DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS FECHA:

DE LOS CARGOS Junio 2013

I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

DENOMINACIÓN DEL CARGO : Asistente Administrativo

UBICACIÓN ADMINISTRATIVA : Gerencia de Administración

REPORTA A : Administrador

II. RELACIONES ORGANIZATIVAS

El Asistente Administrativo es responsable ante la Gerencia de Administración por el desempeño de las labores
y funciones asignadas. Responde por la ejecución de los deberes y responsabilidades que le han sido
asignadas.

III. DESCRIPCIÓN DE TAREAS

FUNCIÓN BÁSICA:

Realizar trabajos de Recepcionista y Secretariado en general, y cumplir con las labores asignadas, de acuerdo
con los procedimientos, políticas y normas de control interno, manteniendo confidencialidad y custodia de
aquellos documentos y valores que se encuentren bajo su responsabilidad, suministrando al personal gerencial
autorizado la información requerida para del desarrollo de las actividades propias de la compañía, así mismo
deberá velar por una adecuada relación con el personal interno y externo, para el logro de los objetivos
estratégicos previamente establecidos por la Junta Directiva.

FUNCIONES ESPECIFICAS:

 Cumplir con el Manual de Políticas y Normas establecidas por la Dirección y Junta Directiva.

 Controlar y custodiar el adecuado proceso de envió a los demás departamentos de la información y

documentos que se originen o se reciban en el área secretarial.

 Realizar todas aquellas actividades de atención al público en general.

 Realizar y atender las llamadas solicitadas y recibidas, así mismo, deberá tomar nota de las llamadas
recibidas y de los mensajes en el caso que la persona solicitada no se encuentre en la compañía, el
mismo deberá ser comunicado a la brevedad posible.

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FUNCIONES ESPECIFICAS (Continuación):

 Velar por que los gastos por servicios generales asignados para su control, sean cancelados
oportunamente y que los mismos posean las facturas originales (teléfonos, servicio eléctrico, caja chica y
materiales de limpieza).

 Velar y realizar la obtención de las chequeras con las instituciones financieras e informar al Administrador.

 Cumplir con los procedimientos de pago establecidos con el Manual de Procedimientos en el sistema.

 Realizar, en los casos que se ameriten, los depósitos a cuenta de Proveedores, así como su notificación a
los mismos.

 Asistir a la Gerencia de Administracion y Contabilidad en las tareas que le sean asignadas.

 Realizar y mantener el adecuado archivo de todos los documentos que deben custodiarse y enviarse al
Departamento de Contabilidad, según los establecidos en el Manual de Procedimientos.

 Elaborar y controlar los pedidos de acuerdo a la solicitud de papelería, utensilios de limpieza, y enviar a la
Administración para su aprobación y vigilar por la oportuna recepción de los pedidos.

 Realizar el control y oportuno envió de las valijas.

 Realizar el control y entrega de los artículos de papelería y oficina entregados a cada trabajador de la
compañía.

 Realizar la distribución oportuna de las valijas recibidas a cada departamento.

 Realizar cartas y comunicaciones en general incluyendo la transcripción de planillas de impuestos y

cualquier otro formato de tipo legal, solicitados por la Gerencia de Administración.

 Archivar las carpetas de los Directores Gerentes, Empleados y controlar que los recibos por honorarios y
sueldos se encuentren firmados por los mismos.

 Recibir, clasificar y despachar la correspondencia.

 Mantener, al día, un archivo organizado alfabéticamente y por estricto orden correlativo (en los casos que
aplique) de toda la correspondencia y documentos (notas de crédito, notas de débito, voucher de cheques
(número de cheque y banco) asignados para su custodia.

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FUNCIONES ESPECIFICAS (Continuación):

 Mantener una agenda, actualizada, de todos los compromisos a cumplir por su superior.

 Velar por una adecuada relación con el personal interno y externos de la compañía.

 Realizar cualquier otra función inherente a su cargo.

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 IV. REQUISITOS DEL CARGO

EDUCACIÓN FORMAL

PRIMARIA :1 2 3 4 5 6
SECUNDARIA :1 2 3 4 5
TÉCNICA :1 2 3
SUPERIOR :1 2 3 4 5

ESPECIALIDAD : T.S.U. o estudiante de los últimos semestres de Contaduría,

Administración o carrera afín.
ESPECIAL

CURSOS ESPECIALES DEL OFICIO:  Contabilidad básica.

 Redacción y ortografía.
 Relaciones humanas.
 Archivo.

EXPERIENCIA:

MÍNIMA: 1 a 2 años TIEMPO DE APRENDIZAJE PARA

DESEMPEÑAR EL CARGO: 1 meses
TIPO DE EXPERIENCIA: En el cargo o cargos similares.
REQUISITOS ADICIONALES:

 Sexo femenino.
 Mayor de 20 años.
 Experiencia en el área secretarial.
 Buena presencia.
 Proactiva, dinámica y dispuesta a trabajar bajo presión.
 Residenciado en la zona.

V. RESPONSABILIDADES
ÁREA BAJA MEDIA ALTA
SOBRE EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
SOBRE DINERO Y VALORES
SOBRE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
SOBRE CONTACTO CON EL PUBLICO
SOBRE MÉTODOS Y PROCESOS
SOBRE MERCANCÍAS, MATERIALES Y SUMINISTROS
SOBRE ESTADO DE LAS INSTALACIONES
SOBRE SEGURIDAD DE OTROS
SOBRE TRABAJO DE OTROS
SOBRE RELACIONES EXTERNAS

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