Capítulo II: EL PROCESO CONTABLE

El sistema de información contable, se vale de un proceso para proporcionar a la

organización informes contables útiles para la toma de decisiones. Hemos visto la primera
etapa del proceso contable: la captación de los datos, por lo tanto, continuaremos con la
etapa central de la tarea contable que es el procesamiento de los datos cargados.

COMPROBANTES

•NOTA DE PEDIDO
•REMITO
CUENTA SE PROCESAN EN
•FACTURA
•RECIBO •PLAN DE CUENTA
•PAGARE •MANUAL DE CUENTA
•PARTIDA DOBLE
•SISTEMA DE
REGISTRACION
•MEDIOS DE
REGISTRACION

SE DECODIFIVA EN UNA :

Este procesamiento implica, en primer lugar, la traducción de los datos que llegaron a la
organización por distintos medios (etapa de captación de datos), al denominado lenguaje
contable, que posee diferentes herramientas para el procesamiento, una de ellas son las
cuentas. Éstas van a permitir la clasificación, la identificación y la agrupación de
información homogénea, es decir de los cambios cualitativos y cuantitativos en algún
elemento activo, pasivo o de patrimonio neto particular, a lo largo de la vida de la
organización.

¿Y qué es una cuenta?

Son los elementos utilizados para la registración contable.
Para Héctor Ostengo, la cuenta es “Es el soporte del proceso contable donde se almacena
toda la información respecto a las operaciones económico-financieras, con el propósito de
permitir su clasificación homogénea y esquemática.”

¿Cuáles son los elementos constitutivos de la cuenta?

La cuenta se compone de tres partes inseparables e indispensables a saber:

a) Parte literal: Se componen por:

 El nombre, que debiera ser breve, claro, preciso, no debe plantear confusiones
respecto de otros elementos patrimoniales, ni causas de sus cambios.
  La explicación de los distintos movimientos que se registran.
 Las fechas en las que se producen las operaciones.
 Las referencias a la prueba documental que origina la operación.

b) Parte numérica: es el elemento que permite informar acerca del valor del elemento
patrimonial que representa, es decir la cuantía del mismo a una fecha determinada,
como así también informar el valor de los hechos que hacen que se origine un
incremento o una disminución del saldo. Este valor se registra en moneda de curso
legal.

c) Parte gráfica: la disposición grafica de los elementos de la cuenta pueden variar, pero
permite combinar básicamente las expresiones literales y numéricas que allí se
asientan, según corresponda en el debe o en el haber.

Fuente: Jorge Simaro

La disposición gráfica de una cuenta puede tener distintos aspectos, lo importante es que
cumpla la función descripta como acumulación de información relacionada con el mismo
objeto.
El diseño gráfico se logra con líneas horizontales y verticales (filas y Columnas) que
permiten la articulación de los datos arriba mencionados. Ejemplo:
Cuenta Deudores por ventas
Debe Haber
Fecha Importe Fecha Importe
1/1/2020 1.200,00
5/1/2020 5.000,00
7/1/2020 2.500,00
8/1/2020 1.300,00

En el modo de realizar las anotaciones está presente el concepto de la igualdad contable

fundamental.
Cuenta Deudores por ventas
Importes
Fecha Nº asiento Descripción de la operación
Variación Saldo
1/1/2020 001 Saldo al inicio del ejercicio 1.200,00 1.200,00
5/1/2020 025 Venta a crédito según factura 287 5.000,00 6.200,00
7/1/2020 036 Cobranza según recibo 220 -2.500,00 3.700,00
 8/1/2020 040 Cobranza según recibo 222 -1.300,00 2.400,00

Cuenta Deudores por ventas

Fecha Nº asiento Descripción de la operación Debe Haber Saldo
1/1/2020 001 Saldo al inicio del ejercicio 1.200,00 1.200,00
Venta a crédito según Fact
5.000,00 6.200,00
5/1/2020 025 287
7/1/2020 036 Cobranza según recibo 220 2.500,00 3.700,00
8/1/2020 040 Cobranza según recibo 222 1.300,00 2.400,00
¿Qué tipos de cuentas se pueden crear? y ¿qué representan dentro de la estructura
contable del ente.?
Para responder a ello debe tenerse en cuenta la siguiente clasificación:

PRINCIPALES CLASIFICACIÓNES DE CUENTAS

Según su naturaleza
Patrimoniales Activo Banco cta. cte. - Mercaderías
Pasivo Proveedores – Deudas hipotecarias
Patrimonio Neto Capital – Resultado del Ejercicio
Regularizadoras De Activo Intereses Positivos a devengar
De Pasivo Intereses Negativos a devengar
Resultados Positivos Ventas –Intereses Positivos
Negativos Costo de Venta – Sueldos y Jornales
Orden De orden deudora Mercaderías recibidas en
consignación
De orden acreedora Proveedores por mercaderías
recibidas en consignación
Movimiento Compras

Según su agrupamiento y/o extensión

Recompuestas Activo Pasivo
Compuestas Caja y Bancos Deudas Comerciales
Sintéticas o Bancos cta. cte. Proveedores
colectivas
Simples o Analíticas Banco Galicia c/c – Proveedor Colorín SRL – Acreedor
Banco Río c/c Vicente Moroz

Según el significado de su saldo

Acumulativas Ventas – Costo de Venta – Depreciaciones
Residuales Caja – Deudores por Ventas – Mercaderías - Proveedores

Según su saldo
Deudoras Activo Caja – Mercaderías – Documentos a
cobrar
Resultado Negativo Sueldos y Jornales – Alquileres
pagados
 Regularizadoras de Pasivo Intereses Negativos a devengar
Acreedoras Pasivo Proveedores – Deudas prendarias
PN Capital
Regularizadora de Activo Intereses Positivos a devengar

Representan los elementos que

componen el patrimonio de un ente
y sus correspondientes
regularizadoras.

La característica es que estas

cuentas reciben movimientos en el
Patrimoniales
debe y en el haber, y su saldo surge
de la suma algebraica de estos
movimientos, el saldo es un
residuo.

El saldo es una representación de

un elemento patrimonial referido a
un determinado momento.

Incluye las cuentas que clasifican

las causas del resultado del
ejercicio.

La característica de estas cuentas

es que usualmente reciben
De Resultados movimientos exclusivamente en el
debe o en el haber, y su saldo surge
por acumulación de dichos
movimientos, brindando
información referida a un periodo.
Por su Estas cuentas tienen como finalidad
naturaleza regularizar el valor que informa una
cuenta determinada del activo o del
Regularizadoras pasivo.

Para poder cumplir con este

objetivo, las cuentas
regularizadoras tienen un saldo
inverso al de la cuenta de la cual
dependen.

Son aquellas utilizadas para

representar determinado tipo de
situaciones especiales como, por
 ejemplo, bienes que tiene la
empresa, pero de propiedad de
terceros.
Orden A través de las cuentas de orden
(cuenta deudora y cuenta
acreedora) se registrará esa
tenencia provisoria de los bienes, y
paralelamente los compromisos a
los cuales se tendría que hacer
frente en caso de que dichos bienes
se dañen, desaparezcan, etc.

Cabe destacar que estas cuentas al

no presentar incidencia patrimonial
siempre se utilizan debitando una
cuenta de orden y acreditando otra
cuenta de orden.

En el ordenamiento que proponen

las normas contables vigentes, no
está contemplado el uso de las
cuentas de orden, reemplazándolas
por notas a los estados contables.
Movimiento Son aquellas que se utilizan
durante el desarrollo de la actividad
económica del ente y que al final del
ejercicio se refunden en la cuenta
principal.

Por ejemplo, al finalizar el período,

se vuelcan los saldos de la cuenta
de movimiento compras a la cuenta
mercaderías.

Simples o analíticas: Representan un conjunto

homogéneo de conceptos simples, y estas cuentas no
admiten nuevas divisiones.
Colectivas o Sintéticas: Representan un conjunto de
elementos del activo, del pasivo o del Patrimonio
Por su
Neto, o una agrupación de resultados positivos o
Extensión o
negativos. Estas cuentas se dividen en cuentas
agrupamiento
simples.
Compuestas: representan un conjunto de elementos
de activo, pasivo, o del patrimonio neto, que
desagregan grupos de cuentas colectivas o sintéticas,
que se denominan Rubros.
 Recompuestas: representan el máximo
agrupamiento de conceptos homogéneos de Activo,
Pasivo, Patrimonio Neto, Resultados Positivos,
Resultados Negativos. Todas las cuentas
recompuestas se desagregan en cuentas
compuestas.

Una propuesta que nos permite integrar todas las clasificaciones por su Extensión o agrupamiento:

Recompuesta Compuesta Colectivas Simples

Activos Bienes de cambio Mercaderías Mercadería “A”

Pasivo Deudas Comerciales Proveedores Proveedor Mario Mendoza
Acumulativas: Su saldo se forma por la acumulación
representada por distintas operaciones y los hechos
económicos, por ejemplo, cuentas de resultados. Se las
Por el
llama acumulativas, justamente como consecuencia del
Significado
“incremento” o “acumulación” permanente de su saldo
de su
en el ejercicio contable.
saldo
Residuales: Su saldo es producto de las
compensaciones casi continuas de débitos y créditos,
por ejemplo, cuentas patrimoniales.

Deudor: Cuando el total acumulado de los importes debitados

Por
supera al de importes acreditados.
su
Saldo Acreedor: Cuando el total acumulado de importes acreditados
supera al de importes debitados.

Siguiendo con el procesamiento de datos, nos abocamos al plan de cuentas. ¿A qué nos
referimos al hablar de plan de cuentas?

PLAN DE CUENTAS
El plan de cuentas es la ordenación sistemática de la totalidad de las cuentas que integran
el sistema contable.

Fowler Newton, lo define “como el ordenamiento metódico de todas las cuentas de las que
se sirve el sistema de procesamiento contable para el logro de sus fines”.

Los requisitos que debe reunir todo plan de cuentas son:

 Integridad: debe ser completo (contener todas las cuentas necesarias de acuerdo a
las necesidades de información de la empresa).
 Flexibilidad: debe permitir introducir nuevas cuentas.
 Sistematicidad: las cuentas deben ordenarse de acuerdo a un criterio que les otorgue
una estructura organizada.
 Homogeneidad: debe agrupar las cuentas siguiendo un criterio uniforme.

¿Qué aspectos hay que tener en cuenta?

Al confeccionar el plan de cuentas se deben tener presentes aspectos que satisfagan las
necesidades del sistema contable, entre ellos se pueden destacar los siguientes:

1) Tipificación jurídica del ente.

2) Estructura organizativa y administrativa del ente.

3) Dimensión y ubicación geográfica del ente: según el tamaño de la empresa será la

necesidad de establecer cuentas a los efectos de control, si tiene sucursales o no influirá
en el sistema contable, por cuanto se podrán delegar tareas administrativas-contables y
para ello es necesario prever las cuentas necesarias.

4) Naturaleza del ente y objeto social a desarrollar.

5) Normas técnicas y legales en vigencia: se deben considerar los aspectos legales y

técnicos para satisfacer la información sobre:
 Presentación de los Estados Contables.
 Contralor Fiscal del Estado, AFIP, etc.

6) Necesidad de información: se debe establecer la necesidad de información que

requiere el ente, por ejemplo, saldo de clientes por zonas geográficas, informes
patrimoniales mensuales, etc.

¿Seguimos algún criterio para ordenar las cuentas en el plan de cuentas.?

Criterios de ordenamiento

Al confeccionar el plan de cuentas se debe seguir algún criterio a fin de establecer el

ordenamiento de las cuentas. Para ello se adopta el criterio de lo más líquido a lo menos
líquido, comenzando con caja y bancos, siguiendo con inversiones y así sucesivamente.
Para el ordenamiento del pasivo se adopta el criterio de exigibilidad y así se va de lo más
exigible a lo menos exigible.

Este criterio es el que establecen las normas contables vigentes de exposición y a fin de
facilitar la elaboración de los informes contables se cree conveniente adoptar este criterio.

¿Para qué codificar?

Codificación del Plan de Cuentas

Para identificar las cuentas con mayor facilidad se procede a codificar el plan. Para ello se
asigna a cada cuenta, y a cada grupo principal de ellas, una referencia que consiste en un
número o letras (o una combinación de ambos) y que las individualiza claramente.

¿Qué permite la codificación de las cuentas?

a) Facilitar el agrupamiento y archivo de la información que contienen las cuentas.
b) Facilita el agregado de cuentas nuevas.
c) Facilita la ubicación de la cuenta a utilizar.
d) Facilita el procesamiento de los comprobantes.
 Existen distintas formas de codificar un plan de cuentas.?. Si, entre los más
generalizados se encuentran:

a) Numérico: se identifica cada cuenta con una combinación de números. El más utilizado
es el decimal por la practicidad en la operatoria.

b) Alfanumérico: se combinan letras con números, su aplicación es limitada.

c) Alfabético: se le asigna a cada cuenta un código formado por una o varias letras.
Este método tiene la limitación de las letras, en caso de utilizarse es conveniente efectuar
una combinación de letras para que el plan sea flexible.

Sistema de codificacion numerico decimal Sistema de codificacion alfanumerico Sistema de codificacion alfabético
1.0.0.0.00 ACTIVO A. ACTIVO A. ACTIVO
1.1.0.0.00 ACTIVO CORRIENTE A.C. ACTIVO CORRIENTE A.C. ACTIVO CORRIENTE
1.1.1.0.00 CAJA Y BANCOS A.C.A. CAJA Y BANCOS A.C.A. CAJA Y BANCOS
1.1.1.1.00 CAJAS A.C.A.1. CAJAS A.C.A.A CAJAS
1.1.1.1.01 Caja en pesos A.C.A.1.01 Caja en pesos A.C.A.A.A Caja en pesos
1.1.1.1.02 Caja en dolares A.C.A.1.02 Caja en dolares A.C.A.A.B Caja en dolares
1.1.1.1.03 Caja en reales A.C.A.1.03 Caja en reales A.C.A.A.C Caja en reales
1.1.1.1.04 Fondo fijo A.C.A.1.04 Fondo fijo A.C.A.A.D Fondo fijo
1.1.1.2.00 BANCOS A.C.A.2. BANCOS A.C.A.B BANCOS
1.1.1.2.01 Banco XX cta cte A.C.A.2.01 Banco XX cta cte A.C.A.B.A Banco XX cta cte
1.1.1.2.02 Banco XX cta cte en USD A.C.A.2.02 Banco XX cta cte en USD A.C.A.B.B Banco XX cta cte en USD
1.1.1.2.03 Banco YY cta cte A.C.A.2.03 Banco YY cta cte A.C.A.B.C Banco YY cta cte
1.1.1.2.04 Banco YY cta cte en USD A.C.A.2.04 Banco YY cta cte en USD A.C.A.B.D Banco YY cta cte en USD

¿Qué es el manual de cuentas?

Manual de Cuentas
Este manual contiene al plan de cuentas y las instrucciones necesarias para la utilización
de las cuentas que forman parte del sistema contable.

Recibe esta denominación, según Miguel Telese, “El conjunto de cuentas ordenadas
preferentemente según su naturaleza, que el sistema de información contable prevé
utilizar para dar cumplimiento con las finalidades de la contabilidad, con una adecuada
referencia para cada una de ellas.”

Miguel Telese afirma que el manual de cuentas debe explicar respecto de cada cuenta,
entre otros:

 El nombre y su significado.
 La naturaleza de la misma.
 Los elementos patrimoniales que identifica o las causas del cambio que manifiesta.
 Las alternativas en las cuales se genera el aumento o disminución de sus saldos.
 El significado del saldo.

Resumiendo, el estudio minucioso de cada cuenta se realiza a través de lo que

denominamos análisis de cuentas, basada en el siguiente cuestionario:
¿Qué REPRESENTA LA CUENTA?

¿Cómo se clasifica según su naturaleza?

¿Cuál es su SALDO?

¿Cuándo se DEBITA?

¿Cuándo se ACREDITA?

¿Qué SIGNIFICA su saldo?

Veamos un ejemplo:

Análisis de Cuenta: cuenta CAJA

Representa el dinero en efectivo que se posee.
Según su naturaleza es Patrimonial del Activo.
Saldo deudor.
Se debita: Cuando recibimos dinero en efectivo ya sea por la venta al contado de
mercadería o servicios, o cobros de clientes.
Se acredita: Cuando por algún concepto se efectúan pagos en efectivo o depósitos.
Su saldo significa el importe del dinero en efectivo que posee el ente a una fecha
determinada.

¿Las operaciones y hechos económicos dónde se anotan? ¿Existen libros que

registran los cambios acaecidos en el patrimonio del ente? ¿Qué son los registros?

Nos ocuparemos de la etapa del proceso contable denominada REGISTRACIÓN de los

hechos que puntualmente originan cambios en el patrimonio del ente, o que pueden
originarlos, y del almacenamiento del valor de esos cambios y los efectos que los mismos
producen en los componentes patrimoniales (Activo, Pasivo, Patrimonio Neto).

Todo ello se realizará en registros. El método de registración se basa en la “partida doble”.

¿Qué es el método de la partida doble?

Es un método de registración contable. En este método las anotaciones referidas a cada

hecho se efectúan en no menos de dos cuentas, y los importes de las cuentas que
utilizamos para las anotaciones deben balancear, esto significa, que la suma algebraica
debe ser igual a cero.

Siguiendo a Fowler Newton, es importe señalar las convenciones mediante las cuales
funciona el método:

a) En las cuentas que representan los elementos patrimoniales que se encuentran en el

primer término de la igualdad, es decir activos y resultados negativos, los incrementos
en sus mediciones se anotan en su debe y las disminuciones en su haber.
b) En las cuentas que representan los elementos patrimoniales que se encuentran en el
segundo término de la misma igualdad, es decir pasivos, capital y resultados
 positivos, los incrementos en sus mediciones se anotan en su haber y las
disminuciones en su debe.
c) Los importes que anotamos en una cuenta se denominan: débitos si se hacen en el
debe; créditos si se hacen en el haber.
d) En cada asiento contable la totalidad de los importes debitados debe coincidir con el
de los acreditados.
e) Por lo anterior deben coincidir, balancear, los totales de débitos y de créditos
acumulados por el sistema contable.
f) El saldo de una cuenta es la diferencia entre los totales acumulados de sus débitos y
de sus créditos.
g) El saldo es:
 Deudor cuanto el total acumulado de los importes debitados es mayor que los
importes acreditados.
 Nulo cuando ambos totales coinciden.
 Acreedor cuando el total acumulado de los importes acreditados supera al de los
debitados.

La suma de los valores absolutos (sin signo) de los saldos deudores debe coincidir con la
suma de los valores absolutos de los saldos acreedores.
Concordantemente con lo anterior la suma algebraica de todos los saldos con su
correspondiente signo debe ser nula.
También es convención aceptada del método que cuando los débitos y los créditos se
asientan en columnas separadas la primera se usa como debe y la segunda como haber.
La otra convención es que en un asiento contable primero se registran las cuentas que se
debitan y luego las que se acreditan.
El método nos exige utilizar dos registraciones y con signos opuestos entre sí, que
permitan informar la variación patrimonial que se genera y respetar la igualdad contable.
De allí su nombre, la partida doble.
Para registrar se requiere de la intervención de al menos dos cuentas, una de la cuales se
debitará y la otra se acreditará.
¿Qué significa debitar y acreditar?
Vimos que las secciones de una cuenta comprenden el Debe a la izquierda y el Haber a
la derecha. Las anotaciones en el debe de una cuenta se denominan débitos y las
anotaciones en el haber, créditos. De allí surge que una cuenta se debita o se acredita.
Siguiendo el criterio establecido por la partida doble, cada variación patrimonial implicará
un débito en una o más cuentas y un crédito en otra u otras cuentas, por el mismo importe.
¿Pero cómo trasladamos estas reglas a la igualdad contable?
Transformamos la expresión (1) en sentido positivo:

A + R(-) = P + C + R(+)

Debe Haber
Activo inicial Pasivo inicial
Aumento de activos Aumento de pasivos
Disminuciones de pasivos Disminuciones de activos
Aumento de R (-) Aumento de R(+)
Disminuciones de capital Capital inicial
Aumento de capital.

Los términos a la izquierda de la igualdad se inician o se incrementan con una anotación

en el debe, y disminuyen con una anotación en el haber y tienen saldo deudor. Por otro
lado, los términos a la derecha de la igualdad se inician o se incrementan con una
anotación en el haber, y disminuyen con una anotación en el debe y tienen saldo acreedor.
En todo momento se verifica que la suma de todos los saldos de las cuentas deudoras (a
la izquierda de la igualdad contable) es igual a la suma de todos los saldos de las cuentas
acreedores (a la derecha de la igualdad contable).
Los elementos de activos, pasivos y capital pueden sufrir aumentos y/o disminuciones, no
así los resultados.

¿Cómo se procesa la información?

A través del asiento contable, que contiene la identificación de la fecha, las cuentas que
intervienen y la valoración representada en moneda de curso legal.
Fecha Concepto Debe Haber
dd/mm/yy Luz a pagar 100
a Caja 100

¿Dónde se vuelcan los asientos contables?

En los registros contables, tema que desarrollamos a continuación.
¿Qué entendemos por registros contables?
Los registros contables son aquellos medios físicos en donde se realizan las anotaciones
contables. Donde, en el marco del proceso contable, se registran los asientos de
contabilidad, que a su vez reflejan las variaciones del patrimonio del ente que se deben
anotar.
Según Pahlen Acuña y otros autores, los registros contables son objetos materiales
utilizados por una organización para efectuar anotaciones relacionadas con operaciones
y hechos económicos.
Los registros pueden ser cronológicos cuando se ocupan de informar los hechos
económicos en la secuencia temporal que ocurren, pero también hay registros que
agrupan información relacionada con algún elemento del patrimonio (cuenta contable) y
en este caso se denominan registros temáticos.

Como ejemplo de registro contable podemos mencionar el libro de Inventarios y Balances

y en él se transcriben los detalles del inventario del patrimonio del ente y los estados
contables básicos. El Código Civil y Comercial de la Nación en su art. 326, exige como
mínimo un estado de situación patrimonial y un estado de resultados, que deben asentarse
en el registro de Inventarios y Balances.

Siguiendo a estos autores, resulta indispensable el uso de los registros, pues ellos se
convierten en el lugar común donde se anotan y se guarda la transcripción de todas
las operaciones y hechos económicos de un ente, como así también los
movimientos de cada cuenta involucrada, accediendo a partir de ellos a los datos
para preparar los distintos informes contables.
Para efectuar las anotaciones en un registro contable habrá que:
1. Determinar si el documento que se tiene a la vista produce efecto patrimonial.
2. Identificar las cuentas intervinientes.
3. Clasificar las cuentas según su naturaleza.
4. Identificar si hubo aumentos o disminuciones en las cuentas intervinientes.
5. Debitar o acreditar cada cuenta según corresponda.

¿Cómo se clasifican los registros?

En general podemos clasificarlos en:

 Según la información que reúnen:

a) Registros principales: En base a estos registros se estructura el sistema de

información contable. Los ejemplos más destacados de este tipo de registro son: el libro
Diario y el libro Mayor. En estos registros, se vuelcan todas las operaciones del ente,
de manera detallada o resumida. Es detallada, si el sistema de información contable
se sustenta solamente en estos, y resumida si el sistema se diagrama utilizando
registros auxiliares.
b) Registros auxiliares: son aquellos en los que se anotan, detalladamente, las
operaciones repetitivas de un mismo tipo, que aparecen resumidas luego por totales y
en forma mensual en el registro principal.
Algunos ejemplos registros auxiliares:
 Subdiario de Compras
 Subdiario de Ventas
 Otros subdiarios.
 Submayores.

 Según como se ordena la información:

a) Cronológicos: las operaciones son anotadas en el orden en que se producen; como

por ejemplo el libro Diario.
b) Sistemáticos: en estos registros, las operaciones se anotan por temas o conceptos:
por el ejemplo el libro Mayor.

 Según las exigencias legales:

a) Indispensables: se incluyen en este grupo todos aquellos libros y registros impuestos

por el Código Civil y Comercial y por otras normas legales y reglamentarias específicas.
Al respecto, el Código Civil y Comercial establece:
ARTÍCULO 322.- Registros indispensables. Son registros indispensables, los siguientes:
a. diario;
b. inventario y balances;
c. aquellos que corresponden a una adecuada integración de un sistema de contabilidad
y que exige la importancia y la naturaleza de las actividades a desarrollar;
d. los que en forma especial impone este Código u otras leyes.

b) No indispensables: su uso no es exigido por normas legales.

Por consiguiente, y de acuerdo con las clasificaciones mencionadas, cuáles son los
registros habitualmente utilizados.? Los detallamos a continuación:
a) Diario, denominado en algunas organizaciones diario general o diario principal; donde
se anotan cronológicamente los datos de operaciones y otros hechos económicos en
forma resumida o detallada, o mediando, en la mayoría de los casos, una combinación
de ambos. Es además un registro indispensable.
b) Subdiarios o diarios auxiliares: en los que se registran los detalles de las operaciones
que luego se transfieren mensualmente en forma resumida en el diario, separados por
cada tipo de operación (puede existir un Subdiario de compras, otro de ventas, de
movimientos de fondos, etc.). Son registros auxiliares.
c) Mayor o mayor principal: donde se registran las operaciones ordenadas con un criterio
de cuenta contable (Ventas, Compras, Deudores por ventas, Proveedores, etc.). Es un
registro principal y sistemático.
d) Mayores auxiliares, analíticos o submayores: en los que se individualizan
subclasificaciones de las cuentas del mayor (ventas de autos nuevos, de autos usados,
de repuestos, de servicios de taller mecánico, etc.) o las cuentas individuales de cada
cliente, cada proveedor, cada cuenta bancaria según su modalidad, etc. Se trata de
registros auxiliares, sistemáticos y no indispensables.

¿Qué datos deben contener las registraciones en el libro Diario?

Los asientos son anotaciones contables efectuadas en el libro diario (registro cronológico,
obligatorio) de las operaciones y hechos de índole económicos, utilizando para ello
cuentas y aplicando el método de registración denominado la partida doble.

Fuente: Impresión del sistema Regisoft (versión educativa).

Los datos esenciales que deben contener las registraciones en el libro diario 1 son:
 Número del asiento, que es de orden ascendente, y se reinicia en cada ejercicio
económico.
 Fecha, aquella en la cual se realizó el hecho económico que se registra. En caso de un
asiento resumen se pondrá la última fecha del mes.
 Nombres y códigos de las cuentas utilizadas, según estén explicitadas en el plan de
cuentas.
 Importes por los cuales se debitan y acreditan las cuentas, para respetar la partida
doble y la igualdad contable básica, la sumatoria de los importes del debe
necesariamente coincidirá con los del haber.
 Referencia: es una frase sintética que resume el hecho económico que se registra. Por
ejemplo, venta del día 14 de febrero 20XX, otro ejemplo, subdiario de ventas mes de
febrero de 20XX.
Veamos ahora la información que contienen los subdiarios.
Los subdiarios son registros cronológicos auxiliares que muestran la información esencial
que debería exponerse en el diario, pero que por razones de practicidad se segregan de
éste, realizando agrupaciones homogéneas por tipo de operación. Obviamente, estos
subdiarios son sumamente útiles cuando existe una importante cantidad de operaciones
rutinarias.
Algunos de ellos son, a título de ejemplo:
 Subdiario de compras, en el que se anotan todas las compras de bienes y servicios y
las devoluciones que se realizan sobre esas compras.

LA EMPRESA S.A. Hoja Nro: 2

Punto de registración: Todos
Domicilio: CALLE 01 Piso 0 Depto 0 POSADAS
Libro Subdiario de Compras

Desde el:01/01/2011 Hasta el: 31/01/2011

Fecha Comproba nte Razón Social Prov eedor C.U.I.T. Nr.Ing.Brutos NIns,NRes, Neto Grav. IV A IV A CF ( DF) As ignac ión Total
No Gra v/E x/No Alcanz. Reg. Es pe cia les Ex,Mon,Ncat c om puta ble Cred. Fis cal

TOTALES AL 31 /0 1/X X 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

EMPRESA A.A. Hoja Nro: 1

Punto de registración: Todos
Domicilio: CALLE 01 Piso 0 Depto 0 POSADAS

Libro Subdiario Ventas

Desde el: 22/12/2010 Hasta el: 31/12/2010

Fecha Comprobante Razón Social del Cliente C.U.I.T. Nro.Ing.Brutos Neto Grav. IVA IVA No Insc. IVA C.F. Total
No Grav/Ex/No Alcanz. Reg. Especiales

TOTALES AL 31/12/20XX 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

1
CHAVES O., CHIRIKINS H., DEALECSANDRIS R., FRONTI DE GARCÍA L., PAHLEN ACUÑA R. y VIEGAS J. (2005):
Sistemas Contables. Ediciones Macchi. Buenos Aires, pag.106-109.
 Subdiario de ventas, en el que se muestran las ventas del ente y las devoluciones.
 Subdiario de caja, o de movimientos de fondos, en el que se muestran todos los
orígenes (cobros) y las aplicaciones (pagos, depósitos, etc.) de la cuenta Caja. A veces,
cuando existen muchos movimientos, se utiliza un subdiario para los ingresos y otros
para los egresos de fondos.
Las anotaciones en los subdiarios se realizan directamente de la documentación
respaldatoria y los datos que debe contener cada registración no difiere de las requeridas
para el diario principal; simplemente, se incorporan los datos que individualizan cada
operación, más la información que en cada caso resulta útil para el sistema de control
interno de la organización.
En resumen, si el ente utiliza subdiarios, debemos tener en cuenta que las registraciones
cronológicas se realizan en éstos en tanto que en el diario aparecen los asientos
resúmenes mensuales con cifras globales. Por consiguiente, el proceso de registración
comienza en los subdiarios y continúa en el diario mediante resúmenes mensuales.

¿Entonces, podemos hablar de Sistemas de Registración?

Si, los sistemas de registración se clasifican en:

 Directo
 Indirecto o centralizado

Las secuencias de la registración las visualizamos en el siguiente gráfico:

Sintetizando:
Los registros contables se pueden clasificar en:
a) Cronológicos: siguen el orden del tiempo (libro diario).
b) Sistemáticos: siguen el orden del tiempo, pero se registran en cuentas (libro mayor).

Los registros cronológicos se pueden efectuar por medio de un registro único o por medio
de un registro descentralizado.

Con los registros de tipo cronológicos se observan dos formas de realizarlos:

1) Se registran en forma directa todas las operaciones en el libro diario.
 2) Se registran las operaciones repetitivas (ej. compras, ventas, etc.) en subdiarios y
luego se pasa un resumen de las mismas al libro diario general. Las operaciones no
repetitivas se registran directamente en el diario general. (ej. depreciación de un bien de
uso).

Cualquiera sea la forma de registro, toda la información se pasa al libro mayor, dejando
constancia en el libro diario de tal operación. Esto cuando se utiliza el libro diario manual.
Si se utiliza un medio computarizado esta operación no se realiza por cuanto el libro mayor
se genera en forma automática.

El Código Civil y Comercial ¿establece normas referidas a la contabilidad y libros

contables?
Los transcribimos a continuación:

ARTÍCULO 320.- Obligados. Excepciones. Están obligadas a llevar contabilidad todas las
personas jurídicas privadas y quienes realizan una actividad económica organizada o son
titulares de una empresa o establecimiento comercial, industrial, agropecuario o de
servicios. Cualquier otra persona puede llevar contabilidad si solicita su inscripción y la
habilitación de sus registros o la rubricación de los libros, como se establece en esta
misma Sección.
Sin perjuicio de lo establecido en leyes especiales, quedan excluidas de las obligaciones
previstas en esta Sección las personas humanas que desarrollan profesiones liberales o
actividades agropecuarias y conexas no ejecutadas u organizadas en forma de empresa.
Se consideran conexas las actividades dirigidas a la transformación o a la enajenación de
productos agropecuarios cuando están comprendidas en el ejercicio normal de tales
actividades. También pueden ser eximidas de llevar contabilidad las actividades que, por
el volumen de su giro, resulta inconveniente sujetar a tales deberes según determine cada
jurisdicción local.

ARTÍCULO 321.- Modo de llevar la contabilidad. La contabilidad debe ser llevada sobre
una base uniforme de la que resulte un cuadro verídico de las actividades y de los actos
que deben registrarse, de modo que se permita la individualización de las operaciones y
las correspondientes cuentas acreedoras y deudoras. Los asientos deben respaldarse con
la documentación respectiva, todo lo cual debe archivarse en forma metódica y que
permita su localización y consulta.

ARTÍCULO 322.- Registros indispensables. Son registros indispensables, los siguientes:

a. diario;
b. inventario y balances;
c. aquellos que corresponden a una adecuada integración de un sistema de contabilidad
y que exige la importancia y la naturaleza de las actividades a desarrollar;
d. los que en forma especial impone este Código u otras leyes.

ARTÍCULO 323.- Libros. El interesado debe llevar su contabilidad mediante la utilización

de libros y debe presentarlos, debidamente encuadernados, para su individualización en
el Registro Público correspondiente.
Tal individualización consiste en anotar, en el primer folio, nota fechada y firmada de su
destino, del número de ejemplar, del nombre de su titular y del número de folios que
contiene.
El Registro debe llevar una nómina alfabética, de consulta pública, de las personas que
solicitan rubricación de libros o autorización para llevar los registros contables de otra
forma, de la que surgen los libros que les fueron rubricados y, en su caso, de las
autorizaciones que se les confieren.

ARTÍCULO 324.- Prohibiciones. Se prohíbe:

a. alterar el orden en que los asientos deben ser hechos;
b. dejar blancos que puedan utilizarse para intercalaciones o adiciones entre los asientos;
c. interlinear, raspar, emendar o tachar. Todas las equivocaciones y omisiones deben
salvarse mediante un nuevo asiento hecho en la fecha en que se advierta la omisión o el
error;
d. mutilar parte alguna del libro, arrancar hojas o alterar la encuadernación o foliatura;
e. cualquier otra circunstancia que afecte la inalterabilidad de las registraciones.

ARTÍCULO 325.- Forma de llevar los registros. Los libros y registros contables deben ser
llevados en forma cronológica, actualizada, sin alteración alguna que no haya sido
debidamente salvada. También deben llevarse en idioma y moneda nacional.
Deben permitir determinar al cierre de cada ejercicio económico anual la situación
patrimonial, su evolución y sus resultados.
Los libros y registros del artículo 322 deben permanecer en el domicilio de su titular.

ARTÍCULO 326.- Estados contables. Al cierre del ejercicio quien lleva contabilidad
obligada o voluntaria debe confeccionar sus estados contables, que comprenden como
mínimo un estado de situación patrimonial y un estado de resultados que deben asentarse
en el registro de inventarios y balances.

ARTÍCULO 327.- Diario. En el Diario se deben registrar todas las operaciones relativas a
la actividad de la persona que tienen efecto sobre el patrimonio, individualmente o en
registros resumidos que cubran períodos de duración no superiores al mes. Estos
resúmenes deben surgir de anotaciones detalladas practicadas en subdiarios, los que
deben ser llevados en las formas y condiciones establecidas en los artículos 323, 324 y
325.
El registro o Libro Caja y todo otro diario auxiliar que forma parte del sistema de
registraciones contables integra el Diario y deben cumplirse las formalidades establecidas
para el mismo.

ARTÍCULO 328.- Conservación. Excepto que leyes especiales establezcan plazos

superiores, deben conservarse por diez años:
a. los libros, contándose el plazo desde el último asiento;
b. los demás registros, desde la fecha de la última anotación practicada sobre los mismos;
c. los instrumentos respaldatorios, desde su fecha.
Los herederos deben conservar los libros del causante y, en su caso, exhibirlos en la forma
prevista en el artículo 331, hasta que se cumplan los plazos indicados anteriormente.

ARTÍCULO 329.- Actos sujetos a autorización. El titular puede, previa autorización del
Registro Público de su domicilio:
a. sustituir uno o más libros, excepto el de Inventarios y Balances, o alguna de sus
formalidades, por la utilización de ordenadores u otros medios mecánicos, magnéticos o
electrónicos que permitan la individualización de las operaciones y de las
correspondientes cuentas deudoras y acreedoras y su posterior verificación;
b. conservar la documentación en microfilm, discos ópticos u otros medios aptos para ese
fin.
La petición que se formule al Registro Público debe contener una adecuada descripción
del sistema, con dictamen técnico de Contador Público e indicación de los antecedentes
de su utilización. Una vez aprobado, el pedido de autorización y la respectiva resolución
del organismo de contralor, deben transcribirse en el libro de Inventarios y Balances.
La autorización sólo se debe otorgar si los medios alternativos son equivalentes, en cuanto
a inviolabilidad, verosimilitud y completitud, a los sistemas cuyo reemplazo se solicita.

ARTÍCULO 330.- Eficacia probatoria. La contabilidad, obligada o voluntaria, llevada en la

forma y con los requisitos prescritos, debe ser admitida en juicio, como medio de prueba.
Sus registros prueban contra quien la lleva o sus sucesores, aunque no estuvieran en
forma, sin admitírseles prueba en contrario. El adversario no puede aceptar los asientos
que le son favorables y desechar los que le perjudican, sino que, habiendo adoptado este
medio de prueba, debe estarse a las resultas combinadas que presenten todos los
registros relativos al punto cuestionado.
La contabilidad, obligada o voluntaria, prueba en favor de quien la lleva, cuando en litigio
contra otro sujeto que tiene contabilidad, obligada o voluntaria, éste no presenta registros
contrarios incorporados en una contabilidad regular.
Sin embargo, el juez tiene en tal caso la facultad de apreciar esa prueba, y de exigir, si lo
considera necesario, otra supletoria.
Cuando resulta prueba contradictoria de los registros de las partes que litigan, y unos y
otros se hallan con todas las formalidades necesarias y sin vicio alguno, el juez debe
prescindir de este medio de prueba y proceder por los méritos de las demás probanzas
que se presentan.
Si se trata de litigio contra quien no está obligado a llevar contabilidad, ni la lleva
voluntariamente, ésta sólo sirve como principio de prueba de acuerdo con las
circunstancias del caso.
La prueba que resulta de la contabilidad es indivisible.
ARTÍCULO 331.- Investigaciones. Excepto los supuestos previstos en leyes especiales,
ninguna autoridad, bajo pretexto alguno, puede hacer pesquisas de oficio para inquirir si
las personas llevan o no registros arreglados a derecho.
La prueba sobre la contabilidad debe realizarse en el lugar previsto en el artículo 325, aun
cuando esté fuera de la competencia territorial del juez que la ordena.
La exhibición general de registros o libros contables sólo puede decretarse a instancia de
parte en los juicios de sucesión, todo tipo de comunión, contrato asociativo o sociedad,
administración por cuenta ajena y en caso de liquidación, concurso o quiebra.
Fuera de estos casos únicamente puede requerirse la exhibición de registros o libros en
cuanto tenga relación con la cuestión controvertida de que se trata, así como para
establecer si el sistema contable del obligado cumple con las formas y condiciones
establecidas en los artículos 323, 324 y 325.

CONTESTAMOS LAS SIGUIENTES

PREGUNTAS COMO AYUDA DE REPASO DE
LO QUE ACABAMOS DE VER:

¿Qué es una cuenta? ¿Qué partes tiene? ¿Cómo se

determina el saldo?

¿Qué diferencias encuentra entre un listado, un plan

y un manual de cuentas?

¿Qué características debe reunir un plan de cuentas?

¿Qué finalidad persigue la codificación de cuentas?

¿Qué es la partida doble?

Explíquelas brevemente.

Elabore un resumen de los artículos 320 al 330 del Código Civil y Comercial de la Nación.

Analizar las siguientes cuentas: Banco cuenta corriente. Proveedores. Ventas. Costo de
mercaderías vendidas.