Plan general de la auditoria

administrativa
Plan general para efectuar una
auditoria administrativa

Antes de comenzar una auditoria

administrativa, lo mejor es reflexionar con
calma y delinear el plan.
Este aspecto consiste en elaborar una lista
de renglones que se van a examinar y los
procedimientos a seguir. Desde luego, lo
importante es que estos renglones vayan
enfocados a los principales objetivos.
 El proceso de auditoría administrativa

 Para una auditoría administrativa se deben

seguir ciertas fases, las cuales deben estar
perfectamente definidas e
interrelacionadas, conformando una
metodología, la que es ejecutada por un
profesional especializado y aplicada a
cualquier tipo de organización (pública o
privada).
 Durante el desarrollo de una
auditoría administrativa, el auditor
debe obtener toda la información
relevante para después poder
efectuar el análisis completo de la
información que se obtuvo.
Programas de auditoría administrativa
Los programas “Son medios que sirven de guía al
auditor administrativo y a sus ayudantes, en el que se
detallan los diferentes pasos a fin de asegurar que se
cubrirán todos los aspectos”.
Los programas se concretan a señalar sólo
orientaciones sobre la forma en que habrá de
plantearse la revisión y una serie de procedimientos de
los cuales se seleccionarán los que se estimen
conveniente para la obtención de datos, en él se
registrará posteriormente lo hecho por el auditor para
dar cumplimiento a cada uno de los pasos.
 Los programas se clasifican
en:
1.Programas generales: Son aquellos que se limitan a un
enunciado genérico de los procedimientos de auditoría que
se deben aplicar, con mención de los objetivos particulares.
2.Programa analítico: Son aquellos que describen
detalladamente la forma de aplicar los procedimientos de
auditoría administrativa.
3.Programa tipo: Son aquellos que enumeran los
procedimientos de auditoría a seguirse en situaciones afines
a dos o más empresas.
4.Programas por áreas: Son aquellos que se preparan para el
desarrollo de la revisión de cada una de las funciones de la
empresa, como gerencia, ventas, producción, compras,
personal, etc.
 Estudio y evaluación del sistema de control

El sistema de control de la empresa ha de ser estudiado

para poder efectuar una planeación correcta del trabajo
de auditoría administrativa.
El auditor administrativo debe tener previsto cuál va a ser
el trabajo que va a desarrollar, de tal manera que es
indispensable que antes de iniciar su labor, el auditor
tenga ya realizada la planeación de investigación en
términos generales.
 Definición del área por investigar

Tenemos que definir cuál será la materia objeto de nuestro

estudio.
Puede ser, desde luego, toda la empresa o bien puede
concretarse a la revisión de una función específica, o bien
un departamento o sección. Lo ideal es que la revisión
abarque toda la empresa con objeto de formarnos una idea
más clara de los problemas desde su origen.
Determinar detalles por estudiar
La auditoría administrativa es un
instrumento definido para la
continua evaluación de los métodos
y el desempeño en todas las áreas
de la empresa.
Etapas de la Auditoria Administrativa
 Estudio preliminar
 El estudio preliminar está encaminada a: “Lograr
una identificación real del problema, para conocer
la naturaleza y objetivos del estudio completo”.
 Elestudio preliminar se diseña para que resulte la
posibilidad de un informe que recomiende, un plan
general para desarrollar la solución específica del
problema.
Contenido del estudio preliminar
Es necesario iniciar el trabajo de obtención de datos con un
contacto preliminar que permite una primera idea global. Este
estudio se requiere, independientemente de cuáles sean los
orígenes o razones de la auditoría, y abarca:
a)Información documental. Esta información documental
puede ser; por ejemplo, sobre. Reglamentos internos,
informes, estadísticas, estados contables, presupuestos,
contratos, etc.
b)Información sobre el campo de trabajo. La información
que puede obtenerse sobre el campo de trabajo es:
organigramas, lista de funciones, datos sobre volúmenes de
trabajo, examen de las condiciones en que se trabaja,
forma y reportes utilizados, etc.
 Fase de Desarrollo o Examen

En el desarrollo de la auditoría los elementos vitales

son la investigación y el análisis dentro de un marco
conceptual sólidamente elaborado. No puede haber
ningún procedimiento mecánico de quitar y poner.
Elementos de la fase de desarrollo de una
auditoría administrativa
Entrevistas
Es conveniente entrevistar algunas personas
directamente relacionadas con la empresa, las cuales
deben ser seleccionadas (probablemente de estas
entrevistas surjan ideas o sugerencias acerca de los
problemas fundamentales que debemos estudiar
durante nuestra auditoría).
En algunos casos hay posibilidad de plantear
problemas, descubrir definiciones en operaciones,
funciones o departamentos que están originando
algunas dificultades, para que posteriormente se
ponga especial cuidado en la preparación de
cuestionarios.
La encuesta
El auditor administrativo utiliza este método para
obtener información por medio de la “encuesta por
cuestionario”. Haciendo preguntas dirigidas a
directores, jefes departamentales, etc. Esto
requiere honestidad en la respuesta a las preguntas.
Además, será necesario validar resultados,
comprobando y comparando con diversas preguntas
que permiten referencias cruzadas.
 Las hojas de análisis

Son hojas en las que se recopilan datos, comentarios,

notas y evaluaciones a la revisión de la empresa.
Sirven al auditor para demostrar que ha efectuado una
revisión en la empresa y le sirven de base para su
evaluación e informe final. Deben incluir la obtención
de datos recogidos en el desarrollo de la auditoría
administrativa y guardarse cuidadosamente durante la
revisión y posteriormente en el archivo del auditor.
 PARTES COMPONENTES DE LAS HOJAS DE ANÁLISIS

 En primer término se pone el nombre de la

empresa que se va a examinar, una descripción
del contenido, el periodo que cubrirá el examen o
fecha de cuándo va a quedar terminado y el
nombre o iniciales del auditor administrativo.
 Alplanear una auditoría se deberá poner cuidado a los
métodos que se emplean para las verificaciones e
investigaciones con respecto a las hojas de análisis
que se prepararán. No se deberá anotar lo que no
tenga importancia. A veces es necesario copiar lo que
aparece en los instructivos o bien anexar una
fotocopia. Se deberá estudiar también las necesidades
para cada hoja de análisis que se va a preparar.
 El cuestionario

Son documentos que sirven como guía para buscar

contestación. A interrogantes acerca del área de revisión.
El auditor al preparar los cuestionarios no deberá
conformarse con una descripción de los aspectos
generales de la empresa, sino que estará obligado a
desarrollar una investigación cuidadosa del
procedimiento.
 Archivo constante
Para el trabajo de auditoría administrativa se formará un
archivo constante o permanente. Las ventajas del archivo
constante son las siguientes:
a)Los auditores pueden conocer rápidamente el desarrollo
operacional de la empresa.
b)Proporciona referencia inmediata con la importancia de
los conceptos, eliminando así revisiones repetidas de
documentación extensa y búsquedas en pasadas hojas
análisis.
c)Sirve para, evitar la preparación en cada revisión de
hojas de análisis relativas a conceptos que han tenido
poco o ningún cambio.
 El informe de auditoría
Después de haber analizado la información tenemos que
elaborar un informe, el cual es un instrumento para la
toma de decisiones.
El informe indica la situación administrativa de la
empresa y da las recomendaciones y las formas de
mejorarlas.
Implantación de las recomendaciones
La implantación de las recomendaciones hechas por el
auditor debe ponerse en vigor para solucionar el problema
que originó la auditoría administrativa. Aquí se aplicarán
las medidas de mejoramiento administrativo.
El análisis y evaluación de la información
obtenida
El análisis suministra un pase de comprensión,
para llegar a conocer la situación con mayor
claridad.
Una vez obtenida la información, se analiza,
para conocer la eficiencia con que la empresa
ha logrado o está logrando sus objetivos y las
causas que reducen su eficiencia.
 Comentario
La auditoría administrativa, siendo parte de la auditoría
integral, al igual que las demás auditorías se tiene que
realizar un planeamiento ya que esta es una de las
fases de la misma.
Las auditorías que forman parte de la auditoría integral
tienen la misma estructura del programa y del
planeamiento con la diferencia que va ordenando sus
partes en la temática según el tipo de auditoría, va
tomando características de la misma.
 Conclusiones
El planeamiento es para saber que voy hacer en la
auditoría.
Para realizar el plan de auditoría se debe conocer la
empresa para poder saber por dónde empezar, cuales son
los elementos de mayor importancia, las áreas en las que
hayan problemas, dónde debe llegar el estudio, evaluar las
áreas que pueden ser causa de revisión posterior y en
resumen tener un panorama para poder fijar el número de
ayudantes, y el tiempo y el costo de la auditoría.
Gracias