Anexo No.

2
Respuesta completa de la observación No 1 “Suministro de Información”
(Recuadro insertado por el equipo auditor para identificar como Anexo)

Bogotá, 03 de noviembre de 2021

Señores,
Contraloría General de la República
Atn. Dr. Javier Martínez García
Supervisor de Auditoría
Dirección de vigilancia fiscal para el sector Trabajo
Ciudad

Asunto: Respuesta 1a Comunicación de Observaciones Auditoría de Cumplimiento a

la ARL La Equidad Seguros de Vida - Vigencia 2020 - 2021EE0181906

Respetado doctor García, reciba un cordial saludo de La Equidad Seguros de Vida O.C

De manera atenta nos permitimos dar respuesta al oficio de la referencia relacionado

con el Plan de Vigilancia y Control Fiscal – PVCF 2021 de la Contraloría General de la
República a través de la Dirección de Vigilancia Fiscal de la Delegada para el
Sector Trabajo, adelantada actualmente a la ARL La Equidad Seguros en los siguientes
términos:

Observación No. 1: Suministro de información (A - D - PAS)

Observación 1.1: “En las columnas VALOR DEL CONTRATO y PLAZO FINAL, la ARL señaló
que tanto el monto como el plazo eran “INDETERMINADOS”, sin embargo, el cierre contable
se debe hacer en todas las entidades del país indistintamente si su naturaleza es privada o
pública.” sic
Consideración preliminar: Con el fin de tener una mayor ilustración en la respuesta a
cada una de las observaciones, resulta importante precisar que al momento de
elaboración y compilación del informe inicial del 12 de agosto de 2021 con destino a
la Contraloría se presentó una diferencia de criterios entre la aseguradora y la auditoria
acerca del punto 3 “información contractual” en especial en lo relativo a contratos
suscritos, toda vez que la aseguradora entendió por “suscrito” los contratos cuyas
obligaciones reciprocas constan por escrito y el equipo auditor de la Contraloría en
reuniones posteriores explicó que en su criterio la información contractual no se
circunscribe a los contratos escritos sino a toda la gestión contractual que al final debe
corresponder al cierre contable.
Una vez LA EQUIDAD conoció que la Contraloría tenía un criterio de interpretación
diferente, adelantó las gestiones con el fin de validar los mismos, como consecuencia
los citados criterios fueron unificados en el reporte de informacion de fecha 09 de
septiembre de 2021, en el cual la información remitida corresponde al cierre contable
del año 2020 y teniendo en cuenta que esta información no cruza con la informacion
inicial enviada el 21 de agosto del 2021, de manera atenta adjuntamos a la presente
comunicación archivo unificado del formato 47 y 48 con la información de ejecución
contractual de la ARL en la cual se refleja el valor del cierre contable del año 2020.
El legítimo entendimiento de LA EQUIDAD consistió en que la información solicitada se
refería exclusivamente a los contratos escritos en custodia de la aseguradora, lo cual no
comprendía todos los negocios jurídicos celebrados por la ARL y en consecuencia no se
presentó omisión en el reporte de información y las inexactitudes corresponden a criterios
de interpretación diferente y en consecuencia mediante este oficio se procede a
subsanar la respectiva información.

Argumentos de la observación:
1. “La información sobre la contratación realizada durante el año 2020 no está discriminada
entre los contratos que se suscribieron para atender la emergencia COVID 19 y la
contratación ordinaria que realizó la entidad, lo cual se requiere de manera urgente.” sic

Respuesta: Acorde en la solicitud realizada en oficio 2021EE129337 de fecha 12 de

agosto 2021 la Contraloría solicitó en los puntos 47 y 48 la entrega de la información de
la gestión contractual así:

La interpretación que la compañía dio a la solicitud fue diligenciar el formato con los
contratos suscritos (Entiéndase por suscrito: contratos cuyas obligaciones reciprocas
constan por escrito) por La Equidad Seguros de Vida O.C relacionados con el ramo del
producto riesgos laborales, por lo anterior en la información trasladada a la Contraloría
el 21 de agosto de 2021 la seguradora envió:

 Contratos suscritos en el 2020, punto 47:

Tipo de contrato Numero de contrato

Asistencial 68
Promoción y prevención 2

 Contratos suscritos anterior a la vigencia 2020, punto 48:

 Tipo de contrato Numero de contrato
Asistencial 139
Promoción y prevención 53

No se relacionó en la información entregada el 21 de agosto de 2021 los contratos tipo

covid19 debido a que la compañía durante la vigencia 2020 no suscribió contratos de
esta índole, la ARL dio cumplimiento a las obligaciones impuesta en el decreto 488 de
2020 realizando los negocios jurídicos mediante oferta (cotizaciones) y aceptación
(orden de compra) y surtiendo todo el proceso de compras establecido por la
compañía, lo anterior según el artículo 824 del código de comercio el cual establece:
“Los comerciantes podrán expresar su voluntad de contratar u obligarse verbalmente, por escrito
o por cualquier otro medio inequívoco…” y debido a que no existe solemnidad establecida
para este tipo de contratación la misma se hizo cumpliendo los preceptos legales.

2. “En las columnas referentes al valor inicial del contrato y el valor final, únicamente se
encuentra consignada la siguiente información: "Indeterminado", lo cual no está
justificado ni se entiende e imposibilita la labor de auditoría.” sic

Respuesta: La informacion del cuadro enviado el 21 de agosto de 2021 se diligenció

con el contenido de las minutas de los contratos escritos en custodia de la
aseguradora, por esta razón se consignó en la casilla “valor” como indeterminados
por su naturaleza, sin embargo, aclaramos que los valores son determinables en el
tiempo según estipulaciones contractuales, esto se debe a que el valor a cancelar se
encuentra estrechamente relacionado con la necesidad de la operación de la
Administradora de Riesgos Laborales y corresponde a productos y/o servicios
efectivamente entregados o prestados por los proveedores o contratista, así las cosas,
el valor del contrato corresponde a la suma que resulte de multiplicar la cantidad de
productos o servicios autorizados por la aseguradora y ejecutados por el proveedor por
los valores relacionados en la lista de precios aprobados por las partes.

El día 01 de septiembre de 2021 La Equidad Seguros de Vida O.C envió a la Contraloría

el formato del punto 47 a través del cual subsanó la columna de “valor final del
contrato” adicionando a la información el valor de los contratos suscritos durante el
año 2020.

El día 09 de septiembre de 2021 la aseguradora envío a la Contraloría cuadro en el cual

se informó el gasto de la operación de vigencia 2020, cabe resaltar que este último
refleja de acuerdo con las indicaciones dadas por la Contraloría el día 08 de
septiembre de 2021, el cierre contable de la operación tomando como base toda la
gestión contractual independientemente si los contratos constan por escrito. En aras
de proporcionar mayor claridad, de manera atenta adjuntamos a la presente
comunicación archivo unificado del formato 47 y 48 con la información de ejecución
contractual de la ARL el cual refleja el valor del cierre contable del año 2020.

3. “En la columna "modificaciones contractuales" únicamente se consigna información

referente al contrato 001-2017-ev, en el cual se consignó la siguiente información:
"otrosí#1 otrosí#2 otrosí#3", pero no se da ninguna explicación o precisión al
respecto”…sic.
Respuesta: La informacion del formato del punto 47 enviado el 21 de agosto de 2021
se diligenció en la casilla “modificaciones” únicamente lo relacionado con el contrato
001-2017-ev, teniendo en cuenta que solo este contrato tuvo modificaciones
posteriores a su suscripción inicial, sin embargo, en comunicación del 01 de septiembre
de 2021, en aras de evitar dejar casillas en blanco, se incluyó en los demás contratos la
observación “el contrato no tuvo modificación” y se aclaró cuáles fueron las
modificaciones realizadas al contrato 001-2017-ev, así:

 Otrosí No. 1: Prorroga, el contrato inicial tenía vigencia de tres (3) años, a partir
del 08 de marzo de 2017 y para su prorroga era necesario según acuerdo la
suscripción un otrosí. Este se firma para ampliar la vigencia del 08 de marzo de
2020 al 07 de septiembre de 2020.
 Otrosí No. 2: Exclusión de contact center para SAC (servicio al cliente).
 Otrosí No. 3: Modificación en el objeto del contrato correspondientes a inclusión
servicios pólizas de vida; valor y forma de pago, obligaciones y garantías, la
vigencia se amplía seis meses a partir del día 07 septiembre 2020 prorrogable
automáticamente.
4. “En la columna plazo final la única información que se registra es "indeterminado"
nuevamente sin dar ninguna explicación al respecto, lo cual convierte la información en
incompleta y deficiente.” sic

Respuesta: Frente a lo indicado en la columna plazo final del contrato “indeterminado”

se indicó que los mismos no tienen una fecha de terminación cierta, teniendo en
cuenta que estos se entienden prorrogados automáticamente por el mismo término de
la vigencia inicial, hasta tanto alguna de las partes o de común acuerdo se decida dar
por terminado el contrato.

El día 01 de septiembre de 2021 La Equidad Seguros de Vida O.C envió a la Contraloría

el formato del punto 47 a través del cual subsanó la columna de “plazo final del
contrato”, adicionado el plazo de vigencia del contrato suscrito.

5. “También se requiere, que teniendo en cuenta el objetivo específico #3, se informe a la

contraloría si hay alguna contratación que la entidad realice con recursos de la
parafiscalidad y de ser así, cual es el rubro que se afecta” Sic

Respuesta: Si, la administradora de riesgos laborales utiliza los recursos parafiscales para
la operación del ramo de riesgos laborales, frente a esto nos permitimos precisar:

La constitución política de Colombia en su artículo 48 determinó que los recursos de la

seguridad social llámense para el sistema de riesgos laborales cotizaciones o aportes,
no pueden ser utilizados con fines diferentes a los que están destinados, de allí se deriva
su carácter de recursos parafiscales, de conformidad con lo establecido en el artículo
29 del Decreto 111 de 1996, toda vez que deben estar afectos a los objetivos del servicio
público de la seguridad social y deben ser destinados según los lineamientos dados por
el ordenamiento jurídico.

El sistema general de seguridad social está regulado normativamente en la ley 100 de

1993, norma que en concordancia con la constitución política refiere en los articulo 2 y
9 que los recursos del sistema de seguridad social integral están destinados
exclusivamente a la operación del sistema. Así las cosas, los recursos en uso de la
aseguradora para la operación del ramo de riesgos laborales son los recaudos de las
cotizaciones que deben cancelar los empleadores, trabajadores independientes y
demás actores que se encuentren afiliados al Sistema General de Riesgos laborales tal
y como lo establece el artículo 2 de la ley 1562 de 2012 en concordancia con los
literales “h” e “i” del artículo 4 del decreto 1295 de 1994 y normas concordantes.

El uso de los recursos parafiscales se destina en los siguientes rubros:

 Gastos de operación ordinaria del ramo (Atención de siniestros y constitución

de reservas técnicas)
 Gastos de administración
 Gastos de Actividades de promoción y prevención
 Gasto de Actividades de promoción y prevención en temas de COVID19 y
compra de elementos de protección personal.

Observación 1.2: “Al analizar la información diligenciada, se pudo constatar que, no concuerda
con lo enviado en las bases de datos del 21 de agosto de 2021, en cuanto a valores y cantidades
y sin explicación alguna sobre las diferencias entre los dos cuadros enviados con un (1) día de
diferencia, por lo que se presentó inconsistencias con la información entregada por tres razones
fundamentales:

1. No reportó en las bases de datos entregadas con anterioridad al equipo auditor de la

CGR la línea de contratos administrativa.
2. Los valores consignados en el cuadro no coinciden con la sumatoria de valores de las
bases de datos en Excel entregadas por la ARL La Equidad Seguros al Equipo auditor
de la CGR en fecha 21 de agosto de 2021.
3. La información mencionada en la nota adicional no es coherente ni clara en cuanto a los
contratos de Covid 19 suscritos durante la vigencia 2020.”

Consideración preliminar: Con el fin de tener una mayor ilustración en la respuesta a

cada una de las observaciones, resulta importante precisar:
 A través de oficio 2021EE129337 de fecha 12 de agosto de 2021 la Contraloría
solicitó la entrega de la información de toda la operación de la ARL.
 El día 21 de agosto de 2021, la Equidad Seguros de Vida O.C envió la
información solicitada respecto de la gestión contractual así:

Contratos suscritos en el 2020:

Tipo de contrato Numero de contrato

Asistencial 68
Promoción y prevención 2

Contratos suscritos anterior a la vigencia 2020:

Tipo de contrato Numero de contrato

Asistencial 139
Promoción y prevención 53

 El día 08 de septiembre de 2021 la Contraloría solicitó la siguiente información:

  El día 08 de septiembre de 2021 La Equidad Seguros de Vida O.C., contestó al
requerimiento enviando la siguiente información:

 El día 08 de septiembre de 2021 la Contraloría solicitó se hiciera la aclaración

respecto de la nota de pie de página que consignó en la información que se
reportó. Ese mismo día se realizó de reunión entendimiento con el equipo auditor
de la Contraloría absolviéndose las dudas planteadas frente a la información
que se trasmitió en el formato, haciendo la claridad que la informacion
consignada corresponde a la gestión contractual suscrita y para el caso de
contratos Covid19 se incluyó la informacion de las ordenes de servicios debido
a que no se tenía contrato con proveedores. Sobre el particular, la Contraría
precisó en la reunión que el cuadro se debía diligenciar con todo el gasto de la
operación de vigencia 2020 independientemente que se haya suscrito o no
contrato y facultó a la aseguradora a agrupar la información por proveedores,
otorgando como plazo para la entrega del formato el 09 de septiembre de 2021.

 El día 09 de septiembre de 2021 La Equidad reenvió la informacion a la

Contraloría ajustando el formato de acuerdo con las indicaciones dadas por la
Contraloría:

En la elaboración y compilación del informe inicial del 12 de agosto de 2021 con destino
a la Contraloría se presentó una diferencia de criterios entre la aseguradora y la
auditoria acerca del punto 3 “información contractual” en especial en lo relativo a
contratos suscritos, toda vez que la aseguradora entendió por “suscrito” los contratos
cuyas obligaciones reciprocas constan por escrito y el equipo auditor de la Contraloría
en reuniones posteriores explicó que en su criterio la información contractual no se
circunscribe a los contratos escritos sino a toda la gestión contractual que al final debe
corresponder al cierre contable.
Una vez LA EQUIDAD conoció que la Contraloría tenía un criterio de interpretación
diferente, adelantó las gestiones con el fin de validar los mismos, como consecuencia
los citados criterios fueron unificados en el reporte de informacion de fecha 09 de
septiembre de 2021, en el cual la información remitida corresponde al cierre contable
del año 2020 y teniendo en cuenta que esta información no cruza con la informacion
inicial enviada el 21 de agosto del 2021, de manera atenta adjuntamos a la presente
comunicación archivo unificado del formato 47 y 48 con la información de ejecución
contractual de la ARL en la cual se refleja el valor del cierre contable del año 2020.

Argumentos de la observación:
1. “No reportó en las bases de datos entregadas con anterioridad al equipo auditor de la
CGR la línea de contratos administrativa.” sic

Respuesta: Las bases de información han cambiado de acuerdo con aclaraciones

realizadas por la Contraloría, por lo tanto, lo entregado 21 de agosto de 2021 es una
información diferente a lo entregado el 08 de septiembre 2021.

En la solicitud inicial del 12 de agosto 2021, no se requirió a la aseguradora agrupar los

contratos según las líneas especificadas en oficio de fecha 08 de septiembre de 2021:
Administrativo, Promoción y prevención, Covid19 y asistenciales. En principio no se
envió contratos administrativos y Covid19 debido a que la interpretación inicial no era
enviar todo el gasto de la operación sino solo los contratos suscritos, es decir, contratos
cuyas obligaciones reciprocas constan por escrito.

Adicionalmente en la base que se entrega en el rubro de gastos administrativos, nuestra

compañía cuenta con un modelo de asignación de gasto directo, en donde el
generador del gasto tiene asignado un centro de costo y este último esta desagregado
por ramos. frente a la asignación de Gasto indirecto informamos que nuestra compañía
aplica un modelo estándar para la distribución de los egresos indirectos diseñado para
nuestro modelo de negocio, el cual fue socializado en con la Superintendencia
Financiera.

2. “Los valores consignados en el cuadro no coinciden con la sumatoria de valores de las

bases de datos en Excel entregadas por la ARL La Equidad Seguros al Equipo auditor
de la CGR en fecha 21 de agosto de 2021” sic.

 En la solicitud inicial del 12 de agosto de 2021, no se requirió a la aseguradora

discriminar entre los contratos ordinarios de la operación y los contratos Covid19,
esta solicitud se realizó el 30 de agosto de 2021.

 En la solicitud inicial 12 de agosto de 2021, no se requirió a la aseguradora

agrupar los contratos según las líneas especificadas en oficio de fecha 08 de
septiembre de 2021: Administrativo, Promoción y prevención, Covid19 y
asistenciales.
  En principio no se envió contratos Covid19 debido a que la interpretación inicial
no era enviar todo el gasto de la operación sino solo los contratos suscritos tal y
como se ha argumentado a lo largo del escrito.

 La diferencia entre la informacion reportada el 21 de agosto de 2021 y del 08

de septiembre 2021 corresponde a:

(i) En la informacion inicial entregada el 21 de agosto de 2021, se enviaron

262 contratos entre asistenciales y promoción y prevención
(ii) El día 01 septiembre 2021 se envió la relación de contratos covid19
equivalente a 114 compraventas de EPP. Informacion que se adicionó a
la información inicial.
(iii) En atención al requerimiento realizado por la Contraloría la Equidad
seguros de Vida O.C., envío el día 08 de septiembre de 2021, la
informacion sobre contratos administrativos.

Se aclara que la suma de estas tres bases de informacion concuerda con la

informacion total de contratos suscritos enviados, pero no con la totalidad de la gestión
contractual para la vigencia del año 2020, ya que de acuerdo con las indicaciones
dadas por la Contraloría el día 08 de septiembre de 2021, debe corresponder al cierre
contable de la operación tomando como base toda la gestión contractual
independientemente si los contratos constan por escrito.

 La informacion enviada el día 09 de septiembre de 2021 corresponde a los

ajustes solicitados por la Contraloría en reunión del 08 de septiembre de 2021 y
en ella se relaciona todo el gasto de la operación de vigencia 2020 discriminada
por proveedor independientemente que se haya suscrito o no contrato.

Teniendo en cuenta lo anterior, las bases que se pretenden cruzar no tienen los mismo
parámetros situación que imposibilita su comparación. Debido a que la información
enviada el 09 de septiembre de 2021 no cruza con la informacion inicial enviada el 21
de agosto del 2021, de manera atenta adjuntamos a la presente comunicación
archivo unificado del formato 47 y 48 con la información de ejecución contractual de
la ARL en la cual se refleja el valor del cierre contable del año 2020.

3. “La información mencionada en la nota adicional no es coherente ni clara en cuanto a

los contratos de Covid19 suscritos durante la vigencia 2020.” sic

Respuesta: No se relacionó en la información entregada el 21 de agosto de 2021 los

contratos tipo covid19 debido a que la compañía durante la vigencia 2020 no suscribió
contratos de esta índole, la ARL dio cumplimiento a las obligaciones impuesta en el
decreto 488 de 2020 realizando los negocios jurídicos mediante oferta (cotizaciones) y
aceptación (orden de compra) y surtiendo todo el proceso de compras establecido
por la compañía.

4. “En el comparativo de la información entregada por el auditado el 8-09-2021 y del 9-09-

2021, las cifras variaron aumentando el número y valor de los contratos así:
” sic

Respuesta: La diferencia en la variación entre el 08 y el 09 de septiembre 2021

corresponde a:

De cara a las líneas de contrato administrativos, asistenciales y promoción y prevención

se presenta la siguiente situación: para el 08 de septiembre la compañía reportó como
numero de contratos los contratos escritos en custodia y el valor corresponde a los
datos consignados en esos contratos. De acuerdo con la reunión convocada por la
Contraloría el día 08 de septiembre a través de la cual se dio la directriz de incluir toda
la gestión contractual independientemente si existe contrato escrito, la compañía
procedió a ajustar la información de acuerdo con los datos contables por línea de ahí
el aumento en los valores.

De cara a la línea de contrato covid19, la diferencia entre el valor reportado el 08 y 09

de septiembre equivalente a $32,8 millones corresponde a una reclasificación contable
realizada en el mes de abril de 2020. La ARL en cumplimiento en lo estipulado en el
decreto 488 de 2020, sobrepasó el 7% en 0,5% equivalente a $32,8 millones y la cuenta
CUIF utilizada para la reclasificación del saldo fue la del 9.2%. Aclaramos que el cuadro
del 09 de septiembre de 2021 se diligenció con los datos contables por línea de ahí
disminución en el valor reportado.

5. “Reportaron además el número de proveedores y no el de contratos como les fue

solicitado de manera puntual y expresa.” sic

El día 08 de septiembre de 2021 la Contraloría solicitó se hiciera la aclaración respecto

de la nota de pie de página que consignó en la información que se reportó. Ese mismo
día se realizó de reunión entendimiento con el equipo auditor de la Contraloría
absolviéndose las dudas planteadas frente a la información que se trasmitió en el
formato, haciendo la claridad que la informacion consignada corresponde a la gestión
contractual suscrita y para el caso de contratos Covid19 se incluyó la informacion de
las ordenes de servicios debido a que no se tenía contrato con proveedores. Sobre el
particular, la Contraría precisó en la reunión que el cuadro se debía diligenciar con
todo el gasto de la operación de vigencia 2020 independientemente que se haya
suscrito o no contrato y facultó a la aseguradora a agrupar la información por
proveedores, otorgando como plazo para la entrega del formato el 09 de septiembre
de 2021.

Observación 1.3:
 1. “Indica no fue posible acceder a la información.” sic

La Equidad Seguros de Vida O.C realizó la validación de la información y la misma se

encuentra habilitada y disponible en los accesos suministrados:

 Información enviada el 21 de agosto de 2021:

Enlace de la ruta https://sftp.laequidadseguros.coop/contraloria2021.zip y
contraseña: %u0YC#LMgYq7

 Información enviada el 30 de septiembre de 2021:

Enlace de la ruta: https://sftp.laequidadseguros.coop/Septiembre2021.zip
contraseña: wNc3i2tKZfA#

 Información enviada el 6 de octubre de 2021:

Enlace de la ruta: https://sftp.laequidadseguros.coop/Octubre2021.zip
contraseña: !kDp#HigG7jV

2. “Se encontró nuevamente con que la entidad allegó una información incompleta,
compuesta únicamente por minutas contractuales y algunas facturas para las ordenes
de compras.” sic

Argumento de la observación: “Al acceder a las carpetas electrónicas enviadas por el sujeto
de control, en la plataforma ONE DRIVE, se encontró que la única información cargada de los
expedientes requeridos eran las minutas contractuales, faltando toda la etapa precontractual, la
fase de ejecución posterior a la firma del contrato y la fase postcontractual.” sic

Respuesta: La Contraloría solicitó de manera textual a través del oficio 2021EE0159984

la siguiente información:

“Además del relacionar la destinación de los recursos del ítem 5, 6 y 7 suministrar la copia de
los contratos, órdenes de compra, facturas y/o cualquier otro medio que certifique o evidencie
la destinación de dichos recursos anteriormente solicitados.” Sic

En atención a la solicitud realizada por la Contraloría, La Equidad Seguros de Vida O.C

en su legítimo entendimiento envió los contratos escritos, las facturas y ordenes de
servicios emitidas por la aseguradora, sin perjuicio de lo anterior, procedemos a ampliar
la informacion enviada, en Excel adjunto denominado “cuadro resumen muestra
contractual” el cual relaciona el tipo de soporte entregado en cada una de las
muestras solicitadas.
quedamos pendientes cualquierinquietud adicional.

Cordialmente,

NÉSTOR RAÚL HERNÁNDEZ OSPINA

Representante Legal
Elaboró: Dirección de estadística y reserva de ARL
Revisó: Gerencia de RL
V.B Legal: Vicepresidencia Legal Corporativa