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TEMA N° 5

IMPORTANCIA DE LOS SISTMAS CONTABLES


1.- INTRODUCCION.-
Actualmente el mundo de los negocios avanza a pasos agigantados, y este movimiento arrollador
va de la mano de los cambios que surge en la tecnología, las nuevas demandas de información,
los cambios sociales, culturales, económicos existentes en este nuevo entorno. Todo esto pone de
manifiesto el nuevo oriente que debe seguir la contabilidad es quizás una de las actividades por
no decir la más importante dentro del campo de negocios , dada su naturaleza de informar acerca
del incremento de la riqueza , la productividad y el posicionamiento de las empresas en los
ambientes competitivos .
La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que tienen estos
tanto para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellos usuarios
externos de la información
Las nuevas demandas de información abren campo a la introducción de nuevos conceptos que
pueden llegar a potencializar la empresa dentro del mercado si se le da el adecuado manejo;
reconocimiento y medición
Los sistemas en las empresas son muy importantes porque la calidad de su implementación
dependerá del éxito de las mismas, y podrá proporcionar información fiable para la toma de
decisiones
Es indiscutible que en cualquier organización el funcionamiento contable depende de los
sistemas, y del beneficioso que resulta para una organización su utilización

2.-LOS SITEMAS CONTABLES EN LAS ORGANIZACIONES.-


Un sistema de información contable, con frecuencia llamado simplemente un sistema de
información, es la combinación del personal, los registros y procedimientos que se usa en un
negocio para cumplir sus necesidades rutinarias de información financiera. Debido a que cada
negocio tiene necesidades de información diferentes cada uno usa un sistema de información
contable distinto
Las funciones empresariales son variadas tales como: comprar, vender, facturar, finanzas,
marketing, etc.
Para cada una de estas actividades se diseñan los sistemas y subsistemas para controlar
operativamente los procedimientos administrativos necesarios en cada función.
Cada sistema de la empresa tiene un objetivo para lo cual fue diseñado y para el cual funciona.
Existen muchos sistemas similares y otros que realizan una misma función pero en realidad
tienen una función distinta así como proceso operativo propio.
SISTEMAS ELEMENTALES DE INFORMACIOPN DE UNA EMPRESA
COMERCIALIZACION LOS CICLOS DE LA ADMINISTRACION
PRODUCCION
PEDIDOS PLAN DE PRODUCCION CUENTAS POR PAGAR
FACTURACION DE REQUERIMIENTO DE CUANTAS POR COBRAR
INVENTARIOS MATERIAS PRIMAS COMPRAS
INFORME CONTROL DE COSTOS
PRODUCCION
Desde el momento en que un sistema se desarrolla y se ha puesto en funcionamiento se
identifican diferentes etapas en las que el comportamiento y el rendimiento cambian.
3.-OBJETIVOS DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN.-
Todo sistema contable debe estar orientando al logro de los siguientes objetivos:
 Apego a las normas legales vigentes.
 Asegurar la integridad de los datos.
 Adecuados registros y procesamiento de las operaciones.
 Presentación de la información económica y financiera contable.
 Garantizar la oportunidad de presentación de la información.

4.- APEGO A LAS NORMAS LEGALES VIGENTES.-


Todo sistema debe apegarse a las legislaciones mercantiles, Societarias, Impositivas y Laborales
vigente por ejemplo:
Los sistemas contables deberán tomar en cuenta para su elaboración lo siguiente:
 Normas internacionales de Contabilidad.
 Principios de contabilidad generalmente aceptados.
 Código de comercio
 Código tributario
 Ley 843, 1606 sus modificaciones y reglamentos.
 Otras normas jurídicas como ser código civil y otras.

5.-ADECUADOS REGISTROS Y PROCESAMIENTO DE LAS OPRACIONES.-


Los registros deben efectuarse de acuerdo con las características, normas y procedimientos
adoptados por cada empresa en particular.
Las empresas realizan compras de activos fijos, deberán fijarse políticas y parámetros para el
registro y desembolsos por ese concepto, evitando el riesgo de que operaciones similares sean
tratadas de manera diferente.
Asimismo los sistemas contables deben contemplar lo siguiente:

a) PRESENTACION DE LA INFOEMCION FINANCIERA CONFIABLE.-


La información financiera proporcionada debe ser confiable, presentada razonablemente para
una adecuada toma de decisiones, o para que la administración tributaria realice un control
impositivo.

b) ASEGURAR LA INTEGRIDAD DE LOS DATOS.-


Todas y cada una de las transacciones deben ser registradas adecuadamente.
Mantenerse en todo momento el principio d consistencia al preparar la información económica –
financiera. Establecer controles para una adecuada contabilización.

c) GARANTIZAR LA OPORTUNA PRESENTACION DE LA INFORMACION.-


La información financiera procesada en las empresas debe ser procesada oportunamente en razón
a que la información de esta naturaleza es una importante herramienta para la toma de
decisiones.
Se debe mencionar que el enfoque de sistemas contables es global y toma en cuenta todos los
factores que pueden tener su influencia en la generación de la información contable.
Es importante definir las siguientes áreas de análisis dentro del funcionamiento de un sistema
contable:
 Área tecnológica.
 Área de programas y software relacionados.
 Área de políticas contables.
 Área de la estructura organizacional.

Cada una de estas áreas deben ser tratadas individualmente, tomando en cuenta la relación
existente entre cada una de ellas, comenzando su análisis en el orden señalado.
Mercaderías
Dev. En compras
Flete de ventas y/o VENTAS SISTEMA CONTABLE
Acarreos en ventas
Mercaderías
Dev. En ventas
Fletes s/Comp. y/o COMPRAS SISTEMA CONTABLE
Acarreos s/Comp.
Sueldos y Salarios
Cargas sociales
Viáticos y pasajes
Vacaciones RECURSOS HUMANOS SISTEMA CONTABLE
Sobre tiempos
Aguinaldos
Liquidaciones
Débito fiscal
Crédito fiscal
Impuesto Transacciones NORMAS IMPOSITIVAS SISTEMA CONTABLE
IUE
RC – IVA
Comp. Mat y Sum.
Compra de act. Fijos
Otros gastos SERVICIOS GENERALES SISTEMA CONTABLE
Alquileres
Seguros
Manejo de efectivo
Depósitos bancarios TESORERIA SISTEMA CONTABLE
Inversiones

6.- CICLO DE VIDA DE UN DISEÑO DE SISTEMA CONTABLE.-


Análisis Determinación Diseño o Implantación Análisis
Preliminar de rediseño del del sistema preliminar
requerimiento sistema
Diseño de sistemas contable es el estudio de principios y consideraciones que saben ser tomadas
en cuenta para el diseño de un proceso o hecho referente a la contabilidad en general o parte de
esta, siendo su campó de acción la serie de funciones empresariales.
Es el estudio de normas y principios que deben aplicarse para el diseño, rediseño de acciones
sistemáticas referente principalmente a áreas contables y la contabilidad propiamente dicha.
7.- RESPONSABLES DEL DISEÑO O REDISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE.-
Son aplicables a todo tipo de negocio, cada empresa requiere un sistema de información
financiera adecuado específicamente a sus necesidades. Este sistema incluye las formas
contables, registros, manuales de instrucción, diagramas de flujos, programas de computador y
los informes específicos para suplir las necesidades completas de la empresa. Un área
especializada de la contabilidad consiste en el diseño del sistema contable y su implementación.

8.- DIAGNOSTICO.-
Consiste en una evaluación de la eficiencia y eficacia del proceso contable y del sistema de
información que posee el cliente, con el fin de identificar debilidades, oportunidades de
mejoramiento y las necesidades de fortalecimiento que le permitan obtener una información
clara, oportuna y segura.

9.- REQUERIMIENTO.-
 Anuncio de apertura y cláusulas del comercio
 Inscripción en el registro público de comercio
 Inscripción protestiva y obligatoria
 Contabilidad mercantil
 Libro de mayor y libro de actas
 Temporalidad de los libros
 Estados financieros

10.- DISEÑO O REDISEÑÓ.-


Un sistema incluye las formas contables, los registros, los manuales de instrucción, los
diagramas de flujo, los programas de computación y los informes específicos para suplir las
necesidades completas de la organización.
Un sistema contable proporciona información para uso interno y externo. El informe interno de
un sistema contable es el que suministra a los gerentes la información necesaria para las
operaciones diaria y también para la planeación a largo plazo

11.- IMPLANTACION O IMPLEMENTACION.-


La implementación de un sistema de contabilidad que sea confiable para la gerencia es uno de
los puntos clave en la información de la empresa como tal, este le permite en cualquier, momento
evaluar su desenvolvimiento, su gestión, control y determinar su posición financiera