Gerencia de Talento Humano

NRC 65-32641
Actividad No.2

Informe sobre diagnóstico y planeación del talento humano de una empresa

Presenta
Maria Undelina Escobar Ortega ID Nº 735586 Andrés
Felipe Santacruz ID No 728187
Diana Carolina Coral Burbano ID No 734438 Angeli
Vanesa Vallejos Fuenmayor ID 711901

Docente
Amanda Janeth Riascos Mora

Colombia, San Juan de Pasto. 30 de agosto 2022

 1. Diagnóstico de necesidades
INTEGRACIÓN DE LA PLANEACIÓN de Personal
DEL RECURSO HUMANO A LA 2. Análisis de disponibilidad
PLANEACIÓN ORGANIZACIONAL Planes de Previsión de
de recursos humanos
Recursos Humanos
3. Programación de medidas
de cobertura

PLAN DE PREVISIÓN DE TALENTO HUMANO

1. DIAGNOSTICO DE LAS NECESIDADES DEL TALENTO HUMANO

Determinación de las necesidades de talento humano de la entidad: una vez obtenida la información por
dependencias (formato 1), la Unidad de Talento humano en coordinación con la Oficina de Plantación
procederá a consolidarla para tener el estado global de necesidades para la entidad. Para tal fin, se sugiere utilizar
el Formato 2 o diseñar el que más se ajuste a las particularidades de la entidad.

La información ya consolida podrá ser discutida a nivel del Comité de Dirección o del que se conforme para tal
efecto. El propósito es hacer un análisis general y llegar a un consenso sobre las necesidades reales y que sean
viables de cubrir.

Como producto de este análisis puede resultar que el número de empleos necesarios supere o difiera del establecido en
la correspondiente planta de cargos, situación que puede derivar en la modificación de la planta. En estos casos deberán
seguirse los procedimientos regulares, es decir, respaldar la modificación con el estudio técnico y surtir los demás
trámites, sea que se trate de una entidad nacional o territorial.
 FORMATO 1

DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE TALENTO HUMANO

Área o Dependencia: CDA MOTOSPORT SAS Fecha: Agosto 29 2022
Tiempo de ejecución Empleos Requeridos
Plan, Programa Perfil de la persona
del Plan, Programa y/o A M B
y/o Proyecto Cantidad Identificación Carácter requerida
Proyecto (meses)
Profesional en
Administración de
empresas, ingeniería
Apertura de un industrial o áreas
CDA, línea mixta, afines, experiencia
en la ciudad de mínima de dos años.
Pasto 24 meses 1 Administrador Permanente x
Profesional en
Ingeniería de
sistemas, ingeniería
industrial, ingeniería
electrónica o áreas
afines, experiencia
mínimo de un año en
2 Ingenieros Permanente CDA´s. x
 Técnico o tecnólogos
en mecánica
automotriz,
experiencia mínima de
dos años en revisión
tecno mecánica, curso
actualizado de 150
horas del SENA de
RTM.
4 Inspectores Permanente x
Permanente Técnico o tecnólogos
en áreas
administrativas,
experiencia mínima
2 cajeras de un año x
Permanente Técnico en sistemas,
experiencia mínima de
un año en atención al
cliente, licencia de
conducción A2, B1.
2 recepcionistas x
Permanente Bachiller, experiencia
1 Servicios generales mínima de 6 meses. x
 Orientaciones para el diligenciamiento del Formato

Área o dependencia: Nombre del área donde se realizó el diagnóstico.

Plan, Programa y/o Proyecto: Nombre del Plan, Programa y/o Proyecto que debe desarrollar cada área de trabajo o
dependencia en el marco del plan de gestión institucional.

Tiempo del Plan, Programa y/o Proyecto (meses:)Tiempo dispuesto para que el cargo requerido desarrolle su labor en el
Plan, Programa y/o Proyecto.

Empleos Requeridos
- Cantidad: Numero de cargos requeridos para el buen desarrollo del Plan, Programa y/o Proyecto; para su identificación se
recomienda utilizar diferentes métodos de análisis de cargas de trabajo, instrumento que permite la determinación de las
necesidades de talento humano de cada dependencia y la identificación de déficit o excedentes de cargos, a través de un
conjunto de técnicas de medición de trabajos administrativos o tiempos de trabajo en oficinas, de acuerdo con las funciones
asignadas a las unidades o dependencias.
- El número de cargos requeridos debe ir ligado al tiempo dispuesto del Plan, Programa y/o Proyecto. Para determinar este
número se recomienda utilizar algunas de las técnicas para medir cargas de trabajo.
- Identificación: Denominación de empleos que se requieren de acuerdo con el sistema de nomenclatura y clasificación de
empleos vigente
- Carácter: Duración de los empleos dependiendo de si son permanentes o temporales y definición de la jornada laboral de
cada uno (tiempo completo, medio tiempo o tiempo parcial)

Perfil de la persona requerida: Habilidades y conocimientos específicos requeridos por las personas necesarias para el desarrollo
de los planes, programas y proyectos.

Prioridad: Se prioriza cada una de las necesidades identificadas con la importancia que represente su satisfacción, siendo A una
prioridad alta, M una prioridad media y B una prioridad Baja. La prioridad debe estar sujeta a identificación del empleo y del
tiempo dispuesto para la labor, ya que pueden existir cargos requeridos con tiempos dispuestos iguales, pero donde su prioridad
no es la misma.
 FORMATO 2

DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE TALENTO HUMANO

ENTIDAD: CDA MOTOSPORT SAS Fecha: 29 de Agosto 2022
Área o Empleos Requeridos Perfil de la persona Prioridad FUTURAS
Dependencia Cantidad Identificación Carácter requerida A M B VACANTES
Profesional en
Administración de
empresas, ingeniería
industrial o áreas
afines, experiencia
1 Ingeniero Temporal mínima de dos años. x Temporada
Técnico o tecnólogos
en áreas
administrativas,
experiencia mínima de
1 Cajera Permanente un año x Jubilación
Operativa
Bachiller, experiencia
mínima de un año en
ventas y/o atención al
Comercial 1 Promotora Temporal cliente. x Nuevo
Técnico o tecnólogo
en áreas
administrativas,
experiencia mínima
de un año como
Administrativa 1 Aux.contable Permanente auxiliar contable. x Renuncia
Bachiller, experiencia
1 Servicios generales Permanente mínima de 6 meses. x Renuncia
 Orientaciones para el diligenciamiento del Formato

Entidad: Nombre de la entidad donde se realizó el diagnóstico.

Área o dependencia: Identificación de las áreas o dependencias donde se requiere el talento humano.

Empleos Requeridos

- Cantidad: Consolidado del total de cargos requeridos por la entidad de acuerdo con los planes, programas y/o proyectos.

- Identificación: Denominación de empleos que se requieren de acuerdo con el sistema de nomenclatura y

clasificación de empleos vigente

- Carácter: Duración de los empleos requeridos dependiendo de si son permanentes o temporales y definición de la jornada
laboral de cada uno (tiempo completo, medio tiempo o tiempo parcial)

Perfil de las personas requeridas: Habilidades y conocimientos específicos requeridos por las personas necesarias para el
desarrollo de los planes, programas y proyectos.

Prioridad: Grado de prioridad identificado por cada dependencia.

Futuras Vacantes: Empleos que se prevé quedarán vacantes durante la vigencia, como consecuencia del retiro de su titular por
pensión, por ser una vacante temporal cuyo titular se encuentra en periodo de prueba de otro empleo o por cualquier otra razón
que pueda definirse con anticipación.

2. ANÁLISIS DE LA DISPONIBILIDAD DE TALENTO HUMANO

En esta etapa se debe realizar un estudio sobre la disponibilidad interna de talento humano. Para tal fin se debe con
información precisa y completa sobre las condiciones y características del talento humano vinculado, las exigencias y
perfiles de los empleos y demás datos necesarios para definir de forma cierta las acciones dirigidas al mejor
aprovechamiento del talento humano de la organización.

De forma indicativa, se presentan a continuación unas categorías de información con sus correspondientes variables a
través de las cuales se puede caracterizar el talento humano, determinar el estado actual de su talento humano y definir
alternativas para satisfacer necesidades cuantitativas y cualitativas.
 CATEGORÍAS VARIABLES
- Nivel de educación formal
- Resumen de capacitaciones relacionada con las actividades propias de la
organización
- Tiempo de servicio en la entidad y en otras entidades
1. Datos por servidor
- Conocimientos
- Habilidades
- Edad
- Género
- Requisitos
2. Perfil de los empleos - Funciones
- Conocimientos, habilidades y competencias requeridas para su desempeño
- Distribución de cargos por dependencias o planes y proyectos de la entidad
- Número de empleos por niveles jerárquicos y por su naturaleza
- Distribución de cargas de trabajo por dependencia
- Composición de la planta de talento humano por rangos de edad, género y
formación académica
3. Estadísticos - Rotación de talento humano (relación entre ingresos y retiros)
- Movilidad del talento humano (encargos, comisiones de servicio, de estudio,
reubicaciones y estado actual de situaciones administrativas)
- Ausentismo (enfermedad, licencias, permisos, etc.)
- Empleados próximos a pensionarse
- Vacantes temporales
- Funcionarios que dados sus conocimientos y experiencia potencialmente puedan ser
4. Proyecciones sobre reubicados en otras dependencias, encargarse en otro empleo o que se les pueda
futuros movimientos comisionar para desempeñar cargos de libre nombramiento y remoción

- Comportamiento de la evaluación del desempeño

5. Análisis de procesos - Impactos de los programas de selección, capacitación y bienestar
- Montos salariales y de horas extras frente a lo presupuestado
6. Comparativos
- Cantidad real de empleados frente a la presupuestada
*Identificación del cargo:

Nombre de cargo: Administrador

Área o dependencia: Administración
Nivel de cargo: Supervisión

Funciones:
Sera el responsable para conseguir los objetivos organizacionales, tener un gran impacto
tanto en el rendimiento como en el desempeño de la empresa. El administrador debe utilizar
eficientemente todos los recursos (técnicos, humanos y financieros) para optimizar los
beneficios de la empresa.

Conocimientos y habilidades:

Profesional en Administración de empresas, ingeniería industrial o áreas afines, experiencia

mínima de dos años, capacidad de resolución de problemas, liderazgo, capacidad de
negociación.

*Identificación del cargo:

Nombre de cargo: Contador

Área o dependencia: Administración

Funciones:

Elaborar los estados financieros, realizar auditorías financieras, analizar registros contables,
reparar los presupuestos de la empresa, encargarse de la nómina, elaborar declaraciones de
impuestos, registrar los ingresos y egresos de la empresa, entre otros.

Conocimientos y habilidades:

Profesional en contaduría pública, experiencia mínima de dos años, manejar eficientemente

los recursos económicos que forman parte del patrimonio de la empresa, generar
información confiable que permita la toma de decisiones con base para ejecutar acciones a
nivel financiero.
*Identificación del cargo:

Nombre de cargo: Director técnico

Área o dependencia: Operativa

Funciones:

Supervisar que la realización de las inspecciones se realicen según los procedimientos y los
requisitos legales y normativos para los CDA en el país, hacer uso adecuado de
instalaciones y recursos asignados para el cargo, manejar adecuadamente la información y
su confidencialidad, mantenerse actualizado en los requisitos y normatividad aplicable a los
CDA, cumplir las políticas, procedimientos y normatividad vigente relacionada con el
Sistema de Gestión de la Calidad y los Centros de Diagnóstico Automotor.

Conocimientos y habilidades:

Profesional en Administración de empresas, ingeniería industrial o áreas afines, experiencia

mínima de dos años, curso actualizado de 150 horas del SENA de RTM, licencia de
conducción A2, B1, agilidad, atención al cliente, manejo de personal.

*Identificación del cargo:

Nombre de cargo: Inspector

Área o dependencia: Operativa

Funciones:
Realizar la revisión técnico mecánica a todos los vehículos/ motos que lo soliciten con
responsabilidad, efectividad, eficiencia y eficacia, cumpliendo con los objetivos del CDA y
la normatividad vigente, utilizar los elementos de bioseguridad durante la jornada laboral y
desempeñar las demás actividades asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con el
carácter de sus funciones.

Conocimientos y habilidades:

Técnico o tecnólogos en mecánica automotriz, experiencia mínima de dos años en revisión

tecno mecánica, curso actualizado de 150 horas del SENA de RTM, manejo y revisión de
equipos para realizar la revisión técnica mecánica, agilidad, comunicación, disposición.
Identificación del cargo:

Nombre de cargo: Cajera

Área o dependencia: Operativa

Funciones:
Recibir al cliente de acuerdo al protocolo de servicio establecido por la empresa, confirmar
que los documentos que se requieren para la prestación del servicio estén vigentes y en
orden, prestar un excelente servicio y atención al cliente, realizar la facturación y/o
generación de pines para los clientes del CDA, realizar los registros contables (Recibos de
caja, notas contables) que se generen en la contabilidad del CDA, venta de soat.

Conocimientos y habilidades:
Técnico o tecnólogos en áreas administrativas, experiencia mínima de un año, trabajo en
equipo, responsabilidad, orientación al cliente, buena comunicación, y organización.

Identificación del cargo:

Nombre de cargo: Recepcionista

Área o dependencia: Operativa

Funciones:
Recibir al cliente de acuerdo al protocolo de servicio establecido por la empresa, confirmar
que los documentos que se requieren para la prestación del servicio estén vigentes y en
orden, prestar un excelente servicio y atención al cliente, ingresar los vehículos

Conocimientos y habilidades:
Técnico en sistemas, experiencia mínima de un año en atención al cliente, licencia de
conducción A2, B1, agilidad, buena comunicación y excelente servicio al cliente.

*Identificación del cargo:

Nombre de cargo: Servicios generales

Funciones:
Mantener en completo orden y limpieza las áreas de administración, oficinas, baños,
atender con amabilidad a los clientes, ser una persona organizada, ágil, y puntual.

Conocimientos y habilidades:

Bachiller, experiencia mínima de 6 meses.

3. PROGRAMACIÓN DE MEDIDAS DE COBERTURA

Identificados los requerimientos y analizada la disponibilidad interna de talento humano, el jefe de talento humano
contrasta las dos informaciones, de lo cual se pueden detectar situaciones como las siguientes:

 Que la entidad presente déficit de talento humano al no contar con el número adecuado de servidores.
 Que el déficit obedezca a que los servidores vinculados no tengan las habilidades y conocimientos
requeridos.
 Que el déficit se presente porque la entidad no cuente ni con el número ni con las características de talento
humano requeridos.
 Que se presenten excesos de talento humanos.

Para definir las medidas de cobertura o acciones dirigidas a atender las necesidades detectadas, las conclusiones del
ejercicio de contraste de necesidades de talento humano y de disponibilidad interna deberán presentarse de forma clara y
oportuna. Las medidas de cobertura pueden ser tanto internas como externas. Sin embargo, se deben privilegiar las
medidas internas, por cuanto el objetivo es potenciar al máximo el recurso humano existente, aspecto que redunda en
mejorar la eficiencia y las oportunidades de desarrollo del talento humano.

• Medidas Internas

En caso de déficit de talento humano, la entidad podrá acudir a fuentes internas para suplir algunas de sus
necesidades a través de procesos como:

- Capacitación y desarrollo: en el plan institucional de capacitación, la entidad debe prever medidas que
permitan desarrollar o mejorar aquellas habilidades o conocimientos requeridos para el buen desempeño de sus
servidores y sobre los cuales, se hayan detectado deficiencias en los diagnósticos.
- Reubicación de talento humano: analizar la posibilidad de reubicar personas que posean las habilidades y
conocimientos requeridos en otras dependencias, sin que con ello se afecte el desempeño de las áreas. Al respecto,
conviene que la entidad tenga políticas claramente definidas; en ausencia de éstas se pueden explorar los
intereses de los servidores.
- Manejo de situaciones administrativas tales como:
Encargos: La medida puede ser utilizada cuando existe la posibilidad de nombrar a un funcionario de carrera en un
cargo superior mientras se surte el proceso de provisión definitiva.
Comisiones para el desempeño de cargos de libre nombramiento y remoción.
- Transferencia del conocimiento que poseen las personas que se disponen a abandonar el servicio por razón de
pensión u otra.
- Creación de empleos temporales dentro de la planta de talento humano de acuerdo con las necesidades
específicas determinadas en estudio de necesidades ya adelantado.

En caso de excesos de talento humano, la entidad podrá proceder a emprender medidas de retiro de
servidores siguiendo los procedimientos y normatividad sobre la materia. Dados los efectos sociales que
estas medidas causan, es importante el desarrollo de actividades de preparación para el cambio y atenuar los efectos
negativos que ello pueda generar tanto en quienes se retiran van como en los que quedan en la organización.

• Medidas Externas

Para suplir las necesidades que no se puedan atender con medidas internas, se debe acudir a fuentes externas y suplir
las necesidades con el ingreso de nuevas personas, surtiendo los procesos de selección previstos o por medio de
contratación (en sus diferentes modalidades).

Frente a los procesos de selección la entidad debe tener datos actualizados sobre el número de empleos con vacancia
definitiva que se deban proveer y las proyecciones de vacancias futuras. Al respecto, los planes institucionales de
vacantes, de los cuales se tratará más adelante, constituyen en la herramienta fundamental para la planeación de los
procesos de selección.

Se recomienda utilizar el Formato 3 o diseñar uno específico por entidad, con el fin de facilitar el ejercicio de contraste y de
identificación de las medidas de cobertura.
 FORMATO 3
PLAN DE PREVISIÓN DE TALENTO HUMANO
ENTIDAD: Fecha:
Ing. de sistemas no se Exigencias de
Falta de motivación
cuentan con las personas normatividad por parte
Déficit de personal para continuar con los Convocatoria externa
calificadas del ministerio de
estudios profesionales
para realizar ascensos transporte
No cuenta con el personal
Déficit de personal
para impulsar nuevos Conocimiento de
Falta de personal Convocatoria externa
productos o atención al público
recordación de CDA
Por manejo de dinero de
Evitar la acumulación de Conocimiento
Déficit de personal estar a cargo de una única Convocatoria externa
clientes para pago contables
persona.

Orientaciones para el diligenciamiento del Formato

Diagnóstico de Necesidades: Descripción detallada de las necesidades de talento humano identificadas en el diagnóstico plasmado en
el formato 2, de acuerdo con las prioridades definidas por cada área, haciendo énfasis en aquellas que fueron calificadas con una
Alta Prioridad. Se toman en cuenta tanto las necesidades cualitativas (habilidades o conocimientos requeridos para el desarrollo
de los planes, programas y proyectos de las áreas) como las necesidades cuantitativas (número de empleos requeridos, carácter y
duración de los mismos). Así mismo, en esta columna se detallan las vacantes que puedan presentarse durante la vigencia (por
pensión del titular del empleo, vacantes temporales susceptibles de convertirse en definitivas o cualquier otro motivo que pueda
preverse).
Análisis de Información sobre talento humano: Frente a cada necesidad detectada, se contrasta con la información disponible
en la entidad, producto del análisis de disponibilidad interna de talento humano. En cuanto a las necesidades cualitativas se pueden
contrastar con la información obtenida en materia de capacitación, formación y experiencia de los servidores de la entidad; en lo
referente a necesidades cuantitativas es preciso tener en cuenta el número de empleos aprobados en las plantas de talento humano de
la entidad y en los asignados a cada dependencia de acuerdo con sus cargas laborales.
Situación Detectada: Del contraste de información pueden identificarse situaciones deficitarias, es decir, en las que se observan
deficiencias entre los talentos requeridos (cualitativa o cuantitativamente) y los Talentos disponibles. También se pueden detectar
situaciones en las que haya excedentes del número de talento humano realmente requerido en una entidad.
Medida de Cobertura Propuesta: Para cada situación detectada se debe programar la respectiva medida que permita superarla.
Dadas las restricciones en las que se encuentran la mayor parte de las entidades, se deben tomar medidas que en lo posible no
impliquen erogación de talento. Cuando se presentan déficit en materia de las habilidades o conocimientos requeridos, se deben
privilegiar medidas como la capacitación y desarrollo de las mismas para el talento humano disponible en la entidad, la reubicación de
servidores sin afectar con esto el desempeño de otras áreas y la transferencia del conocimiento que poseen los empleados que
próximamente abandonarán la entidad. Ya como última alternativa se puede revisar la posibilidad de vincular nuevo talento humano.
Cuando se trata de déficit en el número de empleos requeridos se puede acudir a la creación de empleos (incluidos los temporales) de
acuerdo con los procedimientos normativos, presupuestales y técnicos previstos para el efecto, solicitar la excepción para la no
supresión de empleos que hacen parte de la estrategia pensional o redistribuir las cargas de trabajo de las dependencias sin afectar
con ello la prestación de los servicios.
Si la situación se refiere a excesos de talento humano, se puede proceder a la supresión de empleos de acuerdo con los
procedimientos normativos y técnicos del caso.
Aspectos normativos y técnicos a tener en cuenta: es importante señalar las normas y metodologías que se pueden tomar como
referencia para la implementación de cada una de las medidas adoptadas.

Análisis de disponibilidad de personal. Realice un estudio sobre la disponibilidad interna de

talento humano, de acuerdo con las categorías propuestas para caracterizar al talento
humano.

Reflexione:

a) ¿Es posible determinar el estado actual del talento humano de una entidad sin
contar con datos actualizados y organizados sobre las diferentes categorías
de personal?
No es posible determinar el estado actual del talento humano sin tener
información tan valiosa como lo son los datos actualizados los cuales nos
permiten tener un contacto más cercano con los trabajadores e incluirlos en
los principales programas de bienestar, convocatorias a beneficios
especiales, además de poder realizar un seguimiento más eficiente, siendo de
gran importancia ya que nos permite identificar el perfil del trabajador
identificando sus cualidades y categorías.
b) ¿Qué dificultades como jefe de talento humano se pueden presentar si no se
cuenta con un registro de información del Talento Humano que labora para
la entidad?
No se podría obtener respuestas a cuestiones que se plantean durante todo el
ciclo de vida laboral de un profesional dentro de una compañía
complicaciones al orientar el futuro de una organización óptimamente la
consulta y análisis de la información seria desorganizada e impuntual.
c) ¿Cómo podría, sin incurrir en costos y aprovechando la infraestructura
disponible, tener organizada la información al respecto? En la era del
entendimiento, comunicación y tecnología en la que estamos es de
fundamental trascendencia disponer de los datos y la información adecuada,
puesto que ahora más que jamás contamos con tantas fuentes donde obtener
información sin embargo se debe saber diferenciar entre información eficaz
e información de “relleno”. A partir de que el internet se regresó más
accesible para la utilización del público generalmente, y el desarrollo veloz
de las tecnologías de la información han logrado que el trueque de
 información tenga una revolución increíble; en la actualidad se tiene la
necesidad de disponer de información de forma cada vez más veloz; y
además se cuenta con una extensa variedad de fuentes de donde tenemos la
posibilidad de obtener información y de igual manera hay cada vez más
canales mediante los cuales se transmite cada vez más y más información
realizándolo de una manera gratuita simplemente con el acceso a nuestra
computadora.
d) ¿Qué otras categorías o variables podrían considerarse al momento de realizar
una mirada interna a la oferta de personal de una entidad?
Tener en cuenta las necesidades de la empresa: tanto las pasadas, las
presentes como las futuras, determinar el personal necesario para cubrir esas
necesidades detectadas, integrar todos los aspectos relacionados con la
gestión de personal, definir correctamente cada puesto de trabajo y
determinar los contratos más adecuados para cada caso, definir los canales y
medios de captación de nuevos candidatos, así como el proceso de
reclutamiento y selección y los criterios asociados, se debe tener actualizada
la información de la plantilla y se debe contemplar planes de crecimiento y
formación.

Realice un formato para aplicar al personal de la entidad y determinar el estado actual de la

capacidad humana instalada. (NO DEBE APLICARLO)
 Formato para actualizacion datos
Informacion personal
Nombres y apellidos completos
Fecha de nacimiento(D/M/A)
Genero M/F
Identificacion
Factor RH
Estado civil

Informacion grupo familiar

Padres (nombres completos)
Hijos (nombres completos)
Conyugue (nombre completo)

Informacion Socio Economica Economica

Nivel de estudios
Mujer/hombre cabeza de Familia
Ocupacion
Tipo de Vivienda Propia/arriendo
Estudios realizados en los ultimos años

Fecha de ingreso a la empresa

Cargo
Tiempo en el cargo actual
Aspiraciones