ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN JOSE DEL GUAVIARE Código: PD-MDA-02

PROCESO: MANEJO DE ALMACEN Versión: 0 prueba

Fecha: 28 Sep. /2009
PROCEDIMIENTO: MANEJO DE INVENTARIOS
Página: 1

1. INFORMACION BÁSICA DEL PROCEDIMIENTO:

Administrar y controlar los bienes muebles devolutivos e inmuebles de la

Objeto del entidad, así como los elementos de consumo, por medio de ransacciones
de solicitud, traspaso de elementos entre funcionarios y/o el reintegro al
Procedimiento
almacén de la Corporación, y/o asignación de responsables de los
mismos.
Este Procedimiento abarca todas las compras de bienes para la utilización y
Alcance del
consumo de la Alcaldía Municipal de San José del Guaviare, para el
Procedimiento
desarrollo de las actividades que contribuyan al cumplimiento de la misión.
Normatividad
Constitución Política de Colombia,
Externa

Normatividad
Oficios, Circulares, Resoluciones
Interna

2. CONDICIONES GENERALES:

Definiciones Cotejar: Verificar en el sistema la existencia de elementos

Generales
Los Bienes
Entradas Elementos Devolutivos
Elementos de Consumo
Proveedor Procesos estratégicos misionales y de apoyo
Requisitos Autorizaciones, oficios, memorandos, inventarios individuales, identificación

3. FACTORES CRITICOS DE ÉXITO:

Riesgo 1 Intercambios de bienes entre los funcionarios sin notificarlos a Almacén.

Sensibilizar a los funcionarios sobre la responsabilidad frente al manejo de
Control 1
los bienes que se les han asignado.

4. RECURSOS:

Almacenista
Recursos HumanosAuxiliar Administrativo
Funcionarios
Computador
Impresora
Recursos
Teléfono
Técnicos y
Fax
Tecnológicos
Software
Base de datos
5. CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO:

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PROCESO: MANEJO DE ALMACEN Versión: 0 prueba
Fecha: 28 Sep. /2009
PROCEDIMIENTO: MANEJO DE INVENTARIOS
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Dependencia
No. Responsable (s) Descripción de la Actividad
Participante (s)
Elementos Devolutivos:
Elabora actas de elementos a cargo, cada vez que hay un
Almacén
1 Almacenista cambio de funcionario de algún área o cambio de puesto.
Municipal
Tiempo:15 Minutos
Solicita firma del Acta del nuevo funcionario responsable.
Almacén
2 Almacenista
Municipal
Tiempo:5 Minutos
Si hay requerimiento de elementos fiscos, verifica las
Almacén existencias de elementos devolutivos.
3 Almacenista
Municipal
Tiempo:
Entrega los elementos por medio de Salida de Almacén.
Almacén
4 Almacenista
Municipal
Tiempo:
Elementos de Consumo:
Escucha la solicitud de elementos necesarios para el
Almacén
5 Almacenista funcionario de cada una de las dependencias.
Municipal
Tiempo:
Coteja el stop de elementos en el almacén, para verificar si
Almacén puede suplir la solicitud.
6 Almacenista
Municipal
Tiempo:
Si existen los elementos se suple la solicitud.
Almacén
7 Almacenista
Municipal
Tiempo:
Hace entrega de elementos mediante firma de recibido en la
salida de Almacén según formato de salida expedido por el
Almacén
8 Almacenista Software PIMISYS.
Municipal
Tiempo:
El Software descarga automáticamente del inventario las
Almacén Salidas de Almacén.
9 Almacenista
Municipal
Tiempo:
Descarga de informes de inventario para la consolidación de
la información en Contabilidad desde el Software PIMISYS.
10 Contador Secretaria de Hacienda
Tiempo:

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Fecha: 28 Sep. /2009
PROCEDIMIENTO: MANEJO DE INVENTARIOS
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6. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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7. REGISTROS DE CALIDAD:

Almacenamiento y Disposición
Identificación Acceso
Recuperación Final
Personal
Código Nombre Recolección Clasificación Método
Autorizado
Según las
Formatos de
N/A Sistema Cronológico Almacenista Tablas de
Entrada Almacén
Retención

Formato de
Según las
Asignación
N/A Sistema Cronológico Almacenista Tablas de
(salida) de
Retención
Elementos
Según las
Evaluación de
FR-MDA-01 Manual Cronológico Almacenista Tablas de
Proveedores
Retención
Listado de Según las
FR-MDA-02 Proveedores Manual Cronológico Almacenista Tablas de
Aprobados Retención
Control del
Según las
Producto y/o
FR-MDA-03 Manual Cronológico Almacenista Tablas de
Servicio no
Retención
Conforme
Según las
FR-MDA-04 Ficha de Activos Manual Cronológico Almacenista Tablas de
Retención

8. CONTROL DE DOCUMENTOS:

Revisión Responsable Responsable de Responsable Fecha de

Modificación
No. de Elaborar Revisar de Aprobar Aprobación
Jaime
Pedro Arenas
Mercado Norbelly Restrepo
1 García
Coronado
Jefe de Secretaría Alcalde
Almacén Administrativa Municipal

9. ANEXOS: