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MANUAL DE NORMAS Y FECHA

PROCEDIMIENTOS
AREA FUNCIONAL: ALMACENES 10 2012
PÁGINA
PROCEDIMIENTO:
PREPARACIÓN TOMA FISICA DE INVENTARIO 1 DE 6

OBJETIVO:

Proporcionar una herramienta que regule y controle la preparación y ejecución del inventario de las
existencias en almacén en un período de tiempo fijado, como base para establecer y mantener la relación
entre la situación contable y la de hecho, producto del reconocimiento físico. Es parte vinculante con los
procesos existentes de recepción y despacho de mercancía.

ALCANCE:

Almacenes y Logística de la sede principal y Centros de Distribución Laminart (C.D.L.) en las Regiones del
país.

RESPONSABLES:

 Gerencia de Almacenes y Logística.


 Gerencia Centro de Distribución CDL.
 Gerencia de Administración.
 Control de CDL.

NORMAS:

 El inventario físico se realizará en períodos trimestrales y debe seguir una programación para su
ejecución.
 El área de Control de CDL es responsable de la programación y ejecución del inventario físico, en
coordinación con las demás áreas vinculantes de la empresa.
 Coordinación Recepción Almacén Principal, Coordinación Despacho Almacén Principal, y Almacén
CDL deben mantener una adecuada distribución de la mercancía dentro de los pasillos, anaqueles,
tramos y demás áreas de almacenamiento, y agrupar por tipo para facilitar su ubicación y conteo
durante el inventario.
 Las operaciones de recepción y despacho de mercancía serán suspendidas durante la toma física de
inventario.
 El personal supervisor de Almacén Principal y Almacén CDL debe obtener en forma oportuna de la
Gerencia de Administración en la sede principal o de Administración Financiera CDL las etiquetas
y hojas de identificación del producto, así como las tarjetas de conteo, u otro material necesario
para la preparación del inventario.

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 Se utilizará para el doble conteo el sistema de tarjetas prenumeradas las cuales deben estar
colocadas en toda la mercancía a inventariar, por lo menos un día antes del inicio de la toma física.
 En ningún caso el primer y segundo conteo de inventario debe ser realizado por un mismo grupo.
 Las anotaciones en las tarjetas deben hacerse en bolígrafo y sin enmiendas; caso contrario debe ser
firmada por el Coordinador designado del grupo de conteo.
 Las tarjetas de inventario deben ser colocadas en estricto orden numérico para facilitar la ubicación
de la mercancía durante las labores de conteo y reconteo.
 Cada grupo de conteo deberá comunicar de inmediato a los Coordinadores aquellos casos de
láminas que no tengan colocada su tarjeta de inventario para que regularicen la situación anotando
el código de identificación.
 En caso de determinarse un tercer conteo deberá estar presente el Coordinador designado, y el
resultado obtenido se anotará en el reverso de la tarjeta de 1er. conteo y del 2do. conteo y deberán
ser firmadas por los Coordinadores, en señal de conformidad.
 Durante el desarrollo del conteo las tarjetas serán entregadas a los Coordinadores durante su
recorrido por las filas identificadas previamente, para su inmediata confrontación.
 Almacén realizará diariamente inventarios selectivos por instrucciones de Contraloría, en aquellos
rubros de mayor movimiento, con una meta mínima de seis (6) códigos de productos; y entregará la
información pertinente.
 Los demás procesos y actividades que se generen en el área de Almacenes deben estar respaldados
por los formularios y soportes existentes, y los que se creen y establezcan en el futuro .

 Las labores que se cumplen en esta materia de preparación de la toma física de inventario, y en
todas las demás áreas funcionales de la empresa deben desenvolverse dentro del marco del
Programa de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, contemplado en la vigente Ley Orgánica
de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo (LOPCYMAT).

PROCEDIMIENTOS:

A. Primera preparación

1) El Gerente de Almacenes y Logística en sede principal y el Administrador Financiero CDL recibe de


Control de CDL indicaciones sobre la fecha de inicio y preparación del inventario, con un (1)
mes de anticipación.

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2) El Coordinador Recepción Almacén Principal, el Coordinador Despacho Almacén Principal o el


Encargado de Almacén CDL realiza revisión general de toda el área física: pasillos, anaqueles,
nichos, zona de cajas y demás espacios de almacenamiento.
Anaqueles:
1) El Coordinador Recepción Almacén Principal, el Coordinador Despacho Almacén Principal o el
Encargado de Almacén CDL chequea que todos y cada uno de los anaqueles tengan su codificación
interna.
En caso de carecer el anaquel de la codificación interna del producto, solicita a Administración
Financiera CDL la impresión de la etiqueta de identificación, vía correo electrónico o nota
manuscrita, con indicación de la codificación correspondiente; y procede a colocar de inmediato
en sitio visible.
2) El Coordinador Recepción Almacén Principal, el Coordinador Despacho Almacén Principal o el
Encargado de Almacén CDL realiza recopilación de códigos de las láminas en anaquel y elabora
listado que entrega a Administración Financiera CDL para la preparación de las tarjetas de
conteo a utilizar en el inventario.
3) Administración Financiera CDL recibe listado levantado de los códigos de las láminas y elabora
tarjetas de inventario.
4) El Coordinador Recepción Almacén Principal, el Coordinador Despacho Almacén Principal o el
Encargado de Almacén CDL notifica a Administración Financiera CDL cualquier cambio en el
listado entregado, producto de un cambio de la lámina a otro anaquel.
5) Administración Financiera CDL prepara tarjetas de inventario que indican tres (3) partes: conteo
1 - conteo 2- etiqueta identificadora del anaquel.
Cajas y rumas:
1) El Coordinador Recepción Almacén Principal, el Coordinador Despacho Almacén Principal o el
Encargado de Almacén CDL revisa identificación original que trae la caja desde el puerto y coloca
hoja de identificación interna de la mercancía que indica: código, descripción, cantidad;
recurriendo al operador de Montacargas si la altura de las cajas así lo requiere.
2) El Coordinador Recepción Almacén Principal el Coordinador Despacho Almacén Principal o el
Encargado de Almacén CDL coloca en las rumas hoja o “hablador” de identificación interna de la
mercancía que indica: código, descripción, cantidad.
3) El Coordinador Recepción Almacén Principal, el Coordinador Despacho Almacén Principal o el

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Encargado de Almacén CDL elabora hoja o “hablador” de identificación en las cantidades que
requiera, con indicación de la codificación interna del producto.

B. Segunda preparación

Cajas y rumas:

1) El Administrador Financiero CDL prepara listado donde indica cantidad y código del producto; y
Control de CDL realiza su descarga en el sistema.
2) El Administrador Financiero CDL y Control de CDL preparan serie de números, que imprimirán en
tamaño visible, para ser colocados en las cajas y rumas.
Anaqueles:
1) El Administrador Financiero CDL y Control de CDL entregan a Almacén las tarjetas de conteo que
se utilizarán en el inventario.
2) El Coordinador Recepción Almacén Principal, el Coordinador Despacho Almacén Principal o el
Encargado de Almacén CDL coloca en los tramos de los anaqueles, una (1) tarjeta con dos (2)
piezas desprendibles, ya sea un 1er. ó 2do. conteo a realizar; y verifican que coincida la
identificación de la etiqueta del anaquel con la identificación de la lámina.
3) El Coordinador Recepción Almacén Principal, el Coordinador Despacho Almacén Principal o el
Encargado de Almacén CDL pega etiquetas en las tarjetas y las coloca en estricto orden numérico
en todos y cada uno de los anaqueles distribuidos en el área física, siguiendo estrictamente la
secuencia establecida.
4) El Coordinador Recepción Almacén Principal, el Coordinador Despacho Almacén Principal o el
Encargado de Almacén CDL realiza chequeo final de las tarjetas de conteo y etiquetas colocadas
en los anaqueles, e informa su finalización al Gerente de Almacenes y Logística en sede principal, al
Administrador Financiero CDL y Control de CDL.
5) Control de CDL elabora programación del inventario y notifica a las distintas áreas de la empresa,
vía correo electrónico, el inicio y realización del inventario.
6) El Administrador Financiero CDL inicia las actividades preparatorias o preliminares de las áreas
involucradas en el inventario: Almacén, Sistemas, Administración:
- personal necesario y designación de responsabilidades: número de colaboradores,
coordinadores, grupos de conteo, equipos de análisis de ajustes, mesa técnica.

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- recursos materiales necesarios: artículos de oficina, computadores u otro.


- inducción general o charla de orientación al personal designado para el inventario.
- actividades de inventario propiamente dichas: conteo, procesamiento de los datos, cotejo,
análisis de ajustes, resultados y presentación de reporte a la Dirección de la empresa.
7) El Gerente de Almacenes y Logística en sede principal y el Administrador Financiero CDL entrega
comunicación interna al personal designado para el inventario, explicativo de la distribución de
los equipos de trabajo y responsabilidades :
- Coordinadores:
 Indican a los grupos de conteo la forma cómo efectuarán la toma y la ubicación del
almacén.
 Concurren al almacén el día de la fecha de realización de la toma física del
inventario con el personal que intervendrá.
 Dividen y clasifican los grupos de conteo de tal forma que las láminas sean
contadas por dos (2) grupos de personas diferentes.
 Realizan la confrontación del conteo y reconteo.
- Grupos de conteo:
 Primer grupo: constituido por tres (3) personas por fila
a) dos (2) personas de un mismo grupo cuentan las láminas y una (1) tercera toma
nota del conteo, y ayuda en cualquier otra actividad afín.
b) anotan el resultado en la tarjeta de inventario en la parte “1er. conteo”
c) desprende la parte “1er. conteo” de la tarjeta y guarda para su entrega al
Coordinador.
 Segundo grupo: constituido por tres (3) personas por fila
a) dos (2) personas distintas del otro grupo cuentan las mismas láminas y una (1)
tercera toma nota del conteo, y ayuda en cualquier otra actividad afín
b) anotan el resultado en la tarjeta de inventario en la parte “2do. conteo”
c) desprende la parte “2do. conteo” de la tarjeta y guarda para su entrega al
Coordinador.
d) Deja la etiqueta identificadora del anaquel correspondiente a la mercancía contada.
 Tercer grupo: constituido por un (1) integrante principal del primer y segundo

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grupo de conteo, por fila


a) será establecido por los Coordinadores cuando ocurran discrepancias entre el
primer y segundo conteo, y funcionará hasta saldar la diferencia.
- Mesa técnica:
 Sus miembros cargan en hoja electrónica los datos sobre el conteo efectuado por
los grupos designados, y recolectados por los coordinadores en las filas.
- Equipo de análisis de ajuste: (con participación de Sistemas)
 Verifica la toma física efectuada y genera reporte preliminar, obtenido de la hoja
electrónica.
 Realiza las operaciones de comparación y corrección contable, resultante de la
toma física y cotejos efectuados.
 Da su validez a la toma física y genera reporte definitivo de la situación teórica y
situación real de las existencias en almacén.
C. Ejecución del inventario
1) El Coordinador Recepción Almacén Principal, el Coordinador Despacho Almacén Principal o el
Encargado de Almacén CDL, Control de CDL y el Contralor inician conjuntamente, en primer
lugar, la toma física en cajas y rumas.
2) El equipo de trabajo designado para asumir sus distintos roles en el inventario continúa, en
segundo lugar, la toma física en anaqueles.

FORMULARIOS UTILIZADOS Y RESPALDOS RELACIONADOS :

- Tarjetas de inventario
- Etiqueta de identificación del producto
- Hoja o “Hablador” de identificación del producto
- Lista de código de producto (disponible en sistema)
- Hoja electrónica sobre conteo de inventario
- Memorandum de inventario físico efectuado

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