DOCUMENTO DE LECTURA

ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION INDUSTRIAL

TEMA: LOS ORGANIGRAMAS Y MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Fuente: Sosa Sálico, Mariano (2006), Sistema Organizacional. Estructura Organizacional. / TERRY, George:
Principios de Administración. México, 1981.

LOS ORGANIGRAMAS

Un organigrama es una representación gráfica con elementos geométricos que representa la estructura
orgánica de una empresa, en ella se visualizan las múltiples relaciones e interacciones que tienen los
diferentes órganos que se presentan en la organización, esta herramienta administrativa tiene como
fin mostrar las relaciones jerárquicas y competencias en una organización.

El Organigrama tiene dos finalidades:

 la primera es que desempeña un papel informativo, al permitir que los integrantes de la

organización y de las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus características
generales.

 La segunda finalidad es que esta es un instrumento para el análisis estructural al poner de

relieve, con la eficacia propia de las representaciones gráficas, las particularidades esenciales
de la organización representada.

En este orden de ideas, se da por entendido que los organigramas son importantes y de mucha utilidad
para las organizaciones, entidades productivas, ONGs, entidades comerciales, administrativas,
políticas, entidades públicas o privada y en general para cualquier organismo que necesite ser
representado de manera sencilla y entendible para su propio desarrollo.

Todos aquellos que participan en su diseño y elaboración de un organigrama deben conocer cuáles
son los diferentes tipos de organigramas y qué características tiene cada uno de ellos.

POR SU FINALIDAD.-

Esta clasificación toma como referencia el beneficio que proporciona el organigrama a los diferentes
actores de la empresa. Estos son los siguientes:

Informativo:

Es llamado así porque su estructura tiene como objetivo ser presentado al público en general, este tipo
de organigrama es accesible a personas no muy familiarizadas con ellos, de esta manera estos
organigramas debe ser de manera general o mostrando una estructura global de la organización, así
como también mostrarse sencilla para su comprensión.

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Analítico:

Este tipo de organigrama permite observar diferentes aspectos del comportamiento organizacional, por
otra parte refleja una visión macro o global de la misma, con la finalidad por ejemplo de análisis para
un presupuesto, para distribuir los trabajadores a las diferentes áreas, etc.

Estos modelos de organigramas van dirigidos a personas muy familiarizadas o especializadas en sus
aplicaciones.

Formal:

Este modelo es denominado formal por el hecho que se encuentra aprobada por la Columna vertebral
de la organización, es decir por la dirección o por la cabeza de la organización, de cualquier modo
expresado cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Por mencionar un ejemplo, el
organigrama de una Sociedad Anónima Cerrada (S.A.C.) es considerado organigrama de tipo formal
cuando este fuese aprobado por la Junta general de accionistas.

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POR SU ÁMBITO.-

Estos tipos de organigrama de cierta manera tratan de reflejar la complejidad estructural que
una organización presenta, así pues tenemos General y Específicos.

Generales:

Estos organigramas brindan información representativa de la empresa, resaltando cierto nivel

jerárquico.

Específicos:

Estos tipos de organigramas representan una porción o área de la empresa, pero ejemplo en nuestro
caso, tratamos de representar el área de ventas.

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POR SU CONTENIDO.-

Estos organigramas representan por un lado las posibles relaciones, funcionalidades,

obligaciones o áreas de trabajo y la jerarquía de las distintas áreas de la organización pero de
un modo general, es decir toda la empresa sin restricción alguna, por otro lado permiten
observar desde una perspectiva cualitativa a la organización.

Integrales:

Estos tipos de organigramas presentan a la organización de forma global, es por ello que existe la
consenso de que son similares a los organigrama General, pues ella al igual que su similar expresan
la relaciones de jerarquía o dependencia que existe en la empresa, sin duda es algo abrumador
entonces describirlo, pero la explicación de este organigrama es que presenta la empresa de una
forma integrada, presentando su jerarquía; yo lo entiendo así: existen manzanas unas más deliciosas
que otras, unas dulces otras menos dulces pero al final que expresan la variedad de ellas
:manzanas.

Funcionales:

Estos tipos de organigramas son muy poco usados por el mismo hecho de que existe un manual
organizacional, la cual de cierto modo describe la responsabilidad que tiene que tiene cada área de la
empresa; quizás en organizaciones pequeñas sean necesarias este tipo de organigramas.

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 Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus
interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y
presentar a la organización en forma general.

Ejemplo:

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POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA:

Estos tipos de organigramas son calificados según su dirección geométrica, teniendo en cuenta
siempre la Jerarquía.

Verticales:

Estos tipos de organigramas hacen representación de una administración vertical, es decir

empezamos en la parte superior del organigrama con la cabeza de la empresa, llegando a si a los
puestos menos jerárquicos de la organización, a mi parecer estos tipos de organigramas presentan
muy poca o escasa comunicación entre sus miembros sin embargo son los de uso más generalizado
en la administración, por lo cual, los especialistas en organización recomiendan su empleo.

 Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y
desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más
generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su
empleo.

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Horizontales:

Este tipo de organigrama representan a una organización de una manera singular, son muy poco
usados, en este tipo de organigrama se presenta a la cabeza de la organización a un extremo
izquierdo, al(o los) inmediatos jerárquicos des le coloca del mismo modo, todos como columnas que
representa un mismo nivel jerárquica.

 Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los
niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las
unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

Mixtos:

Este tipo de organigramas surgen por las combinación de organigramas verticales y horizontales de
este modo da mucha mayor posibilidad de plasmar la estructura de una empresa, estos
organigramas son muy utilizados cuando se una organización cuenta con un gran número de áreas
con un mismo nivel jerárquico.

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 Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las
posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran
número de unidades en la base

OBJETIVOS DE LOS ORGANIGRAMAS

En definitiva los organigramas son muy importantes para toda organización, en esta parte tratare de
especificar la importancia para los diferentes actores.

a) Para la dirección.-
Facilita el conocimiento de las áreas y canales donde se desarrollan relaciones con las otras
unidades que integra la organización.

b) Para el personal.-
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Permite a los trabajadores en general, conocer la ubicación o puesto de función dentro de la
organización según su jerarquía.

c) Para el Público.-
Tener una visión global de la estructura y posible funcionamiento de la organización.

En una perspectiva generalizada, los organigramas facilitan el análisis y mejoramiento de la

organización, los servicios que brinda, mejorar las relaciones entre los cargos y jerarquías, adicional
a ello brinda información para otros procesos de gestión

ELEMENTOS DEL ORGANIGRAMA

Tenerse en consideración la utilización de los siguientes elementos y pautas convencionales.

Las casillas.- Son figuras geométricas rectangulares que hacen representación de unidades de la
organización. Al interior de ella se debe colocar el nombre de la unidad o área que representa.

Las líneas.-

Son figuras geométricas que representan: orden, relaciones de dirección, asesoramiento,

subordinación, apoyo, control y relaciones consultivas que se presentan al interior de la organización.
La línea principal de la organización se diferenciará de las demás por ser de mayor espesor.

Líneas punteadas entre dos unidades de igual nivel señalan existencia de relaciones de coordinación
entre ambas.

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Los puentes son líneas con un realce semicírculo que son utilizados cuando se cruza una línea entre
dos unidades que se relacionan.

ORGANOS APOYO:

Los órganos de apoyo son aquellas áreas de la empresa los encargadas de normar, ejecutar y
evaluar la organización y gestión de las acciones inherentes a los procesos técnicos de los sistemas
administrativos. Entre las más comunes tenemos:

• Contabilidad.
• Tesorería.
• Personal.
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• Abastecimiento (logística)
• Ejecución presupuestal.
• Seguridad.
• Mantenimiento de la infraestructura institucional.
• Proyección de la imagen institucional (relaciones públicas,)
• Informática.
• Secretaria general mesa de partes.

ORGANOS ASESORIA:

Los órganos de asesoría son los responsable de asesorar a la Dirección, a las Áreas de Gestión y a
las Comisiones de Proceso administrativo en los asuntos de su competencia. Entre ellas tenemos: •
Planeamiento.

• Presupuesto.
• Asesoría legal.
• Tributaria racionalización.
• Racionalización.
• Otras asesorías

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UNIDADES CON DIFERENTES JERARQUÍAS
Es importante tener en cuenta que un mismo nivel jerárquico son graficados con un rectángulo del
mismo tamaño y a la misma altura. Órganos de diferente nivel se graficarán como rectángulos de
distinto tamaño(a mayor jerarquía, el rectángulo será mayor, a menor jerarquía la dimensión del
rectángulo será menor), y a distinta altura.

ORGANIGRAMA CON ÓRGANOS TERRITORIALES

En estos tipos de organigramas es necesario utilizar las denominadas líneas quebradas cuyo
propósito es señalar los órganos desconcentrados con relativa autonomía del nivel central.

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ORGANIGRAMAS CIRCULARES:
En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de
una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad,
que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, es decir el más extenso, indica el
menor nivel de jerarquía de autoridad.
Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están
indicadas por las líneas que unen las figuras.

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VENTAJAS
 Obliga a sus autores a aclarar las ideas.
 Puede apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía
mejor de lo que podrían hacerse por medio de una larga descripción.
 Muestra quien depende de quién.
 Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus
partes. Fuertes y débiles.
 Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al
público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.
 Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que se proponga en
la reorganización, al hacer planes de corto y largo plazo, y al formular al plan ideal.

DESVENTAJAS:
 No muestra más que las relaciones formales.
 Indica que relaciones se supone que existen y no necesariamente las relaciones reales.
 No muestra la legión de relaciones informales que existe entre los jefes, que suelen ser
numerosas y a menudo más importante que las relaciones formales (las relaciones informales
pueden ser tales que por ejemplo, un hombre tenga más de un superior o que la supervisión
no la ejerza al superior, inmediato, sino de personal Staff del Depto.).

IMPORTANCIA DE LOS ORGANIGRAMAS

 Facilita el proceso de inducción del personal y permite el perfeccionamiento y/o orientación de las
funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, así como
aplicar programas de capacitación.
 Determina las funciones específicas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la
estructura orgánica de cada dependencia
 Proporciona información a los funcionarios y servidores sobre sus funciones específicas, su
dependencia jerárquica y coordinación para el cumplimiento de sus funciones.

ACTIVIDAD A DESARROLLAR
 Realizar el organigrama propuesto de su empresa considerando los departamentos,
secciones, unidades, con diferentes jerarquías , la línea principal de relación, la coordinación
de unidades, los puente de relación entre unidades, debe tener órganos de apoyo y asesoría ,
como también los órganos territoriales desconcentrados.

MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES

El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento normativo donde se describe las
funciones, objetivos, características, los requisitos y responsabilidades de cada cargo que se
desarrolla en una organización, así también un conocimiento integral de este, permitiendo un
mejor desarrollo de ente en la sociedad.
El MOF proporciona información a los servidores, Directivos y Funcionarios sobre sus funciones y
ubicación dentro de la estructura general de la organización.
IMPORTANCIA
 Facilita el proceso de inducción del personal y permite el perfeccionamiento y/o orientación de las
funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, así como
aplicar programas de capacitación.

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 Determina las funciones específicas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la
estructura orgánica de cada dependencia
 Proporciona información a los funcionarios y servidores sobre sus funciones específicas, su
dependencia jerárquica y coordinación para el cumplimiento de sus funciones.

1º PASO
Llenar los formatos del MOF

DESCRIPCION DEL PUESTO

1.1 IDENTIFICACION:
 Nombre del puesto :
 Área al que pertenece :
 Cargo del jefe directivo :
 Números de plazas :
1.2 FUNCION BASICA
…………………………………………….
1.3 FUNCIONES ESPECÍFICAS
ACTIVIDADES Y TAREAS
-
-
-
-.
1.4 COORDINCION
 Unidad de Tesorería
 Unidad de Contabilidad
 Unidad de
 Unidad de
1.5 SUPERVISION
 SUPERVISA A:
No tiene a quien Supervisar- Si tiene y supervisa a………
 DEPENDENCIA Y SUPERVISADO POR:
Gerencia general, gerencia de?
1.6 CONDICIONES DE TRABAJO
Lugar Físico: El cargo se desarrolla principalmente dentro de que oficina? , lugar o establecimiento.
Horario de Trabajo:
1.7 PERFIL Y REQUISITOS DEL PUESTO
 Estudios :
 Especialidad:

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 Experiencia:
 Otros estudios :
2.2 COMPETENCIAS
Capacidades, habilidades, técnicas humanas y sociales así como experiencias de debe poseer la
persona para el puesto que ocupa.

RELACION CON OTROS INSTRUMENTOS DE GESTION

El MOF se elabora a partir del cuadro de asignación de personal (CAP) y del Reglamento
de Organización y Funciones (ROF).No puede haber un MOF que no tenga relación causal con
estos instrumentos.

ACTIVIDAD A REALIZAR
Realizar el Manual de Organización y Funciones de su empresa propuesta en base al organigrama
propuesto de su empresa.

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