CCDy TVD

ELABORACIÓN DE CUADROS DE
CLASIFICACIÓN
Y TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co / Twitter: Archi voGeneral – Facebook: Archi vo General – Youtube: Ca na l AGN Colombia
PAUTAS METODOLÓGICAS PARA LA
ORGANIZACIÓN
PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO

•Inventario Preliminar
• Depuración
• Clasificación
Cuadro de Clasificación
Documental
Tabla de Valoración
Documental
• Ordenación
• Descripción
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de operaciones
técnicas y administrativas CLASIFICAR
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
cuya finalidad es la
agrupación documental
relacionada en forma ORDENAR
jerárquica con criterios
orgánicos y funcionales para DESCRIBIR
revelar su contenido.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen

las series que componen cada agrupación documental
(fondo, sección, subsección), de acuerdo con la estructura
orgánico-funcional de la entidad.
Clasificación documental
La clasificación de los fondos se realiza mediante un

proceso de identificación y organización de los mismos
en secciones y series. Los fondos de los archivos oficiales
deberán ser clasificados con un criterio orgánico
funcional, teniendo como base la estructura orgánica de
cada entidad y respetando el principio de procedencia.
(Acuerdo 07 de 1994. Artículo 28)
Clasificación documental
Clasificación documental:
Fase del proceso de organización documental, en la cual se
identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo
con la estructura orgánico - funcional de la entidad productora
(fondo, sección, series y/o asuntos).
Cuadro de clasificación:
Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación
producida por una institución y en el que se registran las
secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.
(Acuerdo 027 de 2006. Artículo 1)
Fondo Documental
Conjunto de documentos producidos por una

persona natural o jurídica en desarrollo de sus
funciones o actividades.
• Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o

jurídicas administrativamente vigentes, que se completa
sistemáticamente.
• Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún
criterio de organización archivística.
• Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos
han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones
o actividades de las personas naturales o jurídicas que los
generaban.
Acuerdo 027 de 2006. Artículo 1
Sección - Subsección
• En la estructura archivística, es la unidad administrativa

productora de documentos.
• La sección está identificada como la división administrativa,

oficina o dependencia de primer nivel jerárquico, según la
ubicación en el organigrama de cada entidad.
• La subsección se identifica como una oficina dependiente de

la Sección.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Fondo documental: totalidad de las categorías

documentales de una institución
Sección: Subdivisión de un fondo
Subsección: Subdivisión de una sección.
Sección - Subsección
SECCIONES
SUBSECCIONES
DEPENDERÁ DE LA JERARQUÍA DE LAS

DEPENDENCIAS PRODUCTORAS
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Se trata de un principio fundamental

de la teoría archivística por el cual se
establece que los documentos
producidos por una institución y sus
dependencias no deben mezclarse con
los de otras.
“Los documentos que apenas se relacionan con un

establecimiento, una familia o un cuerpo, no deben
mezclarse con el fondo de ese establecimiento, de ese
cuerpo o de esa familia”
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
1. Documentos creados, recibidos, acumulados.
2. Aplica a toda la organización (toda dependencia con

función coherente, definida y responsabilidad directa).
3. Aplica a: actividades, funciones, estructura organizacional.
4. Serie documental: unidad de análisis.
ORGANIGRAMA MODELO
CONCEJO DESPACHO PERSONERIA

MUNICIPAL ALCALDÍA MUNICIPAL
SECRETARÍA
SECRETARÍA SECRETARIA OFICINA DE
GENERAL Y UMATA
HACIENDA BIENESTAR PLANEACIÓN
DE GOBIERNO
SOCIAL Y OBRAS
PÚBLICAS
INSPECCIÓN
DE POLICÍA TESORERÍA
UNIDAD DE
COMISARÍA EDUCACIÓN
DE FAMILÍA
CASA DE
LA CULTURA
UNIDAD
DE SALUD
14
CODIFICACIÓN
Una vez se tengan identificadas todas las series, subseries y tipos

documentales de todas y cada una de las dependencias se deben
agrupar en un listado o en un Cuadro de Clasificación Documental donde
se indique el Fondo, Sección, Subsección, Serie y Subserie.
Sistema Numérico Sistema Alfanumérico
100 Dirección D-1 Dirección
101 Oficina Asesora Jurídica OAJ-11 Oficina Asesora Jurídica
102 Oficina de Planeación OP-12 Oficina de Planeación
110 Subdirección Técnica de Retallers STR-2 Subdirección Técnica de Retallers
111 Grupo Técnico de Vigilancia GTV-21 Grupo Técnico de Vigilancia
112 Grupo Técnico de Información GTI-22 Grupo Técnico de Información

120 Subdirección Administrativa SA-3 Subdirección Administrativa
121 Grupo de Presupuesto GP-31 Grupo de Presupuesto
122 Grupo de Gestión Humana GGH-32 Grupo de Gestión Humana
CODIFICACIÓN – ESTRUCTURA MUNICIPAL
CONCEJO DESPACHO
PERSONERIA
MUNICIPAL ALCALDIA
MUNICIPAL
100 200
300
CODIFICACIÓN – ESTRUCTURA MUNICIPAL
CONCEJO DESPACHO PERSONERIA

MUNICIPAL ALCALDÍA MUNICIPAL
100 200 300
SECRETARÍA OFICINA DE
SECRETARÍA UMATA SECRETARIA
GENERAL Y PLANEACIÓN
HACIENDA 230 DE BIENESTAR
DE GOBIERNO Y OBRAS
220 SOCIAL
210 PÚBLICAS
240
250
INSPECCIÓN TESORERÍA UNIDAD DE
DE POLICÍA 221 EDUCACIÓN
211 241
CASA DE
COMISARÍA
LA CULTURA
DE FAMILIA
242
212
UNIDAD
DE SALUD
243 17
FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN
200 - 210 - 211 -
Alcaldía Secretaría Inspección de

Municipal General y de Policía
Gobierno
NIVEL DOCUMENTAL
• Una vez identificados y establecidos los anteriores

niveles jerárquicos se descenderá al nivel
documental:
• SERIE
• SUBSERIE
• UNIDAD SIMPLE (Acuerdo, Resolución)
• UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA (EXPEDIENTE)
Serie Documental
Conjunto de unidades documentales de

estructura y contenido homogéneos,
emanadas de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio
de sus funciones específicas. Ejemplos:
historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
Subserie Documental
División o divisiones de una serie documental

con el propósito de delimitar de una forma mas
clara el conjunto de unidades documentales
que hacen parte de la misma: ejemplos: la
serie Contratos, puede subdividirse en
contratos de obra, contratos de consultoría, por
ejemplo. La serie Actas, puede subdividirse en
Actas de Comité de Archivo, Actas de Consejo
Directivo.
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple originada en una

actividad administrativa, con diagramación,
formato y contenido distintivos que sirven como
elementos para clasificarla, describirla y asignarle
categoría diplomática.
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de análisis en los procesos de

identificación y caracterización documental.
Puede ser simple, cuando está constituida por un
solo tipo documental, o compleja, cuando la
constituyen varios, formando un expediente.
Expediente
“Es el conjunto de documentos relacionados con un

asunto específico y que constituyen una unidad
archivística. También se conoce como la unidad
documental formada por un conjunto de documentos
generados orgánica y funcionalmente por una
oficina productora en la resolución de un mismo
asunto. ”.
CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS
Cuadros de Clasificación Documental - CCD
Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación

producida por una institución.
Cuadro de Clasificación Documental - Permite
• Identificar y establecer agrupaciones documentales

de manera sistémica según estructura orgánico –
funcional de la entidad productora (fondo, sección,
series y/o asuntos).
• Junto con al identificación, son los primeros pasos
dentro del proceso de organización documental.
• Fines: controlar, recuperar y conservar la información
contenida en los documentos.
CODIFICACIÓN
Luego se procede a codificar las series y subseries documentales. El sistema

de codificación de series y subseries puede ser consolidado por todas las
series y subseries del fondo (entidad) o por cada oficina productora.
Ejemplo:
CODIGO Y NOMBRE DEPENDENCIA CODIGO DE SERIE NOMBRE DE SERIE
DEPARTAMENTO DE BIENES 7 INVENTARIOS
Y SUMINISTROS 7,1 Inventario de Activos Fijos
7,2 Inventario de Archivo
Inventario de Existencias
7,3
(Stock)
Inventario de material
7,4
bibliográfico
Inventario de material
7,5
audiovisual
SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN 8 MANUALES
Manuales de Funciones y
8,1
Procedimientos
8,1 Manuales de Funciones
Manuales de
8,2
Procedimientos
8,3 Manuales Técnicos
Cuadros de Clasificación Documental - CCD
CODIFICACIÓN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE Unidad

DOCUMENTAL
211- 01 211 - 01.01
CONTRAVENCIONES Contravenciones Expediente

Ordinarias
211 - 01.02
Contravenciones Expediente
Especiales
No. SERIE DOCUMENTAL (SD) Código Subserie documental (SD)
Sigla Código Código
Subserie
Dependencia Dependencia Serie
21 DG 100 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 1 Circulares Internas
20 DG 100 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 2 Circulares Externas
22 DG 100 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 3 Proyectos de normas (Resoluciones, Decretos, Leyes)
23 GDEPD 410 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 3 Proyectos de normas (Resoluciones, Decretos, Leyes)
19 DG 100 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 4 Acuerdos de Consejo Directivo
24 SG 200 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 6 Resoluciones
18 GGH 220 1 ACTOS ADMINISTRATIVOS 7 Actas Posesión
44 OAJ 120 2 CONCEPTOS 1 Conceptos jurídicos
45 SUBSNA 300 2 CONCEPTOS 2 Conceptos Técnicos
46 GADSNA 310 2 CONCEPTOS 2 Conceptos Técnicos
47 GAEDH 330 2 CONCEPTOS 2 Conceptos Técnicos
48 SUBTIADE 400 2 CONCEPTOS 2 Conceptos Técnicos
49 GDEPD 410 2 CONCEPTOS 2 Conceptos Técnicos
50 GIATIA 430 2 CONCEPTOS 2 Conceptos Técnicos
51 SUBGPD 500 2 CONCEPTOS 2 Conceptos Técnicos
52 GCRPD 510 2 CONCEPTOS 2 Conceptos Técnicos
53 GIFDH 520 2 CONCEPTOS 2 Conceptos Técnicos
54 GODR 530 2 CONCEPTOS 2 Conceptos Técnicos
55 GEDTS 540 2 CONCEPTOS 2 Conceptos Técnicos
56 SUBATPA 600 2 CONCEPTOS 2 Conceptos Técnicos
57 GGPA 610 2 CONCEPTOS 2 Conceptos Técnicos
58 GATA 620 2 CONCEPTOS 2 Conceptos Técnicos
81 EVALUACIÓN A LA GESTIÓN DE LAS 1 Informe de Evaluación de Gestión por Dependencias
OCI 130 3
DEPENDENCIAS
84 DG 100 4 EVENTOS INSTITUCIONALES 1 Participación en eventos Internacionales
85 DG 100 4 EVENTOS INSTITUCIONALES 2 Participación en eventos Nacionales
99 DG 100 5 INFORMES INSTITUCIONALES 4 Informe de actividades
100 OAP 110 5 INFORMES INSTITUCIONALES 4 Informe de actividades
102 OCI 130 5 INFORMES INSTITUCIONALES 5 Informe de Auditoria y seguimiento
104 OCI 130 5 INFORMES INSTITUCIONALES 6 Informe de Seguimiento y acompañamiento
CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
CODIGO SECCION CODIGO SUBSECCION CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE
100 RECTORIA
110 DPTO ADMINISTRATIVO
110 DPTO ADMINISTRATIVO 111 GRUPO RECURSOS HUMANOS 2 HISTORIA LABORAL
3 SEGURIDAD SOCIAL
120 DPTO REGISTRO Y CONTROL 1 ACTA 1 ACTAS DE COMITÉ

1 ACTA 2 ACTAS DE REGISTRO Y CONTROL
6 HISTORIA ACADEMICA
130 DPTO PLANEACION 5 PLANES 1 PLAN DE ACCION

5 PLANES 2 PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
1 ACTAS 3 ACTAS COMITÉ DE PLANEACION
140 DPTO JURIDICO 8 CONTRATO 1 CONTRATO DE OBRA CIVIL
150 DPTO FINANCIERO

4 CONVENIOS
151 GRUPO CONTABILIDAD 7 ESTADOS FINANCIEROS
ASUNTO
Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio

o persona de que trata una unidad documental y que
genera en consecuencia, una acción administrativa.
ELABORACIÓN DE LA TABLA DE
VALORACIÓN DOCUMENTAL
¿QUE ES UNA TABLA
DE VALORACION
DOCUMENTAL?
Se define como un listado de series o asuntos a los cuales

se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo
Central como su disposición final.
IMPORTANCIA DE LAS TVD
Las TVD permiten:

✓ Planificar acciones para asegurar el adecuado tratamiento de
la documentación en su segunda y tercera fases.
✓ Garantiza el derecho a la información.
✓ Favorece la adecuada selección documental.
✓ Racionaliza recursos y espacios.
✓ Identificar los asuntos o series que tramitan o tramitaron
entidades actuales y aquellas que fueron suprimidas,
fusionadas o liquidadas.
✓ Identifican la documentación de valor histórico.
IMPORTANCIA DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN
• Permiten identificar los documentos que aún están en

segunda fase del ciclo vital
• Identifican los documentos que deben eliminarse
• Señalan los tiempos en que deben seleccionarse y
eliminarse los documentos
• Sirven de guía a la administración y al área de archivo
para realizar las transferencias y proporcionar la
información adecuada a la administración o al
investigador.
IMPORTANCIA DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN
• Garantizan el respeto de los derechos

ciudadanos
• Favorecen una adecuada selección documental
• Permiten conservar los documentos de valor
histórico
• Racionalizan recursos y espacios
FORMATO TVD
NUMERO DE DEPENDENCIAS
DESPACHO
ALCALDÍA
2 3 4 5
SECRETARÍA SECRETARIA OFICINA DE
SECRETARÍA
GENERAL Y BIENESTAR PLANEACIÓN
HACIENDA
DE GOBIERNO SOCIAL Y OBRAS
6 8 PÚBLICAS
9
INSPECCIÓN
DE POLICÍA TESORERÍA
UNIDAD DE
7 EDUCACIÓN
COMISARÍA 10
DE FAMILÍA CASA DE
LA CULTURA
NUMERO DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
NUMERO DE DEPENDENCIAS
3
Entidad Productora: Alcaldía de ...
Oficina productora: Secretaria de Hacienda
RETENCIÓN Disposición Final

Entidad Productora: Alcaldía de ... 2
CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS
Oficina productora: Secretaria General y de Gobierno
RETENCIÓN Disposición Final

Entidad Productora: Alcaldía de ... 1
CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS
Oficina productora: Despacho Alcaldía
Retención Disposición Final

CODIGO Serie ,Subserie o Asuntos A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS
100.01 DECRETOS 20 X X
100.02 RESOLUCIONES 20 X X
100.03 CIRCULARES
100.03.01 Circulares Externas 5
100.03.02 Circulares Internas
VALORACIÓN
VALORACIÓN PRIMARIA
• IDENTIFICACIÓN Y DETERMINACIÓN DE LOS

PLAZOS Y MODALIDADES DE USO DE LOS
DOCUMENTOS POR PARTE DE LAS
INSTITUCIONES QUE LOS PRODUCEN O
CONSERVAN.
VALORES PRIMARIOS DOCUMENTALES
ADMINISTRATIVOS FISCALES LEGALES

Actividades rutinarias Registro de relaciones Registro de trámites
documentales de la jurídicos
institución con la Hacienda Pública
Oficios administrativos; personal, Impuestos, ventas, finanzas, Propiedad, laborales,

oficinas, memoranda, trámites contabilidad, estados escrituras, bienes, leyes,
relacionados con, proyectos, financieros, crédito decretos, acuerdos.
planes, presupuestos hipotecarios, manifestación de
contabilidad. bienes.
VALOR ADMINISTRATIVO
AQUEL QUE POSEEN LOS DOCUMENTOS PRODUCIDOS

O RECIBIDOS POR UNA INSTITUCIÓN Y SIRVEN COMO
TESTIMONIO DE SUS PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES
VALOR FISCAL
• ES AQUEL QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS QUE PUEDEN

SERVIR DE TESTIMONIO DEL CUMPLIMIENTO DE
OBLIGACIONES TRIBUTARIAS
VALOR LEGAL
• ES EL PLAZO DURANTE EL CUAL LOS DOCUMENTOS SE

CONSERVARÁN EN LA INSTITUCIÓN PARA SU POSIBLE USO Y
ASÍ CERTIFICAR DERECHOS U OBLIGACIONES DE LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA O DE SUS CIUDADANOS.
VALORACIÓN SECUNDARIA
• ES LA IDENTIFICACIÓN Y APLICACIÓN DE LOS

USOS QUE LOS DOCUMENTOS TENDRÁN PARA
LA INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA Y SOCIAL EN
TODO SUS CAMPOS, ASÍ COMO SU UTILIDAD
COMO FUENTES DE INFORMACIÓN DE
CARÁCTER ÚNICO Y PERMANENTE.
CRITERIOS
•Documentos que den cuenta de la misión, disposiciones, toma de
decisiones, políticas, actividades y desarrollo de las instituciones.
•MISIONAL: Actas comités técnicos

Estudios técnicos
Licencias o Aprobaciones para adelantar
trabajos técnicos expedidos por la
entidad
CRITERIOS
• DISPOSITIVO: Actas de Consejos
Actas de Junta Directiva
Actas de Comité Directivo
Estatutos
Reglamentos
Manuales de procedimientos de
procesos específicos
•ACTIVIDADES: Planes y Programas
Proyectos
Informes y memorias
CRITERIOS
•Origen y contenido de la información

•Contenido de la información y volumen documental
•Consolidados de Información
•Fechas de la documentación valorada (a. año 1960)
•Tipos de soporte de la información y sus anexos (planos ,
fotografías)
VALOR EVIDENCIAL
• ES LA UTILIDAD PERMANENTE QUE LOS

DOCUMENTOS TENDRÁN EN VIRTUD DE SU
RELACIÓN CON DERECHOS IMPRESCRIPTIBLES
DE LAS PERSONAS FÍSICAS Y MORALES.
VALOR TESTIMONIAL
• ES LA UTILIDAD PERMANENTE QUE LOS DOCUMENTOS

TENDRÁN POR REFLEJAR LA EVOLUCIÓN DEL ORGANISMO
ADMINISTRATIVO QUE LOS CREÓ.
VALOR INFORMATIVO
• ES LA UTILIDAD PERMANENTE QUE LOS DOCUMENTOS

TENDRÁN POR APORTAR DATOS ÚNICOS Y SUSTANCIALES PARA
LA INVESTIGACIÓN Y EL ESTUDIO EN CUALQUIER CAMPO DEL
SABER.
La valoración de cada serie se apoyará en la importancia que represente

tanto para la oficina como para la entidad y la Nación.
• Debe identificarse si la información es única o está registrada en

expedientes de otras dependencias.
• Si los asuntos o series dan cuenta del origen y desarrollo de la entidad.
• Si los asuntos o series informan sobre las políticas, planes y programas.
• Si testimonian las actividades de la entidad.
• Si dan cuenta del origen y contenido de la información.
Para determinar el destino final de la documentación: Conservación Total,

Selección o Eliminación.
Archivo
Histórico
Documentos
Dispositivos
Valores Secundarios
 Cultural
 Histórico
Documentos  Científico
Documentos
de
Misionales
Actividades
Selección
Eliminación
Disposición Final
Selección Documental
Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de
la documentación por medio de muestreo.
Eliminación Documental
Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor
administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen
valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la
tecnología.
Disposición Final
Conservación total
Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es
decir, los que tienen por disposición legal o los que por su
contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura,
procedimientos y políticas de la entidad productora ,
convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así
mismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los
produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la
cultura.
Selección Documental
• Se trata de la tarea por la cual se determina el destino de

los documentos a partir de su valor. O sea, se determina:
• los plazos de tiempo límites para su conservación o

destrucción.
• Entre los documentos que van a ser conservados

indefinidamente y en su totalidad y los documentos
desprovistos de interés y, por tanto, destinados a la
destrucción; existe una amplia zona de conservación
parcial.
VALORES SECUNDARIOS DOCUMENTALES
EVIDENCIALES INFORMATIVOS
Revelan origen, TESTIMONIALES
organización
y desarrollo de los Revelan fenómenos
organismos públicos. Testimonian la evolución y sociales o
cambios más trascendentes institucionales
que desde el punto de vista
legal sufre la institución.
Cambios institucionales orgánicos, Expedientes de funcionarios

normas de trabajo, funcionamiento organigramas,
de oficinas. Documentos sobre correspondencia relevante,
economía, política interna, Directrices, políticas, decisiones, acuerdos legales y
investigación científica, estadística, programas,proyectos, operativos del organismo
programas, registros, etc.. etc.. reglamentos internos etc..
Métodos de selección
Selección pieza por pieza
• Se trata de un procedimiento previo realizado en las administraciones de

origen. Aquí, los propios administradores depuran sus productos antes de
remitirlos al archivo.
• Las piezas se revisan una por una con el objetivo de eliminar los borradores,
duplicados, copias de referencia y cualquier documento que hinche
innecesariamente los expedientes.
• Aunque desde el punto de vista de la conservación se trata de un método

ideal, resulta imposible aplicarlo salvo en fondos muy pequeños.
• La razón: el estudio individualizado de las unidades archivísticas es muy

lento y no sale rentable si hablamos en términos de costes / beneficios.
Selección cualitativa
• Puede ser intrínseca o extrínseca.
Selección cualitativa intrínseca
• Se basa en determinar a priori un criterio intrínseco, cuya presencia o ausencia

determinará la conservación o eliminación de cada documento o expediente.
• Por ejemplo: en el caso de los expedientes judiciales podemos establecer como

criterio la conservación de todos los expedientes relativos a los grandes casos de
una época, a personajes destacados, al movimiento obrero, a la lucha política, etc.
• Objetivo: eliminar series voluminosas de documentación sin interés,

conservándose sólo lo que se considera relevante para la investigación.
Selección cualitativa extrínseca
• Puede ser a su vez alfabética, cronológica, topográfica o combinada.
• Alfabética: se emplea en el caso de los expedientes que contienen datos de

carácter personal.
• Consiste en elegir aquellos expedientes cuyos apellidos comiencen por una o

más iniciales.
• Cronológica: consiste en seleccionar la documentación de determinados años (uno
cada cinco años, diez, …) o tomados al azar o los considerados significativos o más
importantes por los acontecimientos desarrollados.
• Otra posibilidad consiste en conservar una representación de la documentación de

cada año, bien sea un mes determinado, un mes rotatorio o uno elegido al azar.
• Este tipo de selección plantea dos inconvenientes:
1.- La representatividad: hasta que punto la información conservada puede

ser extrapolable a otros años.
2.- La discontinuidad de la información debida a los cortes cronológicos.
• Topográfica: se basa en la elección de áreas geográficas cuya documentación es

conservada íntegramente o la de determinados lugares de cada área.
• El problema es de nuevo la representatividad, ya que ¿puede una región o varias

localidades representar al conjunto de las regiones en las que se enclavan?
• Combinada: los métodos expuestos no suelen aplicarse individualmente, sino que

con frecuencia se combinan varios de ellos para obviar en la medida de los posible
los inconvenientes de cada uno.
Selección por muestreo
• Se denomina también “Muestreo estadístico” o simplemente “Muestreo”.
• Se trata de aplicar un procedimiento matemático mediante el cual se obtienen una o

más muestras de una población.
• En nuestro caso POBLACIÓN = SERIE O SERIES OBJETO DE SELECCIÓN y

MUESTRAS = DOCUMENTOS EXTRAÍDOS PARA SU CONSERVACIÓN.
• Definición: extracción de un cierto porcentaje de documentos, más o menos

representativo, de un conjunto muy voluminoso o muy poco interesante como para ser
conservado en su totalidad.
• Tipos de muestreo aplicados a los archivos:
• ALEATORIO: también llamado probabilístico. Se numeran secuencialmente todos

los expedientes de la serie o series en cuestión, después tomando como base la
relación de números extraídos al azar, se seleccionan aquéllos que expedientes
cuyo número coincida con el sacado aleatoriamente.
• La muestra que se conserva es totalmente objetiva. Pero no aseguramos que sea

representativa.
• SISTEMÁTICO: se basa en la progresión aritmética de un número aleatorio elegido
en función del tamaño de la muestra a seleccionar.
• Por ejemplo: se desea realizar un muestreo de 1/15, se extrae un número al azar

situado entre el 1 y el 15, que es la base de la progresión; pongamos que sale el 6.
En este caso conservaremos el expediente 6, el 21 (6 + 15), el 36 (21 + 15), y así
sucesivamente.
• Este procedimiento presenta tres variantes:
1.- En racimos: se seleccionan también las unidades inmediatamente anterior y

posterior a la elegida.
2.- En dos etapas: primero se seleccionan cajas o legajos luego se muestrean
algunos expedientes o documentos.
3.- Estratificado: la población se divide en subpoblaciones o estratos fijados de
antemano, y dentro de cada uno de éstos se realiza un muestreo.
• La elección de un tipo u otro de selección depende de varios factores. En principio

ninguno es la panacea, pues presentan problemas; así, la solución más adecuada
será siempre la combinación de varios métodos.
•Algunos principios generales al respecto son:
• El muestreo debe emplearse solamente para seleccionar series grandes de

contenido homogéneo.
•
•El tamaño de la muestra, la dimensión de los seleccionado, es inversamente

proporcional a la homogeneidad de la serie. Cuanto más homogénea sea la
serie, menor será la cantidad conservada.
• En cambio la representatividad es directamente proporcional al tamaño de la

población, cuanto mayor sea la serie más representativo será el resultado de la
selección.
Selección y conservación parcial
– Origen y características de series o asuntos

– Relación con otras series producidas en la
misma época
– Fuentes alternas de consulta
– Volumen
– Necesidades administrativas
– Normatividad
– Evolución de necesidades
– Historia administrativa
– Técnicas de selección de registros.
Discusión y Convalidación de TVD ante Comité de
Archivos
– Corroborar etapas de evolución documental y su

correspondencia con los CCD e Inventarios
Documentales.
– Revisión de Inventarios vs. TVD para asegurar que la
totalidad de la documentación se encuentra
contemplada en la TVD
– Revisión de Tiempos de Retención asignados a cada
serie o asunto, teniendo en cuenta las normas
internas y externas que inciden en la conservación del
documento
Archivos
– Confrontación de opciones señaladas en la disposición

final y lo anotado en la columna de procedimientos con
el fin de evaluar su coherencia y el sustento en cuanto a
los documentos que se conservan totalmente, los que
se conservan parcialmente y los criterios que se
tuvieron en cuenta para definir el tamaño y la cantidad
de la muestra
Archivos
– Verificación de anexos que sustentan las decisiones

de retención y disposición final.
– Aprobación de TVD mediante acta del Comité
Institucional de Gestión y Desempeño.

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ELABORACIÓN DE CUADROS DE

PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO

Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen

La clasificación de los fondos se realiza mediante un

(Acuerdo 027 de 2006. Artículo 1)

Conjunto de documentos producidos por una

• Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o

• En la estructura archivística, es la unidad administrativa

• La sección está identificada como la división administrativa,

• La subsección se identifica como una oficina dependiente de

Fondo documental: totalidad de las categorías

Sección: Subdivisión de un fondo

Subsección: Subdivisión de una sección.

DEPENDERÁ DE LA JERARQUÍA DE LAS

Se trata de un principio fundamental

“Los documentos que apenas se relacionan con un

1. Documentos creados, recibidos, acumulados.

2. Aplica a toda la organización (toda dependencia con

3. Aplica a: actividades, funciones, estructura organizacional.

4. Serie documental: unidad de análisis.

CONCEJO DESPACHO PERSONERIA

Una vez se tengan identificadas todas las series, subseries y tipos

111 Grupo Técnico de Vigilancia GTV-21 Grupo Técnico de Vigilancia

112 Grupo Técnico de Información GTI-22 Grupo Técnico de Información

122 Grupo de Gestión Humana GGH-32 Grupo de Gestión Humana

CONCEJO DESPACHO PERSONERIA

200 - 210 - 211 -

Alcaldía Secretaría Inspección de

• Una vez identificados y establecidos los anteriores

Conjunto de unidades documentales de

División o divisiones de una serie documental

Unidad documental simple originada en una

Unidad de análisis en los procesos de

“Es el conjunto de documentos relacionados con un

Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación

• Identificar y establecer agrupaciones documentales

Luego se procede a codificar las series y subseries documentales. El sistema

SERIE SUBSERIE Unidad

CONTRAVENCIONES Contravenciones Expediente

120 DPTO REGISTRO Y CONTROL 1 ACTA 1 ACTAS DE COMITÉ

130 DPTO PLANEACION 5 PLANES 1 PLAN DE ACCION

150 DPTO FINANCIERO

Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio

Se define como un listado de series o asuntos a los cuales

Las TVD permiten:

• Permiten identificar los documentos que aún están en

• Garantizan el respeto de los derechos

RETENCIÓN Disposición Final

RETENCIÓN Disposición Final

Retención Disposición Final

• IDENTIFICACIÓN Y DETERMINACIÓN DE LOS

ADMINISTRATIVOS FISCALES LEGALES

Oficios administrativos; personal, Impuestos, ventas, finanzas, Propiedad, laborales,

AQUEL QUE POSEEN LOS DOCUMENTOS PRODUCIDOS

• ES AQUEL QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS QUE PUEDEN

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• ES LA IDENTIFICACIÓN Y APLICACIÓN DE LOS

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