Un flujograma o diagrama de flujo consiste en una figura o 

gráfico que representa
una serie de procesos o un grupo de actividades por medio de símbolos.
Por tanto, la principal utilidad de un flujograma es que muestra de un solo vistazo
un proceso que puede ser complejo.

Origen del diagrama de flujo

Los diagramas de flujo se inventaron a principios del siglo XX, aunque su
origen sigue siendo poco conocido. Se le atribuye a Frank Gilbreth, de la Sociedad
Americana de Ingenieros Mecánicos (ASME), quien lo habría postulado en 1921
bajo el nombre de “Proceso de gráficas, primeros pasos para encontrar el mejor
modo”.

De esta forma, cada persona implicada en él sabe cuál es su labor. Con esto se
consigue incrementar la eficiencia y reducir las posibles incidencias.

Cómo hacer un flujograma

Cuando buscamos la sencillez y la claridad, no podemos complicarnos demasiado.
A veces, encontramos diagramas de este tipo que en vez de aclarar confunden.
Por eso, conviene tener en cuenta unas recomendaciones básicas:

1. Planificar. Todo parte de un plan. Por eso, para crear una imagen de un proceso
debemos tener claro cuáles son los pasos que se van a dar. Tiene que ser lo más
detallado posible y mejor si se escribe.
2. Elegir. Una vez tenemos claro dónde queremos ir, hay que elegir el camino. Para
hacerlo, decidimos cómo lo vamos a representar, con qué colores, figuras o
diseño. Porque no solo debe ser sencillo, también es importante que sea atractivo
a la vista.
3. Ejecutar. Este paso es, quizá, el más relevante. Debemos crearlo y hacerlo con
lógica. El ejemplo que veremos al final es un caso sencillo, pero los procesos
reales pueden complicarse mucho.
4. Comprobar y mejorar. Como todo en la vida, un diagrama de flujo también es
mejorable. Por eso, antes de publicarlo en la empresa, conviene escuchar
segundas y terceras opiniones. Además, una vez puesto en marcha, habrá que
hacer mejoras, seguro.
Ejemplo de flujograma
Imaginemos un departamento de mantenimiento que crea un flujograma para
conocer qué hacer en caso de incidencia eléctrica.

La empresa dispone de dos fases de seguridad que deben comprobarse para

arreglar las averías. Por supuesto, es un ejemplo sencillo para mostrar cómo
funciona. La figura sería algo así:

Ejemplo de flujograma
Podemos comprobar que las ventajas de un flujograma están claras. Es fácil de
entender, permite saber cómo actuar en cada momento y, si añadimos los
nombres de los responsables, también quién debe hacer cada cosa.

Tipos de Flujogramas
Según su forma:

a. Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba

hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la
información que se considere necesaria, según su propósito.
b. Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de
izquierda a derecha.
c. Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y
puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo
el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas.
Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal,
distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o
departamento que el formato vertical no registra.
d. Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma
o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los
flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los últimos son
fundamentalmente representativos.

Por su propósito:

a. De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o

ninguna descripción de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las
operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias, a
través de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta que
se archiva. Retrata la distribución de múltiples copias de formas a un número de
individuos diferentes o a unidades de la organización.
b. Las formas pueden representarse por símbolos, por dibujos o fotografías
reducidas o por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se
designa la forma en el lado izquierdo de la gráfica, se sigue su curso al proceso de
progresión horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades
de la organización o a los individuos.
c. De Labores (¿qué se hace?): Estos diagramas abreviados sólo representan las
operaciones que se efectúan en cada una de las actividades o labores en que se
descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. El
término labor incluyendo toda clase de esfuerzo físico o mental. Se usa el formato
vertical.
d. De Método (¿cómo se hace?): Son útiles para fines de adiestramiento y presentan
además la manera de realizar cada operación de procedimiento, por la persona
que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato
vertical.
e. Analítico (¿para qué se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del
procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino
 que analiza para qué sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento.
Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida
o alguna observación complementaria. Se usa formato vertical.
f. De Espacio (¿dónde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre
una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o
parte de él, señalando el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es
importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato
arquitectónico.
g. Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las clases
anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores,
métodos y análisis (qué se hace, cómo se hace, para qué se hace).

Simbología de un Flujograma o diagrama de flujo

Los principales símbolos convencionales que se emplean en los diagramas de
flujo son los siguientes:

Normas previas a la realización de un diagrama

de flujo
Antes de iniciar la elaboración de un diagrama de flujo deben contemplarse los
siguientes pasos:

 Identificar las tareas principales del proceso junto con su autor y contexto.
 Definir qué objetivos perseguirá el diagrama de flujo.
 Identificar quién habrá de leerlo y en qué sentido.
  Elegir el nivel de detalle y los límites respecto al proceso entero.

Pasos a seguir para hacer un Flujograma

 Listar los procesos y subprocesos que irán representados y el tipo de símbolo que
les corresponde.
 Identificar los puntos de inicio y los puntos de decisión, con sus respectivas
opciones.
 Trazar las líneas de flujo respetando la secuencia cronológica entre los procesos y
yendo paso por paso en el recorrido.
 Verificar el proceso y asignar un título que deje claro lo que ilustra.

Ventajas de un Flujograma o diagrama de flujo

 Ilustran modelos y procesos profesionales de manera creativa.

 Favorecen la comprensión visual de los procesos, al representarlos de
manera simple.
 Permiten el estudio detenido de las etapas de los procesos y la definición
de los instantes problemáticos o riesgosos, sin tener que contemplarlos en
vivo.

 Sirven el propósito pedagógico de educar empleados recientes.

Desventajas de un Flujograma o diagrama de flujo

 Su aparente sencillez puede enmascarar variables de tipo impredecible o

contextual que solo pueden verse in situ.
 No sirven para representar todo tipo de procesos, o bien se quedan cortos
en algunos casos de extrema complejidad.
 Pueden ser laboriosos en su elaboración, dado que carecen de la
capacidad sintética de la palabra escrita.
 Un error en la simbología puede hacer inviable el diagrama entero.
Características de los diagramas de flujo

Recurre a la simplificación
Uno de los principales propósitos al elaborar un diagrama de flujo
es que las ideas sean expuestas brevemente. Por ese motivo, las
personas utilizan frases cortas a la hora de describir los procesos.
La finalidad es que las etapas del proyecto sean comprendidas por
todos los participantes.

Se elabora en poco tiempo

Después de que las personas indican los procesos que seguirán sus
proyectos, se enfocan en retratarlos en un esquema. No obstante,
es preciso resaltar que –dependiendo de la cantidad de pasos–
algunos diagramas pueden demorar más tiempo en realizarse que
otros.

Recurre a la simbología
El uso de símbolos permite que el diagrama sea comprensible y
tenga un orden determinado; además, impide que haya ideas
confusas o repetitivas.