Quipux - Manual Bandeja Entrada

Sistema de Gestin Documental Quipux
MANUAL DE BANDEJA DE ENTRADA

SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL
QUIPUX
Licencia
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Alguna de estas condiciones puede no aplicarse si se obtiene el permiso
del titular de los derechos de autor
Nada en esta licencia menoscaba o restringe los derechos morales del
autor.
Versiones:
Versin del sistema: 1.12
Versin del manual de Bandeja de Entrada: 1.0
1 Para ver la licencia completa, visite:

http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.5/es/legalcode.es
Manual de Bandeja de Entrada
NDICE
I. INTRODUCCIN ...................................................................................................................... 1
II. ALCANCE ................................................................................................................................ 1
III. GLOSARIO DE TRMINOS ................................................................................................... 1
1. Ingreso al sistema .................................................................................................................... 3
2. Estructura del sistema ............................................................................................................. 4
3. Registro de Documentos Externos .......................................................................................... 5
3.1. Registrar ............................................................................................................................. 5
3.1.1. Registrar De / Para (Remitente / Destinatario) ........................................................... 9
3.1.2. Crear Ciudadano ....................................................................................................... 13
3.1.3. Edicin de Ciudadano .............................................................................................. 15
3.1.4. Datos del Documento ................................................................................................ 16
3.1.5. Registrar Anexos ....................................................................................................... 17
3.2. Dirigir a ............................................................................................................................. 18
3.3. Comprobante .................................................................................................................... 19
3.4. Cargar Doc. Digitalizado ................................................................................................... 23
3.5. Devoluciones .................................................................................................................... 25
MANUAL DE BANDEJA DE ENTRADA

I.
INTRODUCCIN
El presente documento es el Manual de usuario para Bandeja de Entrada del

Sistema de Gestin Documental Quipux Versin 1.12, herramienta informtica que
sirve de apoyo en la gestin documental de la Institucin.
El documento est dirigido a los usuarios finales que realizas actividades
correspondientes a registro de documentos externos y asignacin de documentos
para gestin interna y despacho.
II.
ALCANCE
El presente documento abarca la gua necesaria para que el usuario final de

Bandeja de Entrada de una institucin pueda utilizar el sistema Quipux, realice el
registro de documentos externos que llegan en forma fsica a la institucin y
direccionen al rea correspondiente para el respectivo trmite interno.
III.
GLOSARIO DE TRMINOS
Sper Administrador
Es el usuario que brinda capacitacin y soporte a

los administradores Quipux de cada Institucin,
usuarios focales y ciudadanos que utilizan el
sistema.
Administrador Quipux
Es un usuario designado en cada Institucin quien

se encarga de administrar el sistema Quipux,
capacitar y brindar el soporte a los usuarios de su
Institucin. Deber trabajar en conjunto con la
Direccin de Documentacin y Archivo, Direccin
de Recursos Humanos y Direccin de Sistemas.
Funcionario
Es el usuario perteneciente a alguna de las

Instituciones registradas en el sistema.
Ciudadano
Es el usuario externo a la Institucin y que no est

asociado a ninguna Institucin registrada en el
sistema.
Documentacin del sistema Son los documentos que se generan en el

sistema: oficios, memorandos, acuerdos y
circulares.
Bandeja de Entrada
Se refiere a la recepcin de documentacin

externa que se va a registrar en el sistema.
Bandeja de Salida
Se refiere a la generacin y emisin de

documentacin hacia otras instituciones o
ciudadanos o funcionarios de la propia institucin.
1. Ingreso al sistema
Para ingresar al Sistema de Gestin Documental Quipux, se debe digitar la
siguiente direccin en el navegador de internet2: www.gestiondocumental.gov.ec.
El sistema QUIPUX funciona adecuadamente en el navegador Mozilla Firefox
hasta la versin 3.5.9. En otros navegadores no se certifica un adecuado
funcionamiento.
Al realizar esto se desplegar la pgina web donde se debe ingresar el nmero de
cdula y la contrasea, conforme a la Figura 1.
Figura 1. Ingreso al sistema
Se recomienda utilizar el navegador de Internet gratuito Mozilla Firefox versin 3.5.9 o inferior, para el
correcto funcionamiento del sistema.
2. Estructura del Sistema

Al ingresar al sistema, como se muestra en la Figura 2, se puede visualizar que
las funcionalidades se encuentran distribuidas en tres regiones, lo que permite
una navegacin fcil para el usuario. Las regiones son:
a. Regin Superior.- En esta regin se encuentran los datos generales del
sistema, los datos del usuario que ha ingresado, la funcionalidad de Firma
Digital, Ayuda sobre el sistema y la opcin para Salir del mismo.
b. Regin Izquierda.- Se encuentra el men vertical con las opciones que le
permitirn al usuario acceder a las funcionalidades del sistema, segn los
permisos que tenga asociados.
c. Regin Central.- Esta regin es el rea de trabajo, donde se van a desplegar
las funcionalidades que el usuario haya seleccionado en el men vertical.
1. Bsqueda.- En esta seccin permite realizar bsqueda de documentos
en la bandeja que se encuentra seleccionada.
2. Acciones.- Se presentan todas las acciones que se pueden realizar
sobre varios documentos o sobre un documento.
3. Lista de documentos.- Se presenta el listado de los documentos
asociados con la bandeja actual, si tiene filtro se presentarn los
documentos que cumplen con el filtro.
Figura 2. Estructura del Sistema
3. Registro de Documentos Externos

En la regin lateral izquierda, se encuentra el men vertical con las
funcionalidades del sistema. En la seccin Registros Docs Externos (Figura 3)
hay 4 opciones:
1. Registrar
2. Comprobante
3. Cargar Doc. Digitalizado
4. Devolucin
Figura 3. Seccin de registro de documentos externos
3.1. Registrar
Al seleccionar la opcin Registrar del men del lado izquierdo, se desplegar la
pantalla para registrar un documento externo (Figura 4), en la cual se deber
ingresar la informacin contenida en el documento fsico que es entregado y
recibido manualmente. La pantalla tiene cuatro (4) secciones:
1. Registro De/Para/Con Copia
2. Datos del Documento: Fecha, Categora, Tipificacin, No. de Referencia y
Asunto.
3. Anexos
4. Dirigir a
El documento debe estar dirigido para algn funcionario de la institucin, emitido
por un ciudadano o por un funcionario pblico de una institucin, el cual firm
manualmente el documento; o, por un funcionario pblico de una institucin que
no se encuentra registrada en el sistema; por ejemplo, municipio, universidad o
entidad del Estado que no pertenecen al poder Ejecutivo.
En toda institucin se tiene una rea dedicada a la recepcin de documentos, en
esta rea se debe realizar el registro de un documento externo, digitalizarlo y
luego pasarlo al rea operativa que dar trmite al documento.
Figura 4: Pantalla de registro de documentos externos
Al registrar un documento externo, conforme a la Figura 4, se debe anotar:
Registrar en el sistema el Destinatario, Remitente, Con Copia
Informacin del nmero del documento externo, tal cual se encuentra

impreso, sin aumentar caracteres adicionales.
El asunto o tema del oficio o carta
Resumen del contenido del documento
Registrar una descripcin de los anexos
Digitalizar el documento recibido y los anexos
Asociar el documento como imagen
Al registrar un documento externo es obligatorio definir: De/Para

(Remitente/Destinatario), nmero de referencia, y asunto, ingresada esta
informacin se da clic en el botn Aceptar, para generar el Comprobante de
Recepcin (Ver Figura 5) y entregar a la persona que deja el documento en la
institucin. Ms tarde, se podr culminar el proceso de registro completo.
Figura 5: Pantalla para impresin de comprobante
Al ser un documento externo en el: Para (Destinatario) o Copia, debe constar el

nombre del funcionario, a quin se dirige, en la institucin. Generalmente los
documentos externos estn dirigidos a la mxima autoridad de la institucin.
Adicionalmente, en el: De (Remitente) debe ser otro funcionario pblico de otra
institucin o un ciudadano.
Si la institucin tiene definidos procesos para Direccionar la documentacin a las
reas operativas e informar a la mxima autoridad, para agilitar la respuesta, se
debe registrar en el documento el nombre de la persona a la cual se va a Dirigir
a (ver la seccin Dirigir a).
En la Figura 6, se presenta el proceso de registro de documentos.
Figura 6: Flujo de registro de documentos
Para terminar el registro de un documento, se debe tener registrado en el sistema:
El De/Para
Asunto
Nmero de Referencia
Fecha del documento se refiere a la fecha que est impresa en el

documento
Resumen
Descripcin de anexos en el caso que los existiera
Anexos, digitalizar y registrar el documento recibido y sus anexos
Una vez registrada la informacin, se debe presionar la accin Firmar/Enviar,

solo ah el documento llegar a la bandeja de Recibidos" del o los Destinatarios
segn corresponda.
3.1.1. Registrar De / Para (Remitente / Destinatario)

Para Registrar De/Para debe dar clic en el botn Buscar De/Para que se
muestra en la parte superior de la pantalla de Registro de Documentos (Figura
7). Se visualizar la pantalla de Bsqueda para De/Para/Copia. En esta
pantalla existen algunas opciones para filtrar la informacin.
Figura 7: Pantalla de registro de documentos externos
Existen los siguientes filtros de bsqueda, para tipo de usuario:

Funcionario Pblico, se seleccionar si se desea buscar un usuario
que consta como funcionario pblico o pertenece a una institucin
registrada en el sistema,
Ciudadanos se seleccionar si se desea buscar un usuario que consta
como ciudadano, es decir, que no se encuentra registrado como un usuario
de una institucin registrada en el sistema. Ciudadanos pueden ser
funcionarios pblicos que trabajan en una institucin pblica pero esta
institucin no se encuentra registrada en el sistema como institucin.
Todos los Usuarios buscar entre funcionarios y ciudadanos.
Conforme a la Figura 8, luego de seleccionar el tipo de usuario, se debe

ingresar el Nombre, Apellido o Puesto, o parte del nombre, apellido o puesto,
para buscar al usuario que se desea registrar como Destinatario o como
Remitente. Y luego, dar clic en el botn Buscar que se encuentra al lado
derecho de la pantalla.
Si se busca un funcionario pblico se recomienda seleccionar del combo
Institucin, que corresponde a la institucin a la que pertenece el funcionario.
De esta manera la bsqueda presenta mejores resultados, caso contrario,
buscar por nombre, apellido o puesto (segn lo que se ingrese) a los
funcionarios de todas la instituciones que cumplan con el filtro definido.
Tambin existe la opcin de poder buscar por rea de una Institucin para ello
se debe dar clic en el icono + que se encuentra junto a la palabra Seleccionar
rea
Adicionalmente, se debe ingresar de preferencia, nombre y el apellido, o

nombre y el puesto.
Figura 8: Pantalla de Buscar De/Para
Una vez que se listan los funcionarios o ciudadanos que cumplen con el filtro, a
lado derecho de la lista se presentan algunos botones azules, los cuales
permiten colocar en el documento: Para, De, Copia (Ver Figura 9).
En la lista de resultados de la bsqueda se presenta:
Tipo: en esta columna se presenta informacin de Tipo Usuario, que ser

Ciudadano (Ciu) o Funcionario (Func).
10
Nombre: Nombres y Apellidos del ciudadano o funcionario que cumple con

las condiciones del filtro.
Institucin: Nombre de la institucin a la que pertenece el funcionario o
ciudadano.
Ttulo: Ttulo acadmico que el funcionario o ciudadano tiene registrado en
el sistema.
Puesto: Nombre del puesto que el funcionario o ciudadano tiene registrado
en el sistema.
rea: Nombre del rea a la que est asociado el funcionario.
Email: Correo electrnico que el funcionario o ciudadano tiene registrado en
el sistema
Uso: Icono que representa el nivel de uso que el ciudadano o funcionario
tiene en el sistema,
si no se ha conectado al sistema en los 4 ltimos
meses,
si se ha conectado en la ltima semana,
si se ha conectado
por lo menos una vez al sistema en ltimo mes (Ver Figura 9).
Figura 9: Listado de funcionario o ciudadanos que cumplen con el filtro
Al dar clic en los botones azules que se encuentran a la derecha de la lista

Para, De, Copia, se pasar el funcionario o ciudadano de la fila
seleccionada, a la lista de Datos a colocar en el documento que se
encuentra en la parte inferior de la pantalla (Ver Figura 10).
En la lista de los datos que se colocarn en el documento, se puede Borrar a
un funcionario o ciudadano seleccionado, o borrar todos los usuarios que estn
en el Para, o borrar todos los usuarios que estn en Copia a.
Si se seleccion un Ciudadano para colocarlo en el documento y si el usuario
que se encuentra identificado en el sistema, tiene permiso de Creacin de
Ciudadanos se le habilitar un link en el nombre del ciudadano, para poder
editarlo en el caso de requerirlo. Ver la seccin de edicin de ciudadanos
(2.1.1.2).
11
Figura 10: Listado de funcionario o ciudadanos que se han seleccionado
Cuando se encuentre conforme con la informacin de De/Para/Con Copia que

se colocar en el documento, debe presionar el botn Aceptar. En el caso que
desee cancelar todo, presione el botn Cancelar que se encuentran al final de
la pantalla (Ver Figura 11).
Figura 11: Botones de la pantalla Buscar De/Para
Al presionar el botn Aceptar se reflejar la informacin del De/Para en la

parte superior de la pantalla de Edicin/Creacin De Documentos (Figura 12).
Figura 12: Seccin De / Para de un Documento en el Registro o Creacin
En caso de no encontrar un funcionario pblico, solicitar a

soporte@informatica.gob.ec la gestin para crear al funcionario. Si es urgente
la disponibilidad del funcionario para enviar un documento, se recomienda
enviar el correo a soporte@informatica.gob.ec y notificar que se proceder a
crearlo como ciudadano.
Si no encuentra un ciudadano registrado en el sistema, proceda a realizar la
creacin del mismo. Y una vez que se cree el ciudadano en la pantalla de
Buscar De/Para se deber buscar al ciudadano creado para poder
seleccionarlo.
12
3.1.2. Crear Ciudadano

Para crear un ciudadano, mientras est Creando o Registrando Un Documento,
se lo debe realizar desde la pantalla de Buscar De/Para, seleccionar en Tipo
Usuario Ciudadano. Al realizar esta seleccin en la parte inferior de la
pantalla se mostrar un botn Crear Ciudadano (Figura 13).
Figura 13: Pantalla de creacin de ciudadano
Al presionar el botn Crear Ciudadano se presentar una pantalla para

ingresar los siguientes datos de un Ciudadano (Figura 14).
Figura 14: Pantalla de creacin de ciudadano
Los siguientes datos son obligatorios:

13
Cdula: Nmero de la cdula de ciudadana o RUC que tiene el ciudadano o la

persona jurdica. En caso de no contar con esta informacin, se puede marcar
No tiene No. de cdula, el sistema se encargar de generar un nmero de
cdula ficticio.
Nombre: Nombre del ciudadano o de persona jurdica
Apellido: Apellido del ciudadano o de persona jurdica
Los siguientes datos son opcionales:
Ttulo: Se debe ingresar el tratamiento ms el Nombre del Ttulo acadmico sin

especializacin. Por ejemplo: Seor Ingeniero, Seora Abogada, Seorita
Doctora etc. En ninguna circunstancia se deber ingresar la especializacin por
ejemplo Ingeniera en Electrnica, Ingeniero Agrnomo, etc.
Abr. Ttulo: Se debe ingresar la abreviatura del Ttulo acadmico. Por ejemplo:
Ing., Abg., Lic., Doc. etc.
Institucin: Nombre de la institucin en la que trabaja el ciudadano o de la cual
es representante.
Puesto: Nombre del puesto que desempea el ciudadano en una institucin. Si
no aplica, no se ingresar ningn texto.
Ciudad: Nombre de la ciudad en la cual reside el ciudadano.
Direccin: Nombre de la calle principal, la numeracin y la calle secundaria, la
ciudad, provincia y pas. En el caso de recintos, se debe especificar alguna
referencia que permita la ubicacin del ciudadano, para cuando se realice la
entrega de la respuesta.
Telfono: Nmero de telfono fijo o celular, en el cual se pueda ubicar al
ciudadano.
Email: El correo electrnico del ciudadano, para que reciba notificaciones del
sistema y para que inicialice su cuenta.
Contrasea: Funcionalidad que permite enviar un correo de notificacin de
inicio de contrasea para el ciudadano.
Una vez que se ingres la informacin obligatoria se debe presionar el botn
Aceptar y se almacenar la informacin ingresada.
14
3.1.3. Edicin de Ciudadano

Una vez que se tiene ubicado al usuario Ciudadano que se desea editar, se da
clic en el link del nombre, y se presentar una pantalla de edicin (Figura 15).
Figura 15: Editar ciudadano desde el registro de documentos
En la pantalla de edicin de datos de un ciudadano se puede editar toda la

informacin existente y registrar la informacin faltante (Figura 16).
Figura 16. Pantalla de edicin de ciudadano
Para esta edicin, se recomienda ingresar la mayor informacin posible

especialmente en la direccin, para poder realizar la entrega del documento de
respuesta.
En la pantalla de edicin en la parte inferior aparece el nombre, institucin y

correo electrnico de la persona que realiz la ltima modificacin de ese
ciudadano, la fecha y hora del cambio y detalle de los datos modificados
(Figura 17).
15
Figura 17. Datos de ltima actualizacin
En la Figura 17, la imagen de color amarillo, ubicada en la parte superior

derecha se puede dar clic para ver el detalle de los cambios realizados. Y en la
parte inferior de la pantalla, se presenta los datos de la persona que realiz la
ltima modificacin.
3.1.4. Datos del Documento
En el registro de un documento externo se debe ingresar informacin referente
al documento (Ver Figura 18):
Fecha: Se registra la fecha que tiene impresa el documento.
No. de Referencia: Se registra el nmero, tal cual est impreso en el
documento, sin caracteres adicionales.
Asunto: Se registra una descripcin corta de lo que trata el documento.
Informacin que sirve para futuras bsquedas.
Resumen: Se registra un resumen breve del contenido del documento. Para
ello si se debe leer el documento y extraer el pedido que tiene en el contenido.
Categora: Se registra una de las siguientes opciones: Normal, Extemporneo
o Urgente.
Tipificacin: Esta opcin se presenta siempre y cuando en la institucin se
registre la Tipificacin que se maneja en la institucin. En el caso de tener
parametrizada esta caracterstica, se puede seleccionar alguna de las opciones
existentes.
Figura 18: Pantalla para registrar informacin de un documento

16
3.1.5. Registrar Anexos

Para un documento externo siempre existir por lo menos el registro de un
anexo que ser el documento digitalizado.
Para registrar los anexos, dar clic en el tab Anexos que se encuentra en la
parte superior de la pantalla, bajo los botones y junto al tab de Informacin del
Docu. (Ver Figura 19).
Figura 19: Tab de Anexos
Una vez en el tab de Anexos, se presentar una pantalla (Figura 20), en la cual
se ingresar:
Descripcin de Anexos: Es una descripcin general de todos los anexos.
Archivos anexos y su descripcin: Se registrar los archivos que se
cargarn al sistema de manera digitalizada. Adems, se especificar si lleg en
fsico o en digital, puesto que pueden entregar anexos en CD y estos sern
cargados en el sistema.
Adicionalmente existe un check que permite definir si el anexo que se
seleccion para carga ser la imagen del documento, esto debe ser
seleccionado si el archivo que se seleccion para cargar es el documento
escaneado.
En el sistema se tiene lmite al tamao de los archivos que se van a cargar en
el sistema, el lmite es de 10MB por carga. Es decir, se puede guardar (enviar
al servidor a guardar) un archivo mximo de 10MB a la vez.
Figura 20: Anexos
Es importante definir si el tipo de anexos es Electrnico, cuando el anexo

17
lleg en un CD, flash memory, correo electrnico u otros. O si lleg de manera

fsica, seleccionar Fsico.
Al digitalizar documentos se recomienda realizarlos con una buena resolucin,
pero optimizarlos en tamao. De ser posible escanear 500 pginas en 10MB.
Adicionalmente se recomienda escanear el archivo fsico con reconocimiento
de caracteres (OCX), y no como imagen.
3.2. Dirigir a
La mayora de la documentacin externa est dirigida a la mxima autoridad de la
institucin, por tal razn, se crean procedimientos internos en las instituciones,
para poder agilitar y viabilizar de mejor manera la documentacin externa a las
reas operativas y as ganar un poco ms de tiempo para responder. En caso de
no existir esos procedimientos no se deber utilizar esta funcionalidad.
Para poder utilizar esta funcionalidad, el Administrador Institucional del Sistema
deber proporcionar el permiso de Recibir documentos externos redirigidos
(Figura 21), a los usuarios del sistema a quienes se va a direccionar la
documentacin.
Figura 21. Permiso para usuarios a quienes se direccionar los documentos externos
El direccionamiento de la documentacin queda a discrecin del funcionario que

registra la documentacin, dado que muchos direccionamientos dependen del
contenido del documento, la interpretacin del mismo y del procedimiento definido
en la institucin (Ver Figura 22). Por ejemplo: documentos que son de denuncias
se direccionar al rea Jurdica, si son documentos de contrataciones se
direccionar al rea Financiera, etc.
Esta funcionalidad Redirige un Usuarios del sistema no a un rea.
18
Figura 22. Seleccionar Dirigir a un funcionario la documentacin
Es importante tomar en cuenta que cuando un documento tiene Dirigir a es

enviado, al realizar la accin de Firmar/Enviar, a la bandeja Recibidos del
usuario que se seleccion en el combo Dirigir a y le llegar a la bandeja
Informados al usuario destinatario del documento.
Si el documento tiene usuarios que se definieron con Copia, les llegar el
documento a su bandeja Recibidos.
3.3. Comprobante
Esta funcionalidad permite imprimir un comprobante de recepcin de un
documento externo, en caso de requerir imprimirlo nuevamente.
Para ello debe dar clic en la opcin Comprobante del men izquierdo que se
encuentra en la seccin de Registro Docs. Externos. Se presentar una pantalla
en la cual se debe ingresar el cdigo o parte del cdigo del documento que se
desea buscar para imprimir el comprobante de Recepcin (Ver Figura 23).
Figura 23. Pantalla para Imprimir Comprobante
En la Figura 23, se debe ingresar el cdigo del documento y dar clic en Buscar,
luego se presentar una lista de los documentos que cumplen con la condicin de
bsqueda. Se seleccionar el documento, cuyo comprobante se desea imprimir,
haciendo clic en el crculo que se presenta en la primera columna de la lista,
luego se presiona el botn Imprimir Comprobante (Figura 24).
19
Figura 24. Lista de documentos del resultado de bsqueda
A continuacin, se mostrar un archivo PDF (Ver Figura 25), en el cual se

visualiza el comprobante de recepcin en la parte inferior derecha de una hoja A4,
para que sea impreso en el mismo documento.
La informacin que se imprime es:
Nombre institucin y telfono.

Nmero de documento.
Fecha y hora de recepcin.
Nombre del usuario que registr el documento.
Un mensaje que incluye el nmero de cdula del usuario remitente para
que pueda revisar el documento en el sistema.
20
Figura 25. Comprobante de recepcin
El comprobante tambin puede ser impreso como un ticket o en una impresora

especial, utilizando papel adhesivo. En caso elegir esta opcin, una vez que se
seleccion el documento, cuyo comprobante se desea imprimir, se debe presionar
el botn Imprimir Ticket. Se generar un archivo PDF con un tamao distinto y
con la misma informacin (Figura 26).
21
Figura 26. Comprobante de recepcin Ticket
Tambin existe la posibilidad de imprimir el cdigo de barras que corresponde a

un documento registrado, para ello debe seleccionar el documento del cual se
desea imprimir el cdigo de barra, de la lista de documentos que cumplen con la
condicin de bsqueda y presionar el botn Imprimir Cdigo de Barras, se
generar un archivo PDF con el cdigo de barras impreso en la parte superior
derecha de un documento tamao A4 (Figura 27).
22
Figura 27. Cdigo de Barras
3.4. Cargar Doc. Digitalizado

Esta funcionalidad permite cargar un documento digitalizado y asociar a un
documento registrado, es utilizada cuando se registr un documento pero no se
defini un anexo como imagen del documento.
Para utilizar esta funcionalidad, se debe seleccionar la opcin del men de la
izquierda (Figura 28). Se visualizar una pantalla en la cual se presenta una lista
de documentos externos que no tienen imagen asociada.
Figura 28. Men
En la pantalla (Figuro 29) se lista nmero de documento, fecha del documento,

Asunto y Para, de los documentos que no tienen imagen asociada. Se debe
seleccionar un documento y luego presionar el botn Asociar Imagen.
23
Figura 29. Pantalla para asociar imagen a un documento
A continuacin, se abrir una nueva pantalla en la cual se puede ingresar una

descripcin del archivo digitalizado, y un botn de Examinar, que abrir una
ventada para buscar un archivo que es el documento digitalizado. Se permite
cargar archivos de extensin: pdf, jpg, gif o png (Figura 30).
Figura 30. Pantalla para asociar imagen a un documento
Al disponer del documento y el archivo digitalizados se finaliza presionando el

botn Aceptar, se visualizar una pantalla que indica el resumen de la accin
realizada (Ver Figura 31).
24
Figura 31. Pantalla resumen de asociacin de imagen de un documento
En caso de no seleccionar un archivo para asociar la imagen, se presentar el

siguiente mensaje de error:
3.5. Devoluciones
Esta funcionalidad permite registrar las devoluciones que se reciben de los
documentos que se enven por correo manual, y que por alguna situacin, no
fuera posible entregar al destinatario. Suele ocurrir cuando se remite a
ciudadanos, cuya direccin registrada en el sistema, no es completa.
Figura 32. Pantalla de devolucin de documentos
Para utilizar esta funcin debe tener acceso a la misma a travs del men
Devolucin que se encuentra en la seccin izquierda. Se presentar una
pantalla (Figura 28), en la cual se debe inicialmente realizar la bsqueda del
nmero del documento que se desea realizar la devolucin.
25
Primeramente se debe realizar una bsqueda del documento o documentos que

se desean devolver, para ello en la caja de texto se ingresa un filtro y luego se
presiona el botn Buscar.
Se visualizar la lista de documentos generados en la institucin que cumplen con
la condicin ingresada para el filtro. Se podrn seleccionar uno o varios
documentos que se emitieron en la institucin (Ver Figura 33), y luego presionar la
accin Devolver.
Figura 33. Listado de documentos para devolver
Al presionar la accin Devolver se presentar una pantalla en la cual puede

registrar el motivo de la devolucin; por ejemplo, la direccin no se encuentra.,
luego presionar el botn Aceptar. La accin de Devolver, no cambia de estado
al documento solo genera un comentario o registro en el histrico para identificar
que no pudo ser entregado el documento (Figura 34)
Figura 34. Devolver documentos seleccionados
26

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El presente documento es el Manual de usuario para Bandeja de Entrada del

El presente documento abarca la gua necesaria para que el usuario final de

Es el usuario que brinda capacitacin y soporte a

Es un usuario designado en cada Institucin quien

Es el usuario perteneciente a alguna de las

Es el usuario externo a la Institucin y que no est

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Documentacin del sistema Son los documentos que se generan en el

Se refiere a la recepcin de documentacin

Se refiere a la generacin y emisin de

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Figura 1. Ingreso al sistema

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2. Estructura del Sistema

Figura 2. Estructura del Sistema

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3. Registro de Documentos Externos

Figura 3. Seccin de registro de documentos externos

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Figura 4: Pantalla de registro de documentos externos

Al registrar un documento externo, conforme a la Figura 4, se debe anotar:

Registrar en el sistema el Destinatario, Remitente, Con Copia

Informacin del nmero del documento externo, tal cual se encuentra

El asunto o tema del oficio o carta

Resumen del contenido del documento

Registrar una descripcin de los anexos

Digitalizar el documento recibido y los anexos

Asociar el documento como imagen

Al registrar un documento externo es obligatorio definir: De/Para

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Figura 5: Pantalla para impresin de comprobante

Al ser un documento externo en el: Para (Destinatario) o Copia, debe constar el

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Figura 6: Flujo de registro de documentos

Para terminar el registro de un documento, se debe tener registrado en el sistema:

Fecha del documento se refiere a la fecha que est impresa en el

Descripcin de anexos en el caso que los existiera

Anexos, digitalizar y registrar el documento recibido y sus anexos

Una vez registrada la informacin, se debe presionar la accin Firmar/Enviar,

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3.1.1. Registrar De / Para (Remitente / Destinatario)

Figura 7: Pantalla de registro de documentos externos

Existen los siguientes filtros de bsqueda, para tipo de usuario:

Conforme a la Figura 8, luego de seleccionar el tipo de usuario, se debe

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Adicionalmente, se debe ingresar de preferencia, nombre y el apellido, o