FUNCIONES AUX ADM

FECHA FUNCION DEL CONTRATO

Atención al cliente, ventas y asesoría: administrar los pedidos y

7/10/2022 despachos de Gases en la Bodega y asistir cuando sea necesario, las
solicitudes para recargas en atención a los Clientes por urgencia.

Administrar los pedidos y despachos de Gases en la Bodega a fin de

controlar: La programación de despachos y recargas, según las
7/10/2022 debidas asignaciones a clientes de acuerdo al desempeño en las
carteras de dinero y cilindros, cobros de alquiler para recuperación
de Cilindros y Carteras de Créditos.

Realizar los traslados de inventario de los cilindros de acuerdo al

7/10/2022 ingreso a Bodega, la rotación y en tiempo oportuno de llegada y
Facturados.

Programar rutas de despachos de acuerdo a tiempos

comprometidos y prioridad de despachos. Revisando los cilindros
7/10/2022
pendientes de recogida y delimitar el recorrido para recuperación
de cilindros.

Administrar los Ingresos con la debida seguridad en la Caja General.

7/10/2022 Verificar contra recibos, recaudos y otros para hacer el cierre de
Caja Diario, verificar las Consignaciones para conciliar carteras en
acuerdo con la Asistente Financiera y Contable.

Realizar acompañamiento al Coordinador del SG-SST en el

7/10/2022 desarrollo del plan de mejora de los hallazgos encontrados en la
auditoría.

7/10/2022 Programar la proveeduría de gases y los presupuestos para el

mismo, contactando oportunamente con los Proveedores.

Realizar los reportes de accidentes de trabajo y acompañar la

7/10/2022
investigación.

Controlar los préstamos de equipos en terceros observando los

7/10/2022 tiempos establecidos en la Factura y costos de alquiler por sobre
tiempo.

Realizar acompañamiento al Coordinador del SG-SST en el

7/10/2022 desarrollo del plan de mejora de los hallazgos encontrados en la
auditoría

Manejo de la Caja para gastos menores que no superen el tope legal

permitido por compra de este tipo, llevando el debido proceso en
7/10/2022 revisión, ejecución y legalización de los mismos, rendir cuentas a
Administradora y contabilidad para reembolsar cuando sea
necesario.
 Programar la conversión de cilindros gases industriales a
medicinales y ordenar llevada a proveedor del servicio, así como el
7/10/2022
control del buen estado de los equipos, su marcación y
almacenamiento.

Creación de elementos en el sistema contable implementado por la

7/10/2022
empresa para facturación.

Ingreso de facturas compras, llenados y otras para ser

7/10/2022
contabilizadas.

Generar los Recibos de Caja a Clientes para abono de créditos o

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transacciones inmediatas en ventas.

Archivar los documentos que se generen en la operación

7/10/2022 diariamente, observando su disposición, control de consecutivos de
Facturas y Recibos, así como su debida Gestión documental.

7/10/2022 Determinar el Plan de recuperación y selección de clientes tipo AA-

A-B

Atender los requerimientos de abastecimiento de acuerdo al stock

7/10/2022
de inventarios y las demandas de los diferentes tipos de gases.

7/10/2022 Realizar la actualización de la plataforma ALISSTA en formato PDF

Realizar mensualmente y aleatorio Inventario de Cilindros para

7/10/2022 tener la disponibilidad para compras del suministro en gases y para
control del inventario de rotación en Bodega.

Mantener actualizada la gestión documental tanto física como

7/10/2022 digital correspondiente al programa de seguridad y salud en el
trabajo.

Atender las instrucciones del coordinador del Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el Trabajo con respecto al manejo logístico del
7/10/2022 cronograma de capacitaciones del SG-SST y el plan de trabajo anual
resultado de la auto evaluación que se realiza anualmente.

Convocar de manera mensual al comité de COPAST y de manera

7/10/2022 Trimestral al comité de Convivencia y brigadismo una vez al año,
dejando documentada la reunión
 FUNCIONES AUX ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL MELISSA SANCHEZ

ACTIVIDAD CADA CUANTO SE REALIZA ASUNTO

Recargas, recepcion de llamadas,

DIARIO
facturacion

Cobro de cartera y cilindros clientes que

DIARIO
llevan el limite maximo

Traslados de entrega de mercancia

junto con facturacion DIARIO

Programacion de ruta de despachos y

DIARIO
recogidas de cilindros

Cuadre de caja diario, enviar a consignar

y aplicar dicha consignacion en el DIARIO
sistema contable

SEMANAL

SEMANAL

SEMANAL

SEMANAL

SEMANAL

SEMANAL
 SEMANAL

SEMANAL

SEMANAL

Realizar recibos de caja pendientes y

SEMANAL
encontrar los faltantes

Archivar facturas de venta, compras y

SEMANAL
otros

SEMANAL

SEMANAL

MENSUAL

MENSUAL

Archivar documentacion pte MENSUAL

MENSUAL

MENSUAL
Z

COSTO SE REALIZO ? OBSERVACIÓNES