Cómo conseguir y fidelizar

patrocinadores para tu evento

Toda empresa busca los caminos más efectivos para llegar
a sus clientes, y una de las opciones que más beneficios les
brinda es el patrocinio. Como organizador de eventos,
te interesa.

Conseguir una relación de patrocinio positiva y que los

sponsors decidan renovar su apoyo con el evento, dependerá
de si consiguieron cumplir con sus objetivos de negocio.
Ten en cuenta que hay una gran diferencia entre cómo
determinan el valor generado los organizadores del evento y
los patrocinadores.

En la mayoría de los casos, los organizadores ofrecen

beneficios genéricos y bastante limitados a los sponsors
(visibilidad del logotipo, pruebas del producto, difusión de
la marca). Y desde el punto de vista de los patrocinadores,
los eventos son un medio para conseguir determinados
objetivos comerciales. Por lo tanto, para conseguir una
relación de patrocinio exitosa, lo primero que tienes que
hacer es averiguar y entender cuáles son los objetivos de
negocio de tu futuro socio, del patrocinador.

Para poder conseguir marcas para tu evento te

recomendamos que tengas en cuenta las necesidades
individuales de cada una de ellas y les ofrezcas una lista de
opciones personalizada.

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Contenido

Intro
05

¿Por qué los eventos son importantes para

los patrocinadores? 04

Definiendo el valor 07

En busca de los patrocinadores 09

Crea soluciones personalizadas

12

Generar valor para los patrocinadores 13

Medición y recapitulación 15

Desarrollo del evento

16

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Sección 1 3 ¿Por qué los eventos son importantes
para los patrocinadores?

Para elegir el mejor patrocinador y mantener su apoyo en tu evento, lo

primero que te sugerimos es entender cómo llegan los patrocinadores
a su público objetivo y cuáles son los factores que influyen en elegir la
mejor opción para cada sponsor.

Imagina que tienes una marca con la que buscas llegar a nuevos clientes
o mejorar tu relación con los ya existentes. ¿Qué harías para atraerlos?

Examinemos el siguiente cuadro con 6 posibles canales:

Alcance Calidad Comunidad Coste

del Mensaje por persona

Publicidad Alto Bajo Bajo Medio

Prensa Medio Bajo Bajo Bajo

Web Alto Medio Medio Bajo

Social Media Alto Medio Medio/Alto Bajo

Email Medio Medio Bajo Medio

Eventos en Bajo Alto Alto Alto

directo

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 La idea principal de este cuadro es entender que cada método utilizado
supone variaciones en cuanto al alcance, la calidad del contenido, la
construcción de tu comunidad y el coste por persona.

Por ejemplo, la publicidad en televisión llega a una gran audiencia, pero

la calidad de los mensajes es baja porque no tienes manera de saber
cuál es el estado de ánimo de la audiencia en el momento que mira tu
anuncio, o si le están prestando atención. El envío de emails, notas de
prensa, y el empleo de redes sociales son una excelente opción, pero si
vendes automóviles estos canales no les facilitan a los futuros clientes la
posibilidad de tocar, oler y probar tus modelos. Solo podrán hacerlo en
eventos en directo.

Los eventos en directo te acercan a una menor cantidad de personas,

pero resultan más efectivos en la calidad del mensaje, la construcción de
la comunidad y el coste. En estos eventos podrás controlar detalles como
qué sentirá tu audiencia, qué escucharán, qué verán, o qué comerán. Los
asistentes permanecen en el evento muchas horas en comparación con
los 30 segundos que ven un anuncio, y es mejor construir una comunidad
con interacciones cara a cara (que no suceden solo en eventos en vivo).
Por eso, cuando una empresa participa en un evento como patrocinador,
tiene mucho más tiempo para sorprender e impactar al público.

Los medios de comunicación tradicionales pierden fuerza

En la actualidad, las personas se enteran de las noticias por Internet,
leyendo blogs, periódicos online, o con las redes sociales. En cuanto a
los medios de comunicación tradicionales, cada vez se consumen más
programas de televisión y series en plataformas online sin anuncios, y los
programas de radio se escuchan a través de la descarga de podcast.

Ante esta situación, las empresas se ven obligadas a buscar otras

maneras de llegar a su público objetivo.

Redes sociales y alcance

Un acontecimiento muy importante a tener en cuenta en las relaciones de
patrocinio de eventos, ha sido la explosión de las redes sociales.

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 Los eventos en directo son los más efectivos para alcanzar los objetivos
de marketing de un sponsor porque el límite no está en la cantidad de
personas que van a los eventos, sino que gracias a las redes sociales las
personas que asisten publican contenido sobre el evento, sus contactos lo
comparten, y el alcance se ha multiplicado de manera instantánea.

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Sección 02 3 Definiendo el valor

Una pequeña tarea extra que se debe realizar desde el primer momento,
para que la relación entre el organizador y el patrocinador prospere en un
futuro, es sentar las bases y definir los términos y condiciones para lograr
un resultado exitoso.

Para el organizador
Como organizador, para poner en pie el evento necesitas dinero. Si
logras un buen apoyo económico de una marca, ya habrás recibido
una gran parte del aporte que requieres. Y recuerda que, además de la
parte económica, también puedes pedirle al patrocinador otro tipo de
colaboración.

Para el patrocinador
Es imposible saber si un evento está aportando valor a un patrocinador
sin primero definir lo que constituye un valor para ambas partes.

Un ejemplo simple
Supongamos que para promocionar tu evento te interesa tener un
anuncio en un periódico de tirada nacional por unos 40.000 euros. El
diario te está vendiendo el espacio, pero en última instancia el espacio
no es lo que quieres, tú buscas el medio para lograr un fin, que es vender
más entradas al evento.

Ahora imaginemos que no consigues vender ninguna entrada para tu

evento como resultado de ese anuncio, y no recibes ni una llamada
por teléfono para pedir información. El periódico te llama para renovar
el anuncio para la semana siguiente, y cuando les dices que no has
obtenido ningún resultado por el anuncio, te ofrecen cobrarte la mitad:

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 20.000 euros. ¿Te parece buena idea? Para el periódico puede parecer
una gran opción, pero tú sabes que si no has vendido entradas con
el anuncio de 40.000 euros, es muy probable que tampoco lo hagas
pagando menos dinero.

Si explicas esta visión del acuerdo a las personas encargadas de los

anuncios del periódico, puede que te ofrezcan publicar una breve nota
de prensa sobre tu evento y realizar un envío a toda su base de datos si
consiguen un descuento especial para sus lectores. ¿Funcionará? Nadie
lo sabe, pero al menos el periódico ahora no está pensando solo en
vender anuncios, sino en vender las entradas para tu evento.

Identifica los objetivos de negocio de los patrocinadores

Para poder ofrecer valor a un patrocinador te recomendamos primero
averiguar cómo definen sus objetivos de negocio y qué necesitan para
alcanzarlos. Si no lo haces, te puedes enfrentar a una situación en donde
ellos sientan que no les has aportado lo que buscaban y consideren que
vuestro acuerdo fue un fracaso, aunque hayas cumplido con todo lo
pactado sin ningún tipo de error.

Realiza una evaluación a conciencia sobre tu evento y respóndete

de manera clara a la pregunta: ¿podré cumplir con los objetivos del
patrocinador?

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Sección 03 3 En busca de los patrocinadores

Es importante que como organizador elabores una lista con todos los
beneficios que tu evento puede proporcionar al patrocinador. Ten en
cuenta que para saber de manera clara lo que buscáis ambas partes, es
fundamental dejar claro en una reunión vuestros propios objetivos.

Listas de beneficios
Los patrocinadores creen que para lograr el éxito en sus objetivos de
negocio necesitan una solución personalizada que contemple sus
necesidades específicas.

Muchas veces los organizadores tenéis listas con beneficios generales

para todos vuestros patrocinadores, sin diferenciar entre ellos. Para que
los sponsors quieran participar y aportar dinero en tu evento tienes que
aportarles soluciones personalizadas y específicas.

Genera diálogo
En lugar de enviar a todos los patrocinadores en los que estás interesado
una lista con los beneficios de participar en tu evento, te recomendamos
que pongas el foco en generar diálogo, en buscar un encuentro para
hablar cara a cara. El objetivo debe ser presentar de qué se trata el
evento y por qué es potencialmente importante para el patrocinador.

La palabra “potencialmente” es importante, ya que hasta que no estés

frente a frente con el sponsor no podrás conocer sus objetivos con
precisión.

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 Describe tu evento
Si quieres convencer a un patrocinador para que invierta en tu evento,
tienes que contarles todo acerca de él. Desde lo más básico (de qué
se trata, dónde es, cuándo, a qué público va dirigido…) hasta lo más
complejo. Detalla todo, describe escenas del evento, e incluso haz una
simulación de qué es lo que pasará con los participantes, los invitados y
demás asistentes.

El poder adquisitivo y otros detalles

Conocer los patrones de comportamiento de la gente a la que has llegado
con la promoción de tu evento es muy importante.

Trata de entender quiénes son esas personas, cuál es su poder

adquisitivo y sus preferencias de compra. Es muy distinto decir al
patrocinador que a tu maratón asistieron 5.000 participantes, que decir
que esos 5.000 participantes beben una media de cuatro botellas de
bebidas energizantes a la semana. Con este tipo de detalles convences
mejor y con mayor calidad a tu futuro sponsor.

Para alcanzar estos detalles deberás pensar en hacer encuestas y

recabar la información antes de sentarte con el patrocinador. Ten en
cuenta la RGPD (la nueva Ley de Protección de Datos) y cómo conseguir
que los participantes quieran compartir esa información.

La influencia de los asistentes

Con este apartado hacemos mención a las personas influyentes, aquellas
que tienen autoridad y credibilidad con sus opiniones y que consiguen
que otros adopten sus ideas. ¿A tu evento asistirán personas con
influencia? Gente conocida, con opiniones reputadas, o influencers, te
servirán a la hora de generar opinión positiva sobre tu evento y sobre las
actividades de tus patrocinadores.

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 La pasión de los asistentes
Muchos sponsors están ansiosos por conectar con los seguidores de
un tema en particular. Quieren conocer sus motivaciones, intereses y
la forma en que crean comunidades con otros fanáticos del tema. Los
verdaderos fans difunden los productos y eventos que les gustan con un
entusiasmo que puede resultar muy valioso.

Tu labor como organizador del evento es explicar cómo la pasión de los

seguidores puede ayudar a tu patrocinador a conseguir sus objetivos de
márketing.

Difusión en los medios

Aparecer en prensa y otros medios de comunicación ayuda a la
aprobación de tu evento por parte de futuros patrocinadores y el público.
Puedes mostrar tu evento de manera periódica para convertirlo en
líder de un determinado sector, o realizar una publicación comercial y
publicitaria de tu evento de manera puntual.

Presentación visual y sorprendente

A menos que tu evento sea universalmente conocido, tendrás que lograr
llamar la atención de los patrocinadores. ¿Cómo? Lo primero es realizar
una presentación muy visual. Para conseguirlo te recomendamos usar
fotos y videos que te ayuden a impresionarlos.

También es útil incluir en tu presentación testimonios que reflejen la

emoción que provoca el evento en los asistentes.

Si los patrocinadores continúan interesados, leerán el texto en donde

explicas y describes el evento. Si consideran que lo ven puede encajar
con su marca, se pondrán en contacto contigo.

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Sección 04 3 Crea soluciones personalizadas

Si realizas una lista general con los beneficios que tu evento puede
ofrecer a los diferentes patrocinadores, no estás ayudando a que ellos
cumplan con sus objetivos. Lo ideal es personalizar cada propuesta para
ofrecerles una solución específica. Esto te dará más trabajo, pero es
mucho más efectivo y creará una relación futura con cada patrocinador.

Para que el patrocinador esté dispuesto a invertir más dinero en tu

evento, tiene que ver que tu estás dispuesto a ayudarle con sus metas.
Para conocer sus necesidades te recomendamos tener una charla previa
con el patrocinador para que puedas detectar sus inquietudes y ofrecerle
un plan personalizado.

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Sección 05 3 Generar valor para los patrocinadores

Existen varias opciones con las que generar beneficios para los
patrocinadores:

- Uso de logos de varios tamaños, ubicados en diferentes lugares del

evento y en varios medios.

- Entradas gratuitas o con descuento para que el patrocinador reparta

entre sus empleados y clientes.

- Muestras de los productos del sponsor en el lugar del evento.

- Publicidad de los patrocinadores en tu plan de marketing y difusión.

- Encuestas sobre su producto durante el evento.

Estas opciones conceden un valor seguro a los patrocinadores, pero

también existen alternativas que van más allá de lo tradicional.

Vende los patrocinadores a tu público

La idea es que muestres a los asistentes de tu evento la importancia del
rol que ha cumplido el patrocinador. Esto puedes hacerlo con un discurso
o publicación en la que agradeces y dejas patente en qué te han ayudado.

Haz que los patrocinadores sean parte del evento

Los organizadores tenéis que hacer el máximo esfuerzo para integrar la
marca de los patrocinadores con los participantes del evento. Una buena
idea para crear este vínculo es darle a algún patrocinador la oportunidad
de entregar un premio durante el evento.

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 Une a los patrocinadores con los invitados destacados
Entre los beneficios que se le ofrece a un sponsor se incluye la entrada
VIP al evento y vincularlos con los invitados reconocidos y famosos que
se encuentren en el lugar. Hazle sentir al patrocinador que es parte del
evento y no un invitado más.

Esto no ayuda de manera directa a cumplir con sus objetivos de negocio,

pero una cálida bienvenida siempre ayuda a crear un vínculo más
profundo.

Piensa en tu patrocinador como un socio

Uno de los caminos estratégicos para generar buenas relaciones con tu
patrocinador es tratarle como si fuera tu socio. Actúa como si tu evento
y su negocio fueran parte de la misma empresa, en donde cada uno
depende del éxito del otro y los beneficios os afectan a ambos.

Crea redes entre los patrocinadores

Una oportunidad que no siempre se tiene en cuenta al buscar patrocinio
es convertir tu evento en la excusa con la que distintos patrocinadores
crean lazos. Los distintos patrocinadores agradecen conocer e
interactuar con empresas que apuntan a la misma audiencia, siempre y
cuando no sean competencia directa. Creando esta ocasión ofreces un
valor extra a los patrocinadores, más allá de los beneficios pactados.

Ten presente a tus propios empleados

Muchos organizadores se preocupan solo de los asistentes a su evento
y de tener buena relación con los sponsors, pero debes tener en cuenta
a tus empleados y garantizar que trabajan en las mejores condiciones.
Préstales atención y consigue que estén cómodos, porque durante el
evento serán ellos quienes traten con los patrocinadores.

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Sección 06 3 Medición y recapitulación

Crea tu informe
Una vez terminado el evento tienes que realizar un informe con todo lo
que ha ocurrido. Te será de gran utilidad cuando tengas que ponerte de
nuevo en contacto con los patrocinadores para un próximo evento.

El informe deberá incluir toda la información y las sugerencias acerca de

cómo fue tu evento, qué deberías cambiar, y cuál fue la evaluación y la
opinión de cada uno de los patrocinadores.

¿Cómo se mide el éxito?

Cada patrocinador considerará que tu evento ha sido un éxito en función
de sus objetivos marcados al invertir su dinero. Te recomendamos que
antes de evaluar el evento preguntes a tus sponsors cuáles son los
objetivos que se marcan para reflejarlos en el informe que les facilites.

Seguimiento y análisis de datos para los patrocinadores

En el análisis de los datos de un evento, los organizadores y los
patrocinadores cumplen diferentes roles. Por lo general, los
organizadores sois los responsables de conseguir los datos, mientras que
los sponsors se hacen cargo de analizarlos.

El patrocinador deberá avisarte cuál es la información que le interesa

analizar. Por ejemplo, si al patrocinador le interesa hacer una encuesta,
podrías ofrecerle la posibilidad de hacer las preguntas dentro del
formulario de inscripción de tus asistentes o colocar personal del evento
en puntos estratégicos haciendo las encuestas.

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Sección 07 3 Desarrollo del evento

Nuevos y antiguos patrocinadores: ¿A cuáles cuido más?

En muchos casos los organizadores de eventos se desviven por
conseguir nuevos patrocinadores, cuando en realidad resulta mucho
más fácil mantener a los patrocinadores con los que ya has trabajado y
están satisfechos con el vínculo. Cuida por igual las relaciones con los
patrocinadores nuevos y veteranos, ambas categorías son importantes.

Asigna una persona encargada de los patrocinadores

Necesitarás una persona concreta de tu equipo para que se encargue
de trabajar en la relación entre el patrocinador y el evento, que ayude a
resolver rápido cualquier problema que ocurra, y que esté pendiente de
lograr los objetivos del sponsor.

Evita malentendidos
Trabajar con una buena comunicación que evite malentendidos con los
patrocinadores es fundamental. Este factor determinará que el acuerdo
se repita en próximos eventos.

Deberás aclarar desde un principio los términos y condiciones del

patrocinio para que el sponsor tenga una idea clara de qué puede
conseguir al invertir en tu evento y quién es el responsable de cada tarea.

El encargado de los patrocinadores deberá organizar encuentros con

cada uno de ellos para informar de manera asidua de los avances o
cambios ocurridos en relación al evento.

La idea de estos encuentros es conocer a tiempo real si el patrocinador

se encuentra conforme o no con el evento y re-definir acciones
inmediatas.

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