MODELO DE ACTA DE INTERACCION ACTA DE INTERACCION # CT-2013-002297-A219 Empresas Publicas de Medellin E.S.P. (EPM) en su rol de Nuicleo Corporativo, y Centrales Eléctricas del Norte de Santander S.A. E.S.P (CENS), Central Hidroeléctrica de Caldas S.A. E.S.P. (CHEC), Electrificadora de Santander S.A. E,S.P (ESSA) y Empresa de Energia del Quindio S.A. E.S.P. (EDEQ), todas parte del grupo empresarial EPM (“Grupo EPM”) y en el marco de la nueva Arquitectura Empresarial del Grupo EPM, han suscrito un Acuerdo de Gobierno el 08 de Noviembre de 2013, el cual habilita la firma de esta Acta de Interaccién que se regiré por lo establecido en el Acuerdo de Gobierno y por los siguientes numerales: 1, PARTES INVOLUCRADAS | ‘Subgerencia Distribucién-EDEQ | 'Gerente General ESSA |Subgerencia Distribucién Zona Sur-ESSA | Subgerencia Distribucién Zona Nort ESSA | : _EPM EMPRESA DEL GRUPO EPM | |VP. Transmision y Distribucién Gerente General CHEC | | Gerencia T&D energia Region Antioquia | Subgerencia Distribucidn-CHEC | [Pireccién Planeacién T&D Gerente General CENS | | Direccion Planeacién Proyectos e Subgerencia Distribucién-CENS | | Ingenieria Gerente General EDEQ | | 2. OBJETO DE LA INTERACCION | Festablecet los aipectos iacebahite Reraeudesanre (otal Peogramarcestioniy contet] Pérdidas de Energia Grupo EPM - Empresas Nacionales, el cual comprende la Gestié del programa y la gestion y ejecucién de los proyectos asociados de CHEC, CENS, EDEQ) y ESSA, con el fin de garantizar la unidad de propésito y direccién dentro del modelo, ‘estratégico de involucramiento operacional para las empresas del Grupo EPM. | Para cumplir con el objeto, las partes acuerdan especificar las interacciones segiin) las condiciones definidas en la clausula cinco (5) del presente documento. ISITOS PARA LA INTERACCION Las partes deben haber suscrito el Acuerdo de Gobierno del 08 de noviembre de 2013, | “aprobado el Acta de Interaccion Genérica # CT-2013-002297-A43 y suscrito la presente) |Acta de Interacciéi 4, MEDIOS PARA LA INTERACCION _ | tas interacciones objeto de la presente Acta se desarrollaran a través de medios| Ipresenciales, electrénicos u otros, que las Partes acuerden conforme a sus] |necesidades.5._ INSTRUCTIVO ESPECIFICO DE LA INTERACCION Gestién del Programa | 'Se realiza el liderazgo del programa desde EPM por parte de la Gerencia T&D Energia Regién Antioquia que incluye: Coordinar y realizar seguimiento a las acciones derivadas de la ejecucion de la presente acta asi como a las acciones que garanticen la articulacién entre los diferentes proyectos liderados por las dependencias de Distribucion de CENS, ESSA, EDEQ y CHEC. Coordinar la construccién de una visién unificada e integral en la gestién y| control de pérdidas a través de la implementacion de planes, herramientas, y_ procesos homologados que permitan la sostenibilidad det indicador de pérdidas para el Grupo. Realizar control y seguimiento al desempefio durante del desarrollo de los diferentes proyectos de Gestion y Control Pérdidas ejecutados por las filiales adscritos al programa Realizar la programacién y el desempefio del programa, el cual incluye: Realizar acompafamiento, intercambio de informacién y transferencia de conocimiento para homologacién de tas actividades realizadas por los responsables de programacién y desempefio durante la ejecucién de los proyectos de Gestion y Control Pérdidas en CENS, ESSA, EDEQ y CHEC. (aplicacién de estandares para control de cambios y seguimiento al desempeno. del proyecto) Consolidar y validar informes de avance de los proyectos adscritos al Programa enviados mensualmente por los responsables de programacién y desempefio de cada proyecto. | Enviar informacion a la Direccién Planeacién Proyectos e Ingenieria para la. actualizacién del banco de proyectos de infraestructura y mejora operacional | Coordinar la aplicacién de criterios y practicas comunes e identificar sinergias | que se puedan obtener en la actuacion como Grupo durante el avance de los) proyectos, con los responsables de su gestidn y ejecucién en CENS, ESSA EDEQ. y CHEC, y canalizar las necesidades con las dependencias responsables en EPM.| Gestién y Ejecucién de los Proyectos Se realiza el liderazgo de los proyectos por parte de las dependencias de Distribucién de CENS, ESSA, EDEQ y CHEC que incluye: | ‘de dicha homologacion; asi mismo coordinar la implementac definidos en EPM para materializar la obtencién de sinergias de Grupo. Identificar, cuando se presente durante la ejecucién de los proyectos, segin su analisis de su capacidad, la necesidad de realizar en forma conjunta (EPM y filiales) la adquisicién de bienes y servicios sin perjuicio de las normas que regulen la contratacién de cada una o la necesidad de realizar la gestion, integral o parcial de algunas actividades dentro del alcance de los proyectos| Gestion y Control Pérdidas, para lo cual se realizaran las respectivas actas derivadas de esta relacion en coordinacién con la Gerencia T&D Energia Region Antioquia La dependencia de Distribucién de la filial designara en cada proyecto un responsable de la coordinacién de las actividades de la gestién y ejecucién, y) garantizara los recursos financieros, humanos, entre otros requeridos para garantizar el adecuado desarrollo del proyecto en cada empresa. } Coordinar y ejecutar las actividades del proyecto acorde con los estandares tecnicos y de gestion de proyectos de Grupo acorde con orientaciones de la} Gestién del Programa, Realizar programacién y desempefio del proyecto que incluye la ejecucién de! actividades de la Planeacién tales como: aplicacién de estandares para control de cambios y seguimiento al desempefio del proyecto, elaboracién y revision de lineas base del proyecto (Estructura de Desglose de Trabajo, cronograma, costo, riesgos) elaborar el Plan General, realizar informes mensuales de avance de los proyectos y enviarlos a los responsables de programacién y desempefio| del programa para revision y validacién, y en general, participar en las actividades de apoyo a la gestion del proyecto. Cumplir las metas de reduccién y control, para asegurar los beneficios del| proyecto y la sostenibilidad del indicador de pérdidas. Atender solicitudes de informacién y consultas derivadas de la gestién del! banco de proyectos de infraestructura y mejora operacional administrado por) la Direccién Planeacién Proyectos e Ingenieria.Gestion de proyectos (banco de proyectos de infraestructura y mejora operacional y estandares) + Realizar acompafiamiento metodolégico por parte de la Direccién de) Planeacion Proyectos e Ingenieria durante el desarrollo de los proyectos para | garantizar la implementacién de los estandares definidos para la gestion de proyectos de Grupo EPM. + Realizar las actividades enmarcadas en la gestion del banco de proyectos de infraestructura y mejora operacional por parte de la Direccién Planeacion Proyectos e Ingenieria tales como: matricular y clasificar proyectos acorde con mecanismos definidos, actualizar la informacién acorde con el ciclo de vida de | los proyectos y recibir informes de avance mensual del programa Gestién y Control Pérdidas y sus proyectos asociados ‘Mecanismos de seguimiento y control: | | | © Seguimiento a Nivel de Programa: Se realizar por parte de la VP. Transmisin | y Distribucién, Gerencia T&D Energia Region Antioquia y los lideres de proyecto de cada empresa, una reunién mensual o segun necesidad, para realizar) | seguimiento a los entregables principales y al desempefio del proyecto. | | | © Seguimiento Gerencial: Se realizaré por parte de la VP. Transmisién y| Distribucion, Gerencia T&D Energia Regién Antioquia y los Gerentes de las filiales, una reunién bimestral para realizar seguimiento al programa. CENTREGABLES Gestién de Programa: 1 + Informes de avances consolidados y validados a nivel de programa. | © Actas y/o registros generados de la interaccién para el programa. | | |Gestion y Ejecucién de Proyectos CENS, ESSA, EDEQ y CHEC: + Registros y/o documentos asociados a la gestién del proyecto tales como: acta| de constitucién del proyecto, plan general del proyecto, registros derivados de| la gestion integral de cambios, registro de lecciones aprendidas, registros de cierre, registros de gestion de riesgos, entre otros. ‘« Informes de avance del proyecto.+ Registros y/o documentos y entregables asociados a las actividades de ejecucién del producto del proyecto tales como: metodologia para gestion y | control de pérdidas no técnicas ajustada, Procesos y/o actividades de gestién | y control de pérdidas y actividades transversales que impacten el control de pérdidas no técnicas ajustados, Infraestructura para gestion y control de pérdidas instalada en las redes de propiedad de las empresas, Sistema de Informacién de direccionamiento para deteccién y reduccién de pérdidas no | técnicas implementado. | Gestion de proyectos (banco de proyectos de infraestructura y mejora operacién y |estandares) a cargo de la Direccién Planeacién Proyectos e Ingenieria, con los. | siguientes entregables: | + Documentacién para homologar la gestién de los proyectos y el programa (guias, formatos y estandares). | | | © Informacion de los proyectos de gestién y control pérdidas actualizada en el | nco de proyectos de infraestructura y mejora operacional ANEXOS (si los hay) En sefial de aceptacién se firma por EPM en la ciudad de Medellin el dia 76 de getebre , y por [....empresa del Grupo] en la ciudad de [...Ciudad] el dia%Z de noviennbre,