Memorando-CJ-DNP-2022-XXXX-M TR: CJ-INT-2018-08681

Quito D.M., martes 15 de junio de 2022

Para: Abg. Gustavo Alberto Cueva Magno

Director Provincial
Dirección Provincial de Sucumbíos

Asunto: Seguimiento de las recomendaciones del informe codificado

como: UAI-FJ-CJ-0002-2012.

En respuesta a los memorandos Nos. DP21-2022-2025-M y DP21-2022-2030-M; TR:

CJ-INT-2018-08681 de 14 y 15 de junio de 2022 respectivamente, en los que cuales
se remite la matriz de seguimiento y los medios de verificació n en la implementació n
a las recomendaciones emitidas por la Unidad de Auditoría Interna en el Informe:
“Evaluació n del Sistema de Control Interno relacionado con las normas 200-
Ambiente de Control; 300 - Evaluació n del Riesgo; y, 406 -Administració n
Financiera -Administració n de Bienes, y demá s normas y disposiciones legales
relacionadas, en el Consejo de la Judicatura”, por el período comprendido entre el 01
de enero y 30 de septiembre de 2011, codificado como UAI-FJ-CJ-0002-2012; una
vez analizada la documentació n enviada, pongo en su conocimiento los siguientes
comentarios y observaciones:

Recomendación 24: A los Contadores de las Direcciones Provinciales de

Esmeraldas, Los Ríos, Loja y Sucumbíos y Orellana

“Conciliarán los saldos de los registros contables con los del inventario de la
constatación física de los bienes de larga duración. El resultado de esta conciliación
deberá ser presentado a los Directores Provinciales, en el respectivo informe.”.

Documentación Analizada:

Mediante memorando circular No. DP21-2022-0265-MC TR: CJ-INT-2018-08681 de

08 de mayo de 2022, la Direcció n Provincial del Consejo de la Judicatura de
Sucumbíos, dispone a la Responsable de la Unidad Provincial Financiera (E), a la
Analista Provincial Administrativa 2, y al Responsable de la Unidad Provincial de
Planificació n: “…proceder y dar cumplimiento en base a sus atribuciones y
responsabilidades en la fecha solicitada...”

Con memorando No. DP21-2022-1975-M TR: CJ-INT-2022-13105, de 09 de junio de

2022, el Director Provincial de Sucumbíos, solicita al Director Nacional
Administrativo, lo siguiente:

“…con el fin de regularizar las impresoras que se encuentran físicamente en la

Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura de Sucumbíos, mismas que fueron
distribuidas en años anteriores desde Planta Central y que corresponden al expediente
de adquisición del CUR 1149, solicito a su autoridad disponer a quien corresponda
gestionar el Traslado de Saldos por el valor de $5,673.06, para el respectivo registro en
el sistema e-SByE, para tal efecto se anexa el archivo Excel denominado “Matriz carga
inicial_impresoras CUR 1149”…”
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 Mediante memorando No. DP21-2022-2025-M TR: CJ-INT-2018-08681 de 14 de
junio de 2022, el Director Provincial de Sucumbíos, pone en conocimiento de la
Direcció n Nacional de Planificació n, el “Informe No. DP21-UPA-2022-10 Fuentes de
Verificació n de la Recomendació n No. 24 del Informe Codificado como UAI-FJ-CJ-
0002-2012”, el cual en su parte concluyente y la consiguiente recomendació n
manifiesta:

 “…Los saldos de los bienes se mantienen conciliados al 14-06-2022, tanto en el

sistema ESIGEF como en el sistema e-SBYE
 Durante el ejercicio fiscal 2021 se logró registrar en el sistema e-SByE 60 bienes, y
en el año 2022 1 un bien, mismos que corresponden a bienes adquiridos en Planta
Central y que fueron distribuidos a la provincia en años anteriores.
 Se continúa a la espera de que la Dirección Nacional Administrativa realice los
traslados de saldos y traspasos distritales (pendientes) de los bienes enviados por
planta central, para regularizarlos en el sistema de bienes y existencias del
Ministerio de Finanzas.
 Se ha solicitado a la Dirección Nacional Administrativa, el traslado de saldos para
regularizar los bienes que corresponden al CUR 1149 del año 2011 (se encuentra en
análisis por parte de planta central para continuar con el proceso)….”
RECOMENDACIONES

“…Continuar con el seguimiento a los requerimientos realizados a la Dirección

Nacional Administrativa para regularizar los bienes de larga duración, solicitados por
Sucumbíos mediante los trámites DP21-INT-2020-00732, DP21-INT-2021-00832 y
DP21-INT-2021-01239 referente al traspaso distrital de los bienes adquiridos por
planta central y que fueron entregados a esta Dirección Provincial, mismos que se
encuentran pendientes de regularizarlos contable y administrativamente en las
herramientas ESBYE-ESIGEF del Ministerio de Economía y Finanzas….”

Con memorando No. DP21-2022-2025-M TR: CJ-INT-2018-08681 de 14 de junio de

2022, el Director Provincial de Sucumbíos, pone en conocimiento de la Direcció n
Nacional de Planificació n, el “Informe No. 004-2022 de Cumplimiento a la
Recomendació n No. 24 del Informe UAI-FJ-CJ-0002-2012”, el cual en su parte
concluyente indica:

“…Los saldos contables de los bienes de larga duración se encuentran conciliados entre
los sistemas esByE y Esigef al 14 de junio de 2022

Se lo manifestado por la Unidad Provincial Administrativa, aún existen bienes

pendientes de regularizar de las compras realizadas desde planta central en años
anteriores, la Unidad Provincial Financiera está a la espera de la regularización que
realice la Unidad Administrativa…”

Conclusión:

De conformidad a las fuentes de verificació n citadas, se mantiene la implementació n

parcial de la recomendació n emitida por el Organismo de Control, pues si bien se
informa sobre la conciliació n de saldos entre los sistemas eSByE – eSIGEF con corte al
14 de junio de 2022, es necesario que se continú e con el seguimiento a la
regularizació n de los bienes de larga duració n con el objetivo de que la Unidad
Provincial Administrativa y Financiera concilien los saldos de las cuentas contables de
los bienes de larga duració n en su totalidad con los del inventario de la constatació n
física, presentando a la Direcció n Provincial de Sucumbíos el informe de la
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 conciliació n de los bienes, conforme a los Arts. 54 y 55 del Reglamento General
Sustitutivo para la administració n, utilizació n, manejo y control de los bienes e
inventarios del sector pú blico.

Es preciso mencionar que la Resolució n 012-2018 de 25 de enero de 2018, que

reforma el Estatuto Integral de Gestió n Organizacional por Procesos del Consejo de la
Judicatura, dentro de las atribuciones y responsabilidades de la Direcció n Nacional de
Planificació n, en el numeral 2.4.2 literal f) establece: “Realizar el seguimiento a las
observaciones y recomendaciones emitidas por los organismos de control”.

En tal virtud, compete a la Direcció n Nacional de Planificació n realizar exclusivamente

el seguimiento de las recomendaciones emitidas por el Organismo de Control; toda
vez que corresponde a la Direcció n Provincial de Esmeraldas definir, coordinar y
ejecutar las acciones correctivas pertinentes para atender y subsanar las
observaciones comunicadas en el referido informe de auditoría y que éstas logren los
efectos esperados, conforme el Art. 92 de la Ley Orgá nica de la Contraloría General del
Estado que determina: “Las recomendaciones de auditoría una vez comunicadas a las
instituciones del Estado y a sus servidores, deben ser aplicadas de manera inmediata
y con el cará cter de obligatorio…”.

Por lo expuesto le solicito, de la manera má s comedida, remitir a la Direcció n

Nacional de Planificació n hasta el 29 de julio de 2022, los medios de verificació n
que permitan evidenciar las acciones realizadas y que se está n realizando para la
implementació n de la recomendació n No. 24 del Informe codificado como: UAI-FJ-CJ-
0002-2012, los mismos que deberá n cumplir con el carácter de competente, es decir
que sean vá lidos y confiables.

Finalmente, se reitera la responsabilidad de la Direcció n Provincial de Sucumbíos a

fin de que las recomendaciones Nos. 22 y 28 que en su momento fueron observadas,
continú en ejecutá ndose apegadas a la normativa y disposiciones de la Contraloría
General del Estado de manera permanente, a efecto de que las observaciones no
se repitan a futuro.

Particular que pongo en su conocimiento para los fines pertinentes.

Atentamente,

Econ. Mó nica Emperatriz García Echeverría

Directora Nacional
Dirección Nacional de Planificación
Elaborado: Vicente García
Revisado: Santiago Montenegro/ José Luis Rodríguez

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