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TRANSFORMANDO

PERSONAS Y EMPRESAS

Asimila
Directrices para la Auditoría
de Sistemas de Gestión

ISO 19011:2018
OBJETIVOS

◼ Proporcionar una visión


general de las etapas de
auditoría.
◼ Describir las funciones y
responsabilidades de los
auditores.
◼ Fortalecer habilidades para
planificar, ejecutar, reportar
las actividades de una
auditoría.

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Antecedentes
ISO 10011-1:1990 Lineamientos para hacer auditorías.
ISO 10011-2:1991 Criterios para la calificación de auditores.
ISO 10011-3:1991 Guía para la administración de programas de auditorías.
ISO 14010:1996 Principios generales para auditorías ambientales.
ISO 14011:1996 Auditorías de sistemas de administración ambiental.
ISO 14012:1996 Directrices para la auditoría medioambiental. Criterios de cualificación para los auditores
medioambientales

La primera Edición de la Norma ISO 19011:2002


Desde la publicación de la primera edición de la Norma
Directrices para la AUDITORÍA de los Sistemas de
ISO 19011 en el 2012, se han publicado un gran
Gestión de la Calidad y/o Ambiental anula y reemplaza
numero de normas para Sistemas de Gestión.
las normas mencionadas.

ISO 19011:2018
La adición de enfoque basado en el riesgo a los principios de auditoría.
Expansión en las directrices para la gestión del programa; para la realización de auditorías planificación”; en los
requisitos de competencia genéricos para auditores.
Ajuste en la terminología para referencia del proceso y no del objeto.
Eliminación del anexo de requisitos de competencia para la auditoría de disciplinas de sistemas de gestión
específicos.
Expansión del Anexo A, proporcionando directrices en los nuevos conceptos de auditoría tales como contexto de
la organización, liderazgo y compromiso, auditorias virtuales, cumplimiento y cadena de suministro.

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Tipos de auditoría

AUDITORÍA DE SEGUNDA AUDITORÍA DE TERCERA


PARTE PARTE

AUDITORÍA AUDITORÍA A AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN /


DE PRIMERA PARTE PROVEEDOR EXTERNO ACREDITACIÓN

AUDITORÍA PARTES AUDITORIA LEGAL, REGULATORIA


INTERESADAS EXTERNAS O SIMILAR

Realizadas por organismos


Realizadas por partes que tienen
AUDITORÍA INTERNA algún interés en la organización,
independientes de auditoría, tales
Una auditoría realizada como aquellas que otorgan
como clientes o individuos en su
por la organización a sus certificación/registro de conformidad o
nombre.
propios sistemas y agencias gubernamentales.
procedimientos. Para certificación (ver también los
requisitos en ISO / IEC 17021)
Objetivo:
Objetivo:
Asegurar el Objetivo:
Determinar la adecuación y evaluar
mantenimiento, desarrollo Determinar si el sistema de calidad de
el desempeño de proveedores
y mejoramiento del una organización ha sido documentado
externos y partes interesadas
sistema de calidad. e implementado de acuerdo con una
externas.
Norma/Reglamento específico.

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Alcance

◼ La Norma ISO 19011:2018

No establece requisitos

◼ Provee una guía sobre el manejo de un programa de auditoría, sobre la


planeación y realización de una auditoría a un Sistema de Gestión, así
como la competencia y evaluación de un auditor que pertenezca al
equipo auditor.

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Términos y definiciones

SISTEMA DE
PROCESOS DESEMPEÑO EFICACIA
GESTIÓN
• Conjunto de • Conjunto de • Resultado • Grado en el
elementos actividades medible que las
interrelacionados interrelaciona actividades
o interactuantes das o planificadas
de una interactuantes son
organización que usan realizadas y
para establecer entradas para se logran los
políticas y entregar un resultados
objetivos y resultado planificados.
procesos para previsto.
lograr esos
objetivos.

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Términos y definiciones
◼ Auditoría
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

AUDITORÍA

Auditoría Combinada
Auditoría llevada a cabo junto a un único
auditado en dos o mas sistemas de Auditoría Conjunta
gestión. Auditoría llevada a cabo a
Nota: Cuando dos o mas sistemas de un único auditado por dos
gestión de disciplinas especificas son o mas organizaciones
integrados en un solo sistema de gestión, auditoras.
esto se conoce como sistema de gestión
integrado.
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Términos y definiciones

◼ Categoría de Auditoría

Auditorías Auditoría
de sistema de proceso

Auditoría
Auditoría
de producto
de registros
o servicio

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Términos y definiciones
Evidencia de Hallazgos de la Conclusiones de
Criterios de auditoría
auditoría auditoría la auditoría
• Conjunto de requerimientos • Registros, • Resultados de la • Salida de una
usados como referencia declaraciones de evaluación de la auditoría, después
frente a la cual se compara hechos o cualquier evidencia de la de la
la evidencia objetiva. otra información auditoría recopilada consideración de
• Nota: Si los criterios de que son frente a los criterios los objetivos de la
auditoría son requisitos pertinentes para de la auditoría. auditoría y todos
legales, los términos los criterios de los hallazgos de
“cumplimiento” e auditoría y que son auditoría.
“incumplimiento” son verificables.
utilizados en los hallazgos
de auditoría.
• Nota: Los requisitos pueden
incluir políticas,
procedimientos, instructivos,
requisitos legales,
obligaciones contractuales,
etc.

•Datos que soportan la existencia o veracidad de algo.

Evidencia •Nota: Puede ser obtenida por medio de observación, medición, prueba o por otros medios.
objetiva •Nota: Para el propósito de la auditoría consiste generalmente en registros, declaraciones de hecho u
otro tipo de información relevante para el criterio de auditoría y que es verificable.

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Términos y definiciones

Hallazgo de la AUDITORÍA

Pueden llevar a identificar riesgos, Necesidad o expectativa que es


oportunidades de mejora o registros de declarada, generalmente implícita u
buenas prácticas obligatoria.

No conformidad
Conformidad
(Incumplimiento de un
Nota: Un requerimiento (Cumplimiento de un
requisito)
especificado es uno que es requisito)
declarado, por ejemplo, en (Si es criterio es requisito
(Si es criterio es requisito
información documentada. legal o de otra índole se
legal o de otra índole se
denomina
denomina CUMPLIMIENTO)
INCUMPLIMIENTO)

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Términos y definiciones

CLIENTE DE AUDITORÍA
Organización o persona que solicita una Auditoría.

EQUIPO AUDITOR
requerimiento de una auditoría externa puede venir de
Nota: Para el caso de la auditoría interna, el cliente de

individuos que gestionan el programa de auditoría. El

Uno o más personas que llevan a cabo una AUDITORÍA, con el


fuentes como reguladores, partes contratantes o
auditoría puede ser también el auditado o los

apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.


Nota: Un auditor del equipo auditor es designado como el líder del equipo auditor.
clientes existentes o potenciales

Nota: El equipo auditor puede incluir auditores en entrenamiento.

AUDITOR: Persona que lleva a cabo una AUDITADO


AUDITORÍA

EXPERTO TÉCNICO: Persona que aporta


conocimientos o experiencia específicos al
equipo auditor (no actúa como auditor). AUDITADO Organización que
esta siendo auditada.
OBSERVADOR: Persona que acompaña al
equipo auditor pero no audita.

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Términos y definiciones

◼ Alcance y límites de una auditoría


Nota: El alcance de la auditoría generalmente incluye una descripción de
las ubicaciones físicas y virtuales, funciones, unidades de la organización,
actividades y procesos, así como el periodo de tiempo cubierto.

◼ Programa de auditoría
Conjunto de una o más
auditorías planificadas para un
periodo de tiempo determinado y
dirigidas hacia un propósito
específico.
Descripción de las
actividades y de los
detalles acordados de una
auditoría.
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Términos y definiciones
◼ Efecto de la incertidumbre
❑ Un efecto es una desviación de lo esperado
positivo o negativo.
❑ La incertidumbre es el estado, incluso parcial,
de deficiencia de información relativa al
conocimiento o entendimiento de un evento,
sus consecuencias y probabilidad.
❑ El riesgo es caracterizado comúnmente por
referencia a los eventos potenciales y
consecuencias.
❑ El riesgo es expresado comúnmente en
términos de una combinación de las
consecuencias de un evento (Incluyendo
cambios en las circunstancias) y la
probabilidad asociada de ocurrencia.
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Términos y definiciones

◼ Competencia

Capacidad para aplicar


conocimientos y habilidades
para alcanzar los resultados
esperados

Aptitud innata, talento,


destreza o capacidad que Conjunto de información
ostenta una persona para almacenada mediante la
llevar a cabo y por experiencia o el
supuesto con éxito, aprendizaje (a posteriori),
determinada actividad, o a través de la
trabajo u oficio. introspección (a priori)

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Principios de Auditoría
Para la auditoría Para los
INTEGRIDAD
auditores
ENFOQUE PRESENTACIÓN
BASADO EN IMPARCIAL
EL RIESGO

ENFOQUE DEBIDO
BASADO EN LA CUIDADO
EVIDENCIA PROFESIONAL

CONFIDENCIALIDAD
INDEPENDENCIA

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Principios de Auditoría

◼ Un enfoque de auditoría que considere


riesgos y oportunidades.

◼ Método racional para alcanzar


conclusiones de auditoría fiables y
reproducibles en un proceso de
auditoría sistemático.

◼ La base para la imparcialidad de la


auditoría y la objetividad de las
conclusiones de la auditoría.

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Principios de Auditoría

◼ El fundamento del
profesionalismo

◼ Obligación de reportar con


veracidad y exactitud

◼ La aplicación de diligencia y
juicio al auditor

◼ Seguridad de la información

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Gestión de un programa de Auditoría

Con el fin de entender el contexto del auditado, el programa de


auditoría debería tener en consideración los siguientes aspectos del
auditado:

◼ Objetivos organizacionales;
◼ Cuestiones internas y externas relevantes;
◼ Las necesidades y expectativas de las partes interesadas
relevantes;
◼ Seguridad de la información y requerimientos de confidencialidad.

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Gestión de un programa de Auditoría
El programa de auditoría debería incluir información e identificar recursos
para permitir que las auditorías sean llevadas a cabo efectiva y
eficazmente. La información debería incluir:
• Objetivos para el programa de auditoría;
• Riesgos y oportunidades asociados con el programa de auditoría (ver
5.3) y las acciones para direccionarlos;
• Alcance (extensión, limitaciones, ubicaciones) de cada una de las
auditorías dentro del programa de auditoría;
• Cronograma (Numero/duración/frecuencia) de las auditorías;
• Tipos de auditoría, como interna o externas;
• Criterios de auditoría;
• Métodos de auditoría a ser empleados;
• Criterios para la selección de miembros del equipo auditor;
• Información documentada relevante.
Nota: Algo de esta información puede no estar disponible hasta que una
planificación más detallada de la auditoría sea completada.
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Gestión de un programa de auditoría

PROCESO
DE
AUDITORÍA

REALIZACIÓN
DE LA
AUDITORÍA

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Gestión de un programa de Auditoría

5.2 ESTABLECER LOS OBJETIVOS

Estos objetivos pueden considerar lo siguiente:


PLANEAR a) Necesidades y expectativas de partes interesadas
relevantes, tanto internas como externas;
b) Características o requisitos de procesos, productos,
servicios y proyectos, y cualquier cambio en ellos;
c) Requisitos del sistema de gestión;
d) La necesidad de evaluación de proveedores externos
e) Nivel de desempeño y madurez del sistema de
gestión del auditado, reflejados en indicadores de
desempeño relevantes (Ej, KPIs), la ocurrencia de
no conformidades o incidentes o quejas de partes
interesadas;
f) Riesgos y oportunidades identificados al auditado;
g) Resultados de auditorías previas.

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Gestión de un programa de auditoría

◼ Ejemplos de objetivos del programa de auditoría


Identificar oportunidades para la mejora del sistema de gestión y su
desempeño
Evaluar la capacidad del auditado para determinar su contexto;
Evaluar la capacidad del auditado para determinar riesgos y oportunidades y
para identificar e implementar efectivamente acciones para su
direccionamiento.
Conformidad a todos los requisitos relevantes, Ej. Legales y reglamentarios,
compromisos de cumplimiento, requisitos para la certificación de una norma
de un sistema de gestión.
Obtener y mantener confianza en la capacidad de un proveedor externo;
Determinar la continua adecuación, idoneidad y eficacia del sistema de
gestión del auditado.
Evaluar la compatibilidad y alineación de los objetivos de sistema de gestión
con la dirección estratégica de la organización.
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Gestión de un programa de Auditoría
◼ Planear ◼ 5.3 Determinación y evaluación de riesgos
Riesgos asociados con los siguiente:
Planificación, Ej. Fallar en fijar los objetivos relevantes de la auditoría y determinar el
alcance, numero, duración, ubicación y cronograma de las auditorías
Recursos, Ej. Tiempo insuficiente, equipamiento y/o entrenamiento para el desarrollo del
programa de auditoría
Selección del equipo auditor, Ej. Competencia insuficiente para llevar a cabo las auditorías
efectivamente
Comunicación, Ej. Procesos/canales de comunicación externa/interna no efectivos
Implementación, Ej. Coordinación inefectiva de las auditorías dentro del programa, o no
considerar la seguridad y confidencialidad de la información
Control de la información documentada, Ej. Determinación inefectiva de la información
documentada requerida necesaria por los auditores y las partes interesadas relevantes.
Monitoreo, revisión y mejora del programa de auditoría, Ej. Seguimiento inefectivo a las
salidas del programa
Disponibilidad y cooperación del auditado y la disponibilidad de la evidencia a ser
muestreada.
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Gestión de un programa de Auditoría
◼ 5.3 Determinación y evaluación de
◼ Planear Oportunidades

Oportunidades para mejorar el programa de auditoría puede incluir:


◼ Permitir que múltiples auditorías sean llevadas a cabo en una sola
visita;
◼ Minimizar tiempos y distancias de desplazamiento a sitio;
◼ Igualar el nivel de competencia del equipo auditor con el nivel de
competencia necesario para lograr los objetivos de la auditoría;
◼ Ajustar las fechas de auditoría con la disponibilidad de personal
clave del auditado.

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Gestión de un programa de Auditoría
◼ 5.4 Establecer el programa de auditoría -
◼ Planear gestor
• Establecer el alcance del programa
• Determinar las cuestiones internas y externas
Roles y responsabilidades junto a riesgos y oportunidades que puedan
afectar el programa de auditoría, e implementar
acciones para direccionarlos
• Asegurar la selección de equipos de auditoría y
Competencia la competencia para las actividades de
auditoría
• Determinar y asegurar la provisión de todos los
recursos necesarios;
• Asegurar que la información documentada
Alcance apropiada está preparada y mantenida
• Monitorear, revisar y mejorar el programa de
auditoría.
• Comunicar el programa de auditoría al cliente y
Recursos a las partes interesadas relevantes según sea
apropiado.

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Gestión de un programa de Auditoría
◼ 5.4 Establecer el programa de auditoría -
◼ Planear gestor
a) Los principios de auditoría, métodos y
procesos (Ver ANEXOS);
Roles y responsabilidades b) Normas de sistemas de gestión, otras
normas relevantes y documentos de
referencia/guía;
c) Información pertinente al auditado y su
Competencia contexto (Ej. Cuestiones internas/externas,
partes interesadas relevantes y sus
necesidades y expectativas, líneas de
negocio, productos, servicios y procesos del
Alcance auditado);
d) Requisitos legales y de otra índole aplicables
a las líneas de negocio del auditado;
Según sea apropiado, conocimientos de gestión
Recursos del riesgo, gerencia de proyectos/procesos,
tecnologías de la información y la comunicación
podrían ser considerados.
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Gestión de un programa de Auditoría
◼ 5.4 Establecer el programa de auditoría -
◼ Planear gestor

Roles y responsabilidades
La persona responsable de gestionar el
programa de auditoría debería determinar el
alcance del programa. Esto puede variar
Competencia dependiendo de la información provista por el
auditado pertinente a su contexto.

Nota. En ciertos casos, dependiendo de la


Alcance estructura o actividades del auditado, el
programa de auditoría podría consistir
únicamente en una sola auditoría (Ej. Pequeños
proyectos/organizaciones).
Recursos

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Gestión de un programa de Auditoría
◼ 5.4 Establecer el programa de auditoría -
◼ Planear gestor
a. Los recursos financieros y de tiempo necesarios
b. Métodos de auditoría (Ver Anexos)
Roles y responsabilidades c. La disponibilidad individual y general de auditores
y expertos técnicos que tengan la competencia
apropiada
d. El alcance del programa de auditoría y los riesgos
y oportunidades asociados
Competencia e. Costos y tiempos de viajes, acomodaciones y
otras necesidades para la auditoría
f. El impacto de las diferentes zonas horarias
g. La disponibilidad de tecnologías de la información
y la comunicación
Alcance
h. La disponibilidad de herramientas, tecnología y
equipamiento requerido
i. La disponibilidad de la información documentada
necesaria
Recursos j. Requerimientos relacionados a las instalaciones,
incluyendo autorizaciones de seguridad y
equipamiento
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Gestión de un programa de Auditoría
5.5.1 IMPLEMENTAR EL
PROGRAMA DE AUDITORÍA

✓Definición objetivos, alcance y criterios


auditoría individual
✓Selección y determinar métodos de
HACER auditoría
(ver Anexos)
✓Selección de los miembros del equipo
auditor
✓Asignación de responsabilidades al líder
COMPETENCIA Y del equipo auditor en la auditoría
EVALUACION DE
individual
AUDITORES
✓Gestionar el resultado del programa de
auditoría
✓Gestionar y mantener registros del
REALIZACION DE UNA programa de auditoría
AUDITORÍA

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Gestión de un programa de Auditoría
◼ Hacer ◼ 5.5.2 Objetivos de la auditoría
Los objetivos de auditoría definen lo que se tiene que lograr por la auditoría individual y podría
incluir lo siguiente:
a) Determinación del grado de conformidad del sistema de gestión a auditar, o partes del mismo,
de acuerdo con el criterio de auditoría;
b) Evaluación de la capacidad de sistema de gestión para apoyar a la organización en asegurar el
cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios, y otros requisitos con los cuales la
organización se ha comprometido;
c) Evaluación de la efectividad del sistema de gestión en cumplir los resultados propuestos;
d) Identificación de oportunidades para potenciales mejoras del sistema de gestión;
e) Evaluación de la idoneidad y adecuación del sistema de gestión respecto al contexto y dirección
estratégica del auditado;
f) Evaluación de la capacidad del sistema de gestión para establecer y lograr objetivos y
direccionar efectivamente los riesgos y oportunidades, en un contexto de cambio, incluyendo la
implementación de acciones relacionadas.
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Gestión de un programa de Auditoría
◼ Hacer ◼ Alcance - Criterios

ALCANCE CRITERIOS
Debería ser consistente con Como una referencia frente a la cual
el programa de auditoría y se determina conformidad.
sus objetivos. Esto incluye Estos podrían incluir una o mas de lo
factores tales como, siguiente: Políticas aplicables,
locaciones, funciones, procesos, procedimientos, criterios de
actividades y procesos a ser desempeño incluyendo objetivos,
auditados, así como el requisitos legales y reglamentarios,
periodo de tiempo cubierto requisitos del sistema de gestión,
por la auditoría. información pertinente al contexto y a
los riesgos y oportunidades
determinados por el auditado
(incluyendo requisitos de partes
interesadas relevantes
internas/externas), códigos del sector
u otros acuerdos planificados

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Gestión de un programa de Auditoría
◼ Hacer ◼ 5.5.3 Métodos de auditoría
Alcance de la UBICACIÓN DEL AUDITOR
interacción entre el
auditor y el En sitio Remota
auditado
- Por medios de comunicación
- Realización de entrevistas interactivos:
- Diligenciar listas de chequeo y - Realización de entrevistas;
cuestionarios con participación del - Observación de trabajos realizados
Interacción Humana auditado con guía remoto;
- Realizar revisión documental con la - Diligenciar listas de chequeo y
participación del auditado cuestionarios
- Muestreo - Realizar revisión documental con la
participación del auditado
- Realizar revisión documental (Ej.
Realizar revisión documental (Ej.
Registros, análisis de datos).
Registros, análisis de datos).
- Observación de trabajo por medios
Sin Interacción - Observación de trabajos realizados
de vigilancia, considerando los
Humana - Realización de visita en sitio
requisitos sociales, legales y
- Diligenciamiento de listas de chequeo
regulatorios.
- Muestreo (ej. Productos)
- Análisis de datos
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Gestión de un programa de Auditoría
◼ Hacer ◼ 5.5.3 Métodos de auditoría

❑ Las actividades de auditoría en sitio son realizadas en la ubicación del


auditado.

❑ Las actividades de auditoría remota con realizadas en cualquier lugar


distinto a la ubicación del auditado, sin importar la distancia.

❑ Actividades interactivas de auditoría involucran la interacción entre el


personal del auditado y el equipo auditor.

❑ Actividades no interactivas de auditoría no involucran interacción


entre personas representantes del auditado, pero si implican
interacción con equipos, instalaciones y documentación.

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Gestión de un programa de Auditoría
◼ Hacer ◼ 5.5.4 Selección del equipo

La persona que gestiona el programa de


auditoría debería nombrar los miembros
del equipo auditor

• Auditor líder
• Otros auditores (si se requieren)
• Experto técnico (si se requiere)

El equipo debería ser seleccionado teniendo en cuenta la competencia


que se requiere para cada auditoría individual
(Si solo hay un auditor este deberá asumir el rol de auditor líder)

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Gestión de un programa de Auditoría
◼ Hacer ◼ 5.5.4 Selección del equipo
El tamaño y Competencia general del equipo
composición debería
tener en cuenta: Complejidad de la auditoría

Si la auditoría es combina o conjunta

Métodos de auditoría

Asegurar la objetividad y la imparcialidad


Si los auditores que hacen parte del Las cuestiones internas/externas relevantes
equipo no cubren toda la (lenguaje de la auditoría, características sociales
competencia necesaria se debería y culturales)
incluir expertos técnicos. Se pueden
Tipo y complejidad de los procesos a ser auditados
incluir auditores en entrenamiento.

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Gestión de un programa de Auditoría

5.6 seguimiento del programa 5.7 revisión y mejora del programa

La evaluación de, por ejemplo: - Resultados y tendencias del seguimiento.


- Si los cronogramas se cumplen y los objetivos Conformidad con los procesos y la información
del programa de auditoría han sido logrados documentada relevante
- El desempeño de los miembros del equipo - La evolución de las necesidades y expectativas
auditor incluyendo su líder y los expertos de las partes interesadas
técnicos - Registros del programa de auditoría
- Retroalimentación de los clientes de la - Métodos de auditoria nuevos y alternativos;
auditoría, auditados, auditores, expertos técnicos - Métodos nuevos y alternativos para la
y otras partes evaluación de los auditores
- Idoneidad y nivel de adecuación de la - Eficacia de las acciones para direccionar
información documentada en todo el proceso de riesgos y oportunidades, y cuestiones internas y
auditoría. externas
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Competencia y evaluación de los auditores

Evaluación de la Conocimientos y
Confianza del proceso
competencia Habilidades:

• La confianza en el proceso de • La competencia debería ser • Algunos de los conocimientos


auditoría y en la capacidad evaluada regularmente y habilidades son comunes
para alcanzar sus objetivos mediante un procedimiento entre los auditores en
depende de la competencia de que considere comportamiento cualquier disciplina de
las personas que esta personal y la capacidad para sistemas de gestión; otros son
involucradas en el desempeño aplicar los conocimientos y específicos de disciplinas de
de las auditorías, incluyendo habilidades obtenidos a partir sistemas de gestión
auditores y lideres de equipo de la educación, experiencia individuales. No es necesario
auditor laboral, entrenamiento de que todos los auditores en el
auditor y la experiencia de equipo auditor tengan la
auditoría misma competencia. Sin
embargo, la competencia
general del equipo auditor
debe ser suficiente para lograr
los objetivos de la auditoría.

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Competencia y evaluación de los auditores

La evaluación de la competencia del auditor debería ser planificada,


implementada y documentada para proveedor una salida que sea objetiva,
consistente, justa y confiable. El proceso de evaluación debería incluir
cuatro pasos principales, de esta manera:
DETERMINAR

ESTABLECER

EVALUAR
La competencia Criterios de Método de Llevar a cabo la

SELECCIONAR
requerida para Evaluación Evaluación evaluación
cumplir las
necesidades del
programa de
auditoría

Los auditores deberían desarrollar, mantener y mejorar sus competencias a través


del desarrollo profesional continuo y la participación regular en auditorías.
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Competencia y evaluación de los auditores

Al determinar la Competencia, considerar:


a) El tamaño, naturaleza, complejidad, productos, servicios y procesos de
los auditados;
b) Los métodos de auditoría;
c) Las disciplinas de sistema de gestión que se va a auditar:
d) La complejidad y los procesos de sistema de gestión a auditar;
e) Los tipos y niveles de riesgo y oportunidades
direccionadas por el sistema de gestión;
f) Los objetivos y extensión del programa de auditoría;
g) La incertidumbre en el logro de los objetivos;
h) Otros requisitos, tales como los impuestos por el
cliente de la auditoría u otra parte interesada,
cuando se apropiado.
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Competencia y evaluación de los auditores
Establecimiento de criterios
de evaluación del auditor
Los criterios deberían ser
cualitativos y cuantitativos Horas de
entrenamiento en
Número de auditorías.
auditorías
realizadas
Educación

Años de experiencia laboral

Demostrar el comportamiento
personal o desempeño de
habilidades en entrenamiento o
en el lugar de trabajo.

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Competencia y evaluación de los auditores
◼ Comportamiento personal

◼ - Ético, Ej. Justo, verídico, sincero, honesto


y discreto
◼ - De mentalidad abierta, Ej. Es decir,
dispuesto a considerar ideas o puntos de
vista alternativos;
◼ - Diplomático, Ej. Tener tacto en el trato con
las personas;
◼ - Observador, Ej. Activamente consiente de
si entorno físico y las actividades;
◼ - Perceptivo, Ej. Consiente y capaz de
entender las situaciones;
◼ - Versátil, Ej. Capaz de adaptarse a las
diferentes situaciones;
◼ Tenaz, Ej. Persistente y orientado hacia el
logro de los objetivos;

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Competencia y evaluación de los auditores
◼ Comportamiento personal
◼ - Decidido, Ej. Capaz de alcanzar
conclusiones oportunas con base en el
análisis y el razonamiento lógico.
◼ - Seguro de si mismo, Ej. Capaz de actual y
funcionar independientemente mientras se
relaciona eficazmente con otros;
◼ - Firme, Ej. Capaz de actuar responsable y
éticamente, aunque estas acciones no sean
siempre populares y puedan resultar en
ocasiones en desacuerdos o
confrontaciones;
◼ - Abierto a la mejora, Ej. Dispuesto a
aprender de las situaciones;
◼ - Culturalmente abierto, Ej. Observador y
respetuoso de la cultura del auditado;
◼ - Colaborativo, Ej. Interactúa eficazmente
con otros, incluyendo los miembros del
equipo y el personal del auditado.
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Competencia y evaluación de los auditores
Un auditor debería ser capaz de:
◼ Entender los tipos de riesgos y oportunidades asociados y los principios
de el enfoque basado en riesgo
◼ Planear y organizar el trabajo eficazmente;
◼ Llevar a cabo la auditoría dentro de los tiempos acordados;
◼ Priorizar y centrarse en asuntos de importancia;
◼ Comunicarse eficazmente, de forma oral y escrita (Personalmente o por
medio de intérpretes);
◼ Recopilar información mediante entrevistas eficaces, escuchando,
observando y revisando información documentada, incluyendo datos y
registros;
◼ Comprender lo apropiado de utilizar técnicas de muestreo para las
auditorías, y sus consecuencias;
◼ Comprender y considerar las opiniones de los expertos técnicos;

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Competencia y evaluación de los auditores
Un auditor debería ser capaz de:
◼ Auditar un proceso desde el inicio hasta el final, incluyendo las
correlaciones con otros procesos y diferentes funciones, cuando sea
apropiado;
◼ Verificar la relevancia y exactitud de la información recolectada;
◼ Confirmar que la evidencia de auditoría es suficiente y apropiada para
soportar los hallazgos y conclusiones;
◼ Evaluar aquellos factores que puedan afectar la confiabilidad de los
hallazgos y conclusiones;
◼ Documentar las actividades de auditoría y los hallazgos, y preparar
informes;
◼ Mantener la seguridad y confidencialidad de la información.

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Competencia y evaluación de los auditores

Competencia de la disciplina
y del sector
- Requisitos y principios de sistema de gestión, y su aplicación
- Fundamentos de la disciplina y sector relacionadas a los sistemas de gestión y normas
aplicadas por el auditado
- Aplicación de los métodos, técnicas, practicas y procedimientos de la disciplina y el
sector
- Los principios, métodos y técnicas relevantes a la disciplina y sector, de tal manera que
el auditor pueda determinar y evaluar los riesgos y oportunidades asociados.

Competencia genérica del líder


- Planificar la auditoría y asignar tareas acordes a la competencia individual de los
miembros del equipo
- Discutir asuntos estratégicos con la alta dirección del auditado
- Desarrollar y mantener una relación de trabajo colaborativa entre los miembros del
equipo auditor
- Representar el equipo auditor en las comunicaciones con la persona responsable de
gestionar el programa de auditoría, el cliente de la auditoría y el auditado
- Liderar el equipo auditor para alcanzar las conclusiones de la auditoría;
- Preparar y completar el informe de auditoría.

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Competencia y evaluación de los auditores
MÉTODO DE
OBJETIVOS EJEMPLOS
EVALUACIÓN
Análisis de los registros de educación,
Revisión de
Verificar los antecedentes del auditor entrenamiento, empleo, credenciales
registros
profesionales y experiencia de auditoría.
Encuestas, cuestionarios, referencias
Proporcionar información acerca de la personales, testimonios, quejas,
Retroalimentación
percepción del desempeño del auditor evaluaciones de desempeño y revisión por
parte de pares.
Evaluar el comportamiento profesional
esperado y las habilidades comunicativas,
Entrevista Entrevistas personales
para verificar la información y comprobar el
conocimiento y adquirir información adicional.
Evaluar el comportamiento profesional
Juego de roles, presenciar auditorías, y
Observación esperado y la capacidad para aplicar
trabajo en sitio
conocimientos y habilidades
Evaluar el comportamiento, conocimientos y Exámenes orales y escritos, Test
Examen
habilidades esperados y su aplicación psicométrico
Proporcionar información acerca del Revisión del informe de auditoría, entrevistas
Revisión después desempeño del auditor durante las con el líder del equipo auditor, el equipo
de la auditoría actividades de auditoría, identificando auditor y si es apropiado, retroalimentación
fortalezas y oportunidades de mejora por parte del auditado.
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Realización de una auditoría

2. Actividades 4. Preparación
de preparación del informe

1. Inicio de 3. Realización de 5. Actividades de


auditoría actividades seguimiento

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Realización de una auditoría

1. Inicio de Auditoría

Establecimiento del contacto inicial con Determinación de la viabilidad de la


el auditado auditoría
El líder del equipo auditor debería Para proveer confianza razonable de que
asegurarse de que se hace contacto inicial los objetivos pueden lograrse.
con el auditado para: Tener en consideración la disponibilidad
• Confirmar los canales de comunicación de:
• Proveer información relevante de los • Información suficiente y apropiada para
1 objetivos, alcance, criterios, métodos de 2 la planificación y realización de la
la auditoría y la composición del equipo auditoría;
auditor incluyendo los expertos técnicos. • Adecuada cooperación del auditado;
• Solicitar acceso a información relevante • Tiempo y Recursos adecuados para
• Determinar requisitos legales y llevar a cabo la auditoría..
reglamentarios aplicables y otros
requisitos relevantes
• Realizar acuerdos para la auditoría
incluyendo el cronograma; determinar
cualquier acuerdo especifico en la
ubicación en lo referente a acceso,
salud, seguridad, confidencialidad
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Realización de una auditoría

2. Actividades 4. Preparación
de preparación del informe

1. Inicio de 6.3 3. Realización de 5. Actividades de


auditoría actividades seguimiento

TRANSFORMANDO
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Realización de una auditoría
2. Actividades de ◼ La información documentada
preparación debería incluir, pero no estar
limitada a:
Revisión de la información ❑ Documentos y registros del
documentada sistema de gestión, así como
informes de auditorías previos.
Planificación de la auditoría ◼ La revisión debería tener en
“Plan de auditoría” cuenta:
❑ El contexto de la organización
del auditado, incluyendo su
Asignación de tareas al equipo
tamaño, naturaleza y
complejidad, y sus riesgos y
oportunidades relacionados.
Preparación de la información
documentada para la auditoría ❑ El alcance, criterios y objetivos de
la auditoría.
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Realización de una auditoría
2. Actividades de ◼ En la planificación de la auditoría,
preparación el líder del equipo auditor
debería considerar lo siguiente:

Revisión de la información a) La composición del equipo


documentada auditor y su competencia
general;

Planificación de la auditoría b) Las técnicas apropiadas de


“Plan de auditoría” muestreo
c) Oportunidades para mejorar la
eficacia y eficiencia de las
Asignación de tareas al equipo actividades
d) Los riesgos para lograr los
objetivos de la auditoría.
Preparación de la información
documentada para la auditoría e) Los riesgos del auditados por la
realización de la auditoría.
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Realización de una auditoría
2. Actividades de ◼ El líder del equipo auditor, en
preparación acuerdo con el equipo auditor,
debería asignar a cada miembro
del equipo responsabilidad para
Revisión de la información
documentada auditar:
❑ Procesos específicos, actividades,
funciones o ubicaciones y, según
Planificación de la auditoría
“Plan de auditoría”
sea apropiado, autoridad para tomar
de decisiones.
❑ Tener en cuenta la imparcialidad,
Asignación de tareas al equipo objetividad y competencia de los
auditores y el efectivo uso de
recursos, así como los diferentes
Preparación de la información roles y responsabilidades de los
documentada para la auditoría auditores, auditores en
entrenamientos y expertos técnicos.
TRANSFORMANDO
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Realización de una auditoría
2. Actividades de
preparación L I STA DE VERI F I CACI Ó N

Revisión de la información Documento de trabajo y registro.


documentada
Guía de trabajo

Planificación de la auditoría
“Plan de auditoría” ◼ Se debe considerar:
▪ Los procesos que se llevan a cabo.
Asignación de tareas al equipo ▪ Los procedimientos pertinentes.
▪ Los documentos y registros que se
utilizan
Preparación de la información
documentada para la auditoría ▪ Los requisitos de la Norma
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Realización de una auditoría

2. Actividades 4. Preparación
de preparación del informe

1. Inicio de 3. Realización de 5. Actividades de


auditoría actividades seguimiento

TRANSFORMANDO
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Realización de una auditoría
3. Realización de
actividades

Ejecución de la auditoría
◼ Reunión de apertura
◼ Comunicación durante la auditoría
◼ Disponibilidad, acceso y revisión de
la información documentada
◼ Recolección y verificación de la
información
◼ Generación de hallazgos
◼ Conclusión
◼ Reunión de Cierre
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Realización de una auditoría
3. Realización de ◼ Reunión de apertura
actividades
◼ El propósito de la reunión de apertura es:
a) Confirmar el acuerdo de todos los participantes (Ej
auditado, equipo auditor) con el plan de auditoría;
b) Introducción del equipo auditor y sus roles;
c) Asegurarse de que todas las actividades de
auditoría planificadas puedan realizarse.
✓ Presentación del equipo auditor y auditados.
✓ Lista de asistencia
✓ Presentar o confirmar el plan de auditoría. (Objetivo, horarios y alcance)
✓ Aclarar cómo se realizan las actividades de auditoría
✓ Establecer una comunicación abierta y obtener cooperación
✓ Explicar los procedimientos de la Auditoría y del reporte
✓ Explicar los criterios para determinar no conformidades
✓ Confidencialidad
✓ Condiciones bajo las cuales se daría por terminada la auditoría
✓ Corto recorrido de los locales
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Realización de una auditoría
3. Realización de ◼ Comunicación
actividades

Puede ser necesario hacer acuerdos formales


de comunicación durante la auditoría, sobre
todo cuando los requisitos legales incluyen
reporte obligatorio de SAC.
❑ El equipo debería reunirse periódicamente para intercambiar
información.
❑ El líder debería comunicar periódicamente el progreso de la
auditoría.
✓ Si la evidencia recolectada sugiere riesgo para el auditado
✓ Inquietudes acerca de temas fuera del alcance
✓ Se identifique que no se podrán alcanzar los objetivos de
auditoría.
❑ Necesidades de cambios al plan.
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Realización de una auditoría
3. Realización de ◼ Recolección y verificación de
actividades la información
MUESTREO
MUESTREO BASADO EN EL JUICIO
ESTADÍSTICO

Experiencia de auditoría previa dentro del Con base a los


alcance de la auditoría objetivos de la auditoría
y lo que es conocido
Complejidad de los requisitos para lograr los acerca de la población
objetivos de la auditoría; en general de donde se
Complejidad e interacción de los procesos de la tomaran las muestras.
organización y los elementos del sistema de
gestión;
El grado de cambio en la tecnología, factor
humano o el sistema de gestión
Procedimiento de
Riesgos significativos y oportunidades de mejora selección con base en
identificados previamente la teoría de
probabilidad
Resultados del seguimiento al sistema de gestión
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Realización de una auditoría
3. Realización de ◼ Recolección y verificación de
actividades la información

En la medida de lo posible y práctico, los auditores deberían considerar si


la Información proporcionada es suficiente evidencia objetiva para
demostrar conformidad en los requisitos.
Completa Correcta Consistente Actualizada

• Todo el • El contenido es • La información • El contenido


contenido conforme documentada está
esperado este respecto otras es consistente actualizado
contenido en la fuentes individualmente
información confiables tales y con otros
documentada. como Normas o documentos
regulaciones. relacionados.

Debería ser considerado si la información siendo verificada proporciona


evidencia objetiva suficiente para demostrar que los requisitos se cumplen.
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Realización de una auditoría
3. Realización de ◼ Selección de las fuentes de
◼ c actividades información

Las fuentes de información seleccionadas podrían variar de acuerdo con el


alcance y complejidad de la auditoría y podrían incluir:
◼ Entrevistas con empleados y otras personas;
◼ Actividades de observación, el entorno de trabajo y condiciones
circundantes;
◼ Información documentada
◼ Compendio de datos, análisis e indicadores de desempeño;
◼ Informes de otras fuentes, Ej. Retroalimentación del cliente, encuestas
externas y mediciones, Cualquier otra información por parte de partes
interesadas externas y calificaciones de proveedores externos;
◼ Bases de datos y páginas web;
◼ Simulaciones y modelos.
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Realización de una auditoría
3. Realización de
◼ Conducir la auditoría
◼ c actividades
❑ Preguntar abiertamente
❑ Examinar la evidencia objetiva
❑ Referirse a la lista de chequeo y tomar notas
❑ Considerar el impacto en otras actividades
❑ Preguntar-observar-escuchar
❑ Analizar resultados
❑ Dejar en conocimiento del
auditado las no conformidades
encontradas.

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Realización de una auditoría
3. Realización de
◼ Entrevista
◼ c actividades
❑ Debe realizarse con personas de distintos niveles.
❑ Debe realizarse durante las horas de trabajo normales y en el sitio de
trabajo.
❑ Se debe procurar que la persona se sienta cómoda antes de comenzar la
entrevista.
❑ Se debe explicar la razón de la entrevista y las notas que se tomen de esta.
❑ La entrevista se puede iniciar solicitándole a la persona que describa su
trabajo.

Se deben evitar las preguntas que


predispongan las respuestas.

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Realización de una auditoría
3. Realización de
◼ Entrevista
◼ c actividades
✓ Consiste en explorar y ampliar puntos de vista.
✓ Generar un clima de colaboración.
◼ Habilidad para preguntar
✓ Busca eliminar las barreras defensivas.
✓ No es indagar para cuestionar o refutar.
◼ Tipos de preguntas
• Estimulan a brindar información
Abiertas • Ayudan a examinar opciones
• Ayudan a verificar información
Cerradas • Concretan acuerdos
• Incorporan y provocan ideas
Hipotéticas • Estimulan a pensar
• Ayudan a obtener detalles
Que profundizan • Aclaran imprecisiones
• Estimulan a clarificar razones
Que justifican • Confrontan al otro
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Realización de una auditoría
3. Realización de
actividades
◼ Entrevista

Las preguntas efectivas, comienzan


con “¿quién?” “¿qué?”, “¿con qué
frecuencia?”, “¿cuánto?”.

Las menos efectivas ¿Por qué?”,


“¿cómo?”, que tienen cierto tono de
crítica. Aunque, pueden tener un efecto
diferente al cambiar su estructura

Las que comienzan con “¿por qué?”, pueden cambiarse a “¿cuáles son las razones?”
Las que empiezan con “¿cómo?” podrían decirse “¿cómo se podría?”.
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Realización de una auditoría
3. Realización de
actividades
◼ Entrevista

Preguntas típicas
◼ ¿Usted podría explicarme …?
◼ Muéstreme por favor…
◼ ¿Cuénteme como realiza …?
◼ ¿Qué es lo que usted hace para …?
◼ ¿Cómo sabe usted …?
◼ ¿Porqué realiza …?
◼ Emplee siempre: ¿Qué?, ¿Porqué?, ¿Cuándo?, ¿Cómo?, ¿Donde?,
¿Quién?
Las preguntas cerradas, sirven para corroborar respuestas del auditado.

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Realización de una auditoría
3. Realización de
actividades ◼ Tácticas del auditado

Pérdida de tiempo

Probar la fortaleza del


Manejar al auditor
carácter del auditor

Respuestas
Engañar al auditor
limitadas

Situación
inesperada
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Realización de una auditoría
3. Realización de ◼ Actitudes para controlar la
actividades auditoría

• Administrar el tiempo
adecuadamente
Control • No dejarse conducir o
engañar
de la • Ser detallista y eficiente
auditoría • Evitar apartarse del tema
• Evitar saturarse
• Permanecer seguro

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Realización de una auditoría
3. Realización de
actividades ◼ Evitar por parte del auditor

Controvertir

Ser negativo
Ser
indisciplinado
Ser crítico
Caer en disputas Discutir
personalidad
es

Comparar al auditado

TRANSFORMANDO
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Realización de una auditoría
3. Realización de
actividades ◼ Generación de hallazgos

◼ Los hallazgos de auditoría pueden indicar la conformidad o


no conformidad respecto a los criterios de auditoría

◼ Cuando se determinen los hallazgos de la auditoría, se debeconsiderar los siguiente:


a) El seguimiento a los registros y conclusiones de auditorías previas
b) Requisitos del cliente de la auditoría
c) Precisión, suficiencia e idoneidad de la evidencia objetiva que soporta los hallazgos de
auditoría
d) La extensión en la cual las actividades planificadas de auditoría son realizadas y los
resultados previstos son logrados
e) Hallazgos que exceden las prácticas normales o oportunidades de mejora
f) Tamaño de la muestra
g) Categorización (si hay) de los hallazgos de la auditoría
TRANSFORMANDO
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Realización de una auditoría
3. Realización de
actividades ◼ Conclusiones
◼ Las conclusiones de auditoría deberían direccionar aspectos tales
como:
▪ La extensión de la conformidad con los criterios de auditoría y la
robustez del sistema de gestión, incluyendo la eficacia del sistema de
gestión para lograr las salidas esperadas, la identificación de riesgos y
la efectividad de las acciones tomadas por el auditado para direccionar
los riesgos;
▪ La eficaz implementación, mantenimiento y mejora del sistema de
gestión;
▪ El logro de los objetivos de auditoría, cubrimiento del alcance y
cumplimiento con los criterios de auditoría;
▪ Hallazgos similares levantados en diferentes áreas que fueron
auditadas en una auditoria individual o conjunta previa, con el propósito
de identificar tendencias.
TRANSFORMANDO
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Realización de una auditoría
3. Realización de
actividades ◼ Reunión de cierre

◼ Se lleva a cabo por parte del auditor líder


◼ Se distribuye la lista de asistencia a la reunión
◼ Asegurarse que el auditado comprende todos los hallazgos, las no
conformidades e inquietudes
◼ Debe llevarse a cabo inmediatamente después de la conclusión de la
evaluación del sistema
◼ Nombrar fortalezas y debilidades
◼ Completar los formatos de acciones correctivas solicitadas y acuerdo a
las fechas para cierre de la acciones correctivas
◼ Agradecer a los auditados por su colaboración
◼ Felicitar
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Realización de una auditoría
3. Realización de
actividades ◼ Reunión de cierre

. El auditor debe estar preparado para explicar todos los


hallazgos y evidencias en forma cuidadosa y precisa

Estar preparado para sustentar y justificar los hallazgos

Evitar envolverse en discusiones

Disculparse ante un error y modificar o retirar la solicitud


de acción correctiva si es necesario

Evitar recomendaciones de consultorías, consejos

Los comentarios deben limitarse a hacer aclaraciones


sobre los criterios/requisitos de aceptación.
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Realización de una auditoría

2. Actividades 4. Preparación
de preparación del informe

1. Inicio de 3. Realización de 5. Actividades de


auditoría actividades seguimiento

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Realización de una auditoría
4. Preparación del
informe ◼ Informe de auditoría

◼ Nombre de la organización
◼ Fecha y lugar de la auditoría
◼ Objetivos , alcance y criterios de la auditoría
◼ Personal clave contactado
◼ Miembros del equipo auditor
◼ Solicitudes de acciones correctivas emitidas
◼ Asistentes a las reuniones de apertura y cierre
◼ Conclusión
◼ Resumen de los principales puntos de la auditoría (análisis de las
fortalezas del sistema y capacidad del sistema para lograr los objetivos
de calidad definidos)
◼ Lista de distribución
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Realización de una auditoría
4. Preparación del
informe ◼ Informe de auditoría

◼ No incluye
▪ Información confidencial proporcionada en la entrevista
▪ Asuntos no planeados o discutidos en la reunión de cierre
▪ Opiniones subjetivas – solo hechos verificables
▪ Declaraciones ambiguas
▪ Palabras o frases antagónicas

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Realización de una auditoría
4. Preparación del
informe ◼ Registro de no conformidades

Para el registro de las no conformidades, se deberían considerar los


siguientes pasos:

a) Descripción o referencia a los criterios de auditoría


b) Evidencia de auditoría
c) Declaración de la no conformidad

Durante una auditoría, es posible el identificar hallazgos relacionados a


múltiples criterios. Dóndeunauditor identifique unhallazgo atado a un
criterio en una auditoría combinada, el auditor debería considerar el posible
impacto en el criterio correspondiente o similar del otro sistema de gestión.
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Realización de una auditoría
4. Preparación del ◼ Redacción de no
informe conformidades

— -Negación: Se evidenció que la organización no garantiza.


— Cuál es la falla: La organización no garantiza la independencia en
sus procesos de auditoría.
— Dónde se falla: Corresponde al proceso donde se evidencia el
incumplimiento…. En el proceso de auditorías internas.
— Evidencia: Corresponde al documentos, registro, observación,
declaración de hecho.
— Incumplimiento y criterio afectado: Lo anterior incumple el
numeral literal … de la ISO … que establece …. la organización.
DEBE …

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Realización de una auditoría
4. Preparación del ◼ Redacción de no
informe conformidades

No conformidad correcta
“El equipo “regla” no se calibra De acuerdo con el programa
cada año” de calibración determinado
No conformidad incorrecta

No se hace referencia al numeral por la organización, el


de la norma que está afectando equipo EQ-007 no está
siendo calibrado en las
No se identifica cual es el equipo fechas establecidas, por lo
al que se refiere cual se incumple con el
No se utiliza vocabulario técnico numeral xxx de la norma
ISO XXXX:XXXX que indica
No se relaciona evidencia que
….
ampare la no conformidad

TRANSFORMANDO
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Realización de una auditoría
4. Preparación del ◼ Redacción de no
informe conformidades
No conformidad

Se evidenció que en la organización no se han documentado


los requisitos de competencia para el personal con
responsabilidades en el área de operaciones, el perfil de
cargo RRHH 036 no define la educación, formación y
experiencia apropiada . Lo anterior incumple el requisito xxx
de la norma ISO XXXX:XXXX que indica: “… el personal que
realice actividades debe ser competente y debe tener la
educación, formación, y experiencia apropiadas”.

TRANSFORMANDO
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Realización de una auditoría

2. Actividades 4. Preparación
de preparación del informe

1. Inicio de 3. Realización de 5. Actividades de


auditoría actividades seguimiento

TRANSFORMANDO
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Realización de una auditoría
5. Actividades de
seguimiento

Verificación implementación eficaz de


acciones correctivas
No
Si
Establecer
nueva fecha
Evidencia
Si
(hechos) cierre
Verificar nuevamente
en el reporte de
no conformidad
No
No
Nueva
Escalar
SAC
TRANSFORMANDO
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PERSONAS Y EMPRESAS

Gracias

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