Bienestar y la Seguridad del

talento humano en su ambiente laboral, en cumplimiento de la legislación vigente y los
requisitos aplicables para la prevención de accidentes de trabajo y enfermedades
laborales relacionadas con los riesgos identificados, priorizando los no aceptables; a
través de una adecuada gestión de los mismos y la implementación de programas
oportunos y pertinentes.

Eje Ambiental

Incorporar la ética ambiental a todas las actividades docentes, investigativas y de

servicios, desarrolladas en sus instalaciones para hacerlas compatibles con la
protección del medio ambiente a través de programas que contribuyan al ahorro y uso
eficiente del agua y la energía, la reducción de residuos y el manejo integral de
vertimientos.

A continuación se describen los elementos con los cuales se establece el compromiso

con cada sistema de gestión.

48
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
Tabla 5. Compromiso con los sistemas de gestión

Sistema de gestión Compromiso Adoptado UFPSO

La investigación como eje de
desarrollo institucional

Cumplir requisitos del cliente Idoneidad del recurso humano

CALIDAD
5.2
Capacidad tecnológica y mecanismos
de comunicación eficaces
Mejoramiento continuo Autoevaluación permanente
Disminución del impacto Protección del medio ambiente
ambiental, optimización y utilizando estrategias de prevención y
eficiencia operacional mitigación.
Identificados en la matriz de requisitos
legales y otros requisitos
Manejo ambiental integral por la
Cumplir requisitos legales generación de residuos sólidos y
AMBIENTAL
vertimientos
5.2
Implementación de vigilancia y
controles ambientales
Mejoramiento del Sistema de gestión
Ambiental
Mejoramiento continuo Mitigar los efectos secundarios según
las condiciones ambientales de la
empresa
Prevenir lesiones y Identificación y tratamiento de riesgos
enfermedades para la biomecánicos
SEGURIDAD Y SALUD EN protección y conservación de Capacitación, dotación e
EL TRABAJO la salud implementación de controles
5.2 Identificados en la matriz de requisitos
Cumplir requisitos legales
legales y otros
Mejoramiento continuo Mejoramiento del Sistema de gestión

5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización

La alta dirección ha designado la responsabilidad y autoridad frente al sistema

integrado de gestión y luego en su actualización con MIPG desde la Resolución No.
0446 del 4 de agosto de 2021, para los siguientes roles y cargos al interior de la
institución:

a. Asegurar que el SIG es conforme a los requisitos de los estándares y normas

adoptadas: Líder SIG y Responsable del programa de auditorías internas.
b. Asegurar que los procesos generan y proporcionan las salidas previstas: Líderes de
proceso.
c. Informar a la alta dirección sobre el desempeño del SIG y sobre las oportunidades de
mejora: Líder SIG, Líderes de proceso, Decanos y jefes de área.

49
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
d. Asegurar que se promueve el enfoque al cliente en toda la institución: Líder SIG,
Representante de la dirección y Director.
e. Asegurar que la integridad del SIG se mantiene cuando se planifican e implementan
cambios: Líder SIG, Líderes de proceso, Decanos y jefes de área.
f. Diseñar, aprobar e implementar los documentos necesarios para el desarrollo de las
actividades propias del proceso: Líderes de proceso y su equipo de trabajo

Así mismo, de manera específica se han formulado y designado las siguientes:

 Líderes de proceso (Responsabilidad de la primera línea de defensa)

(Resolución Nº 0446 del 4 de agosto de 2021)

a. Promover y cumplir a través de su ejemplo, los estándares de conducta y la práctica

de los principios del servicio público, en el marco de integridad en sus equipos de
trabajo.
b. Determinar las actividades y responder por el logro de los objetivos del proceso en
concordancia con visión, misión, políticas, reglamentos y plan de desarrollo de la
institución
c. Planear, organizar, verificar, controlar y plantear acciones de mejora para las
actividades y servicios a su cargo
d. Consolidar la información necesaria y requerida por la alta dirección, por la
normatividad, por las políticas, los demás procesos, los órganos y organismos
internos y externos
e. Identificar e implementar los criterios de medición del desempeño de las actividades
y servicios a su cargo, así como los controles necesarios para asegurar el logro de
los objetivos
f. Determinar y gestionar los recursos (humanos, tecnológicos, físicos, entre otros)
necesarios para el desarrollo de las actividades y funciones propias de sus procesos
g. Asegurar la capacitación necesaria para que las personas que hacen parte del
equipo de trabajo conozcan el enfoque por procesos y se apropien de las
herramientas de control como políticas, procedimientos, manuales, protocolos y
otras que permitan tomar acciones para el autocontrol en sus puestos de trabajo.
h. Identificar y gestionar las interacciones necesarias con otros procesos o partes
interesadas, de manera que se garantice una contribución efectiva al logro de los
objetivos institucionales
i. Identificar y mantener actualizados los documentos y registros necesarios para la
operación del proceso y la prestación del servicio acorde con la realidad del día a
día que permita mitigar los riesgos a través del autocontrol.
j. Diseñar y responder por los planes de acción, indicadores, riesgos, planes de
mejoramiento controles establecidos al interior de sus procesos y demás
herramientas de gestión adoptadas por la Institución, para garantizar el
cumplimiento de sus objetivos.
k. Socializar a la comunidad universitaria las actividades y servicios que presta en
cumplimiento de los objetivos institucionales y garantizar el adecuado uso de los
documentos que le son aplicables

50
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
l. Identificar y controlar los riesgos relacionados con posibles actos de corrupción en el
ejercicio de sus funciones y el cumplimiento de sus objetivos, así como en la
prestación del servicio y/o relacionados con el logro de los mismos.

 Líder del Sistema de Gestión, aprobado mediante (Resolución Nº 0446 del 4 de agosto de
2021)
 Profesional universitario encargado del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en
el Trabajo (SG-SST), aprobado mediante (Resolución Nº 0446 del 4 de agosto de 2021)
 Profesional universitario encargado del Sistema de Gestión Ambiental (SIGA):
aprobado mediante (Resolución Nº 0446 del 4 de agosto de 2021)

 La Alta Dirección

Es la responsable de promover, fomentar, comunicar y orientar todas las actividades de

la Institución que contribuyen a la calidad de sus servicios, el bienestar de sus
colaboradores con relación a enfermedades profesionales y accidentes de trabajo, el
compromiso con el desarrollo sostenible y el cumplimiento de las normas legales
aplicables.

La alta dirección designa la conformación del Sistema Integrado de Gestión, como un

proceso de mejora institucional, implementado por funcionarios de todos los procesos
que se involucran en el diseño, implementación, mantenimiento, mejora e interiorización
de los sistemas desde el rol y cargo que representan.

Los coordinadores de cada sistema son responsables de la divulgación, entendimiento

y apropiación de los elementos que requiere cada modelo y norma adoptada, por parte
de los funcionarios que ejecutan las actividades dentro de los procesos institucionales.

Igualmente la Dirección de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, a

través del “Código de Buen Gobierno” Adoptado por Resolución 0132 del 15 de
septiembre de 2008 se ha definido mecanismos de autorregulación; este documento
contiene los lineamientos y políticas de la Entidad que permite guiar y orientar sus
acciones frente a los clientes y partes interesadas con enfoque hacia el cumplimiento
de su Misión, en el contexto de los fines sociales del Estado, generando autoridad y
confianza, demostrando conocimiento de las necesidades y requisitos de los mismos, y
manifestando su compromiso con el control, el cumplimiento de sus objetivos y la
utilización transparente y eficiente de los recursos.

6. PLANIFICACIÓN

6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades (RYO)

La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, ha formalizado la gestión del

riesgo y oportunidades a partir del contexto estratégico y de los objetivos de los
procesos. Para el caso de los RYO estratégicos, el proceso de Dirección y planeación y

51
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
el SIG realizan una identificación desde las cuestiones internas y externas. Esta
información se consolida en el Formato matriz identificación RYO contexto estratégico
F-DP-OPL-006 y Mapa institucional de RYO U-DP-OPL-002.

Para el caso de los RYO de proceso, se ha articulado los requerimientos del DAFP con
respecto a la identificación y tratamiento, de tal manera que se abordan las actividades
claves y otros elementos que permiten una identificación oportuna y pertinente
incluyendo así, los riesgos de corrupción. El proceso de Dirección y planeación
consolida los RYO de toda la Universidad haciendo seguimiento a su tratamiento, por
su parte Control interno realiza la evaluación de los controles frente riesgos y de las
acciones emprendidas para tratar las oportunidades priorizadas. Dentro de las
herramientas que contienen esta información se encuentran: Formato matriz de
identificación RYO de proceso F-DP-OPL-003, Formato plan de tratamiento a RYO F-
DP-OPL-004 y Formato verificación a la gestión de RYO F-CI-CIN-021.

6.2 Objetivos de gestión

(Resolución Nº 341 del 15 de junio de 2017)

 Objetivos de calidad

1. Incrementar la satisfacción de los clientes y la comunidad universitaria a través de

un servicio oportuno y pertinente
2. Afianzar procesos de enseñanza pertinentes a las necesidades y expectativas del
entorno
3. Proporcionar una infraestructura adecuada y aplicar herramientas eficaces para una
gestión orientada a resultados en los procesos y procedimientos de la organización
4. Consolidar la universidad como institución de investigación a través del
conocimiento científico y tecnológico promoviendo la innovación y la productividad
5. Fortalecer el talento humano, generando mayor compromiso y cualificando los
funcionarios para la oportunidad y calidad en la prestación de los servicios
6. Mantener una cultura de mejoramiento continuo en los procesos y procedimientos
de la organización a través del seguimiento, la evaluación y el control
7. Fundamentar el crecimiento sostenible y la capacidad institucional en la
consolidación financiera y la gestión administrativa eficiente
8. Contribuir socialmente a la solución de las necesidades impactando positivamente
en el entorno
9. Desarrollar la internacionalización y las interacciones institucionales a fin de lograr
visibilidad en entornos globales

 Objetivos de gestión en seguridad y salud en el trabajo

1. Optimizar las condiciones de salud y de los ambientes de trabajo en la Universidad,

con el fin de preservar el bienestar físico, mental y social de los trabajadores, a nivel
individual y colectivo, buscando un aumento en la productividad y minimizando los
riesgos existentes.

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 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
2. Desarrollar acciones de prevención, preparación y respuesta ante emergencias;
encaminadas a evitar y mitigar los efectos adversos en situaciones de emergencia.
3. Establecer mecanismos para garantizar que los trabajadores dependientes,
contratistas, subcontratistas y proveedores cumplan con todas las normas de
seguridad y salud en el trabajo, durante el tiempo en que tengan un vínculo con la
institución.
4. Implementar métodos precisos para identificar peligros, evaluar riesgos y determinar
los controles, en los diferentes procesos que se desarrollan dentro de la
organización.
5. Adoptar programas y medidas dirigidas a la promoción y prevención de accidentes
de trabajo y enfermedades laborales, buscando proteger a los trabajadores de los
factores de riesgos laborales.

 Objetivos de gestión ambiental

1. Implementar estrategias para el ahorro y uso eficiente del recurso hídrico a través
del establecimiento de objetivos, metas y programas hacia una cultura del agua
2. Realizar una adecuada gestión de los residuos sólidos generados, bajo los
principios de reducción, recuperación, separación en la fuente,
reciclaje/aprovechamiento y disposición final adecuada.
3. Desarrollar actividades de ahorro de la energía eléctrica consumida para el uso
eficiente en la institución
4. Garantizar el manejo ambiental integral de los vertimientos generados

7. APOYO

7.1 Recursos

La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña determina y proporciona los

recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora
continua de sus sistemas de gestión.

Así, como cada uno de los procesos realiza una identificación y gestión a sus
necesidades, los procesos de Gestión administrativa y financiera, Planeación, Gestión
humana, Sistemas de información e Infraestructura y mantenimiento, contemplan dentro
de sus actividades la planificación, asignación, controles y seguimientos a los recursos.
Institucionalmente se cuenta con el talento humano competente y la estructura
necesaria para el desarrollo del Sistema Integrado de Gestión y el cumplimiento de sus
objetivos, es así como:

• Cuenta con personal suficiente y disponible en diferentes modalidades de

contratación para suplir las actividades y procesos desde los ámbitos académico y
administrativo.

53
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
• Cuenta con instalaciones físicas, apropiadas al desarrollo de sus actividades.
• Cuenta con información actualizada de la capacidad instalada para la prestación de
los servicios académicos de la institución, en relación a la cantidad de estudiantes
que reciben los programas académicos.
• Se dispone de una plataforma tecnológica conformada por equipos de cómputo,
programas, servicios asociados y de apoyo, bases de datos y medios de
comunicación apropiados para el desarrollo de la gestión institucional. La gestión,
control e interrelación de los sistemas y medios de comunicación se establece en
las matrices de comunicación e información.
• La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña con la implementación de los
documentos del Sistema Integrado de Gestión, busca garantizar un ambiente de
trabajo adecuado y coherente para la prestación del servicio.
• Se cuenta con una infraestructura adecuada y moderna para la gestión de
comunicaciones, a través diversos medios y canales adoptados y usados
permanentemente como medios televisivos, radiales, periodísticos, material
impreso, entre otros establecidos en el Manual de imagen corporativa M-GC-DMT-
002.
• Los recursos de seguimiento y medición están enfocados a determinar la
satisfacción del cliente, al desarrollo de los procesos de autoevaluación, a la
evaluación de pasantes, entre otros.

Por su parte para determinar los conocimientos necesarios se dispone de la “matriz de

gestión del conocimiento”, la cual incluye desde las actividades claves de los procesos
los conocimientos que son necesarios para garantizar la operación de estos procesos y
lograr la conformidad de los servicios.

7.2 Competencia

La Institución cuenta con funcionarios competentes en cuanto a educación, formación,

habilidades y experiencia apropiadas para el desarrollo de las actividades laborales.
Con base en los procedimientos internos se evalúan las competencias y se establecen
planes de mejoramiento individual e institucional con el propósito de garantizar la
calidad de los productos y servicios que entrega el Sistema Integrado de Gestión. En
general estos elementos se encuentran contenidos en el Manual específico de
funciones y de competencias laborales M-GH-DRH-001.

7.3 Toma de conciencia

Este ha sido uno de los aspectos gestionados de manera transversal. Desde la alta
dirección se ha trabajado en difundir y apropiar la política de calidad y sus objetivos, los
beneficios de la mejora continua, la eficacia de las acciones, las consecuencias a los
incumplimientos y los compromisos con la excelencia institucional.

54
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
El proceso SIG, trabaja de la mano con Gestión de comunicaciones para difundir todos
los aspectos que se consideran relevantes para alcanzar condiciones de calidad cada
vez mayores. Así mismo, se realiza la medición de la apropiación del direccionamiento
estratégico para evaluar el conocimiento y contribución a los objetivos de la
Universidad. El desarrollo de este requisito se encuentra documentado en el
Procedimiento comunicación y toma de conciencia de los sistemas de gestión R-SI-SIG-
003.

7.4 Comunicación

A través del proceso Gestión de comunicaciones se determinan las comunicaciones

internas y externas, así como sus características teniendo en cuenta la necesidad y
pertinencia de los sistemas de gestión, estos elementos se encuentran definidos en
Matriz administración de medios de comunicación U-GC-DMT-001 y Matriz flujos de
comunicación U-GC-DMT-002.

Adicionalmente, el SIG ejecuta un plan de comunicaciones que contribuye entre otros

aspectos a que la información a transmitir sea clara, veraz, oportuna y sea recibida por
las partes interesadas pertinentes.

7.5 Información documentada

La estructura de la documentación del Sistema Integrado de Gestión se fundamenta en

la Política integral, abarcando documentos tales como manual del sistema integrado,
procedimientos y registros, los cuales se convierten en las evidencias que soportan el
sistema.

Los documentos del Sistema Integrado de Gestión, están publicados en el portal web
institucional, los cuales pueden ser consultados para su uso y aplicación, ubicado en la
página http://www.ufpso.edu.co/sig/procedimientos_sig.

Del mismo modo, en la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, se

implementan los procedimientos documentados requeridos por las normas técnicas
adoptadas y los necesarios para la operación y el control de cada proceso en el Manual
de procedimientos M-CI-CIN-002 se hace referencia a ellos. Para todos los demás
documentos, las versiones vigentes están siempre disponibles en la URL mencionada,
así como el listado maestro de documentos.

El control documental se ha definido a partir de la implementación de la ley 594 de

2000, la cual establece el manejo de los archivos en las entidades públicas. Dada la
necesidad de dar cumplimiento a este requerimiento legal, la Universidad Francisco de
Paula Santander Ocaña, decide derivar del proceso de Secretaría General quien es el
encargado del manejo y administración del archivo, la gestión documental de la

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 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
institución, en concordancia con los requerimientos en cuanto al manejo de información
del MECI.

La documentación que de manera general estructura el Sistema Integrado de Gestión

en la Universidad Francisco de Paula Santander es la siguiente:

Tabla 6. Documentación estructurada entre los sistemas de gestión

DOCUMENTO
Política integral
Objetivos de cada eje de gestión
Manual del sistema integrado de gestión
Procedimiento para el control de documentos
Procedimiento para el control de registros
Procedimiento control de las SNC o NC
Procedimiento para la gestión del conocimiento
Procedimiento de auditorías internas
Procedimiento comunicación y toma de conciencia de los sistemas de gestión
Procedimiento para la formulación de acciones correctivas y de mejora
Guía para el análisis de causas y la formulación de acciones para el
mejoramiento continuo
Instructivo para la revisión, mantenimiento y mejora del SIG
Instructivo elaboración de documentos
Procedimiento para la gestión de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias
Procedimiento de revisión por la dirección
Procedimiento medición de la satisfacción del cliente
Procedimiento coordinación, ejecución y seguimiento de la gestión ambiental
Procedimiento gestión integral de residuos peligrosos
Procedimiento control operacional energía eléctrica
Procedimiento para el control operacional del consumo de agua potable
Procedimiento identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales
Procedimiento Gestión Integral de Residuos Sólidos
Procedimiento identificación de peligros, evaluación de riesgos y
determinación de controles
Procedimiento reporte e investigación de accidente e incidente de trabajo
Procedimiento suministro de elementos de protección personal
Procedimiento de participación y consulta
Procedimiento Preparación y respuesta ante emergencias
Mapa de procesos
Fichas de caracterización de los procesos
Manual de funciones y competencias
Guía para la administración de RYO y diseño de sus controles de la
Institución
Manual de indicadores
Manual de imagen documental institucional
Manual de codificación institucional
Manual de gestión documental
Manual de imagen corporativa
Manual de auditorías internas basada en riesgos
Manual de procedimientos

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Matriz administración de medios de comunicación
Matriz flujos de comunicación
Instructivo para el diligenciamiento y seguimiento del normograma
institucional

 Control de Documentos

Este procedimiento tiene por objeto efectuar el control de los documentos del Sistema
Integrado de Gestión, con el fin de asegurar la disponibilidad de la versión vigente de
los documentos aplicables y facilitar el acceso a éstos cuando se requiera. Aplica
también para el control de los documentos externos, referidos éstos a la normatividad
que es aplicable y utilizada directamente por los procesos, condensada en el
normograma institucional y el procedimiento al que hace referencia.

 Tipos de documentos

A continuación se describen algunos tipos de documentos que soportan el desarrollo de

las actividades y funciones de los procesos.

Guía: describe las pautas y directrices para la ejecución de acciones de forma que se
pueda llevar a cabo un trabajo o actividad concreta.

Informe: Documento en el cual se da cuenta de los avances realizados a lo largo de un

proyecto o proceso.

Instructivo: describen cómo se realiza una tarea. Se pueden extraer las que se desean
realizar como parte de un procedimiento o de un proceso general.

Manual: documento que contiene la identidad de un proceso en cuanto a su imagen,

visión, misión, indicadores, servicios, productos, riesgos, líneas entre otras. En el caso
de productos o servicios los manuales contienen información específica que identifica
su uso aplicación para cada tipo de usuario o de acuerdo a sus características y
utilidades.

Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Protocolo: conjunto de acciones, lineamientos y/o actividades que deben seguirse de

forma secuencial para llevar a cabo un procedimiento o producir una comunicación.

Plan: lista en la que se enumeran unas acciones concretas que se van a desarrollar en
un momento concreto.

Programa: es una serie de actividades en el tiempo que se desarrollan en unas fechas

previstas con una duración determinada.

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 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022

 Control de Registros

Los registros de la gestión que se hace en los procesos institucionales, dentro del
Sistema Integrado de Gestión, deben ser consolidados en los respectivos formatos, con
el fin de brindar evidencia objetiva de la realización de las actividades. Establecer la
metodología para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo
de retención y disposición final de los registros. Para ello, se ha documentado el
procedimiento de Control de Registros.

La documentación en general del Sistema se administra de acuerdo con lo indicado en

los procedimientos “Control de documentos” y “Control de Registros”. Se determinó que
los documentos vigentes del Sistema Integrado de Gestión son los que se encuentran
para consulta de todos los funcionarios en el Sistema Integrado de Gestión, y en la
página web de la universidad, de requerirse copia física del documento, ésta se
entregará al solicitante como copia no controlada.

En el anexo 3, se relacionan los documentos y registros documentados con los cuales

se determina el cumplimiento de los requisitos de los 3 sistemas de gestión.

8. OPERACIÓN

8.1 Planificación y control operacional

Este capítulo de la norma, se encuentra aplicado en su gran mayoría a los procesos

misionales de la Universidad, los cuales cuentan con diferentes herramientas desde lo
académico, investigativo y social para planificar, implementar y controlar los requisitos
necesarios para la prestación del servicio de educación superior. Estas herramientas
son implementadas en los planes de estudio principalmente y en áreas como las
facultades, subdirección académica, oficinas de apoyo y la DIE. Una de las
herramientas empleadas en el CALENDARIO ACADÉMICO.

8.2 Requisitos para los productos y servicios

Además de los mecanismos para la comunicación con el cliente a fin de conocer sus
necesidades y expectativas frente al servicio prestado, la normatividad externa aplicable
a la Universidad permite asegurar controles eficaces para determinar los requisitos,
revisarlos y gestionar los cambios asociados a estos requisitos. Estos son aspectos
aplicables específicamente al proceso de Gestión académica. Algunas de las
herramientas empleadas son el Plan de calidad proceso L-AC-SAC-001, Guía de
lineamientos académicos K-AC-SAC-003.

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 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
8.3 Diseño y desarrollo de productos y servicios

La Universidad ha establecido, implementado y mantenido un proceso de diseño y

desarrollo adecuado para la prestación del servicio de educación superior en todos sus
niveles y metodologías.

Cuando se trata de un programa nuevo, se tienen en cuenta las siguientes etapas:

Figura 6. Controles del diseño programa nuevo presencial

Fuente: SIG

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 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022

Figura 7. Controles del diseño programa nuevo virtual

Fuente: SIG

Cuando se trata de un programa en funcionamiento, se tienen en cuenta las siguientes

etapas:

Figura 8. Controles del diseño y desarrollo programa presencial en funcionamiento

Fuente: SIG

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 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022

Figura 9. Controles del diseño y desarrollo programa virtual en funcionamiento

Fuente: SIG

Este es un requisito liderado por la Gestión Académica que permite determinar de

manera específica y estructurada las características del servicio desde la planificación
(diseño) y posterior liberación (graduación de profesionales), con una aplicación
adecuada de las actividades de revisión, verificación y validación. Algunas de las
herramientas empleadas son:

 Formato lista de chequeo elementos del diseño curricular

 Formato revisión y verificación curricular de un programa en funcionamiento

8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente

La revisión de los procesos, productos y servicios suministrados externamente

corresponden un elemento importante dentro de la operación de la institución. En tal
sentido, se han documentado los criterios y mecanismos para evaluar, seleccionar,
hacer seguimiento al desempeño y reevaluar los proveedores externos.

También se han considerado otros aspectos de acuerdo a la normatividad legal

aplicable, que incluye la contratación de obras y actividades de apoyo, para las cuales
los contratos contienen la información necesaria y en el caso de los docentes cátedra,
los procesos de Gestión académica y Gestión humana coordinan y aplican los controles
correspondientes.

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 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
Algunas de las herramientas empleadas son Procedimiento seguimiento y evaluación
de proveedores R-AF-SAD-003, Procedimiento adquisición de bienes y servicios R-AF-
SAD-002.

8.5 Producción y provisión del servicio

Para el caso de la prestación del servicio, los controles van encaminados al

aseguramiento de que se cumplan las características definidas, se alcancen los
resultados planificados, el desarrollo de etapas de liberación y entrega, entre otros.

Para alcanzar una prestación de servicio conforme se hace seguimiento y medición de

manera frecuente y sistemática. También se han considerado otros aspectos de
acuerdo a la normatividad legal aplicable principalmente la emanada por el Ministerio de
Educación Nacional MEN. Algunas de las herramientas empleadas son Procedimiento
controles para el desarrollo de las clases R-AC-SAC-012, Procedimiento evaluación
docente R-AC-SAC-003.

8.6 Liberación de productos y servicios

Dentro de las disposiciones planificadas en las etapas para la verificación de los

requisitos del servicio, la normatividad legal vigente aplicable y las políticas
universitarias han permitido documentar las evidencias sobre la conformidad para los
criterios de aceptación y su respectiva trazabilidad, correspondiente al profesional
graduado. En todas estas etapas los comités curriculares cumplen un papel
fundamental y sus decisiones se encuentran documentadas en las respectivas actas.

Algunas de las herramientas empleadas son: El sistema de información académico SIA,

Procedimiento de registro de diplomas R-SG-SGS-001.

8.7 Control de las salidas no conformes

El SIG a través del acompañamiento y seguimiento a los procesos y programas

académicos ha dispuesto de las herramientas necesarias para asegurar que las salidas
proporcionadas sean conformes con los requisitos establecidos y así evitar que sean
usadas por los clientes y partes interesadas.

Este procedimiento se enfoca en la identificación, control y tratamiento a las salidas no

conformes que resulten de no cumplir los requisitos establecidos ante el Ministerio de
Educación Nacional, para la oferta de programas académicos. Definidos en el Proyecto
educativo Institucional, en el plan de calidad y en documentos asociados a estos. Su
implementación corresponde a los procesos misionales que entregan directamente los
productos y servicios al cliente externo, éstos son: Gestión académica, Investigación y
Extensión. Inicia con la identificación de salidas no conformes y finaliza con el
seguimiento a las acciones tomadas para asegurar la conformidad con los requisitos.

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 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
De la misma forma, se aplican los mecanismos pertinentes a fin de corregir estos
eventos y aplicar controles más efectivos. Algunas de las herramientas empleadas son
Formato registro y seguimiento de salidas no conformes o no conformidades
materializadas F-SI-SIG-001, Formato de informe consolidado de SNC o no
conformidades F-SI-SIG-002, Procedimiento para la formulación de acciones
correctivas y de mejora R-SI-SIG-001, Procedimiento control de SNC o NC R-SI-SIG-
002.

9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación

El Sistema Integrado de Gestión se monitorea y mide teniendo en cuenta lo definido

para el proceso en su caracterización y los demás documentos complementarios. Los
indicadores de gestión definidos para los procesos institucionales y para los planes y
programas miden la gestión institucional en términos de eficacia, eficiencia y
efectividad.

Para verificar el enfoque del sistema con respecto a los lineamientos estratégicos se
construyó un cuadro de mando integral que permite establecer la cohesión de los
procesos del Mapa de Procesos, los Objetivos Estratégicos y los Objetivos de Gestión.
El cuadro de mando es un instrumento que apoya al proceso de Sistema Integrado de
Gestión para el seguimiento, evaluación y toma de decisiones con base en hechos y
datos. Se actualiza y mantiene en los archivos del proceso de mejora Sistema Integrado
de Gestión, sus resultados son compartidos con la alta dirección lo cual garantiza la
responsabilidad de la Dirección y la Medición, Análisis y Mejora del Sistema Integrado
de Gestión.

Otro mecanismo que le permite a la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña

fortalecer y controlar el Sistema Integrado de Gestión es la autoevaluación institucional,
mecanismo que evalúa los controles y monitorea la gestión de la entidad a través de la
medición de los resultados generados por los procesos misionales, evaluando su
diseño y aplicación en un periodo de tiempo determinado, partiendo de criterios de
calidad establecidos por el MEN.

Esta información sirve de insumo para que el proceso de Control Interno, de manera
independiente verifique la coherencia y aplicación de los elementos de control del
Sistema de Control Interno por parte de los funcionarios, en cada uno de sus procesos
y su incidencia en la gestión institucional.

La medición y el seguimiento a las características del servicio de formación y al

cumplimiento de los perfiles profesionales estipulados en los planes de estudio,
aprobados por el MEN de educación nacional para la Universidad, se desarrollan a

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 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
través de los procesos de autoevaluación con base en los criterios de calidad
establecidos en el modelo y guía institucional de autoevaluación académica. Estos
procesos de verificación son bianuales aunque de forma permanente se mantienen
actividades relacionadas con los resultados de las pruebas SABER PRO, evaluación de
pasantes, evaluación docente, monitoreo al índice de empleo y correspondencia laboral
de los egresados, entre otros. Del resultado de esta información recopilada de las
fuentes estudiantes, docentes, administrativos, egresados y empresarios se formulan
planes de mejoramiento por programa académico.

Cada proceso tiene establecido en su caracterización las herramientas de seguimiento

y medición de acuerdo a sus parámetros de control.

Los datos pertinentes, oportunos y reales para verificar la idoneidad y eficacia del SIG
que permitan formular las acciones que conlleven a la mejora continua, son analizados
en la revisión por la dirección; sin embargo cada líder de proceso y su equipo de trabajo
formulan de acuerdo al análisis realizado a los diferentes resultados obtenidos la forma
como abordarán las debilidades identificadas con el fin de eliminarlas y de sus
fortalezas con el fin de mantenerlas.

Entre las diferentes fuentes de análisis se encuentran, entre otras:

 La satisfacción del cliente interno / externo

 La conformidad con los requisitos del servicio
 La medición de indicadores
 La selección y evaluación de proveedores
 Cumplimiento de los objetivos y de los requisitos de las normas establecidas.
 El tratamiento a riesgos

Algunas de las herramientas empleadas son Manual de indicadores M-SI-SIG-003,

Instructivo para la revisión, mantenimiento y mejora del SIG I-SI-SIG-002, Formato ficha
técnica de indicadores F-SI-SIG-022, Procedimiento medición de la satisfacción del
cliente R-SI-SIG-007.

9.2 Auditoría interna

Con este procedimiento documentado se estandariza la forma como se deben realizar

las Auditorias integradas (combinadas) a los procesos de la institución, con el fin de
determinar mediante evidencia objetiva el cumplimiento con los requisitos del Sistema
Integrado de Gestión, así como su eficiencia, eficacia y efectividad. Inicia con la
selección de los auditores internos y finaliza con el archivo de los papeles de trabajo
que soportan las actividades. Es un procedimiento implementado para todo tipo de
auditorías internas, de calidad, de control, ambientales, entre otras que son realizadas
en la Universidad.

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 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
Algunas de las herramientas empleadas son Manual de auditorías internas M-CI-CIN-
003, Procedimiento auditorías internas R-CI-CIN-003, Formato programa de auditoria
internas F-CI-CIN-014.

9.3 Revisión por la dirección

La Revisión por la Dirección es un pilar para garantizar la continuidad del Sistema

Integrado de Gestión, es coordinado por el proceso de mejora y se realiza como mínimo
una vez al año.

Para realizar revisiones por la dirección debe tener en cuenta la siguiente información
de entrada, de acuerdo a las normas implementadas:

a) El estado de las acciones de las RXD previas

b) Cambios en las cuestiones I/E pertinentes al SGC
c) Desempeño sobre el desempeño y eficacia del SIG relativos a:
 Satisfacción del cliente y retroalimentación (PQRS) de partes interesadas
pertinentes
 Logro de los objetivos de gestión
 Desempeño de procesos y conformidad del servicio
 No conformidades y acciones correctivas
 Resultados del seguimiento y medición
 Resultados de las auditorias
 Desempeño de los proveedores
d) Adecuación de los recursos
e) Eficacia de las acciones frente a los RYO
f) Oportunidades de mejora

Con respecto a las salidas, se tienen en cuenta las decisiones tomadas frente a:

a) Oportunidades de mejora
b) Cambios en el SIG
c) Necesidades de recursos

Algunas de las herramientas empleadas son Procedimiento revisión por la dirección R-

DP-OPL-006, Informe de revisión por la dirección, actas de revisión por la dirección.

10. MEJORA

10.1 Generalidades

Para garantizar el mantenimiento, revisión y mejora continua de la eficacia, eficiencia y

efectividad del Sistema Integrado de Gestión, la universidad define el Proceso de

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 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
Sistema Integrado de Gestión, creado según la Resolución No 002 del 9 de enero de
2008; el cual gestiona el mejoramiento continuo de la institución, a través de la
estructura organizativa definida para tal fin. El proceso ha tenido una serie de
actualizaciones a la fecha que permiten asegurar su continua eficacia y mantenerlo
conforme a los requisitos, necesidades y exceptivas de sus partes interesadas y
alineado al direccionamiento estratégico institucional.

10.2 No conformidad y acción correctiva

En este elemento se contemplan las actividades que se deben desarrollar para tomar
acciones que eliminen las causas de no conformidades reales o potenciales en el
desarrollo de las actividades de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, y
prevenir que vuelva a ocurrir, así como evaluar los aspectos que permitan desarrollar
actividades de mejora en cada uno de los procesos. Inicia con la revisión y análisis de
las fuentes que generan la no conformidad, y finaliza con la verificación de la efectividad
de las acciones tomadas para eliminar y/o minimizar las causas del hallazgo, logrando
el mejoramiento del proceso.

Algunas de las herramientas empleadas son Formato registro y seguimiento de salidas

no conformes o no conformidades materializadas F-SI-SIG-001, Formato de informe
consolidado de SNC o no conformidades F-SI-SIG-002, Procedimiento para la
formulación de acciones correctivas y de mejora R-SI-SIG-001, Procedimiento control
de SNC o NC R-SI-SIG-002..

10.3 Mejora continua

En cumplimiento del principio Mejora Continua, la Universidad Francisco de Paula

Santander Ocaña, ha establecido instrumentos para planificar y ejecutar los planes de
mejoramiento en los tres niveles que establece el MECI; estos instrumentos relacionan
las actividades que se deben adelantar con el propósito de eliminar las brechas
detectadas a nivel de cada servidor público, de cada proceso y a nivel institucional, esta
información queda plasmada en:

Plan de Mejoramiento Institucional: recoge las recomendaciones y análisis

generados en el desarrollo de los Componentes de Auditoria Interna, Evaluación
Independiente y las observaciones del órgano de Control Fiscal. Está a cargo del
proceso de Control Interno.

Plan de Mejoramiento Individual: lo lidera el proceso de Gestión Humana. Se soporta

con la evaluación del desarrollo laboral, el seguimiento es realizado por el proceso de
control interno.

Plan de Mejoramiento por Proceso: es el producto de las auditorías internas, la

revisión por la dirección, las SNC encontradas, riesgos materializados, medición de

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indicadores, evaluación de la satisfacción del cliente, PQRS, observación directa entre
otras fuentes que permitan a los líderes de proceso identificar hallazgos que requieran
formular una acción correctiva o de mejora. A este plan de mejoramiento le hace
seguimiento el líder de proceso y el sistema integrado de gestión semestralmente.

Plan de mejoramiento por Programa: agrupa las acciones de mejora producto del
proceso de autoevaluación de programas académicos con base en los criterios de alta
calidad establecidos por el MEN y el CNA. El plan de diseña cada dos años y busca
garantizar la oferta y mantenimiento de programas académicos en altas condiciones de
calidad. A este plan de mejoramiento le hace seguimiento el director de plan de estudio
y el sistema integrado de gestión como mínimo una vez al año.

Los registros de todos los seguimientos realizados a cada plan de mejoramiento se

concentrarán en el formato F-CI-CIN-020 formato seguimiento y evaluación a la mejora
continua.

Algunas de las herramientas empleadas son Formato plan de mejoramiento F-CI-CIN-

006, Formato seguimiento y evaluación a la mejora continua F-CI-CIN-020, Guía para el
análisis de causas y la formulación de acciones para el mejoramiento continuo K-SI-
SIG-002.

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 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
V. SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

5.1 Preparación y respuesta ante emergencias

La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, dispone de procedimientos para

identificar y asegurar una correcta respuesta en caso de que se produzca un incidente
y/o accidente inesperado, así como para prevenir y reducir los impactos
medioambientales que puedan ocasionarse.

En la institución se ha llevado a cabo la identificación y evaluación de riesgos como

insumo fundamental para la formulación del plan. El plan garantiza entonces, la
continuidad y disponibilidad de las actividades en condiciones no normales debido a
incidentes, accidentes y desastres sean provocados o causales.

El plan de preparación y respuesta ante emergencia busca minimizar los efectos

medioambientales.

Este plan de emergencias está compuesto por:

 Metodología para la identificación y análisis de situaciones potenciales de

emergencia: Contempla un análisis de vulnerabilidad donde se determinan las
amenazas, se listan los materiales, combustibles y agentes químicos existentes, se
explica el método de análisis y finalmente se evalúan las amenazas.
 Establecimiento de procedimientos de respuesta, funciones y
responsabilidades ante emergencia: Contempla la estructura orgánica del plan de
emergencia y funciones antes, durante y después, que incluye no solo a los
empleados sino también a las partes interesadas como visitantes, vecinos y grupos
de ayuda externos.
 Brigadas de emergencia: Conformación y funciones de la brigada.
 Formación en la respuesta ante emergencia: Capacitación en primeros auxilios,
control de incendios y evacuación.
 Equipos de respuesta ante emergencias: Listado de elementos y adquisición de
estos como extintores, camilla, elementos para el botiquín, señalización, chalecos,
pitos.
 Pruebas periódicas de los procedimientos de emergencia: Descripción de
características de los simulacros.
 Folletos para visitantes: El folleto se le entrega a cada visitante en la universidad
para dar a conocer las disposiciones planeadas en caso de emergencia.
 Planos de evacuación: Representación gráfica de las salidas de evacuación en las
áreas definidas.

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5.1.1 Peligros y riesgos

Los requisitos para la identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación

de controles se encuentran definidos en un procedimiento documentado, donde se
establece la metodología para identificar los peligros de cada área y de los puestos de
trabajo de la Universidad Francisco de Paula Santander, así como valorar los riesgos y
planificar los controles para prevenir accidentes de trabajo, enfermedades profesionales
y pérdidas materiales en el anexo 5.

La norma ISO 45001:2018 exige adicionalmente un procedimiento para la continua

identificación de peligros, valoración y control de riesgos.

Identificación de peligros: Para identificar los peligros que pueden causar lesiones o
enfermedades a los trabajadores y demás partes interesadas, se realizan las siguientes
actividades:

 Observación del puesto de trabajo y/o área. Se recorre cada uno de los
puestos de trabajo tanto administrativo como operativo, tomando nota y registro
fotográfico sobre las operaciones realizadas, máquinas, equipos y herramientas
utilizadas, instalaciones eléctricas, posturas de trabajo, condiciones ambientales
de trabajo, instalaciones locativas, elementos de protección personal usados y
demás controles establecidos.
 Procedimiento de identificación de peligros, valoración y control de
riesgos. Se desarrolla un procedimiento que permite la continua identificación de
peligros, valoración y control de riesgos y que cumple con requisitos
contemplados en el numeral 4.3.1 de la norma ISO 45001:2018.
 Revisión de la clasificación de peligros de la GTC-45. Para efectuar
completamente la identificación de peligros de cada cargo, como tercera
actividad se lleva a cabo la clasificación de factores de riesgo que se encuentra
en la Guía Técnica Colombiana 45: Guía para el diagnóstico de las condiciones
de trabajo, incluyendo factores de riesgo naturales, públicos y de saneamiento
básico industrial.
 Elaboración, diligenciamiento y análisis del formato matriz de identificación
de peligros, evaluación y control de riesgos. Una vez identificados los
peligros a los cuales se ven expuestos los trabajadores de la Universidad
Francisco de Paula Santander Ocaña, se diseña un formato que permite la
organización de la información. Para la elaboración se tiene en cuenta la GTC-45
en su anexo 6, instrumento para recolección de información, los requisitos
exigidos por la norma ISO 45001:2018 y la metodología de valoración RAM.
 Valoración de riesgos. La metodología para la valoración de riesgos es la RAM.
Matriz de evaluación de riesgos, como estrategia para unificar criterios de
valoración de riesgos.
 Determinación de controles. Se aplica para disminuir el nivel de riesgos más
importante de la Universidad.

69
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
5.1.2 Programas del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo

 Manual del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo. Permite

establecer actividades de prevención de a incidentes, accidentes y
enfermedades de origen laboral tendientes a mejorar las condiciones de trabajo,
salud y calidad de vida de los funcionarios de la universidad y cumplir la
legislación vigente de salud en el trabajo. Este programa contempla los
subprogramas de Promoción y Prevención e Higiene y Seguridad Industrial.
 Inspecciones a los puestos de trabajo. Identificar los riesgos incorporados a
equipos, personas, materiales y medio ambiente, con el fin de controlar las
condiciones de trabajo sub-estándar que puedan generar accidentes en la
Universidad.
 Programa de vigilancia epidemiológico para riesgo biológico (Manuales de
bioseguridad). Disminuir el impacto negativo sobre la salud de los trabajadores
de la universidad, derivado del contacto con agentes infecciosos en el sitio de
trabajo.
 Programa de vigilancia epidemiológico en prevención de desórdenes
musculo esqueléticos (Riesgo Biomecánico). Disminuir el impacto negativo
sobre la salud de los trabajadores de la Universidad Francisco de Paula
Santander Ocaña, derivado de la exposición a los riesgos que causan lesiones
osteomusculares en el sitio de trabajo. Este programa incluye el:

 Programa de pausas activas y de bienestar en el trabajo de los

empleados. Documentar las herramientas necesarias para que los
empleados de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña apliquen
técnicas y descansos activos ante situaciones cotidianas en las que se pueda
ver afectada su salud por la labor que realizan.

 Grupo de brigadas de emergencia

Es un grupo de personas responsables de combatir de manera preventiva o ante

eventualidades de un alto riesgo, emergencia, siniestro o desastre, dentro de la
Universidad; cuya función está orientada a salvaguardar a las personas, los bienes y el
entorno de los mismos.

 Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo COPASST

Este grupo encargado de ayudar, coordinar, fomentar, controlar y hacer seguimiento de

todas las actividades de seguridad y salud en el trabajo que se desarrollan en la
institución está conformado por dos representantes elegidos por el director y 2 elegidos
por el personal. Cuenta con 8 miembros incluidos los suplentes.

70
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
 Comité de convivencia laboral

En la universidad este comité se encarga de la prevención y solución de las situaciones

causadas por conductas de acoso laboral de los trabajadores. Este comité está
integrado en forma bipartida por un (1) representante de los trabajadores y un (1)
representante del empleador. Cada uno tiene un suplente.

Los controles operacionales establecidos para el sistema de gestión en seguridad

y salud en el trabajo:

 Exámenes en trabadores
 Procedimiento reporte e investigación de accidente e incidente de trabajo
 Procedimiento suministro de elementos de protección personal
 Plan de emergencia
 Procedimiento preparación y respuesta ante emergencia
 Instrucciones técnicas de:
 Ficha Técnica de sillas ergonómicas
 Máquinas
 Herramientas Manuales

71
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
VI. SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

6.1 Aspectos e impactos ambientales

Los requisitos para la identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales

se encuentran definidos en el procedimiento identificación y evaluación de aspectos e
impactos ambientales, en este se define la metodología para identificar y evaluarlos
acorde con las actividades, servicios y/o productos de la Universidad Francisco de
Paula Santander para determinar los controles y las medidas necesarias requeridas
para minimizar y prevenir las afectaciones que se generen al medio ambiente anexo 6.

6.1.1 Programas del sistema de gestión ambiental

 Programa Uso eficiente y ahorro del agua: establecimiento de estrategias para

el ahorro y uso eficiente del recurso hídrico a través del establecimiento de
objetivos, metas y programas hacia una cultura del agua.

 Uso racional de la energía: Desarrollar actividades de ahorro de la energía

eléctrica consumida para el uso eficiente en la institución.

 Programa Manejo de vertimientos. Realizar un diagnóstico del estado actual

del sistema de vertimiento, analizar la información obtenida a partir de la toma de
muestras de los vertimientos generados y formular el plan de gestión de riesgo
para el manejo de los vertimientos de la Institución.

 Programa Manejo de residuos peligrosos. Llevar acabo la adecuada

recolección y almacenamiento temporal de los residuos peligrosos generados, de
acuerdo a la normatividad ambiental vigente.

 Programa manejo integral de los residuos sólidos: Adecuada gestión de los

residuos sólidos generados, bajo los principios de reducción, recuperación,
separación en la fuente, reciclaje/aprovechamiento y disposición final adecuada.

 Programa de Posconsumo: Realización de actividades para la adecuada

gestión ambiental interna y disposición final de RAEE.

 Educación ambiental: Fomentar en las personas conciencia ambiental que los

conlleve a adquirir una comprensión básica del medio ambiente en su totalidad,
de los problemas conexos y de la presencia y función de la humanidad en él, lo
que entraña una responsabilidad crítica.

 Ornato y embellecimiento paisajístico. Garantizar la conservación y el manejo

adecuado de la diversidad de la Flora presente en la Universidad Francisco de

72
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
Paula Santander Ocaña, teniendo en cuenta las características ambientales
propias de la sede el algodonal.

Los controles operacionales establecidos para el sistema de gestión ambiental son:

Tabla 7. Controles operacionales del SIGA

Aspecto Control Operacional Sobre Seguimiento y medición

Programa uso racional del agua
Procedimiento para el control
Uso del agua Agotamiento del agua
operacional del
Consumo de agua potable
Programa uso racional de la energía
Agotamiento de los recursos
Consumo de la energía Procedimiento control operacional
naturales
energía eléctrica
Programa manejo de residuos sólidos
Generación de residuos Sobrepresión del relleno
Procedimiento gestión integral de
comunes sanitario
residuos peligrosos
Programa de conservación de zonas
Uso de flora Desgaste de recursos naturales
verdes
Desplazamiento de fauna Programa para control de fauna
Fauna
silvestre silvestre
Contaminación del recurso Plan de gestión del riesgo para el
Generación de vertimientos
agua manejo de vertimientos
Generación de residuos
Contaminación del suelo PGIRHS
peligrosos
Molestia a la comunidad Programa de sensibilización
Ruido
universitaria ambiental
Emisiones de material Programa de sensibilización
Contaminación del aire
particulado ambiental
Programa criterios para la compra y
Uso de materiales Contaminación del suelo
uso de materiales

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 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
VII. RELACIÓN DE ANEXOS

Anexo 1. Procesos y directrices organizacionales

Anexo 2. Mapa estratégico
Anexo 3. Documentos y registros en la UFPSO
Anexo 4. Peligros y riesgos
Anexo 5. Aspectos e impactos ambientales

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 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
REVISÓ: APROBÓ:

NATALIA RAMÍREZ ARÉVALO NATALIA RAMÍREZ ARÉVALO

LÍDER SIG LÍDER DEL PROCESO

FECHA CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN ACTUALIZÓ

MARYCELA
28-06-2010 Creación del documento A CASTILLA
ANGARITA
Se agregó la resolución 036 – 2011 de autoevaluación a
MARYCELA
los documentos de referencia. Se cambió la plantilla del
30-09-2011 B CASTILLA
documento a 3. Se agregó el proceso de autoevaluación
ANGARITA
a los elementos de medición institucional.
Se agregó la resolución 092 – 2012 por la cual se articula
la autoevaluación con la medición, análisis y mejora del
YURLEY
sistema integrado de gestión. Se actualizó el plan de
CONSTANZA
desarrollo institucional 2012 – 2016. Se actualizaron los
10-07-2012 C MEDINA
productos y servicios. Se actualizaron los objetivos de los
CÁRDENAS
procesos de acuerdo a las caracterizaciones. Se
actualizó el listado de tipos de documentos y sus
descripciones.
Cambio en el nombre del manual pasa de “Manual de
calidad” a “Manual del sistema integrado”.
Actualización de la estructura del documento en lo
referente a la política integral y los objetivos para cada
sistema de gestión. Se eliminó información relacionada
con la gestión documental por encontrarse en los
manuales del proceso SG que corresponden a este
aspecto. Se amplió el objeto, el alcance del sistema y los
documentos de referencia.
Incorporados nuevos elementos en la reseña histórica,
YURLEY
los elementos del sistema integrado de gestión con las
CONSTANZA
normas y modelos adoptados y el dummi institucional. Se
08-11-2013 D MEDINA
actualizaron los productos y servicios.
CÁRDENAS
Actualizados los requisitos del cliente y partes
interesadas, los objetivos de cada proceso y los anexos.
Se incluyeron los principios de la calidad y el control con
la forma como son adoptadas por la institución. Se
definieron en detalle las funciones y responsabilidades
con la gestión integral por parte de los actores de la
comunidad académica.
Inclusión de la descripción del plan de preparación y
respuesta ante emergencias y los programas de cada
uno de los sistemas.
Actualización de la misión, visión y mapa estratégico.
En el numeral 1.3 procesos estratégicos se incluyó la YURLEY
oficina de Relaciones internacionales, en procesos CONSTANZA
12-11-2014 misionales se incluyó Centros de producción (granja E MEDINA
experimental) y el CEDIT y en procesos de apoyo se CÁRDENAS
incluyó Restaurante universitario.

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 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
Actualización de los documentos de referencia y de los LUIS
documentos que estructuran el SIG. ORLANDO
Actualización de la matriz de articulación de productos VERGEL
GP 1000 – MECI y de los documentos y registros GRANADOS
obligatorios en la UFPSO.
Actualización de los controles del SG-SST y de los TATIANA
controles operacionales del SIGA. ALVAREZ
Actualización de los programas de SG-SST. JACOME
En el programa de gestión integral de residuos
peligrosos se incluye la Ley 55 de 1993, Decreto 1609 de
2002.
Se eliminan los programas de manejo de sustancias
químicas, protección de flora y fauna y de acción con las
comunidades, por que estos se encuentran dentro del
PIGA.
Actualización de los anexos 3 Matriz de articulación de
productos GP 1000 – MECI, anexo 4 Documentos y
registros obligatorios en la UFPSO, anexo 5 Aspectos e
impactos ambientales.
En los Documentos de referencias/Específicos se incluye
la Resolución 0250 del 27 de noviembre de 2014.
Se detallaron las áreas que hacen parte de los diferentes
DECCY ARIAS
14-08-2015 procesos. F
RODRIGUEZ
Actualización de los objetivos de los procesos, los
propósitos PEI, la oferta académica y el Anexo 4.
Documentos y registros obligatorios en la UFPSO.
Actualización de la estructura del documento, el
portafolio de servicios, los documentos de referencia, la
identificación de clientes, PI y sus requisitos.
Se incorporaron elementos del direccionamiento
NATALIA
estratégico.
10-08-2017 G RAMIREZ
Se incorporó la descripción del cumplimiento de los
AREVALO
requisitos de las normas de gestión.
Se estructuró el contenido con respecto a los requisitos
de la norma ISO 9001:2015.
Se actualizaron documentos legales y normativos.
Cambio en el nombre NTC – OHSAS 18001: 2007,
Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional a
“NTC ISO 45001:2018 Sistema de Gestión en Seguridad
y Salud en el Trabajo”.
Se ingresa el marco de trabajo de MIPG YURLEY
Actualización de los elementos con los cuales se CONSTANZA
14-03-2019 establece el compromiso con el sistema de gestión H MEDINA
ambiental. CÁRDENAS
Actualización de los Programas del sistema de gestión
ambiental.
Actualización del anexo 6. Aspectos e impactos
ambientales.
Eliminación de todas las referencias hacia GP1000:2009

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 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
Actualización del numeral 1.4 documentos de referencia.
Actualización del numeral 4.3 Determinación del alcance
del sistema. LINA PALACIO
12-03-2020 I
Eliminación de documentos referenciados en el numeral ARÉVALO
8.2 Requisitos para los productos y servicios.

Se actualiza la visión de la Universidad

Actualización del numeral 1.4 Documentos de referencia
Actualización del numeral 2.3 Visión
Actualización de la imagen del mapa estratégico
Actualización del numeral 2.9 Portafolio de servicios
Se reemplazan los propósitos del PEI con los principio de
la formación UFPS de acuerdo a su actualización
Actualización de la tabla 4 Caracterización de los
servicios, procesos misionales
Actualización del numeral 4.4 Sistema de gestión de
calidad y sus procesos
NATALIA
Actualización de la figura 3 Partes interesadas
19-10-2021 J RAMÍREZ
Actualización de la figura 5 Alineación del
ARÉVALO
direccionamiento estratégico
Actualización de las responsabilidades de los líderes de
acuerdo a la resolución 0446 del 4 de agosto del 2021
Actualización tabla 6 Documentación estructura entre los
sistemas de gestión
Eliminación del numeral 8.1 el formato Planificación
Académica Semestral y del numeral 8.3 el formato
Validación del diseño curricular.
En el numeral 8.6 actualización del nombre del
procedimiento de graduación a procedimiento registro de
diplomas.
Se incluye un nuevo programa en el numeral 2.9
Portafolio de servicios
En el numeral 4.2 Comprensión de las necesidades y
expectativas de las partes interesadas se actualiza la
información de la tabla 3. Caracterización de las partes
interesadas
NATALIA
Se modifica el nombre de Escuela de Bellas Artes por
08-04-2022 K RAMÍREZ
Escuela de Artes en el numeral 4.4
ARÉVALO
En el numeral 4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus
procesos se actualiza el objetivo de los procesos
Infraestructura y mantenimiento y Control Interno
En el numeral 7.5 Información documentada se actualiza
la tabla 6. Documentación estructurada entre los
sistemas de gestión

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 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
Anexo 1. Procesos y directrices organizacionales

PROCESOS
DIRECTRIZ Direcció Gestión Infraestruct
Gestión de Bienestar Sistema
ORGANIZACIONAL Gestión Gestión ny Administra Secretaría ura y Control Sistemas de
Investigación Extensión comunicac Admisiones Universita Integrado
académica humana planeaci tiva y General Mantenimie interno información
iones rio de gestión
ón Financiera nto
SOSTENIBILIDAD Mediante la Se realiza Se realiza Desarrollar Mediant Gestión de Controlar la Establecimi Eficiencia en Cumpliend Realizan Mantenimie Disponibilidad
INSTITUCIONAL apropiación seguimiento seguimient al máximo e la los bienes y implementa ento de la el uso de los o con los do nto de los de recursos
de las al dinero o al dinero las impleme servicios de ción de la política de recursos, diferentes revisione sistemas humanos
(Desarrollo políticas asignado a la asignado a capacidade ntación y acuerdo a gestión comunicaci mediante la sistemas s de gestión apropiados
financiero, austeridad establecida DIE, por la DIE, por s del seguimie la mayor documental ones y un implementaci de gestión eventual como para la
del gasto, uso s en el medio del medio del personal nto del favorabilida y el mecanismo ón de buenas para es a la herramient realización de
adecuado de sistema aplicativo aplicativo administrati program d para la cumplimien de control prácticas que garantizar gestión as para los trabajos
recursos) integrado contable de al contable de vo, a de Universidad to del publicitario. permiten el control y administr lograr necesarios.
de gestión, UFPSO, con al UFPSO, contando cero en cuanto a objetivo del reducir el la ativa y eficiencia y Proyectos de
siendo el fin de con el fin con papel. Calidad y proceso, consumo de organizació financier eficacia inversión en
efectivos en verificar que de verificar personal Elaborac precios con el fin papel n del a de la desde el tecnología
el uso de el dinero que el capacitado, ión del * Gestión de hacer proceso. institució punto de informática
los solicitado se dinero que presupu para la uso Compromiso n, vista enmarcado
recursos esté aprobado brinden esto consecució adecuado del capital de arqueos organizativ dentro del
humanos y descontando se esté apoyo anual de n de de los humano de de caja o y proyecto de
tecnológico de manera descontand eficiente, la recursos en recursos aunar menor, financiero desarrollo
s con el correcta. o de eficaz y Universi cuanto a la institucional esfuerzos en evaluaci institucional.
que cuenta manera efectivo dad. Devolución es, la disminución ón de Desarrollo de
la Para que los correcta. para la Planeaci del IVA. manteniend de costos control herramientas
Subdirecció proyectos de buena ón de la Por parte o la asociados a interno tecnológicas
n investigación Para que marcha de utilizació de la DIAN. trazabilidad las contable que
Académica tengan un los la n de los y administració contribuyen
para el desarrollo proyectos universidad recursos transparenc n del papel y en la
desarrollo financiero de , financier ia en la la energía austeridad del
adecuado adecuado, se extensión Promovien os de custodia gasto de
de las solicitó abrir se crearon do desde la acuerdo del Solicitud de papel y
actividades. centro de unos inducción a las patrimonio Sistemas de consumo
costo por centros de del necesida documental información a telefónico así
proyecto, con costo personal des de de la la División de como el uso
el fin, que se donde se que ingresa la institución. Sistemas que adecuado de
respete el hace por primera institució permita los recursos
dinero descuento vez, el uso n minimizar el de TI.
asignado por al adecuado consumo de
proyecto. presupuest de los papel
o asignado recursos.
a cada
proyecto,
de forma
que se
tengan un
desarrollo
financiero
adecuado.
FORMAR Mediante el Genere Integrando Consolidar Elaborar Adquisición Informar y Divulgación Proyectar, Planificar, Orientando Verifican Acompaña Gestión de la
PROFESIONALES diseño estudiantes la y coordinar y de bienes y comunicar oportuna construir, ejecutar y programas do el miento en infraestructura
IDÓNEOS curricular con comunidad con la proponer servicios en la del adecuar, velar los que cumplimi el diseño tecnológica
flexible capacidades universitari subdirecció modelos forma normativa portafolio mejorar y procesos de desarrollen ento de de que soporta el
ajustado a en a con la n de eficiente, institucional académico mantener inscripción, aspectos requisito herramient proceso de
(requisitos de los las investigación problemátic académica, gestión eficaz, , para que y de los los espacios selección y físicos, s legales as para la aprendizaje
clientes los legales exigencias que aprueben a de la competenci que se oportuna y sea avances físicos que matrícula en mentales, a través validación de los
1295, expectativas, del los grupos comunidad as del requiere asertiva. entendida y institucional contribuyen cada periodo espirituales de de estudiantes;
cumplimiento de contexto estables en general personal n en acatada por es en pro a la académico, auditoría currículo así como la
perfiles) regional, Junior y a través de docente y todos los todos los del formación mediante la s (perfiles, adopción de

78
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
PROCESOS
DIRECTRIZ Direcció Gestión Infraestruct
Gestión de Bienestar Sistema
ORGANIZACIONAL Gestión Gestión ny Administra Secretaría ura y Control Sistemas de
Investigación Extensión comunicac Admisiones Universita Integrado
académica humana planeaci tiva y General Mantenimie interno información
iones rio de gestión
ón Financiera nto
nacional e Master. eventos, y obtener proceso estamentos mejoramien profesional verificación de internas condicione estándares de
internacion convocatori herramient s universitari to de la de nuestros la legalidad las s 1295, tecnología
al, bajo la as. as que académi os calidad clientes de la cuales verificación informática
premisa del ayuden al cos, académica documentació se contenido) que permiten
mejoramien crecimiento aplicado n entregada, encuentr implementar y
to continuo. con s a las el an en el soportar
capacidad facultad cumplimiento Nomogr eficientement
y amplitud es y del calendario ama por e los servicios
de dirección académico y procesos TIC que
conocimien de la apoyan los
tos y la program normatividad procesos
participació as legal vigente académicos.
n activa de académi
las metas cos.
estructurad
as para
lograr los
resultados
esperados.
RESPONSABILIDA Nuestro Realizar Cumpliend Identificar Identificar Refrendar, Identificand Divulgación, Gestionar la Atendiendo Verificaci Mediante la Garantizando
D CON LAS compromis convocatorias o con las expectativa Asesorar las custodiar y o las socializació información Las ón del divulgación la
PARTES o es formar y actividades s de las a las necesidade garantizar necesidade n y manejo académica de expectativa cumplimi y confidencialid
INTERESADAS los capacitacione programad dependenci diversas s y la s de las de los los s de las ento del socializació ad, integridad
profesional s para as. as depende expectativa trazabilidad partes espacios estudiantes partes procedi n del y
(identificación de lo es fortalecer la administrati ncias s de los de los interesadas intervenidos activos, interesadas miento enfoque al disponibilidad
que la comunidad competente investigación vas y académi clientes actos y en el inactivos y : de las cliente, de la
necesita, buen s que y el dependenci cas y internos(los administrati cumpliendo proceso de egresados de estudiantes PQRS. cumplimien información
servicio, cumplir lo requieren la cumplimiento as administ diferentes vos y la con sus adecuación la institución , docentes, Acompa to de institucional
que se ofrece) región y el del calendario académica rativas, procesos documenta requerimien y administrati ñando requisitos y procesada en
país, de s. en la de la ción tos y mejoramient Entregar vos, en el prestación los sistemas
articulando investigación. definició Universidad generada expectativa o. información pensionado diseño del servicio de
el modelo n de ) y externos al interior s de correcta y s y de información.
pedagógico niveles (proveedor de la acuerdo al oportuna a las egresados. aplicació Brindar
constructivi de es, institución, objetivo del entidades n de Ley soporte
sta Social planeaci estudiantes y de proceso. públicas que 1474 de tecnológico a
con el ón , bancos, aquella que lo soliciten 2011. cada uno de
currículo estratégi entes ingresa a (Registraduría Evaluaci los
flexible, ca, públicos y través de la , DPS, ón del estamentos
para grados privados). ventanilla Juzgados, procedi de la
ofrecer de única, Tribunales, miento Universidad.
calidad en participa acuerdo a Alcaldías, de
la ción, requerimien entre otros ) rendición
formación, elaborac tos legales. de
de acuerdo ión de cuentas.
a las proyecto
exigencias s, planes
del y
contexto. program
as y en
proceso
s de
toma de
decision
es
CONTRIBUIR AL Implantació Cumplir con el cumplimien Incorporar Con la Reduciend Definir Acompaña Aplicación Adoptar y Realizando Verificar Participar Dando
AHORRO Y USO n de las compromiso to de la cultura formulac o el políticas de miento en de las divulgar las campañas la en la cumplimiento
EFICIENTE DEL políticas de imprimir en programas ambiental ión de consumo gestión el diseño y políticas políticas y apoyando austerid identificaci a las

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PROCESOS
DIRECTRIZ Direcció Gestión Infraestruct
Gestión de Bienestar Sistema
ORGANIZACIONAL Gestión Gestión ny Administra Secretaría ura y Control Sistemas de
Investigación Extensión comunicac Admisiones Universita Integrado
académica humana planeaci tiva y General Mantenimie interno información
iones rio de gestión
ón Financiera nto
AGUA Y LA ambientale papel o políticas en todas objetivos de papel documental divulgación trazadas programas el sistema ad el ón de recomendacio
ENERGÍA, LA s en el reciclable, las , metas utilizando orientadas de políticas por ambientales de gestión gasto aspectos e nes dadas en
REDUCCIÓN DE quehacer apagar los actividades y papel al cuidado de procesos de establecidos ambiental. público impactos los diferentes
RESIDUOS Y diario, computadores desarrollad program reciclable del medio concienciac gestión en la (agua y del proceso programas
MANEJO buscando y la luz as en el as a (documento ambiente. ión a través ambiental institución energía) Contribuir a ambientales
INTEGRAL DE la cuando no se proceso través s internos), de piezas en cuanto al para la establecidos
VERTIMIENTOS Incorporand encuentren en para de la imprimir publicitarias uso racional presenta divulgación por el Sistema
o la ética horas hacerlas identifica estrictamen y del agua y r y toma de Integrado de
ambiental laborales. compatible ción de te lo comunicativ energía informes conciencia Gestión
en las s con la aspectos necesario, as que mediante la a la jornadas Ambiental, y a
actividades protección e apagar contribuyan implementa institució de calidad nivel de
de del medio impactos luces y al ahorro y ción de n. y uso de proceso
docencia e ambiente ambient equipos uso elementos o medios mediante la
investigació contribuyen ales y su cuando no eficiente aparatos de Cumplim sistematizació
n. do al control están en del agua y última iento de n de los
ahorro y operacio uso, la energía, generación. program procesos,
uso nal, en viabilizar la En los as de contribuyendo
eficiente cada las reducción procesos SIGA. a la reducción
del agua y una de operacione de residuos de de utilización
la energía, los s para el y manejo adecuación de papel.
la estamen control integral de y
disminució tos de la operacional vertimiento remodelació
n del uso Institució . s. n de las
del papel, n. 80olí en la
la institución
reducción se
de residuos minimizarán
y manejo los
integral de residuos,
vertimiento mediante
s. Dar campañas
cumplimien de
to a lo reutilización
establecido , reciclaje y
por el adecuación
SIGA. de
sobrantes
generados.
GARANTIZAR LA Adopción e Cumplimiento Cumplimien Dando Viabiliza - Definir Identificació Exigir la Identificar los Organizand Evaluar Participar Adoptar e
PROTECCIÓN Y Implementa con las to con las cumplimien r los Consecució lineamiento n de utilización riesgos o que en la implementar
CONSERVACIÓN ción de los actividades actividades to al SG- requerim n de los s para riesgos y de los laborales de campañas estrategi identificaci los programas
DE LA SALUD, EL programas establecidas establecida SST ientos elementos manejar el peligros y elementos la y as se ón de establecidos
BIENESTAR Y LA definidos por seguridad s por Realizando de de patrimonio la ejecución de dependencia. programas tiene peligros y por el Sistema
SEGURIDAD DEL por el y salud en el seguridad y y a la espacios seguridad documental de protección que para riesgos del de Seguridad
TALENTO HUMANO proceso y trabajo. salud en el normativida físicos industrial de la controles personal Velar porque desarrollen garantiz proceso y Salud en el
EN SU AMBIENTE la trabajo. d legal de que solicita institución, operacional (EPP) los la ar la Participar Trabajo,
LABORAL seguridad vigente. acuerdo Salud en el asegurando es de los funcionarios integración protecció de las estando
del talento Campañas al trabajo la salud del mismos. de la e n y la actividades dispuestos a
Humano y SYSO. dando personal dependencia incremente salud del y la realización
capacitacio Realizan cumplimien involucrado vinculados n el clima talento programas de las pausas
nes de do to a . mediante laboral humano que se activas
promoción seguimie especificaci prestación de a través crea para impartidas por
y nto al ones, para servicio de la toma de la oficina de
prevención. cumplimi el personal realicen el auditoría conciencia Salud En el
ento del de la pago s trabajo, entre
uso de Universidad oportuno de internas. otros de los
los EPP. . EPS y ARL Cumplim programas

80
 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
PROCESOS
DIRECTRIZ Direcció Gestión Infraestruct
Gestión de Bienestar Sistema
ORGANIZACIONAL Gestión Gestión ny Administra Secretaría ura y Control Sistemas de
Investigación Extensión comunicac Admisiones Universita Integrado
académica humana planeaci tiva y General Mantenimie interno información
iones rio de gestión
ón Financiera nto
- Trámite iento de que
para la program desarrollan.
contratació as de
n del SG-SST.
personal
competente
.
PREVENCIÓN DE Adopción e Seguir y dar cumplimien Entrega y Cumplie Realizar las Identificar Acompaña Cumplir con Ofreciendo Verificaci Cumplir los Adoptando e
ACCIDENTES DE Implantació cumplimiento to de seguimient ndo y pausas los posibles miento en los a toda la ón de programas implementand
TRABAJO Y LAS n de las a las políticas y o al uso de asistiend activas y riesgos o el diseño y mecanismo comunidad aplicabili establecido o las
ENFERMEDADES políticas de recomendacio normas de elementos o a los Seguir las enfermeda elaboración de control universitari dad y s recomendacio
LABORALES seguridad y nes de salud la de program indicacione des de reglamentado a cumplimi Controlar nes dadas en
RELACIONADAS salud en el en el trabajo. Universidad protección as s del laborales campañas s por el programas ento del que se dé los diferentes
CON LOS RIESGOS trabajo, con personal estableci programa originadas a través de programa de de pausas Decreto cumplimien programas
ERGONÓMICOS Y el objetivo Exámenes dos por de salud en en el piezas salud en el activas en 1443 de to a las impartidos por
MECÁNICOS de prevenir médicos en el el trabajo. desarrollo publicitarias trabajo conjunto 2014. actividades el Sistema de
accidentes los sistema de las y con salud de Seguridad y
y las trabajadore SYSO actividades comunicativ Cumplir con en el prevención Salud en el
enfermedad s de del as que las funciones trabajo asociada a Trabajo.
es ingreso, proceso. contribuyan establecidas y los peligros
causados periódicos a la toma radicadas en y riesgos
por riesgos y egreso de la del proceso
ergonómico Coordinaci conciencia dependencia Contribuir a
s y ón del sobre la de recursos la
mecánicos programa prevención humanos divulgación
de pausas de y toma de
activas. accidentes Participar de conciencia
Capacitacio de trabajo y las jornadas
nes de las actividades de calidad
concientiza enfermeda programadas y uso de
ción de des medios
riesgos laborales
laborales. relacionada
s con los
riesgos
ergonómico
s y
mecánicos.

-
Implementa
ción de los
programas
de SG-
SST.
MEJORA Mediante la Realización Auditorías Realización Formula Hacer Evaluar Humanizaci Mejoramient Solicitud a la Evaluando Realizaci Diseñando Desarrollo,
CONTINUA autoevalua continua de internas. de las ndo seguimient continuame ón, toma de o continuo División de la ón de herramient mantenimient
ción, se capacitacione evaluacion adecuad os a los nte el conciencia, de los Sistemas de realización auditoría as de o y operación
establecen s a los grupos es de amente Resultados cumplimien identidad, espacios ajustes o de todas s medición y de servicios
los planes de Desarrollo el plan de las to de los sentido de físicos, creación de las internas seguimient institucionales
(que hace el proceso de investigación. laboral de auditorías objetivos pertenencia acorde a las módulos en el actividades y o. basados en el
para evolucionar, mejoramien Medición mejoram internas y del e imagen exigencias Sistema de e revisione Realizando uso de las
estrategias, to, se Creación de del clima iento de externas. proceso. institucional tecnológica Información implementa s seguimient TIC.
acciones) identifican espacios para organizacio acuerdo - Medición . s del Académica r los eventual o a planes Gestión para
oportunidad la nal a las de momento. (SIA) , sujetos correctivos es de de la adquisición
es de socialización Efectividad causas indicadores Planes de a los necesarios manera mejoramie de
mejora, se de la de las de los en los mejoramien resultados objetiva nto de infraestructura

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Investigación Extensión comunicac Admisiones Universita Integrado
académica humana planeaci tiva y General Mantenimie interno información
iones rio de gestión
ón Financiera nto
fijan las investigación. capacitacio hallazgo tiempos to. obtenidos en e procesos y tecnológica
estrategias nes s estipulados las revisiones imparcial programas como apoyo a
y se asigna Actualización encontra . Toma de periódicas , para el Recomend todos los
presupuest y dos y - Revisión y acciones. realizadas por desarroll ando procesos de
o para su mejoramiento desarroll análisis del la o de acciones la
ejecución. s de los ando cumplimien Cumplimien dependencia planes de mejora Universidad.
formatos del oportuna to de los to de la de en Apoyo al logro
proceso. mente planes de normativida mejoram revisiones de todos los
las acción y d existente iento. Controland objetivos
Apoyo a la acciones mejoramien y aplicable o el uso institucionales
movilidad de to al proceso. Verificaci adecuado , con
estudiantil y mejora. ón y de los tecnología de
docentes en Realizan acompa documento punta, que
investigación. do ñamient s SGC apoyan los
seguimie o para el Implement servicios de
nto a los manejo ando una manera
planes de la actividades ágil y de
de gestión de control calidad.
acción. de (revisiones Apoyo a los
Acompa riesgos eventuales) diferentes
ñamient institucio para no ejes
o a los nal. conformida estratégicos.
proceso des, PNC,
s en la Consolid eficacia de
revisión ación del las
permane cumplimi acciones
nte de ento de Participand
los los o de las
riesgos planes auditorías
institucio de internas
nales mejoram Realizando
iento. capacitacio
nes en
Seguimi temas
ento al relacionado
plan de s con los
mejoram sistemas
iento de gestión
institucio y sus
nal. herramient
as
LOGRO DE LOS El eje de la Ejes: Ejecución Generación Mediant (Sostenibili Refrendar Proyectar, Mediante la Ejecutando Rendició Midiendo el Eje2 –
OBJETIVOS Gestión del plan de de e al dad los actos Divulgación construir, calidad y la las n de cumplimien Desarrollo
INSTITUCIONALES Académica Investigación acción programas acompa administrati administrati de la adecuar, pertinencia de actividades informes to de los físico y
está y formación para la ñamient va y vos para el información mejorar y la oferta, relacionada con los objetivos Tecnológico:
relacionado académica: formación o en la financiera ) logro de los institucional mantener cobertura y el s con el entes de la Mediante el
con la Las integral, el formulac - objetivos a través de los espacios desarrollo plan de externos política fortalecimient
(a cuales ejes se investigació evaluaciones desarrollo ión de Adquisición institucional los medios físicos que estudiantil desarrollo y diseño Asegurand o de las
apuntan, con que n y que se humano los de bienes y es. Definir de contribuyen constituido en en el eje de o las tecnologías
propósitos, como el formación realizan a los planes servicios en lineamiento comunicaci a los el eje estratégico estrategi entradas de
proceso ayuda a que académica, grupos de de forma s para la ón objetivos estratégico: bienestar as para de la RXD comunicación
se logre la visión) cuyo investigación, acción eficiente, gestión institucional institucional Investigación universitari generar Registrand e información.
propósito la cual da articulad eficaz, documental es. es. y formación o y concienc o los Eje6 –
es la como os a los oportuna, académica responsabil ia en los resultados Sostenibilidad
consolidaci resultado la objetivos asertiva. idad social funciona para toma administrativa
ón de la clasificación institucio Ejecución rios de y financiera:
Universidad de los grupos nales del de las sobre la decisiones Mediante la

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académica humana planeaci tiva y General Mantenimie interno información
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ón Financiera nto
como e PDI y en actividades importan y implementaci
institución investigadore el consignada cia del seguimient ón de la
de s en seguimie s en el plan Control. o a los estrategia de
Investigació Colciencias. nto a la de acción. mismos Gobierno en
n, la alta ejecució Seguimi Alineando Línea.
calidad de n de los ento al la política
los Visibilidad planes plan integral a la
programas nacional e de anticorru visión
académicos internacional: acción. pción. instituciona
de apoyo a los l
pregrado, la estudiantes y Asesorar
actualizació docentes para en las
n y salidas impleme
consolidaci internacionale ntación
ón de las s en del
competenci investigación. MECI y
as de los la ley
docentes, 1474 de
el 2011 y la
desarrollo ley 1712
estudiantil, de 2014.
la
ampliación
de
cobertura, e
incorporaci
ón de las
TIC en los
procesos
académicos
, aportando
con ello a la
excelencia
académica
de la
institución.

PROYECCIÓN Mediante Para el 2019 Convenios Coordinar Asignaci Realizar los Garantizar Formular e A través de Seguimi Acompaña Suministrando
NACIONAL E los se proyecta con la ón de trámites en el acceso a Posicionam implementar la ento a ndo la la plataforma
INTERNACIONAL convenios que: subdirecció recursos cuanto a la iento, acciones que extensión normativi implementa tecnológica
de carácter n solicitud de documenta proyección permitan Realizada dad ción de necesaria
nacional e Nacional: 9 académica bienes y ción y mejorar el por medio asociada estándares para soportar
internacion grupos procesos servicios en necesaria recordación proceso de de los para la internacion la proyección
al, la categorizados relacionado forma para de la admisión para grupos proyecci ales de la
Gestión en s con oportuna alcanzar la imagen aspirantes representat ón Coordinand Universidad a
Académica Colciencias y capacitació proyección corporativa extranjeros ivos en nacional o el nivel nacional
se 27 n en temas nacional e a través de aspectos e cumplimien e
compromet investigadore internacion internacion los medios culturales internaci to de los internacional.
e con la s ales. al comunicaci artísticos y onal. requisitos
movilidad reconocidos; ón internos deportivos para el
de dos revistas y externos. Verificaci mantenimie
docentes y categorizadas ón del nto de la
estudiantes . complimi certificació
, la ento de n
internacion Internacional: la Alineando
alización 30 normativi la política
del estudiantes dad integral a la

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currículo, la con estancias vigente. visión
investigació de instituciona
n y investigación l
extensión. y 15
docentes.

INVESTIGACIÓN Categorizac Fortalecer y Proyectos Trámites Apoyand Realizar los Garantizar Proyectar, Entrega de Estimuland Verificar Alineando Aplicación de
COMO EJE DE ión de promulgar la de ante comité o los trámites en el acceso a Diseño y construir, información o con el la política herramientas
DESARROLLO grupos. investigación investigació de puntaje. requerim cuanto a la elaboración adecuar, veraz, incentivos cumplimi integral al innovadoras
INSTITUCIONAL Aumento como una n para la Revisión de ientos solicitud de documenta de las mejorar y oportuna y académico ento de objetivo de en el campo
de la cultura proyección competenci de las bienes y ción necesidade mantener confiable s y la la de la
cultura institucional; social as del propuest servicios en necesaria s los espacios económico normativi investigaci tecnología de
investigativ desarrollando personal as de forma para lograr comunicativ físicos que s dad, ón como la información
a en el proyectos que aplicable a investiga oportuna que la as de la contribuyen semilleros docume eje y la
sistema impacten y convocatori ción, investigació DIE al desarrollo de ntación transversal comunicación,
curricular. den solución as. que n sea eje de la investigaci interna y de que permitan
a los necesite de investigació ón externa desarrollo además
problemas de n de la desarrollo n. asociada instituciona garantizar la
la sociedad. gestión institucional al l para seguridad de
del . proceso. evaluar el la
proceso cumplimien información.
para el to de
cumplimi estrategias
ento de
sus
objetivos
.
Asignaci
ón de
recursos
FORTALECIMIENT Ejecución Desde la Capacitació Apoyo en Seguimi Realizar los Implementa Gestión Proyectar, Realizar los Implement Verificar Promovien Alinear los
O DE LA del plan Tic investigación n a la el diseño ento al trámites en ción y para la construir, requerimiento ando cumplimi do el proyectos de
CAPACIDAD promover el comunidad de plan de cuanto a actualizació modernizac adecuar, s de sistemas programas ento de diseño e inversión en
TECNOLÓGICA uso y compra en general herramient Desarroll solicitud de n de ión mejorar y de que la implementa tecnología
de tecnología al uso y as para el o bienes y tecnología periódica mantener información faciliten la política ción del informática,
creando sala manejo de control en Institucio servicios en para el de los los espacios necesarios recolección de SIGDI para apoyar
de Open las TIC situaciones nal para forma desarrollo medios y físicos para para el y tecnologí las áreas
Future. administrati el oportuna de las canales de el desempeño almacenam as de estratégicas
vas del debido actividades comunicaci fortalecimie de las iento de la informaci del Plan de
personal de cumplimi del ón nto de la funciones de información ón. Desarrollo,
la ento de proceso. capacidad la Normativ mediante la
institución. los tecnológica. dependencia idad, implementaci
lineamie código ón y ajuste de
ntos de buen sistemas y
para su gobierno servicios TIC.
impleme .
ntación Informes
sobre los
derecho
s de
autor.
USO DE Adopción e Utilización del uso de Divulgación Uso Cumpliend Garantizar Apropiación Adecuación Uso del Utilizando Verificaci Acompaña Uso eficaz de
MECANISMOS DE Implementa correo todas las de adecuad o las la y uso de física para circuito los ón del ndo en la los
COMUNICACIÓN ción de los electrónico y herramient información o de los políticas de Funcionabil los canales la cerrado de diferentes cumplimi implementa mecanismos
EFICACES sistemas de medios de as del del proceso mecanis comunicaci idad del de implementa TV, emisora, medios de ento del ción de las con que
comunicaci comunicación sistema de gestión mos de ón Sistema de comunicaci ción del página web, comunicaci plan y matrices de cuenta la
ón dispuestos comunicaci humana los institucional Información ón y servicio. portafolios de ón con los matriz comunicaci universidad

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por la ón por los medios . Y también Documenta participació servicio y que cuenta de ón e para
UFPSO, para canales de de utilizando l n interna y atención la comunic información comunicarse
divulgar las comunicaci comunic los medios externa directa al institución aciones Suministra con el
actividades de ón. ación de público como y diseño ndo entorno, como
investigación. Realizar comunicaci Divulgación instrumentos de información el uso del
seguimie ón interna. de la para anunciar controles calara, correo
nto al información a la para el veraz, institucional,
proceso institucional comunidad gasto de oportuna disponibilidad
de a través del información publicida de la e las redes de
Gestión cumplimien de los d documenta intranet e
de to de las procedimiento ción y internet, entre
Comunic solicitudes s académicos resultados otras.
aciones realizadas asociados a la del SGC Soporte a
según por cada dependencia. Fomentand medios de
los proceso. o el uso de comunicación
requerim Utilización del los medios en base a la
ientos Política de buzón de de tecnología
de comunicaci sugerencia comunicaci que utiliza.
Gobiern ones como ón
o en mecanismo instituciona
Línea en Política de para evaluar y les (correo,
cuanto a uso de medir la SID)
la redes prestación del
página sociales. servicio
web
institucio
nal Campañas
dando de
cumplimi concienciac
ento al ión.
principio
de Matriz
transpar administrac
encia ión de
medios de
comunicaci
ón

Matriz
flujos de
comunicaci
ón

Matriz para
el control
de la
publicidad
UFPSO
LA IDONEIDAD DEL Concurso Selección del Capacitacio Manual Garantiz Realizar los Definir los Perfil y Definición de Vinculando Asesorar Realizando Dando
RECURSO docente. personal nes a los especifico ar los trámites en perfiles en competenci perfiles profesional en la capacitacio cumplimiento
HUMANO Vinculación adecuado docentes de perfiles cuanto a el trabajoes as competentes es idóneos impleme nes en a los perfiles
y para el investigado funciones y profesio solicitud de para el adecuadas para los y ntación temas establecidos
capacitació proceso, con res, competenci nales bienes y desarrollo del cargos de la capacitánd de relacionado en el Manual
n sentido de coordinador as para el servicios en de las personal dependencia. olos para estrategi s con los de Funciones
pertenencia es de laborales. desemp forma actividades que hace estar a la as para sistemas que se ajuste
por el proceso planes de Organigra eño de oportuna del proceso parte del Realizar vanguardia el de gestión a las
y la estudio y ma los según proceso. inducción a de las cumplimi y sus necesidades

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ón Financiera nto
institución. decanos de Procedimie diferente requerimien las personas exigencias ento y herramient del cargo a
facultad. nto de s cargos tos técnicos que se del aplicabili as desempeñar.
Siguiendo el vinculación del y legales vinculen a la mercado. dad del Garantizan Gestión de
manual de ( entrevista proceso. dependencia, compon do el perfil capacitacione
funciones y psicológica, Capacita mediante la ente del y la s para el
competencias examen ndo al divulgación de talento competenci personal, en
laborales. médico de personal las funciones humano a del base a temas
aptitud del y requerid personal de interés
laboral) proceso responsabilid o por el del proceso para mejorar
Plan de en las ades MECI. Diseñando el desempeño
capacitació compete asociadas a Inducció planes de de sus
n ncias su trabajo n, capacitació funciones.
Medición según capacita n acordes
del las Velar porque ción, con las
desarrollo necesida los evaluaci necesidade
laboral des funcionarios ón de s
Procedimie de la desemp Aplicando
ntos de dependencia eño, objetivame
inducción y se incentivo nte la
re desempeñen s, evaluación
inducción. de forma del
objetiva. desempeñ
o

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AUTOEVALUACIÓN Cumpliment Identificar Se ejecuta Atender Seguimi Atender las Autoevalua Ejecutando Mediante la Toma de Por medio Desarroll Articulando Análisis de la
PERMANENTE o de las riegos y la matriz de las ento a la solicitudes ción del la medición Utilización decisiones a de la ar todos la encuesta de
normas. generar y/o riesgos comunicaci ejecució de proceso, y del software partir de la medición los medición, satisfacción
fortalecer para ones o n de los información matriz de evaluación de medición evaluación del de mecanis análisis y del usuario
controles. identificar y solicitudes planes que riesgo de los del servicio buzón de nuestros mos de mejora del contenida
analizar el realizadas de requiera el mecanismo al cliente. sugerencia. indicadores seguimie SGC a los dentro del
(que hace el proceso desempeño por el acción. proceso s de control Medición de , encuestas nto, criterios de portal Web
para medirse, del proceso de Indicado académico del indicadores. de medición autoevalua divisis.
analizar su proceso. autoevalua res de para este proceso. satisfacció y ción Matriz de
desempeño y ción. gestión fin. Matriz de n, evaluaci estipulados riesgos.
formular acciones) institucio Medición y riesgos. evaluando ón del en el Medición de
nal evaluación actividades proceso MECI, indicadores
Indicado de . para la 1295 de gestión
res del indicadores mejora Fomentand que permiten
proceso del continua o la cultura evaluar el
Evaluaci proceso. tanto de de desempeño
ón del los seguimient del proceso.
plan de procesos o y Planes de
desarroll como del medición mejoramiento.
o. sistema Diseñando
de herramient
gestión y as para la
control. autoevalua
ción de
programas
académico
s
Diñando el
modelo de
autoevalua
ción
instituciona
l
Proponiend
o la política
de alta
calidad
académica.
Matriz de
riesgo

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Anexo 2. Mapa estratégico

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Anexo 3. Documentos y registros en la UFPSO
REQUISITOS NTC
NOMBRE DEL DOCUMENTO Cómo se hace en la UFPSO
45001 14001 9001
R-GH-DRH-009 Procedimiento de identificación de peligros,
Procedimientos de identificación de aspectos y
6.1.2 evaluación de riesgos y determinación de controles
valoración de impactos ambientales – 6.1.2 -
6.1.4 R-DP-SGA-005 Procedimiento identificación y evaluación de
identificación de peligros y valoración de riesgos
aspectos e impactos ambientales
PIGA UFPSO
Matriz de A – I ambientales, P-R de seguridad y 6.1.2 Matriz de aspectos e impactos ambientales
6.1.2 -
salud en el trabajo 6.1.4 PGIRASA
Matriz de peligros y riesgos ARL
Procedimiento para identificación y acceso a
6.1.3 6.1.3 8.2.2 Normograma
requisitos legales aplicables
5.1
Funciones, responsabilidades, rendición de 5.1 5.1
5.3 Plan anticorrupción y de atención al ciudadano
cuentas y autoridad 5.3 4.3
7.1
R-SI-SIG-003 Procedimiento comunicación y toma de conciencia
Procedimiento para toma de conciencia 7.3 7.3 7.3
de los sistemas de gestión
Resolución 0237 del 5 de noviembre de 2008. Adopción de la
Procedimiento para comunicación interna 7.5 7.4 7.4 política de información y comunicación y las matrices de
comunicación
Procedimiento control de documentos 7.5 7.5 7.5 R-SI-SIG-005 Procedimiento control de documentos
Procedimiento para actividades criticas – control R-AC-SAC-005 Procedimiento diseño y aprobación de un
8.1 8.1 8.1
operacional programa académico
R-AF-SAD-002 Procedimiento adquisición de bienes y servicios
Procedimiento para la aceptación de los
- - 8.4 R-AF-SAD-004 Procedimiento recepción, ingreso a inventarios y
productos comprados
entrega de elementos
Procedimiento para preparación y respuesta ante R-GH-DRH-013 Procedimiento preparación y respuesta ante
8.2 8.2 -
emergencias emergencias
El seguimiento y medición se realiza a través del manual de
9.1 9.1 indicadores M-SI-SIG-003 y a través del formato F-CI-CIN-020
Procedimiento para seguimiento y medición 9.1
9.1.1 9.1.1 de seguimiento a la mejora continua con frecuencia mínima
semestral
Procedimiento de evaluación de cumplimiento de I-CI-CIN-001 Instructivo para el diligenciamiento y seguimiento
9.1.2 9.1.2 9.1.3
requisitos legales del normograma institucional
R-SI-SIG-002 Procedimiento Control de las SNC y NC
Procedimiento tratamiento al producto no 10.1 10.1 10.1
K-SI-SIG-002_Guia para el análisis de causas y la formulación
conforme, acciones correctivas y preventivas 10.2 10.2 10.2
de acciones para el mejoramiento continuo
R-GH-DRH-011 Procedimiento reporte e investigación de
Procedimiento de investigación de incidentes 10.2 - -
accidente e incidente de trabajo

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Procedimiento control de registros 7.5.3 7.5.3 7.5.3 R-SI-SIG-006 Procedimiento control de registros
Procedimiento de auditorías internas 9.2 9.2 9.2 R-CI-CIN-003 Procedimiento auditorías internas
Respuesta a comunicaciones de partes Oficios, correos electrónicos, actas, respuesta a PQRS, otras
7.4 7.4 7.4
interesadas externas comunicaciones
F-CI-CIN-020 Formato seguimiento y evaluación a la mejora
9.1 9.1 9.1
Dato de resultados de seguimiento y medición continua
9.1.1 9.1.1 9.1.1
Evaluaciones al cumplimiento legal 9.1.2 9.2 9.2 Auditorías internas
Investigación de incidentes 10.2 - - Formato de investigación de incidentes y accidentes ARL
Simulacros ante emergencias 8.2 8.2 - Fotografías, asistencias, videos, análisis de vulnerabilidad
R-DP-OPL-006 Procedimiento revisión por la dirección
Revisión por la dirección 9.3 9.3 9.3
Informe revisión por la dirección
M-GH-DRH-001 Manual especifico de funciones y de
7.2 7.2 7.2
Competencias del personal competencias laborales
7.3 7.3 7.3
Evaluación del desarrollo laboral personal administrativo
Evidencias de cumplimiento de los requisitos de Informe de autoevaluación programas académicos
- - 8.1
los proceso misionales
Revisión de los requisitos relacionados con el 8.2.3 Informe estándares de calidad para la obtención del registro
- -
producto 8.2.4 calificado
U-AC-SAC-002 formato contenidos programáticos
Elementos de entrada del diseño - - 8.3.3
U-AC-SAC-003 formato malla curricular
Actas de comité
Procedimientos y formatos de la gestión académica relacionados
Revisión del diseño - - 8.3.4
con renovación de registros calificados, autoevaluación y
licencias internas
La validación de los programas nuevos se realiza a través de la
visita de pares académicos designados por el MEN, el registro
Verificación del diseño y desarrollo - - 8.3.4
de esta actividad es el informe de pares académicos y la
resolución de registro calificado.
La validación de los programas nuevos se realiza a través de la
visita de pares académicos designados por el MEN, el registro
Validación del diseño y desarrollo - - 8.3.4
de esta actividad es el informe de pares académicos y la
resolución de registro calificado.
Control de revisiones del documento
Control de los cambios del diseño y desarrollo - - 8.3.6
Listado maestro de documentos
R-AF-SAD-003 Procedimiento seguimiento y evaluación de
Evaluación y selección de proveedores - - 8.4
proveedores
Fichas técnicas de indicadores por proceso
Validación de procesos - - 8.5.5 Evaluación de pasantes
Informe de pares académicos
Identificación y trazabilidad - - 8.5.2 M-SG-ARC-002 Manual de codificación institucional

90

Propiedad del cliente
Control de los equipos de seguimiento y
9.1.1
medición (calibración - verificación)
Auditorías internas 9.2
Registro de las personas que autorizan la
liberación del producto al cliente
Control de servicio no conforme
Acción correctiva y preventiva 10.2
M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
Registros del Sistema de Información Académica
Bases de datos de egresados
SIA, SIF
Hojas de vida académicas
- - 8.5.3
Hojas de vida laborales
F-IM-IYM-002 Formato ficha técnica de equipos
F-IM-IYM-003 Formato cronograma de mantenimiento preventivo
9.1
7.1.5.2 F-IM-IYM-005 Formato bitácora de mantenimiento de equipos de
9.1.1
laboratorio
F-IM-IYM-006 Formato descripción de uso de equipos
F-CI-CIN-014 Formato programa de auditorías internas
F-CI-CIN-015 Formato plan de auditorías internas
F-CI-CIN-016 Formato listas de verificación
F-CI-CIN-017 Formato acta de apertura y cierre de auditoria
9.2 9.2
F-CI-CIN-018 Formato informe de auditoría interna
F-CI-CIN-019 Formato de evaluación a auditores
M-CI-CIN-003 Manual de auditorías internas
R-CI-CIN-003 Procedimiento auditorías internas
Actas de comité de apoyo académico
- - 8.6
F-SI-SIG-001 Formato registro salidas no conformes, no
- - 8.7
conformidades y acciones de mejora
10.2 10.2 F-SI-SIG-002_Formato informe consolidado de SNC Y NC
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Anexo 4. Peligros y riesgos
Riesgo
Zona/lugar Programa de intervención recomendado
Grupo Factor
Características de la Sensibilización y capacitación en prevención del riesgo psicosocial. Pausas
Psicosocial activas. Estudio del clima organizacional.
organización del trabajo.
Uso de elementos de protección personal.
Virus Socialización de normas de bioseguridad.
Biológico
Programa de vigilancia epidemiológico para riesgo biológico.
Animales: Picaduras Fumigaciones periódicas. Jornadas de orden y limpieza.
Postura forzada Pausas activas. Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas.
Postura prolongada Pausas activas. Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas.
mantenida Acondicionamiento físico.
DIVISIÓN DE PERSONAL, Biomecánico Programa de vigilancia epidemiológico en prevención de lesiones
CONTABILIDAD, DIE, Movimiento repetitivo osteomusculares.
TESORERÍA, Pausas activas.
SUBDIRECCCIÓN Físico Iluminación deficiente Mantenimiento de luminarias
ACADÉMICA, Locativos Mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones.
SUBDIRECCIÓN Inspecciones de instalaciones eléctricas. Mantenimiento preventivo y
ADMINISTRATIVA, Eléctrico correctivo a las instalaciones eléctricas.
ADMISIONES REGISTRO Y Capacitación, prevención y reporte de accidentes de trabajo.
Condiciones de
CONTROL, PLANEACIÓN Mecánico: Herramientas Capacitación en protección de las manos y mano de herramientas.
seguridad
de oficina Capacitación en autocuidado.
Locativo. Orden y aseo Programa de orden y aseo.
Entrenamiento en el uso de extintores.
Tecnológicos: Incendios
Mantenimiento preventivo.
Programa de orden y aseo.
Polvo
Químico Uso de elementos de protección personal.
Gases y Vapores Uso de elementos de protección personal.
Implementación del plan de emergencia.
Fenómenos
Sismo Capacitación y entrenamiento de brigadas.
Naturales
Señalización.
Biológico Animales: Picaduras Fumigaciones periódicas. Jornadas de orden y limpieza.
Postura prolongada Pausas activas. Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas.
CONTABILIDAD, mantenida Acondicionamiento físico.
CONTROL INTERNO, Biomecánico Programa de vigilancia epidemiológico en prevención de lesiones
SISTEMA INTEGRADO DE Movimiento repetitivo osteomusculares.
GESTIÓN Pausas activas.
Características de la Sensibilización y capacitación en prevención del riesgo psicosocial. Pausas
Psicosocial
organización del trabajo. activas. Estudio del clima organizacional.
DIVISIÓN DE PERSONAL Condiciones de Locativo Programa de orden y aseo.

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 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
Riesgo
Zona/lugar Programa de intervención recomendado
Grupo Factor
seguridad Programa de mantenimiento preventivo y correctivo.
Eléctrico: Baja tensión
Inspecciones de instalaciones eléctricas.
Locativo: Espacio Adecuación del espacio.
insuficiente Programa de orden y aseo.
Físico Iluminación deficiente Mantenimiento de luminarias
Pausas activas.
Postura prolongada Programa de vigilancia epidemiológico para la prevención de lesiones
osteomusculares.
Biomecánico
Programa de vigilancia epidemiológico en prevención de lesiones
Movimiento repetitivo osteomusculares.
Pausas activas.
Sensibilización y capacitación en prevención del riesgo psicosocial. Pausas
Psicosocial Contenido de la tarea
activas. Estudio del clima organizacional.
Postura prolongada Pausas activas. Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas.
mantenida Acondicionamiento físico.
Biomecánico Programa de vigilancia epidemiológico en prevención de lesiones
Movimiento repetitivo osteomusculares.
Pausas activas.
SECRETARÍA GENERAL
Físico Iluminación deficiente Mantenimiento de luminarias
Características de la Sensibilización y capacitación en prevención del riesgo psicosocial. Pausas
Psicosocial
organización del trabajo. activas. Estudio del clima organizacional.
Condiciones de
Locativo Programa de orden y aseo
seguridad
Sensibilización y capacitación en prevención del riesgo psicosocial. Pausas
Características de la activas. Estudio del clima organizacional.
Psicosocial
organización del trabajo.

Virus y Bacterias Programa de vigilancia epidemiológico para riesgo biológico.

Uso de elementos de protección personal. Socialización de normas de
Biológico
bioseguridad.
BIENESTAR Capacitación en disposición adecuada de residuos.
UNIVESITARIO Físico Iluminación Deficiente Mantenimiento de luminarias
Manipulación de elementos Capacitación en autocuidado. Establecimiento de protocolo para
Mecánico
corto punzantes cumplimiento de normas de bioseguridad.
Condiciones de
Locativo Programa de orden y aseo
seguridad
Implementación del plan de emergencia.
Fenómenos
Sismo Capacitación y entrenamiento de brigadas.
Naturales
Señalización.

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Riesgo
Zona/lugar Programa de intervención recomendado
Grupo Factor
Manuales de bioseguridad.
Químicos Gases/Ácidos Capacitación en autocuidado.
Uso de elementos de protección personal
Mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones. Instalación parcial
Locativo de antideslizante en escaleras. Capacitación en almacenamiento de residuos
y material químico
Condiciones de
Mecánico: Manipulación de Capacitación en autocuidado. Establecimiento de protocolo para
seguridad
elementos corto punzantes cumplimiento de normas de bioseguridad.
Tecnológico: Incendio Entrenamiento sobre el manejo de extintores.
Eléctrico Inspecciones
Postura prolongada Pausas activas. Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas.
mantenida Acondicionamiento físico.
LABORATORIOS Biomecánico Programa de vigilancia epidemiológico en prevención de lesiones
Movimiento repetitivo osteomusculares.
Pausas activas.
Iluminación deficiente Mantenimiento de luminarias
Contacto con calor Elementos de protección personal.
Monitoreo de los niveles de ruido.
Físico Capacitación al personal docente, estudiantil y trabajadores acerca del
Ruido
riesgo.
Uso de elementos de protección personal.
Radiaciones no ionizantes Programa de mantenimiento correctivo y preventivo.
Características de la Sensibilización y capacitación en prevención del riesgo psicosocial. Pausas
Psicosocial organización del trabajo. activas. Estudio del clima organizacional.
Publico Capacitación sobre manejo del estrés.
Pausas activas. Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas.
Postura prolongada Acondicionamiento físico.
mantenida Programa de vigilancia epidemiológico para prevención de lesiones
Biomecánico osteomusculares.
Programa de vigilancia epidemiológico en prevención de lesiones
Movimiento repetitivo osteomusculares.
ARCHIVO Y
Pausas activas.
CORRESPONDENCIA
Físico Radiaciones no ionizantes Programa de mantenimiento correctivo y preventivo.
Sensibilización y capacitación en prevención del riesgo psicosocial. Pausas
Contenido de la tarea
Psicosocial activas. Estudio del clima organizacional. Grupos focales. Programa de
valores. Mediadores.
Implementación del programa de vigilancia epidemiológico para riesgo
Químico Polvo
químico.
DIVISIÓN DE SISTEMAS Condiciones de Locativo Programa de mantenimiento de la infraestructura tanto correctiva como

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Riesgo
Zona/lugar Programa de intervención recomendado
Grupo Factor
seguridad preventiva.
Locativo. Sistemas y Capacitación en almacenamiento de elementos.
medios de
almacenamiento
Inspecciones de instalaciones eléctricas. Capacitación, prevención y reporte
Eléctrico. Baja tensión
de accidentes de trabajo
Mecánico: Herramientas Capacitación en autocuidado.
de oficina
Pausas activas. Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas.
Postura prolongada Acondicionamiento físico.
Biomecánico
mantenida Programa de vigilancia epidemiológico para prevención de lesiones
osteomusculares.
Implementación del programa de vigilancia epidemiológico para riesgo
Químico Polvo
químico.
Físico Radiaciones no ionizantes Programa de mantenimiento correctivo y preventivo.
Pausas activas. Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas.
Postura prolongada Acondicionamiento físico.
mantenida Programa de vigilancia epidemiológico para prevención de lesiones
osteomusculares.
Pausas activas. Capacitación en ergonomía, higiene postural y pausas.
Biomecánico Manipulación manual de Acondicionamiento físico.
cargas Implementación del programa de vigilancia epidemiológico para prevención
de lesiones osteomusculares.
Programa de vigilancia epidemiológico en prevención de lesiones
Movimiento repetitivo osteomusculares.
Pausas activas.
Programa de normas de bioseguridad y manejo de emergencia para riesgo
GRANJA Animales
Biológico ofídico.
Virus y Bacterias Jornadas de fumigación y limpieza acorde al riesgo mencionado
Uso de elementos de protección personal.
Químico Material particulado Implementación del programa de vigilancia epidemiológico para riesgo
químico.
Locativo Programa de orden y aseo
Condiciones de
Mecánico: Manipulación de Capacitación en autocuidado
seguridad
herramientas y tractores
Físico Iluminación deficiente Programa de mantenimiento correctivo y preventivo de las instalaciones
Sensibilización y capacitación en prevención del riesgo psicosocial. Pausas
Psicosocial Jornadas de trabajo activas. Estudio del clima organizacional.
Adecuación de las horas de trabajo.

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Riesgo
Zona/lugar Programa de intervención recomendado
Grupo Factor
Fenómenos Implementación del plan de emergencia, capacitación y entrenamiento de
Sismo
naturales emergencias.
Tecnológicos: Incendio Formación en uso de extintores
Mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones.
Condiciones de Locativo
Programa de orden y aseo
seguridad Programa de vigilancia epidemiológico para prevenir lesiones
Locativo. Superficies de
osteomusculares.
trabajo inadecuados
Adecuación del espacio de trabajo.
Implementación del programa de pausas activas.
FACULTADES Postura prolongada Programa de vigilancia epidemiológico para prevención de lesiones
ACADÉMICAS mantenida osteomusculares.
Biomecánico Inspecciones.
Programa de vigilancia epidemiológico en prevención de lesiones
Movimiento repetitivo osteomusculares.
Pausas activas.
Físico Iluminación deficiente Programa de mantenimiento correctivo y preventivo de las instalaciones
Sensibilización y capacitación en prevención del riesgo psicosocial. Pausas
Psicosocial Contenido de la tarea activas. Estudio del clima organizacional. Grupos focales. Programa de
valores. Mediadores.
Implementar programa de vigilancia epidemiológico para riesgo químico.
Químico Gases y Vapores
Mecánico: Equipos y Capacitación sobre el uso adecuado de herramientas y cuidado de manos.
piezas para trabajar Capacitación en autocuidado.
Locativo: Condiciones de Programa de orden y aseo.
Condiciones de orden y aseo (caída de
seguridad objetos)
Inspecciones periódicas.
Tecnológico: Incendio Capacitaciones sobre el riesgo.
RESTAURANTE Entrenamiento en el uso de extintores.
Uso de elementos de protección personal.
Físico-Químico Calor Pausas activas
Sistema para la circulación del aire.
Sensibilización y capacitación en prevención del riesgo psicosocial. Pausas
Contenido de la tarea
Psicosocial activas. Estudio del clima organizacional. Grupos focales.
Agresiones Programa de vigilancia epidemiológico para riesgo psicosocial.
Capacitación en higiene postural.
Postura prolongada Programa de pausas activas.
Biomecánico
mantenido Programa de vigilancia epidemiológico para prevención de lesiones
osteomusculares.

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Riesgo
Zona/lugar Programa de intervención recomendado
Grupo Factor
Capacitación sobre manejo y transporte de cargas.
Manejo de cargas
Uso de elementos de seguridad (Faja ergonómica)
Inhalación o ingestión de Programa para manejo del dinero.
Biológico
microorganismos Normas de bioseguridad.
Inspecciones
Condiciones de Eléctrico
Programa mantenimiento
seguridad
Tecnológico: Incendio Entrenamiento sobre el manejo de extintores.
Sensibilización y capacitación en prevención del riesgo psicosocial. Pausas
Contenido de la tarea
EMISORA UFM Psicosocial activas. Estudio del clima organizacional. Grupos focales.
Agresiones Programa de vigilancia epidemiológico para riesgo psicosocial.
Programa de vigilancia epidemiológico para prevención de lesiones
Postura prolongada
Biomecánico osteomusculares.
mantenida
Programa de Pausas activas
Inspecciones
Eléctrico
Programa mantenimiento
Condiciones de
Tecnológico: Incendio Entrenamiento sobre el manejo de extintores.
seguridad
Inspecciones
Locativo
Programa de mantenimiento correctivo y preventivo de las instalaciones
ESCUELA DE BELLAS Agresiones Programa de vigilancia epidemiológico para riesgo psicosocial.
ARTES Psicosocial Sensibilización y capacitación en prevención del riesgo psicosocial. Pausas
Contenido de la tarea
activas. Estudio del clima organizacional. Grupos focales.
Físico Iluminación deficiente Programa de mantenimiento correctivo y preventivo de las instalaciones
Programa de vigilancia epidemiológico para prevención de lesiones
Postura mantenida
Biomecánico osteomusculares.
prolongada
Programa de Pausas activas
Locativo Inspecciones
Programa de vigilancia epidemiológico para prevención de lesiones
Condiciones de osteomusculares.
seguridad Trabajo en alturas Curso de trabajo en alturas.
Programa de pausas activas.
INFRAESTRUCTURA Y Uso de elementos de protección personal.
MANTENIMIENTO Mecánico: Caídas y golpes Programa de protección contra caídas.
Polvo Uso de elementos de protección personal
Medidas de Autocuidado.
Químico Gases y Vapores
Uso de elementos de protección personal.
Liquido Uso de elementos de protección personal
Jornadas de fumigación.
Biológico Animales
Uso de elementos de protección personal.

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 M-SI-SIG-001 Rev: K 08-04-2022
Riesgo
Zona/lugar Programa de intervención recomendado
Grupo Factor
Programa de vigilancia epidemiológico para prevención de lesiones
Postura mantenida osteomusculares.
prolongada Programa de Pausas activas
Biomecánico Capacitación sobre manejo y transporte de cargas.
Manejo de cargas
Uso de elementos de seguridad (Faja ergonómica)
Programa de vigilancia epidemiológico en prevención de lesiones
Movimiento repetitivo osteomusculares.
Pausas activas.

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Anexo 5. Aspectos e impactos ambientales
ASPECTO AMBIENTAL
Consumo de papel
Contaminación visual en sedes y oficinas de
Generación de impactos visuales
Consumo de energía eléctrica
Consumo de agua
Generación de ruido
Generación de residuos de aparatos
eléctricos y electrónicos
Generación de residuos líquidos
Generación de gases contaminantes
Generación de olores ofensivos
Consumo de cartuchos y toners
Generación de Residuos asociados al
consumo de Luminarias , Pilas y
Baterías
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IMPACTO AMBIENTAL SIGNIFICANCIA PROGRAMAS Y/O CONTROL OPERACIONAL
Agotamiento de los recursos forestales,
Alta Programa cero papel
hídricos y energéticos
Aumento de material reciclable Alta Programa cero papel
Baja Control y vigilancia ambiental
la Universidad
Agotamiento de recursos naturales Alta Programa ahorro y uso eficiente de la energía
Agotamiento de recurso hídrico y
Alta Programa ahorro y uso eficiente del agua
generación de residuos líquidos
Alteración del orden de trabajo Baja Control y vigilancia ambiental
Afectación a la salud humana Baja Control y vigilancia ambiental
Contaminación al suelo Alta Programa de posconsumo
Aprovechamiento de residuos mediante
Alta Programa de posconsumo
programas de posconsumo
Contaminación de cursos de agua Alta Programa manejo de vertimientos
Contaminación del suelo Alta Programa manejo de vertimientos
Afectación a la flor ay fauna Alta Programa manejo de vertimientos
Afectación a la comunidad Alta Programa manejo de vertimientos
Afectación a la salud humana Baja Control y vigilancia ambiental
Contaminación al aire Baja Control y vigilancia ambiental
Cambio climático Baja Control y vigilancia ambiental
Afectación a la salud humana Baja Control y vigilancia ambiental
Contaminación al aire Baja Control y vigilancia ambiental
Contaminación al aire Alta Programa de posconsumo
Contaminación al suelo Alta Programa de posconsumo
Aprovechamiento de residuos mediante
Alta Programa de posconsumo
programas de posconsumo
Contaminación al aire Alta Programa de posconsumo
Contaminación al suelo Alta Programa de posconsumo
Aprovechamiento de residuos mediante Alta Programa de posconsumo
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ASPECTO AMBIENTAL IMPACTO AMBIENTAL SIGNIFICANCIA PROGRAMAS Y/O CONTROL OPERACIONAL

Generación de Residuos
Convencionales
Generación de Sustancias o
Reactivos Químicos en Laboratorios
programas de posconsumo
Contaminación del suelo Media Programa manejo de residuos solidos
Aprovechamiento de residuos Media Programa manejo de residuos solidos
Contaminación del agua Alta Programa manejo de vertimientos
Afectación a la salud humana Alta Programa manejo de residuos peligrosos

Disposición final Alta Programa manejo de residuos solidos

Generación de residuos de alimentos
y residuos en general
Agotamiento de la vida útil del relleno Alta Programa manejo de residuos solidos

Generación de residuos asociados a Disposición final Alta Programa manejo de residuos solidos
embalaje por compra de productos
Agotamiento de la vida útil del relleno Alta Programa manejo de residuos solidos
Agotamiento del recurso suelo Alta Programa manejo de residuos solidos
Generación de residuos de
construcción y demolición
Sobrepresión de la escombrera municipal Alta Programa manejo de residuos solidos

Contaminación al agua Alta Programa manejo de residuos peligrosos

Generación de envases de pintura
Contaminación del suelo Alta Programa manejo de residuos peligrosos

Afectación a la salud humana Alta Control y vigilancia ambiental

Generación de material particulado
Contaminación al aire Alta Control y vigilancia ambiental

Generación de residuos con riesgo

Tratamiento y disposición final controlada Alta Programa manejo de residuos peligrosos
biológico o infeccioso

100