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8.1 FORMACIÓN DEL EQUIPO HACCP

El HACCP, como todo sistema de Aseguramiento de la Calidad, no es fácil
implementar por ello necesita de un ente que desarrolle e impulse su
implementación y mantenimiento. ASPARAGUS FOOD SAC delega esta
responsabilidad al Equipo HACCP, el cual es un grupo multidisciplinario que está
integrado por personal de las diversas áreas que tienen el conocimiento y
competencias para ocuparse de todos los aspectos del producto, el proceso, las
actividades de verificación y validación asociadas al estudio del HACCP.

El Equipo se reúne periódicamente para discutir temas relacionados al Sistema y

asegurar que el proyecto de HACCP continúe avanzando, mejorando y siga
siendo válido; todos los acuerdos tomados por el Equipo son registrados y
firmados por los integrantes en el Acta de Reuniones.

El Equipo HACCP desarrollará un programará de auditorías internas para verificar

el cumplimento y la eficiencia del Sistema, tendrán funciones y responsabilidades
de acuerdo al organigrama, y cumplirán con lineamientos establecidos en el
reglamento interno.

8.1.1 ORGANIGRAMA

El Equipo HACPP de nuestra Planta desde su formación ha sufrido cambios en

sus integrantes pero ha venido desempeñándose satisfactoriamente en el
cumplimiento de sus funciones y actualmente se encuentra estructurado
conforme se indica en el siguiente organigrama:
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LIDER DEL EQUIPO

ADMINISTRADOR

COORDINADOR

INSTRUCTOR

AUDITOR

MIEMBROS

 INTEGRANTES DEL EQUIPO HACCP

FUNCIÓN NOMBRE CARGO STAFF RELEVO

Líder Carlos Ramírez Gerente Mirian Cobos

Administrador Luz Bravo Jefe de Calidad Eduardo Plasencia

Instructor Mirian Cobos Jefe de Planta Martín Vilchez

Auditor Interno Víctor Ternero Jefe de exportaciones Carlos Ramírez

Coordinador Carlos Barrera Jefe de Almacén David Díaz V.

Ronny Silva Jefe de Logística

Asistente jefe de
Miembros  David Díaz V.
mantenimiento

Martín Vilchez Jefe de RR HHs

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8.1.2 FUNCIONES
Los integrantes del Equipo HACCP asumen su responsabilidad de acuerdo a la
función que les toca cumplir; si el personal responsable está ausente esta
responsabilidad será asumida por el staff de relevo.

Las funciones para cada integrante del Equipo son las siguientes:

8.1.2.1 LÍDER DEL EQUIPO

 Es el Responsable de dirigir el Equipo.
 Esta función recae en la persona del Gerente de Planta (GP).
 Convoca y dirige todas las reuniones del Equipo HACCP
 Participa en la elaboración y revisión anual o cuando fuera necesario del
Plan HACCP.
 Es responsable de la aplicación, mantenimiento y actualización del Plan
HACCP y de toda la documentación.
 Atiende las quejas de los clientes. Coordina con el Jefe de Planta, Jefe
de Aseguramiento de la Calidad y Jefe de Exportaciones el nivel del
reclamo y la absolución correspondiente.
 Las responsabilidades inherentes a las funciones del cargo de Gerente
de Planta se encuentran en el Manual de Funciones de la Empresa.

8.1.2.2 ADMINISTRADOR
 Es el responsable de controlar y administrar los recursos para mantener
la operatividad del sistema.
 Esta función recae en el Jefe de Aseguramiento de la Calidad (JAC)
 Participa junto con el Equipo en la elaboración y revisión anual o cuando
fuera necesario del Plan HACCP.
 Ejecuta con el Líder del Equipo todas las acciones de coordinación para
el mantenimiento operativo del Plan HACCP.
 Apoya al Líder del Equipo en la atención de quejas del cliente
coordinando la trazabilidad del producto.
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 Controla la ejecución de las normas establecidas en el Plan y en sus

procedimientos o herramientas de apoyo.
 Es responsable de la actualización del Manual HACCP, el cual se realiza
conjuntamente con el Equipo HACCP
 Las responsabilidades inherentes a las funciones del cargo de Jefe de
Aseguramiento de la Calidad se encuentran detalladas en el Manual de
Funciones de la Empresa

8.1.2.3 COORDINADOR
 Es el encargado de coordinar entre los miembros del Equipo todas las
actividades concernientes a la aplicación y mantenimiento del sistema.
 Esta función recae en el Jefe de Almacén (JA).
 Participa en la elaboración y revisión anual o cuando fuera necesario el
Plan HACCP.
 Es responsable de la aplicación y actualización del Plan HACCP y de toda
la documentación generada por esta razón.
 Lleva el control de la distribución de documentos a todos los miembros
del Equipo.
 Controla la ejecución de las normas establecidas en el Plan.
 Es el responsable de coordinar la aplicación de los programas de
verificación del Sistema HACCP.
 Las responsabilidades inherentes a las funciones del cargo de Jefe de
Almacén se encuentran detalladas en el Manual de Funciones de la
Empresa

8.1.2.4 INSTRUCTOR
 Es el responsable de coordinar todas las actividades concernientes a la
aplicación del programa de capacitación permanente para capacitar al
personal de todas las áreas que laboran en Planta, en temas
relacionados al Sistema.
 Esta función recae en el jefe de Planta
 Participa en la elaboración y revisión anual o cuando fuera necesario del
Plan HACCP.
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 Vela para que el personal se mantenga capacitado en todos los temas

de actualidad referentes al Sistema de Calidad solicitando apoyo a
entidades externas.
 Controla la ejecución de las normas establecidas en el Plan.
 Es responsable de coordinar la elaboración de las ayudas audiovisuales
como: videos, diapositivas, folletos, boletines, trípticos u otros, que
sirvan de complemento en la capacitación del personal.
 Las responsabilidades inherentes a las funciones de su cargo se
encuentran detalladas en el Manual de Funciones de la Empresa

8.1.2.5 AUDITOR
 Es el responsable de efectuar las Auditorías Internas para verificar el
cumplimiento del Sistema HACCP, coordinando con el Líder del Equipo el
carácter anunciado o inopinado de la misma.
 Esta función recae en el jefe de Exportaciones
 Participa en la elaboración y revisión anual o cuando fuera necesario del
Plan HACCP.
 Es el responsable de aplicar los programas de Verificación del Sistema
HACCP.
 Las responsabilidades inherentes a las funciones de su cargo se
encuentran detalladas en el Manual de Funciones de la Empresa

8.1.2.6 MIEMBROS DEL EQUIPO

 Son todos los demás integrantes del Equipo, tienen la responsabilidad
de asistir a todas las reuniones del Equipo.
 Participan en la elaboración y revisión anual o cuando fuera necesario
del Plan HACCP.
 Son responsables de la aplicación, administración y actualización del
Plan HACCP y de toda la documentación generada por esta razón,
dentro de su ámbito de trabajo.
 Las responsabilidades inherentes a las funciones de cada miembro del
equipo, se encuentran detalladas en los Manuales de Funciones de la
Empresa.
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8.1.3 REGLAMENTO INTERNO DE REUNIONES

El cumplimiento del presente reglamento interno tiene como objetivo dar a las
reuniones del Equipo HACCP, el marco de conducta y respeto necesarios para el
éxito de toda su gestión, acorde con el nivel profesional que lo respalda, base
firme para el logro de metas que como equipo se ha trazado desde su instalación.

8.1.3.1 CONVOCATORIA
 En primera instancia, el Líder del Equipo, es quien tiene la potestad para
convocar reunión; en segunda instancia cualquier otro miembro del
equipo puede solicitar la convocatoria a una reunión extraordinaria,
haciendo llegar su pedido al Líder sustentando el motivo de la
convocatoria.
 El Líder, delega al Coordinador para que realice la convocatoria a los
demás miembros del Equipo definiendo fecha, hora y lugar de la
reunión, así como los puntos de agenda.
 El Coordinador hará llegar la convocatoria vía e-mail o directa a todos los
integrantes del Equipo con no menos de tres días de anticipación
cuando se trate de reuniones ordinarias, y un día de anticipación para
reuniones extraordinarias; y simultáneamente hacer firmar un cargo de
convocatoria, que quedará en archivo.
 Si por alguna circunstancia de fuerza mayor no sería posible la realización
de una reunión ya convocada, el Coordinador por orden del Líder,
comunicará vía e-mail y/o comunicación directa (intercomunicador u
otro) con un lapso no menor de dos horas a todos los integrantes
exponiendo la causa de la postergación.

8.1.3.2 ASISTENCIA
 Todos los miembros del Equipo HACCP, están en la obligación de asistir
puntualmente a las reuniones a la hora indicada en la convocatoria, es
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opcional solo para aquellos que cumplen comisión de trabajo, gozan de

vacaciones o tienen asistencia en turno distinto.
 A su llegada cada integrante deberá firmar el registro de asistencia, en la
que se registrará: hora de ingreso, y hora de salida.
 Solo en casos justificados el miembro titular podrá nombrar su relevo,
quien tendrá voz y voto en la toma de los acuerdos.

8.1.3.3 INICIO DE LA REUNIÓN

 Para iniciar la reunión deberán cumplirse los siguientes requisitos:
 Tolerancia máxima 15 minutos
 Presencia del Líder o relevo (deberá ser otro miembro de Equipo)
 Quórum mínimo: asistencia equivalente a 50% +1 de los integrantes
 El Coordinador verificará el cumplimiento de estos requisitos para dar
paso luego, al Líder o relevo a la apertura oficial de la reunión.
 Si uno de los requisitos no es cumplido, entonces se levantará un Acta
de No realización de Reunión, con firma de los asistentes, y esperar una
nueva convocatoria en un lapso no mayor de 48 horas.

8.1.3.4 DESARROLLO DE LA REUNIÓN

 El Líder aperturará la reunión y será el moderador de la reunión salvo
que desee delegar esta función a otro integrante del equipo.
 Después de la apertura, se dará paso a la lectura del acta de la reunión
anterior, para hacer el seguimiento de los acuerdos tomados.
 Seguidamente se dará lectura a los puntos de agenda.
 Luego se iniciará la exposición y debate de cada uno de los puntos de
agenda.
 El debate se realizará siempre dentro de un ambiente sano, alturado y
agradable, evitando el levantamiento innecesario de la voz y/o adoptar
posturas insolentes, desafiantes o similares que puedan originar el
desequilibrio o desorden en la reunión.
 El moderador tendrá la responsabilidad de conducir el orden de los
debates usando buen criterio, imparcialidad y carácter, teniendo en
cuenta no permitir la dilatación del tiempo en discusiones vanas o
salidas del tema central en cada punto de agenda. Todos los integrantes
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tienen la obligación de acatar las decisiones que tome el moderador

durante la reunión.
 El debate de cada punto de agenda deberá terminar con la redacción de
uno o más acuerdos, que quedarán registrados en el Acta de Reunión.
 Después se otorgará un tiempo máximo de tres minutos a cualquier
integrante que desee hacer uso de la palabra, en ese lapso podrá hacer
alguna aclaración, solicitud, sugerencia, recomendación que crea
conveniente, siempre enmarcado dentro del orden y respeto para con
los demás integrantes.
 El Líder agradecerá la participación y tomará apunte de cada ítem
expuesto y podrá absolverlo o decidir con el resto del equipo si amerita
ser considerado a debate inmediato (finaliza con acuerdo), o como
punto de agenda para la próxima reunión.
 Si se presentase el caso que un integrante pide hacer uso de la palabra
por segunda vez, el moderador pondrá a consideración de los demás la
autorización o no de esta participación, por voto simple.

8.1.3.5 FINALIZACIÓN DE LA REUNIÓN

 Terminado de tratar el último punto de agenda y debates posteriores,
se pasará a la lectura de todos los acuerdos tomados y plasmados en el
acta.
 Seguidamente el Líder o relevo pedirá fijar una fecha tentativa para la
siguiente reunión la cual se aprobará con el resto del Equipo.
 Finalmente el mismo Líder dará por finalizada la reunión oficialmente.
 Antes de retirarse todos los integrantes deberán firmar tanto el registro
de asistencia (salida) como el acta de la reunión.

8.1.3.6 ACUERDOS TOMADOS

 Para tomar acuerdos se someterá a votación simple, aprobándose éstos
por unanimidad o por mayoría; sólo en caso de empate el voto
dirimente lo tendrá el Líder del Equipo.
 Cada acuerdo tomado en la reunión tiene carácter de obligatoriedad y
será el Líder de Equipo el responsable de exigir el cumplimiento dentro
de los plazos establecidos.
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8.1.3.7 FRECUENCIA DE LAS REUNIONES

 Las reuniones del Equipo HACCP, deberán realizarse mínimo una vez
cada 30 días calendarios; sin embargo, será el Equipo quien evalúe y
apruebe la realización de alguna reunión extraordinaria.
 En período de baja de producción y/o por ausencia temporal de algunos
integrantes, el Equipo podrá nombrar un Comité Temporal para
mantener el ritmo de las acciones y el seguimiento de los acuerdos
tomados.

8.1.3.8 SANCIONES
 Será el Equipo HACCP quien evaluará cualquier situación que amerite la
aplicación de una sanción, la misma que se determinará en reunión y
por acuerdo.

8.1.3.9 ASPECTOS COMPLEMENTARIOS

 Cualquier situación fortuita y particular relacionada con el Equipo y sus
funciones que no esté contemplada en el presente Reglamento Interno,
será solucionada únicamente por acuerdo del Equipo HACCP.