SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN

DE DOCUMENTOS OFICINA DE
PARTES
Y TRAMITACION DE
DOCUMENTOS CON FIRMA
ELECTRÓNICA AVANZADA
 INDICE:
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................... 3
1. INGRESO AL SISTEMA ..................................................................................................................... 4
2. ESTRUCTURA DEL SISTEMA: ............................................................................................................ 5
2.1 ICONOGRAFIA PÁGINA PRINCIPAL DEL SISTEMA ............................................................................... 5
2.2 SECCIONES ....................................................................................................................................... 5
- DOCUMENTOS INGRESADOS ........................................................................................................... 6
- DOCUMENTOS PENDIENTES ............................................................................................................ 6
- DOCUMENTOS EN PROCESO ........................................................................................................... 6
- DOCUMENTOS ARCHIVADOS .......................................................................................................... 6
2.2 MENU PRINCIPAL ............................................................................................................................. 7
- MANTENCIÓN................................................................................................................................. 7
- CONSULTAS .................................................................................................................................... 7
- REGISTROS ..................................................................................................................................... 7
- CARPETAS ...................................................................................................................................... 8
2.2.1 SECCIÓN CONSULTAS .................................................................................................................... 8
- ESTADISTICAS ................................................................................................................................. 8
- DOCUMENTOS................................................................................................................................ 8
- DECRETOS ...................................................................................................................................... 9
2.2.2 SECCION REGISTRO:..................................................................................................................... 10
ENTRADA ............................................................................................................................................ 10
2.2.3 SECCION CARPETAS: .................................................................................................................... 13
A) ENTRADA ..................................................................................................................................... 13
B) SALIDA: ........................................................................................................................................ 16
C) REASIGNADOS .............................................................................................................................. 16
D) V°B° ............................................................................................................................................. 16
- JEFATURA ..................................................................................................................................... 16
- USUARIO ...................................................................................................................................... 16
E) DEVUELTO .................................................................................................................................... 17
F) AGENDADOS ................................................................................................................................ 17
G) AGENDADOS VENCIDOS ................................................................................................................ 17
H) INFORMADOS............................................................................................................................... 18
I) ARCHIVADO: ................................................................................................................................ 18
J) TRANSACCIONES .......................................................................................................................... 18

2
 INTRODUCCIÓN

Es un software multiplataforma creado para administrar y controlar los flujos de toda

la documentación al interior de una organización; la que puede ser de entrada, salida o
interna. Además, de fácil integración con aplicaciones de Firma Electrónica y Software de
terceros.

3
 1. INGRESO AL SISTEMA:

Para ingresar al sistema se requiere lo siguiente:

- Contar con un navegador Web: Google Chrome, Safari o Internet Explorer 11 o

Superior.

- En la página de inicio deberá colocar su nombre de usuario y contraseña asignado.

Luego debe hacer clic en el recuadro “No soy un robot”.

- Por último hacer clic en el botón “INICIAR SESION”.

4
 2. ESTRUCTURA DEL SISTEMA:

Cuenta con la siguiente estructura en su página principal:

2.1 ICONOGRAFIA PÁGINA PRINCIPAL DEL SISTEMA

: Permite minimizar el menú principal dejando solo iconos de acceso.

: Permite refrescar gráficos y pantalla principal.

: Permite elegir el año y unidad con el que se desea trabajar, según corresponda.

: Permite cerrar la sesión del usuario.

2.2 SECCIONES

En esta sección de la interface principal del sistema se puede elegir la unidad y el mes en
el cual se desea trabajar, esto dependerá de los privilegios otorgados por el
administrador del sistema.

5
Esta sección entrega la siguiente información:

- DOCUMENTOS INGRESADOS: muestra el total mensual de documentación derivada a

la unidad correspondiente.

- DOCUMENTOS PENDIENTES: muestra el total mensual de documentación que no ha

sido leída por la unidad correspondiente.

- DOCUMENTOS EN PROCESO: muestra el total mensual de documentación que ha sido

leído por la unidad y se encuentra en trámite.

- DOCUMENTOS ARCHIVADOS: muestra el total mensual de documentación que ha sido

archivada en el sistema, es decir, terminó todo el proceso o trámite, dependiendo del
tipo de documento.

Grafica los datos entregados en la sección anterior. El porcentaje de avance refleja la cantidad
de documentos archivados respecto al total mensual de documentos ingresados.

6
2.2 MENU PRINCIPAL

El menú principal cuenta con 4 secciones principales:

- MANTENCIÓN: Sección destinada al Administrador del sistema.

- CONSULTAS: Esta sección muestra lo siguiente: estadísticas, documentos (reportes) y

decretos.

- REGISTROS: Permite registrar la documentación que ingresa a la institución. Esta sección

está disponible solo para los usuarios que cuentan con los privilegios otorgados por el
administrador del sistema para registrar documentación.

7
 - CARPETAS: Esta sección muestra toda la documentación ingresada, reasignada,
devueltos, vencidos, archivados y todos los demás estados que involucra el proceso de
un documento por el sistema.

2.2.1 SECCIÓN CONSULTAS:

Dentro de esta sección encontramos lo siguiente:

- ESTADISTICAS: muestra las estadísticas y estados de avance de la documentación

ingresada a la unidad. Esta información se puede filtrar por MES y UNIDAD, según
corresponda.

- DOCUMENTOS: Esta sección permite generar un reporte de los documentos respecto al

estado en que se encuentra (ENTRADA, SALIDA, REASIGNADOS, V°B°, DEVUELTOS,
AGENDADOS, AGENDADOS VENCIDOS, INFORMADOS, ARCHIVADOS, TRANSACCIONES).
Para generar el reporte primero se debe elegir el rango de fecha y luego el estado de la
documentación.

8
- DECRETOS: en esta sección se encuentran los decretos alcaldicios de la institución.
Además, cuenta con un buscador para filtrar el decreto requerido.

9
2.2.2 SECCION REGISTRO:

ENTRADA: Esta sección del sistema permite realizar el registro de la documentación ingresada a la
institución, asignando un número correlativo.

Para ingresar un documento primero que hay que registrar el remitente del documento en el
botón “CONTACTO”. Antes de registrar un contacto hay que verificar que éste no se encuentre en
la base de datos del sistema.

10
Para buscar un contacto primero hay que elegir el “tipo de contacto” (USUARIO – ENTIDAD –
EMPRESA – FUNCIONARIO)

Una vez elegido el tipo de contacto hay que escribir el nombre en el casillero “BUSCAR”. Si el
contacto ya existe en el sistema solo se deberá hacer clic en el botón “TRASPASAR DATOS AL
FORMULARIO”

En caso de que el contacto no exista hay que completar con los datos en el formulario
“MANTENCION DE CONTACTOS” indicando como mínimo el Nombre, Dirección y algún teléfono.

11
Una vez guardado el nuevo contacto este será asociado a un código.

Una vez traspasados los datos del contacto al formulario de registro, se debe ingresar el
“ASUNTO” y “TIPO DE DOCUMENTO” (SOLICITUD, CONVENIO, CONTRATO, ETC.). Una vez
generado el registro el documento será asociado a un número correlativo.

12
2.2.3 SECCION CARPETAS:
Esta sección del menú principal cuenta con varias opciones:

A) ENTRADA: Este sector muestra toda la documentación ingresada por la unidad con el
respectivo número correlativo para posteriormente adjuntar algún documento (según
corresponda) y reasignar a alguna unidad dentro de la institución.

Para ingresar al detalle del documento solo hay que hacer un clic en el Número correlativo
asignado por el sistema.

Una vez ingresado el detalle del documento el sistema cuenta con varias “PESTAÑAS”:
13
PESTAÑA INFORMACIÓN GENERAL: muestra el detalle del contacto y asunto del documento.

PESTAÑA HISTÓRICO: muestra el historial del documento desde que es registrado hasta que este
es archivado.

14
PESTAÑA DOCUMENTOS: esta opción permite adjuntar documentos.

Para adjuntar un documento hay que hacer un clic en el botón “ADJUNTAR DOCUMENTOS”,
aparecerá una ventana emergente en la que se debe elegir la ubicación del documento para
subirlo al sistema.

PESTAÑA EXPEDIENTE: permite agrupar documentos de acuerdo a ciertas características

(expediente.)

15
B) SALIDA: Agrupa los documentos que salen de la entidad.

C) REASIGNADOS: Agrupa todos los documentos que han sido reasignados a otro usuario, ya
sea dentro o fuera de la unidad.

D) V°B° :
- JEFATURA: se encuentran todos los registros pendientes de V°B° por el Directivo
o Jefatura.
- USUARIO: Aparecen todas las solicitudes de V°B° realizadas.

16
E) DEVUELTO: Agrupa los documentos que han sido devueltos por algún usuario para que
este sea reasignado a quien corresponda.

F) AGENDADOS: Son todos los registros que han sido reasignados, pero con fecha de término
de trámite.

G) AGENDADOS VENCIDOS: Son todos los documentos agendados que ya superaron la fecha
de agendamiento.

17
H) INFORMADOS: Son todos los documentos que han sido informados por el usuario.

I) ARCHIVADO: Son todos los documentos que su proceso ha finalizado.

J) TRANSACCIONES: Registra todos los documentos que han tenido movimiento dentro de la
unidad.

18
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS:

En cada una de las carpetas podrás, si así está definido por el Administrador; solicitar un número
de Documento Electrónico el cual podrá ser firmado con Firma Electrónica Avanzada.

Para esto, solo debes elegir el Tipo de Documento, la fecha del documento será asignada
automáticamente. Cuando corresponda se desplegará en el formulario los usuarios Firmantes.
Seguidamente deberás ingresar el Asunto del Documento y hacer click sobre botón enviar.

Automáticamente, el sistema creará un registro con el número de documento correlativo.

Los documentos con FEA (Firma Electrónica Avanzada) podrán ser firmados mediante la aplicación
seleccionando el certificado usuario y contraseña.

Podrá verificar el o los firmantes definidos para cada documento electrónico.