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CONTENIDO
1. CONCEPTO ..................................................................................................... 3
2. ALCANCE ......................................................................................................... 3
3. NORMATIVIDAD VIGENTE .............................................................................. 3
4. CARACTERISTICAS DE LA HISTORIA CLINICA ............................................ 4
5. GENERALIDADES ........................................................................................... 5
6. DEFINICIONES ................................................................................................ 6
7. HISTORIA CLINICA (SERVICIOS INTRA Y EXTRAMURAL) .......................... 7
8. APERTURA DE HISTORIA CLÍNICA ............................................................... 8
9. CONTINGENCIA EN CASO DE FALLA DE ENERGIA O IMPOSIBILIDAD DE
CONEXIÓN A INTERNET ..................................................................................... 26
10. PANTALLAS DE HISTORIA CLINICA A DILIGENCIAR .............................. 27
10.1 PANTALLA DE PACIENTE Y DATOS ....................................................... 27
10.2 PANTALLA HISTORIA CLINICA LABORAL .............................................. 27
10.3 PANTALLA AUDIOMETRIA ....................................................................... 28
10.4 PANTALLA ESPIROMETRIA ................................................................... 28
10.5 PANTALLA ESPIROMETRIA ................................................................... 29
10.6 PANTALLA VISIOMETRIA ....................................................................... 29
10.7 PANTALLA OPTOMETRIA ...................................................................... 30
10.8 PANTALLA OPTOMETRIA ...................................................................... 30
10.9 PANTALLA LABORATORIO CLINICO..................................................... 31
11. PROTOCOLO DE MANEJO MEDIO FÍSICO EN CASO DE CONTINGENCIA
DE NO DISPONIBILIDAD DE HC DIGITAL .......................................................... 31
12. DILIGENCIAMIENTO DE LA HISTORIA CLÍNICA ELECTRONICA............ 32
13. PROCEDIMIENTO PASO A PASO PARA REGISTRO DE LOS DATOS EN
LA HISTORIA CLÍNICA ELECTRÓNICA DE LA IPS ZONAMEDICA: ................... 32
14. USO DE LA HISTORIA CLÍNICA. ............................................................... 36
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DILIGENCIAMIENTO Y CONTROL DE Versión: 02
HISTORIAS CLÍNICAS Emisión:09/09/2021
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1. CONCEPTO
2. ALCANCE
3. NORMATIVIDAD VIGENTE
5. GENERALIDADES
6. DEFINICIONES
Este sistema está orientado para apoyar las tareas y funciones del personal
encargado para el proceso de registro de pacientes, diligenciamiento completo de
la historia clínica ocupacional, incluyendo paraclínicos y exámenes
complementarios, así como el almacenamiento de la misma.
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BÁSICOS
Acciones
El usuario con permisos podrá agregar o editar datos existentes, con el fin de
enriquecer los diccionarios utilizados en la operación del sistema. (Ver numeral 3.1
en el manual del usuario).
El usuario con permisos podrá agregar o editar datos existentes, con el fin de
enriquecer los diccionarios utilizados en la operación del sistema. (Ver numeral 3.1
en el manual del usuario).
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Antecedentes
Este diccionario está asociado a las diferentes historias clínicas y anexos, por
ejemplo, Antecedentes familiares se despliegan en examen físico, si se desea se
puede editar de acuerdo a la necesidad o requerimiento del profesional que utiliza
este anexo. Generalmente este listado se crea en la parametrización, pero en
cualquier momento se puede modificar o adicionar cualquier ítem, lo importante es
que en la parte superior se establezca a qué tipo de Antecedente se refiere, luego
si se da clic en el botón nuevo y se ingresa, el ítem creado va a quedar
relacionado con el tipo de antecedente que se escogió.
El usuario con permisos podrá agregar o editar datos existentes, con el fin de
enriquecer los diccionarios utilizados en la operación del sistema.
Conceptos
Estado Educativo
Franjas de Atención
Nivel Educativo
Son los distintos programas en los que se debe incluir a un paciente de acuerdo al
criterio del profesional que realizó la valoración, en cada uno se especifica en cuál
de las pantallas del sistema debe aparecer. El usuario con permisos podrá agregar
o editar datos existentes, con el fin de enriquecer los diccionarios utilizados en la
operación del sistema. Es criterio exclusivo de la empresa cliente. (Ver numeral
3.1).
Parentescos
Posibles remisiones.
Posturas.
Prioridad.
Profesiones.
Tipos de Certificado.
Este diccionario muestra los tipos de certificados que emite la IPS y se despliega
en la pantalla de atención del paciente. El usuario con permisos podrá agregar o
editar datos existentes, con el fin de enriquecer los diccionarios utilizados en la
operación del sistema.
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Tipos de examen.
Muestra los tipos de examen que se realizan a los pacientes. El tipo de examen se
despliega en cada atención creada al paciente. El usuario con permisos podrá
agregar o editar datos existentes, con el fin de enriquecer los diccionarios
utilizados en la operación del sistema.
Tipos de lentes.
Tipos de planificación.
Tipos de usuario.
En este diccionario se muestra si el paciente es cotizante, beneficiario o régimen
subsidiado, se despliega en el ingreso del paciente al sistema. El usuario con
permisos podrá agregar o editar datos existentes, con el fin de enriquecer los
diccionarios utilizados en la operación del sistema.
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• Se abre con doble clic el ícono del software SIMEDI, en el escritorio del
computador.
• Se ingresa usuario y contraseña personal para acceso al software de
historias clínicas.
• Para llamar el primer paciente o usuario podrá realizarse desde la
pestaña de “Turnos en espera” o escribiendo el número de cédula en el
espacio “Dato a buscar”.
• Luego de tener abierta la historia clínica del usuario se procede a
realizar clic en “Historia clínica laboral”, el cual inmediatamente se abre
una ventana con el formato y los espacios a diligenciar.
• En la primera pestaña se diligencia la historia laboral, el cual previo clic
en la barra (NUEVO), se iniciará la inclusión o registro exacto de la
descripción del cargo, registro de equipos o herramientas que usará o
usa para su cargo, si el usuario refiere que no utilizará nada, se
registrará “niega” y si el usuario no tiene conocimiento de lo que
utilizará se anotará “No sabe”. Igualmente, cuando se pregunte por
materias primas o insumos utilizados, se anotará “Niega” o “No sabe”,
según corresponda.
• Luego se anotará los datos de: Usa elementos de protección personal,
control en la fuente, control en el medio, el cual la respuesta se anotará
en el espacio: Tiempo de exposición.
• Después se procederá a registrar los factores de riesgo según
corresponda a su cargo donde incluya o descarte la lista de riesgos
(Biológicos, físicos, químicos, biomecánicos, psicosociales, condiciones
de seguridad y fenómenos naturales). El trabajador o la empresa puede
proporcionar esta información.
• Seguidamente, se registrará las acciones que realiza el cual se
desplegará una lista para escoger lo que corresponda a las acciones
que realicé el trabajador en el cargo (Alcanzar, arrastrar, digitar,
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Equilibrio).
• Continúa la siguiente pestaña, con el registro de exámenes de apoyo o
exámenes complementarios, el cual, será anotado por los diferentes
profesionales especialistas o de laboratorio, pero que se debe tener en
cuenta para el análisis de las condiciones de salud, y el posterior
registro de los diagnósticos.
• Sigue la pestaña de resumen que en términos generales lo que
muestra es precisamente un resumen de la historia clínica, pero no se
registra algún dato.
• Continúa la pestaña de anexos, el cual consiste en el registro de
exámenes más específicos o con algún énfasis en algún sistema, el
cual presenta unos formatos en cada uno de los anexos, que se deben
diligenciar de forma completa entrando con doble clic sobre sus barras,
y llenando la información, terminado el diligenciamiento, se procede a
registro en el costado derecho del diagnóstico y recomendaciones, el
cual estas últimas aparecerán en el concepto o certificado médico que
se entrega a la empresa cliente.
• Finalmente, se registra en la pestaña los diagnósticos, conceptos y
recomendaciones/restricciones, que sean pertinentes según los
reportes que salen del examen clínico y paraclínico. Los diagnósticos
deben estar registrados en su totalidad y acompañado del código CIE-
10; los conceptos deberán tener congruencia o pertinencia según los
diagnósticos anotados y/o sus condiciones de salud actuales; así
mismo, las recomendaciones y/o restricciones deberán ser pertinentes
con los diagnósticos y conceptos médicos emitidos y en sus
respectivos espacios de diligenciamiento. Existen unos espacios
especiales para llenar si el trabajador o usuario debe ingresar a algún
sistema de vigilancia epidemiológica o amerita una remisión.
• Existe una pestaña especial para los casos de examen post-
incapacidad y/o medicina laboral, el cual deben ser diligenciados en su
totalidad y con la misma exigencia de pertinencia, que en los exámenes
ocupacionales; esta información incluye: (Valoración médica laboral,
Análisis de hallazgos clínicos, Concepto integral de medicina laboral,
Recomendaciones, conducta a seguir).
• En cada pestaña de la información de la historia clínica se debe
asegurar que al final de la inclusión de los datos se puso clic en
aceptar, para garantizar que se guardó la información.
• Para garantizar que la empresa puede ver el concepto o certificado
médico final, se debe poner clic en la barra publicar y un “OK” al final.
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- Anexo de alturas
- Anexo osteomuscular
- Anexo dermatológico
Una vez realice el envió de la solicitud por medio electrónico o asista de manera
presencial recibirá el formato de solicitud de documentos el cual será entregado por
el auxiliar de recepción SOLICITUD DE DOCUMENTOS FRHB-04 el cual deberá
diligenciar para gestionar la solicitud de la Historia Clínica y adjuntando la fotocopia
del documento de identidad, si es menor de edad fotocopia del registro civil y del
documento del padre o la madre.
La solicitud será tramitada en las siguientes diez (10) días hábiles, a partir del día
hábil siguiente al recibo de la radicación.
PARAGRAFO. El comité debe estar integrado por personal del equipo de salud.
De las reuniones, se levantarán actas con copia a la dirección de la Institución.
23. REGISTROS
• Normativa 01
• FRHB-04 Formato solicitud de documentos.
• FRHB-11 Formato Historia Clínica medicina ocupacional.
• FRHB-03 Check List de características básicas de la historia clínica
• FRHB-12 Consentimiento informado
• FRHB-23 Auditoria de Historia Clínica
• PTHB-04 Protocolo de consentimiento informado
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Fecha de
Ultima fecha de
Descripción del Cambio Versión Aprobación del
aprobación
cambio
- Creación del documento 01 01/04/2020
- Se actualiza normatividad
vigente.
- Se elimina procedimiento
de Exámenes Médicos
Ocupacionales. La
información no es relevante
en el documento actual.
01/04/2020 02 09/09/2021
- Se anexa información
relacionada al sistema y a
su interoperabilidad.
- Se actualiza protocolo de
solicitud de Historias
Clínicas, remitido por el Dr.
Juan Bocanegra.
25. APROBACIÓN