Curso de Ofimática

para el Personal Asistencial

Carlos Kiyán
Médico Investigador EHAS-Perú
Universidad Peruana Cayetano de Heredia

Actualización y adaptación:
Maria Fernanda Dulcey
Álvaro Rendón
Luís Miguel Zambrano
Investigadores EHAS-Colombia
Universidad del Cauca (Colombia)

Pontificia Universidad Universidad Peruana Universidad

Católica del Perú Cayetano Heredia del Cauca

PROYECTO EHAS – COLOMBIA, MARZO DE 2008

 Índice

1. Introducción ........................................................................................................1

2. Introducción al sistema operativo Windows XP ...................................................2

3. Nociones Básicas .................................................................................................4

3.1 EL RATÓN.............................................................................................................4
3.2 EL TECLADO ..........................................................................................................5
3.3 VENTANAS ............................................................................................................5
3.3 USO DE LA MEMORIA USB......................................................................................7
3.4 UNIDAD DE CD Y DVD. .........................................................................................9
4. Iniciando el uso de Windows XP...................................................................10
4.1 OPCIONES DE APLICACIONES (MENÚ DE INICIO) ................................................................12
4.1.1- Ejecutar......................................................................................................................................................13
4.1.2.- Buscar. ......................................................................................................................................................13
4.1.3.- Ayuda y Soporte técnico............................................................................................................................13
4.1.4.- Impresoras y faxes.....................................................................................................................................13
4.1.5.-Conectar a..................................................................................................................................................13
4.1.6.- Configurar acceso y programas predeterminados....................................................................................13
4.1.7.- Panel de control. .......................................................................................................................................13
4.1.8.- Mis sitios de red. .......................................................................................................................................13
4.1.9.- Mi PC. .......................................................................................................................................................14
4.2 MI MÚSICA ..........................................................................................................14
4.2.1.- Mis Imágenes ............................................................................................................................................14
4.2.2.- Documentos recientes ...............................................................................................................................14
4.2.3.- Mis Documentos........................................................................................................................................14
4.3.- EL EXPLORADOR DE WINDOWS XP (EXAMINADOR DE ARCHIVOS)...........................................15
4.3.1 Botones del explorador de archivos ............................................................................................................17
4.3.2 Ejemplo de uso de explorador de archivos..................................................................................................18
4.3.3 Extensión de un archivo. .............................................................................................................................19
4.3.4- Abrir y cerrar capetas ................................................................................................................................19
4.3.5.- Seleccionar Archivos y Documentos .........................................................................................................20
4.3.6.-Borrar, Copiar, cortar y Pegar..................................................................................................................21
4.3.7.- Crear Carpetas o directorios ....................................................................................................................23
5. El Correo Electrónico en Internet......................................................................24
5.1.- INTRODUCCIÓN....................................................................................................24
5.2.- UTILIZANDO NETSCAPE MAIL ....................................................................................26
5.2.1.- Uso de los botones Superiores del Netscape mail.....................................................................................28
5.2.2. Cambiar el nombre de usuario en el Netscape Mail. .................................................................................34
6. Introducción al uso de Microsoft Office para Windows XP ................................36
6.1.- WORD .............................................................................................................36
6.1.1.- Los botones de control ..............................................................................................................................37
6.1.6.- Crear de un Documento ............................................................................................................................40
6.1.7.- Guardar un documento .............................................................................................................................44
6.1.8.- Imprimir ....................................................................................................................................................46
6.2.- EXCEL .............................................................................................................47
6.2.1.- Iniciando el uso de Excel ..........................................................................................................................47
6.2.2.- Creando una nueva hoja ...........................................................................................................................48
 Tabla de Figuras

Figura 1 Partes de una Ventana ................................................................................................. 5

Figura 2 Ventanas activas .......................................................................................................... 6
Figura 3 Memoria USB ............................................................................................................... 7
Figura 4 Contenido de la rnemoria USB...................................................................................... 8
Figura 5 Icono de la memoria USB que aparece en “Mi PC”....................................................... 8
Figura 6 Desmontar la memoria USB ......................................................................................... 8
Figura 7 Icono del CDROM en “Mi PC”....................................................................................... 9
Figura 8 Inicio de sesión, Nombre de usuario ........................................................................... 10
Figura 9 Escritorio de Windows XP........................................................................................... 11
Figura 10 Menú de Inicio .......................................................................................................... 12
Figura 11 Ventana del Explorador de Windows XP (Visualizador de archivos) ......................... 15
Figura 12 Icono Mis Documentos ............................................................................................. 15
Figura 13 Ventana del Explorador de Windows XP (Visualizador de archivos) ......................... 16
Figura 14 Tipos de Extensiones................................................................................................ 19
Figura 15 Seleccionado dos documentos ................................................................................. 20
Figura 16 Seleccionado varias carpetas y documentos consecutivos ....................................... 21
Figura 17 Copiar o cortar un archivo......................................................................................... 21
Figura 18 Pegar un archivo....................................................................................................... 22
Figura 19 Copiando archivos .................................................................................................... 22
Figura 20 Papelera de reciclaje ................................................................................................ 23
Figura 21 Crear una carpeta ..................................................................................................... 23
Figura 22 Iconoo Transmitir correo y ventana de progreso ....................................................... 26
Figura 23 Ingreso a Netscape Mail ........................................................................................... 26
Figura 24 Icono Cliente de Correo (Netscape mail) .................................................................. 27
Figura 25 Ventana inicial del Netscape mail ............................................................................. 27
Figura 26 Clave para traer nuestros mensajes.......................................................................... 29
Figura 27 Parte superior de la ventana de Redactar ................................................................. 30
Figura 28 Parte inferior de la ventana de Redactar................................................................... 30
Figura 29 Seleccionar archivo para adjuntar............................................................................. 31
Figura 30 Mensaje con un archivo adjunto................................................................................ 32
Figura 31 Icono Transmitir correo ............................................................................................. 33
Figura 32 Editar configuración de cuentas ................................................................................ 34
Figura 33 Cambio del nombre de la cuenta .............................................................................. 35
Figura 34 El procesador de texto Word..................................................................................... 37
Figura 41 Menú descolgable..................................................................................................... 37
Figura 36 Barra Estandar.......................................................................................................... 38
Figura 37 Barra de Formato...................................................................................................... 38
Figura 44 Barra de Dibujo......................................................................................................... 39
Figura 45 Barra de estado ........................................................................................................ 39
Figura 46 Texto introducido en el archivo ................................................................................. 41
Figura 47 Título centrado y en negrilla...................................................................................... 41
Figura 48 Corregir Ortografía.................................................................................................... 42
Figura 49 Cambiar de minúsculas a mayúsculas ..................................................................... 43
Figura 50 Texto justificado y revisado....................................................................................... 43
Figura 51 La ventana Guardar como ........................................................................................ 44
Figura 52 La ventana Abrir........................................................................................................ 46
Figura 53 La ventana de imprimir.............................................................................................. 46
Figura 54 La hoja de cálculo de Excel ...................................................................................... 48
Figura 55 Llenado de datos en Excel........................................................................................ 49
Figura 56 Tabla con formato ..................................................................................................... 50
 1. Introducción

El proyecto EHAS-AIEPI instala el acceso a Internet y correo electrónico en los

establecimientos de salud de los municipios de Silvia y Jambaló del Departamento del
Cauca, Colombia, para luego introducir servicios de intercambio y acceso a información
médica que apoyen el trabajo del personal de salud que trabaja en dichos
establecimientos.

Uno de los resultados propuestos en este proyecto es la capacitación tanto de los

usuarios como de los técnicos locales para que cada red funcione correctamente una
vez se haya terminado la fase inicial de instalación.

La capacitación del personal de salud comienza con este curso de manejo del sistema
operativo, la aplicación de correo electrónico de Internet y los programas de ofimática.

El curso se realizará en modo presencial, en uno de los Establecimientos de Salud

afectados por el proyecto, a los cuales se desplazará el personal de salud que trabaja
en los Puestos de Salud que dependen de él.

Este manual pretende ser una guía de estudio y una referencia de consulta posterior,
para los alumnos de estas capacitaciones. Su versión original fue elaborada por el
proyecto EHAS-PERÚ, y luego fue adaptado y actualizado por el proyecto EHAS-
COLOMBIA.

El programa EHAS desea que sirva como guía al personal que trabaja en la red de
salud y al resto de personal de cualquiera de los proyectos futuros EHAS.

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 2. Introducción al sistema operativo Windows XP

Un sistema de cómputo, en general se compone de dos grandes partes: el equipo y los

programas (o aplicaciones).

El equipo está compuesto por todo aquel

elemento físico perteneciente al sistema, es
decir: la unidad de procesamiento, el monitor,
el teclado, el ratón, el disco duro, la memoria,
el microprocesador, etc.

Los programas o
aplicaciones, por otro lado,
son los que hacen
funcionar a toda esta
estructura de metales y
circuitos. Sin los
programas, el equipo no
sabría qué es lo que tiene
que hacer, o cómo hacerlo.

Una vez que tenemos el equipo, es necesario que algo lo ponga a funcionar, que
alguien le diga cómo arrancar. La memoria ROM de los computadores, que es una
memoria que no se puede borrar, trae incluidas una serie de rutinas básicas
(programas) de entrada/salida (BIOS), que echan a andar el equipo, aunque sólo hasta
cierto punto. Es necesario que algún otro programa se encargue de seguir
controlándolo para que el sistema sirva de algo al usuario. Ese programa es el Sistema
Operativo.

Entonces, ¿Qué es exactamente el Sistema Operativo?

En pocas palabras, el Sistema Operativo es un programa que se encarga de gestionar

la ejecución de otros programas llamados paquetes o programas de aplicación, así
como de supervisar el correcto funcionamiento del sistema: asignación de recursos de
memoria; de disco; tiempos de proceso de las aplicaciones; etc.

Un Sistema Operativo es un programa que actúa como intermediario entre el usuario y

el hardware del computador y su propósito es proporcionar el entorno en el cual el
usuario pueda ejecutar programas. Entonces, el objetivo principal de un Sistema
Operativo es, lograr que el sistema de computación se use de manera cómoda, y el
objetivo secundario es que el hardware del computador se emplee de manera eficiente.

En resumen, se podría decir que los Sistemas Operativos son un conjunto de

programas que crean la interfaz del hardware con el usuario, y que tiene dos funciones
primordiales, que son:

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● Gestionar el hardware.- Se refiere al hecho de administrar de una forma más
eficiente los recursos de la máquina.

● Facilitar el trabajo al usuario.- Permite una comunicación con los dispositivos de la

máquina.

El Sistema Operativo Windows XP es el más difundido en el mundo, posee una interfaz

de usuario bastante amigable e intuitiva.

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 3. Nociones Básicas

3.1 El Ratón

El ratón permite realizar acciones sobre elementos de la pantalla, basta colocar el

puntero del ratón sobre un elemento y pulsar un botón.

3.1.1 Operaciones

Clic, es la operación más usual consiste en pulsar una vez el

botón principal. El botón principal del ratón es el izquierdo. En
otras palabras, el clic se hace con el dedo índice.

Doble clic, consiste en pulsar dos veces el botón principal.

Las dos pulsaciones han de ser bastante rápidas.

Arrastrar y soltar, consiste en pulsar con el botón principal

sobre una palabra o icono y, sin soltar el botón, mover el ratón
a otro lugar, y entonces soltar el botón. Verás como la palabra
o el icono ha sido arrastrado a ese lugar.

Clic en el botón secundario. Normalmente aparece un menú contextual con las

opciones más utilizadas según en la situación en que nos encontremos en cada
momento. Por ejemplo, si tenemos seleccionada una tabla, aparecerán las opciones
más usadas en el manejo de las tablas. El clic en el botón secundario se hace con el
dedo medio.

Ratón con rueda. Estos ratones permiten desplazarse por un documento o página Web
moviendo la rueda. También permiten, al pulsar sobre la rueda entrar en un modo
especial que hace que nos desplacemos por las páginas del documento solo moviendo
el ratón.

3.1.2 Punteros del ratón

Normal. El aspecto normal del puntero del ratón es una flecha , pero puede tomar
estas otras formas:

Ocupado o cargando. Tiene la forma de un reloj de arena. El computador esta

procesando y por ello se demora un poquito en realizar la operación.

Texto. Cuando estamos en un lugar donde se puede escribir texto, toma esta forma

Punto de inserción. Tiene esta forma . No confundir con el puntero del ratón. El
punto de inserción es el lugar donde se insertará la próxima letra que escribamos. El
punto de inserción se va desplazando solo según vamos introduciendo texto, pero
también se puede desplazar con las teclas de las flechas del teclado, y también al hacer
clic con el ratón se coloca en la posición donde esté el puntero.

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3.2 El teclado

El teclado, básicamente, permite introducir texto. Pero también realizar algunas cosas
más

Teclas de Función: Estas teclas, F1, F2,..., F12 permiten realizar funciones específicas
en cada programa. Como, por ejemplo, solicitar ayuda pulsando la tecla de función F1.

Teclas de movimiento del cursor: Estas cuatro teclas (arriba, abajo, izquierda,
derecha) permiten desplazarse por el documento.

Teclas especiales: La tecla Alt Gr sirve para introducir el tercer carácter de una tecla,
por ejemplo, la @ que hay en la tecla del número 2. (En la imagen la tecla Alt de la
derecha es la equivalente a Alt Gr)

Combinar teclas: Para realizar algunas funciones hay que pulsar dos o más teclas a la
vez, por ejemplo, se puede salvar el documento pulsando Ctrl + S, es decir, pulsar la
tecla Ctrl y, sin soltarla, pulsar la tecla S.

3.3 Ventanas

Una ventana es un área de trabajo rectangular enmarcada por un borde, la cual tiene
un título en la parte superior (barra de título). También se distingue por tener en la parte
superior derecha tres opciones como se muestran a continuación.

Figura 1 Partes de una Ventana

– Barra de titulo: Como su nombre lo indica en ella se encuentra el nombre de la

carpeta en la que nos encontramos, en este caso “Mis documentos”.
– Barra estandar: En esta barra se encuentran opciones para movilizarse en la
carpetas.

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Los menús son elementos de las ventanas de aplicación, cada uno de los cuales está
identificado con una palabra y a la vez conformados por una lista de palabras llamadas
órdenes.

Ventana activa.

Cuando se abren varias ventanas a la vez, estas se van ubicando en la parte inferior de
la pantalla al lado del menú Inicio Como se muestra continuación:

Figura 2 Ventanas activas

En el ejemplo ilustrado en la figura 2, se tiene 4 ventanas abiertas. La primera ventana

es la de escritorio, podemos ver claramente su nombre y corresponde a una carpeta
como se puede ver en la figura que aparece en el lado izquierdo.Despues aparece la
ventana del archivo Curso ofimatica, Luego aparece la ventana vacunas.doc; si nos
fijamos esta ventana aparece de un color mas oscuro que las otras; esto indica que es
la ventana activa es decir que es la que estamos utilizando y mirando en pantalla. La
ultima ventana se puede notar que corresponde a la carpeta Mis documentos.

Cuando la información no cabe en la ventana aparece una barra de desplazamiento

en el lateral derecho.

Acciones con las ventanas

Utilizaremos los botones de la esquina superior derecha (Figura 1).

Cerrar: Cerrar una ventana supone dos cosas, dejar de verla y finalizar el programa
asociado a la ventana, mientras que minimizar una ventana solo supone dejar de verla,
sin cerrar el programa asociado, cuando volvamos a maximizarla todo seguirá igual.

Para cerrar una ventana haz clic en el icono cerrar. También puedes cerrar algunas
ventanas con la combinación Alt + F4, o en el menú Archivo, eligiendo Terminar.

Minimizar: Minimizar una ventana es hacer que desaparezca de la pantalla y se cree

un icono en la barra de tareas. Para hacer que aparezca de nuevo se debe Maximizar.

Cambiar el tamaño: Para darle el tamaño que quiera a una ventana se debe pulsar el
botón Restaurar , para que deje de estar maximizada. Entonces podrás cambiar el
tamaño colocando el cursor en el borde de de la tabla y cuando tome la forma de una
flecha, arrástralo para darle el tamaño que quieras.

Maximizar: Después de cambiar de forma el botón central se convierte en el botón

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maximizar y toma esta forma . Para volver al tamaño máximo de la ventana pulsa
en este botón .

Mover: Para mover una ventana sitúa el puntero en la barra de título, haz clic sostenido
y arrastra hasta el lugar deseado.

3.3 Uso de la memoria USB.

La memoria USB es un dispositivo que se utiliza para almacenar datos, tiene la ventaja
de ser portable, es decir, puede trasladarse de un equipo a otro.

La memoria USB es la manera más fácil y rápida de guardar, llevar y transferir

archivos, fotos, gráficos o cualquier clase de información. La memoria que se ha
entregado a cada Auxiliar o promotor es de 128 MB o Mega Bytes de capacidad.

El Byte se describe como la unidad básica de almacenamiento de información. De esta

forma podemos compararlo con el Gramo que es una unidad de Masa que también
mide capacidad. El Byte también posee prefijos como kilo, mega o giga así:

1 Kilo Byte = 1000 Bytes y se escribe 1 KB.

1 Mega Byte = 1000 Kilo Bytes y se escribe 1 MB.
1 Giga Byte = 1000 Mega Bytes y se escribe 1 GB.

De esta forma se pueden guardar en la memoria documentos que ocupen por ejemplo
600 KB (Kilo Bytes), o carpetas de 3 MB (Mega Bytes) o del tamaño que se desee
teniendo en cuenta la capacidad de la memoria USB.

Figura 3 Memoria USB

Los pasos para y utilizar la memoria USB son los siguientes:

• Inserte la memoria USB en uno de los puertos que se encuentran en la parte

delantera del equipo aunque también se encuentran en la parte de atrás del mismo.

• A continuación aparece una ventana en la que se muestra el contenido de la

memoria (Figura 4) y al ingresar a “Mi PC” aparece un icono como el de la figura 5.

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 Figura 4 Contenido de la rnemoria USB

Figura 5 Icono de la memoria USB que aparece en “Mi PC”

En este caso aparece la memoria USB como otra unidad de disco cuyo nombre es en
este ejemplo “DATOS”.

• Una vez terminamos de utilizar la memoria USB, debemos desmontarla ANTES DE

SACARLA, para ello damos clic derecho sobre el icono que se encuentra en la
parte inferior derecha y seleccionamos “Quitar hardware con seguridad” (Figura 6); nos
aparece una ventana y presionamos el boton detener.

Figura 6 Desmontar la memoria USB

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NOTA: Se recuerda que por el puerto USB se pueden también conectar cámaras
fotográficas para sacar las fotos.

3.4 Unidad de CD y DVD.

El CD es un disco compacto utilizado para almacenar

información. Es un soporte de lectura o escritura, es
decir, viene grabado de fábrica y se puede reescribir en
algunos. En los CDs se puede almacenar datos,
música, películas etc...

El DVD se parece a un CD pero están codificados en un formato distinto y a una

densidad mucho mayor; es decir un DVD normal puede tener 7 veces mas la capacidad
de almacenamiento que un CD.

Para utilizar la unidad de CD y DVD realizamos los siguientes pasos:

● Insertar el CD o DVD en la unidad de CD/DVD y luego ingresar a“Mi PC” .

● Una vez que se ingresa se puede encontrar el icono para acceder al cd, es similar al
que aparece en la figura 7.

Figura 7 Icono del CDROM en “Mi PC”

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 4. Iniciando el uso de Windows XP

Al encender el computador debemos esperar unos segundos hasta que el sistema

operativo se cargue en memoria.

Después aparece la ventana de inicio, que es en donde se escribe el nombre de

usuario y la contraseña para ingresar al sistema (Figura 10).

Figura 8 Inicio de sesión, Nombre de usuario

El nombre de usuario y contraseña corresponden al nombre del puesto (o centro) de

salud. Por ejemplo, el usuario y contraseña del puesto de salud de usenda en ambos
casos es usenda.

Luego se muestra una pantalla llamada Escritorio (Figura 11), en cuya parte inferior
aparece la Barra de Inicio con. En la parte derecha de la misma barra se encuentra un
reloj que despliega la hora tal y como se ve en nuestro reloj de pulso. El resto de la
pantalla contiene unos dibujos llamados Íconos, los cuales nos permiten un acceso
directo a ciertos programas (ya veremos esto más adelante).

Antes de empezar a usar Windows XP, vamos a recordar algunos términos

comúnmente utilizados:

“Hacer clic” significa que, habiendo deslizado el ratón hasta ubicarlo en el lugar
adecuado, pulsemos una vez el botón que corresponde al dedo índice (botón de la
izquierda).

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“Doble clic” significa presionar este botón dos veces seguidas, muy deprisa.

“Clic derecho” significa que debemos presionar el botón del ratón que está mas a la
derecha, normalmente lo haremos con el dedo medio.

Íconos

Barra de Inicio

Figura 9 Escritorio de Windows XP.

En general, si hacemos clic sobre un icono, veremos que el puntero del ratón cambia su
forma inicial (flecha) a la figura de un reloj o alguna otra figura en movimiento. Esto
significa que el computador está trabajando para arrancar completamente una
aplicación. Debemos esperar a que retorne a su forma inicial, para poder empezar a
trabajar.

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4.1 Opciones de Aplicaciones (Menú de Inicio)

Figura 10 Menú de Inicio

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Para iniciar el uso de Windows XP , haga clic, en el botón , ubicado en la
esquina inferior izquierda de la pantalla (Figura 12). Aparecerá un menú con ciertas
opciones, a las que podremos acceder deslizando el ratón y haciendo clic sobre ellas. A
ese menú le daremos de ahora en adelante, el nombre de Menú de Inicio.

A continuación vamos a describir someramente las opciones más importantes del Menú
de Inicio:

4.1.1- Ejecutar.

Como su nombre lo indica, desde este lugar es posible ejecutar programas o

comandos.

4.1.2.- Buscar.

Nos permite realizar búsquedas en nuestro PC, de archivos, carpetas o información que
se haya almacenado en el disco duro.

4.1.3.- Ayuda y Soporte técnico.

Esta opción nos permite ingresar a la información de ayuda de Windows XP, esta
opcion es muy util cuando tenemos alguna duda sobre la utilización del sistema
operativo, con diferentes temas de ayuda, e información sobre como pedir asistencia.

4.1.4.- Impresoras y faxes.

Nos permite mirar y configurar las impresoras o fax que se encuentran conectado al
equipos.

4.1.5.-Conectar a.

Aquí encontramos las opciones de conexión al internet.

4.1.6.- Configurar acceso y programas predeterminados.

Elige los programas predeterminados para ciertas actividades, como exploracion de

WEB, envio de correo electronico, especifica que programas son accesibles desde el
menú de inicio.

4.1.7.- Panel de control.

Proporciona opciones para personalizar la apariencia, y funcionalidad del equipo,

agregar o quitar programas y establecer conexiones de red cuentas de usuario.

4.1.8.- Mis sitios de red.

Da acceso e información sobre carpetas o archivos en otros equipos

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4.1.9.- Mi PC.

Proporciona acceso e información sobre unidades de disco, cámaras, scanner y otro hardware
instalado en su equipo.

4.2 Mi Música

Abre la carpeta Mi musica en la que se puede almacenar música y otros archivos de audio.

4.2.1.- Mis Imágenes

Abre la carpeta Mis imágenes en la que puede almacenar fotos digitales, imágenes y archivos
gráficos.

4.2.2.- Documentos recientes

En esta opción encontramos los documentos o archivos que recientemente se han

abierto o se han modificado.

4.2.3.- Mis Documentos

Abre la carpeta Mis documentos en la que se pueden almacenar cartas, informes notas y otros
tipos de documentos.

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4.2.- El Explorador de Windows XP (Examinador de archivos)

Uno de los programas más utilizados, es el Explorador de Windows XP o Examinador

de archivos.

¿Para qué sirve? ¿Cómo se utiliza?

Sirve para borrar, copiar y mover archivos de un lugar a otro, su uso es sencillo.

Vamos a ingresar al Explorador de Windows XP y utilizar algunas de sus funciones.

Para esto, presionamos la tecla Windows y sin soltarla presionamos la letra E. Veremos
una ventana donde podemos apreciar la estructura de carpetas y sistema de archivos
que disponga nuestro computador (Figura 17).

Figura 11 Ventana del Explorador de Windows XP (Visualizador de archivos)

También podemos ingresar al Explorador de Windows XP cuando hacemos “doble clic”

en el icono Mis Documentos que se encuentra en el escritorio y que corresponde con la
figura 18, y después damos doble clic en la carpeta Mis imágenes.

Figura 12 Icono Mis Documentos

En este caso, aparecerá una ventana como la de la figura 19.

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A continuación vamos a analizar esta ventana para comprender mejor como se
manejan los archivos en Windows XP. Inicialmente fijémonos en la parte de la figura 19
que se encuentra encerrada en rojo. Ahí se puede leer lo siguiente:

Ubicación: Mis documentos

Como se puede deducir, ese texto nos indica cual es la carpeta donde nos
encontramos, así que lo vamos a explicar por partes.

El símbolo / separa los nombres de las carpetas por niveles, es decir que en el ejemplo
tenemos tres carpetas:

● Documents and Settings

● Administrador
● Mis documentos
● Mis Imagenes

● La carpeta documentos se encuentra dentro de la carpeta Administrador y a su

vez, la carpeta Administrador se encuentra dentro de la carpeta Documents and
Settings.

Siempre se debe tener en cuenta que una carpeta contiene siempre a la de su derecha.

Figura 13 Ventana del Explorador de Windows XP (Visualizador de archivos)

Pregunta: ¿Qué es una unidad de disco?

Respuesta: Una unidad de disco es cualquier medio físico (magnético u óptico) donde
guardar información. Puede ser nuestro disco duro, la unidad de disquetes, la unidad de
CD, etc. Ahí nosotros podremos crear carpetas donde meter documentos.

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La carpeta que contiene la información que se encuentra dentro de la unidad de CD se
llama cdrom. La que esta dentro de la unidad USB se llama USB Disk. El resto de
carpetas corresponden a información que se encuentra dentro del disco duro del
computador.

Pregunta: ¿Qué es una carpeta? ¿Qué es un documento?

Respuesta: Una carpeta es un espacio donde podemos meter uno o varios

documentos. Las carpetas también pueden contener otras carpetas, que a su vez
almacenen documentos, como ocurre en la vida real. Los documentos (ya sean de
texto, imágenes, documentos de video, documentos ejecutables, etc.), son creados por
los usuarios con los programas o aplicaciones.

En computación también suelen llamarse directorios a las carpetas, y ficheros o

archivos a los documentos. El concepto de carpeta y documento es más parecido a la
realidad, mientras que los otros nombres conducen a equivocaciones. Nosotros
hablaremos normalmente de carpetas y documentos, y alguna vez introduciremos los
otros términos para que el alumno se familiarice con ellos.

El Explorador de Windows XP (Examinador de Archivos) es un programa muy útil para

el manejo de carpetas y documentos. Es una herramienta de ordenación de nuestro
espacio. Al igual que una oficina ha de estar ordenada para encontrar los papeles
importantes, así debe estar el disco duro de nuestro computador. El no ser ordenado
nos puede acarrear más de un disgusto.

Si hacemos clic en cualquiera de las carpetas en parte izquierda de la ventana del

Examinador de Archivos, veremos, en la ventana de la derecha, los documentos y
carpetas que contiene.

Por ejemplo, en el dibujo se aprecia iluminada en gris, la carpeta Mis Documentos,

dentro de la cual, se encuentran a su vez otras carpetas mas, como la carpeta Mi
musica o la carpeta mis archivos recibidos.

4.2.1 Botones del explorador de archivos

Una vez comprendido esto se pueden explicar los botones que aparecen en la parte
superior de la ventana (Figura 19) y su utilización:

1. Atrás:

Este botón nos permite regresar a una carpeta en la que hayamos estado
anteriormente. De esta forma si nos encontramos en la carpeta noanamito y entramos a
la carpeta documentos, al presionar el botón atrás regresaremos a la carpeta
noanamito.

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2. Adelante

Si hemos presionado el botón Atrás este botón nos permite regresar a una carpeta en la
que hayamos estado anteriormente. De esta forma si nos encontramos en la carpeta
noanamito y entramos a la carpeta documentos, al presionar el botón atrás
regresaremos a la carpeta noanamito y si presionamos Adelante regresaremos a la
carpeta documento.

3. Arriba

Este botón nos permite como su nombre lo indica subir de carpeta, es decir si nos
encontramos en la ubicación home/noanamito/informe, y presionamos el botón Subir
pasaremos a la carpeta noanamito.

4. Busqueda

Este botón como su nombre lo indica me permite realizar una busqueda de archivos en
la carpeta que me encuentro.

5. Carpetas

Este botón nos permite desplegar en la arte izquierda el arbol de carpetas de todo el
sistema.

6. Vistas

Este boton nos permite organizar los elementos(archivos o carpetas), que se

encuentran dentro de una carpeta en modo lista, iconos tira de imágenes etc; esto con
el fin de visualizar los archivos de una manera mas organizada.

4.2.2 Ejemplo de uso de explorador de archivos

Supongamos que nos encontramos en la ubicación C:\Documents and

Settings\Administrador\Mis documentos\vacuna y necesitamos ir a la carpeta D:\salud.
Los pasos para llegar a esta carpeta serian los siguientes:

1. Primero utilizaríamos el botón subir para salir de las carpetas hasta que solo nos
quede en la ubicación el nombre “Escritorio”.

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2. Después damos doble clic en “Mi PC”.

3. En seguida nos aparecen las unidades de disco, en este caso damos clic en la
unidad D: y luego damos clic en la carpeta salud .

4.2.3 Extensión de un archivo.

Usualmente la extensión de un archivo esta antecedida por un punto. Su función

principal es diferenciar el contenido de un archivo para que el sistema operativo lo
ejecute e interprete correctamente; en otras palabras, la extensión de un archivo
permite determinar la clase de información que contiene. A continuación tenemos
algunos ejemplos.

La figura 20 muestra las imágenes de algunos de los archivos mas usados:

Figura 14 Tipos de Extensiones

Se muestran tres archivos, cada uno de ellos tiene una extensión diferente. Es
importante recordar que la extensión es lo que va después del punto. De esta forma el
archivo foto.jpeg tiene como nombre foto y su Extensión es .jpg que se refiere a un
archivo de tipo imagen jpeg.

El archivo carta recomendacion.doc tiene como nombre carta recomendacion y su

extensión es .doc, que se refiere a un archivo de tipo documento WORD;

El archivo lista compras.xls tiene como nombre lista compras y su extensión es .xls que
se refiere a un archivo de tipo hoja de Excelulo EXCEL.

4.2.4- Abrir y cerrar capetas

Observe, en la figura 17, en la ventana de la izquierda, que al lado izquierdo de cada

Una de las carpetas, aparece una pestaña.

Si hacemos clic sobre esta pestaña se extenderá ese directorio y nos mostrará
las carpetas que contiene.
Si hacemos clic sobre esta pestaña se cerrará el detalle de las carpetas que
contiene esa carpeta señalada.

19/51
Estas pestañas se van utilizando hasta llegar a la carpeta deseada, de ahí, para ver los
documentos que contiene, hacemos clic en dicha carpeta.

En ambas ventanas podemos subir y bajar hacia donde sea preciso, ya que a veces
una carpeta tiene tantos archivos que no pueden ser todos desplegados en la pantalla.
Para esto basta con hacer clic sobre las flechas a la derecha de cada ventana. Así
podemos ubicar cualquier archivo, por más que inicialmente no aparezca en la parte
visible de la ventana.

4.2.5.- Seleccionar Archivos y Documentos

Ahora vamos a aprender cómo seleccionar carpetas y archivos. Antes de realizar

cualquier acción sobre un documento o una carpeta (borrarlos, copiarlos, etc.), es
necesario decirle al sistema operativo, cual es el archivo sobre el que se quiere ejecutar
la acción. Eso se hace seleccionándolo. Para seleccionar un archivo, desplace el ratón
hasta ubicar el archivo requerido, haga clic sobre él. Aparecerá resaltado en azul; ahora
está seleccionado. Si queremos seleccionar varios archivos a la vez, una vez que
hemos seleccionado el primero, presionamos Ctrl ubicamos el ratón sobre el segundo
archivo y hacemos clic sobre él. Así aparecerán seleccionados los dos archivos, los dos
resaltados en azul. Si ya no queremos seleccionar mas, soltamos la tecla Ctrl; sino
repetimos el proceso hasta seleccionar todos los archivos deseados (Figura 21).

Figura 15 Seleccionado dos documentos

Si son varios archivos consecutivos los que queremos seleccionar, hacemos clic sobre
el primero de ellos. Presionamos la tecla Shift (manteniéndola presionada hasta el final
del proceso), nos vamos con el ratón hasta el último archivo a seleccionar y hacemos
clic sobre él, o también presionando el botón izquierdo del ratón y sin soltar seleccionar
el área en donde se encuentran las carpetas y los archivos como se ve en la figura 22.

20/51
 Figura 16 Seleccionado varias carpetas y documentos consecutivos

Ya sabemos seleccionar archivos, carpetas, iconos, etc., ya sea para copiarlos en otro
lugar o para borrarlos, veamos entonces las funciones borrar, copiar, cortar y pegar.

4.2.6.-Borrar, Copiar, cortar y Pegar.

Cuando necesite copiar algún archivo o documento, grupo de archivos y/o carpetas,
primero seleccione los archivos ó carpetas que desee.

Una vez que estén seleccionados (resaltados), oprima el botón derecho del ratón sobre
el o los archivos seleccionados y elija la opción Copiar el archivo (Figura 23, izquierda)
o Cortar el archivo (Figura 23, derecha).

Figura 17 Copiar o cortar un archivo

21/51
Los archivos se ubican en la memoria del sistema para ser pegados donde usted
seleccione. Ubíquese con el puntero del ratón en el lugar de destino hacia donde quiere
copiar los archivos, haga clic en la carpeta donde quiere colocarlos, presione clic
derecho del ratón y elija pegar el archivo (Figura 24).

Figura 18 Pegar un archivo

Hecho todo esto, aparecerá una pequeña ventana (Figura 25) que indica el progreso
del proceso de copiado, el tamaño del archivo y lo que se está haciendo con él
(copiando o moviendo). Muchas veces parece que esta ventana no apareciera, pero lo
que sucede es que aparece y desaparece muy rápido, tanto que no la alcanzamos a
ver. Esto pasa cuando el tamaño del archivo copiado es muy pequeño.

Figura 19 Copiando archivos

Ahora tenemos una copia exacta de los documentos origen, ubicada en la carpeta de
destino. Si en vez de haber utilizado la opción copiar el archivo, hubiéramos utilizado la
opción cortar el archivo, tendríamos los documentos en la carpeta destino, pero
desaparecerían de la carpeta origen.

Si lo que necesita es borrar alguno de los archivos en alguna de sus unidades de disco,
seleccione el archivo y haga clic derecho, se le presentará un menú emergente donde
puede buscar la opción Mover a la papelera.

Pregunta: ¿Qué es exactamente la Papelera?

22/51
Respuesta: Cuando instalamos Windows XP, se instala una utilidad llamada de esa
forma, que se encarga de supervisar todas las acciones de borrado de archivos y
carpetas de nuestro computador. Cuando algo se borra, se saca de su lugar, pero se
deja una copia en la Papelera. Esto es la última opción para salvar lo borrado. Podemos
entrar en la Papelera, seleccionar el documento o carpeta a recuperar y copiarlo o
moverlo a su ubicación original. De todas formas, guardar una copia de todo lo que
hemos borrado en nuestro computador por los siglos de los siglos es algo que ocupa
muchísimo espacio y puede hacer que nuestro computador se haga lento. De vez en
cuando hay que vaciar la Papelera como haríamos en nuestra oficina. En el Escritorio
de Windows XP Ubuntu, aparece un icono de acceso a la Papelera (Figura 26). Si nos
ubicamos sobre el icono, y le damos clic derecho, aparece una opción denominada
Vaciar papelera. Si escogemos esta opción estaremos borrando definitivamente los
archivos que estén almacenados allí.

Figura 20 Papelera de reciclaje

4.2.7.- Crear Carpetas o directorios

En el Explorador de Windows XP es fácil crear una nueva carpeta. Para ello, señale con
el ratón, en la ventana de la izquierda, la carpeta en donde quiere ubicar la sub-carpeta.
Luego vaya a la ventana de la derecha y haga clic derecho, aparece un menú en donde
escogemos la opción Crear una carpeta (Figura 27). Una vez hecho esto, se le pedirá
que ingrese el nombre de la carpeta.

Figura 21 Crear una carpeta

23/51
 5. El Correo Electrónico en Internet

5.1.- Introducción

En la actualidad, mucho se habla acerca de Internet,

pero, ¿qué es Internet?, ¿sirve para algo, o no es más
que una de esas modas pasajeras que no duran?

Internet es una gigantesca red de computadores, que

interconecta a millones de computadores en todo el
mundo. En realidad no es "una" red, sino una agrupación
de muchas redes. Pongamos un ejemplo en la red de la
Universidad del Cauca.

La Facultad de Ingeniería Electrónica tiene su propia red local,

que es una parte de la red de la Universidad, la red EHAS–
Colombia también es una red local que también hace parte de
dicha red. A su vez, la red de la Universidad es parte de todas las
redes que existen en el país. Nuestro país tiene un par de salidas
internacionales, que constituyen sólo una parte de todas las otras
redes mundiales que se conectan a Internet. Es decir, Internet es
la agrupación mundial de muchas redes.

Pregunta: ¿Y esto que ventajas nos trae?

Respuesta: Muchas y variadas ventajas. Entre ellas podemos acceder a comunicarnos

con prácticamente cualquier parte del mundo en donde exista Internet, ya que el
entramado de computadores nos va a permitir que casi siempre haya una ruta posible.
Disponemos también de una inmensa fuente de información. Ahora es posible acceder
a cantidades enormes de información de todo tipo, desde académica, profesional, de
entretenimiento, medicina, ciencia, tecnología, economía, negocios, etc. De todas
formas, hemos de saber que no todo lo que se publica en Internet es necesariamente
cierto. Es necesario que sepamos qué Institución ofrece esa información antes de
creerle, sobre todo en medicina.

Internet ha resultado ser un medio tan útil y promisorio, que las grandes empresas
internacionales ya han instaurado una especie de comercio electrónico, con alcance
mundial.

Nosotros nos centraremos en uno de los servicios de

Internet, en particular, el servicio de Correo Electrónico. Este
nos permite enviar y recibir mensajes desde el país en el
que nos encontremos hasta el otro lado del mundo en
cuestión de segundos.

No solo son mensajes lo que se puede transmitir por correo electrónico, sino que
también se pueden adjuntar documentos, imágenes y archivos en general.
24/51
 El proyecto EHAS-Colombia instala un sistema de
correo electrónico por radio en los Establecimientos de
Salud del municipio de Silvia, Jambaló, Guapi, Timbiquí
y López de Micay. Por ello, es necesario que el
personal esté capacitado para poder utilizar
eficientemente este servicio.

Vamos a explicar brevemente cómo funciona un

sistema de Correo Electrónico.

Un sistema de Correo Electrónico, necesita que exista un servidor de correo, es decir

un computador que gestione el envío y recepción de mensajes para el personal de esa
red. Los mensajes que lleguen para los usuarios se guardarán en el servidor hasta que
la persona decida mirar si tiene correo.

Todo esto funciona como una oficina de correos con un apartado postal a tu nombre. Si
recibes un correo, éste se va almacenando en tu apartado postal hasta que decidas
mirar si hay correo. Lógicamente, tú puedes depositar tu correo para que el funcionario
lo envíe a la hora que haya movilidad. Nuestro sistema funciona igual. Es más, en
Instituciones grandes como el Hospital, suele haber quien reparte correo interno de
forma rápida, esto también lo hará nuestro servidor.

Cada usuario tiene una "cuenta" en el servidor (parecido a un apartado postal). La

cuenta consta de un nombre de usuario y una clave de correo (password, algo parecido
a la llave del apartado postal). Por ejemplo, una cuenta puede ser:

Usuario: Noanamito
Clave: Noanamito

Cabe señalar que, los computadores empleados como servidor de correo, necesitan
tener un sistema operativo diseñado para servidor. En nuestro caso, EHAS utilizará el
Sistema Operativo Windows XP, por encontrarlo el más robusto y ajustado a las
necesidades encontradas.

Pregunta: ¿Cómo puede un usuario utilizar su cuenta de correo electrónico?

Respuesta: Para poder acceder a nuestras cuentas de correo, necesitamos utilizar un

programa que sirva como cliente de correo. Es decir, un programa que le pregunte al
servidor, “¿Tienes mensajes para mí?”, y si es así, que sea capaz de traerlos (bajarlos)
al computador del usuario, de modo que se puedan leer y el usuario pueda responder.

En nuestro caso, EHAS utilizará el cliente de correos de Netscape mail. Lo que sigue es
una guía para poder utilizar correctamente dicho cliente de correo.

25/51
5.2.- Utilizando Netscape mail

Antes de todo, asegúrese de que el equipo de radio se encuentre en el canal de

DATOS para poder recibir o enviar mensajes. Una vez hecho esto, ya podemos
ingresar al cliente de correo.

¡IMPORTANTE!: Antes de empezar a usar la aplicación de correo Netscape mail, es

imprescindible que haga doble clic en el icono que aparece en el escritorio Transmitir
correo (Figura 28). Esto es necesario para que los correos que le han enviado puedan
ser recibidos exitosamente. Al hacer clic en Transmitir Correo el radio empezará a sonar
y el bombillo rojo de transmisión a parpadeará. Debemos esperar a que termine antes
de continuar. Aparecerá una ventana de progreso (Figura 28) NUNCA PRESIONAR
CANCELAR.

Figura 22 Iconoo Transmitir correo y ventana de progreso

Figura 23 Ingreso a Netscape Mail

26/51
El cliente de correo Netscape Mail se abre de la misma forma que las demás
aplicaciones. Hay que hacer clic en el botón Inicio del escritorio y seguir la ruta Todos
Los Programas -> Netscape 7 -> Correo y grupos de noticias(Figura 29).

También es posible abrir el cliente de correo a través de un Icono con la figura de una
carta (Figura 30).

Figura 24 Icono Cliente de Correo (Netscape mail)

El cliente de correo Netscape mail es un poco más lenta que las demás, así que
tenemos que esperar con paciencia a que inicie. Cuando al fin decide abrirse, se ve
como en la figura 31.

Figura 25 Ventana inicial del Netscape mail

En la parte superior encontramos varios botones de control, y en la parte izquierda se

muestran todas las carpetas. La que se encuentra señalada, es la carpeta llamada
Bandeja de entrada. El resto de la pantalla (parte derecha) se divide en dos ventanas
que nos muestran el contenido de dicha carpeta en la parte superior y el detalle de cada
correo señalado en la parte inferior. Esto se explicará en detalle más adelante.

27/51
Bandeja de entrada es la carpeta en donde se almacenan los mensajes que llegan para
nosotros. Podemos cambiar de carpeta haciendo clic en el árbol de carpetas tal y como
se hace en el Explorador de archivos.

En la figura 31, se ha seleccionado Bandeja de entrada y en la división de arriba se

muestran todos los mensajes que contiene esa carpeta. Si aún no he recibido ningún
mensaje, esa ventana estará en blanco. También se pueden observar 6 mensajes, de
los cuales se ha seleccionado uno, cuyo contenido se puede apreciar en la parte
inferior, así podemos leer el mensaje seleccionado.

La carpeta Borradores contiene los mensajes que hemos empezado a escribir, y que
hemos guardado utilizando el botón guardar que aparece en el cuadro de redacción.

La carpeta Plantillas contiene los formatos de mensajes predeterminados.

Generalmente no se utiliza, pero es muy importante para mensajes que se envían con
mucha frecuencia, cuyo contenido no varía demasiado.

La carpeta Enviados contiene los mensajes que ya han sido enviados, es decir, que
cada vez que enviamos un mensaje se guarda una copia de él en esta carpeta.

La carpeta Papelera contiene los mensajes borrados; es como la Papelera del

Explorador de Windows XP.

5.2.1.- Uso de los botones Superiores del Netscape mail

En la parte superior de la pantalla vemos varios íconos, como: Recibir mensajes,

Redactar, Responder, Responder a Todos, Reenviar, Siguiente, No es correo basura,
Borrar.

1. Recibir mensajes

Al presionar este botón, el sistema se conectará con el servidor y le pregunta si tiene

mensajes para mí, si los hay, entonces los traerá al computador. Los mensajes que
llegan se almacenarán en la carpeta Bandeja de entrada.

Es posible que la primera vez el sistema pida la clave. Introdúzcala y pulse Aceptar
(Figura32).

28/51
 Figura 26 Clave para traer nuestros mensajes

El programa se conectará con el servidor y traerá los mensajes o correos electrónicos

que hayan llegado desde la última vez que revisamos el correo.

2. Redactar

Ahora vamos a escribir un mensaje. Para ello hacemos clic en el botón Redactar.
Aparecerá una ventana, que servirá para escribir nuevos mensajes. En dicha ventana
existen tres campos importantes a rellenar. Igual que en una carta normal, en Para:
debemos escribir la dirección de correo electrónico de la persona a quien deseamos
escribir (e-mail). Por ejemplo, la dirección de correo electrónico del puesto de salud
“Limones” es: limones@limo.ca.co.ehas.org

Existen muchos tipos de direcciones de correo dependiendo del lugar del mundo donde
se abra una cuenta de correo. Como es de importancia para nosotros, a continuación
se han listado los correos de los Establecimientos de salud que pertenecen a la red
Guapi y Timbiquí, los cuales seguramente serán de mucha utilidad para todos:

Hospital de Silvia: sancarlos@silv.ca.co.ehas.org

Puesto de Salud de Usenda:
Puesto de Salud de Miraflores:
Puesto de Salud de Kizgo:
Puesto de Salud de Pitayo:
Puesto de Salud de Quichaya:
Puesto de Salud de Santa Lucia:
usenda@usen.ca.co.ehas.org
miraflores@mira.ca.co.ehas.org
kizgo@kizg.ca.co.ehas.org
pitayo@pita.ca.co.ehas.org
quichaya@quic.ca.co.ehas.org
santalucia@sluc.ca.co.ehas.org

Hospital de Guambia: mamadominga@guam.ca.co.ehas.org

Puesto de Salud de El Cacique:
Puesto de Salud de La Campana:
Puesto de Salud de Villanuaeva:
Puesto de Salud de Sierramorena:
Puesto de Salud de El trebol:
Puesto de Salud de Santa Clara:
Puesto de Salud de Aguabonita:
elcacique@caci.ca.co.ehas.org
lacampana@camp.ca.co.ehas.org
villanueva@vnue.ca.co.ehas.org
sierramorena@smor.ca.co.ehas.org
eltrebol@treb.ca.co.ehas.org
santaclara@scla.ca.co.ehas.org
aguabonita@abon.ca.co.ehas.org

29/51
Hospital de Jambalo: jambalo@jamb.ca.co.ehas.org
Puesto de Salud de Lomaredonda: lomaredonda@lred.ca.co.ehas.org
Puesto de Salud de La Mina: lamina@mina.ca.co.ehas.org
Puesto de Salud de Lomagruesa: lomagruesa@lgru.ca.co.ehas.org

A continuación vamos a revisar un ejemplo con la cuenta del centro de salud de el

naranjo.

Centro de Salud de El naranjo: elnaranjo@nara.ca.co.ehas.org

La línea donde dice Asunto: (Figura 33) debemos escribir una frase que dé a entender
el asunto del que trata el mensaje.

Figura 27 Parte superior de la ventana de Redactar

La parte inferior corresponde al cuerpo del texto, que es donde podemos escribir el
mensaje en sí, disponemos de todo el espacio necesario (Figura 34).

Figura 28 Parte inferior de la ventana de Redactar

El computador pone nuestra dirección automáticamente en el campo De:

Estos tres campos son lo mínimo necesario para enviar un mensaje.

3. Enviar mensaje

Una vez rellenados, hacemos clic sobre el botón Enviar. A partir de aquí el mensaje
habrá sido enviado.

30/51
4. Envío de Archivos junto con un Mensaje

Existe una opción para enviar un archivo, un documento, junto con el mensaje de
correo. Esta opción es el Adjuntar.

Antes de continuar, debemos advertir que No deben enviarse archivos grandes, sobre
todo a las direcciones de Puestos alejados ya que demoraría mucho por radio. Evite
enviar archivos que pasen de 50 KB ya que pondría en riesgo la transmisión.

Veamos ahora cómo enviar un archivo en un mensaje de correo. Rellenamos los

campos Para: Asunto:, y el cuerpo del mensaje, como hicimos antes. Luego hacemos
clic en el botón Adjuntar. Inmediatamente se nos mostrará una ventana en la que
debemos especificar el archivo que deseamos enviar (Figura 35). Debemos buscar el
archivo en la carpeta donde lo hayamos guardado. Una vez lo seleccionemos, debemos
hacer clic en el botón Abrir.

Figura 29 Seleccionar archivo para adjuntar

La pantalla de componer mensaje quedará como se ve en la figura 51. Es importante

verificar que el archivo se haya adjuntado realmente. Esto se puede verificar

31/51
observando si el nombre del archivo aparece en el cuadro Adjuntos de la ventana
Redactar, como se puede ver en la figura 51 dentro del recuadro rojo.

Figura 30 Mensaje con un archivo adjunto

NOTA: Si en alguna ocasión nos vemos obligados a dejar para después el envío de un
correo que ya hayamos escrito, es posible guardarlo (haciendo clic en el botón
guardar). El mensaje se grabará en la carpeta Borradores. En otro momento (otro día tal
vez) podemos retomar la escritura de dicho mensaje, modificarlo si queremos y
enviarlo.

Hasta ahora sabemos bajar nuestros correos, crear mensajes, enviar archivos adjuntos.
Ahora veremos que otras cosas podemos hacer con el Netscape mail.

5. Responder

Este botón sirve para responder al mensaje que está actualmente seleccionado. Se
abrirá un cuadro de componer mensaje como el mostrado en Redactar, en donde ya
está escrita la dirección a quién responder. Podemos responder sólo a la persona que
escribió el mensaje o a todos los que lo han recibido. Aparece también el mensaje que
recibí pero con una línea vertical al lado.

6. Responder a Todos

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En ocasiones, es posible que uno reciba un mensaje que fue enviado a varias personas
(no solo a mi correo). Con el botón Responder a todos podemos enviar una respuesta
a todas las personas a quienes fue enviado el mensaje original.

7. Reenviar

Este botón nos permite reenviar, es decir tomar un mensaje recibido y enviárselo a
otras personas.

8. Siguiente

El botón Siguiente sirve para revisar uno a uno los correos.

9. Borrar

Este botón borra el mensaje seleccionado, pero lo envía a la carpeta Papelera, que es
como la Papelera del Explorador de Windows XP.

10. Basura

Este botón permite marcar como basura el mensaje.

¡IMPORTANTE!: Después de que Ud. haya terminado de usar la aplicación de correo

Netscape mail, es imprescindible que haga doble clic en el icono que aparece en el
escritorio Transmitir correo (Figura 37). Inmediatamente aparecerá una pequeña
ventana de progreso (Figura 37). Esto es necesario para que los correos que ha
enviado, lleguen a su destino. Al hacer clic en Transmitir Correo el radio empezará a
sonar y el bombillo de transmisión a parpadear. Si deseamos apagar el radio o cambiar
de canal, debemos esperar a que termine de transmitir los mensajes, ya que sino estos
no llegan a su destino. NUNCA OPRIMIR CANCELAR en la ventana de progreso.

Figura 31 Icono Transmitir correo

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5.2.2. Cambiar el nombre de usuario en el Netscape Mail.

El nombre del usuario solo debe cambiarse en el caso de que la persona que utilice el
correo electrónico sea reemplazada, por ejemplo, cuando la auxiliar de enfermería a
cargo sea trasladada a otro puesto de salud y llegue otra persona a ocupar su lugar.

Para modificar el nombre de usuario que aparece en el Netscape Mail debemos realizar
los siguientes pasos:

1- Primero vamos al menú Editar (Figura 38) que aparece en la parte superior del
programa y damos clic en la opción Configuración de cuentas de correo y noticias.

Figura 32 Editar configuración de cuentas

2- Enseguida aparece una ventana como la que se muestra en la figura 38, en la cual
se modifica únicamente el campo donde dice Su nombre:

34/51
 Figura 33 Cambio del nombre de la cuenta

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 6. Introducción al uso de Microsoft Office para Windows
XP

¿Qué es el Microsoft Office? ¿Es otro sistema operativo? ¿Qué tiene que ver con
Windows XP?

Microsoft Office, es un conjunto de herramientas informáticas (programas),

desarrolladas para el trabajo de oficina. Está compuesto por un procesador de texto
(Word), hoja de calculo (Excel), Programa para hacer presentaciones (PowerPoint), Así
como también incluye un programa de base de datos (Access).

Microsoft Office fue creado por la empresa Microsoft y es el paquete Ofimática mas
difundido en el mundo, su interfaz es amigable y fácil de utilizar.

Microsoft Office NO es un sistema operativo. Windows XP sí es un sistema operativo,

Microsoft Office es simplemente un conjunto de programas hechos para funcionar sobre
Windows XP, y cuya finalidad es realizar las tareas más comunes de oficina.

Entre las aplicaciones que forman Microsoft Office están las siguientes:

• Word: Procesador de textos y editor HTML.

• Excel: Hoja de cálculo.
• PowerPoint: Presentaciones.
• Access: Bases de Datos.

Vamos a empezar aprendiendo el uso de Word.

6.1.- Word

Es el procesador de texto incluido en el paquete Microsoft Office. Un procesador de

texto es un programa que permite crear y modificar documentos de texto (escritos),
darle el formato necesario, guardarlos en disco y/o imprimirlos.

Word permite crear textos escritos de cualquier tipo, cartas

personales, cartas en serie, folletos, documentos de fax,
manuales e incluso libros completos.

El programa ofrece multitud de posibilidades para

configurar documentos: crear, asignar y modificar párrafos,
caracteres, marcos e incluso páginas.

Su interfaz (Presentación gráfica) está organizada de tal

manera que cualquier usuario pueda configurarla de
acuerdo a sus necesidades individuales.

36/51
 Figura 34 El procesador de texto Word.

Lo primero que haremos es entrar al programa, (hacerlo funcionar). Para esto hacemos
clic, en el botón Inicio del escritorio, que se encuentra en la parte inferior izquierda.

Luego seguimos la ruta:

Inicio ->Todos los Programas ->Oficina ->Microsoft Office Word->Microsoft Office Word.
Veremos cómo el indicador del ratón, cambia a un pequeño reloj de arena, que indica
que se esta cargando el programa en memoria. Una vez dentro, veremos la pantalla del
editor de Microsoft Office. Observemos el menú disponible en la parte superior (Figura
40).

6.1.1.- Los botones de control

Existe un menú descolgable (Figura 41) en la barra superior, con las palabras: Archivo,
Editar, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Ventana y Ayuda ?.

Figura 35 Menú descolgable

Si hacemos clic sobre cualquiera de estas opciones, se desplegará un menú

correspondiente a la opción que se elija.

6.1.2.- La barra Estandar

Con la barra estandar(Figura 42) podemos realizar varias funciones como abrir
documentos, guardar, imprimir, cortar, copiar, pegar y otras.

37/51
 Figura 36 Barra Estandar.

En esta barra encontramos los siguientes botones y su función:

6.1.3.- La barra de Formato

Con esta barra (Figura 43), podemos cambiar las propiedades de la fuente o los
párrafos, como por ejemplo subrayar la letra, centrar un párrafo, etc.

Figura 37 Barra de Formato

En las siguientes figuras encontramos las funciones de los botones.

38/51
6.1.4.- La barra de Dibujo

Esta barra (Figura 44) nos permite dibujar, insertar flechas, rectangulos, circulos, areas
de texto,estilo de sombra, estilo 3D etc.

Figura 38 Barra de Dibujo

6.1.5.- La barra de estado

Como su nombre o indica, esta barra (Figura 45) nos permite conocer el estado del
documento. Se indica por ejemplo, el número de página actual.

Figura 39 Barra de estado

39/51
6.1.6.- Crear de un Documento

Vamos a crear un documento de ejemplo para ver cómo se desarrolla nuestro trabajo
común en este editor de textos.

Ya vimos que para crear un documento hay que presionar el botón de página en
blanco. Tenemos el cursor ubicado en la primera línea de la hoja. Ya podemos escribir
nuestro documento. Empezamos a escribir en el teclado. Vemos que las palabras
aparecen en la hoja de la misma manera que en una maquina de escribir.

Entonces: ¿Qué diferencia tiene Word con una máquina de escribir? La diferencia es
que Word nos permite ver cómo esta quedando nuestro trabajo e ir modificándolo hacia
lo que nosotros necesitamos. Es decir, podemos teclear algo, darle los adornos que
pensemos que necesita, ver como queda, volver a cambiar el contenido, borrar una
parte de lo escrito ó quizás todo, y todo sin gastar papel, ni cinta. Solo cuando vemos
que el documento escrito ha quedado como queremos, entonces lo podemos imprimir o
guardar en un archivo. Por defecto los documentos generados en Microsoft Office,
tienen extensión .doc.

Para crear un nuevo documento podemos realizarlo de dos formas:

Haciendo clic en el botón Nuevo o Seleccionando en el menú superior descolgable,
la ruta Archivo -> Nuevo.

Nuestro archivo de ejemplo se llamará salud.doc (luego le pondremos el nombre).

En el ejemplo de la figura 46 solo hemos introducido texto, ahora le vamos a dar

formato. Para ello vamos a seleccionar la primera línea: ubique el ratón al inicio de la
línea, presione el botón izquierdo y sin dejar de presionarlo, mueva el ratón hasta el
final, recién allí suelte el botón del ratón. De esta manera se habrá seleccionado la
primera línea y quedará sombreado como en la figura 46.

Con el texto sombreado, presione el botón de Texto centrado de los botones de la

barra de objetos, presione también el botón Negrilla. El resultado será el que se
muestra en la figura 47.

40/51
 Figura 40 Texto introducido en el archivo

Figura 41 Título centrado y en negrilla

Ahora queremos justificar a ambos lados el texto y corregir errores ortográficos. Para
hacerlo debemos seleccionar el resto del documento (sin la primera línea). Para
seleccionar trozos de texto muy grandes, puede colocar el cursor al principio de la
selección, tener presionada la tecla Shift, moverse al final de la selección y colocar ahí

41/51
el cursor, el resto del documento resaltará en negro. Ahora pulsamos el botón
justificar .

Si nos fijamos en la figura 47 notaremos que hay palabras subrayadas con líneas
onduladas. Eso indica que el corrector de ortografía ha detectado que hay palabras con
mala ortografía. Para corregirlas, hacemos clic derecho sobre cada una de ellas y
aparece un menú con opciones de corrección. Así por ejemplo la palabra utilización no
tiene tilde, entonces al hacer clic derecho sobre ella, podemos seleccionar la corrección
mas adecuada como muestra la figura 48.

Figura 42 Corregir Ortografía

Hay muchas otras cosas que podemos hacer. Por ejemplo, si deseamos cambiar el
titulo a letras mayúsculas, lo que debemos hacer es seleccionar el titulo y luego hacer
clic en el menú Formato y luego en Cambiar mayúsculas y minúsculas y seleccionar
Mayúsculas. Como muestra la figura 49.

42/51
 Figura 43 Cambiar de minúsculas a mayúsculas

El resultado, después de haber realizado algunas correcciones ortográficas, es el

mostrado en la figura 50.

Figura 44 Texto justificado y revisado

43/51
Como vemos, es fácil darle forma al documento una vez escrito.

Se pueden seleccionar partes del texto y moverlo con copiar y pegar, utilizándolos del
mismo modo que aprendimos para manejar archivos y carpetas. Si por allí comete
algún error, siempre tiene la opción de deshacer las últimas acciones, con el botón
Deshacer .

Microsoft Office dispone de una ayuda incluida. Si la necesita, únicamente haga clic en
el menú Ayuda ?. Luego, siga las instrucciones.

6.1.7.- Guardar un documento

Para grabar un documento, hacemos clic sobre el menú Archivo de la barra superior,
escogemos la opción Guardar como... Enseguida nos aparecerá una ventana como la
de la figura 51, donde debemos elegir el lugar (la carpeta) donde queremos guardar el
documento, y el nombre que queremos que tenga. Recomendamos ser ordenado y
claro con los nombres de carpetas y documentos para facilitar su posterior búsqueda.

Esta opción también se utiliza mucho, y es especialmente útil cuando tenemos que
escribir varios documentos parecidos, en los cuales sólo cambian algunas partes.
Aprovechamos el documento anterior para cambiar pequeñas cosas y tener ya un
nuevo documento. Es decir, se puede Abrir un documento que tengamos ya hecho,
cambiarle algunas partes y al grabar tener cuidado de elegir la opción Guardar como...
y ponerle otro nombre al documento que estamos escribiendo, para no perder el
anterior. De esta manera hemos generado un nuevo documento a partir del anterior, sin
volver a escribir todo de nuevo, pero sin dañar al primero.

Figura 45 La ventana Guardar como

44/51
A continuación explicamos el proceso de guardado a través del cuadro de dialogo
Guardar como.

1. Elegir la ubicación de guardado del archivo: En la parte superior izquierda

aparece la ubicación donde se esta guardando en este caso aparece Mis
documentos. Si deseamos guardar el documento en una carpeta diferente a esa,
debemos hacer uso de alguno de algunos de los botones que aparecen en la parte
superior derecha de la ventana:

El primero , es el botón para retroceder, es decir que si ingreso a una carpeta

con este boton puedo volver atrás, o salir de ella.
El segundo , es el botón para subir de nivel o carpeta.
El tercero , es un botón que para hacer una busqueda en web, este boton no se
recomienda utilizarlo.
El cuarto , es un botón que nos permite eliminar un archivo o carpeta.
El quinto , es un botón que nos permite crear una carpeta.
El sexto , es un botón que nos permite organizar los archivos en forma de lista,
vistas en miniatura, etc.

2. Escribir el nombre al documento. Este se escribe en el campo:

3. Una vez seleccionado el tipo de archivo, procedemos a guardar el documento para

ello se da clic en el botón guardar que aparece en la parte derecha, si cambiamos de
opinión y no deseamos guardar el documento presionamos el botón cancelar.

Para abrir documentos rápidamente, existe un botón con una carpeta y una flecha .
Si oprimimos ese botón, aparece una ventana para seleccionar el archivo. Tendremos
que buscarlo en el disco duro, y cuando esté seleccionado presionamos el botón de
Abrir (Figura 52).

También existe un botón con el icono de un disquete . Si presionamos ese botón se

guardan los cambios que hayamos hecho sobre el documento que tenemos abierto. No
nos permite cambiarle el nombre. Hay que usarlo cuando estamos seguros de que no
queremos cambiarle el nombre al documento que estamos modificando.

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 Figura 46 La ventana Abrir

6.1.8.- Imprimir

Para imprimir un documento podemos utilizar varios caminos. Si hacemos clic sobre el
botón de imprimir , se imprimirá el documento completo.

Si queremos tener mayor control sobre la impresión (imprimir sólo una de las páginas, o
un trozo del documento, o varias copias a la vez, etc.). También podemos hacer clic en
el menú Archivo de la barra superior, escogemos la opción Imprimir…, y veremos una
ventana de diálogo como la mostrada en la figura 53. Ahí podemos escoger si
imprimimos todo o sólo algunas páginas, el número de copias de cada una, etc. Luego
para imprimir pulsamos el botón Aceptar. Siempre tiene la posibilidad de cancelar la
operación que está haciendo.

Figura 47 La ventana de imprimir

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Hasta aquí una pequeña introducción para iniciarse al uso de Microsoft Office Word. La
intención no es convertir al alumno en experto, sino quitarle el miedo al uso. Ahora
queda de tarea para el alumno comenzar a entrenarse sobre las posibilidades que
presenta, utilizando tablas, gráficos, viñetas, numeraciones automáticas, etc.

6.2.- Excel

¿Qué es Excel? ¿Es algo útil o fácil de usar? ¿Debo ser un genio para poder usarlo?

El crecimiento y difusión de computadores en el hogar y en la mayoría de los puestos

de trabajo ha hecho posible que los programas sean cada vez más amigables con los
usuarios. No hace falta ser un brillante científico para poder utilizar alguno de los
programas de Microsoft Office, como el Word, Excel, etc. Es más, estos programas se
diseñan con la finalidad de que los usuarios aprendan por sí mismos a utilizarlos.
Siempre que inicie alguna opción se le dará un cuadro de diálogo con opciones, entre
ellas siempre habrán dos botones que no faltan, el de Aceptar y el de Cancelar. Es
decir siempre podrá cancelar cualquier cambio involuntario que haga. No tenga miedo.

El Excel, es un programa diseñado para trabajar con hojas de cálculo

electrónico. Su pantalla de edición nos da, desde el inicio, una
cuadricula, en la que podemos llenar datos tanto numéricos, como de
texto. Es ideal para construir planillas, tablas de cálculo, presupuestos,
etc.

6.2.1.- Iniciando el uso de Excel

Para ingresar al programa, realizamos un procedimiento similar al que hicimos para

ingresar a Word:

Hacemos clic en el botón Inicio del escritorio y luego en Todos los programas; allí
escoger Microsoft Office; y luego Microsoft Office Excel 2003. Una vez dentro, el
programa nos muestra su pantalla de edición (Figura 54).

Pregunta: ¿Se parece en algo Excel al Word?

Respuesta: Efectivamente se parecen. Podemos observar botones que ya habíamos

visto con anterioridad. Son botones estándar para todos los programas de Microsoft
Office, Entre ellos destacamos los siguientes:

Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir, Vista previa, Revisión ortográfica, Deshacer, etc.

Como ve, todos los ambientes de trabajo del Microsoft Office son hasta cierto punto
similares, pero cada programa tiene una orientación específica.

Después de tanto preámbulo vamos a crear un documento de Excel.

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6.2.2.- Creando una nueva hoja

La extensión por defecto de documentos de Excel es .xls.

Vamos a crear el archivo ejemplo.xls que contendrá un cuadro de presupuesto. Cada

cuadrito en la hoja electrónica se denomina celda, disponemos de tantas celdas como
necesitemos. Queremos poner en la primera columna el nombre del producto
correspondiente, en la segunda su precio unitario, en la tercera la cantidad de cada
producto, en la cuarta el costo por producto, y luego realizaremos la suma de todos los
costos para llegar a un costo total. A este costo total le agregamos el 16% de IVA para
calcular el costo final.

Figura 48 La hoja de cálculo de Excel

Empecemos a rellenar los datos, sólo tendremos que llenar las tres primeras columnas,
el costo por producto será calculado en la hoja de cálculo.

En la figura 55, vemos que ya hemos introducido las tres primeras columnas de datos.
La primera aparece sólo en parte, pues su contenido es muy largo y la longitud de la
celda no alcanza. Vamos a arreglar esto haciendo clic sobre el botón gris que está
encima de la columna y que determina el nombre de la columna, en este caso B. Se
marcará toda la columna B, y ahora podemos ubicar el puntero del ratón en la línea de
límite entre la columna B y C. Le hacemos clic manteniendo presionado el botón del
ratón, y lo desplazamos hasta donde sea necesario.

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 Figura 49 Llenado de datos en Excel.

Como se puede observar en la figura 55, en la columna E es donde se desplegará el

valor total, calculado a partir de multiplicar el precio unitario por la cantidad. Para
realizar la operación, escribimos en la celda donde se ubicará el primer resultado, el
signo =. Luego hacemos clic sobre la celda donde se encuentra el primer operando, es
decir, donde se encuentra el precio unitario. Después escribimos el operador a utilizar
(suma +, resta -, multiplicación *, o división /). Por último hacemos clic en la celda donde
se encuentra el segundo operando, es decir, donde se encuentra la cantidad y
oprimimos ENTER. En el ejemplo queremos multiplicar lo que haya en la celda C3 y lo
de la celda D3 y que el resultado quede en E3, por lo tanto, en E3 escribimos =C3*D3.
Con esto le estamos diciendo a Excel que multiplique el contenido de C3 por el de D3 y
lo coloque en E3, el signo = le indica que esta celda contiene un fórmula y no un
número o una palabra.

Ahora, para hacer lo mismo en las filas que siguen, seleccionamos la celda E3,
pulsamos el botón Copiar luego seleccionamos todas las demás celdas a las que
queremos aplicar el mismo cálculo, y pulsamos el botón Pegar .

Para calcular la suma total, escribimos en la celda E11 lo siguiente: =SUMA(E3:E10).

Esto significa que se sumará el contenido de todas las celdas que hay entre la E3 y la
E10 incluyéndolas. Luego, para calcular el IVA, escribimos en la celda E12 lo siguiente:
=(E11*1.16).

Para darle un formato a nuestra tabla, seleccionemos las celdas de título. Haga clic en
la celda B2 y vaya a la E2 y haga clic pero con la tecla Shift presionada. Pulse el botón

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Negrilla y el botón Centrar. Por último seleccione todo el cuadro, es decir seleccione la
celda B2 luego vaya a la E14 y haga Shift + clic. Luego vaya al botón de bordes, haga
clic en la flecha abajo y escoja la opción todos los bordes.

Veamos como quedó esta tabla (Figura 56).

Figura 50 Tabla con formato

Si por algún motivo tenemos que cambiar alguno de los datos de este presupuesto,
basta con cambiar la celda pertinente y todos los cálculos se realizarán
automáticamente. ¡Ésta es la principal ventaja de una hoja de cálculo electrónica!

Podemos ver una vista preliminar, como hicimos en Word. Los procesos de Configurar
página e Imprimir son similares al Word.

Del mismo modo, siempre tendremos a la mano el botón Deshacer para sacarnos de
cualquier apuro, y si nos aparece algún cuadro de diálogo “extraño” siempre tendremos
la opción de Aceptar ó Cancelar.

Excel también dispone de una ayuda incluida. Para acceder a la ayuda, presione la
opción del menú Ayuda y escoja la opción Contenido, siga las instrucciones que se le
presentan y verá qué rápido puede usted aprender a utilizar todas estas herramientas.

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