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PROTOCOLO DE APERTURA, Código: PTHB-01

DILIGENCIAMIENTO Y CONTROL DE Versión: 02


HISTORIAS CLÍNICAS Emisión:09/09/2021
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CONTENIDO

1. CONCEPTO ..................................................................................................... 3
2. ALCANCE ......................................................................................................... 3
3. NORMATIVIDAD VIGENTE .............................................................................. 3
4. CARACTERISTICAS DE LA HISTORIA CLINICA ............................................ 4
5. GENERALIDADES ........................................................................................... 5
6. DEFINICIONES ................................................................................................ 6
7. HISTORIA CLINICA (SERVICIOS INTRA Y EXTRAMURAL) .......................... 7
8. APERTURA DE HISTORIA CLÍNICA ............................................................... 8
9. CONTINGENCIA EN CASO DE FALLA DE ENERGIA O IMPOSIBILIDAD DE
CONEXIÓN A INTERNET ..................................................................................... 26
10. PANTALLAS DE HISTORIA CLINICA A DILIGENCIAR .............................. 27
10.1 PANTALLA DE PACIENTE Y DATOS ....................................................... 27
10.2 PANTALLA HISTORIA CLINICA LABORAL .............................................. 27
10.3 PANTALLA AUDIOMETRIA ....................................................................... 28
10.4 PANTALLA ESPIROMETRIA ................................................................... 28
10.5 PANTALLA ESPIROMETRIA ................................................................... 29
10.6 PANTALLA VISIOMETRIA ....................................................................... 29
10.7 PANTALLA OPTOMETRIA ...................................................................... 30
10.8 PANTALLA OPTOMETRIA ...................................................................... 30
10.9 PANTALLA LABORATORIO CLINICO..................................................... 31
11. PROTOCOLO DE MANEJO MEDIO FÍSICO EN CASO DE CONTINGENCIA
DE NO DISPONIBILIDAD DE HC DIGITAL .......................................................... 31
12. DILIGENCIAMIENTO DE LA HISTORIA CLÍNICA ELECTRONICA............ 32
13. PROCEDIMIENTO PASO A PASO PARA REGISTRO DE LOS DATOS EN
LA HISTORIA CLÍNICA ELECTRÓNICA DE LA IPS ZONAMEDICA: ................... 32
14. USO DE LA HISTORIA CLÍNICA. ............................................................... 36
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15. MANEJO DE LA HISTORIA CLÍNICA: ........................................................ 36


16. ANEXOS ESPECÍFICOS DE LA HISTORIA CLÍNICA. ............................... 36
17. HISTORIA CLÍNICA ELECTRONICA: ......................................................... 37
18. SOLICITUD DE LA HISTORIA CLINICA ..................................................... 37
19. PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE HISTORIA CLINICA ..................... 37
20. COMITÉ DE HISTORIAS CLINICAS ........................................................... 38
21. BACKUP DE HISTORIA CLINICA ............................................................... 39
22. CONSERVACIÓN DE HISTORIA CLÍNICA ................................................ 39
23. REGISTROS ............................................................................................... 39
24. CONTROL DE CAMBIOS............................................................................ 40
25. APROBACIÓN............................................................................................. 40
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1. CONCEPTO

La Historia Clínica es el documento privado de tipo técnico, clínico y legal, de


OBLIGATORIO diligenciamiento y sometido a reserva, donde se registran los datos
del prestador de servicios de salud y del paciente, así como la información sobre
las condiciones somática, psíquica, social, cultural, económica y medioambiental
que inciden o que pueden incidir en la salud del paciente; contiene los datos de
identificación del paciente, la información relacionada con su condición o situación
clínica, sus antecedentes personales y familiares, (patológicos, quirúrgicos,
farmacológicos y terapéuticos), los hallazgos clínicos, diagnósticos, pronósticos, el
proceso evolutivo de su condición clínica, los planes de tratamiento propuestos, los
tratamientos realizados y los controles pertinentes entre otros.

La Historia Clínica en ZONAMEDICA IPS, es un documento que se inicia con la


valoración del paciente por primera vez, registra la evolución cronológica de la
atención en salud del paciente y se va construyendo a través del tiempo en la
medida que se van documentando los aspectos de la relación DEL ESTADO DE
SALUD.

La Historia clínica en ZONAMEDICA IPS, se constituye en el documento clave y


consustancial de la atención en salud, en este caso referida a la atención de los
servicios prestados nuestra institución y representa el documento básico y principal
del sistema de información de la institución.

Mediante este protocolo pretendemos asegurar la historia clínica en el momento de


la atención y cumplir con la normatividad vigente en especial con la resolución 1995
de 1999.

2. ALCANCE

La Historia Clínica en la IPS ZONAMEDICA, es un documento que se inicia con la


valoración del paciente por primera vez, registra la evolución o seguimiento
cronológico de la atención en salud del paciente y se va construyendo a través del
tiempo en la medida que se van documentando los aspectos de la relación
Profesional de la Salud (Médico– Enfermera, etc.) - Paciente.

La Historia clínica en la IPS ZONAMEDICA, se constituye en el documento clave y


consustancial de la atención en salud, en este caso referida a la atención general y
especializada, y representa el documento básico y principal del sistema de
información de la institución.

3. NORMATIVIDAD VIGENTE

- Resolución 3100 de 2019 Estándar: Historia clínica


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- Resolución 1995 de 1999, del Ministerio de Salud establece las normas


para el manejo de la historia clínica.
- Ley 23 de 1981. Artículos Nos. 33, 34, 35. Por la cual se dictan normas
en materia de ética médica. Secreto profesional de la Historia clínica.
Regula archivos de las historias clínicas.
- Decreto 3380 de 1981. Artículo 23 El conocimiento que de la historia
clínica que tengan los auxiliares del médico o de la institución en la cual
éste labore, no son violatorios del carácter privado y reservado de ésta.
- Decreto 1011 de 2006 en el artículo 33 obliga a garantizar el desarrollo
de procesos de Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad que los
programas de auditoría sean concordantes con la intencionalidad de los
estándares de acreditación y superiores a los que se determinan como
básico en el Sistema Único de Habilitación.
- Resolución 839 de 2017, por la cual se establecen normas para el
manejo de la Historia Clínica.

4. CARACTERISTICAS DE LA HISTORIA CLINICA

✓ Integralidad: La historia clínica de un usuario debe reunir la información de


los aspectos científicos, técnicos y administrativos relativos a la atención en
salud en las fases de fomento, promoción de la salud, prevención
específica, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de la enfermedad,
abordándolo como un todo en sus aspectos biológico, psicológico y social,
e interrelacionado con sus dimensiones personal, familiar y comunitaria.

✓ Secuencialidad: Los registros de la prestación de los servicios en salud


deben consignarse en la secuencia cronológica en que ocurrió la atención.

✓ Racionalidad científica: Es la aplicación de criterios científicos en el


diligenciamiento y registro de las acciones en salud brindadas al paciente
de modo que evidencie en forma lógica, clara y completa, el procedimiento
que se realizó en la investigación de sus condiciones de salud, diagnóstico
y plan de manejo.

✓ Disponibilidad: Es la posibilidad de utilizar la historia clínica en el momento


en que se necesita, con las limitaciones que impone la Ley.

✓ Oportunidad: Es el diligenciamiento de los registros de atención de la


historia clínica, simultánea o inmediatamente después de que ocurre la
prestación del servicio.
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5. GENERALIDADES

Historia Clínica Única: En cumplimiento de la normatividad vigente, en la IPS


ZONAMEDICA, se adoptan los formatos establecidos en este protocolo como la
HISTORIA CLÍNICA ÚNICA que se utilizará para la atención de los pacientes por
parte de todos y cada uno de los profesionales de la Institución.

Obligatoriedad de la apertura de Historia Clínica: A todo paciente atendido por


primera vez en la IPS ZONAMEDICA se le realizará el proceso de apertura de
Historia Clínica.

Obligatoriedad del registro: “Los profesionales, técnicos y auxiliares que


intervienen directamente en la atención a un usuario, tienen la obligación de
registrar sus observaciones, conceptos, decisiones y resultados de las acciones en
salud desarrolladas” con ocasión de la prestación de los servicios de salud en la
IPS ZONAMEDICA. Para cada una de las atenciones realizadas a los pacientes
debe registrarse en la historia clínica las acciones realizadas, los hallazgos, las
observaciones, las recomendaciones y todas las circunstancias relacionadas con la
prestación de los servicios, registrando la fecha y la hora de la atención.

Calidad de los registros en la Historia Clínica: “La Historia Clínica debe


diligenciarse en forma clara, legible, sin tachones, enmendaduras, intercalaciones,
sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas. Cada anotación debe llevar la
fecha y hora en la que se realiza, con el nombre completo y firma del autor de la
misma”.

Custodia de la Historia Clínica: Aunque en este Protocolo se establecen los flujos


y manejos de entrada y salida de la Historia Clínica del archivo y las personas
responsables de los mismos, debido al carácter confidencial y de reserva de la
Historia Clínica, todo el personal asistencial y administrativo de la institución
relacionado con el manejo y tráfico de la Historia Clínica debe velar por su custodia
y conservación.

Exámenes médico ocupacionales: De acuerdo con la Resolución 2346 del 11


de Julio de 2007 del Ministerio de la Protección Social, las evaluaciones médicas
ocupacionales que debe realizar el empleador público y privado en forma
obligatoria son como mínimo, las siguientes: evaluación médica pre-ocupacional o
de pre-ingreso, evaluaciones médicas ocupacionales periódicas (programadas o
por cambio de ocupación) y evaluación médica post-ocupacional o de egreso.
Adicionalmente, el empleador deberá ordenar la realización de otro tipo de
evaluaciones médicas ocupacionales, tales como post – incapacidad o por
reintegro, para identificar condiciones de salud que puedan verse agravadas o
que puedan interferir en la labor o afectar a terceros, en razón de situaciones
particulares. Se deben tener en cuenta las siguientes definiciones con respecto a
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las evaluaciones médicas ocupacionales.

6. DEFINICIONES

Examen Médico Ocupacional: Acto médico mediante el cual se interroga y


examina a un trabajador, con el fin de monitorear la exposición a factores de
riesgo y determinar la existencia de consecuencias en la persona por dicha
exposición. Incluye anamnesis, examen físico completo con énfasis en el órgano
o sistema blanco, análisis de pruebas clínicas y paraclínicas, tales como: de
laboratorio, imágenes diagnósticas, electrocardiograma, y su correlación entre
ellos para emitir un el diagnóstico y las recomendaciones.
Examen de Ingreso: Son aquellas que se realizan para determinar las
condiciones de salud física, mental y social del trabajador antes de su
contratación, en función de las condiciones de trabajo a las que estaría expuesto,
acorde con los requerimientos de la tarea y perfil del cargo.
Examen Periódico: Se realizan con el fin de monitorear la exposición a factores
de riesgo e identificar en forma precoz, posibles alteraciones temporales,
permanentes o agravadas del estado de salud del trabajador, ocasionadas por la
labor o por la exposición al medio ambiente de trabajo. Así mismo, para detectar
enfermedades de origen común, con el fin de establecer un manejo preventivo.
Examen de Egreso (retiro): Aquellas que se deben realizar al trabajador cuando
se termina la relación laboral. Su objetivo es valorar y registrar las condiciones de
salud en las que el trabajador se retira de las tareas o funciones asignadas.
Evaluación médica por cambio de ocupación: se realiza cada vez que el
trabajador cambie de ocupación e implique cambio de medio ambiente laboral, de
funciones, tareas o exposición a nuevos o diferentes factores de riesgo, en los
que detecte un incremento de su magnitud, intensidad o frecuencia. El objetivo de
esta evaluación es garantizar que el trabajador se mantenga en condiciones de
salud física, mental y social acorde con los requerimientos de las nuevas tareas y
sin que las nuevas condiciones de exposición afecten su salud.
Examen médico por reubicación: Este tipo de examen médico se practica a
aquellos trabajadores que sufren algún menoscabo de su condición de salud
como consecuencia de una enfermedad de origen laboral, de un accidente de
trabajo o de una enfermedad general, la cual le impide desempeñarse
apropiadamente en el cargo u oficio que desempeñaba previamente. En este
examen, además de una muy buena evaluación médica, debe evaluarse
apropiadamente las condiciones de riesgo del oficio desempeñado y de otros
oficios en los cuales el trabajador pudiera laborar sin riesgo de agravar su estado
de salud, con el fin de identificar el oficio más apropiado a sus actuales
condiciones físicas y psicológicas.
Examen médico Pos incapacidad o de reintegro laboral: Examen que se
realiza a los trabajadores que por algún motivo han estado ausentes de su trabajo
por un periodo prolongado (se sugiere más de 30 días) a causa de un Accidente
de Trabajo, Enfermedad Laboral, Accidente Común u otros problemas
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relacionados con la salud y debe reintegrarse laboralmente, también se le


realizará al trabajador que independientemente del tiempo de incapacidad haya
sido atendido por eventos que requirieren hospitalizaciones o cirugías complejas.
Historia clínica ocupacional: conjunto único de documentos privados,
obligatorios y sometidos a reserva, en donde se registran cronológicamente las
condiciones de salud de una persona, los actos médicos y los demás
procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención.
Puede surgir como resultado de una o más evaluaciones médicas ocupacionales.
Contiene y relaciona los antecedentes laborales y de exposición a factores de
riesgo que ha presentado la persona en su vida laboral, así como resultados de
mediciones ambientales y eventos de origen laboral.
Pruebas Complementarias: Conjunto de exámenes específicos de acuerdo a los
factores de riesgo, que ayudan a la detección temprana de las alteraciones de
salud, contribuyendo a la precisión del diagnóstico y al seguimiento.
Perfil del Cargo: Es la información con que cuenta el empleador acerca de las
capacidades y condiciones físicas y mentales que debe tener un trabajador que
va a desempeñar o se encuentra desempeñando determinado cargo o labor, en
relación con los factores de riesgo a los que está o va a estar expuesto en el
desarrollo de sus funciones y medio ambiente de trabajo.
Reintegro Laboral: Consiste en la actividad de reincorporación del trabajador al
desempeño de una actividad laboral, con o sin modificaciones, en condiciones de
competitividad, seguridad y confort, después de una incapacidad temporal o
ausentismo, así como también, actividades de reubicación laboral temporal o
definitiva o reconversión de mano de obra.

7. HISTORIA CLINICA (SERVICIOS INTRA Y EXTRAMURAL)

El sistema médico integral SIMEDI es una herramienta ofimática creada para la


administración y gestión de Instituciones Prestadoras de Servicios en Salud (IPS),
para el registro de pacientes, citas, agenda, historias clínicas, reportes entre otros,
con énfasis en medicina ocupacional y laboral.

Su finalidad es satisfacer de forma efectiva las necesidades actuales requeridas


por las instituciones, de una forma confiable, oportuna, e integral que sirva de
soporte frente a la normatividad vigente.

Este sistema está orientado para apoyar las tareas y funciones del personal
encargado para el proceso de registro de pacientes, diligenciamiento completo de
la historia clínica ocupacional, incluyendo paraclínicos y exámenes
complementarios, así como el almacenamiento de la misma.
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8. APERTURA DE HISTORIA CLÍNICA

Los datos de los componentes de identificación del usuario y de los registros


específicos del documento de Apertura de Historia Clínica de Primera Vez de la
Historia Clínica de ZONAMEDICA IPS son los siguientes:

- Número de Historia Clínica.


- Fecha y Hora de atención.
- Datos personales del paciente: número y tipo de documento de
identidad, fecha de nacimiento, edad, estado civil, dirección,
aseguradora, tipo de vinculación, ocupación.
- Datos del responsable del paciente: nombre, parentesco, dirección,
ciudad, localidad, barrio, teléfono.
- Datos del Acompañante del paciente: nombre, parentesco, teléfono.
- Causa de consulta y enfermedad actual
- Información ocupacional actual.
- Antecedentes laborales.
- Antecedentes personales.
- Antecedentes Familiares.
- Examen Físico: Médico
- Diagnóstico.
- Pronóstico.
- Plan de tratamiento.
- Descripción del Plan de Tratamiento.
- Consentimiento informado (*).
- Firma e identificación (Registro) del profesional.
- Firma y cédula del paciente.
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BÁSICOS

Acciones

En esta pantalla se despliegan las acciones que aparecen en la Historia Clínica


Ocupacional, es decir, las acciones que realiza el paciente en sus tareas diarias.
Si se desea crear una nueva acción Manual del Usuario – Sistema Médico Integral
– SIMEDI.
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Se da clic en el botón nuevo, se escribe el nombre de la acción deseada, clic


aceptar y queda guardada en el diccionario de Acciones. Este diccionario está
ordenado de manera alfabética; si se desea se puede ver este listado en Excel,
dando clic en el botón correspondiente. Al definir esta información, usted
modificará los desplegables de acciones realizadas por los pacientes en la historia
ocupacional.

El usuario con permisos podrá agregar o editar datos existentes, con el fin de
enriquecer los diccionarios utilizados en la operación del sistema. (Ver numeral 3.1
en el manual del usuario).

Se da clic en el botón nuevo, se escribe el nombre de la acción deseada, clic


aceptar y queda guardada en el diccionario de Acciones. Este diccionario está
ordenado de manera alfabética; si se desea se puede ver este listado en Excel,
dando clic en el botón correspondiente. Al definir esta información, usted
modificará los desplegables de acciones realizadas por los pacientes en la historia
ocupacional.

El usuario con permisos podrá agregar o editar datos existentes, con el fin de
enriquecer los diccionarios utilizados en la operación del sistema. (Ver numeral 3.1
en el manual del usuario).
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Antecedentes

Este diccionario está asociado a las diferentes historias clínicas y anexos, por
ejemplo, Antecedentes familiares se despliegan en examen físico, si se desea se
puede editar de acuerdo a la necesidad o requerimiento del profesional que utiliza
este anexo. Generalmente este listado se crea en la parametrización, pero en
cualquier momento se puede modificar o adicionar cualquier ítem, lo importante es
que en la parte superior se establezca a qué tipo de Antecedente se refiere, luego
si se da clic en el botón nuevo y se ingresa, el ítem creado va a quedar
relacionado con el tipo de antecedente que se escogió.

El usuario con permisos podrá agregar o editar datos existentes, con el fin de
enriquecer los diccionarios utilizados en la operación del sistema.

Conceptos

El diccionario de Conceptos está asociado al tipo de examen y se despliega en la


información que ingresa cada profesional el cual emite su concepto con respecto
al estado del paciente para ejercer el cargo, este sale impreso en el certificado. El
usuario con permisos podrá agregar o editar datos existentes, con el fin de
enriquecer los diccionarios utilizados en la operación del sistema.
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(Elementos de Protección Personal)

Al definir esta información, usted modificará los desplegables de Elementos de


Protección Personal utilizados por los pacientes en la historia ocupacional y en los
anexos. Se pueden asociar varios ítems en un solo campo para facilitar el ingreso
de la información. El usuario con permisos podrá agregar o editar datos existentes,
con el fin de enriquecer los diccionarios utilizados en la operación del sistema.
(Ver numeral 3.1 Manual del Usuario – Sistema Médico Integral)
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Estado Educativo

Este diccionario indica en qué estado se encuentra el nivel educativo que se


despliega en la pantalla de captura de los datos básicos del paciente. El usuario
con permisos podrá agregar o editar datos existentes, con el fin de enriquecer los
diccionarios utilizados en la operación del sistema.

Franjas de Atención

En esta pantalla se definen los horarios en los que se ingresa la agenda, y el


número de turnos que se limitará en esa franja. Estos datos se despliegan en la
pantalla de Agenda cuando se va asignar una cita. El usuario con permisos podrá
agregar o editar datos existentes, con el fin de enriquecer los diccionarios
utilizados en la operación del sistema.
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Información de EPS- ARL - AFP

En esta pantalla se registra la información correspondiente a las distintas


entidades prestadoras de servicios. Se debe ingresar el código, el nombre, el
teléfono, la dirección, ciudad, página WEB, correo electrónico. Se define el tipo de
entidad entre EPS, ARP o AFP. Estos datos se despliegan en la pantalla de datos
básicos del paciente. El usuario con permisos podrá agregar o editar datos
existentes, con el fin de enriquecer los diccionarios utilizados en la operación del
sistema.

Nivel Educativo

Esta pantalla se define para la pantalla de captura de información básica del


paciente, en cuanto a su nivel de educación y se despliega al ingresar el paciente
al sistema. El usuario con permisos podrá agregar o editar datos existentes, con el
fin de enriquecer los diccionarios utilizados en la operación del sistema.
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(Programas de Vigilancia Epidemiológica).

Son los distintos programas en los que se debe incluir a un paciente de acuerdo al
criterio del profesional que realizó la valoración, en cada uno se especifica en cuál
de las pantallas del sistema debe aparecer. El usuario con permisos podrá agregar
o editar datos existentes, con el fin de enriquecer los diccionarios utilizados en la
operación del sistema. Es criterio exclusivo de la empresa cliente. (Ver numeral
3.1).

Parentescos

En este formulario se almacenan los posibles parentescos que se relacionan en la


pantalla de Atención, al momento de digitar la información inicial, cuando se define
el responsable por el paciente. El usuario con permisos podrá agregar o editar
datos existentes, con el fin de enriquecer los diccionarios utilizados en la
operación del sistema.
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Posibles remisiones.

Este diccionario contiene las opciones de las posibles remisiones que se le


pueden hacer a un paciente, se despliega en las pantallas de los profesionales
cuando están emitiendo su concepto. El usuario con permisos podrá agregar o
editar datos existentes, con el fin de enriquecer los diccionarios utilizados en la
operación del sistema. (Ver numeral 3.1).
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Posturas.

En este diccionario se establecen las posturas que puede tener un trabajador en


sus labores diarias, que se despliegan cuando en la historia. Para mayor facilidad
del ingreso de la información, se pueden agregar en un solo ítem varias posturas
de acuerdo a la frecuencia en que se utilicen. El usuario con permisos podrá
agregar o editar datos existentes, con el fin de enriquecer los diccionarios
utilizados en la operación del sistema.
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Prioridad.

En este diccionario se definen las opciones de prioridad de los pacientes de


acuerdo con los parámetros de cada IPS, por ejemplo se puede tener definir una
prioridad cuando el paciente tiene cita o no, si el paciente debe tener algún
tratamiento especial de atención, si es una persona que se atiende en una unidad
móvil o en la unidad fija, se despliega en el ingreso de la atención del paciente. El
usuario con permisos podrá agregar o editar datos existentes, con el fin de
enriquecer los diccionarios utilizados en la operación del sistema.

Profesiones.

En este diccionario se definen las distintas profesiones, en la parte derecha se


encuentran en orden alfabético, se despliega en el ingreso del paciente al sistema.
El usuario con permisos podrá agregar o editar datos existentes, con el fin de
enriquecer los diccionarios utilizados en la operación del sistema.
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Tipos de Certificado.

Este diccionario muestra los tipos de certificados que emite la IPS y se despliega
en la pantalla de atención del paciente. El usuario con permisos podrá agregar o
editar datos existentes, con el fin de enriquecer los diccionarios utilizados en la
operación del sistema.
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Tipos de examen.

Muestra los tipos de examen que se realizan a los pacientes. El tipo de examen se
despliega en cada atención creada al paciente. El usuario con permisos podrá
agregar o editar datos existentes, con el fin de enriquecer los diccionarios
utilizados en la operación del sistema.

Tipos de lentes.

Este diccionario guarda información útil para Optometría y Visiometría, se


despliega en las ventanas de los dos tipos de examen visual. El usuario con
permisos podrá agregar o editar datos existentes, con el fin de enriquecer los
diccionarios utilizados en la operación del sistema.
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Tipos de planificación.

Este diccionario muestra los diferentes tipos de planificación, se despliega en


Antecedentes ginecológicos. El usuario con permisos podrá agregar o editar datos
existentes, con el fin de enriquecer los diccionarios utilizados en la operación del
sistema.

Tipos de usuario.
En este diccionario se muestra si el paciente es cotizante, beneficiario o régimen
subsidiado, se despliega en el ingreso del paciente al sistema. El usuario con
permisos podrá agregar o editar datos existentes, con el fin de enriquecer los
diccionarios utilizados en la operación del sistema.
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9. CONTINGENCIA EN CASO DE FALLA DE ENERGIA O IMPOSIBILIDAD DE


CONEXIÓN A INTERNET

La historia clínica física se manejará en caso de contingencia (caída del


sistema), al momento de llegada del sistema se incluirá la información en el
software con una nota aclaratoria indicando la hora exacta de atención del
paciente y el motivo por el cual se ingresa después de la atención (falla del
sistema); siendo así, la historia física se destruirá y se contará solo con el
registro de la historia magnética, bajo responsabilidad del profesional
tratante.

Formato de historia clínica ocupacional Cod. FRHB-11


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10. PANTALLAS DE HISTORIA CLINICA A DILIGENCIAR

10.1 PANTALLA DE PACIENTE Y DATOS

10.2 PANTALLA HISTORIA CLINICA LABORAL


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10.3 PANTALLA AUDIOMETRIA

10.4 PANTALLA ESPIROMETRIA


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10.5 PANTALLA ESPIROMETRIA

10.6 PANTALLA VISIOMETRIA


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10.7 PANTALLA OPTOMETRIA

10.8 PANTALLA OPTOMETRIA


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10.9 PANTALLA LABORATORIO CLINICO

11. PROTOCOLO DE MANEJO MEDIO FÍSICO EN CASO DE CONTINGENCIA DE


NO DISPONIBILIDAD DE HC DIGITAL

1. AUXILIAR DE AGENDAMIENTO responsable de recepción agenda


las citas solicitadas con el medico disponible
2. Auxiliar de RECEPCION responsable del archivo saca el reporte de
pacientes citados en cuanto sea posible, y que hayan sido confirmados el
día anterior en horas de la tarde (normalmente los que nos envían las
Empresas Cliente).
3. Si es una evaluación periódica, al sacar las historias clínicas del
archivo deben relacionarse en el anexo correspondiente
4. AUXILIAR DE RECEPCION Y/O ENFERMERIA entrega al médico,
con el listado se verifica que estén completas y debe firmar el reporte
5. Al finalizar el turno, el médico debe entregar las historias clínicas a
Auxiliar de RECEPCION, acompañadas del registro de pacientes
6. Se guarda en el archivo verificando que estén completas y
registrando en el reporte de entrada y salida de historias.
7. Las historias clínicas que se abren como nueva historia del día de
atención, deben incluirse al final del día en el formato de registro entradas y
salidas.
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12. DILIGENCIAMIENTO DE LA HISTORIA CLÍNICA ELECTRONICA

Para el diligenciamiento de la Historia Clínica el personal administrativo y los


profesionales, técnicos y auxiliares de salud, deben conocer los formatos
establecidos en la IPS ZONAMEDICA. El diligenciamiento de la información
general de la Historia Clínica, tal como: número de la historia, datos personales
del paciente, responsable y acompañante, pueden ser diligenciados por el
auxiliar de salud, mientras que los espacios destinados a la información clínica
(desde Causa de Consulta y Enfermedad Actual), solamente deben ser
diligenciados por el profesional de Salud, quien realizare el interrogatorio y el
examen al paciente.

13. PROCEDIMIENTO PASO A PASO PARA REGISTRO DE LOS DATOS EN LA


HISTORIA CLÍNICA ELECTRÓNICA DE LA IPS ZONAMEDICA:

• Se abre con doble clic el ícono del software SIMEDI, en el escritorio del
computador.
• Se ingresa usuario y contraseña personal para acceso al software de
historias clínicas.
• Para llamar el primer paciente o usuario podrá realizarse desde la
pestaña de “Turnos en espera” o escribiendo el número de cédula en el
espacio “Dato a buscar”.
• Luego de tener abierta la historia clínica del usuario se procede a
realizar clic en “Historia clínica laboral”, el cual inmediatamente se abre
una ventana con el formato y los espacios a diligenciar.
• En la primera pestaña se diligencia la historia laboral, el cual previo clic
en la barra (NUEVO), se iniciará la inclusión o registro exacto de la
descripción del cargo, registro de equipos o herramientas que usará o
usa para su cargo, si el usuario refiere que no utilizará nada, se
registrará “niega” y si el usuario no tiene conocimiento de lo que
utilizará se anotará “No sabe”. Igualmente, cuando se pregunte por
materias primas o insumos utilizados, se anotará “Niega” o “No sabe”,
según corresponda.
• Luego se anotará los datos de: Usa elementos de protección personal,
control en la fuente, control en el medio, el cual la respuesta se anotará
en el espacio: Tiempo de exposición.
• Después se procederá a registrar los factores de riesgo según
corresponda a su cargo donde incluya o descarte la lista de riesgos
(Biológicos, físicos, químicos, biomecánicos, psicosociales, condiciones
de seguridad y fenómenos naturales). El trabajador o la empresa puede
proporcionar esta información.
• Seguidamente, se registrará las acciones que realiza el cual se
desplegará una lista para escoger lo que corresponda a las acciones
que realicé el trabajador en el cargo (Alcanzar, arrastrar, digitar,
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empujar, halar, levantar, otra, sedente, transportar), y un espacio para


escribir observaciones sin son pertinentes, para dejar mayor
información o aclaración.
• Igualmente, en el espacio de posiciones con una lista desplegable
(Arrodillado, caminado, de pie, inclinado, otra, sentado), y un espacio
para escribir observaciones sin son pertinentes, para dejar mayor
información o aclaración.
• También, se registrará en elementos de protección personal con una
lista desplegable (Botas, casco, guantes, equipos de respiración
autónoma, gafas, máscara con filtro, máscara sin filtro, no usa EPP,
otros, overol, tapabocas, protectores auditivos, respirador, tapaboca),
según corresponda a los elementos que le proporciona la empresa,
según sus riesgos.
• Luego, se registrará los antecedentes laborales, que corresponde a los
sitios donde ha trabajado, y el cual incluye los siguientes datos:
Empresa, Cargo, Tiempo, Riesgos a los que tuvo expuesto en cada
empresa, Medidas de control.
• Después, se registrará y si los tuvo, los accidentes laborales del
usuario, el cual incluye datos como: Empresa, Fecha, Causa, Lesión,
Parte afectada, Tiempo de incapacidad, Secuelas, Entidad promotora
de salud, Administradora de riesgos laborales, y al final agregar el
accidente laboral.
• Igualmente, se registrará y si las tuvo, las enfermedades laborales del
usuario, el cual incluye datos como: Enfermedad, Fecha, Estado actual,
Entidad promotora de salud, Administradora de riesgos laborales, y al
final agregar enfermedad laboral.
• Finalmente, para la pestaña de Historia Laboral, se pone clic en
aceptar, que significa que ha dejado guardado o grabado los registros.
En adelante en cada pestaña y donde corresponda, se realizará clic en
editar para registrar los datos de la historia clínica.
• Se continúa con la siguiente pestaña que corresponde a los registros
de los antecedentes familiares y personales, en el primero incluye
registros de patologías como si ha tenido o tiene: Hipertensión arterial,
Enfermedad mental, Cáncer, Otros, Infarto, Accidente cerebro-vascular,
Alergias, Úlcera péptica, Diabetes, Asma, Tuberculosis, Artritis; y en el
segundo registros de antecedentes como: Patologías en la infancia,
Patológicos, Quirúrgicos, Traumáticos, Antecedentes de enfermedades
venéreas, Toxico-alérgicos, Farmacológicos, Psiquiátricos,
Inmunológicos. Los anteriores registros deberán tener fechas de inicios
de las enfermedades o de sucedido el antecedente, si aplica, registrar
últimas crisis, y demás información que sea pertinente, y que le dé
mayor calidad de información a la historia clínica.
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• Registrado lo anterior, se procede con el registro en la pestaña de


hábitos y antecedentes ginecológicos, el cual incluye: Si es fumador,
exfumador o no fumador; si es o lo fue, se deberá registrar No. de
cigarrillos al día, años de fumador y años de suspensión del hábito
cuando aplique. Luego el registro de tipo de bebedor, tipo de licor si
bebe, frecuencia (Diaria, semanal, quincenal, mensual, ocasional, años
de hábito, años de suspensión) cuando aplique. Luego, registrar si ha
tenido problemas con la bebida, seguidamente registrar, si toma
regularmente algún medicamento, después registrar si realiza algún
deporte y la frecuencia en que se realiza el mismo. Registrar si
consume psicotrópicos. Finalmente, en esta pestaña registrar cuando
aplique todos los datos de antecedentes ginecológicos: (Menarquia,
ciclo, fecha de última menstruación, Gestaciones, Partos, Cesáreas,
Abortos, Mortinatos, Ectópicos, Vivos, Fecha último parto, Si hay
dismenorrea o no, Tipo de planificación, Última citología, Resultados
última citología, Trastornos del ciclo. Estos últimos datos solo
aparecerán para el sexo femenino.
• Se procede a registro de datos de la pestaña de revisión por sistemas,
el cual incluye los sistemas: (Neurológico, Visual, Otorrinolaringología,
Boca y dentadura, Endocrinológico, Respiratorio, Cardiovascular,
Osteomuscular, Gastrointestinal, Genitourinario, Hematológico,
Inmunológico, Piel y faneras, Otros), el cual, en caso de sintomatología,
se deberá registrar fecha de aparición, frecuencia, severidad y tiempo
de evolución del mismo.
• Continúa el registro de examen físico, donde se deberá anotar la
enfermedad actual del usuario, en caso de estar normal, se anotará
estar asintomático, y en buenas condiciones generales, además, en
este espacio también se deberá preguntar al usuario y registrar si el
examen ocupacional es de ingreso, periódico, egreso, por cambio de
cargo, post-incapacidad, medicina laboral, etc. Seguidamente viene el
registro de los signos vitales y datos corporales completos, el cual
incluye: (Talla en centímetros, Peso en Kilogramos, Temperatura en
grados centígrados, Tensión arterial, Frecuencia Cardiaca, Frecuencia
Respiratoria, Lateralidad que predomina, Estado, Biotipo, Datos de
Cintura y caderas en centímetros, se emitirá automáticamente el Índice
de Masa Corporal luego de registro de peso y talla. Continúa el registro
del examen físico completo por sistemas, el cual en caso de ser
anormal, se anotará como tal (Anormal) y en hallazgos en el examen
físico se registrará la información objetiva y completa de su
anormalidad; los sistemas que se deben registrar son: (cabeza y
cráneo, Orofaringe, Cavidad oral, Nariz, Ojos/conjuntivas, Oídos,
Cuello, Tórax, Abdomen, Genitourinario, Extremidades superiores,
Osteomuscular, Columna, Neurológico: pares craneales, reflejos
tendinosos, marcha, sensibilidad; Piel y faneras , Conciencia,
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Equilibrio).
• Continúa la siguiente pestaña, con el registro de exámenes de apoyo o
exámenes complementarios, el cual, será anotado por los diferentes
profesionales especialistas o de laboratorio, pero que se debe tener en
cuenta para el análisis de las condiciones de salud, y el posterior
registro de los diagnósticos.
• Sigue la pestaña de resumen que en términos generales lo que
muestra es precisamente un resumen de la historia clínica, pero no se
registra algún dato.
• Continúa la pestaña de anexos, el cual consiste en el registro de
exámenes más específicos o con algún énfasis en algún sistema, el
cual presenta unos formatos en cada uno de los anexos, que se deben
diligenciar de forma completa entrando con doble clic sobre sus barras,
y llenando la información, terminado el diligenciamiento, se procede a
registro en el costado derecho del diagnóstico y recomendaciones, el
cual estas últimas aparecerán en el concepto o certificado médico que
se entrega a la empresa cliente.
• Finalmente, se registra en la pestaña los diagnósticos, conceptos y
recomendaciones/restricciones, que sean pertinentes según los
reportes que salen del examen clínico y paraclínico. Los diagnósticos
deben estar registrados en su totalidad y acompañado del código CIE-
10; los conceptos deberán tener congruencia o pertinencia según los
diagnósticos anotados y/o sus condiciones de salud actuales; así
mismo, las recomendaciones y/o restricciones deberán ser pertinentes
con los diagnósticos y conceptos médicos emitidos y en sus
respectivos espacios de diligenciamiento. Existen unos espacios
especiales para llenar si el trabajador o usuario debe ingresar a algún
sistema de vigilancia epidemiológica o amerita una remisión.
• Existe una pestaña especial para los casos de examen post-
incapacidad y/o medicina laboral, el cual deben ser diligenciados en su
totalidad y con la misma exigencia de pertinencia, que en los exámenes
ocupacionales; esta información incluye: (Valoración médica laboral,
Análisis de hallazgos clínicos, Concepto integral de medicina laboral,
Recomendaciones, conducta a seguir).
• En cada pestaña de la información de la historia clínica se debe
asegurar que al final de la inclusión de los datos se puso clic en
aceptar, para garantizar que se guardó la información.
• Para garantizar que la empresa puede ver el concepto o certificado
médico final, se debe poner clic en la barra publicar y un “OK” al final.
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14. USO DE LA HISTORIA CLÍNICA.

La Historia Clínica es un documento confidencial sometido a reserva y, por tanto,


su uso se restringe única y exclusivamente al personal asistencial de la IPS
ZONAMEDICA, y, en aspectos restringidos únicamente al traslado, archivo y
procesos de actualización y conservación, al personal administrativo no asistencial
quien deberá guardar la misma reserva y confidencialidad de la Historia Clínica que
el personal asistencial.

15. MANEJO DE LA HISTORIA CLÍNICA:

“Desde el punto de vista archivístico la historia clínica es un expediente que de


manera cronológica debe acumular documentos relativos a la prestación de
servicios de salud brindados al usuario”. El manejo aquí descrito se relaciona
específicamente con el proceso de archivo y movimiento de la Historia Clínica
considerada como expediente, en la IPS ZONAMEDICA.

Archivo de Historias Clínicas. Las Historias clínicas de la IPS ZONAMEDICA,


serán dispuestas en medio magnético en un servidor asociado a SIMEDI con sus
respectivas claves y custodias que garantizan la permanencia de la historia para su
accesibilidad.

Registro de salida y entrada de Historias Clínicas. Para el registro de salida y


entrada de la Historia Clínica el profesional tendrá los privilegios para el acceso ello
con sus claves de ingreso y será el responsable de cualquier cambio que ellas
presenten.

16. ANEXOS ESPECÍFICOS DE LA HISTORIA CLÍNICA.

Los anexos específicos de la Historia Clínica de la IPS ZONAMEDICA, que


constituyen el expediente básico de la Historia, son:

• Formato de Historia Clínica de apertura de primera vez,


• Formato de evolución del tratamiento,
• Notas de enfermería,
• Ayudas diagnósticas
• Formato de Consentimiento Informado.
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17. HISTORIA CLÍNICA ELECTRONICA:

En la herramienta SIMEDI esta la pestaña ANEXOS; la cual está abierta para


realizar el cargue respectivo según cada caso.

- Anexo de alturas
- Anexo osteomuscular
- Anexo dermatológico

Estos anexos van de acuerdo a condición y necesidad del paciente, profesiograma


según el perfil de cargo.

18. SOLICITUD DE LA HISTORIA CLINICA

La normatividad colombiana es cautelosa en la protección y confidencialidad de la


historia clínica. La resolución 1995 de 1999 señala que la Historia Clínica es un
documento privado, sometido a reserva, que sólo puede ser conocido por terceros,
previa autorización del paciente o en casos previstos por la Ley, por lo que le
solicitamos cumplir con los requisitos que se mencionan a continuación.

19. PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE HISTORIA CLINICA

El usuario deberá enviar un mensaje por correo electrónico al siguiente e-mail:


recepcion@zonamedicaips.com. En caso de no contar con correo electrónico
dirigirse a cualquiera de las sedes de la IPS ZONAMEDICA. El horario de atención
en las sedes y de manera electrónica es de 7 am a 4 p.m. de lunes a viernes y
sábados de 7 am a 11 am.

Una vez realice el envió de la solicitud por medio electrónico o asista de manera
presencial recibirá el formato de solicitud de documentos el cual será entregado por
el auxiliar de recepción SOLICITUD DE DOCUMENTOS FRHB-04 el cual deberá
diligenciar para gestionar la solicitud de la Historia Clínica y adjuntando la fotocopia
del documento de identidad, si es menor de edad fotocopia del registro civil y del
documento del padre o la madre.

·El auxiliar de recepción se encargará de enviar el formato de solicitud de


documentos y la fotocopia del documento de identidad vía correo electrónico al
Médico Auditor SST.
· El Médico Auditor SST expedirá la respectiva autorización para la entrega de la
Historia Clínica.
· Se realizará entrega en medio digital al correo electrónico o impresa en la sede a
la que haya sido asignada la entrega por parte del auxiliar de recepción. Cuando la
entrega sea programada de manera presencial se deberá presentar el documento
de identidad original para la entrega de la misma.
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· En caso de paciente fallecido se tramitará la solicitud por los familiares en primer


grado de consanguinidad, previa sustentación por escrito de su parentesco con el
difunto, a través de la copia del registro civil de nacimiento o de matrimonio según
sea el caso, justificación de la solicitud. La Historia de un paciente fallecido podrá
ser solicitada por las autoridades Judiciales y de Salud en los casos previstos por la
Ley, por las Aseguradoras, siempre y cuando adjunten copia de la póliza y
autorización expresa en donde el paciente firmo el derecho que tiene la
aseguradora a conocer la Historia Clínica.
· En aquellos casos que el usuario no pueda solicitar directamente la Historia
Clínica, la persona autorizada radicará la solicitud de Autorización a Terceros,
anexando documentos de identidad de ambas a partes. En caso de realizar un
abogado la solicitud, deberá presentar copia del poder que certifica la autorización
del usuario.

La solicitud será tramitada en las siguientes diez (10) días hábiles, a partir del día
hábil siguiente al recibo de la radicación.

20. COMITÉ DE HISTORIAS CLINICAS

Conjunto de personas que, al interior de una Institución Prestadora de Servicios de


Salud, se encarga de velar por el cumplimiento de las normas establecidas para el
correcto diligenciamiento y adecuado manejo de la historia clínica.

Dicho comité debe establecerse formalmente como cuerpo colegiado o mediante


asignación de funciones a uno de los comités existentes en la Institución.

PARAGRAFO. El comité debe estar integrado por personal del equipo de salud.
De las reuniones, se levantarán actas con copia a la dirección de la Institución.

ARTICULO 20. FUNCIONES DEL COMITÉ DE HISTORIAS CLINICAS.

a. Promover en la Institución la adopción de las normas nacionales sobre


historia clínica y velar porque estas se cumplan.
b. Elaborar, sugerir y vigilar el cumplimiento del manual de normas y
procedimientos de los registros clínicos del Prestador, incluida la historia clínica.
c. Elevar a la Dirección y al Comité de Calidad, recomendaciones sobre los
formatos de los registros específicos y anexos que debe contener la historia
clínica, así como los mecanismos para mejorar los registros en ella consignados.
d. Vigilar que se provean los recursos necesarios para la administración y
funcionamiento del archivo de Historias Clínicas.
e. Evaluar las historias clínicas y registros asistenciales en lo concerniente al
diligenciamiento, pertinencia y adherencia de practicas de atención.
f. Presentar los resultados de las evaluaciones realizadas a las historias clínicas y
registros asistenciales y proponer acciones de mejora.
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Se crea NORMATIVA 01 del septiembre de 2021 referente a la operatividad del


COMITÉ DE HISTORIAS CLÍNICAS.

21. BACKUP DE HISTORIA CLINICA

El Sistema se encuentra desarrollado bajo ambiente multicapa, agotando servicios


WEB que garantizan que la información consultada sea encriptada dentro de un
canal seguro. Cuenta con una consola administrativa para la gestión de usuarios y
perfiles, haciendo que sea una herramienta segura. Es un sistema escalable y
personalizable de acuerdo con las necesidades de los clientes de la unidad.

Dentro del contrato de soporte que brinda SIMEDI se garantiza la estabilidad


en la herramienta, se harán copias internas y externas que se realizan diariamente
para garantizar la protección integral de la información de acuerdo con las normas
legales vigentes. Se realiza vigilancia y auditoria por parte del técnico en sistemas,
colaborador directo de Zonamedica MR SAS.

22. CONSERVACIÓN DE HISTORIA CLÍNICA

La Resolución 839 de 2017 regula la conservación de las historias clínicas por un


tiempo de 15 años, adicionalmente legisla también su eliminación en caso de
cierre de la institución. Nos acogemos a su reglamentación y especificidad, así
como el cumplimiento de sus instrucciones específicas para conservación,
custodia y eliminación.

23. REGISTROS

• Normativa 01
• FRHB-04 Formato solicitud de documentos.
• FRHB-11 Formato Historia Clínica medicina ocupacional.
• FRHB-03 Check List de características básicas de la historia clínica
• FRHB-12 Consentimiento informado
• FRHB-23 Auditoria de Historia Clínica
• PTHB-04 Protocolo de consentimiento informado
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24. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha de
Ultima fecha de
Descripción del Cambio Versión Aprobación del
aprobación
cambio
- Creación del documento 01 01/04/2020
- Se actualiza normatividad
vigente.
- Se elimina procedimiento
de Exámenes Médicos
Ocupacionales. La
información no es relevante
en el documento actual.
01/04/2020 02 09/09/2021
- Se anexa información
relacionada al sistema y a
su interoperabilidad.
- Se actualiza protocolo de
solicitud de Historias
Clínicas, remitido por el Dr.
Juan Bocanegra.

25. APROBACIÓN

Jose Joaquín Mayorga Juan Bocanegra Liliana Delgadillo


Referente de habilitación Medico Auditor SST Subgerencia Administrativa
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

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