Plan General Del Proyecto UV

Empresas Públicas de Medellín E.S.P.
Plan General del Proyecto
Proyecto Gestión y Control pérdidas Grupo de

Energía - EPM
GEPM- AC Versión 00 Página 1 de 51
PLAN GENERAL PROYECTO
ELABORÓ APROBÓ
Olga Lucía Uribe Rendón Carlos Mario Galeano Garcés
CARGO: Profesional Operaciones Profesional Gestión

Negocios Proyectos e Ingeniería
FIRMA:
FECHA: AA-MM-DD 2015-05-25 2015-05-29
Relación de modificaciones
Versión Fecha de la Modificación efectuada

modificación
(Año-Mes-Día)
00 2015-05-29 Versión inicial
Plan general del Proyecto Página 1 de 51


Energía - EPM
1. PROPÓSITO DEL PLAN
El propósito de este documento es reunir las condiciones generales necesarias para consolidar la línea base
que apoyará la ejecución y seguimiento del Proyecto Gestión y Control pérdidas de Energía de EPM,
cualquier variación a este plan debe ser documentada y aprobada por los responsables del proyecto acorde
con el esquema de validación.
2. ASPECTOS GENERALES DEL PROYECTO
Proyecto Gestión y Control Pérdidas de Energía-EPM

Nombre del Proyecto
(Incluye entregables puntuales de agua y gas)
Vicepresidencia Ejecutiva Gestión Negocios

Patrocinador del Vicepresidencia Transmisión y Distribución Energía
Proyecto Vicepresidencia Agua y Saneamiento
/ Dependencia Vicepresidencia Gas
Gerente de Filiales
Líder del Proyecto/

Carlos Mario Galeano Garcés
Dependencia
Objetivo del Proyecto  Acorde con los objetivos de implementación del Programa de Gestión y
Control de Pérdidas de Energía con alcance de Grupo en las Empresas
Nacionales, el cual establece como objetivo reducir y controlar el indicador
de pérdidas de 9.25% a 8.00% recuperando 183 GWh para el período
comprendido entre el año 2015 y 2021. El proyecto de EPM realizará el
siguiente aporte al objetivo:
 Disponer de una herramienta informática que permita la identificación

oportuna y efectiva de los usuarios fraudulentos y la optimización de los
recursos destinados para la reducción y el control de pérdidas no técnicas,
tal que evite incomodidades al cliente e insatisfacciones.
 Integrar el desarrollo de las acciones de educación, uso legal,
judicialización y el desarrollo de ofertas de valor que permitan acceso y la
compra del servicio de energía.
Indicador del objetivo Indicadores para empresas de energía del Grupo EPM:
 Cumplimiento de avance físico


Energía - EPM
 Cumplimiento de la ejecución presupuestal

 Cumplimiento del índice de pérdidas
 Cumplimiento de hitos
Para los entregables puntuales de aguas y gas adscritos proyecto de energía

de EPM:
 Cumplimiento de avance físico
 Cumplimiento de hitos
Fecha (dd-mm-año) 2015-05-25
3. ALINEACIÓN ESTRATÉGICA
Objetivo Estratégico Lograr excelencia operacional en la prestación de servicios
Impacto sobre el objetivo Optimización y rentabilización de los costos y crecimiento de los ingresos de los
estratégico
negocios.
Indicador de Resultado
Asociado al Objetivo Índice de Pérdidas del OR
Estratégico
Reducir y controlar el indicador de pérdidas de energía del Grupo
Contribución del proyecto
EPM de 9.25% a 8.00% recuperando 183 GWh para el período comprendido
a la meta estratégica
entre el año 2015 y 2021.
4. ANTECEDENTES
El índice de pérdidas del Operador de Red (OR), calculado con la metodología según la regulación vigente
(Creg 172 del 2011), fue para el año 2013 de 9,25%, que representan unas pérdidas no técnicas de Energía
en el nivel de tensión 1 de 592 GWh/año, con un costo estimado para el Grupo
EPM de $94.720 millones/año por compra de energía. Por lo anterior se tiene una
oportunidad de mejora para incrementar el aseguramiento de los ingresos del Grupo EPM a través de la
disminución del índice de pérdidas en las Empresas Nacionales de energía.
Se identifica la oportunidad de implementar un Programa de Gestión y Control de Pérdidas de Energía,
Integral y Sostenible, con alcance de Grupo en las Empresas Nacionales, que además de reducir y controlar el
nivel de pérdidas no técnicas, promueva el uso legal del servicio como una principio de cultura ciudadana y
cuente con programas de judicialización que desestimulen la conducta del uso fraudulento de los servicios.


Energía - EPM
Adicionalmente se evidenció una oportunidad para obtener sinergias durante la implementación del
proyecto incluyendo los negocios de Gas y Aguas de EPM Antioquia y lograr incrementar la efectividad en la
detección de fraudes de estos negocios.

5. ALCANCE
Descripción del Alcance: La reducción y control del índice de pérdidas del operador de red (OR) no técnicas
para las empresas nacionales de energía del Grupo EPM de 9.25% a 8.00% recuperando 183 GWh para el
período comprendido entre el año 2015 y 2021. Con el siguiente aporte por parte de EPM:
%ÍNDICE PÉRDIDAS
META RECUPERACIÓN
EMPRESA OPERADOR DE RED META 2021
ACUMULADA GWH /año
(OR)2015
EPM 7,90% 7,0% 94
El cual incluye:
 Ajustar e implementar el proceso y/o actividades de Gestión y Control Pérdidas homologadas para el
Grupo y actividades transversales que impacten el control de pérdidas no técnicas.
 Adquirir e implementar el sistema de información para detección y reducción de pérdidas no
técnicas.
 Desarrollar planes operativos y ofertas comerciales que potencien el acceso y compra del servicio de
energía al usuario.
 Establecer metodología para que el índice de pérdidas logrado sea sostenible por las dependencias
operativas posterior al cierre del proyecto.
*Para los entregables puntuales de aguas y gas adscritos al proyecto de energía de EPM:
 Aumentar la efectividad de revisiones para la detección y control de pérdidas no técnicas en un valor
mayor o igual al 40% para el período comprendido en el año 2015 y 2021, el cual incluye:
 Implementar ajustes puntuales en el proceso y/o actividades de Gestión y Control de pérdidas, y en
seguridad y denuncias penales para defraudación de fluidos.
 Adquirir e implementar el sistema de información para detección y reducción de pérdidas no
técnicas.
 Establecer una campaña comercial que incentive el uso legal de los servicios.
5.1 Estructura de Desglose del trabajo (EDT):[Desarrollar una descripción detallada del proyecto y subdividir
los principales productos entregables en componentes más pequeños y más fáciles de gestionar, incluye
la descripción gráfica y la nomenclatura (ID-Identificación en la EDT)].


Energía - EPM
ESTRUCTURA DE DESOGLOSE DEL TRABAJO
5.2 Diccionario de la EDT:[Nombre del entregable/Descripción/Responsables]


Energía - EPM
Id EDT Nombre del Entregable Descripción Responsable

*Acta de Constitución: Contiene toda la
información relevante del Proyecto, que este
firmada y socializada con todas las partes
interesadas.
Líder del Proyecto
*Plan General del Proyecto: Comprende el
documento del Plan General del Proyecto con
DOCUMENTOS DE todo su contenido y que este firmado y
LC1 DIRECCIÓN DEL socializado.
PROYECTO *Plan de comunicaciones: Comprende los planes
Profesional
para acompañar los hitos del proyecto de las
Comunicaciones
comunicaciones.
*Planes de Acción Gente y Cultura: Comprende

Profesional Gestión
los planes para acompañar los hitos del proyecto
Aprendizaje
el aprendizaje, asimilación del cambio.
*Contrato CHOICE y SAP: Comprende el proceso

de contratación del Software.
*Contratos Mano de Obra: Comprende el
proceso de contratación para el personal
requerido. Unidad Contratación/
Profesional Contratación/
LC2 CONTRATACIÓN *Contratos Materiales y Equipos: Comprende el1.4. Profesional Servicios
proceso de contratación para la adquisición de Administrativos
materiales y equipos requeridos.
1.10. *Contratos Seguridad e Investigación:

Comprende el proceso de contratación del
personal de seguridad e investigación.
*Software de Direccionamiento estabilizado y

optimizado: Comprende la administración del
contrato del Software, y las diferentes etapas de
desarrollo, configuración y pruebas.
TI (SOFTWARE CHOICE Y *Software computación móvil para pérdidas no
técnicas de energía operando y estabilizado: Unidad Solución TI
SAP DESARROLLADO E
LC3 IMPLEMENTADO) Comprende la elaboración, implementación y Inteligencia/
estabilización software. Unidad Distribución
*Centro de inteligencia para pérdidas no
técnicas de energía operando y estabilizado:
Comprende la ejecución de Co-innovación pruebas
piloto Portabornera inteligente y elaboración,
validación de GAP.
LC4 DISEÑOS Y PROCESOS *Control Pérdidas: Comprende el diagnóstico, Profesionales

IMPLEMENTADOS diseño, análisis de brechas, y plan de Unidad


Energía - EPM
Id EDT Nombre del Entregable Descripción Responsable

implementación para el control de pérdidas.
*Lectura y crítica mercado regulado-No
regulado: Comprende el diagnóstico, diseño,
análisis de brechas, y plan de implementación del
mercado regulado y no regulado y Macro Distribución/Gestión de
medición. Instalaciones/Operación
*Vinculación Clientes: Comprende el diagnóstico, Integrada/ Dirección
diseño, análisis de brechas, y plan de Seguridad/Unidad Diseño
implementación para vinculación clientes. Operaciones
*Defraudaciones y denuncias penales: Comerciales/Soporte
Comprende el diagnóstico, diseño, análisis de Clientes
brechas, y plan de implementación para el
proceso de defraudación y denuncias penales.
*Recuperación Energía: Comprende el
diagnóstico, diseño, análisis de brechas, y plan de
implementación para la Recuperación de Energía.
Comprende todas las ofertas comerciales,
ESTRATEGIAS campañas publicitarias y educativas, Unidad Estrategia e
LC5
COMERCIALES comunicaciones, atención clientes, y gestión Inteligencia Comercial
social.
Comprende las especificaciones, normas de
CET Normalización y
LC6 INGENIERÍA construcción, estudio y cálculo de pérdidas
Especificaciones
técnicas y pilotos de sistemas de medición.
*Planes Tácticos-Operativos-seguimiento:
Comprende la definición del plan táctico de
control y reducción y Plan Operativo de pérdidas
de energía, su supervisión y seguimiento y
Direccionamiento de los Programas de Control y
Reducción.
*Control de Pérdidas: Comprende el diagnóstico,
LC7 EJECUCIÓN OPERATIVA Unidad Distribución
diseño, análisis de brechas, plan de
implementación y ejecución de órdenes de
trabajo para el control de las pérdidas.
*Reducción de Pérdidas: Comprende el
diagnóstico, diseño del proceso, análisis de
brechas, plan de implementación y ejecución de
órdenes de trabajo para la Reducción de Energía.
6. TIEMPO


Energía - EPM
6.1 Cronograma: Anexo cronograma del proyecto Gestión y Control pérdidas Grupo de Energía - EPM
Proyecto G y C Pérdidas EPM 1775 días mié 01/10/14 lun 03/01/22
LC 1 DIRECCIÓN DEL PROYECTO 1693 días lun 02/02/15 lun 03/01/22
LT 1.1 Acta de Constitución 61 días lun 02/02/15 jue 30/04/15
LT 1.2 Plan general del proyecto 110 días lun 02/02/15 mié 15/07/15
LT 1.3 Plan de comunicaciones 1652 días mié 01/04/15 lun 03/01/22
LT 1.4 Plan gente y cultura 939 días jue 11/06/15 jue 11/04/19
LT 1.5 Cierre 1518 días vie 16/10/15 jue 30/12/21
LC 2 CONTRATACIÓN 1756 días mié 01/10/14 lun 06/12/21
LT 2.1 Contratación Software (Choice y SAP) 100 días vie 02/01/15 vie 29/05/15
LT 2.2 Contratación mano de obra 1242 días mié 03/12/14 jue 02/01/20
LT 2.3 Contratación materiales - equipos 1613 días lun 04/05/15 lun 06/12/21
LT 2.4 Contratación Seguridad e investigación 1138 días mié 01/10/14 mar 28/05/19
LC 3 TI 853 días vie 02/01/15 vie 29/06/18
LT 3.1 Software Direccionamiento 430 días mar 31/03/15 lun 02/01/17
LT 3.2 Software computación móvil 432 días lun 26/10/15 lun 31/07/17
LT 3.3 Mejoras aplicativos de la operación PNT 432 días lun 26/10/15 lun 31/07/17
LT 3.4 Centro de inteligencia 853 días vie 02/01/15 vie 29/06/18
LC 4 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS 793 días mié 01/10/14 jue 28/12/17
LT 4.1 Control Pérdidas 532 días lun 11/05/15 mié 12/07/17
LT 4.2 Lectura y Crítica Mercado Regulado, No
363 días vie 03/07/15 vie 23/12/16
Regulado y Macromedición
LT 4.3 Vinculación Clientes Mercado Regulado-
625 días mié 10/06/15 jue 28/12/17
No Regulado-Fronteras-AP-OC
LT 4.4 Defraudación de Fluidos y Denuncias
433 días mié 01/10/14 lun 11/07/16
Penales
LT 4.5 Recuperación Energía 400 días mié 10/06/15 mié 25/01/17
LC 5 COMERCIAL 1775 días mié 01/10/14 lun 03/01/22
LT 5.1 Contrato de Condiciones Uniformes (CCU) 275 días lun 04/05/15 vie 17/06/16
LT 5.2 Ofertas Comerciales 1651 días mié 01/04/15 vie 31/12/21

LT 5.3 Campañas Uso Legal del Servicio 1645 días lun 13/04/15 vie 31/12/21
LT 5.4 Planes de Acción 1775 días mié 01/10/14 lun 03/01/22
LC 6 INGENIERÍA 1124 días vie 29/05/15 jue 02/01/20
LT 6.1 Especificaciones 1114 días mar 16/06/15 jue 02/01/20
LT 6.2 Normas de Construcción 225 días vie 29/05/15 vie 29/04/16
LT 6.3 Estudio y Cálculo de Pérdidas Técnicas 184 días mar 01/09/15 mar 31/05/16


Energía - EPM
LT 6.4 Pilotos de Sistemas de Medición 1114 días mar 16/06/15 jue 02/01/20
LC 7 EJECUCIÓN OPERATIVA 1383 días lun 11/05/15 mié 06/01/21
LT 7.1 Planes Tácticos - Operativos -
1383 días lun 11/05/15 mié 06/01/21
Seguimiento
LT 7.2 Control Pérdidas 1137 días jue 18/06/15 vie 07/02/20
LT 7.3 Reducción Pérdidas 1136 días jue 18/06/15 jue 06/02/20
6.2 Cronograma de hitos: [Hito: Punto o evento significativo del proyecto].
Fecha estimada de
Id EDT Hitos del Proyecto Responsable
Cumplimiento
Dirección del Proyecto:
-Acta de Constitución Abril 30/2015 Carlos Mario Galeano y Olga Lucia
LC1
-Plan General del Proyecto Mayo 29/2015 Uribe
-Proyecto finalizado Diciembre 30/2021
LC2 Contratación:
Contrato CHOICE y SAP: Marleny Guerra
-Inicio contrato CHOICE y SAP. -Mayo 29/2015
Contratos Mano de Obra:

-Guía metodológica del -Julio 24/2015
diagnóstico.
-Documento información de -Septiembre 21/2015 Jorge Vásquez
diseño aprobada.
-Documento análisis de brechas -Diciembre 01/2015
aprobado.
-Divulgación. -Enero 27/2016
-(PES ) Solicitud de autorización -Julio 24/2015
de inicio.
-(PCT) Contrato Formalizado. -Febrero 4/2016
-(CON) Contrato Finalizado -Mayo 12/2016 Julián Sierra
Contratos materiales-equipos:
- Guía de elaboración de -Julio 13/2015
diagnóstico y el diagnóstico.
-Documento de Seguimiento. -Septiembre 7/2016
-Documento análisis de brechas -Noviembre 9/2015
aprobado.
-Divulgación. -Enero 4/2016 Carlos Fernando González
Contratos Seguridad e
investigación:
-Solicitud autorización inicio -Octubre 23/2014


Energía - EPM
Fecha estimada de
Cumplimiento
-Contrato Formalizado -Mayo 08/2015
-Contrato Finalizado -Mayo 12/2016
TI:
Software de Direccionamiento:
-Especificaciones para la -Diciembre 30/2016
contratación definidas y
aprobadas.
-Contratos CHOICE y SAP - Diciembre 30/2016
gestionados.
-Infraestructura Disponible -Julio 2/2015
-Plataforma HANA ambiente -Agosto 4/2015
desarrollo-pruebas disponible.
-Plataforma HANA ambiente -Agosto 4/2015
producción disponible.
-Arquitectura refinada y -Marzo 31/2016
documentada.
-Desarrollos para extracción-carga -Abril 25/2016
de datos implementados. Norela Quintero,
-Etapa Blue Print Finalizada. -Junio 26/2015 Ximena Muñoz Marín, Juan Manuel
Salidas a VIVO Muñoz, Benjamín Montoya, y
-Solución Direccionamiento -Enero 15/2016 Blanca Patricia Arango
Energía EPM.
-Solución Direccionamiento -Enero 22/2016
LC3 Energía ESSA.
-Solución Direccionamiento
-Enero 29/2016
Energía CENS.
-Solución Direccionamiento
Energía CHEQ. -Febrero 5/2016
-Solución Direccionamiento -Febrero 5/2016
Energía EDEQ.
-Solución Direccionamiento -Abril 11/2016
Aguas y Gas.
-Solución Direccionamiento -Mayo 31/2016
Finalizado y Estabilizado.
Salidas a VIVO
-Critica de consumos -Mayo 31/2016
Mercado no regulado
Energía Epm y filiales, aguas
y gas (CHOICE-incluye
reportes e indicadores).
-Mayo 31/2016
- Critica de consumos
Mercado regulado Energía
Epm y filiales, aguas y gas
(CHOICE -incluye reportes e -Mayo 31/2016
indicadores).
-Critica de consumo finalizada y


Energía - EPM
Fecha estimada de
Cumplimiento
estabilizada.
Salida a VIVO
-Balances operativos y de - Mayo 31/2016
negocio CHOICE Energía
Epm y filiales, aguas y gas
(CHOICE -incluye reportes e
indicadores).
-Balances Finalizados y
Estabilizados. - Mayo 31/2016
-Solución Optimizada y en
Producción. -Octubre 6/2016
-Software de Direccionamiento
estabilizado y optimizado. -Diciembre 30/2016
Software Computación Móvil:

-Software de computación móvil John Jairo Correa
para pérdidas no técnicas de -Abril 4/2019
energía operando y estabilizado.
Intercambio de información
Interfases:
-Software de computación móvil Iván Darío Gutiérrez
para pérdidas no técnicas de - Abril 4/2019
energía operando y estabilizado
Centro de Inteligencia:
-Piloto porta bornera inteligente
finalizado y diagnosticado. -Junio 27/2016
Javier Ramírez
-Estabilización centro de
inteligencia. -Abril 1/2019
-Centro de inteligencia para
pérdidas no técnicas de energía -Abril 1/2019
operando y estabilizado.
LC4 Diseño e Implementación
Procesos:
Control Pérdidas:
-Diagnóstico y Guía metodológica. -Julio 31/2015
-Documento información de -Octubre 28/2015
diseño aprobada. Félix Antonio Serna
-Documento análisis de brechas -Enero 13/2016 Ana Isabel Castrillón
aprobado.


Energía - EPM
Fecha estimada de
Cumplimiento
-Divulgación.
-Abril 11/2016
Lectura y Crítica Mercado
Regulado, No Regulado y Macro
medición:
*Mercado Regulado y Macro
medición:
-Documento información de
diseño aprobada. -Diciembre 1/2015
-Documento análisis de Carlos Colorado, Jorge Iván Ossa y
brechas aprobado. -Enero 29/2016 Hernán Darío Puerta
-Divulgación.
-Mayo 12/2016
*Mercado No Regulado-Fronteras
(OR y Generación) y Macro
medición:
diseño aprobada. -Enero 18/2016 Carlos Colorado, Jorge Iván Ossa y
-Documento análisis de Hernán Darío Puerta
brechas aprobado. -Marzo 31/2016
-Divulgación.
-Junio 28/2016
Vinculación Clientes Mercado
Regulado-No Regulado-Fronteras-
AP-OC:
Diana Marcela Castaño
diseño aprobada. -Noviembre 5/2015
-Documento análisis de brechas
aprobado. -Enero 20/2016
-Divulgación.
-Abril 18/2016
Defraudación de Fluidos y
Denuncias Penales:
-Guía Metodológica para el
Carlos Fernando González y Jorge
diagnóstico. -Noviembre 4/2014
Naranjo
diseño aprobada. -Junio 12/2015
aprobado. -Junio 17/2015
-Divulgación.
-Junio 26/2015
Recuperación Energía:
Luis Fernando Madrid y Héctor
diseño aprobada. -Octubre 28/2015
Darío Rendón


Energía - EPM
Fecha estimada de
Cumplimiento
-Enero 20/2016
aprobado.
-Divulgación.
-Abril 4/2016
Comercial:
Contrato de Condiciones
Uniformes (CCU)
-CCU Publicado -Junio 16/2016
Ofertas Comerciales Juan Pablo Vélez, Islena Henao,

LC5 -Ofertas Comerciales ejecutadas. -Diciembre 30/2015 Astrid Zapata.
Campañas Uso Legal

-Campaña de uso legal -Septiembre 4/2015
ejecutadas.
Ingeniería:
Estudio y Cálculo de Pérdidas
LC6 Técnicas
-Cálculo de pérdidas niveles 4 y 3 -Agosto 31/2015 Viviana Castaño Gallego
LC7 Ejecución Operativa:

Planes tácticos-operativos
seguimiento
-Documento de la metodología -Septiembre 22/2015
aprobado.
-Plan táctico de control y -Diciembre 10/2015
Gabriel Ramírez
reducción pérdidas de energía. /Febrero 25/2016
- Informe de seguimiento y -Abril 22/2016
supervisión del Plan operativo de
control y reducción pérdidas de
energía.
Control Pérdidas
Nelson Vásquez
-Guía metodológica para el -Agosto 13/2015
diagnóstico
-Documento análisis de brechas -Octubre 7/2015
aprobado.
-Divulgación. -Diciembre 3/2015
Reducción Pérdidas Jesús Marín

-Guía metodológica para el -Agosto 13/2015
diagnóstico.
-Documento análisis de brechas -Octubre 7/2015
aprobado.


Energía - EPM
Fecha estimada de
Cumplimiento
-Divulgación.
-Diciembre 3/2015
7. COSTOS
Establece el formato y los criterios necesarios para planificar, estructurar, estimar, presupuestar y controlar los
costos del proyecto (niveles de exactitud, troncar o redondear unidades de medida, enlaces con los procedimientos
de la organización, estructuras contables, definición de preactivos, umbrales de control).
7.1 Costos por Lote de Control o Entregables de primer nivel: [Determine el costo por lote y por cada año
según la duración del proyecto]
Costo planeado y aprobado* incluye costo, gasto e inversión

Costo del Lote Costo del Lote
(Millones de $) (Millones de $)
Id EDT Lote de Control
2015 2015
Planeado* Aprobado*
LC1 Dirección del Proyecto
LC2 Contratación
LC3 TI
LC4 Diseño e Implementación de Procesos
LC5 Comercial
LC6 Ingeniería
LC7 Ejecución Operativa
Total 56,367 18,850
7.2 Costo total del Proyecto por año: [Determine el costo por cada año según la duración del proyecto]
Año Presupuesto para el año (Millones de $)


Energía - EPM
2015 56,367
2016 53,379
2017 49,519
2018 51,191
2019 52,911
2020 29,429
2021 31,385
8. CALIDAD
Describe como el equipo de dirección del proyecto implementara la política de calidad de la organización, incluye
la descripción del entregable, actividades y técnicas para el aseguramiento de calidad y criterios de calidad.
Para los Proyectos de energía los criterios de aceptación del producto (criterios de calidad) son:
1. Metodología para gestión y control de pérdidas no técnicas ajustada, con los siguientes criterios de
aceptación:
 Metodología documentada y aprobada

 Planes Operativos técnicos y comerciales para control de pérdidas no técnicas ajustados acorde
metodología.
2. Procesos y/o actividades de gestión y control de pérdidas y actividades transversales que impacten el control
de pérdidas no técnicas ajustados, con los siguientes criterios de aceptación:
 Procesos y/o actividades homologados para el Grupo, documentados, aprobados y socializados.

 Puntos de control del proceso y/o actividades definidos (Indicadores o Acuerdos de servicio)
3. Infraestructura para gestión y control de pérdidas instalada en las redes de propiedad de las empresas con los
siguientes criterios de aceptación:
 Cumplimiento de normas técnicas de diseño, construcción y seguridad vigentes.

 Cumplimiento de lineamientos para reporte de activos trasladados a operación
 Manuales de operación y mantenimiento de los equipos utilizados
4. Sistema de Información de direccionamiento implementado para detección y reducción de pérdidas no

técnicas:


Energía - EPM
 Sistema operando con pruebas certificadas

 Personal capacitado y entrenado en manejo de aplicación
 Manuales de usuarios para operación y mantenimiento del software
 Soporte y asistencia técnica del sistema de información contratada.
Para los entregables puntuales de agua y gas asociados al proyecto de energía de EPM, los criterios de aceptación
del producto (criterios de calidad) son:
1. Procesos y/o actividades de gestión y control de pérdidas y en seguridad y denuncias penales para
defraudación de fluidos con ajustes puntuales implementados, con los siguientes criterios de aceptación:
 Procesos y/o actividades con ajustes puntuales documentados, aprobados y socializados.
2. Sistema de Información de direccionamiento para detección y reducción de pérdidas no técnicas

implementado, con los siguientes criterios de aceptación:
 Sistema operando con pruebas certificadas

 Personal capacitado y entrenado en manejo de aplicación
 Manuales de usuarios para operación y mantenimiento del software
 Soporte y asistencia técnica del sistema de información contratada.
3. Campaña comercial que incentive el uso legal del servicio de agua y gas, con los siguientes criterios de
aceptación:
 Diseñada e implementada
8.1 Actividades para el aseguramiento de la calidad: [Definir las actividades críticas para el aseguramiento
de la calidad que se ejecutarán en el Proyecto]
Actividades críticas para asegurar la calidad de la gestión del Descripción de la actividad

proyecto y responsables
8.2 Criterios de aceptación de los Entregables: [Definir Los criterios de aceptación de cada uno de los
entregables del Proyecto]


Energía - EPM
Entregable Cliente del entregable Criterios de Aceptación
[Lista descriptiva donde se definen los

<Nombre del Cliente del criterios de aceptación de los entregables
<Nombre del Entregable >
Entregable > tangibles e intangibles.]
<Nombre del Entregable > <Nombre del Cliente del [Lista descriptiva donde se definen los
Entregable > criterios de aceptación de los
entregables tangibles e intangibles.]


Energía - EPM
9. RECURSO HUMANO
[Establezca el modo en que los recursos humanos deben ser definidos, adquiridos, dirigidos, supervisados y
finalmente liberados (roles, autoridad, responsabilidad y competencia, organigrama del proyecto y plan para
la dirección del personal), adquisición del personal , calendario de recursos, plan de liberación de personal,
necesidades de capacitación, reconocimiento y recompensas, cumplimiento , seguridad, solución de
conflictos, etc)]
9.1 Organigrama: [Representación jerárquica de los recursos humanos que participaran en la ejecución del y
sus relaciones de comunicación. ADJUNTAR]


Energía - EPM
9.2 Gobierno para la toma decisiones: [Defina la estructura de cómo se toman las decisiones en el proyecto
(comités, foros, etc.)]
Ejemplos: Según se evalúe por parte del equipo del proyecto podría usarse una de las dos estructuras siguientes o
ambas.
A. Matriz RACI
Líderes Líderes Equipo

Comité/Reunión Responsabilidades Patrocinador Director Lotes de Lotes de Programación
Control trabajo y desempeño
Comité Resolver conflictos A R C I I
patrocinador Aprobar solicitudes de cambio en A R C I I


Energía - EPM
líneas base
Presentar informe de avance del
I R C I I
proyecto
Solicitud de cambios de personal I A R C/I C
Reunión de
Seguimiento a Presentar informes de Seguimiento
actividades del I I R R R
a actividades del proyecto
proyecto
Dónde:"R" (RESPONSABLE): Quien ejecuta

"A" (APROBADOR): Quien vela porque la tarea se cumpla.
"C" (CONSULTADO): Indica que una persona o área debe ser consultada respecto de la realización de una
tarea.
"I" (INFORMADO): Indica que una persona o área debe ser informada respecto de la realización de una
tarea.
B. Tipo Pirámide


Energía - EPM


Energía - EPM
9.3 Matriz Roles y Responsabilidades: [Asignar las responsabilidades de cada rol por cada actividad del
Proyecto definidos en la EDT. OPCIONAL]
Nombre Responsabilidad (Alto Fecha Porcentaje de

Rol Fuente
Nivel) Requerida dedicación
Liderar la ejecución y entrega

Carlos
del proyecto en el tiempo,
Líder de Mario Unidad Proyectos
costo y calidad negociados 100%
Proyecto Galeano 2015-2021 centralizados 2
acorde con el modelo de
Garcés
gestión de proyectos
Elaborar la programación del

proyecto, realizar informes
de seguimiento, gestionar el
Olga control de cambios
Programador y Unidad
Lucia requerido, administrar el sitio
Reportes/Segui 100% Distribución zona
Uribe del proyecto y en general 2015-2021
miento Sur T&D
Rendón realizar la gestión del
proyecto acorde con las
orientaciones del líder del
proyecto
Realizar la planeación,
Unidad
Costos y seguimiento y gestión de
¿? 100% Distribución zona
Presupuesto costos y presupuesto 2015-2021
xx T&D
requerido por el proyecto
Realizar la gestión
Henry documental del proyecto,
Soporte Giovanny apoyar la gestión de
100% Contratista
Administrativo Garay informes, indicadores, 2015-2021
Hincapié comunicaciones y logística
requerida por el proyecto.
Planear e implementar
Liliana acciones asociadas a la Gerencia Cultura
Gestión cambio,
Inés gestión del cambio y Organizacional y
cultura y 2015-2021 50%
Hoyos aprendizaje acorde con los Desarrollo
aprendizaje
Arboleda procesos impactados en el Humano
proyecto.
Líder de Gabriel Coordinar y realizar 2015-2021 50% Un. Distribucion


Energía - EPM

Rol Fuente
seguimiento a la
contratación requerida en el
proyecto, así mismo
Jaime
participar en el desarrollo de
Contratación Ramírez zona nor t&d
anexos técnicos y definición
Londoño
de estrategias de
contratación acorde con
necesidades del programa.
Marleny Realizar la contratación de la
Contratación Del solución informática
Unidad
solución Socorro requerida en el proyecto Mayo-2015 100%
Contratación
Informática Guerra (Negociador cadena de
Tamayo suministro)
Planear la contratación de
mano de obra y coordinar la
Jorge elaboración de requisiciones,
Alberto gestionar la contratación de
Contratación Un. Distribucion
Vásquez mano de obra requerida por 2015-2021 50%
mano de obra zona sur t&d
Velásque el proyecto y administrar
z contratosde mano de obra
integrando el seguimiento de
cada zona
Planear la contratación de
materiales y equipos,
coordinar la elaboración de
requisiciones, gestionar la
Jose contratación de materiales y
Contratación
Julián equipos requerida por el Un. Distribucion
materiales y 2015-2021 50%
Sierra proyecto e interactuar con la Zona Cen T&D
equipos
Jaramillo administración del contrato
para garantizar el
abastecimiento y la
adecuada ejecución
presupuestal.
Planear la contratación,
coordinar la elaboración de
Carlos
Contratación de requisiciones, gestionar la
Fernando
seguridad e contratación de seguridad e 2015-2016 100% Dir. Seguridad
González
investigación investigación requerida por el
Jurado
proyecto y administrar el
contrato.
Líder TI Norela Coordinar y realizar 2015-2021 100% Un. Soluciones de


Energía - EPM

Rol Fuente
seguimiento a la
implementación de la
Quintero
solución informática y TI Corporativo
Montoya
administrar el contrato de la
solución informática.
Ximena
Muñoz
Marín, El funcional de TI: Definir la
Un. Distribución
Andrés estructura de datos,
Zona Sur T&D,
Felipe extracción, transformación y
Un. Oper y Mtto
Acevedo; carga al software y coordinar
Gas región Ant. ,
Software Juan la interacción con los
Un. Vinc Desarr
Direccionamient Camilo sistemas de cada empresa. 2015-2021 100%
Urb Aguas, Un.
o Hernánd El funcional del negocio:
Sol TI intelig de
ez, Definir las necesidades del
neg y ar., Un. Sol
Juan negocio y apoyar su
de TI op e ing del
Manuel implementación en el
neg.
Muñoz, software.
Patricia
Arango
Estudiar las necesidades de la
computación móvil utilizada
Software John en el negocio, diseñar e
Un. Distribución
Computación Jairo implementar su 2016-2019
Zona Norte T&D
Móvil Correa mejoramiento de acuerdo
con el levantamiento de las
necesidades.
Estudiar las necesidades de
mejorar los aplicativos
utilizados en el negocio, para
Mejoras Iván optimizar los procesos de
Un. Distribución
Aplicativos de la Darío Control Pérdidas, diseñar e 2016-2019
Zona Norte T&D
Operación PNT Gutiérrez implementar su
mejoramiento de acuerdo
con el levantamiento de las
necesidades.
Centro de Javier Implementar un centro único 2015-2019 Un. Distribución
Inteligencia Ramírez para gestionar grandes Zona Centro T&D
volúmenes de energía y
control usuarios fraudulentos
y detección de
irregularidades técnico-
administrativas, gestionar e


Energía - EPM

Rol Fuente
implementar procesos para
investigación y desarrollo.
Coordinar y realizar
seguimiento a la construcción
Líder Diseño e Félix de una visión unificada e
Un. Distribución
Implementación Antonio integral de la gestión y 2015-2017
Zona Sur T&D
de Procesos Serna control pérdidas,
estandarizar el proceso para
que sea único.
Gestionar, coordinar y
documentar los
procedimientos para
Félix homologar y estandarizar los
Control Un. Distribución
Antonio mismos. Incorporar las 2015-2017
Pérdidas Zona Sur T&D
Serna mejores prácticas,
incrementar la eficiencia,
fortalecer el análisis y el
direccionamiento.
Revisar y actualizar las
causas de no lectura y las
observaciones a la lectura.
Metodologías para incentivar
el reporte de anormalidades
que pueden ser identificadas
por el personal de lectores.
Lectura y Critica Afinar procesos de crítica de
Mercado instalaciones que permitan
Regulado – No Carlos mejorar la calidad del
Un. Gestión de
Regulado – Mario direccionamiento para el 2015-2017
Instalaciones
Fronteras – Colorado control de pérdidas. Proponer
Generación - e implementar mejoras que
Integradores permitan garantizar la
calidad de los datos,
identificar mejoras que
permitan obtener
información que agregue
valor y desarrolle sinergias
para la reducción y el control
de pérdidas.
Vinculación Diana Incorporar soluciones de
Un. Distribución
Clientes Marcela vinculación clientes acordes 2015-2017
Zona Sur T&D
Castaño con el mercado, garantizar la


Energía - EPM

Rol Fuente
entrada oportuna a la
facturación, gestionar e
implementar las mejoras en
los aplicativos para optimizar
el proceso
Intervenir problemática de
carácter delictivo de las
Instalaciones del Sector
productivo de Energía, Gas y
Defraudación
Agua Potable, que presentan
de Fluidos Y Carlos
Defraudación de Fluidos y Dirección
Denuncias Fernando 2015-2021
adelantar las gestiones Seguridad
Penales González
penales ante las autoridades
para lograr la judicialización
o conciliación de los delitos
por hurto de infraestructura y
defraudación de fluidos.
Identificar, homologar,
Luis coordinar, implementar,
Recuperación Fernando documentar y capacitar en el Un. Diseño
de Energía, Madrid – proceso de recuperación Operaciones
2015-2017
Agua y Gas Héctor consumos, optimizando Comerciales – Un.
Darío recursos que sean favorables Soporte Clientes
Rendón tanto para el OR como para
el cliente.
Coordinar e implementar los
procesos comerciales
requeridos en el proyecto, así
Juan mismo participar en el diseño
Un. Estrategia e
Líder Comercial Pablo e implementación de las 2015-2021
Inteligencia Ccial.
Vélez campañas y definición de
estrategias de ofertas
comerciales acorde con
necesidades del programa.
Coordinar, identificar,
Contrato
Ligia recopilar, homologar,
Condiciones Ger. Mercadeo
María documentar el CCU de 2015-2021
Uniforme Estratégico
Millán acuerdo a las necesidades del
Proyecto


Energía - EPM

Rol Fuente
Coordinar e implementar las
Ligia
Ofertas Ofertas Comerciales acordes Ger. Mercadeo
María 2015-2021
Comerciales al Plan Comercial y a las Estratégico
Millán
necesidades del Proyecto
Coordinar e implementar las

Campañas de Astrid
campañas de uso legal de Un. Ofertas
Uso Legal del Elena 2015-2021
acuerdo al plan comercial y a Hogares
Servicio Zapata
las necesidades del proyecto
Planes de
Acción:
Comunicaciones
y Divulgación Coordinar, gestionar,
Astrid
Atención homologar e implementar los Un. Ofertas
Elena 2015-2021
Clientes planes de acción acorde con Hogares
Zapata
Impactados las necesidades del proyecto
Gestión Social
Campañas de
Educación
Coordinar, gestionar,
homologar, documentar las
especificaciones y normas de Un. Ctro
Carlos
construcción, estudios de Excelencia
Líder Ingeniería Mario 2015-2021
pérdidas y pilotos de Normas y
Galeano
sistemas de medición acorde Especificaciones
con las necesidades del
proyecto
John homologar y documentar las Un. Ctro
Jairo especificaciones técnicas de Excelencia
Especificaciones 2015-2021
Tamayo materiales y equipos acorde Normas y
Arenas con las necesidades del Especificaciones
proyecto
John Un. Ctro
homologar y documentar las
Normas de Jairo Excelencia
normas técnicas de 2015-2021
construcción Tamayo Normas y
construcción acorde con las
Arenas Especificaciones
necesidades del proyecto
Estudio y Viviana Documentar el estudio de Un. Planeación
Cálculos de Castaño- Pérdidas Técnicas en los Infrae T&D
2015-2021
Pérdidas Edgar niveles de tensión 1, 2, 3 y 4, Energía – Un.
Técnicas Alejandro de acuerdo a los Operación


Energía - EPM

Rol Fuente
Uribe requerimientos del proyecto Integrada T&D
homologar, documentar e
Pilotos de
implementar los pilotos para Un. Distribución
Sistemas de 2015-2021
sistemas de medición acorde Zona Centro T&D
Medición
con las necesidades del
proyecto
Gestionar, coordinar,
documentar e implementar
un equipo de análisis para
homologar y estandarizar los
planes tácticos y operativos,
direccionamiento estratégico,
Javier
Líder Ejecución control y seguimiento a los
Ramírez 2015-2021
Operativa procesos de recuperación de
Arbeláez
energía por control y
reducción. Incorporar las
mejores prácticas,
direccionamiento.
Gestionar, coordinar,
documentar e implementar
un equipo de análisis para
Control de Jesús
control y seguimiento a los Un. Distribución
Pérdidas Alfonso 2015-2021
procesos de recuperación de Zona Centro T&D
(Ejecución) Marín
mejores prácticas,
direccionamiento.
Reducción de Nelson Gestionar, coordinar, 2015-2021 Un. Distribución
Pérdidas de Jesús documentar e implementar Zona Norte T&D
(Ejecución) Vásquez un equipo de análisis para
control y seguimiento a los
procesos de recuperación de


Energía - EPM

Rol Fuente
mejores prácticas,
direccionamiento.
9.4 Equipo de trabajo Proyecto: [Definir los participantes del Proyecto, tanto internos como externos]
9.5 Adquisición del Equipo de Trabajo : [Se determina para los diferentes recursos humanos que participan
en el Proyecto cuando y de donde provienen]
Porcentaje de
Nombre Fecha Requerida Fuente
dedicación
Director del proyecto

100% Recurso Interno
Profesional Programación Recurso Interno y contratista

100%
y Desempeño
100%
Tecnólogo Contratista
Profesional en
Recurso interno
Comunicaciones
Profesional en Cambio y
Recurso interno
Cultura
Profesionales en Recursos internos


Energía - EPM
Porcentaje de
Nombre Fecha Requerida Fuente
dedicación
contratación
Profesionales TI 100% Recursos internos
Profesionales en Procesos Recursos internos
Profesionales Comerciales Recursos internos
Profesionales en Ingeniería Recursos internos
9.6 Criterios de funcionamiento del Equipo de Trabajo: [Se determinan las diferentes reglas de
funcionamiento que van a regir para el equipo de trabajo del Proyecto]
Parámetros Descripción
En EPM existen los siguientes horarios de trabajo y que se adecuan a cualquier ejecución de
proyectos así:
• 6:00 am – 4:00 pm
Horario de Trabajo • 6:30 am – 4:30 pm
• 7:00 am – 5:00 pm
• 7:30 am – 5:30 pm
 8:00 am – 6:00 pm
Los recLos recursos solo se podrán liberar una vez se dé cumplimiento al lote de control del proyecto al
Criterios de que se encuentra asignado. En el caso en que deban retirarse antes, deben entregar las
liberación recursos actividades y entregables asignados hasta que sean aprobados, y una semana más para hacer
empalme con el recurso que le va a recibir.
Criterios de
evaluación de Los indicadores de cumplimiento de los integrantes del proyecto perteneciente a EPM se
cumplimiento de evaluaran conforme en lo designado en el Plan de Compromisos de Desempeño. Para la
objetivos de los evaluación de contratistas o interventores se realizará una evaluación donde se mida la
integrantes del eficiencia en el cumplimiento de los objetivos según lo establecido en el contrato.
proyecto
Solución de conflicto Todo conflicto se debe solucionar inicialmente entre los implicados. Si no hay acuerdo, se
personales buscará la mediación del Director del proyecto o en su defecto del Gerente del proyecto.
Solución de En caso de discusión sobre un tema se discutirán en las reuniones periódicas de seguimiento en
conflictos técnicos la que participarán el ejecutor, profesionales de EPM y cuando sea necesario el Director de
Proyecto.


Energía - EPM
Parámetros Descripción
En caso que no sea posible tener un acuerdo entre los participantes a la reunión la solicitud será
analizada por el Gerente del proyecto quien tomará la decisión final y será trasmitida por medio
escrito a director del proyecto quien oficializará la respuesta en el comité de seguimiento.
El director del proyecto remitirá la agenda con tres “3” días de anticipación. Se debe asistir
puntualmente. Si por cualquier eventualidad alguien no puede asistir, debe avisar con dos días
de anticipación, sin embargo, debe hacer llegar la información de su responsabilidad,
Reglas básicas para
adicionalmente debe acogerse a las decisiones tomadas en la reunión.
sesiones de trabajo
Se deben realizar descansos de veinte (20) minutos en sesiones de 4 horas.Se programan
reuniones semanales.


Energía - EPM
10. INTERESADOS
Nombre
Expectativas Estrategias para obtener apoyo/reducir
Dependencia Tipo de Influencia Acción
Rol Interesado Esperadas obstáculos
Cargo
Influencia Positiva,
dado el compromiso y
Cumplimiento a metas apoyo con las Presentación Mensualmente entregar el avance al
Vicepresidencia Gerencia T&D
físicas y presupuestales aprobaciones periódica del avance cumplimiento de las metas físicas y
T&D Energía Energía
del proyecto. impartidas para el del proyecto. presupuestales del proyecto.
desarrollo de los
proyectos.
Influencia Positiva,
Cumplimiento a metas
dado el compromiso y
físicas y presupuestales
apoyo con las Presentación Mensualmente entregar el avance al
Dirección Planeación del proyecto,
Planeación T&D aprobaciones periódica del avance cumplimiento de las metas físicas y
T&D Energía cumplimiento ante
impartidas para el del proyecto. presupuestales del proyecto.
entes regulatorios de
desarrollo de los
energía.
proyectos.


Energía - EPM
Nombre
Cargo
Recibir información a Influencia positiva Control y

Diseños CET tiempo con el fin de dado que son un seguimiento según la
CET Normalización y Socialización del proyecto, acercamiento a través
diseñar según lo equipo fundamental en programación al
especificaciones de reuniones técnicas periódicas.
establecido en la la buena ejecución del avance esperado de
programación proyecto ejecución
Influencia positiva
dado que actúan
Identificar claramente directamente en la
Socializar los avances que se desarrollarán en el
Unidad Distribución las pérdidas de energía ejecución con el apoyo Presentar
proyecto.
Distribución Centro, Norte y Sur en los diferentes focos, necesario para el periódicamente el
T&D para su manejo y manejo y control de las avance del proyecto
control. pérdidas de Energía
identificadas en el
proyecto.


Energía - EPM
Nombre
Cargo
Realizar el seguimiento
Influencia positiva,
del Programa Pérdidas, Realizar
dado que el equipo
Unidad de en avance y periódicamente el
realiza seguimiento y Recopilar la información del avance del proyecto
Seguimiento Planeación Proyectos cumplimiento de meta control, seguimiento
desempeño y presentar la información a los interesados
e Ingeniería física, cumplimiento de y desempeño del
permanente del
hitos y ejecución programa
Programa
presupuestal


Energía - EPM
11. PLAN DE COMUNICACIONES
[Elaborar el Plan de Comunicaciones que consiste en determinar las necesidades de información de los diferentes
interesados en el proyecto, la periodicidad y forma (canal) como se va a entregar, se sugiere que tenga el
siguiente tipo de información][Se debe solicitar acompañamiento de expertos en comunicaciones].
RESPONSABLE DE
TIPO DE ASPECTO A ¿A QUIEN LE ¿CUANDO LO
LA ESTRATEGIAS Y MEDIOS
COMUNICACIÓN COMUNICAR COMUNICA? COMUNICA?
COMUNICACIÓN
Plan del
►Charlas de
proyecto, acta
divulgación
de
Cuando es aprobado ►Reunión de Grupos
constitución, A todos los
Director del el documento o Primarios
INTERNA cronograma, involucrados en
Proyecto. cuando se aprueban ►Medios de
hitos o el proyecto.
cambios al mismo. comunicación
entregables y
institucional (Servidor,
control de
correo electrónico).
cambios.
►Charlas de
divulgación
Áreas o
Presentación Cuando es aprobado ►Reunión de Grupos
dependencias
de Director del el documento o Primarios
INTERNA involucradas de
socialización Proyecto. cuando se aprueban ►Medios de
la empresa (EPM
del proyecto cambios al mismo. comunicación
y Filiales).
institucional (Servidor,
correo electrónico).
►Director del
Informe de proyecto.
seguimiento a ►Líderes de lote ►Reuniones.
la Responsable del de control y En la etapa ►Correo electrónico.
INTERNA contratación proceso trabajo. correspondiente del ►Comunicación oficial
(Pliegos, contractual. ►Directivos proceso contractual. (memorando).
Especificacion (según ►Registros en NEON.
es, Informes, delegaciones).
Adjudicación). ►Jurídica.


Energía - EPM
RESPONSABLE DE
COMUNICACIÓN
►Director del
proyecto.
►Líderes de lote
Diseños e Una vez finalizados
Líder de lote de de control y de
implementaci los diseños y cuando ►Reuniones.
INTERNA control o de trabajo.
ón de se presenten ►Correo electrónico.
trabajo. ►Áreas o
procesos. cambios en estos.
dependencias
involucradas
(Filial o EPM).
►A todos los
involucrados del
proyecto. Mensualmente o
►Áreas o según
Informe de Director del ►Reuniones.
INTERNA dependencias la frecuencia que se
seguimiento Proyecto. ►Correo electrónico.
involucradas de defina en el
la empresa y proyecto.
filiales (Filial o
EPM).
►A todos los
involucrados del
proyecto.
*Al inicio del
►Áreas o
Plan de Director del proyecto o cuando *Reuniones.
INTERNA dependencias
calidad Proyecto. hayan cambios en el *Correo electrónico.
involucradas de
documento.
la empresa y
filiales (Filial o
EPM).
►Director del
proyecto.
►A todos los Cada que se haya
Recepción de involucrados del recibido un equipo,
Director del
INTERNA equipos o proyecto. un bien o un servicio Correo electrónico.
proyecto
materiales ►Áreas o cuando sea
dependencias aplicable.
involucradas
(Filial o EPM).


Energía - EPM
RESPONSABLE DE
COMUNICACIÓN
►A todos los
involucrados del
Acta de proyecto. Posterior a la
Director del ►Reuniones.
INTERNA entrega del ►Áreas o finalización del
Proyecto. ►Correo electrónico.
proyecto. dependencias proyecto.
involucradas
(Filial o EPM).
►A todos los
involucrados del
Jefe de Unidad o proyecto. ►Correo electrónico.
Quejas o Cuando se
INTERNA Director del ►Áreas o ►Comunicación oficial
Reclamos. presenten.
Proyecto. dependencias (memorando).
involucradas
(Filial o EPM).
►A todos los
involucrados del
proyecto.
Director del Con los resultados ►Correo electrónico.
INTERNA Satisfacción. ►Áreas o
Proyecto. de la encuesta. ►Reunión.
dependencias
involucradas
(Filial o EPM).
Cuando haya un
Acta de acuerdo de ►Reunión.
EXTERNA Jefe de Unidad Cliente.
constitución. condiciones entre ►Correo Electrónico.
las partes.
Procesos de
contratación ►Proveedores. ►Reuniones.
(Publicación, Responsable del ►Entes de En la etapa ►Correo electrónico.
EXTERNA Recibo de proceso control (a correspondiente del ►Comunicación oficial
Ofertas, contractual. solicitud de proceso contractual. (memorando).
Adjudicación, este). ►Registros en NEON.
etc).


Energía - EPM
RESPONSABLE DE
COMUNICACIÓN
Mensualmente o
según
Informe de Director del
EXTERNA Cliente. la frecuencia que se
seguimiento. Proyecto. ►Correo electrónico.
defina en el
proyecto.
Al inicio del proyecto

Plan de Director del o cuando hayan
EXTERNA Cliente.
calidad Proyecto. cambios en el ►Correo electrónico.
documento.
►Correo electrónico.
Información Director del Al entregar el ►Medio magnético.
EXTERNA Cliente.
técnica Proyecto. proyecto. ►Comunicación oficial
(carta).
Jefe de unidad o ►Comunicación oficial

Quejas y Comunidad o Cuando se
EXTERNA Director del (carta).►Correo
Reclamos. Autoridades. presenten.
Proyecto. electrónico.
De acuerdo a lo
Director del ►Correo electrónico.
EXTERNA Satisfacción. Cliente. programado en el
Proyecto. ►Reunión.
proyecto.
►Entes de
control
►Autoridades Cuando sea
EXTERNA Informes Jefe de Unidad ►Comunicación oficial
locales requerido.
(carta).
►Autoridades
Ambientales
Líder del lote ►Autoridad
Solicitudes de (control o Ambiental. De acuerdo a lo ►Correo electrónico.
EXTERNA trámites trabajo), de ►Autoridades programado en el ►Comunicación oficial
ambientales. gestión locales (cuando proyecto. (carta).
ambiental. se requiera).


Energía - EPM
RESPONSABLE DE
COMUNICACIÓN
Director del
Solicitudes de Proyecto/Líder Cuando sea
EXTERNA Comunidad. ►Comunicación oficial
información. Lote de Control requerido.
(carta).
o Trabajo.
Cada vez que se
encuentre evento
Solicitud de alguno que ►Comunicación oficial
Director del Gerente del
INTERNA Cambios al modifique el alcance (carta).
proyecto Proyecto
proyecto o el presupuesto o el ►Reunión.
tiempo de ejecución
del proyecto
Cada vez que se
encuentre evento
alguno que
Solicitud de ►Comunicación oficial
Director del Director del identifique la
INTERNA Cambios al (carta).
proyecto proyecto posibilidad de
proyecto ►Reunión.
cambios en aspectos
técnicos del
proyecto
Al inicio del proyecto
►Comunicación oficial
Socialización Director del y durante la
EXTERNA Comunidad. (carta).
de proyectos. Proyecto. ejecución cuando
►Reunión.
sea requerido.
CONVENCIONES
1. Tipo de Comunicación INTERNA: Áreas o dependencias involucradas de la empresa y Personal del Área y /o Filiales.
2. Tipo de Comunicación EXTERNA: Clientes, Autoridades locales, Entes de Control, Autoridades
Ambientales, Comunidad y Proveedores
3. XM: Empresa Operación de Sistema Eléctrico Nacional.
11.1 Tipos de reuniones :[Se detalla la periodicidad y tipo de reuniones a desarrollar]
Tipo de reunión y objeto Participantes Periodicidad
Reunión de seguimiento Director de Proyecto Reuniones quincenales, se aplica el

formato de actas de reuniones
Líderes de lote
definido para el proyecto. Formatos
de control y seguimiento definidos


Energía - EPM
Tipo de reunión y objeto Participantes Periodicidad
para el proyecto.
Reunión de Seguimiento de la Gerencia Gerente T&D Energía Reunión mensual, comenzando la

segunda quincena de cada mes. Se
Jefes de Unidad
presentan en formato de Word ya
Directores de Proyecto establecido por la Dirección
Planeación Proyectos de
Infraestructura.
11.2 Tipos de documentos:[En los siguientes cuadros se presentan las especificaciones de cada uno de los
principales documentos que se generarán al interior del Proyecto con el fin de satisfacer los
requerimientos de información de los diferentes interesados.]
Documento Plan de proyecto Formatos de Seguimiento
Descripción El documento contiene toda la planeación del proyecto con El documento contiene toda la
la cual se definen todas las acciones a seguir por el Gerente información de avance física y
y Director de proyectos para el desarrollo de proyecto. presupuestal del proyecto. Se
incluyen las observaciones y
eventos que pueden modificar el
alcance, tiempo y/o presupuesto
del proyecto.
Formato Formato en Word pero cuenta con anexos en Excel y Formato en Excel - Word
Project.
Periodicidad Al inicio del proyecto Mensual
Autor Director de Proyecto - Programador Equipo Programación y

Desempeño
Director de Proyecto
Interesados Director de Proyecto Director de Proyecto
Jefe Unidad Jefe Unidad
Gerente T&D Energía Gerente T&D Energía
Vicepresidencia T&D Vicepresidencia T&D

Forma de Se recopila mediante reuniones de trabajo Se recopila mediante reuniones de
recopilar seguimiento semanal


Energía - EPM
Forma de Se entrega impreso, mediante documento oficial. Se entrega en medio magnético e

distribuir impreso.
Forma de El formato digital se guarda en el directorio del proyecto y El formato digital se guarda en el
archivar se archiva impreso acorde a Tabla de Retención directorio del proyecto y se
Documental. archiva impreso acorde a Tabla de
Retención Documental.
Forma de Los cambios al plan de proyectos se realizan de común Los cambios al informe se realizan
actualizar acuerdo entre el Gerente de proyectos y el equipo de de común acuerdo entre el
planeación de la ejecución de proyectos. Y se debe Director de Proyecto, Jefe y/o
diligenciar el formato de control de cambios. Gerente según sea el caso.
12. ADQUISICIONES
[Documentar las decisiones de adquisiciones o compra para el Proyecto Formulación / Proyecto Ejecución].
Fecha Fecha estimada de

Estrategia de
Objeto de Contratación estimada adjudicación de la
contratación
inicio del PC contratación
[Definir fecha [Definir fecha estimada de

[ Definir la estrategia estimada de adjudicación de
de contratación de inicio de contratación aa/mm/dd]
Contrato Software CHOICE y SAP acuerdo al proceso contratación
definido por cadena aa/mm/dd]
de suministro ]
2015-01-02 2015-05-29
Contrato Mano de Obra 2014-08-01 2014-12-03
Contrato Materiales
Compras de grupo 2015 2021


Energía - EPM
13. RIESGOS
[Tenga en cuenta para diligenciar este numeral, el informe resultado del análisis realizado de acuerdo a la
metodología corporativa.]


Energía - EPM


Energía - EPM
Descripción
Nivel de
Riesgo del Plan de Mitigación Responsables
riesgo
Riesgo
1 Inadecuadas Extremo 1. La Dirección de Seguridad liderará Por directriz de la

condiciones de proyecto para estructurar todo un Vicepresidencia
seguridad en las esquema que propenda por la T&D se conformó
zonas donde seguridad del personal asociada a la un equipo de
opera el control defraudación de fluidos. trabajo con
de pérdidas. participación de
2. Establecer alianzas y contactos con funcionarios de los
autoridades en las zonas de las diferentes
empresas del Grupo. negocios desde el
19 de febrero de
3. Definir políticas y procedimientos 2014.
para la gestión de eventos relacionados
con seguridad del personal.
4. Establecer red de informantes.


Energía - EPM
2 Reincidencia en Extremo 1. Impulsar programas de educación a

el fraude los clientes y campañas de
sensibilización en la cultura de la
legalidad.
2. Ajustar el procedimiento y políticas

para la aplicación de denuncias penales
y denuncia en centrales de riesgo.
3. Identificar causas de reincidencia e

implementar estrategias comerciales y
técnicas acorde con estas.
4. Socializar problemática con los entes

de control.
5. Establecer programas de
capacitación respecto a uso racional de
los recursos.


Energía - EPM
3 Incremento de Extremo 1. Gestionar de manera oportuna y

sectores efectiva con los entes territoriales una
subnormales de solución que permita medir y facturar la
difícil acceso y energía consumida, además prestar el
cobro. servicio con calidad y seguridad.
2. Gestionar con los entes territoriales y

nacionales alternativas que permitan
acuerdos directos con los usuarios.
Ejemplo: elaborar una propuesta para
realizar una medición directa con la
comunidad.
3. Brindar productos y opciones que se

ajusten a las condiciones socioeconómicas
de las comunidades.
4. Tener en cuenta acciones en

sensibilización y ajustes a procedimientos
mencionados anteriormente.
5. Establecer plan de relacionamiento de

alto nivel con entes locales y
departamentales.


Energía - EPM
4 Incremento en la Extremo 1. Obtener una herramienta informática

cantidad de que permita mejorar el direccionamiento
conexiones en la detección de clientes fraudulentos.
irregulares.
2. Adecuar el sistema de información y
asegurar la calidad de datos tanto de
campo, comercial y técnica.
3. Búsqueda de estrategias técnicas

(balances por circuito y por ramales) que
reduzcan y controlen la evolución de los
diferentes tipos de fraudes.
4. Identificación de las zonas y grupos que

se dedican a la ingeniería del fraude.
5. Mejoramiento de procesos que

garanticen la seguridad de la información.
6. Adecuar la computación móvil para

atender el trabajo de campo.
7. Tener en cuenta acciones en seguridad,

sensibilización, educación y ajuste a
procedimientos mencionados
anteriormente.
8. Definir por parte de la alta dirección y

las autoridades competentes la política
respecto a la prestación del servicio para
minería.


Energía - EPM
5 Baja efectividad Extremo 1. Integración en un sistema de

en el información único de todos los datos que
direccionamiento generan diferentes equipos y que son
de acciones para insumos para el direccionamiento (definir
detectar indicadores de oportunidad y calidad de la
irregularidades información que se registra).
(fraudes,
contrabando o 2. Tomar en cuenta acción de obtención de
problemas un sistema de información que mejore la
técnicos). identificación y direccionamiento.
3. Capacitación y entrenamiento
permanente en los trabajos técnicos
referentes a pérdidas.
4. Mejorar los procesos de auditoría en

campo.
6 Retrasos en los Extremo 1. Compras y contratos de mano obra

procesos de unificadas.
contratación de
mano de obra y 2. Fortalecer los procedimientos para
en el entregar la planeación de suministro justo
abastecimiento a tiempo.
de materiales.
3. Nuevas estrategias de contratación de
mano de obra y materiales.
4. Definición de Acuerdos de Nivel de

Servicio en los procesos de contratación.
5. Habilitar procedimiento para

transferencia de materiales entre
empresas del Grupo.
6. Evaluar la posibilidad de establecer

contratos de suministro con plazos más
largos.


Energía - EPM
7 Reprocesos y Alto 1. Adecuar el sistema de información que

errores por no permita hacer seguimiento a cada uno de
contar con un los contratos en cuanto a materiales,
sistema de efectividad, calidad de las acciones y mano
información ágil de obra
para el manejo
administrativo. 2. Contar con un sistema único de
información donde se centraliza la misma
3. Establecer acciones que permitan tener

redundancia y capacidad de respuesta ante
una contingencia.
8 Ausencia de Alto 1. Promover programas continuos de

personal con la capacitación, formación y entrenamiento
experiencia y en el área eléctrica con entidades como el
capacitación Sena, Institutos tecnológicos en cada una
necesaria para el de las regiones.
control de
pérdidas. 2. Diseñar estrategias para la retención del
personal.
9 Baja efectividad Alto 1. Implementación de programas de

en la ejecución capacitación y entrenamiento de personal.
de las acciones
cuando se 2. Herramienta informática adecuada para
detecta el el trabajo de campo (computación móvil-
fraude. Centro de gestión para supervisión de
campo).
3. Auditorías de seguimiento al personal de

campo (soporte informático).
4. Definición de indicadores de gestión.
5. Identificación de zonas de difícil gestión.
6. Estrategias de contratación que

incentive la productividad (efectividad).
7. Estandarización de procesos a nivel de

Grupo.


Energía - EPM
10 Decisiones que Alto 1. Compañas de divulgación al interior de

no se encuentren las Empresas.
alineadas con el
Programa de 2. Redefinir las responsabilidades de las
control y tareas comerciales.
reducción de
pérdidas. 3. Capacitar al personal referente al tema
de costos e inversiones.
4. Vincular al proceso de toma de

decisiones expertos en diferentes
aspectos tanto administrativos como
técnicos.
11 Inadecuado Alto 1. Realizar la gestión con el regulador

control a los para que operador de red pueda revisar
usuarios de otro el cliente de otro comercializador sin
comercializador. previo aviso.
2. Implementación de acciones técnicas,

operativas y administrativas para evitar el
mal reporte de la información a XM por
parte del comercializador.
Ver acción: Implementación ciclo PHVA

en el proceso control pérdidas.
12 Rechazo de la Tolerable
comunidad a las
intervenciones Ver: Gestión asociada a la normalización
encaminadas a de sectores Subnormales, seguridad del
encontrar y personal.
evitar el fraude.
13 Cambio en las Tolerable 1. Tener información actualizada y

condiciones analizada referente a los análisis de los
regulatorias cálculos pérdidas técnicas y no técnicas.
respecto a
pérdidas. 2.Presentar los estudios a los entes
regulatoria


Energía - EPM
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Empresas Públicas de Medellín E.S.P.

Plan General del Proyecto

Proyecto Gestión y Control pérdidas Grupo de

GEPM- AC Versión 00 Página 1 de 51

PLAN GENERAL PROYECTO

Olga Lucía Uribe Rendón Carlos Mario Galeano Garcés

CARGO: Profesional Operaciones Profesional Gestión

FECHA: AA-MM-DD 2015-05-25 2015-05-29

Versión Fecha de la Modificación efectuada

00 2015-05-29 Versión inicial

Plan general del Proyecto Página 1 de 51

Proyecto Gestión y Control pérdidas Grupo de

GEPM- AC Versión 00 Página 2 de 51

1. PROPÓSITO DEL PLAN

2. ASPECTOS GENERALES DEL PROYECTO

Proyecto Gestión y Control Pérdidas de Energía-EPM

Vicepresidencia Ejecutiva Gestión Negocios

Líder del Proyecto/

 Disponer de una herramienta informática que permita la identificación

Plan general del Proyecto Página 2 de 51

Proyecto Gestión y Control pérdidas Grupo de

GEPM- AC Versión 00 Página 3 de 51

 Cumplimiento de la ejecución presupuestal

Para los entregables puntuales de aguas y gas adscritos proyecto de energía

Objetivo Estratégico Lograr excelencia operacional en la prestación de servicios

Plan general del Proyecto Página 3 de 51

Proyecto Gestión y Control pérdidas Grupo de

GEPM- AC Versión 00 Página 4 de 51

Plan general del Proyecto Página 4 de 51

Proyecto Gestión y Control pérdidas Grupo de

GEPM- AC Versión 00 Página 5 de 51

ESTRUCTURA DE DESOGLOSE DEL TRABAJO

5.2 Diccionario de la EDT:[Nombre del entregable/Descripción/Responsables]

Plan general del Proyecto Página 5 de 51

Proyecto Gestión y Control pérdidas Grupo de

GEPM- AC Versión 00 Página 6 de 51

Id EDT Nombre del Entregable Descripción Responsable

*Planes de Acción Gente y Cultura: Comprende

*Contrato CHOICE y SAP: Comprende el proceso

1.10. *Contratos Seguridad e Investigación:

*Software de Direccionamiento estabilizado y

LC4 DISEÑOS Y PROCESOS *Control Pérdidas: Comprende el diagnóstico, Profesionales

Plan general del Proyecto Página 6 de 51

Proyecto Gestión y Control pérdidas Grupo de

GEPM- AC Versión 00 Página 7 de 51

Id EDT Nombre del Entregable Descripción Responsable

Plan general del Proyecto Página 7 de 51

Proyecto Gestión y Control pérdidas Grupo de

GEPM- AC Versión 00 Página 8 de 51

LT 5.2 Ofertas Comerciales 1651 días mié 01/04/15 vie 31/12/21

Plan general del Proyecto Página 8 de 51

Proyecto Gestión y Control pérdidas Grupo de

GEPM- AC Versión 00 Página 9 de 51

6.2 Cronograma de hitos: [Hito: Punto o evento significativo del proyecto].

Contratos Mano de Obra:

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Proyecto Gestión y Control pérdidas Grupo de

GEPM- AC Versión 00 Página 10 de 51

Plan general del Proyecto Página 10 de 51

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GEPM- AC Versión 00 Página 11 de 51

Software Computación Móvil: