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ACTIVIDAD DE PROYECTO 9 EVIDENCIA 1

PLAN DE CONTINGENCIA PARA EL PROCESO DE DISTRIBUCION

INSTRUCTOR(A):
SHADIA CAROLINA JIMENO OLIVERO

APRENDIZ:
ELIAS JOSE RODRIGUEZ SAMPER

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

DISTRIBUCION FISICIA INTERNACIONAL
FICHA:2455721
2022
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Elaborar un plan de contingencia para el proceso de distribución

Los cambios climáticos, los desastres naturales, las situaciones sociales y muchas otras
circunstancias imprevistas interfieren no solo en la vida cotidiana de las personas, sino
también en las actividades de cualquier empresa, sea grande o pequeña. Es por esto que las
empresas ante cualquier situación de riesgo deben tener preparado un plan de contingencia
previo que le permita mantener y recuperar en el menor tiempo y costo posible, los
procesos críticos; estos riesgos pueden ser internos o externos. Este plan debe contemplar
todas las posibles respuestas en caso de emergencia, estar preparado para cualquier
siniestro, considerar todas las hipótesis posibles y potenciales, así como desarrollar los
diferentes escenarios sobre los cuales se va a trabajar. El plan de contingencia debe
expresar claramente cada uno de los pasos que se deben realizar, quién los debe hacer y en
qué momento.

Basado en lo anterior y con el fin de aprender más sobre este tema, diseñe un plan de
contingencia teniendo en cuenta las siguientes indicaciones:
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1. REALICE UN LISTADO CON EL NOMBRE DE TRES EMPRESAS.

FLP GLOBAL COLOMBIA

2. IDENTIFIQUE EN EL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE LA

EMPRESA LOS RIESGOS EXTERNOS, INTERNOS Y SUS
CARACTERÍSTICAS (A QUÉ, A QUIÉN, CÓMO LOS PUEDE
AFECTAR Y CUÁL ES EL NIVEL DEL RIESGO).

Para poder determinar el nivel del riesgo, se hace necesario conocer primero
el nivel de probabilidad, a continuación, se presenta como se clasifica este:

Para poder determinar el nivel del riesgo, el presente se basará bajo la norma
GTC-45, teniendo en cuenta que la fórmula para calcularlo es:

NR = NC x NP

NP: Nivel de probabilidad

NC: Nivel de consecuencia

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IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS INTERNOS Y EXTERNOS EN LA

ORGANIZACIÓN
RIESGOS INTERNOS RIESGOS EXTERNOS
NIVEL NIVEL
ORGANIZACIÓN
DEL DEL
CARACTERISTICAS RIESGO CARACTERISTICAS RIESGO
Contaminación del Desastres
producto por naturales
bacterias y
Microorganismos que
pueden afectar el
producto, pueden
darse por
contaminación
microbiana o
tratamiento IV II
1.FLP GLOBAL inadecuado bien sea
COLOMBIA por equipos o mal
manejo en el proceso
de envase o
transporte, esta
condición afecta al
ser humano, haciendo
que el producto no
sea apto para su
consumo
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Demora por mal Movimientos

funcionamiento sísmicos
de un equipo, impredecibles
retrasando la que pueden
cadena de afectar toda la
suministro III operación por IV
las
consecuencias de
acuerdo con el
grado tengan.
Incendio en las
Problemas para inmediaciones de
desinfectar y asear las instalaciones
las áreas de donde funciona
trabajo por falta la organización,
de insumos, puede o por algún IV
generar problemas sector donde se
epidemiológicos IV lleve a cabo el
para los recorrido de
colaboradores por distribución.
zonas de trabajo
insalubres.
Ausentismo Hurto de
laboral por A.T, cualquier índole
enfermedad, que afecte a la
permisos, entre organización y IV
otras, generando su distribución.
retrasos en los IV
procesos.
Minorizar la Dificultad en vías
flotilla de envíos de acceso a
por problemas cultivos por
mecánicos, movilidad, debido
vencimientos de a la gran afluencia
IV
SOAT de tráfico en las
inmediaciones de
IV la organización
Choque de
vehículo
Incendio dentro
transportador
de la organización
IV
por fallas de la carga.
eléctricos, o
generado por el
personal. IV Paro de
Accidentes transportadores
laborales durante lo que
cualquiera de los imposibilita el
IV
transporte de la
procesos que
interviene en la materia prima
cadena de
II
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3. ¿ESTABLEZCAN LOS ESCENARIOS DE RIESGO, PARA ELLO

UTILICEN LA TÉCNICA ESTRUCTURADA “WHAT IF?” (¿Y SÍ…?)

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS INTERNOS Y EXTERNOS EN LA

ORGANIZACIÓN
FLP GLOBAL COLOMBIA
¿Qué pasa si… Consecuenci Proteccione Recomendacione
a / Riesgo s s
¿El producto está Posibles Tener un Verificar que las muestras
intoxicaciones para el programa de del producto sean revisadas
contaminado de moho? ser humano que las verificación por por un ingeniero de
consuma, con grandes medio de un alimentos y que se lleven a
consecuencias para su muestreo. cabo con la frecuencia
salud, Algunos mohos indicada y el número exacto
pueden causar de muestras, cumpliendo el
reacciones alérgicas y plan de muestreo
problemas
respiratorios.
Otros, en las
condiciones
adecuadas pueden
generar micotoxinas,
que son sustancias
venenosas para
nuestra salud.

Venta de Tener un Tener más de un

producto contratista contratista confiable
¿Existe retraso en las contaminado, confiable que que realice las
pruebas realizadas al con pueda tener a pruebas con el fin de
producto para determinar consecuencias tiempo las suplir posibles
si es apto para su graves de pruebas, retrasos en las
procesamiento? intoxicación porcumpliendo mismas.
su consumo. con los
estándares
requeridos.
¿El personal encargado de Riesgo de Llevar a cabo Conocer el estado de
salud de los
la recolección contaminación los protocolos
colaboradores del último
contaminado por COVID a las áreas de de mes, incluyendo el de su
19? trabajo, así bioseguridad, núcleo familiar, mantener
como de así como las los protocolos de
posible pruebas de bioseguridad dentro de
propagación del COVID 19. las instalaciones y
durante la jornada de
virus a los trabajo, no solo de los
demás
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colaboradores. trabajadores, sino de

contratistas y de
cualquier persona que
visite la organización.

Hay cabida a lugar de un Posible Brindar los Llevar a cabo listas

A.T con amputación de discapacidad EPP de chequeo de
algún miembro del del operario, de necesarios para maquinaria y áreas
operario? acuerdo con la las actividades, de trabajo, validar
investigación así como tener fechas de
podría ser programas de mantenimiento y
sancionada la mantenimiento capacitaciones a los
organización y de maquinaria y operadores.
judicializada orden y aseo en
las áreas de
trabajo.

¿Alguna de las bandas El producto al Asegurarse que las Asear la maquinaria

transportadoras por
donde transita la
pitahaya está
contaminada por aceites
de mantenimiento?
zonas de trabajo
exponerse a estén en el orden y y zona de trabajo
aceites u otros aseo requerido al antes de dar inicio a
quedará manejar el producto las actividades.
y que los
contaminado, lo mantenimientos sean
cual impedirá su alternos para no
venta al público, tener que usar la
maquinaria sin
generando una realizarle el aseo
pérdida para la requerido.
organización.

Exceso de Tener
¿Los cuartos donde se producto que alineamientos Hacer un análisis
mantienen los productos se puede vencerse de pedidos del entorno y
saturan debido a la baja en y ya no ser conforme a la actualidad social,
la demanda del producto? apto para el demanda del ya que por estos
consumo producto. también fluctúa la
humano. demanda.

¿Alguno de los operarios Contaminación Validar que los Tener un programa

no está capacitado en el del producto operarios tienen de capacitaciones,
transporte de alimentos? las junto con la
capacitaciones carnetización, dentro
requeridas para de la organización
el manejo, y que garantice los
transporte del estándares
producto. requeridos
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¿Si hay una falla eléctrica Retrasos en la Tener una Llevar a cabo
y no se pueden imprimir, entrega de planta mantenimiento
ni visualizar los pedidos a pedidos eléctrica que preventivo a la planta,
despachar? satisfaga estas con el fin de que este
siempre en óptimas
necesidades.
condiciones
de trabajo en caso de
fallas eléctricas.
¿Alguno de los vehículos Retraso en la Capacitar a los Monitorear la
con carga tiene un choque? entrega de operativos en flotilla de envíos
pedidos, posible el PESV, tener con alertas de
contaminación normas dentro exceso de
del producto, de la velocidad, y no
incapacidad de organización exceder a los
los operarios, acerca de operativos en
daños al niveles de horas de manejo.
vehículo velocidad y
manejo
defensivo.

4. ELABOREN UN MAPA DE RIESGOS.

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a. probabilidad (peligro/ amenaza)

b. Vulnerabilidad
c. Consecuencia (impacto/daño)
d. Nivel de riesgo.

Tabla probabilidad (peligro/ amenaza)

La probabilidad de ocurrencia de la amenaza; es puede ser medida con criterios de frecuencia teniendo en cuenta
la presencia de factores internos y externos que puedan propiciar el riesgo, aunque este no se haya materializado.
Amenaza sin capacidad y / o sin intención. No se han presentado eventos
1 BAJA relacionados con esta fuente de riesgo.
Amenaza con capacidad y se han presentado eventos en instalaciones vecinas o de
2 MEDIA
similares características atribuibles a esta fuente de riesgo.
Amenaza con la capacidad y la intención. Se han presentado eventos en la empresa
3 ALTA
atribuibles a esta fuente de riesgos.

Tabla vulnerabilidad
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Nivel de exposición al riesgo, debilidades de los procesos, de los procedimientos, del personal, de los sistemas,
etc. La vulnerabilidad depende de los controles. Relación inversamente proporcional, entre más controles existan,
la vulnerabilidad será menor.
Los controles establecidos y aplicados en la empresa son totalmente eficaces para
1 BAJA disminuir la probabilidad de materialización de un riesgo.
Los controles establecidos y aplicados son satisfactorios para disminuir la
2 MEDIO BAJA
probabilidad de la materialización del riesgo.
Los controles establecidos y aplicados no son suficientes para disminuir la
3 MEDIA probabilidad de la materialización del riesgo.
Ausencia total de controles. Existen controles, pero no son eficaces o no son los
4 ALTA
adecuados.

Tabla consecuencia (impacto/daño)

Consecuencias la materialización del riesgo puede ocasionar a la organización, estos pueden ser sociales, legales,
económicas, físicas, operativas, etc.

INSIGNIFICANT
1 Las consecuencias son mínimas o casi nulas, el impacto económico de la perdida
E
puede ser tolerado por la organización sin ningún problema.
Con consecuencias para los activos, la infraestructura, el patrimonio, la información
2 MENOR
(Afecta solo un área o proceso de la organización)
Con consecuencias para el 50% de los procesos, impacto legal medio (Afecta
3 MODERADO
desarrollo de operaciones)
Con consecuencias altas para la empresa y / o su imagen. Impacto económico
4 MAYOR que afecta el EDBITA, consecuencias legales graves (probabilidad de afectación al
patrimonio y a las personas)
Con consecuencias para las personas, el patrimonio de la empresa, afectación
CATASTROFIC
5 cadena de suministros, pérdida económica que afecta estados de resultados,
O
imagen y reputación de la organización.

Tabla nivel de riesgo

probabilidad de ocurrencia del riesgo que afecta de manera negativa el normal desarrollo de operaciones de
la empresa e impide la consecución de los objetivos. El nivel de riesgo (NR) se haya a partir del desarrollo de
la fórmula matemática planteada.
Mantener el monitoreo sobre los controles establecidos para evitar
1.6 ACEPTABLE la materialización del riesgo. Tomar acciones correctivas para los
riesgos materializados.
Tomar acciones y establecer medidas de control para reducir el riesgo
7.14 TOLERABLE
residual.

Implementar nuevos controles y medidas enfocadas a la prevención de las

15.29 MODERADO pérdidas patrimoniales. Mitigar el riesgo residual, requiere atención por
parte de jefes de áreas y procesos. Diseño e implementación de planes de
contingencias.
Se requiere atención por parte de la alta gerencia o dirección, planes de
contingencias, emergencias y de recuperación, se requiere inversión
30.39 IMPORTANTE económica en controles, transferencia del riesgo mediante adquisición
de
pólizas de seguros
40.60 INACEPTABLE
Se requiere desarrollo del plan de continuidad de negocios BCP.
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EVALUACION EVALUACION 2 EVALUACION 3

Probabilidad Vulnerabilidad Impacto
(P)*(V)*(I)=NR
CONVENCIONES PARA EL TRATAMIENTO DEL
RIESGO
Aceptación del beneficio potencial a ganar, o de la carga de
ACEPTAR perder, proveniente de un riesgo particular. Incluye la
aceptación
del riesgo residual
Tomar la decisión de afrontar el riesgo y aplicar controles para
RETENER
su
mitigación.
Distribución pactada del riesgo con las otras partes involucradas
COMPARTIR/TRANSFERIR (Asociadas de negocio) y de un tercero (seguros y reaseguros)
Decisión tomada de no involucrarse en una actividad o retirarse
EVITAR/ELIMINAR de ella con el fin de no quedar expuesto a un riesgo. Retirar la
fuente del riesgo.

5. REALICE UNA EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS ENCONTRADOS,

LA OPERACIÓN Y EL PROCESO.

ANÁLISIS HAZOP DE RIESGOS ENCONTRADOS, LA OPERACIÓN Y EL

PROCESO
FLP GLOBAL COLOMBIA
No. de Desviación causas Consecuencia Protecciones Plan de Acción
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Partida s
Fruta Perdida de Plan de Protocolo de
infectada producto y fumigación al investigación
producto en epidemiológica
con plaga posibles y seguimiento
infecciones el cultivo.
de antecedentes.
para el
consumidor
de este.
Programa de
Uso de mantenimiento
1 Alto Nivel maquina
A.T para Uso de preventivo a
ria de guardas de maquinaria. así
los como
corte seguridad y
operarios, capacitación de
protección al
puede las mismas a los
lugar para las
hasta operativos
maquinas.
causar uso de EPP
muerte

Falla Perdida en Verificar Tener una

eléctrica la cadena de posibles planta eléctrica
en planta producción, cortes de que satisfaga
retraso en energía. plenamente la
necesidad de
todos los
las
procesos. operaciones.

Temperatura
Daños a Lista de Programas de
las tuberías Perdida del
chequeo de mantenimien
2 que producto
transporta toda la to preventivo
n el maquinaria a todos los
producto involucrada equipos.
en la
Error en la producción
programac
ión de
procesos de
cocción

Manipula A.T por Uso de Programa de

ción del sobre transporte cargas dentro
producto esfuerzo de interno de la
empacad carga dentro de las organización
o al instalacione
vehículo.
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s de la
empresa para
evitar sobre
3 frecuencia
carga en los
empleados

Colocaci Ruptura del Lista de Asegurar

ón del producto en verificación siempre antes
producto caso de de de cada
dentro caída o mal apilamiento cargue de
del encarre del de cajas y producto el
vehículo mismo verificación orden y aseo
dentro del de del vehículo
vehículo condiciones

Contar con
hojas de
Mantenimie vida de
nto los vehículos
preventivo y que indique
correctivo tiempos de
Falla del Demora en
4 Velocidad vehículo entrega de Tener cambios de
pedidos aceites y de
papeles de
mantenimien
circulación
tos con el fin
al día.
de mitigar
posibles
retrasos
por fallas de
los mismos.

6. ESTABLEZCA LAS ESTRATEGIAS Y TÁCTICAS A UTILIZAR SEGÚN LOS

ESTÁNDARES NACIONALES E INTERNACIONALES.

Desde el inicio alcanzamos un gran posicionamiento, solidez y prestigio a nivel

internacional y local en el desarrollo de productos perecibles exóticos, basados en el trabajo
en equipo de nuestros colaboradores y proveedores. Estamos en búsqueda de mejoramiento
continuo de la calidad de productos y servicios ofertados hasta llegar a la satisfacción total
de nuestros clientes

FLP actuará coordinadamente, aprovechando las ventajas de su presencia multinacional,

con productos que soporten el liderazgo que debe mantener en
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especialidades agrícolas, promoviendo nuevos productos y desarrollando nuevas formas de

comercialización, que les permita a los cultivadores que los proveen concentrarse en una
producción rentable para ellos y amable con el medio ambiente. a continuación, se
presentan unas estrategias que apuntan a poder realizar este tipo de proceso dentro de la
organización.

ESTRATEGIAS PROPIAS DE LA ORGANIZACIÓN:

• El deseó de importar trae consigo dificultades geográficas, no solo por el cruce de

fronteras, si no de nivel estacional, es por ende que la organización debe apuntar a tener
operaciones flexibles y con la adaptabilidad necesaria para cumplir los requerimientos del
cliente.
• Prevenir las ocurrencias que puede traer consigo el incluir nuevos procesos a la
cadena como el de importar.
• Evaluar los factores positivos y negativos el incursionar en el mercado internacional
y si la organización tiene la capacidad financiera de inversión para este.
• Encontrar lo positivo dentro de lo negativo, dando adaptabilidad de acuerdo con el
contexto.
• Darle la importancia requerida a los cuellos de botella que se puedan presentar en la
cadena de abastecimiento con el fin de lograr el objetivo de incursionar en el mercado
internacional.
• Evaluar siempre la organización como un todo general.
• Ver a los colaboradores como una inversión y no como un objeto en pro de obtener
mejores resultados, mitigación de A.T lo que conllevaría a evitar la interrupción de la
cadena de abastecimiento.

ESTRATEGIAS PROPIAS DEL PROCESO:

• Revisar si las fincas productoras de las cuales se adquiere el producto

cumplen con los requisitos.
• Buscar más y nuevos proveedores que cumplan las regulaciones para la
exportación.
• Hacer alianzas estratégicas con otros productores para poder cumplir con la
demanda exigida por los países objeto de importación
• Realizar un estudio de mercadeo para verificar a que mercado es factible
importar el producto.
• Revisar la normatividad vigente de los países objeto de importación para alinear
lo requerido y poder optar a la importación del producto.
• Acondicionar los vehículos de transporte que cumplan los estándares de calidad
exigidos por el país a importar.
• Verificar la documentación requerida para la importación.
• Rediseñar el empaque de envió al exterior con la información detallada
requerida del producto.
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7. REALICE EL PLAN DE RECUPERACIÓN, TENIENDO EN CUENTA LOS

SIGUIENTES PUNTOS:

Detalle los pasos a seguir en la recuperación en cuanto a qué y cuándo se

debe hacer y las acciones a desarrollar de acuerdo con cada uno de los
riesgos identificados.

ORGANIZACIÓN RIESGO ACCIONES A TENDENCIAS ESPERADAS

IDENTIFICADO DESARROLLAR
FLP GLOBAL Contaminación del Fumigación del Erradicar las plagas que puedan
COLOMBIA producto por plaga producto en el causar daños a la materia prima
cultivo
Demora por mal Programas de mantenimiento
funcionamiento de Lista de chequeo preventivo a todos los equipos
un equipo, de toda la
retrasando la cadena maquinaria
de suministro involucrada en la
producción
Asegurarse que las
zonas de trabajo
estén en el orden y
aseo requerido al
Problemas para manejar el Asear la maquinaria y zona de
desinfectar y asear las producto y que los trabajo antes de dar inicio a las
áreas de trabajo por mantenimientos actividades.
falta de insumos sean alternos para
no tener que usar la
maquinaria sin
realizarle el aseo
requerido.

Ausentismo laboral
por A.T,
enfermedad,
permisos, entre otras,
generando retrasos
en los procesos.

Minorizar la flotilla Mantenimiento Contar con hojas de vida de

de envíos por falla preventivo y los vehículos que indique
en la refrigeración, correctivo. tiempos de cambios de aceites
problemas Tener papeles de y de mantenimientos con el fin
mecánicos, circulación al día. de mitigar posibles retrasos
vencimientos de por fallas de los mismos.
SOAT
Incendio dentro de *Suspender * Implementar un sistema de
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la organización por inmediatamente lo gestión de riesgos.

fallas eléctricos, o que se está *Gerenciar los riesgos,
generado por el haciendo, sin Optimizando los recursos
personal. ninguna disculpa empleados para lograr una
ni resistencia. administración efectiva y
* Guardar eficiente.
información clave;
valores y similares,
siempre y
cuando esa acción
no lo tome más de
unos pocos
segundos.

8. ELABORE EL PLAN DE COMUNICACIÓN, PARA ELLO TENGA EN

CUENTA LOS SIGUIENTES ASPECTOS:
Protocolos de comunicación.
Responsables
Tareas de comunicación asignada
Identificación y descripción de los medios de comunicación existentes en la empresa, para
informar eventualidades en los procesos de distribución.

PROTOCOLOS DE RESPONSABL TAREAS DE

ORGANIZACIÓN COMUNICACIÓN ES COMUNICACIÓN
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Protocolo interno: Para que haya Medir:

comunicación, Realizar
primero debe de forma
*Junta general de haber periódica
accionistas. información lo auditorias
*Reuniones entre cual se de
departamentos. considera el comunica
*Consejo de primer estadio ción
administración. de la interna y
comunicación. estudios
FLP * Video conferencia de de clima
trabajo. Partiendo de la
GLOBAL información laboral.
COLOMBI más general
A podemos
definir la
comunicación
como un
proceso que se
da entre dos o
más personas
(la
comunicación
es
responsabilida
d de cada uno
de los
eslabones de
una
compañia)