1- ¿Es importante realizar un diagnóstico a los archivos de las empresas?

Si, es importante porque nos permite identificar las falencias y los aciertos de los procedimientos que

se ejecutan al interior de una empresa privada o entidad pública. Realizar un diagnóstico documental de

una empresa nos lleva a una revisión completa y detallada sobre los estados reales de la gestión

documental, permitiendonos establecer un plan de acción archivístico en pro de los documentos que no

se encuentren en correcta marcha y un fortalecimiento de aquellos documentos que se encuentren en

correcta marcha; contribuyendo al desarrollo de los procesos administrativos y archivísticos, partiendo

desde la revisión de los siguientes puntos:

Aspectos administrativos, procesos archivísticos pautas de conservación, infraestructura de

archivo,tecnología de gestión.

2-¿Por qué el Estado interviene para el estricto cumplimiento de las normatividades, relacionadas con

la organización documental?

Porque es un mecanismo de control en el cual ellos pueden ejercer vigilancia a sus entidades

descentralizadas, para garantizar la transparencia y la custodia de la documentación producida y

tramitada por la entidad.

3-¿Por qué es importante la organización documental en las empresas tanto públicas como privadas?

Porque permite la ejecución de los documentos de una manera organizada, sistemática y estandarizada

para el manejo y control de la documentación producida y recibida por cualquier empresa. Es decir que

aquellos documentos como actas;memorandos;estados de cuenta y contratos que pueden ser realizados
a diario, pasan a ser registrados dentro de una valoración sistemática, que permite que se almacenen de

la manera correcta; en los formatos correctos; bajo las condiciones necesarias y por el tiempo prudente

y necesario.
 INTRODUCCIÓN

¿Cómo hemos evolucionado en la historia con las normas o leyes para la implementación de las

tablas de retención documental en nuestro país y cual es la importancia del conocimiento para

esta implementación?

Como bien ya sabemos desde la Ley 80 de 1989 la elaboración de las tablas de retención documental

(TRD), ha sido uno de los objetivos de los organismos que hacen parte del Sistema Nacional de

Archivos. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación.

Por medio del acuerdo 12 del 16 de Octubre de 1991, fijó un plazo de 6 meses para la presentación de

las (TRD) de los Organismos Nacionales del Orden Central.

El acuerdo AGN 039 de 2002, “Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación

de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000”.

Acuerdo No. 004 de (marzo 15 de 2013) “Por el cual se modifica el procedimiento para la elaboración,

presentación, evaluación, aprobación e implementación de la Tablas de Retención Documental y las

Tablas de Valoración Documental”

Acuerdo No. 004 de (marzo 15 de 2013) art 4 “ Por cual se deben elaborar las Tablas de Retencion

Documental y las Tablas de Valoración Documental con base a los Cuadros de Clasificación

Documental, siguiendo la estructura orgánicofuncional de la entidad”.

Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002) “Por el cual se establecen los criterios para la organización de

los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se

regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General

de Archivos 594 de 2000” .

Ley No. 1409 (Agosto 30 de 2010) “por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la archivística,

se dicta el código de ética y otras disposiciones”.

Es así como la Poderosa Ley 594 de 2000 y la circular externa No. 001 de 2001, establecieron la

necesidad a las administraciones públicas de emprender acciones encaminadas a elaborar y presentar

las tablas de retención documental, ocasionando traumas y dificultades para la entidades por el poco

conocimiento y capacitaciones que se tengan sobre dicha temática.Pues si bien es cierto que los

servidores públicos son los responsables de la organizción, conservación, uso y manejo de los

documentos; es reponsabilidad de cada unidad de las administraciones establecer un sistema de gestión

de documentos para que sea utilizada como herramienta de consulta que describa las actividades

adelantadas y realizadas en los archivos de gestión de cada una de las secciones de la entidad. Pues no

solo se debe implementar este sistema de gestión por ser de obligatorio cumplimiento a lo ordenado por

el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, sobre el uso de las tablas de retención documental.
 DESARROLLO

Este sistema será más importante cuando logremos comprender y dimensionar la calidad del servicio

que se puede llegar a prestar, tanto interno como externo reflejado en la eficacia y la eficiencia para

optener la información de toda la documentación tramitada por cada unidad. Ello nos llevaria a

facilitarnos la identificación de los documentos por series; subseries y tipos documentales; que se tenga

claridad en las funciones y trámites de cada una de las unidades documentales producidas;

responsabilidad en el manejo del acervo documental; que se establezca el tiempo de retención de los

documentos; su disposición final y su transferencia al archivo central para conformar el patrimonio

documental de cada administración o entidad.

La gestión documental no se debe considerar como un gasto para las administraciones, las entidades

publicas o entidades privadass, por el contrario deben considerarsen como una fuerza productiva que

apoya y ayuda a las tomas de decisiones; que contribuye a la eficacia y eficiencia de cada entidad; ser

considerada como una herramienta ágil que contribuye a que los archivos de las oficinas obtengar valor

y sea la columna vertebral de la entidad.Pues implementando las Tablas de Retención de una manera

apropiada se tendrían los archivos de las oficinas organizados de acuerdo con la estructura indicada en

las mismas y un índice con las series, subseries y su localización físicas dentro de las oficinas que

facilitarías su ubicación y acceso. Garantizando la custodia y organización de los archivos de gestión.

Es necesario entender que el Ciclo Vital del Documento se inicia con su producción o recepción en las

oficinas productoras de documentos (Archivos de Gestión), hasta llegar a su disposición final (Archivo

Central o histórico), en la primer fase (Archivos de Gestión),es cuando nace su documento o inicia su

trámite, es decir se encuentra en constante consulta, circulación o trámite y puede tener valores

primarios como son: valor administrativo, valor legal, valor fiscal, valor jurídico y valor contable.
El responsable de su custodia es el Jefe de cada sección. No obstante estos valores pueden persistir,

aún, después de cumplir su ciclo en el Archivo de Gestión y éstos són los de valor administrativo, que

son los relacionados a los trámites o asuntos que motivó su planificación y creación.Pues es de mayor

importancia para la planeación y toma de decisiones. Y solo hasta cuando la frecuencia de consulta se

reduce, pierde su valor, pero debe ser enviado al Archivo Central.Los de valor jurídico derivan

derechos u obligaciones legales reguladas por el Derecho común. A diferencia de las de valor legal que

tienden a confundirsen son por disposiciones del Estado (Leyes o comunicaciones oficiales) o

documentos testimoniales (escrituras).Los da valor Fiscal, son aquellos documentos de utilidad para la

hacienda pública. Es decir aquellos que expresan movimientos de dinero (órdenes de pago). Y los de

valor contable son aquellos documentos que soportan las cuentas, registros de ingresos y egresos y los

movimientos económicos de las empresas (libros contables, comprobantes de ingresos o egresos).

La segunda fase del documento se inicia cuando termin su trámite y debe pasar al Archivo Central, su

volumen de consulta es menor, puden perder valor y se guardan por un tiempo prudente de acuerdo a lo

establecido en las Tablas de Retención Documental, es allí donde se define su disposición final y se

realiza la transferencia secundaria y quedan en el Archivo Histórico o científico como patrimonio

documental Estos se consideran como valores secundarios porque sirven como: valor evidencial; valor

histórico o valor informativo.

Los de valor evidencial son los que muestran un origen, evolución, organización y desarrollo de la

entidad o empresa (los cambios institucionales). Mientras que los de valor histórico son los que han

tenido evolución y cambios trascendentales desde el punto de vista legal (resoluciones) y los de valor

informativo son los fenómenos institucionales, es decir (los reglamentos internos, hojas de vida y

comunicaciones).

La única finalidad de aplicar las Tablas de Retención Documental, no es solo para aplicar la
organización de los archivos de gestión, sino agilizar los procesos de producción, trámite y consulta de

los documentos; facilitar el manejo de la información;garantizar la selección y conservación de los

documentos que puedan llegar a conformar el arhivo histórico de la entidad o empresa privada.Regular

las transferencias documentales, permitir identificar los documentos que sirven de apoyo o facilitan la

gestión administrativa y que pueden eliminarsen en los archivos de gestión, para evitar la saturación del

archivo central.Las TRD, nos informa el tiempo (en cantidad de años) en los que deben permanecer los

documentos en los Archivos de Gestión.Nos determina las series y subseries documentales que deben

pasar al Archivo Central de la entidad o empresa y el tiempo que éstas deben permanecer en el mismo;

registra el procedimiento final para las series y subseries documentales bien sea conservación,

eliminación, selección o aplicación de un medio técnico como la microfilmación o digitalización.En

consecuencia la Tabla de Retención Documental le permite a los servidores públicos y a los

trabajadores de las empresas privadas, encargados de la producción de documentos,realizar de forma

acertada la producción de los tipos documentales que se encuentran normalizados en las TRD y que son

requeridos para el cumplimiento de la gestión propia de las oficinas, además recibir y gestionar los

documentos que son competencia de cada dependencia de acuerdo con sus funciones, los cuales

conformarán los expedientes que darán origen al Archivo de Gestión y organizar el Archivo de Gestión

de la dependencia de acuerdo con las series y subseries documentales asignadas en la TRD.Esta nueva

tendencia ha generado que en aquellas empresas e instituciones generadoras de información cambien

sus estrategias y se adapten a las nuevas tecnologías. Además ha generado que el manejo de la

información en el ámbito interno de una empresa o institución y su relación con el entorno sea ágil,

eficiente y competitivo.En este campo la tecnología y los medios tecnológicos han contribuido a

acelerar aún más éstas tendencias a través de mecanismos como internet que nos permite comunicarnos

a nivel mundial.Es de anotar que es importante también que las dependencias deben destinar un espacio

para la ubicación y funcionamiento de los Archivos de Gestión, así como determinar el diseño,

características y dotación de la estanteria o muebles más apropiados y suficientes para la disposición

físicas de los expedientes que conformarán el archivo de la dependencia, de acuerdo con el volumen de

carpetas que manejen en la dependencia.Garantizando la custodia de los mismos con un registro de

préstamos de los documentos, cuando sean requeridos.Al ubicar las carpetas en el archivador o

estanteria debe disponerse del suficiente espacio para su almacenamiento, con el fin de evitar el

deterioro de las unidades de conservación y de los documentos y así mismo facilitar la inclusión de

nuevas carpetas.
 CONCLUSIÓN

Es importante recalcar que las entidades que no adoptan las técnicas archivísticas se exponen a la

pérdida de información y se ven afectadas en su gestión administrativa; es decir en los documentos de

valor contable, jurídico y fiscal, al no encontrarsen debidamente organizados, generando problemas

legales, pérdida de memoria institucional y pérdidas económicas a las empresas y en las entidades

públicas, generaría detrimento patrimonial si se imponen sanciones económicas.Muchas veces este

perjuicio se debe al desconocimiento de la legislación archivística.

Finalmente lo importante es sensibilizar a las administraciones, a los Representantes Legales de las

empresas privadas sobre la importante de acogernos a los linemientos archivísticos establecidos en la

normatividad vigente, para fortalecer los procesos administrativos y la gestión documental de cada

entidad y a su vez generar conciencia sobre la importancia de la aplicación de los instrumentos

archivísticos garantizando un acceso oportuno a la información y conservación de la memoria

institucional.
 BIBLIOGRAFIA

-Ley 80 de 1989

-acuerdo 12 del 16 de Octubre de 1991

-Colombia. Archivo General de la Nación. (2002). Acuerdo 039 de 2000.

-Archivo General de la Nación. (2000). Ley 594 de 2000. Entre otros.

-Archivo General de la Nación. (2013). Acuerdo 0004 de 2013.