LOS SISTEMA DE GESTIÓN

DE MANTENIMIENTO
ASISTIDO POR ORDENADOR

Ing. Vanessa Verano

Contenido
Introducción ....................................................................................................................................... 3
¿En qué consiste la GMAO? ............................................................................................................ 5
Prevención de avería ................................................................................................................... 5
Plan de mantenimiento industrial más organizado .................................................................... 6
Historial de la maquinaria ........................................................................................................... 6
Una alta inversión inicial ............................................................................................................. 6
Burocratización de los procesos.................................................................................................. 6
Aumento de personal improductivo ........................................................................................... 7
Funciones del GMAO ....................................................................................................................... 7
Funciones Principales de un GMAO ............................................................................................ 8
Funcionalidades Básicas de un GMAO ........................................................................................ 9
Módulos del GMAO ....................................................................................................................... 10
Órdenes de trabajo ................................................................................................................... 10
Control de inventarios ............................................................................................................... 10
Gestión de activos ..................................................................................................................... 11
Mantenimiento preventivo ....................................................................................................... 11
Seguridad................................................................................................................................... 11
Recursos humanos .................................................................................................................... 11
Módulos del GMAO ....................................................................................................................... 11
1. Módulo de mantenimiento ................................................................................................... 11
2. Módulo de inventario ............................................................................................................ 13
3. Módulo de compras .............................................................................................................. 13
Ventajas de la implantación de un GMAO .................................................................................... 13

Ing. Vanessa Verano

Introducción

La Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador, más conocida por sus siglas
GMAO, es una herramienta de software que facilita en gran medida la gestión de
servicios de mantenimiento en una determinada compañía. Como curiosidad, estas
siglas son usadas tanto en España como en Francia. En Latinoamérica prefieren usar
las siglas GMAC, cuyo significado es Gestión del Mantenimiento Asistido por
Computadora y en el resto del mundo CMMS, Computerized
Maintenance Management Software.

Tal y como su nombre indica, es un software para facilitar la gestión del

mantenimiento de activos de una organización, principalmente activos físicos, aunque
pueden no serlo. La filosofía de estos sistemas es poner en el centro del
mantenimiento los “activos” o equipos, alrededor de los cuales estará vinculado todo
lo que le afecta (documentos técnicos, órdenes de trabajo, planes de mantenimiento,
recambios/repuestos, costes, etc…).

Se trata de una herramienta muy valorada por empresas de todos los tamaños y
sectores de actividad ya que actúa a modo de base de datos, en la que se almacena
datos sobre la compañía y las distintas operaciones de mantenimiento. Datos que
posteriormente son transformados en información de valor para la toma de
decisiones en tiempo real y la gestión. Este tipo de herramientas permite al
departamento de mantenimiento realizar una correcta gestión de sus activos y todo lo
que les “rodea” como: tareas y actividades de mantenimiento, costes, inventario de
repuestos, recursos humanos internos, subcontratas, etc. Se puede decir que estas
soluciones son las responsables de optimizar los procesos de mantenimiento de las
organizaciones industriales.

Las plataformas de gestión del mantenimiento asistido por un ordenador son aptas
para todas las compañías que requieran una gestión adecuada del mantenimiento de
sus equipos y activos. Hay determinadas soluciones que están específicamente
dirigidas a mercados específicos, como infraestructuras o exportaciones, por ejemplo.

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Cada organización tiene sus propias necesidades, de modo que es posible adaptar las
funcionalidades del software a las mismas.

La Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador es a día de hoy una de las

principales tendencias en el ámbito de la empresa. Se trata de un tipo de
mantenimiento sencillo y eficaz, que incluye procesos de mantenimiento tanto
preventivo como predictivo. Además, cada organización puede adaptar el software a
sus necesidades concretas.

El GMAO es un software orientado a facilitar la gestión del mantenimiento de activos

de una organización situando en el centro del mantenimiento los “activos” o equipos.
Es decir, estamos hablando de un programa informático o software que gestiona la
información de la maquinaria industrial y del funcionamiento de la cadena de
producción, registra los datos y detecta variables en los parámetros.

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¿En qué consiste la GMAO?

Cuando hablamos de GMAO, hablamos de un software preparado para el

mantenimiento industrial predictivo para industria 4.0. Las máquinas del sistema de
producción están enviando continuamente sus datos de parámetros físicos (aumento
de la temperatura, vibración, etc.). Pero esos datos necesitan ser ordenados y
convertidos en líneas lógicas que se puedan interpretar. La GMAO se encarga de
recoger estos datos, ordenarlos de manera lógica y proveer estadísticas y tendencias
en las que se puedan identificar variaciones de los parámetros.

Ante todo, hay que desechar un mito. La GMAO no arregla mágicamente los problemas
de una fábrica. La GMAO gestiona esos datos en bruto para que se puedan interpretar
y se identifique qué máquina está empezando a fallar cuando sus parámetros físicos
cambian. Por lo tanto, te ayudan a identificar posibles problemas antes de que
aparezcan, pero no solucionan los problemas de tu fábrica mágicamente.

La GMAO ofrece increíbles ventajas para sus usuarios. A continuación te detallamos

algunas de ellas:

Prevención de avería

Gracias a la gestión de los parámetros físicos de tu maquinaria, podrás detectar

variaciones. Estas variaciones suelen indicar problemas en el funcionamiento de la
máquina. Por ejemplo, si una parte de tu sistema de producción comienza a aumentar
de vibración, es posible que una parte de su mecanismo se haya desgastado. La
máquina está emitiendo más vibración debido a eso. Por lo tanto, puedes incluir en tu
plan de mantenimiento la necesidad de revisar esa máquina y descubrir qué está
empezando a fallar antes de que tenga lugar la avería.

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Plan de mantenimiento industrial más organizado

La GMAO puede ayudarte a prever qué partes de tu fábrica están empezando a fallar.
Gracias a ello, tu plan de mantenimiento industrial estará pensando más a largo plazo
y evitarás urgencias que trastoquen toda la previsión de mantenimiento industrial.

Historial de la maquinaria

Todos los datos que se introducen en la GMAO permanecen ahí. Esto quiere decir que
si una de tus máquinas, por defecto de fábrica o por ser un modelo poco adecuado,
tiene una parte que falla habitualmente, podrás detectar cuál es el punto débil de esa
parte de tu sistema de producción y tomar decisiones al respecto. Por ejemplo,
adquirir un modelo nuevo en el que se haya solventado ese punto débil.

Sin embargo, todo tiene su parte negativa. La GMAO no es una excepción. A

continuación te avisamos de algunos de sus posibles inconvenientes, en caso de que te
plantees implementar un sistema de GMAO en tu fábrica:

Una alta inversión inicial

Si tu fábrica no está optimizada para industria 4.0, la sustitución de maquinaria por

otra que pueda enviar los datos de su funcionamiento o la optimización de tu sistema
informático con todo lo que eso conlleva (aumento de seguridad informática para
proteger tu sistema de amenazas, contratación de personal especializado) puede tener
un alto coste para tus cuentas.

A la larga es una buena inversión. Pero tal vez se escape de tus posibilidades actuales
y tengas que plantearte la optimización a GMAO más a largo plazo.

Burocratización de los procesos

La GMAO solo funciona si tiene todos los datos. Lo que significa que cualquier proceso
que pretendas llevar a cabo con tu maquinaria tiene que estar registrado, lo que hace
que los procesos de mantenimiento industrial sean más rígidos y menos ágiles. Esto se

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debe a que cuanto más minucioso sea el registro de datos más información podrá
ofrecerte la GMAO a largo plazo. Pero en un primer momento te dará la impresión de
haber ralentizado el ritmo de tu plan de mantenimiento industrial.

Aumento de personal improductivo

El aumento del peso de la digitalización en tu fábrica lleva aparejada la contratación

de personal que no está directamente ligado a la manufactura de productos, sino a
tareas asociadas de mantenimiento y gestión de la información. Aunque a la larga la
GMAO ayuda a reducir costes y a llevar un plan de mantenimiento industrial más
sólido y con menos incidencias que retrasen el proceso de producción, te obligará a
invertir más dinero en personal que se dedicará a actividades que no están
directamente relacionadas con la producción, sino con la gestión y administración de
datos informáticos.

La gestión de datos es la herramienta más poderosa de nuestro tiempo. Ayuda a

predecir tendencias y a adelantarse a los acontecimientos. Sus usos se extienden a
multitud de sectores de la vida. Medicina, economía, publicidad, política... Cualquier
aspecto de nuestro mundo. Estar al tanto de las tendencias e identificar posibles
estragos contra los que protegerse es fundamental para el buen funcionamiento de
una empresa.

La GMAO es la manera de adaptar esta nueva herramienta digital al mantenimiento

industrial. Un correcto registro de los datos te ayudará a optimizar tu negocio. No te lo
pienses más. Implementa la GMAO en tu empresa y lleva tu fábrica al siguiente nivel.

Funciones del GMAO

La Gestión de Mantenimiento Asistido por Computadora permite llevar a cabo un

amplio abanico de funciones de forma sencilla y eficaz. En primer lugar, la entrada y
gestión de todos los datos vinculados con el mantenimiento, de modo que cualquier
operario con permiso pueda acceder a ellos. De este modo, favorece la planificación y

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control del mantenimiento, con una organización detallada de las instalaciones y
herramientas necesarias para llevar a cabo las distintas tareas.

Las diferentes aplicaciones comerciales existentes hacen especial hincapié en cada

uno de los puntos, creando así productos que se adaptan de forma precisa a las
necesidades concretas de la empresa. Existen incluso desarrollos específicamente
formulados para determinados sectores industriales. Por supuesto, la herramienta es
adecuada para todas las compañías, independientemente de su filosofía y metodología
empleadas para la gestión del mantenimiento.

La implantación de la Gestión de Mantenimiento Asistido por Computadora ofrece una

serie de beneficios a las compañías que resulta de especial interés conocer. Por un
lado, permite optimizar los recursos, tanto materiales como laborales. Así, se mejora
la planificación y el seguimiento de los procesos y las existencias. Por otro lado, se
mejora la calidad y la productividad en todas las fases que componen el proceso
productivo, disminuyendo los tiempos de pare entre unas y otras. Es así como se
obtiene una mayor disponibilidad de los productos.

Además, el GMAO permite disponer de información actualizada y en tiempo real de

todos los componentes del proceso, mejorando con ello los procesos de actuación
establecidos en el protocolo de la organización. De este modo se favorece el análisis
periódico, lo que permite anticipar cargas de trabajo.

A todo ello hay que sumar la facilidad que supone ajustar los planes de mantenimiento
a las características y necesidades reales. Y, por último, mejora el control de aquellas
actividades subcontratadas, y de todos los procesos que de algún modo están
implicados en el mantenimiento.

Funciones Principales de un GMAO

Hoy en día existen multitud de soluciones GMAO en el mercado y aunque entre ellas
hay diferencias principalmente en la interacción con el usuario, también hay
diferencias en cuanto a las funcionalidades disponibles.

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No obstante, la mayoría de este tipo de software dispone de 3 módulos principales con
funciones básicas para su gestión:

 Módulo de mantenimiento
 Módulo de inventario
 Módulo de compras

Es posible que estés planteándote implementar un GMAO en tu organización pero que

ya dispongas de un ERP en el que realizas la gestión de compras y de un software de
gestión de almacén (SGA). Entonces, te preguntarás: ¿Debo implementar
forzosamente los 3 módulos?

La respuesta, en la mayoría de los casos, es: No. En dicho caso, podrías implantar
únicamente el módulo de mantenimiento con las ventajas que proporcionan sus
respectivas funciones. Sin embargo, para poder disponer de datos financieros reales
del mantenimiento es muy recomendable implementar los 3 módulos e integrarlos
con el resto de los sistemas ya existentes.

Cada uno de los módulos enumerados dispone de una serie de funcionalidades.

Dependiendo del software elegido dispondrá de mayor o menor número de
funcionalidades, así como de mayor o menor capacidad de integración con otras
soluciones.

Aunque no es imperativo, si que es recomendable implementar los 3 módulos e

integrarlos con el resto de los sistemas ya existentes.

Funcionalidades Básicas de un GMAO

La mayoría de GMAO del mercado dispone de las funcionalidades básicas que como
mínimo permiten:

 Gestión de activos y su correspondiente jerarquía.

 Planificación y programación de los mantenimientos preventivos.

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  Gestión de los mantenimientos correctivos derivados de averías o incidencias.
 Control de los stocks de repuestos y recambios.
 Gestión de compras de material MRO (Mantenimiento, Reparación y
Operaciones).
 Gestión de recursos humanos internos.
 Gestión de subcontratas.
 Gestión de solicitudes y órdenes de trabajo.
 Control de los costes asociados al mantenimiento.
 Gestión del cumplimiento normativo en seguridad.

Módulos del GMAO

Existe una gran selección de opciones a la hora de contratar esta herramienta. A

continuación señalamos cuáles son los módulos que incluye el paquete estándar.

Órdenes de trabajo

Este software facilita de forma notable la asignación de recursos humanos y otras

tareas vinculadas con las órdenes de trabajo, como reserva de materiales o
seguimiento del proceso de producción. Además, en función de las evaluaciones
periódicas, emite recomendaciones para el futuro, tanto el corto como en el largo
plazo.

Control de inventarios

La Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador ayuda a la gestión y el control

de inventarios. Los operarios pueden registrar la reserva de materiales para ciertos
trabajos, el almacenaje de materiales, las herramientas necesarias para tareas
específicas, etc.

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Gestión de activos

Uno de los módulos más valorados del GMAO es la gestión de activos, registrando
tanto los equipos como las propiedades de la empresa. Permite incluir información de
valor como garantías, partes de repuesto y otros parámetros.

Mantenimiento preventivo

La herramienta también se ocupa de llevar un seguimiento de las tareas de

mantenimiento en tiempo real, creando instrucciones detalladas y listados de
materiales necesarios para cada una de las fases del proceso productivo.

Seguridad

Acerca de la seguridad, el GMAO se encarga de la gestión de la documentación y los

permisos que son necesarios para cumplir la normativa vigente en materia de
seguridad: accesos restringidos, riesgo eléctrico, aislamiento de productos, etc.

Recursos humanos

El GMAO establece un control exhaustivo sobre la gestión de recursos humanos, tanto

en su conjunto como en áreas específicas.

Módulos del GMAO

A continuación, vamos a entrar un poco más en detalle de las características de cada

uno de los módulos que integran un GMAO:

1. Módulo de mantenimiento

Dicho módulo es el módulo principal de un sistema GMAO y entorno al cual giran el

resto de módulos y funcionalidades del sistema. Es en este módulo donde se realiza la
gestión de activos y la gestión de los mantenimientos preventivos y correctivos, entre
otras funcionalidades.

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En una organización con un elevado número de activos es vital gestionar
correctamente el programa de mantenimientos preventivos por tal de evitar sufrir
paros de actividad en la producción derivados de una avería que puede ser evitada
con un mantenimiento preventivo. Un GMAO ayuda al departamento de
mantenimiento a planificar la periodicidad de dichos mantenimientos preventivos y
una vez programado, automatiza la creación de las órdenes de trabajo asociadas a
estos mantenimientos.

Hoy en día, gracias al IIoT (Internet industrial de las cosas), es posible conectar
algunos sistemas GMAO con la sensórica de los activos de planta. Esto permite a las
organizaciones dar un paso más allá en la pro-actividad del mantenimiento. La
integración de los datos extraídos de los activos con un sistema GMAO permite
realizar un mantenimiento basado en condiciones, el cual lanzará automáticamente
solicitudes de trabajo u órdenes de trabajo según el estado actual de los equipos. Esto
permite realizar mantenimientos preventivos y/o correctivos basados en los datos de
campo, así como proporciona capacidades analíticas predictivas para anticiparse al
fallo de los equipos.

Por otro lado, es igual de importante el gestionar correctamente los activos de la

organización. La gestión de activos permite realizar un seguimiento de los datos
generados por las actividades de mantenimiento realizadas, así como los metadatos
asociados a los activos. Entre estos datos podemos encontrar: fechas de compra,
garantías, características del activo, estadísticas del activo, documentación del activo y
multitud de datos más. No obstante, los datos más importantes y poderosos que
gestiona un GMAO son los datos de historial de un activo.

El historial de un activo es el registro de las diferentes actuaciones de mantenimiento

realizadas sobre el activo en concreto. Esta información es muy útil para el
departamento de mantenimiento para su posterior análisis y extracción de
conclusiones. Por ejemplo, estudiando dichos datos se puede determinar patrones de
fallo y modificar la planificación de los mantenimientos preventivos en base a ello.

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2. Módulo de inventario

El módulo de inventario es también muy importante y útil para una organización con
un elevado número de activos. Es en este módulo donde la organización gestionará los
almacenes y stocks de repuestos MRO de los activos.

La implementación de dicho módulo permite al departamento de mantenimiento

asociar los repuestos y materiales necesarios según el tipo de trabajo a acometer. A su
vez, el sistema GMAO realizará un control del stock mínimo de los repuestos y
materiales para asegurar que estos estén disponibles y en caso de necesidad de
compra, enviar una notificación o realizar la compra automáticamente (función
realizada por el módulo de compras). De esta manera, se evita encontrarse en la
situación de tener que realizar un mantenimiento de un activo y no disponer del
material necesario para su ejecución, lo cual puede provocar un paro de actividad en
la producción prolongado costoso e innecesario.

3. Módulo de compras

El módulo de compras es el que proporciona funcionalidades para realizar todas las

tareas administrativas relacionadas con el departamento de compras de una empresa.

En dicho módulo se realizará de manera automatizada toda la gestión de reposición

de materiales y repuestos para asegurar el stock mínimo necesario, así como la
adquisición puntual de material extraordinario. Esta gestión incluye desde la petición
de presupuestos y envío de pedidos hasta la recepción de facturas.

Ventajas de la implantación de un GMAO

Para una organización pequeña con pocos activos se puede llevar la gestión del
mantenimiento mediante distintos métodos, desde simples listados de equipos,
materiales utilizados y mantenimientos realizados, hasta hojas de cálculo o bases de
datos tipo Access creadas por uno mismo.

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No obstante, para organizaciones medianas y grandes, dicha gestión utilizando esta
metodología puede convertirse en una tarea ardua y laboriosa, a la par de consumir
un elevado número de horas y limitar la explotación de los datos. Por lo cual, para
dichas organizaciones es recomendable utilizar un sistema integrado para la gestión
del mantenimiento (GMAO).

La implantación de un GMAO proporciona los siguientes beneficios entre otros:

 Reducción de los costes de gestión de mantenimiento.

 Aumentar la eficiencia laboral.
 Adecuada gestión de la documentación.
 Estandarización y homogenización de las tareas de mantenimiento.
 Gestión de inventarios y compras automatizada.
 Disminución de los mantenimientos correctivos.
 Control de la gestión del tiempo de los técnicos de campo.
 Mayor control de costes.
 Capacidad de análisis de datos de gestión para mejorar los planes de
mantenimiento.
 Optimizar la toma de decisión tras análisis de datos.
 Identificar las causas de las averías.

En las organizaciones medianas y grandes es totalmente recomendable utilizar un

sistema integrado para la gestión del mantenimiento (GMAO).

En resumen, un sistema GMAO ayuda a las organizaciones a optimizar los recursos

empleados en la gestión del mantenimiento, así como a realizar una mejor gestión de
activos, inventario y compras. La implantación de este tipo de soluciones junto a una
herramienta de movilidad permite pasar a las organizaciones de las órdenes de
trabajo sobre papel y lápiz realizadas con una hoja de cálculo Excel a un sistema
totalmente digitalizado y automatizado.

Ing. Vanessa Verano

También se puede concluir, que la implantación de un sistema GMAO en una
organización requerirá de un estudio de las necesidades de cada empresa, dónde se
determinará qué módulos requiere y su integración con otros sistemas ya existentes.

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