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PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

PROGRAMA DE EDUCACIÓN CONTINUA
DIPLOMADO DIAN - 2021
“GESTIÓN DEL CAMBIO. UNA TRANSFORMACIÓN DEL SER PARA EL
HACER”
SEGUNDA ENTREGA
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Equipo No. _5_

1. JUAN GUILLERMO MEDINA CAMPOS

2. FARID ELIAS OROZCO ALVARADO

3 RAMIRO DE JESUS MARTINEZ RODRIGUEZ

4. CARLOS MANUEL HIGGINS ARTETRA

5. EFRAIN YAMID YUNEZ BASQUEZ

6. MIGUEL PEÑA PEREZ

OBJETIVO
Identificar el problema sobre el cual se va a elaborar la
estrategia de transformación.

LLUVIA DE IDEAS
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De acuerdo con nuestro conocimiento y experiencia laboral en la DIAN, hemos visto algunos
problemas en la entidad tales como:

IMPORTANTE: Enuncien problemas relacionados con el ser más que con el hacer. En otras
palabras, debe darse prioridad a problemas relacionados con la transformación personal del
servidor público y la transformación de las relaciones interpersonales entre los servidores
públicos.

Hay otras instancias en la DIAN a las que pueden ser dirigidas propuestas de transformación
asociadas a problemas reglamentarios, presupuestales, tecnológicos o instrumentales. Aquí se
trata de transformar situaciones relacionadas con lo humano, la ética, los valores, las actitudes,
los comportamientos y la comunicación, entre otros aspectos que les permitan ser agentes de
cambio.

Además, tengan en cuenta que los problemas deben ser de alta gobernabilidad para ustedes, es
decir, problemas ubicados en su radio de acción sobre los que puedan incidir como agentes de
cambio. En este sentido, la responsabilidad para sacar adelante la propuesta de transformación y
los medios para hacerlo estarán en el mismo equipo.

Ahora sí, hagan la lluvia de ideas (listen hasta 5 problemas teniendo en cuenta lo dicho
anteriormente):

● Deficiencia en los software habilitados para el ejercicio de las funciones.

● Falta de autocontrol en las tareas asignadas.
● Carencia de conocimientos por falta de actualización.
● Celos profesionales.
● Desequilibrio en la carga laboral.

JERARQUIZACIÓN DE LOS PROBLEMAS

A partir de la lista anterior, consideramos que los tres problemas más importantes que tiene la
DIAN en relación con el ser de los servidores públicos son los siguientes (enúncielos haciendo
una breve descripción que justifique su importancia):

Problemas

1. Deficiencia en los software habilitados para el ejercicio de las funciones.

Consideramos que es un problema importante ya que nuestro trabajo se basa en desarrollar las
funciones con dichas herramientas tecnológicas, lo cual permite medir la productividad en cada
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área. Por lo tanto, es primordial que dichos sistemas funcionen a cabalidad.

2. Carencia de conocimientos por falta de actualización.

Consideramos que es un problema importante ya que como funcionarios públicos tenemos la
obligación de permanecer en aprendizaje continuo, para lograr un mejor ejercicio de nuestras
funciones.

3. Falta de autocontrol en las tareas asignadas.

Consideramos que es un problema importante ya que cada funcionario es responsable de sus
funciones y de contribuir al buen funcionamiento de la entidad.

IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

Luego de considerar los problemas enunciados en el punto anterior, consideramos que el
problema relevante que queremos reflexionar y sobre el cual vamos a elaborar la estrategia de
transformación es (enuncien el problema elegido junto con las razones que justifican su elección.
No olviden los criterios señalados en el primer punto de esta guía):

Problema elegido:

Deficiencia en los software habilitados

para el ejercicio de las funciones.

Las razones de su elección:

Consideramos que es un problema importante ya
que nuestro trabajo se basa en desarrollar las
funciones con dichas herramientas tecnológicas,
lo cual permite medir la productividad en cada
área. Por lo tanto, es primordial que dichos
sistemas funcionen a cabalidad.

Así mismo, genera insatisfacción en los

funcionarios, al generar un desgaste en el
ejercicio de sus funciones, como también para
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aquellos que realizan el trabajo en casa.

Si bien es cierto, que los software deben ser

alimentado por el talento humano, no es menos
cierto que, para que esta tarea se lleve a cabo se
hace necesario contar con una buena
infraestructura informática que permita
desarrollar al funcionario una buena interacción
entre el sistema y el cumplimiento de objetivos.
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El árbol de problema

Insatisfacción de los
Deficiencia para la entidad. funcionarios.

Fallas en la conexión remota para los

Retroceso en el ejercicio de las funcionarios que realizan trabajo en
Efectos
funciones lo cual genera casa
perdida de productividad

Deficiencia en los software habilitados

para el ejercicio de las funciones de los
empleados de la Dirección Seccional
Aduanas de Barranquilla.

Desconocimiento de la
Causas Falta de infraestructura
tecnología.
informática

Falta de capacitación para una mejor

ejecución de las herramientas de los
Disfuncionamiento del Fallas del
software.
servidor. hardware.
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Realizar de manera Celeridad en la Aumento del recaudo

óptima el cargue de los evacuación de los (indicadores de gestión)
actos administrativos expedientes

Mayor cumplimiento en
Eficacia en la solución de las Optimizar el desempeño los indicadores de la
Alto rendimiento en el
fallas técnicas. laboral del servidor gestión.
manejo del software.
público.

Eficiencia en el manejo de software habilitados para el

ejercicio de las funciones de los empleados de la
Dirección Seccional Aduanas de Barranquilla

Realizar encuestas que permitan

Capacitación a los servidores Presentar una propuesta que permita
diagnosticar las falencias del sistema y
públicos sobre las herramientas la descentralización de asistencia
de los conocimientos de los servidores
informáticas del sistema técnica en cada subdirección
públicos que permitan establecer un plan
INTEGRA. seccional y asignación de los
de mejora con base a los resultados
hardware requeridos.
obtenidos.
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Acompañamiento continuo

Medios de
Resumen narrativo
Indicadores verificación Supuestos

Informe mensual El número de actividades en

Alto rendimiento del sobre el las plataformas o software con
funcionario en el manejo de los %de actividades
rendimiento de relación al tiempo empleado
Fin/Fines softwares realizadas/tiempo
los empleados, aumentan en un 50% con la
empelado
comparativo mes implementación de las
a mes. políticas

Eficiencia en el manejo de
software habilitados para el Reducción de errores de
ejercicio de las funciones de Estudio de digitalización en los softwares
%de datos
los empleados de la Dirección eficacia de los por parte de los funcionarios
Propósito digitalizados/tiempo
Seccional Aduanas de empleados en se reduce en un 80% en los
empleado
Barranquilla sus funciones. primeros 6 meses de
acompañamiento

-Descentralización de %de pruebas Resultado de las Aumento de resultados

asistencia técnica en cada aprobadas/pruebas evaluaciones a aprobados en las pruebas
Componentes
subdirección seccional. totales los funcionarios evaluativas. 4 de cada 5
en el dominio de
-Utilización de los hardware
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requeridos para ejecutar los

softwares.
-Capacitación a los servidores
públicos sobre las herramientas funcionarios aprueban.
sistemáticas Numero de tutorías en las herramientas Se paso de 1 tutoría en el
- Diagnóstico de las falencias etapa de inducción. informáticas. periodo de inducción a 3 en la
del sistema y de los semana de adaptación.
conocimientos de los
servidores públicos

-Capacitar a los funcionarios

mediante tutorías en el manejo -Contrato de un
del software. tutor en el
manejo de los
-Facilitar el acceso -Costo capacitación softwares
ininterrumpido a la red, funcionarios: informáticos
equipos (pc’s) y programas $/funcionario
-Factura por Costo de capacitación y
para el desempeño de sus
Actividades - Costo por acceso a red compra de dotación a funcionarios es de
funciones.
wifi: $/funcionario dispositivos $150,000 mensual
-Realizar pruebas diagnósticas electrónicos
para identificar falencias en el Costo por dotación de
(computadores.
manejo de los programas. equipos tecnológicos:
Tablet)
$/funcionario
-Factura de
servicio de
internet.
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Disminución en las revi

Realizar de manera optima el cargue de los actos administrativos
Celeridad en la evacuación de los expedientes
Aumento del recaudo (indicadores de gestión)