PROCESO ACTIVIDADES

REALIZAR DOCUMENTO DONDE

SE SOLICITA COTIZACION DE
SUMINISTROS (LUBRICANTES)

VERIFICAR PRESUPUESTO
DISPONIBLE Y SELECCIÓ N DE
PROVEEDOR
 VERIFICAR PRESUPUESTO
DISPONIBLE Y SELECCIÓ N DE
PROVEEDOR

COMPRAS

CONFIRMAR EL PRECIO Y LAS

CONDICIONES DE RECEPCION
DEL PRODUCTO

RECIBIR EL PRODUCTO QUE

ENVIO EL PROVEEDOR Y
REALIZAR ORDEN DE PAGO AL
MISMO
 SOLICITAR EL TIQUET DEL
ULTIMO CAMBIO DE ACEITE,
MEDIRLO Y REALIZAR LA
INSPECCION AL SISTEMA DE
LUBRICACION
PRESTACION DE OFRECER EL SERVICIO AL
SERVICIO VEHICULO
 SELECCIONAR MARCA Y
VIZCOCIDAD DEL ACEITE,
JUNTO CON EL FILTRO DE AIRE
Y DE ACIETE DEL VEHICULO
 SOLICITAR LA PLACA DEL
VEHICULO Y LOS DATOS DEL

FACTURACION CLIENTE, PARA LUEGO REVISAR

LA ORDEN DEL SERVICIO
VERIFICANDO LOS PRODUCTOS
Y REFERENCIA DE CADA UNO.
 FASE I

RIESGO
CAUSA
Puede suceder
Debido a….(3)
que…(1)

1.En la requisicion no se
especifico las cantidades a
requerir.

2.En la cotizacion no se especifico El proveedor no envie las

el tipo de lubricante a requerir cantidades necesarias y el tipo de
lubricante.

3.A la hora de pasar la cotizacion

se paso una de otra dependencia.

1. Imcumplimiento en pagos
anteriores al pedido.

El proveedor no quiera despachar

el pedido solicitado
2. Devoluciones de pedidos
previamente injustificadas

1. No esxista una selecció n de

proveedores certificados.

El proveedor incumpla en los

estandares de calidad
2.No exista un formato previo de
evaluacion para los proveedores

1.No se solicito una lista de

lubricantes con sus respectivos
precios. La empresa no cuenta con
suficiente presupuesto para la
adquisicion de lubricantes del
proveedor.
2.La selecció n del proveedor no
fue la adecuada

1. Demoras en la entrega de los

lubricantes o insumos

La empresa no cumpla con la

adecuada selecció n del proveedor
 La empresa no cumpla con la
2.No exista un formato previo de adecuada selecció n del proveedor
evaluacion y selecció n de
proveedores

1.Falta de comunicació n por parte

del departamento de compras

La empresa presente una

diferencia presupuestal negativa
frente al valor emitido por el
2.Insufuciciencia en la parte proveedor
financiera para los porcesos de la
empresa

1.Se recepciono en bodega Que el producto recibido no

productos sin ser previamente cuente con las condiciones ni el
verificados precio requerido.

1.Se efectuara el pago sin

confirmar el precio, marca y
estado de los lubricantes
El pago de la orden de compra se
efectue sin previa verificacion de
productos.
2.Que el producto recibido no sea
almacenado en el lugar adecuado

1.Los operario encargados no

tengan conocimiento del producto
La compra realizada no sea la
requerida
2.Los proveedores son poco
calificados

1.No existio una evaluacion

adecuada de proveedores.

El proveedor no cumple con la

entrega de la requisicion
 El proveedor no cumple con la
entrega de la requisicion
2.Los proveedores son son los
adecuados para el suministro de
productos

1.Que no se cuente con el equipo

adecuado para el diagnostico

Se proporciono un diagnostico
erroneo al vehiculo sin medir la
lubricacion del mismo.

2.Falta de conocimientos tecnicos

y de capacitacion

1.falta de validacion de la
informacion por parte del
operario
El tramite sea lento en la recolecta
de informacion para la toma de
decisiones.
2.El formato utilizado por el
operario no era el adecuado para
ese proceso

1.Los operarios encargados de la

inspecció n no cuentan con el
conocimiento para la inspeccion
La inspeccion realizada no
cumplia con los estandares
establecidos por la organizació n
2. Los operarios no cuentan con
las herramientas para realizar la
inspeccion

1.Los operarios encargados de la

inspecció n no cuentan con el
conocimiento de los productos y
servicios a ofrecer
Realizar una cotizacion para la
prestacion del servicio con otro
tipo de especificaciones
 Realizar una cotizacion para la
prestacion del servicio con otro
tipo de especificaciones

2. Los operarios no se encuentran

debidamente capacitados

1.La falta de comunicació n con

otras dependencias vinculadas al
proceso de entrega

Existan demoras en la entrega de

vehiculos a los clientes

2. La falta de planeacion y
distrucion de los operarios para la
entrega de los vehiculos

1.Que los operarios carecen de

conocimientos tecnicos y de
capacitacion.
El diagnostico proporcionado al
vehiculo no sea el correcto
2.A la falta de informacion
requerida para realizar el
diagnostico

1.No se entrego a tiempo el

diagnostico completo con los
especificaciones del cliente
El cliente se encuentre
insatisfecho con la prestacion del
servicio
2.Los costos propocionados en la
cotizacion son demaciado
elevados

1.La falta de implementos de

papeleria en el area de cotizacion

Se haya dado una respuesta

inoportuna a las solicitudes y
consultas de los cliente
2. La carencia de insumos que
solicitaba el cliente con exactitud
1.Los operarios encargados del
mantenimiento al vehiculo no
cuentan con el conocimiento de
los productos y servicios a ofrecer La elecció n del tipo de aceite junto
con sus caracteristicas no hayan
sido los correctos, al igual que sus
respectivos filtros.
2. A la hora de almacenar el aceite,
este no fue ubicado en el lugar
que le corresponde

1.Que en el area de compras no se

realizo una gestion adecuada en la
selecció n de proveedores
Los insumos y repuestos
suministrados por el area de
compras no cumplan con los
requerimientos de calidad
2.Que en la requsicion no se
especificaron las caracteristicas
de calidad de los productos

1.Que el departamento de
compras tuvo inconvenientes con
la requisicion

No exita disponibilidad de aceites

e insumos

2.A mal inventario llevado en la

bodega

1.Los operarios encargados de la

verificacion de los datos del Los datos del cliente como los del
cliente no corroboraron la vehiculo no sean los correctos
informacion
1.El area de facturacion no cuente
con la resolucion de facturacion
vigente

La factura de venta no sea

entregada en al cliente

2.Que la factura no se alcance a

generar por parte del contador

1.Los operarios encargados del

vehiculo no reportaron con
exactitud los insumos utilizados
para el mantenimiento
La factura presentada al cliente no
sea acorde al servicio prestado

2. Una liquidacion erronea en los

tanto en los valores como en la
selecció n de los insumos

1.La falta de un orden en el

consecutivo de facturacion

Una inexistencia de monitoreo y

control de los pagos de las
facturas entregadas
2.Que la factura no se encuentra
firmada por el encargado
 FASE I

CONSECUENCIA - EFECTO
CLASE DE RIESGO (2)
Lo que podría ocasionar. (4)

Afectació n al cumplimiento de metas y objetivos

estratégicos
Riesgo Operativo Afectació n en la atenció n al cliente
Aumento de la carga operativa
Reproceso de actividades.

Afectació n al cumplimiento de metas y objetivos

estratégicos.
Riesgo Operativo Afectació n a la imagen de la organizació n.
Afectació n en la atenció n al cliente.
Aumento de la carga operativa
Reproceso de actividades.

Afectació n al cumplimiento de metas y objetivos

estratégicos.
Riesgo Operativo Afectació n a la imagen de la organizació n.
Afectació n en la atenció n al cliente.
Aumento de la carga operativa
Reproceso de actividades.

Afectació n de la ejecució n prespuestal.

Aumento de la carga operativa.
Riesgo Financiero Detrimento del patrimonio de la organizació n.
Reproceso de actividades.

Afectació n al cumplimiento de metas y objetivos

estratégicos Afectació n
de la ejecució n prespuestal. Afectació n a
Riesgo Estrategico la imagen de la organizació n. Afectació n
en la atenció n al cliente. Aumento de la
carga operativa. Reproceso de
actividades.
 Afectació n al cumplimiento de metas y objetivos
estratégicos Afectació n
de la ejecució n prespuestal. Afectació n a
Riesgo Estrategico la imagen de la organizació n. Afectació n
en la atenció n al cliente. Aumento de la
carga operativa. Reproceso de
actividades.

Afectació n de la ejecució n prespuestal.

Aumento de la carga operativa.
Riesgo Financiero Detrimento del patrimonio de la organizació n.
Reproceso de actividades.

Afectació n al cumplimiento de metas y objetivos

estratégicos Afectació n
de la ejecució n prespuestal. Afectació n a
Riesgo Operativo la imagen de la organizació n. Afectació n
en la atenció n al cliente. Aumento de la
carga operativa. Reproceso de
actividades.

Afectació n al cumplimiento de metas y objetivos

estratégicos Afectació n
de la ejecució n prespuestal. Afectació n a
Riesgo Financiero la imagen de la organizació n. Afectació n
en la atenció n al cliente. Aumento de la
carga operativa. Reproceso de
actividades.

Afectació n al cumplimiento de metas y objetivos

estratégicos Afectació n
de la ejecució n prespuestal. Afectació n a
Riesgo Operativo la imagen de la organizació n. Afectació n
en la atenció n al cliente. Aumento de la
carga operativa. Reproceso de
actividades.

Afectació n al cumplimiento de metas y objetivos

estratégicos Afectació n
de la ejecució n prespuestal. Afectació n a
Riesgo Estrategico la imagen de la organizació n. Afectació n
en la atenció n al cliente. Aumento de la
carga operativa. Reproceso de
actividades.
 Afectació n al cumplimiento de metas y objetivos
estratégicos Afectació n
de la ejecució n prespuestal. Afectació n a
Riesgo Estrategico la imagen de la organizació n. Afectació n
en la atenció n al cliente. Aumento de la
carga operativa. Reproceso de
actividades.

Afectació n al cumplimiento de metas y objetivos

estratégicos Afectació n
de la ejecució n prespuestal. Afectació n a
Riesgo Operativo la imagen de la organizació n. Afectació n
en la atenció n al cliente. Aumento de la
carga operativa. Reproceso de
actividades.

Afectació n al cumplimiento de metas y objetivos

estratégicos Afectació n
de la ejecució n prespuestal. Afectació n a
Riesgo Operativo la imagen de la organizació n. Afectació n
en la atenció n al cliente. Aumento de la
carga operativa. Reproceso de
actividades.

Afectació n al cumplimiento de metas y objetivos

estratégicos Afectació n
de la ejecució n prespuestal. Afectació n a
Riesgo Estrategico la imagen de la organizació n. Afectació n
en la atenció n al cliente. Aumento de la
carga operativa. Reproceso de
actividades.

Afectació n al cumplimiento de metas y objetivos

estratégicos Afectació n
de la ejecució n prespuestal. Afectació n a
Riesgo Operativo la imagen de la organizació n. Afectació n
en la atenció n al cliente. Aumento de la
carga operativa. Reproceso de
actividades.
 Afectació n al cumplimiento de metas y objetivos
estratégicos Afectació n
de la ejecució n prespuestal. Afectació n a
Riesgo Operativo la imagen de la organizació n. Afectació n
en la atenció n al cliente. Aumento de la
carga operativa. Reproceso de
actividades.

Afectació n al cumplimiento de metas y objetivos

estratégicos Afectació n
de la ejecució n prespuestal. Afectació n a
Riesgo Operativo la imagen de la organizació n. Afectació n
en la atenció n al cliente. Aumento de la
carga operativa. Reproceso de
actividades.

Afectació n al cumplimiento de metas y objetivos

estratégicos Afectació n
de la ejecució n prespuestal. Afectació n a
Riesgo Operativo la imagen de la organizació n. Afectació n
en la atenció n al cliente. Aumento de la
carga operativa. Reproceso de
actividades.

Afectació n al cumplimiento de metas y objetivos

estratégicos Afectació n
de la ejecució n prespuestal. Afectació n a
Riesgo Operativo la imagen de la organizació n. Afectació n
en la atenció n al cliente. Aumento de la
carga operativa. Reproceso de
actividades.

Afectació n al cumplimiento de metas y objetivos

estratégicos Afectació n
de la ejecució n prespuestal. Afectació n a
Riesgo Operativo la imagen de la organizació n. Afectació n
en la atenció n al cliente. Aumento de la
carga operativa. Reproceso de
actividades.
 Afectació n al cumplimiento de metas y objetivos
estratégicos Afectació n
de la ejecució n prespuestal. Afectació n a
Riesgo Operativo la imagen de la organizació n. Afectació n
en la atenció n al cliente. Aumento de la
carga operativa. Reproceso de
actividades.

Afectació n al cumplimiento de metas y objetivos

estratégicos Afectació n
de la ejecució n prespuestal. Afectació n a
Riesgo Operativo la imagen de la organizació n. Afectació n
en la atenció n al cliente. Aumento de la
carga operativa. Reproceso de
actividades.

Afectació n al cumplimiento de metas y objetivos

estratégicos Afectació n
de la ejecució n prespuestal. Afectació n a
Riesgo Estrategico la imagen de la organizació n. Afectació n
en la atenció n al cliente. Aumento de la
carga operativa. Reproceso de
actividades.

Afectació n al cumplimiento de metas y objetivos

estratégicos Afectació n
de la ejecució n prespuestal. Afectació n a
Riesgo Operativo la imagen de la organizació n. Afectació n
en la atenció n al cliente. Aumento de la
carga operativa. Reproceso de
actividades.
 Afectació n al cumplimiento de metas y objetivos
estratégicos Afectació n
de la ejecució n prespuestal. Afectació n a
la imagen de la organizació n. Afectació n
en la atenció n al cliente. Aumento de la
Riesgo Financiero carga operativa. Degradació n de la
prestació n del servicio. Detrimento del
patrimonio de la organizació n.
Reproceso de actividades.
Sanciones por parte de la DIAN.

Afectació n al cumplimiento de metas y objetivos

estratégicos Afectació n
de la ejecució n prespuestal. Afectació n a
la imagen de la organizació n. Afectació n
en la atenció n al cliente. Aumento de la
Riesgo Financiero carga operativa. Degradació n de la
prestació n del servicio. Detrimento del
patrimonio de la organizació n.
Reproceso de actividades.
Sanciones por parte de la DIAN.

Afectació n al cumplimiento de metas y objetivos

estratégicos Afectació n
de la ejecució n prespuestal. Afectació n a
la imagen de la organizació n. Afectació n
Riesgo Financiero en la atenció n al cliente. Aumento de la
carga operativa. Degradació n de la
prestació n del servicio. Detrimento del
patrimonio de la organizació n.
Reproceso de actividades.
Sanciones por parte de la DIAN.
 FASE II
EVALUACIÓN RIESGO INHERENTE

ANÁLISIS DEL TIPO DE

PROBABILIDAD IMPACTO
RIESGO CONTROL

4-PROBABLE 2-MENOR ZONA DE RIESGO

ALTA PREVENTIVO

CORRECTIVO

PREVENTIVO

1-RARO 3-MODERADO ZONA DE RIESGO

MODERADA

CORRECTIVO

PREVENTIVO
3-posible 3 - moderado zona de riesgo alta

CORRECTIVO

3-POSIBLE 3-MODERADO ZONA DE RIEGO PREVENTIVO

ALTA

CORRECTIVO

PREVENTIVO
1-RARO 5-CATSTROFICO ZONA DE RIESGO ALTA
 1-RARO 5-CATSTROFICO ZONA DE RIESGO ALTA

CORRECTIVO

PREVENTIVO
ZONA DE RIEGO
3-POSIBLE 3-MODERADO ALTA

CORRECTIVO

3-posible 3-MODERADO zona de riesgo alta PREVENTIVO

CORRECTIVO

PREVENTIVO

2-IMPROBABLE 2-MENOR ZONA DE RIESGO BAJA

CORRECTIVO

PREVENTIVO
3-posible 3-MODERADO ZONA DE RIESGO ALTA

CORRECTIVO

PREVENTIVO
4-PROBABLE 5-CATASTROFICO ZONA DE RIESGO
EXTREMA
 4-PROBABLE 5-CATASTROFICO ZONA DE RIESGO
EXTREMA

CORRECTIVO

PREVENTIVO

ZONA DE RIESGO
4-PROBABLE 1-INSIGNIFICANTE MODERADA

CORRECTIVO

PREVENTIVO

2-IMPROBABLE 1-INSIGNIFICANTE ZONA DE RIESGO

BAJA

CORRECTIVO

PREVENTIVO

1-RARO 2-MENOR ZONA DE RIESGO

BAJA

CORRECTIVO

PREVENTIVO

ZONA DE RIESGO
3-POSIBLE 1-INSIGNIFICANTE BAJA
 ZONA DE RIESGO
3-POSIBLE 1-INSIGNIFICANTE BAJA

CORRECTIVO

PREVENTIVO

ZONA DE RIESGO
4-PROBABLE 1-INSIGNIFICANTE MODERADA

CORRECTIVO

PREVENTIVO

2-IMPROBABLE 3-MODERADO ZONA DE RIESGO

MODERADA
CORRECTIVO

PREVENTIVO

ZONA DE RIESGO
3-POSIBLE 1-INSIGNIFICANTE BAJA

CORRECTIVO

PREVENTIVO

2-IMPROBABLE 2-MENOR ZONA DE RIESGO

BAJA

CORRECTIVO
 PREVENTIVO

1-RARO 5-CATASTROFICO ZONA DE RIESGO

ALTA

CORRECTIVO

PREVENTIVO

2-IMPROBABLE 5-CATASTROFICO ZONA DE RIESGO

EXTREMA

CORRECTIVO

PREVENTIVO

2-IMPROBABLE 3-MODERADO ZONA DE RIESGO

MODERADA

CORRECTIVO

CORRECTIVO

ZONA DE RIESGO
3-POSIBLE 1-INSIGNIFICANTE BAJA

PREVENTIVO
 PREVENTIVO

ZONA DE RIESGO
3-POSIBLE 5-CATASTROFICO EXTREMA

CORRECTIVO

PREVENTIVO

2-IMPROBABLE 3-MODERADO ZONA DE RIESGO

MODERADA

CORRECTIVO

PREVENTIVO

1-RARO 5-CATASTROFICO ZONA DE RIESGO

ALTA

CORRECTIVO
 C

CONTROL (NOMBRE)

ORDEN DE COMPRA

DEVOLUCION DEL PRODUCTO.

VERIFICAR LA TRAYECTORIA DEL PROVEEDOR

EN EL MERCADO

BUSCAR OTRO PROVEEDOR QUE ESTE EN LAS

CONDICIONES PARA DESPACHAR EL PRODUCTO
REQUERIDO.

REFERENCIAS DEL PROVEEDOR

RETIRAR PRODUCTO DEL ALMACEN Y

REALIZAR DEVOLUCION

REALIZAR ESTUDIO FINANCIERO

SOLICITAR RECURSO ECONOMICOS

REALIZAR ESTUDIO EN EL MERCADO DEL PROVEEDOR

 REALIZAR SELECCIÓN DE NUEVO PROVEEDOR

REALIZAR ESTUDIO FINANCIERO

SOLICITAR RECURSO ECONOMICOS

VERIFICAR ORDEN DE COMPRA

DEVOLICION DEL PRODUCTO

LLEVAR CONSECUTIVO DE PAGO

REALIZAR INSPECCION DEL PRODUCTO Y VERIFICAR

COMPRA

VERIFICAR EXITENCIAS

ORDEN DEVOLUCION

LISTA DE PROVEEDORES
CLAUSULAS DEL CONTRATO

PREVIA CAPACITACION AL OPERARIO

(LUBRICADOR)

MEMORANDO AL OPERARIO (LUBRICADOR)

VERIFICACION DE DATOS

DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO POR EL CLIENTE

REVISION POR EL COORDINADOR

NUEVA INSPECCION

INDUCCION A LOS OPERARIOS

 REALIZAR UNA NUEVA COTIZACION

COMUNICACIÓN ENTRE LAS DEPENDENCIAS

REORGANIZACION DE LOS OPERARIOS

REVISION PREVENTIVA

REALIZAR UN NUEVO DIAGNOSTICO

PRESENTAR LA ORDEN DE SERVICIO AL

CLIENTE

REALIZACION DE CHARLAS DE 5 MINUTOS

SOLICITUD DE INSUMOS FALTANTES

CONTROL EN LOS INVENTARIOS

 ORDEN DE SERVICIO

DESCARGOS

REVISION PREVENTIVA

SUMINISTRO DIRECTO

SOLICITUD DE INVENTARIO

INCREMENTO EN LOS STOCKS

DILIGENCIAR UN NUEVO FORMULARIO DE

INGRESO

VERIFICACION DE DATOS
 APOYO CONTABLE

FACTURA ELECTRONICA

REVISION CONTABLE

ANULAR FACTURA DE VENTA

APROBACION POR LA ADMINISTRACION

RECAUDO EN CAJA
 FASE III
CONTROLES EXISTENTES

RESPONSABLE DEL
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL
CONTROL (0 - 10)

10
El requerimiento una vez identifica la necesidad debe
describir claramente en el formato Orden de Compra
establecido por la organizació n las especificaciones
técnicas del producto al igual que las cantidades.

RISMA tiene establecido que si el despacho del procucto se

realiza de forma incorrecta por parte del provehdor; se realizara
la respectiva devolucion dell mismo. 0
se realiza el estudio adecuado al proveedor para saber si
cumple con los parametros requeridos para suministrar
el producto. 10
10
PRISMA debera realizar un estudio del mercado en
cabezado por el gerente para encontrar un proveedor
que cumpla con los margenes de garantia que se
necesita a la hora de realizar la compra.

TOMAR REFERENCIAS EN EL MERCADO DE LA

CALIDAD DEL PRODUCTA OFRECIDA POR EL
PROVEEDOR 10
10
REALIZAR EL DEBIDO RECLAMO AL PROVEEDOR
RETIRANDO EL PRODUCTO DEFECTUOSO O DE BAJA
CALIDAD DEL ALMACEN Y REALIZAR LA RESPECTIVA
DEVOLUCION.

SOLICITAR AL CONTADOR CAPACIDAD ECONOMICA

PARA REALIZAR LAS RESPECTIVAS COMPRAS . 10
SOLICITAR A LA SEDE PRINCIPAL FLUIDES ECONOMICA PARA
REALIZAR LAS RESPECTIVAS COMPRAS 10
TOMAR REFERENCIAS EN EL MERCADO DE LA CALIDAD DEL
PRODUCTA OFRECIDA POR EL PROVEEDOR 10
REALIZAR SELECCIÓN DE NUEVO PROVEEDOR BASADO EN EL
ESTUDIO PREVIO REALIZADO EN EL MERCADO PARA LLEGAR A
UNA BUENA ELECCION. 10
SOLICITAR AL CONTADOR CAPACIDAD ECONOMICA
PARA REALIZAR LAS RESPECTIVAS COMPRAS . 10
SOLICITAR A LA SEDE PRINCIPAL FLUIDES ECONOMICA PARA
REALIZAR LAS RESPECTIVAS COMPRAS 10
REALIZAR QUE LA ORDEN DE COMPRA SEA LO MAS ESPECIFICA
POSIBLE PARA GARANTIZAR AL PROVEEDEOR LA INFORMACION
DEL PRODUCTO REQUERIDO
10
COMUNICARSE CON EL PROVEEDOR Y REALIZAR EL RESPECTIVA
DEVOLUCION DEL PRODUCTO NO REQUERIODO.
10
LLEVAR EN ORDEN EL CONSECUTIVO DE COMPRAS Y PAGOS POR
PARTE DEL ALMACENISTA
10
EL ALMACENISTA TENDRA REALIZAR LA CORRECTA INSPECCION
DE LOS PRODUCTOS RECIVIDOS PARA VERIFICAR LA COMRA Y
ORDENAR EL PAGO AL PROVEEDOR
10
VERIFICAR POR PARTE DEL ALMACENISTA LAS EXISTENCIAS DEL
PRODUCTO REQUERIDO
10
10
EL ALMACENISTA DEBERA REALIZAR UNA ORDEN DEVOLUCON
AL PROVEEDOR Y REQUERIR EL PRODUCTO NECESARIO.

10
Bajo los lineamientos establecidos por la
organización el encargado del departamento de
compras de la empresa PRISMA, tendra una base
de datos con proveedores.
 0
El contrato etablecido entre ambas partes, maneja
una clausula de indemnizacion en caso de que se
presenten retrasos o incumplimiento en los
pedidos realizados por la empresa

El jefe de produccion es enviado desde la sede

principal de prisma en bogota, para realizar una
capacitacion al personal en neiva cada 3 meses
según los parametros de la empresa,establecidos
en el cronograma de actividades de la empresa.
10
En el contrato establecido por el gerente general y
firmado por ambas partes (Empleador -
Trabajador), en una clausula se indica que al
recibir tres Memorandos se da por terminada la
relacion laboral.
0
10
La persona encargada de realizar la orden de
servicio verificara que la informacion que tomo el
operario sea genuina, para ello llamara al cliente
para corroborar la informacion en caja

Si los datos no son correctos la empresa proveera

al clien de un formato para diligenciar a mano con
los datos requeridos para la orden de servicio 0
10
El coordinador operativo se encargara de revisar
siempre las inspecciones que se realicen a los
vehiculos conforme vayan siendo inspeccionados
por los operarios

10
Se realizara una nueva inspeccion por parte del
coordinado operativo teniendo en cuenta los
lineamientos establecidos por la empresa en
cuanto a la prestaciond el servicio

El coordinado de operativo de la empresa PRISMA

sede neiva, dara una induccion a los trabajadores
en el tema de manejo y control de inventarios
como lo establece la organización cada vez que
ingrese un trabajador nuevo a la empresa
10
El coordinado operativo de la empresa sera quien
realice la nueva cotizacion personalmente para
evitar errores a la hora de realizar la factura 10
La empresa PRISMA sede Neiva, proveera a las
dependencias un medio de comunicación (RADIO)
donde se establecera un canal para la
comunicación total entre las dependencias como
se establece en el contrato.
0
10
El coordinador operativo replanteara de manera
optima la distribucion de los operarios para
eliminar el cuello de botella que se genera cuando
no se entregan los vehiculos a tiempo

El coordinador operativo revisara todas los

diagnosticos de los vehiculos antes de que estos
pasen a manos de los clientes 10
10
La administradora de PRISMA sede neiva se
encargara de realizar el diagnostico
personalmente para evitar reprocesos en las
actividades.

10
El operario siempre le proporcionara al cliente la
orden de servicio para que sea revisada y
aprobada antes de proceder con el mantenimiento
del vehiculo

10
El coordinador operativo realizara charlas con sus
operarios 5 minutos antes de atender al primer
vehiculo diariamente dando algunas recordando y
sugerencias.

10
La encargada de facturacion pasara
trimestralmente un listado a la administracion un
listado donde espcifique los implementos faltantes
para su adquisicion.

0
La empresa trimestralmente va a adquirir
elementos o insumos adicionales a los que
normalmente se solicitaban para prevenir
inconvenientes con las solicitudes de los clientes
Los lubricantes estaran previamente organizados
con sus etiquetas y caracteristicas al igual que los
demas insumos; estos seran entregados por el
encargado de bodega por medio de la orden de
servicio
10
10
La administradora de PRISMA sede Neiva llamara a
descargos al encargado del almacen, por proveer
productos sin ninguna orden de servicio
autorizada

El operario siempre debera revisar la ficha

caracteristicas que maneja cada lubricante y cada
filtro antes de proceder a la realizacion del servicio 0
10
El coordinador operativo de PRISMA sede Neiva,
sera quien realice la entrega al operario de los
lubricantes y filtros a usar en el servicio del
vehiculo

La administradora de PRISMA sede neiva, solicitara

al encargado de bodega semanalmente un
inventario de los lubricantes e insumos que se
tengan en el momento para adquirir mas de ser
necesarios
10
10
A la hora de realizar la adquisicion de lubricantes e
insumos, la administradora de PRISMA sede neiva
solicitara cantidades adicionales para prevenir
retrasos en los porcesos

El coordinador operativo diligenciara nuevamente

el formulario de ingreso, donde solicitara al cliente
nuevamente sus datos para la orden de servicio 10
El coordinador operativo revisara los formularios
de ingreso antes de que estos sean llevados a caja
para la realizacion de la orden de servicio 10
 10
El auxiliar contable debera apoyar al contador en
todo lo que solicite para beneficio del sistema
contable de la sucursal PRISMA en la ciudad de
Neiva

El contador debera enviar la factura electronica s

según los estandares de la empresa, al correo
suministrado previamente por el cliente,
manteniendo la resolucion de facturacion
actualizada con la normatividad vigente
10

10
El contador siempre que se genere una factura de
venta debera revisarlas, para poder dar validez a
lo que se esta facturando, teniendo en cuenta las
tarifas establecidad por ley

10
El contador en facultad de sus funciones podra
cancelar la factura de venta si esta presenta
informacion que no es acorde al valor prestado
por la empresa PRISMA

10
La administradora siempre debera revisar y firmar
la factura emitida por el departamento contable,
revisada previamente por el departamento
contable.

10
La encargada de recaudar los pagos en caso de no
recibir el pago previo a la emision de la factura de
venta, ordenara a los operarios la retencion del
vehiculo del cliente que aun no haya cancelado.
E III
EXISTENTES

FRECUENCIA DOCUMENTADO IMPLEMENTADO

(0 - 20) (0 - 20) (0 - 20)

0 0 20
0 0 20
20 20 20
0 20 20
20 20 20
20 20 20
20 20 20
20 20 0
20 20 0
 0 0 20
20 20 20
20 20 0
20 0 20
20 0 20
20 0 20
20 0 20
20 20 20
20 0 0
20 20 20
20 20 20

20 20 20

20 20 20
20 20 20
20 20 20
20 0 20
20 0 20
20 20 20
20 0 0
20 20 20
20 0 0
20 0 20
0 0 0
20 0 0
20 0 20
20 0 20
20 0 20
20 20 20
0 20 20
20 0 20
0 0 20
20 20 20
0 0 20

0 0 20
20 20 20
20 20 20

20 20 20

20 20 20
20 20 20
20 20 20

0 0 20
EFECTIVO
SUMATORIA PROMEDIO
(0 - 30)

30 60 60
30 50 50
30 100 100
30 80 80
30 100 100
30 100 100
30 100 100
30 80 80
30 80 80
30 60 60
30 100 100
30 80 80
30 80 80
30 80 80
30 80 80
30 80 80
30 100 100
30 60 60
30 100 100
30 90 90

30 100 100

30 90 90
30 100 100
30 90 90
30 70 80
30 80 80
30 100 100
30 60 60
30 100 90
30 60 60
30 80 80
30 40 40
30 60 60
30 80 80
30 80 80
30 70 70
30 100 100
30 80 80
30 70 70
30 60 60
30 100 100
30 60 60

30 60 60
30 100 100
30 100 100

30 100 100

30 100 100
30 100 100
30 100 100

0 30 30
 FASE IV
EVALUACIÓN RIESGO RESIDUAL

VALORACIÓN
PROBABILIDAD IMPACTO
DEL RIESGO

4-probable 2-menor
zona de riesgo
alta

1- raro 1- insignificante
zona de riesgo
bajo

1-RARO 1-INSIGNIFICANTE
ZONA DE
RIEGO BAJO

1-RARO 2-MENOR ZONA DE RIESGO BAJO

1-RARO 5-CATASTROFICO ZONA DE RIESGO ALTA

 1-RARO 5-CATASTROFICO ZONA DE RIESGO ALTA

1-RARO 2-MENOR ZONA DE RIESGO BAJO

2-PROBABLE 2-menor ZONA DE RIESGO BAJO

1-RARO 1-INSIGNIFICANTE ZONA DE RIESGO BAJO

ZONA DE RIESGO
1-RARO 3-MODERADO
MODERADA

2-IMPROBABLE 3-MODERADO ZONA DE RIESGO

MODERADA
2-IMPROBABLE 3-MODERADO ZONA DE RIESGO
MODERADA

ZONA DE RIESGO
1-RARO 1-INSIGNIFICANTE BAJA

1-RARO 1-INSIGNIFICANTE ZONA DE RIESGO

BAJA

1-RARO 1-INSIGNIFICANTE ZONA DE RIESGO

BAJA

ZONA DE RIESGO
1-RARO 1-INSIGNIFICANTE BAJA
 ZONA DE RIESGO
1-RARO 1-INSIGNIFICANTE BAJA

ZONA DE RIESGO
2-PROBABLE 1-INSIGNIFICANTE BAJA

1-RARO 3-MODERADO ZONA DE RIESGO

MODERADA

ZONA DE RIESGO
3-POSIBLE 1-INSIGNIFICANTE BAJA

1-RARO 2-MENOR ZONA DE RIESGO

BAJA
 1-RARO 3-MODERADO ZONA DE RIESGO
MODERADA

2-IMPROBABLE 5-CATASTROFICO ZONA DE RIESGO

EXTREMA

1-RARO 3-MODERADO ZONA DE RIESGO

MODERADA

3-POSIBLE 1-INSIGNIFICANTE

ZONA DE RIESGO
BAJA

1-RARO 1-INSIGNIFICANTE
 ZONA DE RIESGO
1-RARO 3-MODERADO MODERADA

1-RARO 1-INSIGNIFICANTE ZONA DE RIESGO

BAJA

1-RARO 3-MODERADO ZONA DE RIESGO

MODERADA
 FASE V
DUAL TRATAMIENTO DEL RIESGO

OPCIÓN DE
ACCIÓN
MANEJO

reducir el
riesgo,evitar,c
omparti o
transferirr.

asumir el
riesgo

asumir el
riesgo

asumir el
riesgo

reducir el
riesgo,evitar,c
omparti o
 reducir el
riesgo,evitar,c
omparti o
transferirr.

asumir el
riesgo

asumir el riesgo

asumir el riesgo

ASumir el riesgo,REDUCIR
EL RIESGO

ASUMIR EL RIESGO -
DISMINUIR EL
RIESGO
ASUMIR EL RIESGO -
DISMINUIR EL
RIESGO

ASUMIR EL RIESGO

ASUMIR EL RIESGO

ASUMIR EL RIESGO

ASUMIR EL RIESGO
ASUMIR EL RIESGO

ASUMIR EL RIESGO

ASUMIR EL RIESGO -
DISMINUIR EL
RIESGO

ASUMIR EL RIESGO

ASUMIR EL RIESGO
ASUMIR EL RIESGO-
DISMINUIR EL
RIESGO

REDUCIR EL RIESGO- ESTABLECER CONTROLES A LA HORA

EVITAR-COMPARTIR DAR CUMPLIMIENTO A UNA ORDEN DE
O TRANSFERIR SERVICIO

ASUMIR EL RIESGO-
DISMINUIR EL
RIESGO

ASUMIR EL RIESGO
ASUMIR EL RIESGO-
DISMINUIR EL
RIESGO

ASUMIR EL RIESGO

ASUMIR EL RIESGO-
DISMINUIR EL
RIESGO
 FASE V
TRATAMIENTO DEL RIESGO

RESPONSABLE FRECUENCIA
COORDINADOR OPERATIVO DIARIAMENTE HASTA
MITIGAR EL RIESGO
 PROCESO DE COMPRAS
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
REALIZAR DOCUMENTO DONDE SE
REQUISICION SOLCITA COTIZACION DE SOLICITUD DE COTIZACION
SUMINISTROS(LUBRICANTES)

VERIFICAR PRESPUESTO DISPONIBLE Y SOLICITUD DE COMPRA Y POVE

COTIZACION
SELECCIÓN DE PROVEEDOR ASIGNADO
CONFIRMAR EL PRECIO Y LAS
SUMINISTRO Y RECEPCION D
ORDEN DE COMPRA CONDICIONES DE RECEPCION DEL
PODUCTO PRODUCTO SOLICITADO

RECIBIR EL PRODUCTO QUE ENVIO EL

RECEPCION PROVEEDOR Y REALIZAR ORDEN DE SOLICITUD DE PAGO A PROVEE
PAGO AL MISMO.

PROCESO DE PRESTACION DE SERVICIO

ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS

SOLICITAR EL TIQUET DEL ULTIMO

CAMBIO DE ACEITE, MEDIRLO Y DAR DIAGNOSTICO DEL ESTAD
REALIZAR INSPECCCION AL VEHICULO
REALIZAR LA INSPECCION AL SISTEMA VEHICULO
DE LUBRICACION

DIAGNOSTICO DEL VEHICULO OFRECER EL SERVICIO AL VEHICULO REALIZAR SERVICIO DE LUBRICA

PRESTAR SERVICIO DE LUBRICACION
AL VEHICULO.
SELECCIONAR MARCA Y VIZCOCIDAD REALIZAR ORDEN DEL SERVICIO
DEL ACEITE, JUNTO CON EL FILTRO DE
FACTURACION
AIRE Y DE ACIETE DEL VEHICULO

PROCESO DE FACTURACION
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
SOLICITAR LA PLACA DEL VEHICULO Y
LOS DATOS DEL CLIENTE, PARA LUEGO
REVISAR LA ORDEN DEL SERVICIO Y
ORDEN DE SERVICIO VERIFICAR LOS PRODUCTOS Y REALIZAR FACTURA
REFERENCIA DE CADA UNO.

FACTURACION ENTREGA FACTURA AL CLIENTE PAGO DEL SERVICIO

 SALIDAS

SOLICITUD DE COTIZACION

SOLICITUD DE COMPRA Y POVEEDOR

ASIGNADO

SUMINISTRO Y RECEPCION DEL

PRODUCTO SOLICITADO

SOLICITUD DE PAGO A PROVEEDOR.

CIO
SALIDAS

DAR DIAGNOSTICO DEL ESTADO DEL

VEHICULO

EALIZAR SERVICIO DE LUBRICACION

L VEHICULO.

REALIZAR ORDEN DEL SERVICIO PARA

FACTURACION

SALIDAS

REALIZAR FACTURA

PAGO DEL SERVICIO

Impacto que afecte la ejecución presupuestal
en un valor ≥0,5%.

Impacto que afecte la ejecución presupuestal en un valor ≥1%.

Impacto que afecte la ejecución presupuestal

en un valor ≥5%.

Impacto que afecte la ejecución presupuestal

en un valor ≥20%.

Impacto que afecte la ejecución presupuestal

en un valor ≥50%.
 60 proba EXTREMA
ALTA

100 impacto MODERADA

BAJA

DISMUYE
MAYOR 90 DOS
CASILLAS

DISMUYE
ENTRE 80-89 UNA
CASILLA
MENOR A 79 NO
DISMINUYE
6
0