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Hotel Fiesta INN

Manual De Procedimientos

Mayo 2009

NDICE
I. II. Objetivo Del Manual Procedimientos
1. Procedimiento de Compra de Productos de Limpieza para las habitaciones 1.1 Objetivo Del Procedimiento 1.2 Alcance 1.3 Responsabilidades 1.4 Mtodo De Trabajo Diagrama De Flujo Formatos

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OBJETIVO DEL MANUAL


Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita inducir al personal de nuevo ingreso en las actividades que se desarrollan en el Hotel Fiesta INN para mantener as el trabajo y espritu en equipo y brindar un mayor servicio a nuestros clientes.

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PROCEDIMIENTOS
1. Procedimiento De Compra De Productos De Limpieza Para Las Habitaciones 1.1 Objetivo Del Procedimiento Este procedimiento tiene por objeto describir la metodologa que emplea el Hotel Fiesta INN para la compra de productos utilizados por el mismo en el desarrollo de su actividad, especialmente los productos de limpieza. 1.2 Alcance Este procedimiento es aplicable a la adquisicin de los productos de limpieza utilizados por el Hotel en cualquiera de las actividades que tenga que ver con garantizar la limpieza, arreglo y control de las reas de piso, habitaciones y reas publicas del hotel. 1.3 Responsabilidades Responsabilidades Del Ama De Llaves: El ama de llaves se encargar de seleccionar y aprobar los productos de la mayor calidad para el saneamiento de las diferentes reas del hotel. Si los productos de limpieza se agotan, es la encargada de realizar la solicitud de compras necesarias para mantener el inventario de tiles y equipos de limpieza utilizados por el departamento. Responsabilidades del Jefe De Compras. Atender los requerimientos de los productos de limpieza solicitados por el ama de llaves Evaluar posibles Proveedores para el Hotel Verificar el presupuesto. Apegarse a la normatividad que rige las adquisiciones de bienes y servicios. Almacenamiento y proteccin de material. Informar al Ama De Llaves de cualquier desviacin que se detecte en los productos adquiridos.

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1.4 Mtodo De Trabajo Diagrama De Flujo


Las Camaristas No Tienen Productos De Limpieza

Hay productos de limpieza en

Si

Surtir el carrito de la camarista

almacn? No Realizar una solicitud de compra al Jefe de Compras


Solicitud De Compra (1)

Solicitud de Cotizaciones con diferentes Proveedores

Solicitud De Cotizacin de Proveedores (2)

Revisin, evaluacin y eleccin de

Proveedor

El Proveedor cumple con los requisitos del Hotel?

No

Seleccionar otro proveedor de la lista

Si
Sigue el Diagrama de Flujo en la sig. Hoja

Se elabora la Orden de Compra y se enva al Proveedor

Orden De Compra (3)

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Recepcin de los Productos

Nota De Recepcin y orden de compra (4)

Estn en buenas condiciones los productos?

No

Regresar la mercanca al proveedor

Si Se Almacenan los Productos

Nota De Devolucin de Materiales a los Proveedores (5)

Aviso De Entrada Al Almacn (6)

(1) Solicitud de compras


El Jefe De Compras debe recibir una solicitud de compras, sin la cual no puede iniciar ningn trmite para efectuarlas. De tal forma, que la solicitud de compras es un instrumento de control que adems de amparar la operacin, evita que se efecten compras cuando no es necesario hacerlas Dicha solicitud, tiene que estar autorizada por el Jefe De Almacn, y debe incluir toda la informacin referente al material solicitado: 1. 2. 3. 4. 5. Nombre de la Empresa Nmero de la solicitud Fecha e la que se elabora. Fecha en que se requiere Solicitud Clave del material Cantidad Descripcin Observacin 6. Firma de la persona que formul (Ama De Llaves) 7. Firma de la persona que revis (Jefe De Almacn) 8. Firma de la persona que autoriza (Jefe De Compras) Es conveniente, que la solicitud de compras se elabore por triplicado para darle el siguiente manejo: 1. El original se le enva al Jefe De Compras Hotel Fiesta INN |Manual De Procedimientos 6

2. Una copia debe guardarla el Ama De Llaves, ello le permitir corroborar que el material que llega al almacn, es efectivamente el que se solicit. 3. Otra copia se enva al Depto. De Contabilidad

(2) Solicitud de cotizacin a proveedores


Una vez que el Jefe De Compras recibe la solicitud de compras, debidamente autorizada, puede empezar a hacer los trmites necesarios para efectuar las compras del material que se le solicit. El primer trmite consiste en buscar al proveedor que le ofrezca las mejores condiciones y precios al Hotel. De tal forma que el Jefe De Compras debe efectuar una investigacin con varios proveedores potenciales para posteriormente elegir al que ms le convenga. Con el objeto de llevar un buen registro de los proveedores y para que quede evidencia por escrito de la investigacin realizada, el Jefe De Compras debe enviar a cada proveedor un documento conocido como: solicitud de cotizacin a proveedores. Dicho documento incluye la siguiente informacin: 1. Nmero de solicitud de cotizacin a proveedores. 2. Fecha en la que se elabora. 3. Nombre del proveedor al cual se le pide la cotizacin. 4. Clave del material que se solicita. 5. Descripcin del material solicitado. 6. Cantidad solicitada. 7. Fecha lmite para que el proveedor conteste. 8. Hacer referencia a la solicitud de compras, anotando su nmero y la fecha en la que se expidi. 9. Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotizacin, es decir, del Jefe De Compras. La solicitud de cotizacin a proveedores, deber contener el espacio necesario para que el proveedor conteste lo siguiente: 1. Precio por unidad. 2. Plazo mximo en el que se compromete a entregar la mercanca. 3. Condiciones de pago. 4. Firma de la persona que recibi la solicitud de cotizacin en el establecimiento del proveedor. Es de suma importancia que el Jefe De Compras enve las solicitudes de cotizacin a los proveedores potenciales en aquellas pocas que se consideran adecuadas para obtener los mejores precios. Asimismo, deber actualizar los datos y cotizaciones de sus proveedores para poder elegir rpidamente al proveedor en el momento en el que se le solicite una nueva compra. Otra de las tareas del Jefe De Compras es negociar descuentos sobre compras, ya sea, por volumen o bien por pronto pago, dependiendo de las condiciones y necesidades del Hotel. Hotel Fiesta INN |Manual De Procedimientos 7

Es conveniente hacer dos formas de solicitud de cotizacin de proveedores: 1. Una de ellas debe de quedar en poder de la persona autorizada para hacer dicha solicitud, el Jefe De Compras, ello le permitir constatar que la cotizacin hecha por el proveedor se refiere realmente al material solicitado. 2. La otra forma, se enva a cada uno de los Proveedores potenciales para que la regresen a ms tardar en la fecha fijada como lmite. En caso de que el proveedor no conteste, se tomar como no enviada dicha solicitud y el proveedor no entrar en la seleccin.

(3) Orden de compra


Cuando el Jefe De Compras recibe las contestaciones de las solicitudes de cotizacin a proveedores enviadas a los proveedores potenciales, se inicia otra fase del trmite de compras, el cual consiste en elegir a aquel proveedor que ofrece, en conjunto, las mejores condiciones y precios al negocio. No est de ms que el Jefe De Compras le pida su opinin a la persona que le solicit el material para hacer la eleccin del proveedor, en este caso el Ama De Llaves. Una vez que se ha seleccionado al proveedor que ofrece las mejores condiciones y precios, el Jefe De Compras efecta el pedido mediante un documento conocido como: orden de compra, el cual tiene por objeto formalizar la operacin de compra. Los datos que debe contener la orden de compra, son los siguientes: 1. Nombre de la empresa 2. Numero de orden de compra 3. Informacin Del Proveedor 4. Fecha en que se formula 5. Fecha en la que el proveedor deber entregar la mercanca. 6. Clave Del material 7. Cantidad 8. Unidad 9. Descripcin del artculo 10. Precio unitario 11. Importe total 12. IVA Desglosado 13. Total 14. Condiciones de pago. 15. Firma del Jefe De Compras. 16. Firma del Proveedor. Se deben manejar las siguientes copias: 1. 2. 3. 4. 5. El original se le entregar al Proveedor 1 copia al Jefe de Compras 1 copia al Departamento solicitante (Ama De Llaves) 1 copia al Jefe De Almacn 1 copia al archivo Hotel Fiesta INN |Manual De Procedimientos 8

(4) Nota de recepcin


Para que el Ayudante de Almacn realice la recepcin de materiales deber tener una copia de la orden de compra; de lo contrario, y por cuestiones de control, no se debe recibir material. No obstante, si llega material al Hotel y el Ayudante De Almacn no tiene en su poder la orden de compra, debe hablar con el Jefe De Compras antes de rechazar el pedido y solicitarle que le haga llegar una copia de la orden de compra. Las tareas del Ayudante De Almacn consisten en hacer un recuento fsico y verificar que el material entregado por el Proveedor cumple con las caractersticas estipuladas en la orden de compra. Asimismo, debe hacer una inspeccin para detectar la existencia de material daado. En caso de que la inspeccin realizada por el Ayudante De Almacn sea totalmente satisfactoria, ste emite una nota de recepcin de materiales. Dicha nota es el nico documento que queda como evidencia formal de la entrega del material. La nota de recepcin se le entrega a la persona que llev el material, contra la nota de remisin expedida por el proveedor. La nota de recepcin debe contener la siguiente informacin: 1.5 Nmero de nota de recepcin. 2. Fecha de recepcin. 3. Nombre del proveedor. 4. Fecha en la que se hizo la orden de compra. 5. Nmero de orden de compra. 6. Clave del material. 7. Descripcin del material. 8. Cantidad recibida. 9. Precio unitario. 10. Importe total de la mercanca recibida. 11. Firma de la persona que recibi el material (Ayudante De Almacn) La nota de recepcin deber emitirse con tres copias: Una de ellas, se enva al Jefe De Compras para que quede formalmente enterado de que la mercanca est en el almacn. Otra copia se enva al Jefe De Almacn para que registre en su tarjeta de almacn la entrada de mercanca. La tercera copia se enva al Depto. De Contabilidad para que realice el pago correspondiente y para que lleve un control de los costos de produccin.

En caso de tratarse de un proveedor forneo, se debe expedir adems, una copia al agente aduanal incluyendo las fracciones aduanales aplicables a la mercanca en cuestin.

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(5) Nota de devolucin de materiales a proveedores


En algunas ocasiones, es necesario regresar al proveedor material daado o en malas condiciones. En tal situacin, es responsabilidad del Jefe De Compras efectuar el trmite de devolucin y solicitar al Proveedor que le bonifique el importe pagado por la mercanca objeto de la devolucin. La nota de devolucin de materiales a proveedores debe contener los siguientes datos: 1.6 Nmero de nota de devolucin. 2. Datos generales del proveedor. 3. Fecha en la que se efecta la devolucin. 4. Referencia de la nota de recepcin. 5. Clave del material. 6. Descripcin del material. 7. Cantidad. 8. Precio unitario. 9. Importe de la mercanca objeto de la devolucin. 10. Causa de la devolucin. 11. Firma del Jefe de compras. 12. Firma del proveedor o persona autorizada para recibirla. Con el objeto de que nicamente la persona involucrada en el clculo de los costos conozca esta informacin, los espacios para el precio unitario y el importe total permanecen en blanco en todas las copias, al igual que en la nota de recepcin. En caso de tratarse de proveedores forneos, se deber aadir:

1.7 El nmero de la nota de remisin expedida por el proveedor.


2. La fecha en la que se elabor la nota de remisin. 3. Transportista encargado de hacer la entrega.

Deben hacerse cuatro copias de dicha nota: 1. Uno de ellas, para el Proveedor. 2. Otra, se enva al Jefe De Almacn, para que haga el registro correspondiente a la salida de mercanca en sus tarjetas de almacn. 3. Otro ejemplar se enva al Depto. De Contabilidad. 4. El Jefe De Compras, debe mantener en su poder otro ejemplar (6) Aviso De Entrada Al Almacn Es un documento que hace el Ayudante De Almacn despus de recibir y revisar los productos y es de carcter interno para el Hotel, tiene por objeto hacer constar la entrada de productos al almacn. Debe contener lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. Nombre o razn social de la Empresa Numero de Aviso Informacin Del Proveedor (Direccin, Telfono, Correo Electrnico) Cantidad Unidad Hotel Fiesta INN |Manual De Procedimientos 10

6. Descripcin 7. Precio Unitario 8. Importe total 9. Observaciones 10. Firma del que Formul 11. Firma de quien revis 12. Firma del que Recibi El Original se manda al Departamento de Contabilidad, una copia al Proveedor, otra copia al Ama De Llaves y la ultima copia al Almacn.

1.8 Formatos

SOLICITUD DE COMPRA
N de solicitud: Fecha De Formulacin: Fecha De Requerimiento: Clave Cantidad Descripcin Observaciones

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Formul Revis

Autoriz

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SOLICITUD DE COTIZACIONES A PROVEEDORES


Solicitud De Compra N

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N Fecha: Proveedor: Precio Por Unidad Calve Del Material Descripcin

Fecha Lmite De Contestacin:

Plazo De Entrega De Mercanca

Autoriz Jefe De Compras Del Hotel Fiesta INN

Recibi Solicitud

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ORDEN DE COMPRA

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Informacin Del Proveedor

Orden De Compra Al Proveedor

N
Fecha:

Avenida Universidad No. 268 Oaxaca De Jurez, Oaxaca

Plazo De Entrega Del Pedido Fecha De Inicio: Plazo (Das Hbiles):

Nombre: RFC: Direccin: Telfono: Ciudad: Pas: Cdigo

Fecha Max. De Entrega: Cantidad Unidad Descripcin Precio Unitario Total

Parcial: Descuento: IVA: Total: Formul Revis Autoriz

Nota De Recepcin
Nota De Recepcin: Nombre Del Proveedor: Fecha De La Orden De Compra: Clave Fecha De Recepcin:

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N De Orden De Compra:

Nota De Recepcin
Precio Importe

Descripcin

Cantidad

Ayudante De Almacn

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Nota De Devolucin De Materiales A Proveedores Hotel Fiesta INN


Proveedor: RFC: Direccin: Telfono: Ciudad: Clave Descripcin

Nota De Devolucin De Materiales A Proveedores


Fecha De Devolucin:

N de Nota de recepcin: Cantidad Precio Unitario Importe

Causa De La Devolucin

Jefe De Compra

Proveedor

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AVISO DE ENTRADA AL ALMACEN

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Aviso De Entrada Al Almacn
Proveedor: Direccin: Telfono: Correo Electrnico: Con Esta Fecha Productos Cantidad Unidad

he recibido los sig. Descripcin Precio Unitario Importe Total Observaciones

Formul

Recibi

Revis

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