CONDOMINIO H2 PLAZA BOCAGRANDE

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
ACTA No. 30-2022

SESIÓN ORDINARIA
FECHA Cartagena, 28 Noviembre de 2022.
LUGAR Conexión Virtual Plataforma Meet Google
HORA 10:30 a.m.

PROYECTO ORDEN DEL DIA

1. Verificación del Quórum.
2. Aprobación del Acta de la reunión de concejo de Administración celebrado el Pasado
28 de Noviembre 2022.
3. Presentación de Estados Financieros a corte 31 de Diciembre de 2022
4. Presentación Informe de Revisoría Fiscal corte 31 de Diciembre de 2022.
5. Presentación proyecto de presupuesto y cuotas de administración año 2023.
6. presentación plan de inversión año 2023.
7. aprobación fecha de asamblea y su modalidad (presencial o no presencial (virtual).
8. aprobación orden del día de la asamblea ordinaria año 2023.
9. propociones y varios.

DESARROLLO DE LA SESIÓN

1. LLAMADO A LISTA Y VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM.

Se llamó a lista manteniendo su participación los siguientes Miembros del Consejo de
Administración:

JORGE EMILIO SOLANO

Miembro Principal – Conexión plataforma Meet Google
Propietario Aptos 1508-1608-1708-1808

GUSTAVO DIAZ

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 Miembro Principal – Conexión plataforma Meet Google
Propietario Apto 1403

CAROLINA VÉLEZ
Miembro Principal - Conexión plataforma Meet Google.
Representante de 2802-2804 participaciones.

MIRIAM HERZ
Miembro Suplente - Conexión plataforma Meet Google
Propietario Apto 2301.

EDGAR DUEÑAS
Miembro Principal - Conexión plataforma Meet Google.
Propietario Apto 2606

Además, se cuenta con la Participación de:

Julio Martín Beltrán Marín, Gerente Operaciones integrales OI SAS Representante Legal
Condominio h2 Plaza Bocagrande.
Yanira Pájaro Santamaría, Coordinadora del Edificio Condominio h2
Sra. Adriana Díaz, Representantes de la Firma Revisora Fiscal.
Sr. José Asmed Sánchez, Representante de la Firma de Contabilidad.

Con los anteriores participantes se constata que hay Quórum para deliberar y tomar
decisiones.
El señor Julio Beltrán Marín representante legal de Condominio h2 Plaza Bocagrande da
lectura a la citación para dar inicio a la reunión virtual de Consejo de Administración.

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 ORDEN DEL DÍA APROBADO

1. Verificación del Quórum.

2. Aprobación del Acta de la reunión de concejo de Administración celebrado el Pasado
28 de Noviembre 2022.
3. Presentación de Estados Financieros a corte 31 de Diciembre de 2022
4. Presentación Informe de Revisoría Fiscal corte 31 de Diciembre de 2022.
5. Presentación proyecto de presupuesto y cuotas de administración año 2023.
6. presentación plan de inversión año 2023.
7. aprobación fecha de asamblea y su modalidad (presencial o no presencial (virtual).
8. aprobación orden del día de la asamblea ordinaria año 2023.
9. propociones y varios.

2. APROBACIÓN DEL ACTA DE LA REUNIÓN DE CONCEJO DE ADMINISTRACIÓN

CELEBRADO EL PASADO 15 DE SEPTIEMBRE 2022

El Sr. Julio Beltrán, solicita a los miembros del consejo la aprobación del acta del consejo
anterior celebrada el día 15 septiembre 2022, enviada previamente a todos los
consejeros, para su conocimiento y revisión. Los miembros presente manifiestan no tener
ninguna objeción quedando el acta aprobada por todos los miembros presentes

1. José Emilio Solano Aptos 1508-1608-1708-1808

2. Gustavo Díaz Apto 1403
3 Carolina Vélez Aptos 2804-2802
4. Miriam Herz Apto 2301

El Acta fue aprobada en la reunión del Consejo de Administración celebrada el día 21 de

febrero del 2023.

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2. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS A CORTE 31 DE DICIEMBRE DE 2022

El Señor José Asmed Sánchez representante de la firma contabilidad de la Copropiedad,

presenta el estado financiero mostrando las cuentas más relevantes de lo ejecutado en el
periodo presente Diciembre 31 de 2022

En la cuenta la cuenta de Activos el periodo cerro con un efectivo y equivalente de

336.639.900 MM.

La Reserva de ley 675 –o fondo de reserva de ley La Reserva de ley 675 –o fondo de
reserva de ley cuenta de ahorros: 313.394MM
CDT Davivienda 47.643.772MM

El CDT que se encuentra en el Banco Davivienda por valor de 47.643.772 está compuesto
por dos valores, un valor que está restringido, pues pertenece al Fondo de Imprevistos y otro
valor que es de libre destinación.

TOTAL EFECTIVO RESTRINGIDO: 47.957.116 MM

Las cuentas por cobrar en este periodo tienen Un monto $11.264.093 Donde se puede
mostrar una gestión de cobro cartera del condominio h2 en comparación al mes pasado La
cuenta del consumo de agua caliente se recauda $174.793
La cuenta de cobro de torres de enfriamiento $4.724.786
Otras cuentas por cobrar: $ 82.033.292
Total cuentas por cobrar: $ 98.197.601

El seguro de la copropiedad, se ha amortizando cada mes, por el periodo de 1 año, al cierre

de este informe el valor es de $6.532.338
Para un total de Activo Corriente $ 489.326.955

Cuenta Propiedad Planta y Equipos, son los activos fijos que ha adquirido la Copropiedad a
través de cuotas de administración y se van deteriorando a medida que pasan los meses.
Cerramos el mes de octubre 2022 con un total de activos no corrientes de $84.098.662
Total activos: $573.425.618

La Cuenta de pasivos que tenemos:

Costos y gastos por pagar $191.987.669

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Retención en la Fuente $806.000
Réteica. $ 210.000
Total pasivo corriente $355.108.816

La cuenta de Patrimonio tenemos:

El Fondo Social por valor de $65.670.299.
Reserva de Ley 675 de 201 por valor de $47.957.116
Reservas Ocasional por valor de $7.118.410
Remanente de o déficit del ejercicio del Agosto 2022 $25.636.995
Resultado de los ejercicios Anteriores de $71.933.743
Total pasivo + patrimonio 573.425.618

En el Estado de Resultado: esta cuenta muestra cada uno de los ítems que contiene el
presupuesto de gastos.
Ingresos:
Cuotas de administración $925.670.000
Rendimientos financieros $2.341.405
Módulo de contribución turismo $ 88.573.001
Módulo de contribución salón social $1.500.000
Intereses de mora $ 11.676.105
TOTAL INGRESOS $ 1.029.760.511

CUENTAS DE GASTOS:
Total servicios suministro personal $421.025.724
Total de servicios profesionales contratados $ 116.846.975
Total servicios Públicos: 155.198.593
Total mantenimiento general $421.025.724
Gasto de oficina $16.378.901
Total seguros y parking $82.782.714

TOTAL DE GASTOS: $1.004.195.904

Otros gastos: $ 23.012.181
Resultado presente ejercicio a octubre 31: $25.636.995

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La señora Martha interviene para preguntar si el consumo de gas natural sigue recibiendo
factura inferior a su parecer
El señor Julio comenta que ya se hizo el respectivo reporte, pero el consumo sigue llegando
inferior, a la empresa se le informo sobre la novedad del consumo, realizaron las visitas para
revisión del medidor y establecieron que esa era la medida para cobro.
El señor José Asmed Sánchez termina la presentación y pregunta si alguno de los miembros
tiene alguna pregunta
Ninguno de los miembros del concejo tiene ninguna pregunta
Sr Gustavo Díaz y el sr Jorge solano felicitan a la administración por el manejo que se le
está dando a la gestión de cartera.
4 .Presentación Informe de Revisoría Fiscal corte 31 de Diciembre de 2022.

La señora Adriana Díaz Revisor Fiscal Delegado de la firma RUSSELL BEDFORD DSA
realizar la presentación del informe de revisora fiscal del mes de Diciembre 2022
Condómino h2 Plaza Bocagrande.
Se proyecta el informe de revisoría fiscal dando lectura y explicando los puntos en los que se
concentró la revisión general de acuerdo a las normas contables en Colombia.

Explica que el informe ha dado alcance a varias de las actividades realizada en la auditoría.
1. Verificación en el cumplimiento de la presentación y pago de los impuestos
nacionales, retención de la fuente del periodo y retención en industria y comercio.
2. Verificación en conciliaciones bancarias confirmando los recursos consignados en
las cuentas de la copropiedad
3. Verificación y validación de los ingresos desde el mes de enero hasta el mes de
octubre
4. Verificación de coeficientes sobre la facturación correspondan a los establecidos por
h2 condominio
5. Verificación y comparación de fluctuación del periodo 2021-2022.

Los estados financieros fueron auditados bajo normas de contabilidad y de información

financiera aceptadas en Colombia al corte del mes de septiembre-octubre de 2022,

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La revisión se hizo a todo la documentación administrativa y contable de la copropiedad,
esto con el fin de darle cumplimiento en lo encomendado, dándoles un parte de tranquilidad
a todos los miembros del consejo sobre el cumplimiento de la normativa y el control interno
que aplican a las Copropiedades.

(El Informe de Revisoría fiscal a corte octubre anexa al acta).

La Sra. Adriana cierra la presentación y pregunta si tienen inquietudes.
El señor Gustavo manifiesta su inquietud sobre el seguimiento que se iba a realizar al
vencimiento de las pólizas de la copropiedad, lo cual no se trató en el informe.
La Sra. Adriana comenta que hay una póliza vigente y que está siendo evaluado para el
cierre y de va a estar dentro del dictamente, además de que se realiza un seguimiento
periódico al tratamiento de las pólizas y todo lo relacionado con aseguramiento de la
copropiedad
6. PRESENTACION DEL INFORME DE GESTION ACORTE 31 DE OCTUBRE 2022.

AREA ADMINISTRATIVA.

En el periodo de los meses Octubre se llevaron a cabo todas las actividades de

administración y Operativo se concentran en las actividades de mayor relevancia en el
desarrollo de la operación de Condominio h2.

 Atención en requerimientos y solicitudes para toda la Comunidad Condominio h2.

 Atención a propietarios, administradores, huéspedes, proveedores, etc.
 Atención por correo electrónico, teléfono, celular, presencialidad.
 Atención en reservas de la atención turística.
 Control en el tráfico de personal (ingresos y salidas de la copropiedad).
 Verificación de cumplimiento de proveedores en seguridad social y arl.
 Autorizaciones en software de reservas.
 Solicitud de servicios y compra de insumos y elementos para la operación para la
operación de h2.
 Seguimiento en cumplimiento en normativas del edificio.
 Organización y seguimiento en recaudo de cartera

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 AREA CONTABLE Y FINANCIERA

En los periodos de los meses septiembre y octubre

 Liquidación de facturas para torre de enfriamiento.

 Liquidación de facturas consumo de agua caliente
 Liquidación y envió de facturas de administración del periodo
 Recaudo y seguimiento de flujo de caja –cobro administraciones módulo de
contribución
 Recaudo de cartera
 Manejo del portal bancos para consulta
 Programación pago proveedores
 Manejo en el gasto de caja menor
 Presentación de impuestos
 Presentación de estados financieros manejo en la protección de datos.
AREA OPERATIVA –ASEO Y MANTENIMIENTO
En el periodo de los meses de septiembre y octubre
 Ejecución de cronogramas de actividades de rutina y específicas.
 Desarrollo de actividades –acompañamientos a trabajo de proveedores
 Mantenimiento a equipos según cronogramas periódicos en equipos.
 Programación de actividades en mantenimientos generando ahorros en presupuesto.
 Envió de comunicados informativos invitados a la sana y pacífica convivencia
 Trabajos en mantenimientos de jardines y podas de plantas
 Mantenimiento a sistema de calentamiento de agua
 Mantenimiento a sistema de torre de enfriamiento y transmisión de ventilador
 Mantenimiento
 Brillada de pisos del lobby 0-12
 Aplicación de manual de convivencia en la comunidad para garantizar la seguridad,
La salud y tranquilidad en condominio h2.

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 Después de proyectado el informe de gestión del periodo mostrando fotografías del
desarrollo de los mantenimientos en los equipos, aseo y limpieza en toda la
operación de edificación se da por finalizado este punto del orden del día.
7. PROPOSICIONES Y VARIOS.
AIRES ACONDICIONADOS LOBBY PISO 0
El sr Julio Beltran proyecta la cotización del proveedor de serviparamo para la cotización del
aire acondicionado piso 0
Desde la administración se sugiere instalar dos aires tipo casette invertir marca Samsung
que generaría un ahorro de energía significativo
Se propone un anticipo del 50% y el otro 50% se pagaría en enero, para que entre en el
próximo presupuesto
El sr Gustavo toma la palabra para manifestar que el anticipo está muy elevado
El sr julio le recuerda que conciliaron que con el 50 % se entregan los equipos instalados y
funcionamiento y el otro 50 % se incluiría en el presupuesto 2023
Se escogió esta empresa por que provee los equipos y la instalación del equipo para que
halla el menor marguen de error, y por el reconocimiento y especialización con la que cuenta
la empresa SERVIPARAMO SAS
El señor Gustavo Diaz tiene la inquietud que cual es la intensidad con la que funcionan los
equipos de aire acondicionados ya que a su percepción el aire estaría funcionando al 100
por ciento y esto puedo afectar la vida útil del equipo.
El sr julio toma la palabra y aclara que los aires tipo expansión directa arrancan con todas
las toneladas con las que funcionan, esta es un de las razones por la cual administración
sugiere los aires tipo casette independientes para poder tener un mejor control de las
toneladas disponibles.
El sr Gustavo Diaz indica que le gusta la opción de los tipos casette para poder controlar la
eficiencia del equipo y el ahorro de energía
El sr Edgar Dueñas toma la palabra para manifestar que el tipo inverte es más favorecedor
debido a que regula la velocidad del motor una vez se llega a la temperatura deseada y

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requieren menos mantenimiento y puede ahorrar un 50% en comparación en otros equipos
en consumo de energía por lo que se manifiesta en más ahorro.
El Sr Julio Beltran manifiesta que se van a tomar los correctivos en cuando los horarios de
encendido y apagado ya que hay unos horarios establecidos para la operación de los aires
acondicionados en los lobbys.
El sr julio somete a votación por parte de los miembros del consejo las 4 opciones de aires
para lobby 0.
La Sra. Martha Laverde tiene la inquietud de por qué hay tanta diferencia en precio entre
las cuatro opciones
El sr Gustavo cementa que las variaciones en los precios corresponden a las variaciones del
mercado
El sr julio interviene para aclarar que depende de la marca del equipo de aire acondicionado
y que por ejemplo la marca trane es la más costosa en las gamas de aires acondicionados y
que es el mismo sistema que cuentan los apartamentos en el condominio.
Después de ser aclarada la inquietud de la Sra. Martha laverde
Los miembros votan a favor de la opción propuesta por administración del tipo casette
invertir marca Samsung

Queda aprobada la compra de dos aire tipo casette invertir marca Samsung de 4 toneladas
cada uno para lobby 0 por un valor total de 34.170.669

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CITOFONIA DE EMERGENCIA DE ASCESORES
El Sr julio Beltrán envió previamente a la reunión la cotización de los equipos de citofonia de
emergencia de los ascensores, cotización realizada por la empresa Ascensores Schildllen
encargada de los mantenimientos preventivos en los equipos antes mencionados
El administrador Julio Beltrán aclara que la citofonia es algo fundamental para que los
ascensores cuenten con la certificación que la norma solicita, ya que si se llegase hacer la
verificación se pueden incurrir en sanción por no tener dicha citofonia al igual que un riesgo
en el caso de algún atrapamiento, debe realizar la compra de estos equipos ya que no existe
posibilidad de reparación
La Sra. Martha Laverde comenta que no pudo abrir el archivo de cotización anteriormente
mencionado, por lo que solicita que el Sr Julio lo proyecte nuevamente
Cada kit de citofonia tiene un costo de 1.559.257
El sr Gustavo Diaz díaz tiene la inquietud de cuál sería la garantía de los kits
El sr Beltran informa que los kits tienen un 1 año de garantía, pero al igual al ser un equipo
electrónico está en riesgo de daños por alguna fluctuación en los voltajes de energía
Después de ser aclarada las dudas, los miembros de los concejos aprueban la compra de
los kits de citofonia necesarios para los 5 Ascensores.

CALEFACCION
El señor administrador Julio Beltrán da paso a la sr Grace salamanca representante de Idroq
para que presente su propuesta sobre el proyecto para nuevo equipo de calefacción de la
piscina
Terminada la presentación por parte de IDROQ el señor Julio Beltrán cede la palabra al
señor Gustavo Díaz, el señor Gustavo señala que el problema del calentamiento de agua
viene de tiempo atrás, así mismo felicita a la señorita Grace por su presentación y pregunta
si es posible que proporcione un cuadro o análisis de recuperación de la inversión

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La Sra. Grace comenta que por no tener contadores independientes para el cuarto de
máquinas no se podría hacer un análisis de recuperación preciso pero se podría realizar una
estimación.
La Sra. Carolina Vélez interviene dando las gracias por la presentación y comentando que
ella también ha estado investigando sobre el tema y le parece muy acertada la presentación
al igual que hace una pregunta a la administración, si se tiene un estimado de cuanta
electricidad estaría gastando la máquina de calentamiento al mes
El sr Julio Beltrán comenta que en detalle no se tiene ese dato, pero si se vio una
disminución en la factura de energía
La Sra. carolina Vélez comenta que en su momento hubo una revisión por parte del ingenio
Jaramillo donde en el reporte el especificaba que la constructora entrego un equipo
ineficiente ya que esta solo calentaba el agua pero no era capaz de mantener la
temperatura.
Además añade en estar de acuerdo con el señor Gustavo de querer un una análisis de
retorno de la inversión , al igual que manifiesta que ser tan alto el costo ellos como consejo
no están en potestad de tomar la decisión de aprobarlo , por lo cual se debería pasar a la
asamblea para aprobación
El señor Julio toma la palabra y le aclara a la señora Carolina que la presentación de la
señora Grace es solo para presentar el proyecto y las indicaciones técnicas en cuanto a la
aprobación se discutirá en interno.
El señor Julio pregunta a los miembros del consejo si tienen alguna inquietud, los cuales
manifiestan que no hay ninguna duda
El señor julio deja la salvedad que la recuperación de la inversión, seria a muy largo plazo
debido a la alta volatilidad del precio del kw de energía.
Una vez la señora Grace se retira de la reunión el señor Julio Beltrán informa que por el
momento la copropiedad no tiene los recurso para financiar el proyecto, aunque se tiene
recursos disponibles producto del litigio que se lleva acabo con la empresa de energía, lo
más prudente es no tomar estos recursos ya que si fuera el caso de tener que pagar las
facturas pendientes, se pagarían con los recursos anteriormente mencionados , al igual
comparte la opinión de la Sra. Carolina Vélez de que por el monto del proyecto se tiene que

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presentar en la asamblea pero serían los miembros del concejo lo que tendrían la última
palabra de llevar el proyecto a la asamblea.
La Sra. Martha Laverde hace una intervención donde manifiesta que no tiene el
conocimiento sobre el tema pero aprecia la presentación de la Sra. Grace y está de acuerdo
de llevar la propuesta a la asamblea; desde un punto de vista técnico sería muy bien
recibida pero le gustaría que se realizar otra cotización con otras empresas para tener una
mayor apreciación de una mejor oferta, ya que a larga el proyecto de calefacción le daría
una mayor valorización a los apartamentos.
La Sra. Marta Laverde pregunta cuanto seria el tiempo que se deben tener los recursos del
litigio contra electricaribe en reserva , el señor Julio responde que siendo positivo se estima
que un año completo , al igual que manifiesta que en cuanto a mas cotización no hay
muchas empresas en el mercado que ofrezcan estos servicios , existe otra empresa
llamada ORCAL que presento la Sra Carolina Vélez una Cotizacion , aunque comparándola
con la propuesta de Idroq no presenta la bomba de variación que es un equipo que nos
ayudara en los ahorros energético dado que el sistema de piscina para que se pueda
mantener una temperatura optima los equipos deben trabajo 24/7, y podría ser más
económico en principio.
La Sra. Carolina Vélez toma la palabra diciendo que desde un principio se tenía
conocimiento de ineficiencia del sistema por lo solicita un análisis del gatos de electricidad
para así poder tener claridad y poder presentar una propuesta a la asamblea teniendo en
cuenta si se va realizar un ahorros a largo plazo.
El señor Beltrán Administrador afirma se compromete a tener el análisis del gasto de
energía y compartir dicho análisis con los miembros del concejo.
Interviene El señor Gustavo Díaz para manifestar el entusiasmo por el proyecto y a su
consideración es una mejora necesaria por lo cual vale la pena presentarlo ante la asamblea
mejor estructurado y teniendo más propuestas para comparar la mejor opción.
El señor Gustavo se propone para preparar las cotizaciones y ser defensor de la idea ante la
asamblea
La Sra. marta Laverde manifiesta estar de acuerdo
La Sra. carolina concuerda y añade que sería una buena idea crear un comité ya que ella
también tiene algunas propuestas que le gustaría compartir.

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El señor Julio manifiesta el agradecimiento por el apoyo al proyecto debido a que los
miembros del consejo como propietarios son los que tienen la potestad de defender el
proyecto ante la asamblea.
Nueva mente interviene la señora Carolina queriendo añadir otro punto a proposiciones y
varios brevemente para no extender la reunión
La señora carolina manifiesta que la prima de éxito que se está manejando en el momento
como margen de ganancia para el abogado que está presentando las querellas sobre los
recibos públicos es muy alta a su parecer.
También manifiesta que el acta que se le entrego para revisión no concuerda el pago de la
prima de éxito actual solo le mencionan honorarios por costo de 4 millones de pesos y no
una prima de éxito del 30%.
Y siguiere que en el futuro en otras negociaciones se pueden restructurar la forma como se
están llevan a cabo este tipo de negociaciones.
El señor Administrador Julio Beltrán comunica que no entiende cual es la inquietud de la
Sra. Carolina Vélez con el proceso que se lleva con Electricaribe, donde la administración ha
unido sus esfuerzos con el asesor Jurídico para poder recuperar un monto económico
bastante representativo para el edificio, aclaro que fue le enviado las actas de las reuniones
anteriores donde fue presentada la información a los miembros de concejo de años
anteriores. Este proceso que lleva al redor de 5 años en los que nos hemos concentrado en
obtener el mejor resultado para la copropiedad además de haber hablado abiertamente an
las asambleas pasadas el éxito que se ha tenido con este proceso.
La Sra. carolina informa que no está poniendo en tela de juicio la gestión del señor julio
Beltrán solo que encuentra que las actas no son específicas en cuanto al tema tratado y
reitera nuevamente que desde su experiencia en el mundo de las aseguradoras la prima de
éxito es muy alta.
El señor Julio Beltrán toma la palabra para aclarar que el tema de los porcentajes pueden
ser muy subjetivos y manifiesta que pueden hallar abogados que cobran menos o más
dependiendo del mercado, pero la decisión fue tomada basada en la experiencia y la
efectividad en la resolución de los casos de servicios públicos del abogado contratado.

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El señor Gustavo Díaz toma la palabra para comentar que entiende el comentario de la
señora carolina y es válido además a su parecer la prima de éxito esta alta, además sugiere
hablar con el abogado para disminuir el costo de la prima de éxito.
El señor Julio interviene y aclara que la trayectoria del señor Adalberto Fortich (Abogado
Especialista en reclamación de Servicios públicos) al igual que añade que en el pasado ya
se intentó negociar dicha prima, pero el abogado se niega a bajarla ya que este es el valor
que el cobra por sus honorarios.
Se aclara que el abogado responde a todas las instancias Jurídicas que pueden presentarse
en el camino del proceso, sin general un valor adicional.
Y por último se deja abierta la posibilidad para que presenten otras opciones de abogados
por que el contrato con Dr. Adalberto Fortich no es vinculante.
La Sra. Martha Laverde sugiere cerrar la sesión.
Agotado el orden del día se da por terminada la reunión de concejo de administración.

CLAUSURA:

Siendo las 12:47 p.m. se da por terminada la Sesión para constancia firman los que en ella
intervinieron

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CAROLINA VELEZ JULIO MARTÍN BELTRÁN MARÍN
Presidente Consejo de Administración Secretario Consejo de
Administración

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