Unidad 1-Datos en La Era de La Informacion

UNIDAD No 1
DATOS EN LA ERA DE LA INFORMACIÓN
Programa Ciencia de la Información y la Documentación,

Bibliotecología y Archivística
UNIDAD No. 1: Datos en la Era de la Información
TEORÍA DE LA INFORMACIÓN
Unidad No. 1:
DATOS EN LA ERA DE LA
INFORMACIÓN
✓ Datos como activos de la organización
✓ Datos, información y conocimiento
✓ Ciclo de vida de los datos
✓ Gestión de la información. Concepto
2
INTRODUCCIÓN
Un poco de historia, la teoría de la información surgió a finales

de la segunda guerra mundial, en los años cuarenta; fue iniciada por
Claude Elwood Shannon a través de un artículo publicado en el Bell
System Technical Jornual en 1948, titulado una teoría matemática de
la comunicación, en esta época se buscaba utilizar de manera más
eficiente los canales de comunicación enviado una cantidad de Claude E Shannon
1916-2001
información por un determinado canal y midiendo su capacidad se
buscaba la trasmisión óptima de los mensajes.
La teoría de la información y/o teoría matemática de la comunicación, está

relacionada con las leyes matemáticas que rigen la trasmisión y el procesamiento de
la información y de la representación de la misma, así como también de la capacidad
de los sistemas de la comunicación para trasmitir y procesar dicha información.
La teoría de la información nos muestra el camino a seguir para determinar la

cantidad de información útil de unos datos y para comprimir la información de
manera que los datos se representen de una manera eficiente y cumplan con su
función de creación.
Ninguna empresa puede ser eficaz sin datos de alta calidad. Las
organizaciones de hoy dependen de sus activos de datos para tomar decisiones más
informadas y más eficaces.
Los datos no sólo han comenzado la transformación de los negocios en

empresas digitales. También han comenzado a transformar la manera en que se
2
trabaja y a cambiar el tipo de perfiles que las empresas requieren para ganar ventaja
competitiva respecto de la competencia.
En la actualidad, se requiere de profesionales con habilidades para gestionar,
interpretar y generar información de valor que se convierta en acciones a partir la
gran cantidad de datos con los que cuentan las empresas. No sólo se trata de contar
con administradores de bases de datos y analistas, las nuevas carreras en la era de
los datos requieren habilidades que no sólo permitan administrar e interpretar datos
en grandes volúmenes, también se requiere que puedan enfrentarse a datos en
formatos no estructurados y entregar de manera analítica casi en tiempo real a los
tomadores de decisión.
Además, deben ser capaces de guiar a los tomadores de decisión a hacer

preguntas que antes no se podían contestar. Esto es la Ciencia de los Datos. Una
manera elegante de decir que se utilizan números y nombres para responder
preguntas.
Se puede comenzar con videos, mediciones, grabaciones o texto, pero al

final, todo esto se resume a números y nombres. Como recomendar una película,
identificar quién ha utilizado nuestra tarjeta de crédito o pronosticar el tránsito de
camino a casa desde el trabajo; todo comienza con una pregunta y algunos números
y nombres.
Pero dentro de la Ciencia de los Datos no se puede utilizar cualquier tipo de

datos. Se debe tener una combinación de elementos, como en una receta de cocina,
para que ofrezca un valor para las empresas. Estos datos deben ser relevantes,
estar conectados, ser precisos, ser suficientes y deben contestar una pregunta
exacta.
Si los datos cubren los aspectos arriba mencionados es momento de avanzar

y comenzar a aplicar la Ciencia de los Datos, aunque falta un elemento importante,
3
¿Quién puede entender y aplicar la Ciencia de los Datos para obtener información
de valor a partir de ellos?
Esta era de los datos ha generado la aparición de nuevos perfiles de carrera
profesional que las empresas requieren para aprovechar los datos:
Científicos de datos: Este rol emergente es el principal para el procesamiento
de datos crudos y para determinar qué tipos de análisis podrían entregar los mejores
resultados.
Arquitectos de datos: Capaces de construir un modelo de datos y planear una
ruta de cómo y cuándo varias fuentes de datos estarán en línea y cómo se
relacionan.
Visualizadores de datos: Utilizan los datos para ponerlos en un contexto
visual, esto es, que exploran su significado y cómo impactarán a la empresa.
Otros perfiles también incluyen a Agentes de Cambios de Datos; Ingenieros /
Operadores de Datos; Auxiliares de Datos; Especialistas de Datos de Virtualización /
Nube; Periodista de Datos.
Contar con alguna de estas habilidades es esencial para el futuro de las
empresas, y también para el futuro de las siguientes generaciones que están en la
búsqueda de un empleo, ya que ayudarán a impulsar la competitividad y a conseguir
crecimientos en productividad e innovación, entre otros beneficios.
Los datos, y la cantidad que se generan a diario, no van a disminuir. Las
empresas deben considerar contar con empleados que tengan uno de los perfiles
antes mencionados (o todos) para aprovechar sus datos, obtener información de
valor a partir de ellos, mejorar la toma de decisiones y obtener ventajas competitivas
que les permitan estar un paso delante de sus competidores.
En esta unidad abordaremos la conceptualización, la importancia de los datos

para la organización dentro de la era de la información.
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Los Datos como activos de la

Organización
A nivel mundial, se identifican las personas y la información como componentes

invaluables de las organizaciones y, aun así, en la actualidad
son pocas las que reconocen el potencial de estos
activos. Por otra parte, aunque no
existen atributos financieros que la
midan, comprender su importancia
redunda en un mejor entendimiento de
su valor y podría servir como una
justificación para las grandes inversiones
alrededor de los sistemas de información.
Los atributos de la información como un activo intangible son

objeto de diversos estudios que muestran que en la actualidad esta denominación es
aún problemática, ya que la utilización del término activo parece sugerir que la
información debiera figurar en el balance económico de las empresas (Oppenheim,
Stenson, & Wilson, 2001). Es decir, los activos de la empresa permiten alcanzar sus
objetivos y por lo tanto deben ser administrados con suma atención. La captura y el
uso de dichos activos se controlan de manera cuidadosa al igual que las inversiones
(International, 2010) .
Cualquier organización que dinámicamente se enfrente con un entorno cambiante no

sólo debe procesar la información eficientemente, sino también crear información y
conocimiento. Analizar la organización en términos de su diseño y capacidad para
procesar la información impuesta por el medio ambiente constituye un enfoque
5
importante para interpretar ciertos aspectos de las actividades organizacionales. Sin

embargo, se puede argumentar que la interacción de la organización con su entorno,
junto con el significado por el cual crea y distribuye información y conocimiento, son
más importantes cuando se trata de construir una entendimiento activo y dinámico
de la organización (Nonaka, 1994).
Las empresas están yendo más allá

del uso tácito de los datos y la
información, diferentes empresas a
nivel mundial, como Nissan, NEC,
Honda, Hewlett-Packard, Xerox,
Motorola, 3M, and General Electric
perfeccionan sus habilidades de
creación de conocimiento en diversas
áreas tales como el desarrollo y la introducción de nuevos productos, acortando los
tiempos en el ciclo de diseño, colaborando y al mismo tiempo compitiendo y
superando las barreras existentes para entrar en nuevos mercados. En el mismo
sentido, el carácter competitivo del conocimiento en términos de valor y tiempo
muestra que el conocimiento no es un bien estático y su valor radica en su
explotación para entregar Nuevos Valores de Mercado o expectativas
desestabilizando posiciones existentes de productos competitivos en términos de
entrada al mercado y con valor relativo. Autores como Geus proponen que la única
verdadera ventaja competitiva reside en la capacidad de aprender más rápido que la
competencia, entonces la naturaleza y la relación de ciertas palabras clave,
incluyendo el conocimiento, la tecnología, los datos y la información debe ser
entendidos en todos los niveles de la organización (Nonaka I, 1994).
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El mundo empresarial está requiriendo profesionales de la información que permitan

aprovechar los activos de datos mediante la creación de ventajas competitivas a
través de un mayor conocimiento de sus clientes, los usos innovadores de la
información y la eficiencia operativa. Las empresas están utilizando datos para
ofrecer mejores productos y servicios, reducir los costos y los riesgos. Las agencias
gubernamentales, instituciones educativas y organizaciones sin fines de lucro
también necesitan datos de alta calidad para guiar sus actividades operacionales,
tácticas y estratégicas.
Recent developments in organizational theory suggest that organizational

performance in terms of innovation, product development and competitive
advantage is highly determined by the creation of knowledge at the individual,
group and organizational levels (Nonaka, 1994).
Datos, Información y Conocimiento
7
Los Datos
Los datos se definen como la mínima unidad semántica, corresponden a los

elementos primarios de la información y que por sí solos son irrelevantes como a
apoyo a la toma de decisiones.
SEGÚN DAVENPORT Y PRUSAK

(1999), define el dato como un
conjunto discreto, de factores
objetivos sobre un hecho real.
Dentro de un contexto empresarial,

el concepto de dato es definido
como un registro de transacciones. Un dato no
dice nada sobre el porqué de las cosas, y por sí mismo tiene poca o
ninguna relevancia o propósito.
En las organizaciones actuales normalmente almacenan datos mediante el uso de

tecnologías.
Desde un punto de vista cuantitativo, las empresas evalúan la gestión de los datos
en términos de coste, velocidad y capacidad.
Todas las organizaciones necesitan datos y algunos sectores son totalmente

dependientes de ellos. Bancos, compañías de seguros, agencias gubernamentales y
la Seguridad Social son ejemplos obvios. En este tipo de organizaciones la buena
gestión de los datos es esencial para su funcionamiento, ya que operan con millones
de transacciones diarias. Pero en general, para la mayoría de las empresas tener
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muchos datos no siempre es bueno. Las organizaciones almacenan datos sin

sentido. Realmente esta actitud no tiene sentido por dos razones. La primera es que
demasiados datos hacen más complicado identificar aquellos que son relevantes.
Segundo, y todavía más importante, es que los datos no tienen significado en sí
mismos.
Los datos describen únicamente una parte de lo que pasa en la realidad y no

proporcionan juicios de valor o interpretaciones, y por lo tanto no son orientativos
para la acción. La toma de decisiones se basará en datos, pero estos nunca dirán lo
que hacer. Los datos no dicen nada acerca de lo que es importante o no. A pesar de
todo, los datos son importantes para las organizaciones, ya que son la base para la
creación de información.
La Información
La información son datos procesados que
tienen un significado (relevancia y propósito)
y por lo tanto son de utilidad para quién debe
tomar decisiones al disminuir su
incertidumbre.
Una colección de datos es información de

acuerdo al poder de discernimiento que
tenga el receptor y que va depender de las asociaciones
pasadas que haya experimentado
SEGÚN DAVENPORT Y PRUSAK (1999), igualmente como lo han hecho muchos

investigadores que han estudiado el concepto de información, lo describe como un
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mensaje, normalmente bajo la forma de un documento o algún tipo de comunicación

audible o visible.
Como cualquier mensaje, tiene un emisor y un receptor. La información es capaz de

cambiar la forma en que el receptor percibe algo, es capaz de impactar sobre sus
juicios de valor y comportamientos. Tiene que informar; son datos que marcan la
diferencia.
La palabra “informar” significa originalmente “dar forma a “y la información es capaz

de formar a la persona que la consigue, proporcionando ciertas diferencias en su
interior o exterior. Por lo tanto, estrictamente hablando, es el receptor, y no el emisor,
el que decide si el mensaje que ha recibido es realmente información, es decir, si
realmente le informa. Un informe lleno de tablas inconexas, puede ser considerado
información por el que lo escribe, pero a su vez puede ser juzgado como “ruido” por
el que lo recibe.
A diferencia de los datos, la información tiene significado (relevancia y propósito). No

sólo puede formar potencialmente al que la recibe, sino que está organizada para
algún propósito.
Los datos se convierten en información cuando su creador les añade significado.

Transformamos datos en información añadiéndoles valor en varios sentidos. Hay
varios métodos:
• Contextualizando: sabemos para qué propósito se generaron los datos.

• Categorizando: conocemos las unidades de análisis de los componentes
principales de los datos.
• Calculando: los datos pueden haber sido analizados matemática o
estadísticamente.
• Corrigiendo: los errores se han eliminado de los datos.
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• Condensando: los datos se han podido resumir de forma más concisa.
Con la existencia de las tecnologías, específicamente las computadoras, pueden

ayudar a añadir valor y transformar datos en información, pero es muy difícil que
puedan ayudar a analizar el contexto de dicha información. Un problema muy común
es confundir la información (o el conocimiento) con la tecnología que la soporta.
Desde la televisión a Internet, es importante tener en cuenta que el medio no es el
mensaje; lo que se intercambia es más importante que el medio que se usa para
hacerlo, muchas veces se comenta que tener un teléfono no garantiza mantener
conversaciones brillantes. En definitiva, que actualmente tengamos acceso a más
tecnologías de la información no implica que hayamos mejorado nuestro nivel de
información.
El Conocimiento
Se define como el acto o condición de conocer algo con familiaridad, la cual se
obtiene a través de la experiencia o asociación.
Según la Real academia:
▪ Acción y efecto de conocer.

▪ Entendimiento, inteligencia, razón natural.
▪ Cada una de las facultades sensoriales del hombre en la medida en que
están activas. Perder, recobrar el conocimiento.
▪ Noción, ciencia, sabiduría.
▪ venir en ~ de algo.
▪ Llegar a enterarse de ello
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SEGÚN DAVENPORT Y PRUSAK (1999),

considera que la mayoría de la gente
tiene la sensación intuitiva de que el
conocimiento es algo más amplio, más
profundo y más rico que los datos y la
información.
Para Davenport y Prusak (1999) el

conocimiento es una mezcla de experiencia, valores,
información y “saber hacer” que sirve como marco para la incorporación de nuevas
experiencias e información, y es útil para la acción. Se origina y aplica en la mente
de los conocedores. En las organizaciones con frecuencia no sólo se encuentra
dentro de documentos o almacenes de datos, sino que también está en rutinas
organizativas, procesos, prácticas, y normas. Esta definición indica que ese
conocimiento no es simple, que es una mezcla de varios elementos; es un flujo al
mismo tiempo que tiene una estructura formalizada; es intuitivo y difícil de captar en
palabras o de entender plenamente de forma lógica. El conocimiento existe dentro
de las personas, como parte de la complejidad humana y de nuestra
impredecibilidad. Aunque se piensa que los activos de conocimiento son mucho más
difíciles de manejar, el conocimiento puede ser visto como un proceso (flujo) o como
algo acumulado.
Estas actividades de creación de conocimiento tienen lugar dentro y entre personas.

Al igual que encontramos datos en registros, e información en mensajes, podemos
obtenemos conocimiento de individuos, grupos de conocimiento, o incluso en rutinas
organizativas.
Para precisar lo que significa la creación de conocimientos, en primer lugar, es

necesario establecer la diferencia entre conocimiento e información. A ese respecto,
Ikujiro y Philippe (2000: 8) aseveran lo siguiente: Aunque los conceptos de
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información y conocimiento se utilizan indistintamente, existe una clara diferencia

entre ambos. La información es un flujo de mensajes, mientras que el conocimiento
se crea precisamente mediante este flujo de información, anclado a las convicciones
y el compromiso del sujeto. La información proporciona un nuevo punto de vista para
interpretar acontecimientos u objetos; por tanto, la información es un medio o un
material necesario para obtener y construir el conocimiento. La información influye
en el conocimiento, añadiéndole algo o reestructurándolo.
Convertir Datos en Información
Los datos se transforman en información cuando se aplican a un propósito concreto

y proporcionan valor al receptor. Por ejemplo, un listado de cifras de ventas son
puros datos. Para el Director de Ventas encargado de resolver un problema de
bajada de ventas en una región determinada o de decidir la dirección de una nueva
iniciativa de ventas, esos datos crudos tendrán que ser procesados y transformados
en un reporte. Ese reporte de ventas es lo que proporcionará la información.
Recopilar datos es caro, y para que el esfuerzo merezca la pena hay que tener muy
claro lo que necesitamos y cómo vamos a usarlo. Una de las principales finalidades
de que las organizaciones recopilen datos es monitorizar y mejorar su rendimiento.
“Medir lo que importa” podría ser un poco cliché, pero si usted quiere tener la
información que precisa para supervisar y mejorar el funcionamiento de su
organización, necesitará:
• Recopilar datos de los indicadores que realmente afectan al rendimiento
• Recopilar datos de forma confiable y periódica
• Ser capaz de transformar los datos en la información que usted necesita
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Para que sean útiles, los datos deben satisfacer diversas condiciones, deben ser:
• Relevantes para el propósito específico
• Completos
• Ciertos
• Actuales; los datos que llegan después de tomada la decisión no valen nada
• En el formato correcto; la información sólo puede analizarse en una hoja de

cálculo si todos los datos pueden ser ingresados en el sistema de cómputo
• Disponibles a un precio adecuado; los beneficios que aporten los datos deben
justificar su costo de adquisición o recopilación.
El mismo criterio es aplicable a la información, por ello se habla repetidamente de la

importancia de:
• Obtener la información apropiada y
• Obtener la información correctamente
Por ejemplo, un gerente que esté investigando la falta de puntualidad de los trenes
de una línea en particular necesita tener toda la información de llegada de los trenes
de esa línea. Los datos de otras líneas son irrelevantes, a menos que las demoras
estén causando problemas de conexión en otras líneas.
Tan importante como tener esos datos será que el gerente los emplee
correctamente. Un día de trabajo de ingeniería tendrá un impacto enorme en los
resultados de toda una semana. Si los resultados se interpretan erróneamente, se
podría llegar a identificar un problema donde no lo hay.
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Convertir Información en Conocimiento
Dada la importancia, la gran cantidad de información generada sólo será útil si

puede aplicarse a la creación de conocimiento dentro de la organización. Acumular y
organizar conocimientos es uno de los grandes retos que enfrentan las
organizaciones en el siglo XXI.
Se platica mucho sobre la economía del conocimiento y para muchas organizaciones

es ese conocimiento o “know how” lo que define su ventaja competitiva.
Con frecuencia se confunden o mezclan los términos “información” y “conocimiento”.

Para aclararlo, resulta útil pensar en dos tipos de conocimiento:
Formal, explícito o generalmente disponible. Este es el conocimiento que ha sido

capturado y utilizado para desarrollar políticas y procedimientos operativos, por
ejemplo.
Instintivo, subconsciente, tácito u oculto. Dentro de las organizaciones hay

personas con conocimientos específicos o que están en posesión de cierto “know
how”:
Obviamente, ambos tipos de conocimiento son esenciales para la organización.
La información por sí sola no crea una organización basada en el conocimiento pero

es un pilar fundamental para ello. Tener la información correcta impulsa el desarrollo
de capital intelectual, lo que a su vez promueve la innovación y mejora el
rendimiento.
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Ejemplos (Dato, Información y Conocimiento)
Ejemplo 1 Ejemplo 2
Un cliente se acerca al BCP a solicitar una tarjeta de Se tienen varios datos sobre
crédito. productos, empresas, categoría de
actividades, profesiones, servicios,
Llena diversos datos entre ellos: anuncios publicitarios, guía de calles
por planos, teléfonos de emergencia,
Nombres y Apellidos direcciones, agenda de eventos
Domicilio culturales, información cultural.
Empresa en la que labora
Ingresos mensuales Todos estos datos se organizan en
Situación laboral información valiosa para el usuario al
Otros negocios propios clasificarse por rubros de productos o
Tarjetas en otras entidades servicios y por orden alfabético en
Dichos datos son evaluados por un analista el cual relación a empresas ofertantes y al
procesa estos datos y obtiene información valiosa y un final en guía de calles y planos para
score ( xx puntos) tal como: facilitar su búsqueda dando lugar a
una guía de directorio comercial
Comportamiento del cliente en el sistema financiero como es Páginas Amarillas.
pues al ingresar al sistema de base de datos de la SBS e
Infocorp nos arroja información en relación al cliente. Esta información a su vez da lugar a
Si tiene problemas con otras entidades financieras. conocimiento para las diversas
Si sus ingresos que percibe son suficientes para personas, al ser distribuido en miles
acceder a crédito de hogares y empresas dado su
Si requiere de visita domiciliaria en caso de ser liderazgo en el mercado publicitario
necesario por la zona en que declara residir. de directorios en el Perú, al registrar
Si su situación laboral y su condición le dan buen un récord de venta de espacios, pues
puntaje (score) para acceder a una tarjeta de crédito. ya se conoce que uno puede recurrir
Riesgo posible. a esta guía cuando tiene las
necesidades de anunciar bienes o
Todo ello da paso al conocimiento de que si esta ofrecer servicios asa como para los
persona puede o no ser calificado para ser sujeto a potenciales clientes que necesiten
crédito y/o financiamiento. Por lo que si un cliente proveerse de diversos bienes o
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demuestra buen comportamiento de pago en el sistema adquirir productos de consumo o

financiero, no sobreendeudamiento, buena situación comprar algún servicio que requieran.
laboral y medios suficientes para hacer posible el pago
a crédito, entonces este cliente estará apto para la
aceptación de una tarjeta, pero si el resultado es que ha
sido denegado entonces será porque no cumplió con el
score necesario ni con los requisitos que pide el banco.
Ciclo de vida de los datos
Datos estructurados y no estructurados:
En el curso de su vida, los datos pueden ser extraídos, exportados, importados,

migrados, validados, editados, actualizados,
refinados, transformados, convertidos,
integrados, divididos, agregados,
referenciados, revisados, informados,
analizados, minados, resguardados,
restaurados, archivados y recuperados
antes de ser eventualmente eliminados.
Hoy en día, hay

demasiada información disponible, y
la mayoría no ha sido creada por
nosotros. Gracias a esta inclusión, y
a la existencia de una amplia gama
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de fuentes como la Web, dispositivos móviles, Smartphone, la nube, etc., la la

necesidad de trabajar con esta información se ha acelerado: no sólo en términos de
soportes documentales como imágenes, o archivos de voz, sino en términos de
cómo está estructurada- y entonces cómo gestionarla fácilmente.
Antes de comentar sobre el ciclo de vida de la información, es importante conocer

que existe información estructurada y no estructurada.
La información estructurada es información que es altamente definida y no

solamente está destinada a ser procesada por un programa de un computador, sino
que está lista para ser – como la mayoría de la información almacenada en bases de
datos relacionales y actuar en consecuencia con las soluciones alineadas del
negocio y toma de decisiones.
La información no estructurada es, bien sea, información que no tiene una estructura
definida, y probablemente será leída y utilizada por las personas. Como por ejemplo,
la mayoría de la información producida por aplicaciones de oficina como
procesadores de texto, diapositivas.
La información semi-estructurada es información que está en medio, como facturas,

órdenes de compra y recibos, que no solo contienen datos para ser procesados por
un computador, sino que vienen en formatos y diseños que primero necesitan ser
identificados y clasificados. Esta es una actividad que frecuentemente es realizada
por personas, aunque su automatización se está incrementando. Cuando se
considera el efecto que tendría sobre el negocio el no gestionar estos elementos, se
puede pensar en la disminución de utilidades, pérdida de tiempo, productividad,
posiblemente el no cumplimiento con legislación o políticas corporativas, el riesgo de
la interrupción del negocio si los repositorios son destruidos, entre otros.
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INFORMACIÓN NO-ESTRUCTURADA INFORMACIÓN ESTRUCTURADA
Utilizada por personas

• Imágenes
• Documentos de oficina Procesados por sistemas
• Gráficas y dibujos • Bases de datos
• Impresiones • Datos ordenados
• Contenido de páginas • Vendas
Web • Contabilidad
• Video • Recursos Humanos
• Documentos
enriquecidos
Por lo general, el 80% de los activos de datos de una organización

reside en formatos relativamente no estructurados. Los datos fluyen
dentro y fuera de los almacenes de datos y se empaquetan para su
entrega en productos de información
Los datos sólo tienen valor cuando se utilizan realmente, o pueden ser útiles en el
futuro. Todas las etapas del ciclo de vida de datos tienen costos y riesgos asociados,
pero sólo la etapa de "utilización" agrega valor al negocio.
Ciclo de vida de los datos
Cuando los datos y la información son consideradas por una organización como
activos, toma valor y relevancia su ciclo de vida.
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Los datos son creados o son adquiridos, son almacenados y mantenidos, son
utilizados y a veces eliminados. Es decir, el ciclo de vida de los datos son todas las
etapas por las cuales pasan los datos desde su creación hasta la disposición final de
los mismos.
Ciclo de
Planear Especificar Habilitar vida de
los datos
Figura. Ciclo de vida de los datos
Para diseñar un buen sistema de información es necesario diseñar cada una de las
etapas de los datos o información.
Cuando se gestiona con eficacia, el ciclo de vida de datos comienza incluso antes de
la adquisición de datos, con la planificación de los datos de la empresa, la
especificación de los datos y la habilitación de la captura de datos, entrega,
almacenamiento y control.
Fase 1: Crear
Durante la primera fase, se crean datos estructurados o no

estructurados. Puede ser en forma de un documento, un archivo
PDF, correo electrónico, audios, videos, imágenes, información en
una base de datos, entre otros.
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Fase 2: Almacenar
Una vez que se crea un dato, se almacena en el lugar planeado para

ello. En este punto, se debe asegurar que los datos almacenados
están protegidos y que se han implementado los controles de
seguridad de datos necesarios.
Fase 3: Usar
Una vez que se crea un dato, se almacena y posteriormente se utiliza.

Durante esta etapa, los datos se visualizan, procesan, modifican y
guardan. Aquí, los controles de seguridad se aplican a los datos en el
punto de uso. Debe supervisar la actividad del usuario y aplicar
controles de seguridad para garantizar la prevención de fugas de
datos.
Fase 4: Compartir
Los datos se comparten constantemente entre empleados, clientes

y socios, lo que requiere una estrategia que supervise
continuamente los almacenes de datos para nuevas instancias de
datos confidenciales. Los datos se mueven entre una variedad de
ubicaciones de almacenamiento público y privado, aplicaciones y
entornos operativos, y es accedido por varios propietarios de datos
desde diferentes dispositivos y plataformas. Esto puede suceder en
cualquier etapa del ciclo de vida de la seguridad de los datos, por
lo que es importante aplicar los controles de seguridad adecuados
en el momento adecuado.
21
Fase 5: Archivar
En algún momento, los datos pueden dejar su uso activo y ser

archivados. Una vez archivado, es importante que los datos estén
disponibles y protegidos.
Fase 6: Eliminar
El volumen de datos archivados crece inevitablemente, y

mientras que usted puede desear ahorrar todos sus datos para
siempre, eso no es factible. Los costos y los problemas de
cumplimiento ejercen presión y lo obligan a eliminar los datos
que ya no necesita.
Gestión de la información.
Concepto
Concepto: Proceso mediatizado

por un conjunto de actividades que
permiten la obtención de
información, lo más pertinente,
relevante y económica posible, para
ser usada en el desarrollo y el éxito
de una organización. Genera nuevos
conocimientos.
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Gestionar la Información es ir en busca de nuevos significados, análisis, aplicar el

principio de que el todo, es más que la suma de las partes. Es producir un impacto
en el ambiente de cualquier organización.
Es un proceso que debe estar presente en cada uno de los pasos de la

organización, es un proceso y a la vez un subproceso. Requiere acción, decisión y
evaluación.
Mediante la gestión se proporcionan los recursos de información necesarios para

una buena toma de decisiones, se desarrollan nuevos conocimientos que posibilitan
calidad y eficiencia en los servicios y productos de las organizaciones.
Existen diferentes definiciones de algunos Autores así:
Woodman (1985) plantea:

«La gestión de información es todo lo que tiene que ver con obtener la información
correcta, en la forma adecuada, para la persona indicada, al costo correcto, en el
momento oportuno, en el lugar indicado para tomar la acción precisa.»
White (1985) la denomina como:

«La coordinación eficiente y eficaz de la información procedente de fuentes internas
y externas.»
Para Ponjuán cuando se menciona gestión de información se refiere a la gestión que

se desarrolla en un Sistema de Información (si se trata de que el sistema tenga
como propósito obtener salidas informacionales) y la define como:
« [...] el proceso mediante el cual se obtienen, despliegan o utilizan recursos básicos
(económicos, físicos, humanos, materiales) para manejar información dentro y para
la sociedad a la que sirve. Tiene como elemento básico la gestión del ciclo de
vida de este recurso y ocurre en cualquier organización. Es propia también de
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unidades especializadas que manejan este recurso en forma intensiva, llamadas

unidades de información.»
Objetivos
La gestión de información tiene el objetivo de: (Ponjuán, 2004)
• Maximizar el valor y los beneficios derivados del uso de la información.

• Minimizar el costo de adquisición, procesamiento y uso de la información.
• Determinar responsabilidades para el uso efectivo, eficiente y económico de
información.
• Asegurar un suministro continuo de la información.
Funciones
Páez Urdaneta (1990) considera como funciones de la gestión de información:
1. Determinar las necesidades internas de información (relativas a las funciones,

actividades y procesos administrativos de la organización) y satisfacerlas
competitivamente.
2. Determinar las necesidades de inteligencia externa de la organización y
satisfacerlas competitivamente.
3. Desarrollar la base informacional de la organización y garantizar su
accesibilidad.
4. Optimizar el flujo organizacional de la información y el nivel de las
comunicaciones.
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5. Desarrollar la estructura informacional de la organización y garantizar su

operatividad.
6. Manejar eficientemente los recursos institucionales de información, mejorar
las inversiones sucesivas en ellos, y optimizar su valor y su aprovechamiento
organizacional.
7. Garantizar la integridad y accesibilidad a la memoria corporativa.
8. Evaluar periódicamente la calidad e impacto del soporte informacional para la
gestión y el desarrollo de la organización.
9. Optimizar el aprovechamiento de la base y la estructura informacionales de la
organización para incrementar su productividad o el rendimiento de la
inversión.
10. Establecer, aplicar y supervisar los procedimientos relativos a la seguridad de
la información organizacional.
11. Entrenar a los miembros de la organización en el manejo o la utilización, de
los Recursos informacionales de la organización.
12. Contribuir a modernizar u optimizar las actividades organizacionales y los
procesos administrativos, relacionados con ellas.
13. Garantizar la calidad de los productos informacionales de la organización, y
asegurar su dimensión efectiva.
Sistemas de Gestión de Información
Algunos autores como Davis y Olson (1985) conceptualizan los sistemas de gestión
de información como un…
«Sistema integrado y automatizado para proveer la información que sostenga las
funciones de operatividad, gestión y toma de decisiones en una organización.»
Moreiro González (1998) lo define como:

«El conjunto de políticas y normas relacionadas entre sí que se establecen para el
acceso y tratamiento de los recursos de información, incluye los registros
administrativos y los archivos, el soporte tecnológico de los recursos y el público a
25
que se destina. En su evolución el sistema puede manejar la función de inteligencia

corporativa y generar productos de inteligencia.»
Un Sistema de Gestión de Información permite la gestión de los recursos de

información tanto internos como externos. Su finalidad es generar servicios y
productos que respondan a las necesidades y sobrepasen las expectativas de los
usuarios, posibilitando que el sistema trabaje eficientemente y económicamente a la
vez. El Sistema de Gestión de Información aprovecha al máximo sus recursos de
información en función de la mejora continua y de la toma de decisiones
organizacional a todos los niveles jerárquicos desde la cúspide estratégica hasta la
base operativa.
26
Bibliografía
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DECISIÓN: DATOS, INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO. Recuperado de:
http://revistas.um.es/analesdoc/article/viewFile/24881/24191
Glossarium-BITri. Gestión de la información || Information Management. Recuperado de:

http://glossarium.bitrum.unileon.es/Home/gestion-de-la-informacion
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PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
Tel: (57) 6 735 933900 Ext 339

Carrera 15 Calle 12 Norte
Armenia, Quindío – Colombia
diplomadoGDE@uniquindio.edu.co
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UNIDAD No 1

DATOS EN LA ERA DE LA INFORMACIÓN

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