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Manual De Procedimientos
Mayo 2009
NDICE
I. II. Objetivo Del Manual Procedimientos
1. Procedimiento de Compra de Productos de Limpieza para las habitaciones 1.1 Objetivo Del Procedimiento 1.2 Alcance 1.3 Responsabilidades 1.4 Mtodo De Trabajo Diagrama De Flujo Formatos
PROCEDIMIENTOS
1. Procedimiento De Compra De Productos De Limpieza Para Las Habitaciones 1.1 Objetivo Del Procedimiento Este procedimiento tiene por objeto describir la metodologa que emplea el Hotel Fiesta INN para la compra de productos utilizados por el mismo en el desarrollo de su actividad, especialmente los productos de limpieza. 1.2 Alcance Este procedimiento es aplicable a la adquisicin de los productos de limpieza utilizados por el Hotel en cualquiera de las actividades que tenga que ver con garantizar la limpieza, arreglo y control de las reas de piso, habitaciones y reas publicas del hotel. 1.3 Responsabilidades Responsabilidades Del Ama De Llaves: El ama de llaves se encargar de seleccionar y aprobar los productos de la mayor calidad para el saneamiento de las diferentes reas del hotel. Si los productos de limpieza se agotan, es la encargada de realizar la solicitud de compras necesarias para mantener el inventario de tiles y equipos de limpieza utilizados por el departamento. Responsabilidades del Jefe De Compras. Atender los requerimientos de los productos de limpieza solicitados por el ama de llaves Evaluar posibles Proveedores para el Hotel Verificar el presupuesto. Apegarse a la normatividad que rige las adquisiciones de bienes y servicios. Almacenamiento y proteccin de material. Informar al Ama De Llaves de cualquier desviacin que se detecte en los productos adquiridos.
Si
Proveedor
No
Si
Sigue el Diagrama de Flujo en la sig. Hoja
No
2. Una copia debe guardarla el Ama De Llaves, ello le permitir corroborar que el material que llega al almacn, es efectivamente el que se solicit. 3. Otra copia se enva al Depto. De Contabilidad
Es conveniente hacer dos formas de solicitud de cotizacin de proveedores: 1. Una de ellas debe de quedar en poder de la persona autorizada para hacer dicha solicitud, el Jefe De Compras, ello le permitir constatar que la cotizacin hecha por el proveedor se refiere realmente al material solicitado. 2. La otra forma, se enva a cada uno de los Proveedores potenciales para que la regresen a ms tardar en la fecha fijada como lmite. En caso de que el proveedor no conteste, se tomar como no enviada dicha solicitud y el proveedor no entrar en la seleccin.
En caso de tratarse de un proveedor forneo, se debe expedir adems, una copia al agente aduanal incluyendo las fracciones aduanales aplicables a la mercanca en cuestin.
Deben hacerse cuatro copias de dicha nota: 1. Uno de ellas, para el Proveedor. 2. Otra, se enva al Jefe De Almacn, para que haga el registro correspondiente a la salida de mercanca en sus tarjetas de almacn. 3. Otro ejemplar se enva al Depto. De Contabilidad. 4. El Jefe De Compras, debe mantener en su poder otro ejemplar (6) Aviso De Entrada Al Almacn Es un documento que hace el Ayudante De Almacn despus de recibir y revisar los productos y es de carcter interno para el Hotel, tiene por objeto hacer constar la entrada de productos al almacn. Debe contener lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. Nombre o razn social de la Empresa Numero de Aviso Informacin Del Proveedor (Direccin, Telfono, Correo Electrnico) Cantidad Unidad Hotel Fiesta INN |Manual De Procedimientos 10
6. Descripcin 7. Precio Unitario 8. Importe total 9. Observaciones 10. Firma del que Formul 11. Firma de quien revis 12. Firma del que Recibi El Original se manda al Departamento de Contabilidad, una copia al Proveedor, otra copia al Ama De Llaves y la ultima copia al Almacn.
1.8 Formatos
SOLICITUD DE COMPRA
N de solicitud: Fecha De Formulacin: Fecha De Requerimiento: Clave Cantidad Descripcin Observaciones
Formul Revis
Autoriz
11
Recibi Solicitud
12
ORDEN DE COMPRA
N
Fecha:
Nota De Recepcin
Nota De Recepcin: Nombre Del Proveedor: Fecha De La Orden De Compra: Clave Fecha De Recepcin:
Nota De Recepcin
Precio Importe
Descripcin
Cantidad
Ayudante De Almacn
13
Causa De La Devolucin
Jefe De Compra
Proveedor
14
Formul
Recibi
Revis
15