Procedimiento ISO27038

GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN Y
REDACCIÓN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS UNE

DIGITALES BASADA EN LA NORMA ISO/IEC
27038:2014
Martínez González Ana Daniela
GT_RDN01
Versión: 2020-02
Noviembre 2020
Elaboró: Coordinador de Revisó: Coordinador de

Aprobó: Gerente Operativo
Calidad Sistemas
Steven Victor Tallarico 22- David Mustaine
William Rose Junior 24-11-20
11-18 23-11-20
Documento Proceso Código Revisión Emisión
GUÍA TÉCNICA PARA LA ISO 27038:2014 GT_RD 01 22/11/202

ELABORACIÓN Y REDACCIÓN
N01 0
DE DOCUMENTOS NORMATIVOS
Contenido
Alcance. .......................................................................................................................... 4
Definiciones. ...................................................................................................................... 4
Responsabilidades de procedimiento. .................................................................................... 5
Desarrollo.......................................................................................................................... 5
1. Principios generales y reglas ............................................................................................. 5
2 Estructura de las normas .............................................................................................. 6

2.1 Subdivisiones del contenido .............................................................................................................................................. 6
2.1.1 Generalidades ................................................................................................................. 6
2.1.2 Subdivisión del contenido de una norma publicada en partes ................................. 8
2.1.3 Subdivisión del contenido de una norma individual ................................................... 9
2.2 Descripción y numeración de divisiones y subdivisiones ...................................................................................................... 11
2.2.1 Parte ....................................................................................................................................... 11
2.1.2 Capítulo.......................................................................................................................... 12
2.1.3 Apartado ........................................................................................................................ 12
2.1.4 Párrafo ............................................................................................................................ 12
2.1.5 Anexo ............................................................................................................................. 12
3 Reglas de redacción ................................................................................................. 14

3.1 Elementos informativos preliminares .......................................................................................................................... 14
3.1.2 Portada ........................................................................................................................... 14
3.1.3 Índice ............................................................................................................................. 14
3.1.4 Derechos de patente .................................................................................................... 15
3.1.5 Introducción .................................................................................................................. 15
3.2 . Elementos normativos de carácter general ................................................................................................................ 16
3.2.2 Código del documento ................................................................................................ 16
3.2.3 Título de la norma .......................................................................................................... 16
3.2.4 Objeto y campo de aplicación ................................................................................... 17
3.2.4.1 Objeto ............................................................................................................................ 17
2.1.1.1 Campo de aplicación .................................................................................................. 18
2.1.2 Normas para consulta .................................................................................................. 18
2.2 Elementos normativos de carácter técnico ................................................................................................................. 19
2.2.1 Términos y definiciones................................................................................................. 19
2.2.2 Símbolos y abreviaturas................................................................................................ 19
2.2.3 Requisitos ....................................................................................................................... 20
2.2.4 Muestreo o toma de muestras ..................................................................................... 21
2.2.5 Métodos de ensayo ...................................................................................................... 21
2.2.5.1 Reactivos y materiales de ensayo............................................................................... 22
2.2.5.2 Aparatos......................................................................................................................... 23

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2.2.5.3 Métodos de ensayo alternativos ................................................................................. 23

2.2.6 Clasificación y designación ......................................................................................... 23
2.2.7 Marcado, etiquetado, embalaje, transporte y documentación .............................. 23
2.2.7.1 Requisitos relativos al marcado, etiquetado, embalaje y transporte de los
productos ....................................................................................................................................... 23
2.1.1.1 Requisitos relativos a la documentación que acompaña al producto ................... 24
2.1.2 Anexos normativos........................................................................................................ 24
2.2 Elementos informativos suplementarios ...................................................................................................................... 25
2.2.1 Correspondencia con otras normas ............................................................................ 25
2.2.2 Bibliografía ..................................................................................................................... 25
2.2.3 Anexos informativos ...................................................................................................... 25
2.2.4 Notas a pie de página .................................................................................................. 25
2.2.5 Notas y ejemplos insertados en el texto ..................................................................... 26
2.2.6 Notas en tablas y figuras .............................................................................................. 26
2.3 Elementos y reglas comunes .................................................................................................................................... 26
2.3.1 Formas verbales ............................................................................................................ 27
2.3.2 Listas enumerativas ....................................................................................................... 29
2.3.3 Ortografía y siglas de los nombres de organizaciones ............................................. 30
2.3.4 Utilización de nombres comerciales ........................................................................... 30
2.3.5 Referencias y citas ........................................................................................................ 31
2.3.5.1 Generalidades ............................................................................................................... 31
2.3.5.2 Referencia a una norma en su totalidad, dentro de su propio texto ....................... 31
2.3.5.3 Referencia dentro de una norma a parte de su texto ............................................... 31
2.3.5.4 Referencia dentro de una norma a sus tablas y a sus figuras................................... 32
2.3.5.5 Referencia a otras normas ........................................................................................... 32
2.3.6 Tablas ............................................................................................................................. 33
2.3.6.1 Utilización ....................................................................................................................... 33
2.3.6.2 Designación ................................................................................................................... 33
2.1.1.1 Disposición del título ..................................................................................................... 34
2.1.1.2 Encabezados ................................................................................................................. 34
2.1.1.3 Notas en las tablas ........................................................................................................ 35
3.5.7.1 Utilización ....................................................................................................................... 35
3.5.7.2 Designación ................................................................................................................... 36
3.5.7.3 Disposición del título ..................................................................................................... 36
Figura 2 – Detalle del aparato ...................................................................................................... 36
3.5.7.4 Elección de símbolos, tipos de escritura y leyendas ................................................. 36
3.5.7.1 Dibujos técnicos ............................................................................................................ 38
3.5.7.2 Esquemas ....................................................................................................................... 38

N01 0
3.5.7.3 Notas en las figuras ....................................................................................................... 39

3.5.7.1 Unidades de medida .................................................................................................... 39
3.5.7.1 Continuación de figuras ............................................................................................... 39
3.5.8 Expresiones matemáticas ............................................................................................ 40
3.5.8.1 Generalidades ............................................................................................................... 40
3.5.8.2 Presentación .................................................................................................................. 41
3.5.7.1 Numeración ................................................................................................................... 42
3.5.7.2 Indicación de las medidas y de las tolerancias ........................................................ 42
3.5.7.3 Representación de valores numéricos........................................................................ 43
4. Requisitos previos a la digitalización............................................................................. 44

4.1. Directrices generales de digitalización ....................................................................................................................... 44
4.2. Requisitos técnicos ................................................................................................................................................. 44
4.3. Escenarios de captura ............................................................................................................................................ 12
5. Proceso de digitalización ........................................................................................... 13

5.1. Fase de inicio ........................................................................................................................................................ 13
5.1.1 Preparación de la documentación ................................................................................................................................ 13
Documentos grapados: ................................................................................................................ 14
Documentos encuadernados: ..................................................................................................... 14
5.2. Fase de digitalización ............................................................................................................................................. 15
5.2.1 Optimización de la imagen .......................................................................................................................................... 16
5.2.2 Asignación de metadatos ....................................................................................................................................... 17
5.2.3 Firma de documentos electrónicos digitalizados ............................................................................................................... 17
5.2.2 Determinación de la naturaleza de las copias electrónicas obtenidas del proceso de digitalización. ..................................... 18
5.2.3 Control de calidad ................................................................................................................................................. 19
5.3 Fase de captura y demás procesos de gestión de documentos electrónicos .................................................................... 20
Diagramas de proceso. ..................................................................................................... 21

Elaboración y Redacción de documentos normativos .............................................................................................................. 21
Elaboración de documento de acuerdo a las reglas de redacción. ............................................................................................ 22
Digitalizar documentos normativos. ....................................................................................................................................... 23
Control de cambios. ......................................................................................................... 24
Anexos. .......................................................................................................................... 25
Referencias . ......................................................................................................... 28

N01 0
Objetivo.
Establecer la metodología y proporcionar los elementos técnicos necesarios, que permitan
la identificación, definición y diseño de documentos normativos digitales accesibles.
Alcance.
El presente procedimiento se aplicará a la ejecución de actividades relacionadas con la
elaboración, creación, redacción y aprobación de los documentos normativos basándose
en las directrices de la norma ISO/IEC 27038:2014
Definiciones.
Documento normativo:
Especificación técnica, de aplicación voluntaria, aprobada por consenso y elaborada por
un Organismo de Normalización reconocido.
Actualizar o Modificar: Realizar cambios en un documento controlado.

Aprobación: Consiste en la acción de verificar que el contenido del documentado sea
adecuado y conveniente. Constituye la autorización para continuar o iniciar su publicación
e implementación.
Caracterización: Documento usado para describir la estructura de cada macroproceso y
proceso, estableciendo entre otros, su objetivo, alcance, responsable, entradas, salidas,
indicadores, requisitos legales y normativos, indicadores de gestión, recursos, etc.
Control de Registros: Registro que relaciona los registros existentes en los procesos del SGC
Divulgación: utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la
información del Sistema Integrado de Gestión.
Documento: información y su medio de soporte que además hace referencia a formatos,
manuales instructivos, guías, procedimientos, documentos descriptivos, fichas técnicas. El
medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una
combinación de estos.
Fecha: Parte del encabezado de algunos documentos que corresponde a su fecha de
aprobación o modificación.

N01 0
Formato: Documento que tiene el objetivo de estandarizar la presentación o contenido de

alguna información, diligenciado se convierte en un registro.
Manual: Documento a través del cual se describen los lineamientos generales para el
desarrollo y correcta aplicación de un procedimiento.
Modificación: es cualquier cambio fundamental que se considere necesario realizar en un
documento del Sistema Integrado de gestión de la Corporación.
Procedimiento: documento que describe de forma clara e inconfundible los pasos para
iniciar, desarrollar y concluir una serie de actividades secuencialmente establecidas en un
proceso que da como resultado final un producto o servicio.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del
documento objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo.
Versión: Parte del encabezado de algunos documentos que indica la última edición
aprobada del documento.
Responsabilidades de procedimiento.
• El presente procedimiento se dará a conocer a las personas que están relacionadas
directamente con la actividad de documentación normativa.
• Es responsabilidad del Gerente Operativo planificar, dirigir y asegurar el buen manejo

de los recursos para la elaboración de este procedimiento.
• Es responsabilidad del Coordinador de calidad, distribuir, almacenar y realizar

cualquier cambio al original de este procedimiento.
• El coordinador de sistemas es responsable de velar por la administración y

actualización de este documento en medio electrónico.
Desarrollo.
1. Principios generales y reglas
Una norma tiene que ser tan completa como sea posible dentro de los límites
establecidos en su campo de aplicación.
El texto de una norma tiene que ser claro, preciso y coherente, y para su
redacción tienen que seguirse las reglas indicadas en el capítulo 6 con objeto de

N01 0
facilitar su comprensión a aquellos profesionales y usuarios que no hayan

participado en su elaboración.
Tiene que mantenerse la uniformidad en la estructura, terminología y estilo de
redacción, tanto dentro de una norma como en una serie de normas
relacionadas. Las series de normas relacionadas tienen que tener una estructura
y una numeración de los capítulos, en la medida de lo posible, idénticas. Así
mismo, tiene que utilizarse una redacción análoga para expresar requisitos
análogos o idéntica para expresar requisitos idénticos.
Tanto en el texto de una norma como en una serie de normas relacionadas, tiene
que darse un solo significado a cada término, y tiene que utilizarse un solo término
para designar cada concepto. Por otra parte, cuando una definición figure en
una norma, tiene que evitarse el uso de sinónimos del término objeto de dicha
definición en cualquier otra norma relacionada.
Los requisitos indicados anteriormente son particularmente importantes, no sólo

para asegurar la comprensión de las normas, sino también para facilitar el uso
del "tratamiento de textos", así como de las traducciones asistidas por ordenador.
El texto de la norma tiene que elaborarse conforme a las disposiciones

establecidas en las normas UNE en vigor que sean aplicables al mismo,
fundamentalmente en lo que respecta a:
– dibujos técnicos;
– magnitudes y unidades;
– métodos estadísticos
– números normales
– símbolos gráficos;
– terminología;
– tolerancias y ajustes;
– vocabularios
La estructura general, el orden de los elementos, las divisiones, las subdivisiones y

la numeración deben ajustarse a lo que se indica en los capítulos dos y tres.
2 Estructura de las normas
2.1 Subdivisiones del contenido
2.1.1 Generalidades

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La división y subdivisión del texto de una norma contribuye a mejorar la presentación

y la ordenación de su contenido facilitando su consulta. No obstante, dada la gran
diversidad de tipos de normas que pueden existir, no puede establecerse una regla
fija que sea aplicable a todos los casos.
Por regla general tienen que elaborarse un solo documento para cada tema objeto
de normalización, pero podrá dividirse en partes separadas, con un mismo código
general, en los siguientes casos:
– la norma resulte demasiado voluminosa,
– alguna(s) parte(s) pueda(n) estar citada(s) en documentos de la Administración,
– alguna(s) parte(s) se utilice(n) para certificación.
La división de una norma en partes tiene la ventaja de que estas podrán revisarse
por separado en función de las necesidades.
En particular, los aspectos de un producto que interesen por separado a diferentes
agentes (por ejemplo, fabricantes, organismos de certificación, legisladores) tendrían
que separarse en partes de una misma norma o en normas independientes. Estos
aspectos se refieren, por ejemplo, a:
– requisitos relacionados con la salud y la seguridad,
– requisitos relacionados con la aptitud a la función,
– requisitos relativos al mantenimiento y al servicio,
– reglas de instalación, y
– evaluación de la calidad.

N01 0
En la tabla 1 se relacionan los términos que deben utilizarse para designar las
divisiones y las subdivisiones de una norma.
Tabla 1 – Designación de divisiones y subdivisiones
Término Ejemplo de numeración

Parte 9999-1
Capítulo 1
A.1
Apartado 1.1
A.1.1
1.1.1.,
etc.
Punto a)
1), ...
Párrafo (sin numeración)
Anexo A
2.1.2 Subdivisión del contenido de una norma publicada en partes
Pueden utilizarse dos sistemas.
a) Cada parte trata un aspecto específico del tema general y es suficiente por ella
misma
EJEMPLO 1 Parte 1: Definiciones

Parte 2: Especificaciones Parte 3:
Métodos de ensayo
b) El tema general de la norma presenta aspectos comunes y específicos. Los

aspectos comunes se incluirán en la parte 1. Los aspectos específicos (que
pueden modificar los aspectos comunes o añadir nuevos aspectos) se incluirán
en partes separadas.
EJEMPLO 2 Parte 1: Requisitos generales

Parte 2: Requisitos particulares para lavavajillas
Parte 3: Requisitos particulares para planchas eléctricas.
Cada una de las partes de una serie de normas relacionadas tiene que elaborarse

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de acuerdo con las reglas aplicables a una norma individual.

2.1.3 Subdivisión del contenido de una norma individual
Los elementos que en conjunto forman una norma se clasifican en los tres grupos
siguientes:
– Elementos informativos preliminares. Son aquellos elementos que identifican la

norma, introducen su contenido y explican su fundamento, desarrollo y relación
con otras normas (véase 3.1).
– Elementos normativos de carácter general o técnico. Son aquellos elementos

que establecen las disposiciones normativas o especificaciones técnicas que
se deben satisfacer para poder obtener la conformidad a la norma (véanse
3.2 y 3.3);
– Elementos informativos suplementarios. Son aquellos elementos que

suministran una información adicional para facilitar la comprensión de la
norma, al igual que su utilización, y no tienen carácter normativo (véase 3.4).
La tabla 2 indica el orden recomendado para los diferentes elementos de una norma.
Cada uno de los elementos mencionados en la tabla se describen en 3.1, 3.2, 3.3 y 3.

N01 0
Tabla 2 – Ordenación de elementos
Tipos de elementos Elemento Apartado

Portada 3.1.1
Informativos preliminares (Obligatoria) 3.1.2
Índice 3.1.3
Introducción
Generales Código (Obligatorio) 3.2.1
Título (Obligatorio) 3.2.2
Elementos generales Objeto y campo de aplicación 3.2.3
que (Obligatorio)
describen el Normas para consulta (Obligatorio 3.2.4
contenido si
técnico de la norma existen)
Técnicos a): Términos y definiciones 3.3.1
Normativos Símbolos y abreviaturas 3.3.2
Elementos que Requisitos 3.3.3
constituyen el Muestreo o toma de muestras 3.3.4
contenido
técnico de la norma Métodos de ensayo 3.3.5
Clasificación y designación 3.3.6
Marcado, etiquetado, embalaje, 3.3.7
transporte
y documentación
Anexos normativos 3.3.8
Correspondencia con otras normas 3.4.1
Bibliografía 3.4.2
Anexos informativos 3.4.3
Informativos suplementarios
Notas a pie de página 3.4.4
Notas y ejemplos insertados en el 3.4.5
texto b)
Notas en tablas y figuras 3.4.6
a) En la norma no tienen que estar incluidos todos los elementos normativos
técnicos que aparezcan en esta tabla, pudiéndose por otra parte incluir otros
elementos normativos técnicos diferentes a los descritos, dependiendo de la
naturaleza de la misma.
b) Una norma puede contener notas insertadas en las figuras y en las tablas y
notas a pie de figura o de tabla (véase 3.4.6).

N01 0
2.2 Descripción y numeración de divisiones y subdivisiones
2.2.1 Parte
Una parte es cada uno de los documentos independientes que constituyen una
serie de normas relacionadas. Todas las partes de una serie se identifican mediante
un mismo código general, común a toda la serie, y un número diferente para cada
una de ellas.
El número de la parte tiene que indicarse con cifras árabes, empezando por el 1,
situado tras el código general de la serie y precedido de un guion (por ejemplo:
9999-1, 9999-2, etc.).
El título de cada parte de una serie de normas relacionadas se tiene que componer
según 3.2.2, teniendo en cuenta que todos los títulos de las partes de una misma serie
tienen que contener el mismo elemento general y/o elemento principal, mientras que
el elemento complementario será diferente para cada una de ellas, con el fin de
poder distinguirla de las demás. El elemento complementario tiene que ir precedido
en cada caso por la designación "Parte ...".
Si una norma se publica en varias partes, la primera parte debe contener en su

introducción una explicación de la estructura prevista (véase 3.1.4). La introducción
de cada una de las partes tiene que incluir una referencia a los títulos de las otras
partes, si se conocen.

N01 0
2.1.2 Capítulo
Un capítulo es cada una de las divisiones fundamentales del contenido de una norma.
Los capítulos tienen que numerarse correlativamente, comenzando por el número 0

para la Introducción, si existe, o por el 1 para el "Objeto" u "Objeto y campo de
aplicación". La numeración tiene que ser consecutiva hasta los anexos, si existen.
Cada capítulo tiene que ir acompañado de un título en minúsculas colocado

después de su número, ambos en negrita; tiene que dejarse una línea de
separación entre el título y el texto del capítulo.
Los capítulos de los anexos se codifican añadiendo delante del número la letra
correspondiente al anexo, separando ambos por un punto.
2.1.3 Apartado
Un apartado es una división numerada dentro de un capítulo (por ejemplo 8.1, 8.2,
etc.). Un apartado, a su vez, puede estar dividido en otros apartados numerados (por
ejemplo 8.1.1, 8.1.2, etc.) de tal manera que este proceso de subdivisión puede
continuar hasta un quinto nivel (por ejemplo 8.1.1.1.1.1, 8.1.1.1.1.2, etc.).
La numeración de los apartados no tiene que utilizarse a no ser que existan por lo
menos dos apartados en el mismo nivel. Por ejemplo, en el capítulo 1 no se numerará
un apartado como 1.1, a no ser que exista también un apartado 1.2.
Cada apartado tiene que ir acompañado de un título en minúsculas colocado

después de su número, ambos en negrita; tiene que dejarse una línea de separación
entre el título y el texto del apartado. La utilización de títulos en los apartados tiene
que ser uniforme, es decir, si un apartado lleva título, tienen que llevarlo también los
restantes apartados que pertenezcan al mismo capítulo o al mismo apartado.
Los apartados de los anexos se codifican añadiendo delante del número la letra
correspondiente al anexo, separado por un punto.
2.1.4 Párrafo
Un párrafo es una subdivisión no numerada de un capítulo o de un apartado. Tiene

que evitarse la inclusión de párrafos independientes a los que no pueda hacerse
referencia. Por ejemplo, si un capítulo está dividido en apartados, no tiene que
contener párrafos que dependan directamente del capítulo sin tener numeración
de apartado, e igualmente si un apartado está dividido en otros apartados.
2.1.5 Anexo

N01 0
Los anexos pueden ser normativos (véase 3.3.8) o informativos
(véase 3.4.3). Los anexos tienen que aparecer en el orden en el
que se citan en el texto.
Los anexos tienen que designarse con letras mayúsculas empezando por la A. El
encabezamiento del anexo se compone de los elementos siguientes:
– la palabra "Anexo" seguida de la letra asignada al mismo en mayúscula negrita,
y de la expresión que indica su naturaleza, (Informativo) o (Normativo), en
minúsculas negritas y entre paréntesis;
– título del anexo en mayúsculas negritas, debajo del elemento anterior y dejando
una línea en blanco.
EJEMPLO
Anexo A (Normativo) Cálculo de la presión
La numeración de los capítulos, apartados, tablas y figuras de un anexo, tiene que ir

precedida de la letra asignada a dicho anexo. Cada anexo tiene que tener una
numeración independiente.
Cuando una norma contenga un solo anexo, este tiene que designarse como "Anexo
A".

N01 0
3 Reglas de redacción
3.1 Elementos informativos preliminares
3.1.2 Portada
La portada de las normas está compuesta por dos páginas convirtiéndose en

la primera hoja del documento. Estas páginas tienen que contener toda la
información necesaria para identificar el documento. Al menos tiene que
incluir los siguientes elementos:
– En la página 1: código, título, y nombre del Comité que ha elaborado el

documento (incluyendo el logotipo de la secretaría que lleva el comité y
siempre que lo haya mandado con la autorización correspondiente).
– En la página 2: código, título en español, inglés y francés, equivalencia con otros

documentos cuando proceda e información sobre los documentos a los que
anula o modifica.
3.1.3 Índice
Este elemento es facultativo, aunque se recomienda su utilización cuando la

extensión de la norma sea mayor de 15 páginas o cuando permita una mejor
apreciación del contenido del documento y facilite su consulta. Se recomienda que
se incluyan en el índice los capítulos, los apartados numerados con dos cifras y todos
los anexos, incluyendo entre paréntesis su carácter (normativo o informativo). Si se
considera conveniente, también podrán incluirse al final del mismo la relación de
figuras y tablas que aparecen en el documento.
En el índice no tienen que figurar los términos definidos en el capítulo "Términos y

definiciones".
Hay que prestar especial atención para que los títulos del índice correspondan
idénticamente, sin ninguna modificación, a los títulos que aparezcan en el interior de
la norma, manteniendo, además, el mismo formato que tienen en el documento.
Todos los elementos que se incluyan en el índice tienen que citarse con sus títulos
completos.
EJEMPLO
3.1.3.1 Objeto y campo de aplicación ................................. 7


N01 0
3.1.3.2 Normas para consulta ................................................. 7
3.1.3.3 Requisitos generales .................................................... 8

3.1.3.3.1 Conformidad ................................................................ 8
3.1.3.3.2 Clasificación ................................................................. 9
3.1.3.4 Ensayo ......................................................................... 10
3.1.4 Derechos de patente
Cuando los derechos de patente no sean claramente identificables se incluirá antes

de la introducción el siguiente texto:
“Se llama la atención sobre la posibilidad de que algunos elementos de este

documento puedan ser objeto de derechos de patente. UNE no es responsable
de la identificación de dichos derechos de patente”
Y cuando los derechos de patente sean claramente identificables se incluirá el

siguiente
“UNE llama la atención sobre el hecho de que la conformidad con este documento
puede implicar el uso de la patente aplicable a ……(objeto de la patente ) recogida
en (apartado).
UNE no interviene en lo que respecta a la evidencia, validez y alcance de este derecho
de patente.
El titular de este derecho de patente ha garantizado a UNE que está dispuesto a
negociar licencias bajo términos y condiciones razonables y no discriminatorias a
solicitantes de cualquier parte del mundo. A este respecto, la declaración del titular
de este derecho de patente está registrada en http://www.aenor.es. La información
puede obtenerse de:
Nombre del titular del derecho de patente: …..
Dirección: ….
Se llama la atención sobre la posibilidad de que alguno de los elementos de este
documento pueda estar sujeto a derechos de patente diferentes de los identificados
anteriormente. UNE no es responsable de la identificación de dichos derechos de
patente”
3.1.5 Introducción
Es un elemento opcional, que puede incluirse para proporcionar una información

específica, incluir comentarios sobre el contenido técnico de la norma y aportar
las razones por las cuales ésta ha sido elaborada.
En la introducción no tienen que incorporarse


N01 0
especificaciones. Cuando exista este capítulo, tiene
que numerarse como 0.
Cuando un documento normativo revise a una versión anterior deberá incluirse

una explicación de los cambios técnicos incorporados.
En el caso de una norma publicada en partes, en la introducción tiene que

incluirse lo indicado en el apartado 2.2.1.
3.2 . Elementos normativos de carácter general
3.2.2 Código del documento
Se recomienda que el código de un documento permanezca invariable a lo largo

de todo el proceso de elaboración, debido a que dicho código identifica un
determinado tema de trabajo.
Los códigos correspondientes a las normas anuladas o los proyectos de norma en

tramitación o anulados, no podrán ser utilizados de nuevo, salvo que el objeto y
campo de aplicación del nuevo documento así lo justifiquen.
3.2.3 Título de la norma
El título tiene que indicar, de forma concisa y omitiendo detalles irrelevantes, el

contenido de la norma, de modo que sea posible distinguirla del resto de las normas.
Cualquier detalle complementario tiene que incluirse en el capítulo "Objeto" o en

caso de que exista, en el capítulo "Objeto y campo de aplicación" (véase 3.2.3).
Dos normas distintas no pueden tener el mismo título.
El título tiene que estar compuesto por elementos separados, cada uno de ellos
tan breves como sea posible, que vayan de lo general a lo particular.

N01 0
En general, y salvo en casos de absoluta necesidad, el número de elementos del

título no tiene que ser superior a los tres que se detallan a continuación:
a) elemento general, que indique el ámbito genérico a que se refiere la norma;
b) elemento principal, que indique el tema concreto dentro del ámbito genérico
anteriormente definido;
c) elemento complementario, que indique el aspecto particular del tema

principal, o bien que precise los detalles que permiten distinguir una norma de
cualquier otra, o una parte de las restantes partes de una serie de normas.
Para la redacción del título, véanse las explicaciones complementarias que se incluyen
en el anexo A.
3.2.4 Objeto y campo de aplicación
3.2.4.1 Objeto
Este elemento tiene que figurar siempre, al principio de cada norma como capítulo
1, para precisar sin ambigüedad los aspectos cubiertos por la misma, aunque hayan
quedado claramente definidos por el título. Este elemento sirve para completar y
hacer más extensa la información contenida en el título. El objeto tiene que
redactarse de forma tal que pueda utilizarse como resumen de la norma; en este
no deben figurar especificaciones.
Para la redacción de este capítulo podrán emplearse expresiones como:
"Esta norma
las dimensiones de ... "
– especifica un método para...... "
los requisitos de .... "
un sistema para. ... "
– establece
los principios generales para..."
– proporciona las reglas que han de seguirse
para..."
– define los términos para . "

N01 0
2.1.1.1 Campo de aplicación
Este elemento tiene que figurar siempre, también al principio de cada norma y detrás
del "Objeto" como capítulo 2, para precisar los límites de aplicabilidad de la misma.
Este capítulo puede completarse con las excepciones para las que no es aplicable
la norma, en los casos en que, por su analogía con el objeto de la misma, pudiera
dudarse si están o no incluidas en ésta.
Por razones de tipo práctico y para evitar reiteraciones inútiles, ambos elementos
pueden fundirse bajo el título "Objeto y campo de aplicación", como capítulo 1, pero
en ningún caso, omitirse.
Las indicaciones relativas al campo de aplicación de la norma se redactarán de
la siguiente manera: "Esta norma se aplica a "
2.1.2 Normas para consulta
Este elemento tiene que contener una lista completa de todos los documentos
normativos, con sus códigos y títulos, que sean indispensables para la utilización
de la norma por haber sido citados en el texto de la misma. La lista irá precedida
por el siguiente texto:
"Los documentos indicados a continuación, en su totalidad o en parte, son normas

para consulta indispensables para la aplicación de este documento. Para las
referencias con fecha, solo se aplica la edición citada. Para las referencias sin fecha
se aplica la última edición (incluida cualquier modificación de esta)"
Las referencias tienen que aparecer en orden numérico (colocando en primer lugar
las UNE, luego las UNE-adopción documentos europeos, después UNE-adopción de
documentos internacionales y en último lugar el resto de documentos sin adopción
en UNE)
En el caso de normas que se encuentren en fase de proyecto, tiene que añadirse
una nota aclaratoria a pie de página.
EJEMPLO UNE 111205, Material de transfusión para uso médico. Aparatos de extracción
de sangre1).
Nota a pie de página:
1) Actualmente en elaboración.
Los códigos de los documentos irán seguidos por los títulos de los mismos en cursiva
y separados de estos por una coma. Los títulos de aquellos códigos que no hayan
sido adoptados como normas UNE se mantendrán en su idioma original.

N01 0
La relación de normas para consulta no tiene que incluir:

a) documentos a los cuales el público no tenga acceso;
b) documentos a los que sólo se haya hecho referencia a título informativo, por
ejemplo, documentos normativos citados en anexos informativos o en la
introducción;
c) documentos que han servido de referencia para la preparación de la norma y no

han sido citados;
d) documentos que, aunque puedan ser de interés para el usuario de la norma,

no estén citados en el texto de la misma;
e) las normas en las que se definen los productos excluidos del campo de aplicación.
Estos documentos pueden enumerarse, bajo el título "Bibliografía" (véase 3.4.2), en

un anexo informativo o en un capítulo aparte que figure a continuación de los
elementos normativos.
En el caso de normas que no sean adopción de ningún documento europeo o

internacional, el capítulo de "Normas para consulta" debe incluir, antes de la relación
de documentos, el siguiente texto:
2.2 Elementos normativos de carácter técnico
2.2.1 Términos y definiciones
Este elemento opcional tiene que contener las definiciones que se juzguen
necesarias en cada norma para la debida comprensión de todos o de algunos
de los términos utilizados en la misma.
Las definiciones tienen que ir precedidas del siguiente texto:
"Para los fines de este documento, se aplican los términos y definiciones [incluidos
en la Norma UNE xxxxxx además de los] siguientes:".
Las reglas para el desarrollo y la presentación de las definiciones se incluyen en el

anexo B, conjuntamente con las indicaciones especiales para las normas
específicas de terminología, tales como las de vocabulario, nomenclatura o lista de
términos equivalentes en diferentes idiomas.
2.2.2 Símbolos y abreviaturas


N01 0
Este elemento opcional tiene que contener una lista con los significados de los
símbolos y abreviaturas utilizados en la norma y necesarios para su comprensión.
Salvo que exista algún motivo específico para utilizar un orden diferente, los símbolos
se presentarán por orden alfabético, de acuerdo con la secuencia siguiente:
– los caracteres latinos en mayúscula, seguidos de los caracteres latinos en minúscula

(A, a, B, b, etc.);
– los caracteres sin índices precederán a los caracteres con índices, y los que
poseen índices alfabéticos precederán a aquellos con índices numéricos (B, b,
C, Cm, C2, c, d, dext, dint, d1, etc.). Los índices no serán en cursiva;
– todos los símbolos especiales.
Por razones de tipo práctico, este elemento puede combinarse con el de "Términos y
definiciones" (véase 3.3.1), con el fin de reunir los términos, sus definiciones, los
símbolos, las abreviaturas y, si fuera necesario, las unidades, bajo el título "Términos,
definiciones, símbolos, unidades y abreviaturas".
2.2.3 Requisitos
Este elemento es opcional y, si existe, tiene que:
a) fijar todas las características de los productos, procesos o servicios cubiertos por la
norma;

N01 0
b) especificar los valores límites para las características cuantificables;
c) indicar los métodos de ensayo para determinar o verificar los valores de estas
características (véase 3.3.5).
Tiene que hacerse una clara distinción entre las especificaciones exigidas por la
norma y aquellas indicaciones que figuren en el texto únicamente para
información, por medio de un correcto uso de las formas verbales (véase 3.5.1).
No tienen que incluirse requisitos contractuales (reclamaciones, garantías,

imputación de gastos, etc.) ni requisitos legales.
En algunas normas puede ser necesario indicar que el producto debe

acompañarse de avisos o instrucciones para el instalador o el usuario, y
especificar su naturaleza. Sin embargo, los requisitos relativos a la propia
instalación o utilización del producto tienen que incluirse en otra norma
independiente o en otra parte de una serie de normas, ya que no son los propios
del producto.
En las normas de producto que contienen listas de características para las que el
suministrador tiene que indicar valores no especificados en la propia norma, se
precisará la forma en que tienen que medirse y expresarse.
2.2.4 Muestreo o toma de muestras
Este elemento opcional tiene que especificar las condiciones y los métodos de
muestreo, así como los métodos de conservación de las muestras. Puede aparecer
situado al principio del elemento que especifique el método de ensayo (véase
3.3.5).
2.2.5 Métodos de ensayo
Este elemento opcional tiene que proporcionar todas las instrucciones referentes
al procedimiento operatorio para determinar los valores de las características, o
para verificar la conformidad con las especificaciones indicadas, así como para
asegurar la reproducibilidad de los resultados.
Cuando se considere necesario, los ensayos tienen que identificarse indicando si se

trata de ensayos de tipo, ensayos individuales, ensayos de muestreo, etc.
Las instrucciones relativas a cada método de ensayo pueden subdividirse y

ordenarse de la forma siguiente:

N01 0
a) principio (o fundamento) del método;
b) reactivos o materiales (véase 3.3.5.1);
c) aparatos (véase 3.3.5.2);
d) preparación y conservación de las muestras y de las probetas para ensayo;
e) procedimiento operatorio;
f) expresión de los resultados, incluyendo métodos de cálculo y grado de

precisión del método de ensayo;
g) informe del ensayo.
Los métodos de ensayo pueden presentarse en apartados separados dentro de un

capítulo específico de métodos de ensayo, ser incorporados al capítulo "Requisitos"
(véase 3.3.3), o ser objeto de anexos normativos, de partes de una serie (véase 2.2.1)
o de anexos informativos.
En el caso de que se prevea que en otros documentos vaya a hacerse referencia a

un mismo método de ensayo, este tiene que presentarse como norma separada.
2.2.5.1 Reactivos y materiales de ensayo
Este elemento opcional contiene una lista con los reactivos o materiales que se utilizan
en el ensayo.
Este apartado puede incluir, además de la lista de reactivos, un párrafo introductorio

que especifique las características generales que tienen que cumplir.
Cada reactivo o material tiene que llevar un número, con objeto de poder hacer
referencia al mismo en el texto del documento. En este caso la presentación de la
lista de reactivos difiere de la de los otros apartados de la norma, ya que el título del
apartado podrá ir seguido de una descripción del reactivo o material a continuación
del número, en la misma línea, colocándose en un párrafo aparte cualquier otra
descripción.
EJEMPLO
3 Reactivos
Se utilizan reactivos de calidad analítica reconocida y únicamente agua destilada o de


N01 0
pureza equivalente.
3.1 Disolvente orgánico hidrocarbonado, exento de oxígeno, por ejemplo n-hexano.
2.2.5.2 Aparatos
En este elemento opcional se relaciona la lista de aparatos usados en el ensayo. Las

reglas de estructura, numeración y presentación de este apartado son las mismas que
las incluidas en 3.3.5.1.
Deben omitirse marcas comerciales (véase 3.5.4).
Siempre que sea posible tiene que evitarse incluir aparatos de un único fabricante.
Cuando no sea fácil conseguir los aparatos en el mercado, este apartado tiene que
incluir las especificaciones necesarias que permitan que todos los interesados
puedan llevar a cabo un ensayo comparable.
2.2.5.3 Métodos de ensayo alternativos
Si para una característica existe más de un método de ensayo adecuado, en

principio, sólo uno tendría que incluirse en la norma. No obstante, si se cita más de un
método de ensayo, debe identificarse cuál es el método de referencia, con objeto
de resolver posibles dudas o litigios.
2.2.6 Clasificación y designación
Este elemento tiene que establecer un sistema de clasificación, designación y en

caso necesario, de codificación de productos, procesos o servicios.
Por razones de tipo práctico, este elemento puede incluirse dentro del capítulo
"Requisitos" (véase 3.3.3).
2.2.7 Marcado, etiquetado, embalaje, transporte y documentación
2.2.7.1 Requisitos relativos al marcado, etiquetado, embalaje y transporte de los

productos
El marcado, el etiquetado, el embalaje y el transporte, son aspectos

complementarios que tienen que incluirse cuando sean relevantes,
particularmente para normas de producto relativas a bienes de consumo y
cuando el transporte pueda dañar las características originales del producto.
Este elemento no tiene que incluir aspectos relacionados con las marcas de
conformidad que se aplicarán bajo las reglas de un sistema de certificación, salvo los

N01 0
de aquellos marcados que sean obligatorios para su comercialización.
Este elemento opcional tiene que especificar los métodos apropiados para el
marcado (marca del fabricante o del vendedor, número de modelo o de tipo) al
igual que los requisitos para el etiquetado y para el embalaje del producto
(instrucciones para su manipulación o transporte, advertencias en caso de peligro,
fecha de fabricación, etc.)
Si procede, los símbolos que se utilicen para el marcado tienen que ser conformes
con las normas UNE aplicables a cada caso.
Los elementos a los que se hace referencia en 3.3.6 y 3.3.7 pueden completarse con
un anexo informativo que contenga un modelo de pedido, en el que figuren la
designación, la forma de embalaje, el modo de envío y otras indicaciones
importantes.
2.1.1.1 Requisitos relativos a la documentación que acompaña al producto
Las normas pueden especificar que los productos tienen que ir

acompañados por algún tipo de documentación (por ejemplo, informes de
ensayo, instrucciones de uso,...).
2.1.2 Anexos normativos
Los anexos normativos recogen requisitos adicionales a los incluidos en el cuerpo

de la norma, y si existen y por razones de tipo práctico, tienen que situarse al final
del texto principal de la norma.
En el encabezamiento de cada anexo normativo, tras la letra identificativa del

mismo, debe añadirse el término aclaratorio siguiente: (Normativo). (Véase 2.2.5.)

N01 0
2.2 Elementos informativos suplementarios
2.2.1 Correspondencia con otras normas
Este elemento tiene que indicar, en caso de que existan, y si se considera

conveniente, la norma o normas que han servido de base para la elaboración del
texto del documento pero que no se citan en el mismo, especificando su grado de
correspondencia. Si existe este capítulo tiene que incluirse después de los elementos
normativos de carácter técnico, antes de los anexos normativos.
2.2.2 Bibliografía
Este elemento puede presentarse en forma de anexo informativo, o como capítulo

a continuación de los elementos normativos y después del capítulo
correspondencia con otras normas, si existe.
En él se incluirá la relación de documentos de cualquier origen que puedan ser de

interés para el usuario de la norma, con indicación de su código, si lo tuviera, y del
título original.
2.2.3 Anexos informativos
Los anexos informativos no tienen carácter normativo. Son elementos que

proporcionan una información adicional o suplementaria que facilita la compresión
de la norma. No tienen que contener especificaciones que sea necesario respetar
para obtener la conformidad con la norma.
En el encabezamiento de cada anexo informativo, tras la letra identificativa del

mismo, debe añadirse el término aclaratorio siguiente: (Informativo). (Véase 2.2.5).
2.2.4 Notas a pie de página
Son elementos que proporcionan una información suplementaria. Su uso tiene que
reducirse al mínimo. No tienen que contener especificaciones o información
indispensables para el uso de la norma
Estas notas se tienen que situar en la parte inferior de cada página, justificadas a la
izquierda de la página y separadas del texto de la norma por una pequeña línea
horizontal. El tamaño de la letra tiene que ser inferior al utilizado para el texto de la
norma.
Las notas a pie de figuras o tablas tienen que seguir reglas diferentes (véase 3.4.6).

N01 0
Las notas a pie de página tienen que distinguirse con un número seguido de un
paréntesis: 1), 2), 3), etc., formando una serie numérica continua desde el principio
hasta el final del documento. En el texto tiene que insertarse el número
correspondiente, como superíndice y con un paréntesis de cierre, después de la
palabra o frase a la que se refiera.
En casos particulares en los que pueda existir confusión con superíndices

numéricos, podrán utilizarse asteriscos u otros símbolos apropiados.
2.2.5 Notas y ejemplos insertados en el texto
Estos elementos tienen que utilizarse únicamente cuando proporcionen una

información que sea esencial para la comprensión del texto. No tienen que contener
especificaciones que sea necesario respetar para obtener la conformidad con la
norma.
Estas notas y ejemplos tienen que colocarse por regla general al final del capítulo,
del apartado o del párrafo al que se refieran. Cuando las notas afecten a más de
un apartado de un mismo capítulo, tiene que indicarse esta circunstancia en su
redacción.
Cuando en un capítulo o apartado se inserte una sola nota o ejemplo, este tiene que
ir precedido de la expresión "NOTA" o "EJEMPLO", colocada al principio de la primera
línea de su texto y separada de este por un espacio. Si se insertan dos o más notas o
ejemplos en un mismo capítulo o apartado, tienen que ir numerados: "NOTA 1", "NOTA
2", "NOTA 3", o "EJEMPLO 1", "EJEMPLO 2", "EJEMPLO 3", etc. La
numeración de las notas o ejemplos de cada capítulo o apartado tiene que ser
independiente.
El texto de las notas o ejemplos tiene que ir sangrado en relación con el resto del
texto del apartado. El tamaño de la letra tiene que ser inferior al utilizado para el
texto de la norma.
2.2.6 Notas en tablas y figuras
Las notas en tablas y en figuras (véanse los apartados 3.5.6.5 y 3.5.7.7) tienen que
ser tratadas independientemente de las notas a pie de página (véase 3.4.4) y de
las notas insertadas en el texto (véase 3.4.5).
Estas notas tienen que colocarse inmediatamente al final de las tablas o figuras, de
tal manera que se distinga claramente que forman parte de las mismas. Además
tiene que utilizarse una letra de tamaño inferior a la del texto incluido en la tabla.
2.3 Elementos y reglas comunes


N01 0
2.3.1 Formas verbales
A pesar de que las normas son de aplicación voluntaria, salvo que se les confiera
carácter obligatorio al estar mencionadas en algún texto legislativo o en algún
contrato, es esencial establecer los criterios y las reglas para el uso de las formas
verbales en su texto, de tal modo que el usuario pueda distinguir entre aquellos
requisitos que está obligado a satisfacer para cumplir la norma (requisitos
obligatorios), de aquellos que tiene libertad de elegir (recomendaciones
Se indican a continuación las formas verbales que se recomienda utilizar y sus
expresiones equivalentes.
a) Requisitos obligatorios (véase la tabla 3).
Las formas verbales relacionadas en la primera columna de la tabla 3, se utilizan para

indicar los requisitos que se tienen que cumplir para obtener la conformidad a la
norma, y sobre los cuales no está permitida ninguna desviación. En la segunda
columna se incluyen expresiones equivalentes que únicamente se tienen que utilizar
ocasionalmente cuando el término de la primera columna no pueda emplearse por
motivos gramaticales.
Para expresar una operación, por ejemplo refiriéndose al procedimiento operatorio
de un ensayo, es aconsejable utilizar el tiempo presente en forma impersonal.
Tabla 3 – Requisitos obligatorios
Expresiones
Forma verbal
equivalentes
se requiere ...
Debe es necesario
... es esencial
...
sólo está permitido...
no está
No debe permitido... no
(verbo infinitivo)...
no hay que....
a) Recomendaciones (véase la tabla 4).
Las formas verbales citadas en la tabla 4 se utilizan para indicar que, entre varias
posibilidades una resulta más apropiada sin por ello excluir el resto; o cuando es
preferible la ejecución de una acción determinada aunque no se requiera
necesariamente; o que se desaconseja una determinada acción (en forma
negativa), aunque no se prohíbe.

N01 0
Tabla 4 – Recomendaciones
Expresiones
Forma verbal
equivalentes
se recomienda ...
Es conveniente
se debería...
No es conveniente no se recomienda ...
a) Autorización o posibilidad (véanse las tablas 5 y 6).
Las formas verbales relacionadas en la tabla 5 se utilizan para indicar que una
determinada acción está permitida dentro de los límites de la norma.
Tabla 5 – Autorización
Expresiones
Forma verbal equivalentes
está permitido ...
Puede
es permisible ...
no hace falta ...
No es necesario no se requiere ...
Las formas verbales relacionadas en la tabla 6 se utilizan para establecer la

posibilidad o capacidad, ya sea material, física o causal.
Tabla 6 – Posibilidad

N01 0
Expresiones
Forma verbal equivalentes
ser capaz de ...
Puede estar en posición de
... existe la
posibilidad de ... es
posible ...
no ser capaz de ...
No puede
no tener capacidad
de ...
2.3.2 Listas enumerativas
Estas listas pueden ir precedidas, bien de una frase (véase el ejemplo 1), de una
proposición gramatical completa seguida de dos puntos (véase el ejemplo 2), o bien
de una proposición incompleta sin signo de puntuación, cuyo significado se
completa con los elementos de la lista (véase el ejemplo 3).
Cada término de una lista enumerativa debe ir precedido, para su identificación, de

un guion, o en caso necesario, de una letra minúscula seguida de un paréntesis. Si
fuera necesaria alguna subdivisión, debe utilizarse esta última opción, caracterizada
con un número seguido de un paréntesis (véase el ejemplo 1).
EJEMPLO 1 Los siguientes principios básicos deben aplicarse en la redacción de

definiciones.
2.3.2.1 La definición debe tener la misma forma gramatical que el término:

2.3.2.1.1 para definir un verbo debe utilizarse una
frase verbal;
2.3.2.1.2 para definir un nombre en singular debe
utilizarse el singular.
2.3.2.2 Los conceptos empleados en la definición deben expresarse

mediante términos que hayan sido definidos previamente o que sean
bien conocidos.
2.3.2.3 La definición debe contener las características esenciales de los

conceptos que representan un objeto particular.
EJEMPLO 2 El aparato debe estar compuesto por los elementos siguientes:


N01 0
un recipiente;
– una llave de vaciado;
– un flotador.
EJEMPLO 3 El aparato debe estar compuesto por

– un recipiente;
– una llave de vaciado;
– un flotador.
2.3.3 Ortografía y siglas de los nombres de organizaciones
La ortografía de los nombres de las organizaciones, así como sus siglas o

abreviaturas, tiene que ser la utilizada por las propias organizaciones.
Si no existe un listado de términos abreviados (véase 3.3.2), la primera vez que

aparezca el término abreviado tiene que acompañarse del término completo
seguido de la abreviatura entre paréntesis.
2.3.4 Utilización de nombres comerciales
La referencia a un producto determinado tiene que hacerse mediante una

descripción correcta y exacta de las características técnicas del producto, evitando
el uso de nombres y de designaciones comerciales aunque sean de uso corriente
en la conversación.
Si por algún motivo excepcional no puede evitarse la referencia a una designación
comercial, tienen que seguirse las reglas de redacción de los ejemplos que se
exponen a continuación.
EJEMPLO 1 En lugar de "Teflón ® ", debe escribirse "politetrafluoretileno (PTFE)".
Si únicamente existe un producto disponible en el mercado que es necesario para

una correcta utilización de la norma, puede aparecer la designación comercial en el
texto de la norma, pero tiene que estar acompañada de una nota a pie de página
que contenga la información que se presenta en el ejemplo 2.

N01 0
EJEMPLO 2 "1) ...[ designación comercial del producto ] es el nombre comercial de

un producto distribuido por [distribuidor]. Esta información se incluye para ayuda del
usuario de esta norma y no significa que UNE recomiende el empleo exclusivo de
este producto. Puede utilizarse cualquier producto equivalente si se demuestra que
conduce a los mismos resultados"
Si se considera imprescindible citar como ejemplo uno o varios productos disponibles

en el mercado, para una correcta aplicación de la norma, debido a las dificultades
para redactar una descripción detallada de las características del producto en
cuestión, puede utilizarse la designación comercial siempre que vaya acompañada
de una nota a pie de página como la que cita el ejemplo 3.
EJEMPLO 3 "1) ...[ designación(es) comercial(es) del (de los) producto(s) ] es (son) un
ejemplo de productos apropiados disponibles en el mercado. Esta información se
incluye para ayuda del usuario de esta norma y no significa que UNE recomiende el
empleo exclusivo de (de los) este (estos) producto(s)."
2.3.5 Referencias y citas
2.3.5.1 Generalidades
En la medida de lo posible, es preferible hacer referencia a un texto ya publicado a

transcribirlo, ya que tal repetición aumenta el riesgo de errores y alarga el
documento. Si no fuera posible evitar dicha transcripción tienen que identificarse
con precisión las fuentes de origen.
Las referencias a esas fuentes de origen tienen que hacerse de la forma que se
indica en los apartados siguientes, y nunca tiene que hacerse referencia a números
de página.
2.3.5.2 Referencia a una norma en su totalidad, dentro de su propio texto
Para hacer una referencia a una norma en su propio texto, tienen que
utilizarse las siguientes expresiones: "Esta norma...", "Esta norma
experimental...", "Este informe...".
En el caso de una norma publicada en partes, y para evitar confusiones, podrán

utilizarse las siguientes expresiones:
– "esta parte de la Norma UNE 9999" (referencia a una parte en concreto);
– "la Norma UNE 9999" (referencia al conjunto de partes).
2.3.5.3 Referencia dentro de una norma a parte de su texto


N01 0
Para hacer referencia dentro de una norma a partes de su texto, tiene que utilizarse,
entre paréntesis, alguna de las expresiones siguientes:
– (véase el capítulo 3);
– (véase 3.1);
– (véase 3.1.1);
– (véase el anexo B);
– (véase B.3);
– (véanse 3.1 y 3.2).
En casos muy repetitivos, dentro de un mismo capítulo o apartado (por ejemplo,

normas de análisis químicos), puede prescindirse también de los términos "véase"
o "véanse", y escribir únicamente el número del capítulo o apartado entre
paréntesis [por ejemplo, "(3.2)"].
2.3.5.4 Referencia dentro de una norma a sus tablas y a sus figuras
Todas las tablas y las figuras incluidas en una norma tienen que citarse en su texto,
dando en caso de que sea necesario, una explicación apropiada para su
utilización.
Pueden utilizarse las expresiones siguientes:

– "... especificado en la tabla 2";
– " (véase la tabla A.2)";
– "... representado en la figura 3";
– " (véase la figura B.3)".
2.3.5.5 Referencia a otras normas
La referencia a otras normas dentro de una norma tiene que hacerse indicando en
el texto sus códigos, incluyendo o no el año de publicación. Las normas citadas en
el texto se relacionan en el capítulo de "Normas para consulta" (véase 3.2.4).
Cuando el documento al que se haga referencia tenga que ser el publicado en una
fecha determinada y no se admita la utilización de cualquier versión o modificación
posterior, tiene que incluirse el año de publicación. En este caso cada parte de una
serie de normas se considera como un documento independiente (por ejemplo, "....,
tal como se especifica en la Norma UNE 9999-4:2015.", " .................................... de
acuerdo

N01 0
con la tabla 1 de la Norma UNE 3456:2016".
Las referencias sin fecha podrán incluirse en el caso de referencias a título informativo
o si se admite que puede utilizarse cualquier versión posterior del documento citado.
Cualquier referencia a un documento sin fecha de publicación incluye todas las
modificaciones o revisiones posteriores del documento. Cuando deba hacerse
referencia a todas las partes de una serie de normas, será suficiente citar la parte
general del código de identificación del documento común para todas ellas (por
ejemplo, "Las unidades que deben utilizarse serán las indicadas en la serie de Normas
UNE 51007).
2.3.6 Tablas
2.3.6.1 Utilización
Es conveniente la utilización de tablas en aquellos casos en que permiten la

presentación de la información de forma suficientemente comprensible. No tienen
que incluirse tablas dentro de una norma que no se citen explícitamente en su texto.
Las tablas no tienen que subdividirse ni incluir otras tablas en su interior.
2.3.6.2 Designación
Las tablas tienen que numerarse, comenzando con el 1. Esta numeración debe ser
independiente de la correspondiente a los capítulos o a las figuras.
En caso de que exista sólo una tabla, ésta se debe designar como "Tabla 1".
Para la numeración de las tablas incluidas en anexos, deben tenerse en cuenta las
indicaciones en 5.2.5..

N01 0
2.1.1.1 Disposición del título
El título tiene que colocarse sobre la tabla, en negrita, centrado con respecto a la
misma y separado de la palabra tabla seguida del número correspondiente por
medio de un guion.
EJEMPLO Tabla 2 – Características mecánicas
Todas las tablas tienen que incorporar un título.
2.1.1.2 Encabezados
La cabecera de cada columna tiene que comenzarse con letra mayúscula, y con el
texto en negrita, y las unidades utilizadas en cada columna, deben figurar debajo
del encabezamiento correspondiente, sin negrita y centradas con respecto al
mismo.
EJEMPLO 1
Densidad Diámetro interior Diámetro exterior
Tipo lineal
mm mm
kg/m
En el caso de que se utilice la misma unidad en todas las columnas, para evitar la
repetición en cada una de ellas, se puede indicar una sola vez, encima de la esquina
superior derecha de la tabla.
EJEMPLO 2
No se tiene que utilizar la presentación que se incluye en el ejemplo 3, que tiene que
corregirse tal como se presenta en el ejemplo 4.
Diámetro Diámetro
EJEMPLO 3 Tipo Longitud
interior exterior
Tipos
A B C
Medidas
EJEMPLO 4
Tipos
Medidas A B C
Medidas en milímetros

N01 0
2.1.1.3 Notas en las tablas
Las notas insertadas en tablas y las notas a pie de tabla tienen un tratamiento
diferente a las insertadas en el texto. Tienen que incluirse en el interior de la tabla. Las
notas insertadas en tablas tienen que preceder a las notas a pie de tabla (véase el
ejemplo). Una nota aislada en una tabla debe precederse de la palabra "NOTA".
Cuando existan varias notas en una misma tabla, se designarán como "NOTA 1",
"NOTA 2", "NOTA 3", etc. Las notas a pie de tabla se identificarán con letras minúsculas
en superíndices, comenzando con la letra "a".
Cada tabla llevará una numeración independiente para sus notas.
Las notas insertadas en tablas no tienen que contener especificaciones. Cualquier

especificación relacionada con el contenido de la tabla tiene que incluirse en el
texto, en una nota a pie de tabla o como un párrafo independiente en la tabla.
EJEMPLO
Medidas en milímetros.
Tipo Longitud Diámetro interior Diámetro

exterior
L1a D1
L2 D1b
Párrafo con
especificaciones
NOTA 1 xxxxxxxxxxx
NOTA 2 xxxxxxxxxxx
a Nota a pie de tabla.
b Nota a pie de tabla.
3.5.7.1 Utilización

N01 0
Es conveniente la utilización de figuras en aquellos casos en que permiten la

presentación de la información de forma suficientemente comprensible. No
tienen que incluirse figuras que no se citen explícitamente en su texto.
Únicamente se permite un nivel de subdivisión (por ejemplo la Figura 1 puede subdividirse

en a), b), c), etc.)
3.5.7.2 Designación
Las figuras tienen que designarse con la palabra "Figura" seguida por un número,
comenzando por el número 1, y un título, todo ello en negrita. Esta numeración
tiene que ser independiente de la correspondiente a los capítulos o a las tablas
En el caso de que exista una sola figura, se tiene que designar como "Figura 1".
Para la numeración de las figuras incluidas en anexos, tienen que seguirse las
indicaciones de 5.2.5.
La palabra "figura" no tiene que abreviarse ni en el texto del documento ni en la

designación de las mismas
3.5.7.3 Disposición del título
El título tiene que situarse después de la designación y separado de esta por un

guion del modo que se indica en el ejemplo siguiente y en la parte inferior de la
figura.
Figura 2 – Detalle del aparato
Es recomendable que cada una de las figuras lleve un título.
3.5.7.4 Elección de símbolos, tipos de escritura y leyendas
Los símbolos que se utilicen en las figuras para representar casos generales de
magnitudes angulares o lineales tienen que estar de acuerdo con las normas UNE
correspondientes ; cuando sea necesario distinguir varias aplicaciones de un
símbolo, tienen que utilizarse subíndices.
Para una serie de símbolos que indican diferentes longitudes se tiene que utilizar l1, l2,
l3, etc., y no A, B, C, etc. ni a, b, c, etc.

N01 0
En la medida de lo posible, conviene sustituir las leyendas insertadas en las figuras

por referencias cuyo significado se debe explicar en una leyenda o en una nota a
pie de figura (véase 3.5.7.7).
Las leyendas se editarán en un cuerpo de letra inferior al del texto de la norma y sin
negrita.
En los gráficos, la leyenda de los ejes no tiene que reemplazarse por referencias con
objeto de evitar las posibles confusiones entre una cifra que representa una
referencia o una cifra que representa un valor sobre el eje.
Cuando todas las unidades de las cantidades insertadas en una figura son las
mismas, se incluirá en la esquina superior derecha de la figura la siguiente frase
"Medidas en ......................................................................................... ".(no usar
"Dimensiones
en ........")
l1 l2
50 10,5
70 15
90 19
Leyenda
1 Fuste del mandril
2 Remache de cabeza ciega
El mandril debe diseñarse de manera que el final del remache ciego se deforme
durante la colocación y el fuste se expanda.
NOTA Esta figura ilustra una cabeza de remache tipo A.
a El área rota puede limarse

b La cabeza del fuste es cromada generalmente

N01 0
Figura # – Remache ciego
3.5.7.1 Dibujos técnicos
Los dibujos técnicos y los símbolos gráficos a emplear sobre los equipos tienen que
cumplir las normas ISO:27038 que sean de aplicación
3.5.7.2 Esquemas
Los esquemas utilizados por ejemplo para circuitos o conexiones, los símbolos
gráficos utilizados en esquemas y la designación de las referencias y de las
señales, tienen que cumplir las normas UNE correspondientes .
EJEMPLO
L N
K1
S1
L N Z1
R2 R3
a
N
L
PE
L+ R1 C2 Q1
C1
L–
Componentes Conexiones y alimentación

C1 Condensador 0,5 μF L, N Tensión de alimentación con neutro
C2 Condensador 0,5 nF L+, L- Alimentación continua por el circuito
K1 Relé
L1 Bobina de inductancia 0,5 μH
Q1 ID sometido a ensayo (con los terminales L, N y PE)
R1 Resistencia 2,5 Ω
R2 Resistencia 25 Ω
S1 Interruptor manual
Z1 Filtro
Figura # ─ Ejemplo de un circuito de ensayo para la verificación de la resistencia


N01 0
3.5.7.3 Notas en las figuras
Las notas de figuras tienen que tratarse de forma independiente a las notas del texto.
Las notas insertadas en figuras tienen que colocarse encima del título de la figura y
tienen que preceder a las notas a pie de figura (ver siguiente ejemplo). Una nota
aislada en una figura tiene que precederse de la palabra "NOTA" colocada al
principio de la primera línea del texto de la nota. Cuando existan varias notas
insertadas en la misma figura se designarán como "NOTA 1", "NOTA 2", "NOTA 3", etc.
Cada figura llevará una numeración de sus notas independiente.
Las notas a pie de figura se clasificarán con superíndices, con letras minúsculas
empezando por la "a". Las referencias a estas notas deben realizarse en la figura
insertando la letra minúscula correspondiente en superíndice. Cada figura llevará
una numeración independiente de sus notas.
Las notas insertadas en figuras no tienen que contener especificaciones. Cualquier

especificación relacionada con una figura tiene que estar incluida en el texto, en
una nota a pie de figura o como un párrafo entre la figura y su título.
EJEMPLO
Párrafo con especificaciones

NOTA Nota insertada en
la figura a Nota a pie de
figura.
b Nota a pie de figura.
3.5.7.1 Unidades de medida
Tienen que indicarse las unidades en las que están expresados los valores.
En el caso de que todas las medidas se expresen en una misma unidad, esta se
puede indicar en la esquina superior derecha de la figura, de forma análoga a lo
que se indica para las tablas en 3.5.6.4
3.5.7.1 Continuación de figuras


N01 0
Cuando una figura ocupa varias páginas, puede ser útil repetir la designación de la
figura, seguida de su título (opcional) y de la palabra "Continuación".
3.5.8 Expresiones matemáticas
3.5.8.1 Generalidades
Tienen que presentarse bajo una forma matemática correcta.
Es preferible utilizar ecuaciones entre magnitudes a las ecuaciones entre valores

numéricos.
En caso de no existir el capítulo de "Símbolos y abreviaturas" (véase 3.3.2.),

cuando las diferentes magnitudes se representen por símbolos, tiene que
explicarse su significado debajo de la expresión matemática.
Tiene que utilizarse una presentación análoga a la siguiente:
EJEMPLO 1
l
v=
t
donde
ν es la velocidad uniforme;
l es la distancia recorrida;
t es el intervalo de tiempo.
Si, excepcionalmente, se utiliza una ecuación entre valores numéricos, debe utilizarse
el estilo mostrado en el ejemplo 2.

N01 0
EJEMPLO 2
l
v = 3, 6 ×
t
donde
ν es el valor numérico de la velocidad, expresado en kilómetros por hora

(km/h), de un punto a velocidad uniforme;
l es el valor numérico de la distancia recorrida, expresado en metros (m);
t es el valor numérico el intervalo de tiempo, expresado en segundos (s).
El mismo símbolo no tiene que utilizarse en el mismo documento para expresar una
magnitud o su valor numérico correspondiente. Por ejemplo, incluir en el mismo
documento la ecuación del ejemplo 1 y la del ejemplo 2 implicaría que 1 = 3,6.
Las expresiones cualitativas o las magnitudes expresadas con todas sus letras no
tienen que presentarse en forma de ecuación. Los nombres de las magnitudes o de
términos abreviados compuestos de varias letras, por ejemplo presentados en cursiva
o en forma de subíndice o superíndice, no deben sustituir a los símbolos.
m
EJEMPLO 3 Escribir ρ =
V
masa
y no densid
ad = volumen
EJEMPLO 4 Escribir dim(E) =dim(F) x dim(l)
donde
E es la energía
F es la fuerza
l es la longitud y no
dim(energía) = dim(fuerza) x dim(longitud)
Los símbolos de las magnitudes al igual que los símbolos y signos matemáticos tienen
que representarse conforme a lo especificado en las normas UNE correspondientes.
3.5.8.2 Presentación
Siempre que sea posible, tiene que evitarse el empleo de símbolos afectados de

N01 0
índices que, a su vez, contengan otros índices.
EJEMPLO 1 D1, máx. es preferible a D1 máx.

3.5.7.1 Numeración
Cuando sea necesario numerar alguna o todas las fórmulas o ecuaciones de una
norma con objeto de facilitar la referencia a las mismas, tienen que utilizarse cifras
árabes entre paréntesis, comenzando con el 1:
x2+ y2 < z2 (1)
La numeración tiene que ser consecutiva e independiente de la numeración de
capítulos, tablas o figuras. Para la numeración de ecuaciones en anexos, véase 2.2.5.
3.5.7.2 Indicación de las medidas y de las tolerancias
Las medidas y las tolerancias tienen que expresarse de
manera inequívoca. EJEMPLO 1 80 mm 25 mm 50
mm (y no 80 25 50 mm)
EJEMPLO 2 80 mm 2 mm o bien (80 2) mm
EJEMPLO 3 80+2 (y no 80+2 )

0
−0
EJEMPLO 4 8025
mm+50 μm

N01 0
EJEMPLO 5 10 kPa a 12 kPa (y no 10 a 12 kPa ni 10 - 12 kPa )
EJEMPLO 6 0 °C a 10 °C (y no 0 a 10 °C ni 0 - 10° C )
Para evitar confusiones, las tolerancias sobre un porcentaje tienen que expresarse de
una forma correcta desde el punto de vista matemático.
EJEMPLO 7 Escribir "de 63% a 67%" para expresar un rango.
EJEMPLO 8 Escribir "(65 2)%" para expresar un valor central con tolerancia.
En ningún caso debe utilizarse la expresión "65 2 %".
3.5.7.3 Representación de valores numéricos
Los números de cuatro cifras se escriben sin espacios de separación. Al escribir

números de más de cuatro cifras, se agrupan estas de tres en tres, empezando por la
derecha, y separando los grupos por espacios en blanco (y no por puntos o comas).
En los valores numéricos tiene que utilizarse una coma para separar la parte entera
de la parte decimal. Si se escribe un valor inferior a 1 en forma decimal, la coma tiene
que estar precedida de un 0.
EJEMPLO 1 0,001
Cada grupo de tres cifras, situado tanto a la izquierda como a la derecha de la coma,
tiene que separarse de las cifras precedentes o siguientes por un espacio, con la
excepción de los números de cuatro cifras designando los años y los números de
referencia de las normas, que irán juntos.
EJEMPLO 2 23 345 2,3456 2,345 67 pero el año 1992, la Norma UNE

123765:1997
Se recomienda utilizar el signo " " en lugar de un punto para indicar la multiplicación
de valores numéricos.
EJEMPLO 3 Escribir 1,8 103 (en lugar de 1,8 · 103)


N01 0
4. Requisitos previos a la digitalización
4.1. Directrices generales de digitalización

Los requisitos y criterios que se han de seguir ante procesos de digitalización de
documentos constituirán las condiciones mínimas aplicables a cualquier proceso de
digitalización que se lleve a cabo en el organismo y se ajustarán a lo establecido en
el apartado IV de la NTI de Digitalización de documentos en cuanto a los siguientes
requisitos de la imagen electrónica:
1. Las imágenes electrónicas aplicarán los formatos establecidos para
ficheros de imagen en la Norma Técnica de Interoperabilidad de
Catálogo de Estándares.
2. El nivel de resolución mínimo para imágenes electrónicas será de 200
píxeles por pulgada, tanto para imágenes obtenidas en blanco y negro,
como para color o escala de grises. Se recomienda no superar el máximo
de 300 ppp, salvo que el documento aconseje una resolución especial.
3. La imagen electrónica será fiel al documento origen, para lo cual:
i. Respetará la geometría del documento origen en tamaños y
proporciones.
ii. No contendrá caracteres o gráficos que no figurasen en el
documento origen.
A la hora de establecer criterios para determinar qué documentos se van a digitalizar,
se recomienda priorizar del siguiente modo:
➢ Como indica la Ley 39/2015, se digitalizarán todos los documentos
analógicos presentados por los ciudadanos.
➢ También se digitalizarán todos aquellos documentos administrativos
generados por otros organismos que, de forma excepcional, puedan
llegar en soporte papel y hayan de formar parte de expedientes
administrativos.
➢ También se tendrán en cuenta expedientes en soporte analógico cuya
consulta sea frecuente, aunque en principio no se recomienda la
digitalización con carácter retroactivo.
4.2. Requisitos técnicos

Sobre la base de los requisitos mínimos de carácter normativo se relaciona una serie
de aspectos que han de considerar las unidades responsables del desarrollo de
procesos de digitalización. Algunos de estos requisitos habrán de tenerse en cuenta
en procesos de gestión interna o en licitaciones en el perfil de externalización.

N01 0
Estos requisitos tienen que ver con la resolución, profundidad de color y formato de la
imagen electrónica obtenida. Como regla general, la digitalización de documentos
se llevará a cabo con los siguientes parámetros:
➢ Se recomienda la digitalización a doble cara, para que el documento
sea lo más fiel posible al original y para que, en el caso de que se
digitalice por lotes, se diferencien los distintos documentos.
➢ La digitalización se realizará con una resolución mínima de 200 ppp. En
caso de que se juzgue necesario para la obtención de una imagen fiel y
legible, está resolución podrá ser incrementada. Se recomienda no
superar el máximo de 300 ppp, salvo que el documento aconseje una
resolución especial.
➢ La digitalización con OCR se llevará a cabo cuando se considere
oportuno a criterio del órgano.
➢ La digitalización se realizará con la mínima profundidad de color
necesaria para cada tipo documental que permita su conservación sin
pérdida significativa de información.
➢ La digitalización se realizará en cualquiera de los siguientes formatos
recogidos en el catálogo de estándares, siendo PDF/A la opción
preferente en la mayor parte de los casos:
• JPEG (ISO 15444), al tratarse de un formato con pérdidas
degenerativo (cuando se realizan cambios), se utiliza normalmente
para difusión de copias de documentos históricos a baja resolución.
No es recomendable su uso en documentos textuales, sí para la
fotografía.
• PNG (ISO 15948), como formato de compresión sin pérdidas para
imágenes de mapa de bits.
• SVG (W3C), para documentos cartográficos.
• TIFF (ISO 12639), para conservación permanente de documentos de
carácter histórico.
• PDF (ISO 32000-1:2008 - ver. 1.7) y PDF/A-1 y A-2 (ISO 19005/1 y 2), en
caso de procesos de digitalización para evitar la conservación de papel y para
información textual o gráfica de carácter instrumental.
➢ Si procede, se podría hacer un proceso de optimización automática de

la imagen electrónica para garantizar su legibilidad, de modo que todo
contenido del documento origen pueda apreciarse y sea válido para su
gestión.

N01 0
La siguiente tabla muestra en detalle los requisitos mínimos recomendados de

resolución, profundidad de color y formato que se aconseja aplicar a todos los
documentos digitalizados para la tramitación administrativa1:
Figura 1. Requisitos mínimos de resolución.
Requisitos técnicos mínimos recomendados de los documentos

digitalizados para la tramitación administrativa
Características físicas Requisitos técnicos
Tipo Forma Estado Color Resolución Profundidad Peso Formato

documental mínimo de bit medio2
Bien PDF (versión

Texto B/N B/N 200 ppp 1 bits 1.3 MB
contrastado min. 1.4)
Mal
contrastad
Escal PDF (versión
B/N o o con 300 ppp 8 bits
a min. 1.4)
informació
grises
n gráfica
Existe
informació PDF (versión
Color 300 ppp 8 bits
n min. 1.4)
relevante
a color
Bien PDF (versión

DNI/Pasaporte B/N 200 ppp 1 bits
contrastado min. 1.4)
Mal
contrastad
Escal PDF (versión
o o con 300 ppp 8 bits
a min. 1.4)
informació
grises
n gráfica
Escal PDF (versión

200 ppp 8 bits 1,4MB
a min. 1.4)
grises
Plano
Existe
informació PDF (versión
Color 300 ppp 8 bits 1,4MB
n min. 1.4)
relevante
a color
Acuse PDF (versión

B/N 200 ppp 1 bits 0,09MB
de min. 1.4)
recibo
PDF (versión
Fotografía Color Color 300 ppp 8 bits 1,3MB
min. 1.4)
Escrito del Escala Escala PDF (versión

200 ppp 8 bits 1,1MB
ciudadan de grises de grises min. 1.4)

N01 0
4.3. Escenarios de captura

Se considera que para la mayoría de los contextos organizativos pueden describirse,
en términos generales, dos escenarios de captura de documentos electrónicos
resultantes de un proceso de digitalización.
➢ Centros de digitalización, ya sean institucionales o externalizados, con las
siguientes características:
• Digitalización diferida en el tiempo.
• Digitalización masiva, por lotes de documentos.
• Escáneres de medio o alto volumen.
• Personal especializado.
• Atención a sus propias necesidades y las de otros.
• Capacidad, en su caso, para el archivo de los documentos digitalizados.
➢ Puntos de digitalización, que responden al siguiente perfil:
• Digitalización inmediata dada la proximidad al usuario,
generalmente en oficinas de atención en materia de registros o en
puntos de digitalización por planta para la captura electrónica de
documentos en papel recibidos por correo postal y registrados en
los diferentes puntos de acceso al Registro General.
• Escáneres de propósito general de sobremesa o departamentales,
normalmente de lecho plano o superficie. En muchas ocasiones se
cuenta con equipos multifunción de diferente gama que realizan
escaneo, fotocopiado, impresión o envío de fax.
• Puestos no asistidos por personal especializado.
Guía de aplicación de digitalización de documentos 12


N01 0
5. Proceso de digitalización
El proceso de digitalización se descompone en tres grandes bloques: el inicio, la
digitalización y la captura y demás procesos de gestión de documentos electrónicos.
En la primera fase, la de inicio, la documentación tiene que quedar preparada para
su digitalización desde el punto de vista físico en cuanto a la manipulación, individual
o por lotes. Cuando el proceso de digitalización se desarrolla en una oficina de
asistencia en materia de registros, la identificación, entendiendo por tal la
determinación del procedimiento y expediente a que va a quedar vinculado el
documento una vez digitalizado, podrá corresponder a oficina de asistencia en
materia de registros o a la unidad tramitadora de destino.
La segunda fase, la de digitalización propiamente dicha, tiene que dar como resultado
documentos ENI conformados, esto es, con contenido, firma y los metadatos mínimos
obligatorios y complementarios que establecen las NTI de documento electrónico,
copiado auténtico y conversión, y digitalización de documentos electrónicos.
El proceso de digitalización de documentos deberá, además, someterse a un control
de calidad que permita detectar errores en cuanto al número o aspecto de las
imágenes resultantes, de manera que se cumpla lo establecido en la NTI de
Digitalización de documentos en cuanto a los requisitos de la imagen electrónica,
según se señalaba arriba.
La tercera y última fase consistirá en la captura y demás procesos de gestión de
documentos electrónicos, incluyendo la incorporación de los documentos a su
correspondiente expediente. Es necesario que los documentos lleguen a un gestor
documental y se evite su conservación en aplicaciones de registro, plataformas de
firma, etc.
5.1. Fase de inicio

En esta fase, se identificarán los documentos que se desea digitalizar. Será necesario,
también, determinar cuál va a ser el escenario de digitalización, puesto que el proceso
se ajustará a uno u otro entorno, y la asignación de metadatos a los documentos
electrónicos resultantes se hará, según el caso, de forma manual o automática.
En cualquier caso, la digitalización de los documentos irá precedida de una
manipulación previa, así como de la declaración de los datos identificativos y
descriptivos de los mismos, que pasarán a formar parte tanto del asiento registral
como del documento electrónico resultante en forma de metadatos.
5.1.1 Preparación de la documentación

Antes de proceder a la digitalización de la documentación recibida en el organismo,
se aconseja:
Si el ciudadano presenta varios documentos, lo primero que hay que hacer es
separarlos para escanearlos por separado, generando ficheros independientes.


N01 0
Con carácter general, contar el número de hojas de cada documento. Es

conveniente que esta operación la realice el sistema de digitalización.
Evaluar que el formato en el que se presenta la documentación hace viable su

escaneo, o bien, si debe manipularla previamente (quitar una grapa, una
encuadernación, fotocopiar un documento roto para que no atasque el escáner,
etc.).
Respecto a la manipulación:
Se admite la realización de fotocopias de los originales (papel deteriorado, tamaños
no manejables por el escáner, etc.), y la digitalización de las fotocopias. Este proceso
no altera la validez jurídica de la copia auténtica, puesto que el documento origen
del proceso de digitalización en la oficina de registro es original, y su captura a través
de una fotocopia es un paso intermedio meramente instrumental.
Se puede considerar necesaria la utilización de la cizalla (por ejemplo, para
documentos encuadernados). El uso de la cizalla está condicionado a que el
ciudadano dé consentimiento expreso a su uso, y la validez jurídica y la información
del documento no se vean alteradas. Por ejemplo, no podría aplicarse la cizalla en
un libro diario legalizado mediante ranurado o en una libreta de ahorros.
Algunas recomendaciones ante incidencias habituales:
Documentos grapados:
Debe garantizarse que se retiran todas las grapas y clips que
unen el documento. No es preciso hacer mención a que las
hojas se encontraban unidas, ni es preciso volver a unirlas
cuando finalice el escaneado.
Hay que separar cada hoja, una a una, para evitar que
pasen juntas por el escáner debido a que queden unidas
por los agujeros de las grapas. Es necesario posteriormente
airear el papel. En los casos en que los medios
presupuestarios lo permitan, los órganos podrían proveerse
de dispositivos de captura con detectores de doble
alimentación por ultrasonidos u otro tipo de detectores
(grapas, etc.), que mecanicen estas tareas en escenarios de
producción masiva.
Documentos encuadernados:
- El encuadernado debe retirarse si es posible, dejando las hojas
sueltas, para facilitar el escaneo (documentos con “gusanillo”).
Si se considera preciso, ya sea porque se ocupe menos tiempo, porque la

encuadernación sea difícil de retirar, o porque las hojas que se obtengan sean más
fáciles de escanear, deberá evaluarse si conviene fotocopiar la documentación o si


N01 0
puede utilizarse la cizalla (en el caso de que se disponga de una, y por ejemplo, en
una libreta con gusanillo de alambre, si se arrancan las hojas en lugar de retirar el
gusanillo, éstas se enganchan unas a otras cuando el alimentador intenta hacerlas
pasar).
Documentos de tamaño superior al admitido por el escáner:
En el caso de planos, siempre que técnicamente sea posible, se escaneará a tamaño

original.
Se podrá realizar fotocopias parciales, generalmente en A4, de las hojas que superan
el tamaño máximo que admita el escáner, de forma que toda la superficie del
documento quede recogida mediante fotocopias, aunque los bordes de cada una
se solapen con las anteriores.
Otros documentos con formatos no estándares (tarjetas, post-its, papel cebolla,
cuartillas, etc.):
Si el escáner dispone de portadores específicos para introducir estos documentos
(plantillas de plástico), se insertarán los documentos y se escanearán los mismos.
En caso contrario, se recomienda realizar fotografías con una cámara digital para
que los documentos no sufran deterioro.
Documentos muy voluminosos:
El operador podrá dividir el documento en bloques manejables para el escáner. Con
carácter general, se recomienda formar partes de, aproximadamente, 8 Mb.
5.2. Fase de digitalización

Una vez finalizada la fase anterior, los documentos ya se encuentran debidamente
organizados y clasificados en la ubicación definitiva de digitalización.
Se adoptarán las medidas necesarias para que el proceso de digitalización se realice
de acuerdo con los requisitos técnicos recomendados arriba, en función del tipo de
documento origen: formato de fichero, resolución, profundidad de bit, color, etc.
También se determinará el nivel de agrupamiento multipágina / monopágina del
resultado: si se va a crear un único fichero con una o varias páginas por cada
documento original (multipágina) o varios ficheros, cada uno con una página
(monopágina). En este último caso, se podría generar un archivo comprimido
conteniendo los ficheros correspondientes a cada página, con vistas a asegurar que
el fichero de contenido es único, como establece la NTI de documento electrónico
del ENI.
La utilización de un determinado formato conlleva en ocasiones la aplicación de
determinadas técnicas de compresión. Además, la técnica seleccionada para la
obtención de la imagen electrónica, ya sea con o sin compresión, podría provocar en
mayor o menor grado algún tipo de pérdida en relación al original, como puede ser
pérdida de nitidez, marcas de agua u otras características del soporte papel. La


N01 0
admisibilidad de tales pérdidas debe ser proporcional a la finalidad de la imagen

obtenida.
5.2.1 Optimización de la imagen
Una vez digitalizado el documento papel, la organización podría optimizar la imagen
obtenida.
Esta optimización comprende aspectos tales como umbralización, reorientación,
eliminación de bordes negros, u otros de naturaleza análoga, siempre respetando la
geometría del original en tamaño y proporción.
La NTI de Digitalización de Documentos no hace previsiones de carácter legal y
jurídico, que corresponden a la legislación; ni previsiones técnicas de circunstancias
específicas. La aplicación proporcional de las exigencias de fidelidad e integridad
específicas de cada documento es establecida por cada organización según la
normativa de aplicación en cada caso.
Figura 2. Tareas en el proceso de digitalización.
A la hora de diseñar sus propios procedimientos, la NTI no establece ninguna limitación relativa
a la participación de terceros en procesos de digitalización, como puede ser por ejemplo la
externalización del servicio, siendo en cualquier caso responsabilidad de la organización
garantizar la integridad del documento electrónico digitalizado.


N01 0
5.2.2 Asignación de metadatos

Se añadirán a los documentos electrónicos resultantes del proceso de digitalización los
metadatos mínimos obligatorios y complementarios de acuerdo con las especificaciones del Perfil
de aplicación de metadatos de la Política de Gestión de documentos electrónicos. Estos se han
de poder incluir manualmente en el caso de que el proceso se desarrolle en puntos de
digitalización y automáticamente en los centros de digitalización de alta producción. No
obstante, dado que la digitalización de alta producción puede ser realizada por unidades o
entidades ajenas al negocio, es muy probable que durante esta fase de digitalización no se
disponga de toda la información asociada al documento o metadatos. Por lo tanto, a través del
gestor documental o bien de forma sistémica, se asociará manual o automáticamente el resto
de información necesaria4.
De acuerdo con esto, los metadatos mínimos obligatorios en la NTI de Documento Electrónico
para cada documento anexo se informarán, con carácter general, en la Oficina de asistencia en
materia de registros en la que se ha presentado la documentación. Todos ellos, a excepción de
la fecha de captura, serán revisables y modificables por la unidad de destino en el momento de
su incorporación al sistema de tramitación.
En el caso de registrarse copias electrónicas de documento en papel habrá que incorporar
los metadatos de la NTI de digitalización de documentos (resolución, tamaño e idioma).
5.2.3 Firma de documentos electrónicos digitalizados

Como última tarea de la fase de conformación, la organización, o en su caso un
organismo competente para ello, realizará, si procede, la firma de la imagen
electrónica. Dicha firma puede obtenerse de forma automatizada a través del sistema
de digitalización y la aplicación correspondiente, o a través de otro sistema de firma
electrónica del personal al servicio de las Administraciones públicas, tal y como se
recoge en los artículos 42 y 43 de la Ley 40/2015. Se entiende que cuando el proceso
sea automatizado se utilizará el sello electrónico o el CSV, y cuando el proceso sea
manual se utilizará la firma electrónica.
La firma electrónica del proceso se aplicará al fichero imagen obtenido, y dado que la
integración de los metadatos de digitalización en dicho fichero es opcional, su inclusión en el
proceso de firmado también lo es. En cualquier caso, la firma asociada al proceso de
digitalización estaría sujeta a lo establecido para cualquier documento electrónico en la NTI
de Documento Electrónico.
Cuando los metadatos no estuvieran incrustados en la imagen sino vinculados a la misma a través de
aplicaciones de gestión, el hecho de que estos metadatos no estén firmados no invalidaría la imagen;
sino que, por el contrario, en cuanto constituyen una capa


N01 0
independiente, tales metadatos darían cuenta del contexto y existencia de la firma que,
a su vez, valida la imagen.
Por lo tanto, tras seguir el procedimiento descrito de digitalización, el resultado de éste será:
Un documento electrónico digitalizado, fiable e íntegro, completamente conformado. En
caso de haberse asignado al fichero imagen resultante tanto los metadatos correspondientes
(los mínimos obligatorios establecidos en la NTI de Documento Electrónico y en su caso los
complementarios asociados a la digitalización) y la firma electrónica.
Un documento electrónico digitalizado pendiente de completar. Cuando no se haya
asociado al documento la firma electrónica correspondiente y los metadatos mínimos
obligatorios (por criterio de la organización).
5.2.2 Determinación de la naturaleza de las copias electrónicas

obtenidas del proceso de digitalización.
El objeto del proceso de digitalización es obtener una copia electrónica del

documento en papel para su captura e incorporación al sistema de registro y/o
tramitación electrónica del organismo.
Cuando hablamos de una copia electrónica auténtica no solo debemos tener en
cuenta la fidelidad de la copia respecto del original, sino la veracidad de los hechos
que se manifiestan; la competencia para dictar este último acto administrativo
quedaba hasta el nacimiento del ENI y la aprobación de la Ley 39/2015, de 1 de
octubre, restringido al órgano que expidió el documento original, que es quien puede
dar fe de los hechos que documenta, o aquél al que compete la custodia de los
documentos administrativos originales.
En la mayor parte de los casos, un funcionario de una oficina de asistencia en materia
de registros, independientemente de dónde esté localizada, no puede acreditar la
veracidad de los hechos o el contenido del documento que presente un ciudadano
(salvo la solicitud), por mucho que este documento cuente a primera vista con todos
los elementos de validación que le confieren la condición de original: identificación
del órgano actuante, fecha y firma manuscrita o mediante CSV impreso, si no se hace
un cotejo en la sede del órgano que emitió el documento o, en caso de la firma
manuscrita, una consulta al órgano que dictó el acto administrativo. De esta forma,
no podemos dotar de la cualidad de auténtico a un documento que no podemos
comprobar que lo es, simplemente porque la operativa de registro nos obliga a ello.
Por tanto, a la hora de cumplimentar el metadato del documento electrónico estado
de elaboración, se le asignará el valor de copia auténtica sólo en el caso de que se
pueda asegurar la validez y autenticidad del original que presenta el ciudadano.
La propuesta de funcionamiento de las OAMR en cuanto a la generación de
documentos electrónicos y su metadatos ENI a partir de documentos en papel

N01 0
presentados por el ciudadano mediante un proceso de digitalización, es la siguiente:

METADATO ESTADO
ORIGEN DEL DOCUMENTO: ESTADO ELABORACIÓN
ELABORACIÓN NTI
CIUDADANO/ADMINISTRACIÓ DEL DOCUMENTO ORIGEN
DOCUMENTO-E
N
Copia electrónica auténtica
Ciudadano Original de
documento papel
Ciudadano Copia Otros
Copia electrónica auténtica
Administración Original de
documento papel (*)
Administración Copia Otros
Figura 3. Valores del metadato estado de elaboración.
5.2.3 Control de calidad

Se llevarán de manera simultánea los procesos de control de calidad oportunos para
asegurar que se ha producido correctamente el proceso de digitalización. El control
de calidad consiste en verificar que tanto la imagen digital como los datos
significativos obtenidos en el proceso de digitalización son fieles al documento original
en papel y cumplen con unos requisitos mínimos de calidad y los criterios de fidelidad
con el original necesarios para ser considerada una copia electrónica auténtica.
Entre las tareas más significativas a realizar en la fase de control de calidad estarían:
➢ Cumplimiento de los requisitos mínimos de las imágenes digitalizadas.
➢ Cumplimentación de los metadatos automáticos y manuales.
➢ Verificar que el número de hojas coincide con el número de hojas que
cuenta la aplicación utilizada, en aquellos casos en que se haya
efectuado el recuento exacto de hojas del documento origen.
➢ Cotejar el documento electrónico con el documento origen en papel,
en una muestra de los documentos digitalizados. Se efectuarán los
siguientes controles:
• Corrección de las imágenes obtenidas en cuanto a calidad de la
imagen o en cuanto a criterios técnicos:
- Resolución adecuada al tipo documental.
- Color adecuado al tipo documental.
- Formato adecuado al tipo documental.
- Alineación correcta de la imagen.
• Corrección de las imágenes obtenidas en cuanto a fidelidad con el
original:
- Digitalización de todas las páginas del documento.

N01 0
- Digitalización sin inclusión de información que no aparece en el

original.
- Visualización y legibilidad de la imagen.
Es conveniente prever la realización de auditorías periódicas del proceso.
5.3 Fase de captura y demás procesos de gestión de

documentos electrónicos
La última de las fases es la que se corresponde con el tratamiento de los documentos

tras comprobar que el proceso de digitalización ha finalizado correctamente. Los
documentos electrónicos se incorporarán a un expediente dentro de un gestor
documental. Y los documentos físicos en papel (en el caso excepcional de no
devolverse al ciudadano) se archivarán de acuerdo a los criterios de la organización.
Para su ingreso en el archivo electrónico, los documentos y expedientes se conformarán
según la estructura de paquete de ingreso SIP definida en esta Política de Gestión de
documentos electrónicos.

N01 0
Diagramas de proceso.
Elaboración y Redacción de documentos normativos

N01 0
Elaboración de documento de acuerdo a las reglas de redacción.


N01 0
Digitalizar documentos normativos.


N01 0
Control de cambios.
Versión Fecha de vigencia Modificación Responsable
00 22-10-20 Inicio del documento. Coordinador de calidad
01 22-10-20 Esclarecimiento de Coordinador de calidad

Objetivo, Alcance
02 25-10-20 Establecimiento de la Coordinador de calidad

estructura de las normas,
subdivisiones del
contenido
03 27-10-20 Se adiciona la Coordinador de calidad

descripción y numeración
de divisiones.
04 30-10-20 Se adiciona el punto de Coordinador de calidad

descripción y numeración
de divisiones.
05 02-11-20 Se adicionan y describen Coordinador de calidad

reglas de redacción.
06 10-11-20 Se establecen y Coordinador de Sistemas

adicionan las fases del
proceso de digitalización
07 18-11-20 Se adicionan los Coordinador de Sistemas

diagramas de proceso.
08 21-11-20 Se adiciona portada, Coordinador de Calidad

tabla de contenido,
anexos y referencias
Bibliográficas.

N01 0
Anexos.
FORMATO DE ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD
Proceso: REDACCIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Código: RD_FO01

NORMATIVOS Versión: 1
Fecha de emisión:
ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD Y NO DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN
Ambas partes se reconocen recíprocamente con capacidad para obligarse y, al efecto, suscriben el presente Acuerdo de
Confidencialidad y de No Divulgación de Información en base a las siguientes ESTIPULACIONES:
PRIMERA.- Objeto. El presente Acuerdo se refiere a la información que EL DIVULGANTE proporcione al RECEPTOR, ya sea de forma oral,
gráfica o escrita y, en estos dos últimos casos, ya esté contenida en cualquier tipo de documento, para identificar una(las) propuesta(s)
de innovación, o en su caso, para estructurar un(los) proyecto(s) de innovación, que se están desarrollando / que se van a desarrollar.
SEGUNDA.- 1. EL RECEPTOR únicamente utilizará la información facilitada por EL DIVULGANTE para el fin mencionado en la Estipulación
anterior, comprometiéndose EL RECEPTOR a mantener la más estricta confidencialidad respecto de dicha información, advirtiendo de
dicho deber de confidencialidad y secreto a sus empleados, asociados y a cualquier persona que, por su relación con EL RECEPTOR,
deba tener acceso a dicha información para el correcto cumplimiento de las obligaciones del RECEPTOR para con EL DIVULGANTE.
2. EL RECEPTOR o las personas mencionadas en el párrafo anterior no podrán reproducir, modificar, hacer pública o divulgar a terceros
la información objeto del presente Acuerdo sin previa autorización escrita y expresa del DIVULGANTE.
3. De igual forma, EL RECEPTOR adoptará respecto de la información objeto de este Acuerdo las mismas medidas de seguridad que
adoptaría normalmente respecto a la información confidencial de su propia Empresa, evitando en la medida de lo posible su pérdida,
robo o sustracción.
Y en señal de expresa conformidad y aceptación de los términos recogidos en el presente Acuerdo, lo firman las partes por duplicado
ejemplar y a un solo efecto en el lugar y fecha al comienzo indicados.
POR EL RECEPTOR POR EL DIVULGANTE
FIRMA FIRMA

N01 0
FORMATO DE ACTA DE APROBACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN SOBRE EL

DOCUMENTO NORMATIVO
Proceso: REDACCIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE Código: RD_FO02
DOCUMENTOS NORMATIVOS Versión: 1
Fecha de emisión:
ACTA
En Querétaro, México, a los xx días del mes de xxx (xxx) el coordinador de de Calidad, en
cumplimiento del procedimiento de elaboración y redacción de documentos normativos
aprueba la :
Aprobación Modificación Eliminación sobre el documento:
Justificación:
Documento Código Versión
_________________________
Firma
Coordinador de Calidad

N01 0
ESTRUCTURA PARA DOCUMENTO NORMATIVO
Proceso: REDACCIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Código: RD_FO03

NORMATIVOS Versión: 1
Fecha de emisión:
Título Proceso Código Revisión Emisión Página
Nombre del Proceso al XX00 00 00/00/00 4 de 5

Procedimiento que
pertenece
1. Portada (Obligatoria)
2. Índice
3. Introducción
4. Código (Obligatorio)
5. Título (Obligatorio)
6. Objeto y campo de aplicación (Obligatorio)
7. Normas para consulta (Obligatorio si
8. existen)
9. Términos y definiciones
10. Símbolos y abreviaturas
11. Requisitos
12. Muestreo o toma de muestras
13. Métodos de ensayo
14. Clasificación y designación
15. Marcado, etiquetado, embalaje, transporte
16. y documentación
17. Anexos normativos
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Coordinador de Sistemas Coordinador de Calidad Coordinador de Calidad

N01 0
Referencias .
Nombre del Procedimiento Proceso al que XX00 00 00/00/00

pertenece

Procedimiento ISO27038

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GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN Y

REDACCIÓN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS UNE

Elaboró: Coordinador de Revisó: Coordinador de

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Responsabilidades de procedimiento. .................................................................................... 5

1. Principios generales y reglas ............................................................................................. 5

2 Estructura de las normas .............................................................................................. 6

3 Reglas de redacción ................................................................................................. 14

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2.2.5.3 Métodos de ensayo alternativos ................................................................................. 23

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3.5.7.3 Notas en las figuras ....................................................................................................... 39

4. Requisitos previos a la digitalización............................................................................. 44

5. Proceso de digitalización ........................................................................................... 13

Diagramas de proceso. ..................................................................................................... 21

Control de cambios. ......................................................................................................... 24

GUÍA TÉCNICA PARA LA ISO 27038:2014 GT_RD 01 22/11/202

Actualizar o Modificar: Realizar cambios en un documento controlado.

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Formato: Documento que tiene el objetivo de estandarizar la presentación o contenido de

• Es responsabilidad del Gerente Operativo planificar, dirigir y asegurar el buen manejo

• Es responsabilidad del Coordinador de calidad, distribuir, almacenar y realizar

• El coordinador de sistemas es responsable de velar por la administración y

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facilitar su comprensión a aquellos profesionales y usuarios que no hayan

Los requisitos indicados anteriormente son particularmente importantes, no sólo

El texto de la norma tiene que elaborarse conforme a las disposiciones

La estructura general, el orden de los elementos, las divisiones, las subdivisiones y

2 Estructura de las normas

2.1 Subdivisiones del contenido

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La división y subdivisión del texto de una norma contribuye a mejorar la presentación

– la norma resulte demasiado voluminosa,

– alguna(s) parte(s) pueda(n) estar citada(s) en documentos de la Administración,

– alguna(s) parte(s) se utilice(n) para certificación.

– requisitos relacionados con la salud y la seguridad,

– requisitos relacionados con la aptitud a la función,

– requisitos relativos al mantenimiento y al servicio,

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Tabla 1 – Designación de divisiones y subdivisiones

Término Ejemplo de numeración

2.1.2 Subdivisión del contenido de una norma publicada en partes

Pueden utilizarse dos sistemas.

EJEMPLO 1 Parte 1: Definiciones

b) El tema general de la norma presenta aspectos comunes y específicos. Los

EJEMPLO 2 Parte 1: Requisitos generales

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de acuerdo con las reglas aplicables a una norma individual.

– Elementos informativos preliminares. Son aquellos elementos que identifican la

– Elementos normativos de carácter general o técnico. Son aquellos elementos

– Elementos informativos suplementarios. Son aquellos elementos que

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Tabla 2 – Ordenación de elementos

Tipos de elementos Elemento Apartado

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2.2 Descripción y numeración de divisiones y subdivisiones

Si una norma se publica en varias partes, la primera parte debe contener en su

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Los capítulos tienen que numerarse correlativamente, comenzando por el número 0

Cada capítulo tiene que ir acompañado de un título en minúsculas colocado

Cada apartado tiene que ir acompañado de un título en minúsculas colocado

Un párrafo es una subdivisión no numerada de un capítulo o de un apartado. Tiene

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