Auditoría a la Gestión de la

Junta Directiva de la Asociación Civil del

Conjunto Residencial Don Ignacio

Auditoría Nº 1
Inicio: 29-04-22
Finalización: 01-06-22

Junio, 2022
 Auditoria 2022, Conjunto Residencial Don Ignacio

OBJETIVO

Auditar la Gestión de la Junta Directiva de la Asociación Civil del Conjunto

Residencial Don Ignacio
ALCANCE

Validar los puntos descritos a continuación

1. Ingresos, Egresos, Morosidad y Fondos de Reserva
2. Libros Contables
3. Obras de Inversión
4. Contratación del Personal, Liquidación, Finiquito.
5. Libros de Actas
6. Cuentas por Pagar
7. Rendición de Cuentas del Estado de Activos del Condominio
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Comité Auditor de Propietarios

Líder
Heidi Briceño

Integrantes
Ronald Guerra Gladys Arias
Gustavo Barrios Nohemar Mora
Carmen Masa Nohelia Fajardo

La Junta Directiva de la Asociación Civil del Conjunto Residencial Don Ignacio

aceptó ser auditada según Acta de Asamblea de Fecha 31 de marzo del año 2022
por el Equipo Auditor anteriormente mencionado.

La Auditoría inició día 29 de abril del año 2022 en las Instalaciones del Edificio del
Condominio como reza en el Acta Nro. 50 del libro de Actas de Asambleas del
Conjunto Residencial Don Ignacio y Culminó el día 01 de junio del 2022.
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METODOLOGÍA A USAR:
• Entrevistas directa al auditado.

• Revisión documental de evidencias físicas en archivos del Condominio.

• Revisión Data digital entregada por el auditado.

• Cotejo de espacios físicos ya construidos (proyectos).

Criterios de auditoría:

• La Ley de Propiedad Horizontal

• Estatutos de la Asociación Civil del Conjunto Residencial Don Ignacio

Persona clave auditada:

Sra Karen Da Silva, Secretaria del Conjunto Residencial, quien fue delegada por el
Sr. Óscar Marín (Actual Presidente de la Junta) para tal fin.
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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:

El Conjunto Residencial Don Ignacio está conformado por 726 casas. Tomando en cuenta que
se conformó y aprobó un comité auditor durante la Asamblea de Propietarios efectuada el 31
de marzo el año 2022 (Acta #49); hemos generado una revisión de ingreso, relaciones de
gastos, obras de inversión, contratación de personal y libros de actas al cierre de diciembre
del 2021, partiendo de los reportes físicos reposados en las oficinas de la Asociación Civil de
Propietarios y digitales que reciben todos los contribuyentes de la urbanización vía correo
electrónico en cada mes por parte de nuestra Junta de Condominio.
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RESULTADOS
Una vez se realizó la revisión según la metodología planteada con el equipo auditor y los miembros
designados para la auditoría se observó lo descrito a continuación.

1. CONTRIBUCIÓN ACTUAL DE VIVIENDAS AL CANON MENSUAL DEL CONDOMINIO:

Grafico 1.1 Balance de contribuciones reportados año 2021 vs abril 2022 (Urb. Don Ignacio)

Se visualiza que inicialmente la morosidad era aproximadamente de un 60% y transcurrido 16 meses disminuyó a un 20%, esto se debe
a que las cuentas por cobrar se distribuyen en dos frentes; los considerados crónicos que están representados en el 20% con deudas
mayores a 10 meses, mientras que por otro lado el 40% restante contribuyen con el canon de manera inestable cada 3 meses o más.
Por lo que podemos decir que la morosidad al cierre del año 2021 se encontraba en el orden de 6000$.
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RESULTADOS
1.1 ANÁLISIS DE CONTRIBUCIONES REALES AÑO 2021:
Conocidos los ingresos y egresos mensuales del Conjunto Residencial, se procedió a proyectarlos en el tiempo para sus análisis finales.

Grafico 1.2 Contribuciones reales año 2021

Los ingresos promedio mes durante el año 2021 con el canon a 1$ y 2$ fueron de 633$ y 972$ respectivamente, que permitieron cubrir
los gastos fijos, eventuales y la obra de la fachada principal. Adicional el fondo de reservas promedio mes reportado en el mismo periodo
fue de 68$ y 427$, exteriorizando capacidad de ahorro con el incremento del canon a partir de mayo.
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RESULTADOS
2. LIBROS CONTABLES:
Se evidenció el uso de un libro donde se asienta diariamente el balance de los ingresos por medio de
transferencia del canon y cuotas especiales en bolívares; de igual forma semanalmente se reportan los
ingresos en divisas americanas. Es importante acotar que el balance en moneda nacional es cerrado
diariamente, mientras que en moneda extranjera se cierran semanalmente.

3. OBRAS DE INVERSIÓN:
Se realizó la revisión de la reparación, mantenimiento y mejoras de la entrada de la Urbanización, en la cual
se comprobó que los recursos se administraron correctamente. Los rendimientos de los materiales están
acordes a la cantidad de obras ejecutadas.
Es importante mencionar que se observó una optimización de los recursos, realizando la pigmentación del
esgrafiado ahorrando con ello la compra de pintura y mano de obra de aproximadamente 600 mts2 de
pared.

4. CONTRATACIÓN DE PERSONAL, LIQUIDACIÓN Y FINIQUITO:

Se constató que el personal que labora (secretaria, jardinero, vigilancia y aseo) para nuestro conjunto
residencial, es contratado de forma directa por un monto global y periodo determinado de tiempo.
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RESULTADOS
5. LIBROS DE ACTAS:
Se apreció que la toma de decisiones mediante las actas de asambleas no muestra claramente la cantidad
de asistentes a la misma y los resultados de las votaciones están atados solo a los propietarios que
aprueban las propuestas. Es relevante mencionar que los estatutos legales en su capítulo VI de las
asambleas en la vigésima y vigésima primera, establece que durante una asamblea de propietarios las
decisiones serán válidas cuando se cuenten con el voto favorable del cincuenta por ciento más uno de los
asociados. Si para dicha asamblea no hubiese quórum para la hora fijada, se debe convocar a una reunión
a los tres días siguientes, y en esta oportunidad, la asamblea se valida cualquiera sea el número de los
asociados presentes con la mayoría de sus votos.

6. CUENTAS POR PAGAR:

Se encontró que las cuentas pendientes por pagar están asociadas al pago de electricidad, debido a que la
factura emitida por CORPOELEC es bajo régimen comercial. La Junta de Condominio sometió un reclamo
solicitando un ajuste a tarifa residencial, estando actualmente a la espera de respuesta.

7. RENDICIÓN DE CUENTAS DEL ESTADO DE ACTIVOS DEL CONDOMINIO:

Se realizó el inventario.
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CONCLUSIONES

Con respecto a la auditoría a la gestión de la Junta Directiva del Condominio de Don Ignacio,
se concluye que la misma ha finalizado de manera exitosa y se han alcanzado todos los
aspectos presentados en el alcance según minuta de apertura de la auditoria del día 29 de
abril 2022.

1. Luego de la revisión y verificación de los libros, actas, facturas físicas y digitales, se

observaron errores humanos aceptables con una gestión transparente, sin observar
desvíos de fondos generados por canon y/o cuotas especiales.

2. Los libros cuentan con la información requerida para un buen seguimiento de las
actividades diarias medulares del condominio, por lo que fue posible auditar sin ninguna
novedad.
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CONCLUSIONES

3. Las Obras ejecutadas se realizaron con la optimización de recursos necesaria realizando

visibles mejoras en cuanto a Fachada, Garita, Funcionamiento de los Pozos de Agua y
los Tableros de Electricidad, Bohio, Áreas Verdes, Iluminación y gastos por
mantenimientos generales para el funcionamiento del urbanismo.

4. El equipo auditor evaluó las evidencias y se mostró conforme de manera unánime con el
trabajo realizado por la Actual Junta Directiva de la Asociación Civil del Conjunto
Residencial Don Ignacio.
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RECOMENDACIONES

1. Las casas a reportar mensualmente deben ser las contribuyentes puntuales al mes y las
solventes al mes, para ello es necesario incluir en el envío de los reportes mensuales el
digital de los solventes y morosos los primeros 10 días del mes, con el fin de divulgar la
morosidad y la solvencia del canon en nuestro urbanismo.

2. Publicar mensualmente la lista de Morosos con el fin de concientizar a la comunidad en

general a estar al día para poder continuar mejorando nuestro Urbanismo y la
desconexión de controles con dos meses de deuda.

3. Realizar por lo menos una Jornada Nocturna al mes con el fin de recibir los pagos y
realizar la firma del libro contable de los solventes para mejorar la morosidad de
aquellos propietarios que indican tener horarios laborales iguales al condominio y por
ello su inestable solvencia.
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RECOMENDACIONES

4. Se exhorta a los propietarios a cumplir con su deber de firmar el pago realizado en el

libro contable para certificar su solvencia y ayudar a la gestión de la Junta Directiva.
Adicional la Junta debe incluir llamados a la Comunidad en General a cumplir con la
responsabilidad de firmar.

5. En cuanto a las próximas obras a iniciar se recomienda solicitar a las personas /

empresas un presupuesto antes de iniciar los trabajos donde se refleje el costo total de
los trabajos a ejecutar (mínimo 3 presupuestos).

6. Al realizar la selección de la persona / empresa que ejecutará la obra se recomienda

que los Representantes de la Junta y la Persona / Empresa firmen un acuerdo o
compromiso evidenciado en un documento interno, donde las partes informen el
acuerdo de monto total y el alcance del trabajo a ejecutar.
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RECOMENDACIONES

7. Se hace un llamado a los vecinos de la comunidad de Don Ignacio que prestan servicios
a nuestro urbanismo que luego de recibir sus pagos pasen por las oficinas del
condominio a firmar el libro de egresos y los recibos para darle a la Junta una mejor
gestión en cuanto a nuestras responsabilidades como propietarios.

8. Divulgar en Asamblea el Alcance y estructura de Costos detallado de los proyectos de

Inversión a ser desarrollados por la Junta de Condominio para generar confianza en los
propietarios ante el uso de los recursos financieros recibidos y desarrollados en obras a
ejecutar.

9. Se recomienda repetir esta acción de auditoria a la Junta de Condominio del Conjunto

residencial Don Ignacio con una periodicidad de un (1) año, con el fin de crear una
cultura de transparencia con la unión y aceptación de todos los vecinos de Don Ignacio.
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RECOMENDACIONES

10. Se recomienda a la Junta realizar un llamado a Asamblea para someter a votación el

incremento del Canon del Condominio a 3$ con el fin de incrementar el fondo de
reservas y poder realizar proyectos a mediano plazo.

11. Se recomienda a los vecinos la cancelación de la Cuota Especial para El Mantenimiento

y Reparación de la Fachada para culminar con los trabajos pendientes.

12. Se recomienda mejorar la gestión con un incremento en el salario de la secretaria con

el fin de solicitar personas con conocimientos administrativos de gestión y manejo de
herramientas (aplicaciones contables y/o macros para simplificar los procedimientos
administrativos).
 Agradecidos con la Gestión
y a los
Presentes para ver los resultados