B II 05 TemaPT Plantillas Indices CombinaCorres Macros MaestrosWord2016 IV 20 21

Curso 2020/21 B-II Tema PT-05
Plantillas, Tabla de Contenidos e

Índices Automáticos, Combinar
Correspondencia, Macros y
Documento Maestro – Procesador
de Texto Word 2016 - IV
Aplicaciones Ofimáticas – IES LA ARBOLEDA

MIGUEL HERMOSO HERNANDO
Bloque II - Procesadores de Texto Curso 2020/21 Aplic. Ofimáticas IES La Arboleda
Word 2016 (IV)

Contenido
1.- INTRODUCCIÓN A LAS PLANTILLAS: ........................................................................................................ 2
2.- LA PLANTILLA NORMAL.DOTX: ................................................................................................................ 2
2.1. – Restablecimiento / reparación de la plantilla Normal: ................................................................... 3
3.- PLANTILLAS PREDEFINIDAS EN WORD: ................................................................................................... 5
4.- CREAR PLANTILLAS A PARTIR DE DOCUMENTOS WORD:........................................................................ 6
5.- TABLAS DE CONTENIDOS: ESTILOS E ÍNDICES AUTOMÁTICOS ................................................................ 8
5. – COMBINAR CORRESPONDENCIA: ........................................................................................................ 10
5.1.- Creación del documento modelo: .................................................................................................. 10
5.2.- Creación de una fuente o lista de datos: ........................................................................................ 14
6.- MACROS INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 18
7.- CREAR MACROS: .................................................................................................................................... 19
7.1.- La grabadora de Macros: ................................................................................................................ 19
7.2.- Grabar nueva macro:...................................................................................................................... 20
7.2.1.- Asignar la macro a un botón de la barra de herramientas rápidas: ........................................ 21
7.2.2.- Asignar una macro a una combinación de teclas: ................................................................... 23
7.2.3.- Comenzar a Grabar: ................................................................................................................ 25
8.- EJECUTAR MACROS: .............................................................................................................................. 26
9.- ELIMINAR MACROS: .............................................................................................................................. 27
10.- ASIGNAR MACROS A CAMPOS mMacrobutton: .................................................................................. 27
11.- DOCUMENTOS MAESTROS: ................................................................................................................. 28
11.1.- Creación del Documento Maestro y Subdocumentos: ................................................................ 29
11.2.- Creación del Documento Maestro con Subdocumentos ya creados: .......................................... 31
11.3.- Eliminar Subdocumentos del Documento Maestro: .................................................................... 31
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1.- INTRODUCCIÓN A LAS PLANTILLAS:
Las plantillas son archivos que le ayudan a diseñar documentos con un aspecto interesante, atractivo y
profesional. Contienen contenido y elementos de diseño que puede usar como punto de partida al crear
un documento. Todo el formato está completo, ya que se agrega a ellas todo lo que se desee. Algunos
ejemplos son currículum vítae, invitaciones y boletines.
Una plantilla es la base, modelo o patrón en la que está basado un documento. Podemos pensar que, si
un documento fuese una tarta, la plantilla sería el molde donde se hace.
Las plantillas son muy útiles cuando tenemos muchos documentos con idéntica estructura, (Fax, Carta de
Presentación, CV, calendario, etc.). Por ejemplo, el documento de un FAX será siempre similar ya que
tendrá encabezados para el autor, dirección, remite, asunto, fecha, etc.
En Word 2007, los ficheros de plantillas tienen extensión .dotx (.dotm si lleva macros).
La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un nuevo documento Word normal
basado en la misma, pero la plantilla permanece en su estado original, no se modifica, y así la podemos
utilizar cuantas veces queramos.
La plantilla es un documento base que guarda un entorno de trabajo específico con los formatos utilizados
(fuente, tamaño, párrafos, . . .) tablas, tabulaciones, encabezados y pie de página con su numeración, etc.,
etc. También se guardan los estilos creados, las macros….
Pero no sólo estos elementos, si hemos modificado la barra de herramientas, añadiendo o quitando
iconos, esto queda reflejado en la plantilla.
2.- LA PLANTILLA NORMAL.DOTX:

Cada vez que creamos un nuevo documento estamos se está utilizando una plantilla denominada
Normal.dotx, que es la plantilla por defecto.
Esta plantilla contiene información del tipo de letra, estilo, tamaño, etc. que tienen los documentos
nuevos por defecto.
❖ En temas previos, hemos visto muchos cuadros de dialogo con un botón denominado “Establecer
como predeterminado”, que lo que hace es guardar los cambios efectuados en la planilla
Normal.dotx, afectando a todos los nuevos documentos. Por ejemplo, en el cuadro de Fuentes,
tenemos ese botón.
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Otra posibilidad es modificar directamente el fichero de la plantilla Normal.dotx. Esto se hace desde:
Ficha de Archivo → Abrir → Examinar → ‘Ruta donde está instalada la plantilla Normal.dotx’
Una vez abierta la plantilla, realizamos en el documento de la misma las modificaciones que deseemos y
la guardamos de nuevo.
2.1. – Restablecimiento / reparación de la plantilla Normal:

Si hemos efectuado demasiados cambios en la plantilla Normal.dotx y no sabemos en qué estado estaba
originalmente, o por algún motivo se ha dañado (virus) se puede recuperar de esta forma:
Sólo hay que eliminar el archivo Normal.dotx (o .dotm) del disco duro. Al abrir de nuevo el Word se
creará automáticamente una nueva plantilla Normal.dotx con los valores predeterminados de la
instalación.
Para poder efectuar lo anterior debemos saber el lugar donde está la plantilla en nuestro disco Duro:
Depende de la versión de Office y del S. Operativo usado.
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Para Windows 7 y Windows XP con una instalación por defecto, las rutas son las siguientes:
C:\Users\TuUsuario\AppData\Roaming\Microsoft\Plantillas  Windows 7 y Vista
C:\Documents and Settings\ TuUsuario \Archivos de programa\Microsoft\Plantillas  Windows XP
Para Windows 10 con una instalación por defecto, las rutas son las siguientes:
C:\Documents and Settings\ TuUsuario \Archivos de programa\Microsoft Office\root\Templates
o
C:\Documents and Settings\ TuUsuario \Archivos de programa\Microsoft Office\root\Templates\3082*
* Esta carpeta puede variar el número
De la observación de las rutas anteriores llegamos a la siguiente conclusión:

Los ficheros de la plantilla son propios de cada usuario de Windows, o sea que el modificarla en un
usuario concreto no afecta al resto.
Nota-01: Para poder ver estos ficheros hay que tener activado en el Explorador la opción de:
Explorador de archivos → Vista → Tener puesto el “Check” en elementos ocultos
Word 2016 dispone de otras plantillas predeterminadas (Cartas, Faxes, Informes, etc.).
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3.- PLANTILLAS PREDEFINIDAS EN WORD:

Cuando se crea un documento nuevo en Word 2016, generalmente se crea basándose en una plantilla
predefinida en Word o se puede crear con una plantilla personalizada por el usuario, (una plantilla creada
previamente por el propio usuario). Para ello hay que seguir los siguientes pasos:
1. Haga clic en la pestaña Archivo y luego en la opción:

a. Escoger una plantilla existente. Por ejemplo: “Documento en blanco”.
b. Escoger una plantilla previamente descargada Online desde internet. Por Ejemplo:
“Recordatorio de Fecha de boda”. → Descargada Online desde el Tema Invitaciones.
c. Nuevo. → Se va a escoger una plantilla personal creada previamente. Por Ejemplo: “Mi
Plantilla de Currículo”.
De manera predeterminada, Word le ofrece plantillas en línea; la opción DESTACADA, que se
encuentra en el apartado Búsquedas sugeridas, está activa.
2. Para visualizar sus plantillas personalizadas, haga clic en la opción PERSONAL que se encuentra
debajo del apartado Búsquedas sugeridas.
La opción PERSONAL no está visible si no se ha creado alguna plantilla personalizada.
Las plantillas personalizadas se guardan en la carpeta Plantillas Office personalizadas que se

encuentra en la carpeta Documentos (C:\ Usuarios\Nombre de usuario\Documentos\Plantillas
Office personalizadas).
3. Haga clic en el nombre de la plantilla que desea utilizar.

En pantalla aparece un nuevo documento basado en la plantilla escogida.
4. Escriba las informaciones adecuadas para el nuevo documento y luego, guárdelo.
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4.- CREAR PLANTILLAS A PARTIR DE DOCUMENTOS WORD:

Para crear una plantilla a partir de un documento de Word hay que seguir los siguientes pasos:
1. Diseñar el documento Word:
Podemos modificar o crear a partir de uno en blanco el documento Word para darle el aspecto de una
plantilla.
2. Guardar como plantilla:
Desde
Botón Office → Guardar como… → Plantilla de Word
Botón Office → Guardar como… → Otros formatos
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Si usamos la 2ª opción hay que tener en cuenta de comprobar que tipo de documento sea plantilla en el
desplegable:
Debemos comprobar que la plantilla se guarde en el sitio correcto, para ello (Si no se ha colocado
automáticamente Office en la carpeta de plantillas) elegimos la ubicación correcta eligiendo.
Importante:
Podemos guardar una plantilla en cualquier carpeta, y utilizarla desde allí haciendo doble clic sobre la
misma. Al abrirla se generará un nuevo documento basado en la misma. El inconveniente que tendrá
este método es que ese tipo de plantilla no se mostrará en “Mis plantillas”. Por Ejemplo:
En la ventana anterior se ha guardado la plantilla otrofax.dotx en Documentos. Haciendo doble clic se

abre un nuevo documento basado en la plantilla.
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5.- TABLAS DE CONTENIDOS: ESTILOS E ÍNDICES AUTOMÁTICOS

Para crear una un Índice automático en un documento de Word 2016 tienes que saber que en este
programa los Índices los llama “Tablas de Contenido”. Esta opción está dentro de la pestaña de
“Referencias”. Para crear un “Índice Automático” en Word, hay que seguir los siguientes pasos:
1. Paso: Asocia los títulos a los estilos del documento:
Lo primero que tienes que hacer es organizar el texto del documento, en la pestaña de “Inicio”, puedes
ver que sobre la derecha de la pantalla en la parte superior hay un apartado que menciona «estilos».
Busca en tu documento los títulos que quieres ver en tu Tabla de Contenidos. Selecciónalos, (puedes
simplemente colocar el curso sobre el inicio, final o en el mismo título), y a continuación busca en el panel
de estilos, el título a que corresponda. Para que los Índices Automáticos se generen correctamente, se les
tiene que poner a los títulos uno de los estilos o formatos que aparecen: Título 1 o Título 2, ... Si se quiere
que todos sean iguales, poner Título 1 en todos, pero si se quiere que algunos capítulos se integren dentro
de otros, se utilizarán más estilos, como en estos, el Título 2, etc., para que queden dentro del Título 1
que tengan antes.
2. Paso: Crea la tabla de Contenidos:
A continuación, selecciona dentro de Word el sitio exacto en el que quieres que se inserte la tabla con el
“Índice de Contenidos”. Vaya a “Referencias → Tabla de contenido” y elija un estilo automático. Una vez
esté dentro de la sección Referencias, pulsar sobre la opción Tabla de Contenido (1), para desplegar un
menú emergente. En este menú, pulsar sobre el formato de tabla automática que se quiera utilizar (2), y
ésta, se insertará de forma automática en el sitio donde estuviera escribiendo. No tendrá que hacer nada,
ya que Word utilizará los títulos que tuviera asignados.
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Si todos los títulos están en el mismo formato de título, la tabla será como la que ves en la captura de
arriba, y todos los capítulos o títulos aparecerán al mismo nivel dentro de la tabla de contenidos.
Si se ha ido alternando entre los formatos Título 1 y Título 2, la tabla será como la de esta otra captura
que ves en pantalla. En ella, los títulos que se ha puesto en formato Título 2 quedan dentro de los del
Título 1, lo que permitirá organizar los textos cuando haya diferentes apartados con varias secciones en
cada uno.
Por defecto, Word utiliza una fuente de letra concreta y unos puntos para unir títulos con el número de
página. Pero todo esto lo puedes cambiar si pulsas sobre Tabla de contenido personalizada, que te
permitirá crear una tabla controlando varios ajustes de su aspecto.
Nota-02: Podemos modificar o crear a partir de uno en blanco el documento Word, para darle el
aspecto de una plantilla.
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5. – COMBINAR CORRESPONDENCIA:
5.1.- Creación del documento modelo:

Word pone a nuestra disposición una herramienta denominada Combinar correspondencia, que nos
permite elaborar a partir de un documento modelo (carta, etiqueta, sobre…), la creación de un
documento con los datos personalizados de cada destinatario. Antes de comenzar esta unidad debes
tener en cuenta una serie de consideraciones.
En este proceso intervienen tres elementos:

1. El documento principal, con el que iniciamos la combinación.
2. La información de cada destinatario, como por ejemplo el nombre y dirección de cada persona
que deseamos combinar con el documento principal.
3. Y el resultado de la combinación, que incluye la información del documento principal más la
información única de cada destinatario.
EL DOCUMENTO PRINCIPAL
El documento principal puede ser una carta, un sobre, una etiqueta, un correo electrónico…
Si el documento principal es una carta, ésta contiene texto que es idéntico para cada copia generada en
la combinación y marcadores de posición con la información única de cada destinatario.
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LA INFORMACIÓN DEL DESTINATARIO

En una combinación de correspondencia, la información del destinatario, que es única para cada copia de
la combinación, reemplaza el contenido de los marcadores de posición que se han agregado en el
documento principal.
EL RESULTADO DE LA COMBINACIÓN
Al finalizar una combinación de correspondencia, tendremos que establecer un modo en el que generar
del resultado.
Word 2016 te permite seleccionar entre:

➢ Crear un nuevo documento con el resultado de la combinación, por ejemplo, cartas1, etiquetas1,
sobres1…
➢ Realizar una copia impresa del resultado combinado.
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COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA UTILIZANDO LA FICHA CORRESPONDENCIA

Desde la ficha Correspondencia puedes realizar una combinación de correspondencia, utilizando los
botones integrados en los siguientes cuatro grupos de opciones:
1. Iniciar combinación de correspondencia. Éste es el punto de partida en el que debes elegir un tipo de
documento y seleccionar, crear o editar la lista de destinatarios.
2. Escribir e insertar campos. Desde aquí puedes insertar los campos y, si fuera necesario, adaptarlos a la
lista de destinatarios.
3. Vista previa de resultados. Este grupo te permite ver los documentos individuales combinados antes
de completar la combinación.
4. Finalizar. En este último apartado puedes completar la combinación y combinar los documentos
individuales en un documento completo, imprimirlos o enviarlos electrónicamente.
Importante: Se debe comenzar con el comando Iniciar combinación de correspondencia y luego

proseguir hacia la derecha de la cinta de opciones hasta completar la combinación en el grupo Finalizar.
También se puede realizar una combinación de correspondencia utilizando el Asistente para Combinar
correspondencia, que te dirigirá paso a paso a lo largo de todo el proceso.
PARA ACCEDER EL ASISTENTE PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA.
1. En el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haz clic en Iniciar Combinar
correspondencia.
2. A continuación, haz clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
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3. Selecciona, en el Paso 1 de 6 el tipo de documento que deseas realizar, por ejemplo, Cartas.
4. Para continuar con el Asistente haz clic en Siguiente: Inicie el documento.
En el Paso 2 de 6 determinamos si el documento inicial o principal está basado en el documento actual,

una plantilla o en un documento existente.
5. En nuestro caso vamos a utilizar el documento actual.
6. Haz clic en Siguiente: Seleccione los destinatarios para continuar en el Asistente.
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5.2.- Creación de una fuente o lista de datos:
Para combinar información en el documento principal, debemos conectarlo a un origen de datos, también
denominado archivo de datos o fuente de datos.
Una fuente de datos puede ser cualquier archivo que organice la información en forma de tabla (filas y
columnas):
Cada fila de la lista representa la información completa de un destinatario.
Las columnas representan una categoría o tipo de información. Cada columna está definida mediante un
encabezado de columna denominado campo.
CÓMO CONECTAR UNA LISTA DE DESTINATARIOS AL DOCUMENTO PRINCIPAL
En el Paso 3 de 6 del Asistente debes indicar la procedencia de la fuente datos, teniendo que elegir entre
una de estas tres opciones:
• Utilizar una lista existente. Selecciona esta opción cuando tengas creado el archivo de datos y lo desees
utilizar de nuevo.
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• Seleccionar de los contactos de Outlook. Utiliza esta opción cuando necesites utilizar los datos
almacenados en la agenda de direcciones de Microsoft Outlook.
• Escribir una lista nueva. Selecciona esta opción cuando la fuente de datos no exista, y necesites crearla.
ESCRIBIR UNA LISTA NUEVA
Esta opción se utiliza cuando una fuente de datos no existe y necesitas crearla:
1. En el paso 3 de 6 del Asistente, selecciona Escribir una lista nueva.
2. Posteriormente, haz clic en el botón Crear, para acceder al cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones.
Por defecto, Word, te ofrece una lista predeterminada con unos campos preestablecidos.
Para personalizar la lista de campos, haz clic en el botón Personalizar columnas…, para acceder cuadro
de diálogo Personalizar la lista de direcciones.
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Puedes modificar la Lista de direcciones agregando campos nuevos, eliminando campos existentes,
modificando su nombre o alterando su posicionamiento en la lista.
Una vez confeccionada la lista de campos tienes que introducir los datos personales de cada uno de los
destinatarios.
1. Haz clic en el botón Aceptar para regresar al cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones.
Importante: Comprueba antes de introducir los datos que la lista de campos está actualizada.
2. Una vez hayas introducido los datos del primer destinatario, haz clic en el botón Nueva entrada o
cambia el registro activo al siguiente y teclea los datos para el nuevo destinatario.
3. Cuando hayas introducido los datos de todos los destinatarios haz clic en el botón Cerrar.
En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, establece la ubicación y el nombre del archivo en el
que quedarán almacenados todos los datos anteriores.
CARTA CREADA, SE AÑADE: BLOQUE DE DIRECCIONES Y CAMPOS NECESARIOS
En esta opción la carta tiene que estar creada, sino se crea y se le añaden el bloque de direcciones y los
campos necesarios:
1. En el paso 4 de 6 del Asistente, selecciona el bloque de direcciones y campos necesarios.
2. Posteriormente, una vez añadido todo, hacer clic en el botón siguiente, para acceder a la Vista previa
de las cartas.
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VISTA PREVIA DE LAS CARTAS
En esta opción se muestra la vista previa una a una de las cartas combinadas:
1. En el paso 5 de 6 del Asistente, se muestra una a una las cartas combinadas.
2. Puedes ver todas las cartas combinadas haciendo clic en los botones del grupo “Vista previa de
resultados. Hacer clic en el botón siguiente, para acceder a la siguiente carta.
3. Posteriormente, una vez visto todo, hacer clic en el botón siguiente, para completar la combinación de
correspondencia.
COMPLETACIÓN DE LA COMBINACIÓN
En esta opción se termina completando la combinación de correspondencia:
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1. En el paso 6 de 6 del Asistente, se muestra las opciones que hay para terminar de completar la
combinación.
2. Elegir “Imprimir” → para sacar impresas todas las cartas, o “Editar cartas individuales” → para obtener
un fichero de todas las cartas.
6.- MACROS INTRODUCCIÓN

Una macro es un conjunto de comandos e instrucciones agrupadas en un nombre y que se ejecutarán en
un orden secuencial determinado que ha determinado el usuario, estás instrucciones ejecutan como un
solo proceso, (MacroInstrucción), y pueden asignarse a un botón o una combinación de teclas.
Con las macros podemos realizar de forma automática tareas que son cotidianas y/o repetitivas.
Al igual que las plantillas, permiten ahorrar trabajo y tiempo.
Las macros se crean en el lenguaje de programación VBA de Microsoft (Visual Basic para aplicaciones).
Hay muchas macros programadas en Word que las estamos usando habitualmente sin saberlo, son los
llamados comandos del Word.
Se puede acceder a las macros desde los siguientes pasos:
Inicio → Pestaña Vista →Grupo Macros → Macros
Inicio → Pestaña Programador →Grupo Código → Macros
Alt-F8
Aparece este cuadro de dialogo:
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Nota-03: En la ventana aparece una lista con los macros predefinidos disponibles, si las tuvieran cargadas
y que existen en Word, o las creadas.
7.- CREAR MACROS:

Cuando grabamos una Macro internamente estamos generando instrucciones en lenguaje VBA.
La programación en VBA de macros, requiere conocimientos del entorno de programación de este

lenguaje, sin embargo, podemos realizar macros de una forma sencilla: grabar o registrar los pasos que
la componen con la grabadora de macros. Una forma de VBA es observar el código creado por la
grabadora, o copiar códigos sencillos ya generados de ejemplo.
La grabadora de macros es similar a una grabadora de vídeo o de sonido: una vez activada, efectuaremos
las acciones que queremos incluir en dicha macro, con lo que Word “traducirá” dichas acciones a
comandos del lenguaje de programación de macros y la macro quedará grabada y repetirá cuando la
ejecutemos el bloque de acciones que le hayamos indicado.
7.1.- La grabadora de Macros:

El portapapeles es una zona de memoria donde se almacena la información copiada o cortada de una
aplicación Windows. Cada vez que se copia o corta información, el portapapeles reemplaza la información
que había por la nueva información.
Antes de crear una macro con la grabadora, hay que tener muy claro que es lo que deseamos hacer, ya
que al poner en marcha la grabadora se guardaran todas las acciones que se vayan realizando.
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Lo más recomendable (como al grabar un vídeo), es realizar varias veces los pasos antes de grabar la
macro, para que así salga sin ningún error.
Durante la grabación de una macro sólo se puede usar el ratón, para activar herramientas y comandos,
pero no para desplazarnos o hacer selecciones. Esto deberemos hacerlo mediante los atajos del teclado.
La grabadora de Macros solo graba acciones realizadas en el documento desde el

teclado, no con el ratón.
Para poder usar con eficiencia la grabadora de Macros en necesario conocer los atajos de teclado del
Word en particular y del office en general.
También es necesario saber que la macro a grabar no debe ser dependiente de un modelo de documento
concreto en la que la estamos creando, pues entonces no se podrá usar posteriormente en otros
documentos.
A la grabación de Macros se accede desde:
Pestaña vista → Grupo Vista Macros → Desplegar Opciones
Inicio → Pestaña Programador →Grupo Código → Macros → desplegar Opciones.
También se accede a la grabación de Macros desde el icono del a barra de estado (Siempre que se haya
configurado para que este visible esta opción):
7.2.- Grabar nueva macro:

Al pulsar en Grabar Macro, se muestra la siguiente Ventana
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• Nombre de macro: Definimos el nombre de la macro que vamos a crear. (Deben comenzar con una
letra, tener menos de 80 caracteres y no contener espacios ni símbolos).
• Asignar Macro: Sirve para seleccionar como se va a asignar su ejecución:
a) A un botón de alguna barra.
b) A alguna combinación de teclas.
Haciendo clic sobre el icono de Botón o el de Teclado, aparecen nuevos unos nuevos cuadros de
diálogo. (No es necesario asignar la macro en esta ventana, podemos hacerlo posteriormente
una vez grabada.).
• Guardar Macro: Da opción de hacerlo en el documento actual o en la plantilla actual, (En Word
20016 si una plantilla lleva macros será de un tipo denominado *.dotm en vez de no se llama .dotx).
• Descripción: Meramente informativa, sirve para hacer una breve descripción de la misma.
Importante: Si asignamos el nombre de una macro que ya existía o de un comando existente en Word,
las acciones de la nueva macro sustituirán a la macro anterior o al comando de Word que había antes.
7.2.1.- Asignar la macro a un botón de la barra de herramientas rápidas:

Se realiza desde:
Botón Office → opciones de Word → Personalizar
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Que nos permite añadir la Macro a la barra de herramientas de acceso rápido.
Observar como se denomina la Macro (Suponiendo que la hayamos llamado MiSuperMacro)
• En el caso de que hayamos elegido todos los documentos:
Normal.NewMacros.MiSuperMacro
• En el caso de que hayamos elegido sólo el documento actual:
Proyect.NewMacros.MiSuperMacro
Pulsando en Agregar >>, la Macro queda incorporada a la barra de herramientas.
Observar que se disponen de opciones para:
Cambiar el orden de la barra de herramientas rápida:
Al agregar la Macro aparece un nuevo botón denominado Modificar…. que permite cambiar el icono por
defecto de la Macro:
El aspecto de la barra de herramientas de acceso rápido quedaría de esta forma para un icono concreto:
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7.2.2.- Asignar una macro a una combinación de teclas:
Si hemos pulsado al Grabar Macro en Teclado:
Al situar cursor en el recuadro Nueva tecla de método abreviado, pulsamos una combinación de teclas,
aparecerá en dicho recuadro.
Hay que comprobar que la combinación elegida no pertenezca ya a alguno de los atajos del Word, si
observamos la ventana anterior la elección [CTRl]+[May]+[W], ya es un atajo del Word referente al “panel
aplicar estilo”. Si la usamos para nuestra macro, estamos destruyendo el atajo estándar de Word.
Por ejemplo, probando: [Alt]+[CTrl]+[W], observamos que está sin asignar y la podemos usar sin
problemas.
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Pulsando Asignar, se mostrará en la ventana de Teclas Activas. Sólo nos queda pulsar Cerrar. La
grabadora comenzará a funcionar: Observaremos que le cursos del Mouse se transforma en para
indicarnos que se está grabando la macro.
También el icono de la barra de estado se transforma indicándonos que estamos grabando:
Desde este icono o desde el menú de macros podemos detener la grabación.
Es posible asignar teclas posteriormente a una macro, aunque hayamos elegido botón o no hayamos
elegido nada desde:
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En este caso deberemos pulsar en el botón de Métodos Abreviados del Teclado Personalizar ….
Y en la ventana que se muestra en la zona de especificar un comando elegir macros
Como antes, situamos el cursor en el recuadro Nueva tecla de método abreviado, pulsamos una
combinación de teclas que se mostrará automáticamente.
Importante:
En Asignada a: aparecerá el texto “Sin asignar” en el caso de que esa combinación no esté ya asignada
para otro proceso. En caso contrario aparecerá el nombre del que la tiene ocupada.
Recordar que no deberemos usar una combinación ya existente para otro tipo de comando (sobre todo
si son los estándares del Word).
7.2.3.- Comenzar a Grabar:

Al pulsar el botón Aceptar comienza la grabación de la Macro
Una vez comenzada una grabación de una Macro desde el menú desplegable de Macros podemos:
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• Detener la grabación: Termina la macro y queda guardada.

• Pausar / Reanudar la Grabación: sirve para poder detener la grabación momentáneamente,
pulsando otra vez se reanudaría
Además, observaremos que le cursos del Mouse se transforma en para indicarnos que se está
grabando la macro.
También el icono de la barra de estado se transforma indicándonos que estamos grabando:
Una vez hayamos realizado todas las acciones que deseamos que realice la macro, se pulsa el botón de
detener para que termine de guardar la macro.
La macro se guarda automáticamente una vez hemos pulsado el botón detener, si no lo hemos hecho
recordar que podemos asignarla a la barra de herramientas rápida o a una combinación de teclas desde:
En caso contrario para ejecutarla deberemos invocar su nombre desde algún control u otro código.
8.- EJECUTAR MACROS:

Si la hemos asociado a un botón de la barra de menú o a una combinación de teclas simplemente con
pulsar sobre la opción indicada, tenemos suficiente.
En caso contrario lo hacemos desde:
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Pestaña vista → Grupo Vista Macros → Desplegar Opciones → Ver Macros
Inicio → Pestaña Programador →Grupo Código → Macros → Ver Macros
A esta ventana también se llega directamente con ALT-F8.
Seleccionamos el Macro de La lista y pulsamos el botón de Ejecutar.
9.- ELIMINAR MACROS:

Para eliminar una macro debemos acceder al diálogo de macros, seleccionar la macro a eliminar y pulsar
sobre Eliminar.
10.- ASIGNAR MACROS A CAMPOS mMacrobutton:

Podemos hacer que una macro grabada sea accesible haciendo doble Clic sobre un texto, para ello solo
deberemos crear un campo con Ctrl-F9 o desde Insertar Campo y después como código de campo poner:
MacroButton Nombre_MiMacro “Texto que quiero que se muestre”

Por ejemplo:
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MacroButton Cálculos “Hacer Doble Clic sobre este texto para actualizar el presupuesto”
Recordar que estos campos, la macro se ejecuta haciendo doble Clic.
El ejemplo anterior que lleva unas operaciones similares a nuestra práctica del presupuesto, se ha
grabado una macro denominada CÁLCULOS que realiza las siguientes acciones:
CRL-INICIO  Posicionarnos al principio del documento
CTROL-E  Seleccionar todo el documento.
F9  Actualizar Campos.
CTRL-FIN  Irse al final del documento para que se deseleccione.
Con ello logramos que nuestro mini presupuesto se actualice mediante un MacroButton:
{ macrobutton CALCULOS "Doble clic para calcular el presupuesto" }
El portapapeles es una zona de memoria donde se almacena la información copiada o cortada de una
aplicación Windows. Cada vez que se copia o corta información, el portapapeles reemplaza la información
que había por la nueva información.
11.- DOCUMENTOS MAESTROS:
Un documento maestro en Word es un escrito capaz de abarcar lo que un documento habitual puede
poseer, pero que además engloba subdocumentos que pueden crearse individualmente. Todas las
correcciones que se hagan en el documento maestro se plasmarán en los subdocumentos previamente
hechos.
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11.1.- Creación del Documento Maestro y Subdocumentos:

Para crear el documento maestro en Word 2016 hay que seguir los siguientes pasos:
1. Paso: Establecer un borrador de un documento maestro.
Hay que crear un índice con los asuntos que se va a usar en el escrito, así como la selección de los
apartados más significativos y catalogarlos como documentos individuales. Se puede crear un esquema
(o índice) con todos los puntos que vamos a tratar en el documento e ir haciendo la selección de los puntos
más importantes y clasificarlos por documentos individuales. Al crear este borrador se logrará ordenar los
capítulos, títulos y subtítulos del documento maestro.
2. Paso: Creación de Subdocumentos.
Una vez creado y redactado el esquema, se pasa el documento a “Vista Esquema” y se comprueba que
tenemos el esquema ya redactado con los títulos de los capítulos con su nivel correspondiente. Se irán
creando los subdocumentos necesarios de la siguiente manera:
• Primero se pulsa el icono de “Mostrar documento”, con ello se activarán los iconos de “Crear” e
“Insertar”.
• Seleccionamos el primer título del capítulo del libro.
• Presionamos sobre para crear un subdocumento.
• A continuación, podremos redactar el contenido del subdocumento y pasamos al siguiente título.
• Con el resto de capítulos se seguirá el mismo procedimiento.
3. Paso: Guardar los documentos.
Una vez creado todo, se muestra como en la imagen que aparece a continuación, que el documento tiene
un subdocumento por cada capítulo y además puede contener texto insertado. Una vez elaborado este
documento, se procederá a guardar el documento maestro, al hacer esta acción se guardará el documento
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maestro y además se creará un documento por cada subdocumento que hayamos creado y se van a
guardar en el mismo lugar donde se guarda el documento maestro.
Si vamos a la carpeta donde se ha guardado el documento maestro se puede comprobar que se han
creado también los subdocumentos creados anteriormente.
Nota-04: Los subdocumentos creados se pueden modificar bien desde el propio documento o bien desde
el documento maestro pues se va a modificar automáticamente en el otro documento.
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11.2.- Creación del Documento Maestro con Subdocumentos ya creados:
Este paso se hará siempre que se tenga varios escritos en diferentes archivos y se quieran unir en uno
solo. Los subdocumentos deben encontrarse en una misma carpeta, para así facilitar su inclusión en el
documento maestro. Para ello se realizarán los siguientes pasos:
• Primero se crea el esquema del documento maestro que se quiere crear desde Vista Esquema.
• Luego se pulsa el icono de “Mostrar documento”, con ello se activarán los iconos de “Crear” e
“Insertar”.
• Seleccionamos el primer título del capítulo del libro.
• Presionamos sobre para seleccionar el subdocumento creado que queremos incluir
en un determinado capítulo del documento maestro.
• A continuación, podremos redactar el contenido del subdocumento y pasamos al siguiente título.
• Con el resto de capítulos se seguirá el mismo procedimiento, hasta terminar de incluir todos los
subdocumentos que quiero agrupar.
Nota-05: Una ventaja de hacer esto es que te permite agrupar todos los escritos en un solo documento
sin tener que cortar y pegar todos los subdocumentos en otro nuevo.
11.3.- Eliminar Subdocumentos del Documento Maestro:
Este paso va a permitir quitar o desvincular un subdocumento del Documento Maestro. Para ello se
realizarán los siguientes pasos:
31
• Primero se abre el documento maestro desde “Vista Esquema”.

• Luego se pulsa el icono de “Mostrar documento”, con ello se activarán los iconos de “Crear”,
“Insertar” y “Desvincular”
• Seleccionamos el título del capítulo del subdocumento que queremos quitar.
• Presionamos sobre para quitar o desvincular el subdocumento creado del
documento maestro.
• Así se hará con el resto de capítulos que tengan subdocumentos que queremos eliminar del
documento maestro.
Nota-06: Un subdocumento creado y desvinculado del Documento Maestro se puede volver a vincular
utilizando la opción de “Insertar”.
32

B II 05 TemaPT Plantillas Indices CombinaCorres Macros MaestrosWord2016 IV 20 21

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Curso 2020/21 B-II Tema PT-05

Plantillas, Tabla de Contenidos e

Aplicaciones Ofimáticas – IES LA ARBOLEDA

Word 2016 (IV)

1.- INTRODUCCIÓN A LAS PLANTILLAS:

2.- LA PLANTILLA NORMAL.DOTX:

2.1. – Restablecimiento / reparación de la plantilla Normal:

Depende de la versión de Office y del S. Operativo usado.

C:\Documents and Settings\ TuUsuario \Archivos de programa\Microsoft\Plantillas  Windows XP

* Esta carpeta puede variar el número

De la observación de las rutas anteriores llegamos a la siguiente conclusión:

3.- PLANTILLAS PREDEFINIDAS EN WORD:

1. Haga clic en la pestaña Archivo y luego en la opción:

Las plantillas personalizadas se guardan en la carpeta Plantillas Office personalizadas que se

3. Haga clic en el nombre de la plantilla que desea utilizar.

4. Escriba las informaciones adecuadas para el nuevo documento y luego, guárdelo.

4.- CREAR PLANTILLAS A PARTIR DE DOCUMENTOS WORD:

1. Diseñar el documento Word:

2. Guardar como plantilla:

Botón Office → Guardar como… → Plantilla de Word

Botón Office → Guardar como… → Otros formatos

En la ventana anterior se ha guardado la plantilla otrofax.dotx en Documentos. Haciendo doble clic se

5.- TABLAS DE CONTENIDOS: ESTILOS E ÍNDICES AUTOMÁTICOS

1. Paso: Asocia los títulos a los estilos del documento:

2. Paso: Crea la tabla de Contenidos:

5.1.- Creación del documento modelo:

En este proceso intervienen tres elementos:

LA INFORMACIÓN DEL DESTINATARIO

Word 2016 te permite seleccionar entre:

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA UTILIZANDO LA FICHA CORRESPONDENCIA

Importante: Se debe comenzar con el comando Iniciar combinación de correspondencia y luego

PARA ACCEDER EL ASISTENTE PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA.

4. Para continuar con el Asistente haz clic en Siguiente: Inicie el documento.

En el Paso 2 de 6 determinamos si el documento inicial o principal está basado en el documento actual,

5. En nuestro caso vamos a utilizar el documento actual.

6. Haz clic en Siguiente: Seleccione los destinatarios para continuar en el Asistente.

5.2.- Creación de una fuente o lista de datos:

Cada fila de la lista representa la información completa de un destinatario.

CÓMO CONECTAR UNA LISTA DE DESTINATARIOS AL DOCUMENTO PRINCIPAL

ESCRIBIR UNA LISTA NUEVA

1. En el paso 3 de 6 del Asistente, selecciona Escribir una lista nueva.

CARTA CREADA, SE AÑADE: BLOQUE DE DIRECCIONES Y CAMPOS NECESARIOS

1. En el paso 4 de 6 del Asistente, selecciona el bloque de direcciones y campos necesarios.

VISTA PREVIA DE LAS CARTAS

1. En el paso 5 de 6 del Asistente, se muestra una a una las cartas combinadas.

En esta opción se termina completando la combinación de correspondencia:

6.- MACROS INTRODUCCIÓN

Al igual que las plantillas, permiten ahorrar trabajo y tiempo.

Se puede acceder a las macros desde los siguientes pasos:

Inicio → Pestaña Vista →Grupo Macros → Macros

Inicio → Pestaña Programador →Grupo Código → Macros

Aparece este cuadro de dialogo:

7.- CREAR MACROS:

La programación en VBA de macros, requiere conocimientos del entorno de programación de este

7.1.- La grabadora de Macros:

La grabadora de Macros solo graba acciones realizadas en el documento desde el

A la grabación de Macros se accede desde:

Pestaña vista → Grupo Vista Macros → Desplegar Opciones

Inicio → Pestaña Programador →Grupo Código → Macros → desplegar Opciones.

7.2.- Grabar nueva macro:

7.2.1.- Asignar la macro a un botón de la barra de herramientas rápidas:

Botón Office → opciones de Word → Personalizar

Que nos permite añadir la Macro a la barra de herramientas de acceso rápido.