Todas las empresa, sea pequeña, mediana o grande, debe aplicar el

proceso administrativo (previsión, organización, integración, dirección y control)

para que su función sea eficiente; ello le permitirá crear una estructura interna
eficaz en la que se enmarquen deleguen, coordinen y controlen todas las
actividades de la empresa.

Debe entenderse por organización aquella entidad social en la que

varias personas interactúan con el propósito de alcanzar objetivos específicos.

Al organizar una empresa, se armonizan todos los recursos con que

cuenta (humanos, materiales e intangibles) para la consecución de sus
objetivos, hasta convertirla en un sistema en el cual se proyecten y controlen
todas las funciones de la empresa, asegurando el mejor rendimiento de todos
los recursos disponibles.

Estructura organizacional

La estructura organizacional es la interrelación de las partes que

componen una empresa; especifica la división de actividades y muestra la
relación entre funciones o actividades, y tiene como elementos fundamentales:
la especialización de actividades, la estandarización, la coordinación y el
tamaño.

Mediante la estructura organizacional se puede visualizar fácilmente si la

empresa se maneja bajo un sistema centralizado, descentralizado o mixto para
la toma de decisiones; además permite que sus actividades se hagan a los
costos más bajos y con excelente calidad, en el momento más oportuno y
procurando que se realicen en forma constante para estar en posibilidades de
competir con otras empresas.

Para lograr una adecuada organización del departamento de compras,

se deben considerar los objetivos, la funcionalidad y la organización.

Tipos de organización

Los tipos de organización convencionales pueden ser de gran ayuda

para los hombres de negocios sin experiencia, pues con ellos podrán
determinar, controlar y definir niveles de autoridad: lineal, funcional, de
asesoría o staff y combinado.

Si no se adopta ninguno de los tipos convencionales de organización

establecidos, cada empresa puede definir su propia estructura de acuerdo con
sus características.

El personal de compras (ética)

El personal que realiza funciones de compras es muy vulnerable cuando

se trata de cuestiones de ética.
 El personal de compras debe actuar con una conducta libre de toda
sospecha al realizar las adquisiciones, lo cual significa que está obligado a
cumplir ciertas normas éticas: honradez, integridad, equidad, probidad y
responsabilidad; además de cortesía y lealtad hacia los proveedores.

Elementos esenciales de una buena compra

Los elementos mínimos e indispensables que deben tomarse en cuenta

en las compras que realice una empresa, sea ésta industrial, comercial o de
servicios, deben ser invariablemente los que a continuación se detallan; no
poner adecuada atención en ellos pede considerarse falta de ética y pérdida de
competitividad.

Precio

El precio es el valor monetario en que se estima una cosa.

Para el jefe de compras, es la prueba suprema, pues conseguir un buen

precio es vital para todo el proceso de la compra, por lo que siempre deberá
tratar de lograr los mejores precios para su empresa, sin descuidar los otros
elementos.

En ocasiones, estará restringido por as políticas de precios que tengan

los proveedores, por ejemplo: precios por volumen de compras, precios por la
introducción de nuevos productos y precios especiales o únicos.

Calidad

Para Deming, calidad es “satisfacer las necesidades del cliente”.

El responsable del departamento de compras, debe lograr los precios

más bajos, sin descuidar la calidad, disponibilidad, condiciones de entrega y
pago; es por esto que al solicitar cotizaciones a los proveedores se deben
describir en forma completa todas las cualidades de los materiales ( marca,
modelo, características físicas o químicas, resistencia, composición y peso,
entre otras).

En la actualidad existen normas internacionales que deben cumplir los

fabricantes para garantizar al comprador que la calidad del producto es
satisfactoria, desde su diseño hasta su desarrollo; ISO 9001 e ISO 9002 son
dos modelos que demuestran a los compradores que el proveedor tiene la
capacidad de producción e instalación acorde con el diseño que éstos le
proporcionen.

En ocasiones la marca, simple y llanamente, lleva implícita cierta imagen

y prestigio que garantiza por sí sola la calidad de los materiales que ampara.

Cantidad
 Es importante conocer el tiempo en que serán utilizados los materiales
por producción, o comercializados por ventas; asimismo, se deben abreviar el
periodo que transcurre entre la expedición de la orden de compra y su entrega.

Se debe evitar comprar cantidades innecesarias, por el costo que esto

implica. Pero en el caso de comprar voluminosas es obligado un calendario de
entregas parciales, si así se requiere, hasta lograr el total (cantidad) pactado en
la orden de compra o pedido.

Condiciones de entrega

Entregar; del latín integrare = restituir a su primer estado, y agrega que

es poner en manos o en poder de otro alguna cosa. Entrega = acción y efecto
de entregar.

Para compras, la condición de entrega involucra una serie de elementos

que deben considerarse al negociar la adquisición de materiales o mercancías,
por ejemplo:

• Tiempo en que el proveedor entregará los materiales.

• Lugar en que los entregará, por ejemplo:
EXW (en fabrica) indica que el vendedor pone las mercancías a
disposición del comprador en los locales del vendedor, al precio
pactado y libre de cualquier otro gasto (fletes, seguros, maniobras
de carga y descarga, entre otros).
• Disponibilidad para hacer las entregas.
• Garantía parcial o total de los materiales que ofrece.
• Los porcentajes máximos considerados como tolerancias y mermas que
sufrieran los materiales, previamente estipuladas y negociadas en la
orden de compra, y otros.

Condiciones de pago

La condición de pago también es una cláusula de la orden de compra, y

de su cumplimiento depende la ejecución de un contrato. Cabe señalar que en
el momento en que el comprador y el proveedor firman una orden de compra,
ésta se convierte automáticamente en un contrato de compra-venta formal
para las partes que en él intervienen. En consecuencia, la condición de pago
deberá cumplirse en los términos establecidos en la orden de compra.

Las condiciones de pago pueden ser:

• De contado riguroso:
Contra entrega de la mercancía = C.E.
Cobrar o devolver = C.O.D.
Cobrar al entregar = C.A.E.
• Contado comercial: Pago a 30, 60 o 90 días, después de haber
entregado la mercancía y previa presentación de la factura y demás
documentos inherentes a la compra.
 • Con anticipo: Es el porcentaje o cantidad parcial que debe entregar el
comprador al proveedor en el momento de recibir la orden de compra;
deberá estar previamente señalado en la misma.

Garantía

Garantía: efecto de afianzar lo estipulado; es una fianza, prenda o cosa

que asegura y protege contra algún riesgo o necesidad; compromiso temporal
del fabricante o vendedor, por el que se obliga a reparar gratuitamente la cosa
vendida en caso de avería.

Es el departamento de compras el que debe negociar esta condición y

con posterioridad vigilar que se cumplan los términos de la misma, si es total,
parcial o por cierto tiempo.

Servicios de posventa

Se refiere a ciertos convenios que se celebran con los proveedores para

proporcionar a los compradores garantía, refacciones suficientes y servicio de
mantenimiento (preventivo o correctivo) o capacitación del personal de la
empresa, cuando las compras así lo requieran.

Normalmente se proporciona este tipo de servicios en adquisiciones de

maquinaria y equipo.

Procedimiento de compras

Requisición

Requisición o solicitud de compra: es un documento interno que maneja

una empresa para expresar las necesidades del departamento de producción u
otro departamento o sucursal de la misma empresa; este documento se
canaliza siempre a través del departamento de almacén.

Cotización

Cotización: es el documento que envían los proveedores y en el que se

da a conocer a los compradores el precio, las condiciones de entrega, su
disponibilidad para hacer las entregas, las condiciones de pago, la garantía que
ofrecen, etc. A continuación se listan datos que son indispensables en este
documento:

• Número y fecha.
• Precio unitario total.
• Condiciones de entrega, por ejemplo: EXW = en fabrica.
• Disponibilidad de los materiales (si los tiene para entrega inmediata o el
tiempo en que puede surtirlos).
• Condiciones de pago (si será de “riguroso contado” C.A.D., C.O.D., C.E.,
“condición comercial”, 30, 60 o 90 días o “con anticipo”, es decir, si se
debe entregar algún anticipo y en qué porcentaje).
 • Calidad (las bondades de sus materiales o productos, en relación con
los de la competencia, las características similares o mejores, y de ser
posible con certificación ISO 9000).
• Garantía (tipo de garantía que tienen sus materiales o productos, su
vigencia y si es total o parcial.
• Servicios de posventa (capacitación, mantenimiento, servicio de
refacciones, etcétera).
• Nombre firma de la persona que envía la cotización

Solicitud de cotización

El comprador estará en posibilidad de solicitar la cotización al proveedor

vía telefónica, fax o correo electrónico, y en ella debe transcribir todos los datos
que corresponden a lo solicitado en la requisición, además de otros como:

• Nombre del proveedor, RFC, domicilio.

• Número de la solicitud, fecha.
• Partida.
• Cantidad.
• Unidad de medida (pieza, caja, metros, litros, etcétera).
• Descripción detallada de los materiales solicitados para cotización
(marca, modelo, clave, número de serie, etcétera).
• Precio unitario y precio total.
• Lugar de entrega donde se requieren los materiales.
• Las condiciones de pago (C.E., C.O.D., 30, 60 o 90 días, u otro).
• Fecha, nombre y firma de la persona que solicita la cotización.
• Nombre de la persona que proporcionó la cotización (cuando es
telefónica).
• Condiciones de entrega (tiempo, disponibilidad, forma y lugar para las
entregas de los materiales solicitados).
• Nombre y firma de la persona que solicitó la cotización.
• Observaciones, entre otros.

Cuadro o tabla comparativa de cotizaciones

Este documento es de uso exclusivo del departamento de compras; en

él se hace un resumen de las principales características de los materiales o
productos que ofrecen los proveedores; con esta información, compras está en
posibilidades de elegir al proveedor que mejor satisfaga sus necesidades.

Negociación

Es la parte más importante de todo el proceso de compras; es aquí

donde el comprador pone en juego toda su habilidad, astucia y experiencia
para tomar la mejor decisión, pero siempre bajo el principio de beneficio mutuo
y perdurable.

En este punto del proceso de compra se debe considerar a los

proveedores como socios y no como empresas extrañas, de suerte que
efectivamente se aplique el principio de beneficio mutuo para lograr la mejor
negociación comercial posible.

Orden de compra o pedido

Orden de compra o pedido: Es el documento que maneja el

departamento de compras y que varía en su forma y extensión de acuerdo con
las necesidades de cada empresa; sin embargo en las prácticas comerciales es
un documento formal que entregará el responsable de compras al proveedor
elegido y que éste –al aceptarlo y firmarlo de conformidad- tácitamente se
convierte en un contrato de compra-venta, generando en consecuencia
derechos y obligaciones para ambas partes.

Pedido

Pedido: Es el documento que manejan cotidianamente las empresas y

es considerado como informal, ya que no establece sanciones de
trascendencia, sobre todo para el proveedor; cuando existe incumplimiento en
el pedido, sea por cambio de fechas de entrega o la garantía; se emplea para
compras de poco valor.

Es común que el pedido se haga por vía telefónica o fax. Sin embargo, el
comprador debe llevar un registro minucioso de estas operaciones; al final
también se reflejan en las inversiones de la empresa.

Es oportuno mencionar que el pedido al igual a la orden de compra,

puede convertirse en un contrato siempre y cuando las especificaciones del
documento tengan cláusulas contractuales que le den el carácter de contrato
de compra-venta.

Seguimiento de órdenes de compra

Cuando el departamento de compras hace una orden de compra o

pedido a algún proveedor, debe verificar que éste cumpla con las condiciones
de entrega pactadas y con las especificaciones en cuanto a calidad, cantidad y
garantía de los materiales o productos referidos en la orden de compra.

Revisión de documentos y pago de facturas

El departamento de compras, como parte iniciadora de las

adquisiciones, debe participar también en el cierre y vigilancia de las compras.