Universidad de ciencias y artes de Chiapas

Facultad de ciencias sociales y humanidades

Licenciatura en psicología

Tecnologías de información y comunicación II

Lic. Mauricio Sosa Merchant

Alumno: Maldonado Jimenez Emilio Alejandro

2do C

14 de agosto del 2022

¿Qué es Microsoft Access?
El programa Microsoft Access, es un programa que se encarga de la
administración de las bases de datos. El mismo te ayudará a organizar y
administrar un buen número de registros. Con esta herramienta también
podrás diseñar aplicaciones que se puedan emplear en Access, en la modalidad
Backend.

Es importante señalar, que el Microsoft Excel se emplea para efectuar cálculos

a través de ciertas formulas, y también para ejecutar análisis de datos. Sin
embargo, Microsoft Access es un programa que ofrece muchas ventajas, ya que
con el podrás recopilar, clasificar y además manejar un buen número de datos.

En ese sentido, Microsoft Access te ofrece la posibilidad de crear diversas bases

de datos, entre las cuales se mencionan:

• Para la matrícula de alumnos en una escuela

• Para la administración de eventos
• Para administrar contactos
• Para ejecutar inventario domestico
• Para los canales de ventas
• Para la gestión de proyectos
• Para llevar la contabilidad de las empresas
• Entre muchas otras..

Microsoft Access se ha ido actualizando, al igual que las demás aplicaciones de

Office. Es de destacar, que actualmente no ha sido creada la aplicación, “Access
portable”. Por tal razón, deberás instalar este programa en tu ordenador.

Funciones y características de
Access
Diversas plantillas modernas
El programa Microsoft Access incluye diversas plantillas, las cuales vienen
simplificadas. De esta manera, las podrás adaptar a los requerimientos de tu
empresa o negocio. Además, esta herramienta te permitirá diseñar fácilmente
una base de datos, sin que seas un experto en sistemas y programación.

Esto quiere decir, que Microsoft Access es la herramienta ideal para las
personas que aún no tienen vasta experiencia, elaborando y administrando
diversas bases de datos.

Si revisas la herramienta podrás localizar en la pestaña de “Archivo”, diversas

plantillas. Las mismas podrás utilizarlas cuando desees, y estas incluyen:

• Diferentes formularios
• Tablas variadas, las cuales se adaptan a diversas áreas profesionales

Exportar datos
Además, Access te permitirá transferir datos de manera simple y rápida. En ese
sentido, no tomará en cuenta que estos datos provengan de diversas fuentes,
ni tampoco la cantidad de los mismos. Una de las opciones más empleadas por
millones de usuarios, es la transferencia de estos datos a Excel.

Si deseas ejecutar esta función, tendrás que:

• Ir a la pestaña de “Datos Externos”

• Luego en “tablas vinculadas” pulsarás, “Exportar a Excel”

Exportar bases de datos en PDF

Una de las características más destacadas de Microsoft Access, es que con este
programa podrás exportar tu base de datos en formato PDF. Esta funcionalidad
te ofrece la ventaja de poder compartir tus datos con usuarios y clientes que no
tengan este software. Al hacerlo, estos podrán ver los datos en forma de
imágenes. Es de destacar, que con Microsoft Access podrás acceder a Adobe
Rider sin ningún tipo de contratiempo.
Para que puedas exportar la base de datos a PDF, tendrás que hacer lo
siguiente:

• Debes ir a la pestaña de “Datos externos”

• Como segundo paso debes escoger entre las opciones PDF o XPS
• Por último, tendrás que guardar el archivo, y ya tendrás lista la base de datos en PDF.

Consultas
La función de Microsoft Access que te permite realizar consultas, está basada
en el tipo de sintaxis SQL. Con las consultas podrás obtener toda la información
de los datos que has diseñado en las tablas.

Para ello tendrás que:

• Acceder a la pestaña “Crear”

• Luego deberás ir a “Diseño de Consulta”. Cuando te encuentres en esta sección deberás
incluir las tablas que serán consultadas.
• Posterior a esto tendrás que dar clic en la pestaña “Ejecutar” (área superior izquierda), y
ya todo está listo.

También Access contiene un asistente de consulta con el cual podrás ejecutar

estas de forma rápida y automática. Esta herramienta te ayudará a encontrar
los diversos errores que se pueden presentar en las consultas.

Tell me
La función “Tell me” está incluida en la pestaña “¿Qué deseas hacer?”. Esta
funcionalidad te permitirá realizar consultas. Además, con ella podrás hacer
tablas, informes, entre otras acciones. Si deseas usarla solo tendrás que pulsar
sobre esta, y escoger lo que andas buscando.
Soluciones personalizadas con VBA
VBA es una aplicación de lenguaje relacionado con la programación, el cual es
compatible con la aplicación, Microsoft Access. Esta solución te permitirá
trabajar de manera simple en tu base de datos.

Entre las funcionalidades que tiene VBA se encuentran:

• La automatización avanzada
• La obtención de errores
• La validación de los datos
• Muchas más.

CRONOLOGIA DE ACCESS
Access nace en 1992 como la primera base de datos relacional "de
escritorio" diseñada para el ambiente Windows. A través de sucesivas
versiones, se han ido introduciendo nuevas tecnologías y mejoras que han
cambiado la manera tradicional en que los usuarios entendían y utilizaban
las bases de datos. Access fue la primera base de datos que incorpora la
automatización OLE, que permite a los usuarios compartir información
entre diferentes aplicaciones.

La primera versión 1.0 es lanzada en 1992 y sus

características principales son: Diseñador de Tablas,
Vista Hoja de Datos, Diseñador de Consultas,
Generador de informes, Integración con Graph,
compatibilidad con base de datos con ODBC.
En 1993 lanza la versión 1.1, con algunas mejoras:
Integración con Word y Exportación de datos, Incrementa
su capacidad a 1 GB. mejora su conectividad con ODBC y
lanza la primera versión ODE, a la vez que anuncia su
integración con la suite Office
La versión 2.0 introdujo herramientas nuevas, como
Asistentes para construir consultas y relaciones de
manera gráfica. También Asistentes para Formularios e
Informes que ayudaron a los usuarios a diseñar sus
propias bases de datos y utilizarlas inmediatamente.
Al llegar Windows 95, Access 95 (primera base de datos
relacional de 32 bits) introdujo otras Herramientas como
ser el Analizador de Tablas y Rendimientos y el manejo de
bases de datos replicadas. A la vez incorpora VBA como
lenguaje reemplazando a Access Basic. Esto junto al
hecho de ser la primera base de 32 bits, fue justamente su
problema, ya que perdió mucho en rendimiento. es
considerada la peor versión de Access.
Access 97, incorpora funciones y característica aún más
avanzadas, pero el foco continúa centrado en la facilidad
de uso por parte del usuario, mayor rapidez y que los
procesos asociados, tradicionalmente reservados a los
programadores, se automaticen más por medio de
asistentes. Todo esto adaptado a los entornos más
diversos: monousuarios, multiusuarios a través de una
red o a través de Internet. Es considerada por muchos
usuarios como la mejor versión de Access y la más
estable.
Access 2000, incluyó una nueva tecnología de acceso a
datos (ADO), una interacción directa con SQL Server a
través de ADP; la inclusión de nuevos objetos: las páginas
de acceso a datos; y nuevas herramientas centradas
principalmente en Internet. Si bien fue un cambio radical
en la forma de programar este cambió también acarreó un
alto costo no sólo de aprendizaje, sino también de bugs y
problemas de dicha versión. Junto a Access 95, las
peores
En 2001, Microsoft lanza Access XP o 2002, que centra
sus novedades en tres frentes: Trabajo inteligente,
Colaboración y Organización. Incorpora la integración
con XML como punto fuerte; para proyectos ADP utiliza
SQL Server 2000; se integra con los PivotTable y
PivotChart y corrige la gran serie de problemas y bugs
que Access 2000 trajo consigo.
En 2003, Microsoft lanza la versión Access 2003, que
forma parte del gran conjunto Office System. Esta nueva
versión tiene como principal desventaja el hecho de no
ser compatible con versiones de Windows 9x. Entre las
novedades: Marcas Inteligentes que antes era sólo de
Word y Excel; Dependencias; por fin una opción de
Backup, mayor integración con XML.Otra gran desventaja
es la lentitud apreciada en la vista diseño de los distintos
objetos.
Finalmente, en enero de 2007, Microsoft lanza la versión
comercial de Microsoft Office 2007, donde toda la suite
Office sufre una renovación total en la parte visual. En
cuanto a Access las principales novedades que vemos
son: Nueva Interfaz y Ribbon que reemplaza las menús;
Nuevos campos Adjuntos y Multivalor; Texto Enriquecido
en campos memo; Calendario incorporado; Generación
de Archivos PDF y mayor integración con Outlook y Sahre
Point; Nuevo formato de archivo access. Compatible sólo
con Windows XP SP2 y Vista.