INGENIO DEL CAUCA S.A.

S
ACTA DE REUNIÓN REVISIÓN RECAUDO OPERADOR LOGÍSTICO TML
COLOMBIA
Viernes 10 de julio de 2020

1. Convocatoria

La señora Jacqueline Chincha, convoca a reunión el viernes 10 de julio, con

participación de los representantes del operador TML Colombia, con el objetivo de
evaluar las dificultades de recaudo manifestadas por el operador y definir planes
de acción para garantizar el reporte oportuno de información y formalizar el
procedimiento de cruce de cuentas a cierre de mes, como una solución para dar
cumplimiento a las fechas de cierre que tiene definida la compañía.

2. Participantes:

Nombre
Gilberto Castañeda Vasquez
Leslie Yeanneth Castañeda Ladino
Yenny Marcela Castiblanco
Sebastian Suarez Galindo
Zuleima Lozano Trejos
Julio Hernan Potes Bejarano
Jacqueline Chincha Mora
Cargo
Gerente TML Colombia
Project Manager Grupo Sattis
Auxiliar Administrativa y Financiera TML
Responsable Recaudo Valledupar
Asistente Cartera
Representante Cuenta Banco Bogotá
Asistente de Auditoría Interna

3. Temas por resolver

a) Dificultad para efectuar consignación diaria del recaudo en Barranquilla y

Valledupar.
b) Formalización Cruce de Cuentas por las diferencias presentadas en el
cuadre diario de recaudo

4. Desarrollo de la Reunión

La Señora Jacqueline Chincha Mora, Asistente de Auditoría apertura la reunión

informando la participación del señor Julio Potes, Representante Banco Bogotá,
quien apoyará la reunión para dar solución a las dificultades de recaudo
manifestadas por TML Colombia e invita al señor Gilberto Castañeda, Gerente de
TML Colombia a exponer las situaciones que presenta con el recaudo.

a) Dificultad para efectuar consignación diaria del recaudo en Barranquilla y

Valledupar.
El señor Gilberto Castañeda, Gerente TML Colombia manifiesta que los
transportadores no pueden efectuar consignación diaria de recaudo por las
restricciones de pico y cédula en cada ciudad y el horario de las oficinas, informa
que están haciendo el proceso en pro de cumplir con los plazos destinando una
persona en Barranquilla para efectuar consignaciones globales.

El señor Julio Potes, Representante Cuenta Banco Bogotá, informa que en

Barranquilla hay 17 oficinas banco de Bogotá, disponible con horario normal de
atención hasta las 4:00PM además de toda la red de prestadores del Grupo Aval.
Informa que la restricción de pico y cédula es una medida del gobierno para la cual
no pueden ofrecer alternativa de atención a los transportadores en día diferente al
que le corresponda según el último digito de la cédula. Comparte para
conocimiento de las partes el horario de atención de 18 oficinas en Barranquilla de
Banco de Bogotá y brindará apoyo para obtener horario de atención de las otras
oficinas de la red Aval.

La señora Zuleima Lozano, informa adicionalmente que se encuentran activos

más de 500 corresponsales bancarios dentro de los cuales se encuentra baloto,
efecty, Grupo éxito. Confirma que efectuará gestión para obtener y compartir los
horarios de atención de todas las oficinas de la red del grupo Aval.

b) Formalización Cruce de Cuentas por las diferencias presentadas en el

cuadre diario de recaudo

La señora Jacqueline Chincha Mora, Asistente de Auditoría Interna, informa sobre

el constante incumplimiento en el reporte de la información de recaudo de
Barranquilla y Valledupar manifestando que en el ciclo normal de operación del
canal TAT, las ventas de un día deben recaudarse y conciliarse dos días después.
El reporte de información al área de cartera debe realizarse a más tardar el tercer
día. Comunica que durante el mes de mayo y junio se presentó un incumplimiento
en los plazos definidos para el reporte de información, generando retrasos en el
cierre contable de la compañía y un incumplimiento a los términos contractuales,
por lo cual informa la necesidad de empezar a practicar cruce de cuentas a cierre
de mes, de las diferencias en el recaudo diario, frente a las facturas por pagar que
el Ingenio tiene a nombre de TML Colombia.
Finalmente, informa los riesgos que presenta la operación de Barranquilla y
Valledupar al recibir y guardar en bodega el recaudo diario de los transportadores
y adicionalmente al efectuar consignaciones globales en cabeza de un único
usuario. Pone a disposición el apoyo de Incauca para mejorar el proceso y lograr
el reporte diario del cuadre de recaudo.
A continuación, se presenta el comportamiento de cuadre diario de recaudo.

OPERACIÓN BARRANQUILLA TML

Fecha Venta Venta Neta Cuadre Cartera Diferencia Fecha Consignaciones
01/06/2020 36.690.745 36.690.050 695 4 jun, Con. Glob 5
02/06/2020 40.642.195 40.641.131 1.064 4, 5 , 8 , 9 y 11 jun, Con. Glob 5
03/06/2020 56.796.187 56.794.859 1.328 5 , 8 , 9 y 11 jun
04/06/2020 38.751.732 37.705.533 1.046.199 3, 8 y 9 jun, Con. Glob 5 y 11 jun
05/06/2020 39.456.566 40.400.529 - 943.963 9, 10 y 11 jun, Con. Glob 5 jun
06/06/2020 40.278.260 38.904.750 1.373.510 10 y 11 jun, Con. Glob 5 y 12 jun
08/06/2020 37.194.844 37.195.250 - 406 11 y 12 Jun, Con. Glob 12 jun
09/06/2020 38.613.207 39.985.000 - 1.371.793 12 y 16 jul, Con. Global 12 jun
10/06/2020 50.229.686 50.191.144 38.542 16 y 17 jul, Con. Global 12 jun
11/06/2020 49.529.796 47.912.621 1.617.175 10, 12, 16 y 17 jun, Con. Glob. 18
12/06/2020 35.263.358 36.782.750 - 1.519.392 17, 18 jun, Con. Global 18 y 19 jun
13/06/2020 34.617.865 34.603.050 14.815 Cons. Global 19 jun
16/06/2019 33.254.393 33.254.918 - 525 19, 23 jun, Con. Global 19 y 23 jun
17/06/2020 53.830.672 53.604.857 225.815 23 jun, Cons. Global 23 jun
18/06/2021 49.946.592 47.913.836 2.032.756 23 jun, Cons. Global 23, 24 y 30 jun
50.557.30 52.046.43
19/06/2020 - .489.134 23, 24, 25 jun, Cons. Global 24, 25 y 30 jun
5 9
20/06/2020 41.447.336 40.783.283 664.053 25, 26 jun, Cons. Global 24, 25 y 30
23/06/2020 36.409.007 36.342.017 66.990 26, 30 jun, Con. Global 26 y 30 jun
24/06/2020 50.300.684 50.205.075 95.609 30 Jun, Con. Global 30 jun
30 jun, 1 julio, Cons. Global 30 jun 1 y 2
25/06/2020 55.578.684 55.534.175 44.509
julio
26/06/2020 51.522.808 51.483.832 38.976 1, 2 jul, Con. Global del 2 y 3 jul
27/06/2020 41.227.726 41.082.500 145.226 3, 6 jul, Con. Global 3 jul
61.44
30/06/2020 38.876.447 38.815.000 6 jul, Con. Global 3 jul
7
DIFERENCIA
TOTAL 1.001.016.092 998.872.599 2.143.493

OPERACIÓN VALLEDUPAR TML

Fecha Venta Venta Neta Cuadre Cartera Diferencia Fecha Consignaciones
01/06/2020 21.366.201 21.365.950 251 8 jun
-
02/06/2020 12.447.144 12.447.158 5,8 y 9 jun
14
-
03/06/2020 12.335.901 12.335.906 8,9 y 10 jun
5
-
04/06/2020 32.472.520 32.472.550 9,10,11,12 jun
30
05/06/2020 9.076.962 9.076.962 - 12 jun, Cons. Global 12 jun
06/06/2020 8.748.081 8.748.081 - Cons. Global 12 jun
08/06/2020 22.102.578 22.102.578 - Cons. Global 12 jun
-
09/06/2020 13.742.651 13.742.778 12, 16 Cons. Global 12 jun
127
-
10/06/2020 11.048.097 11.048.119 16 jun
22
11/06/2020 23.932.122 23.932.118 4 12, 16, 18, 23 jun
12/06/2020 8.780.211 8.780.210 1 16,17,18 jun
13/06/2020 7.708.100 7.708.099 1 17, 18 jun
-
16/06/2019 20.256.110 20.257.097 17, 18,19, 23 jun
987
-
17/06/2020 12.859.795 12.859.876 19 , 23 jun
81
-
18/06/2021 26.288.300 26.288.316 23,24,y 25 jun
16
-
19/06/2020 9.616.410 9.616.432 25 jun
22
-
20/06/2020 8.282.075 8.282.102 25, 26 jun
27
23/06/2020 24.521.838 24.522.534 - 23,25,26,30 jun
 696
-
24/06/2020 11.076.357 11.076.581 30 jun
224
-
25/06/2020 24.688.388 24.688.401 30 jun, 1 jul
13
-
26/06/2020 14.140.150 14.140.162 30 jun, 1 jul, 2jul
12
-
27/06/2020 22.044.161 22.044.174 2, 6 jul
13
-
30/06/2020 18.683.746 18.683.806 2, 6 jul
60
-
DIFERENCIA TOTAL 376.217.899 376.219.990 2.091

El señor Gilberto Castañeda, Gerente de TML Colombia, solicita sea enviado el

documento de cruce de cuentas, para revisión de su abogado y se compromete a
cumplir con el reporte diario de la información, con el propósito de no seguir
generando retrasos y solicita ayuda al área de cartera para evaluar la posibilidad
de poder consignar diariamente sin restricción de pico y cédula.

5. Compromisos

I. La señora Zuleima Lozano tramitará con el banco, la obtención del listado

de la red de oficinas del grupo Aval disponibles para el recaudo del canal
TAT en Barranquilla y Valledupar, con el horario de atención.
II. La señora Jacqueline Chincha, Asistente de Auditoría Interna, gestionará
con el Área de Asuntos Legales, la emisión y envío de documento para
aplicación de cruce de cuenta para revisión de TML Colombia.
III. El señor Gilberto Castañeda, se compromete a enviar oportunamente el
cuadre de recaudo diario para dar cumplimiento a los plazos definidos
contractual mente y garantizar información al tercer día hábil del mes para
el cierre mensual.

Siendo las 16:00 horas se da por terminada la reunión.