CAPÍTULO 1 FUNDAMENTOS ACCESS

FUNDAMENTOS
El motor principal de una entidad, ya sea comercial, industrial o de servicios es su información; la cual
nos proporciona un conocimiento estadístico de las operaciones que se están llevando acabo o por
hacer.

Access como administrador de base de datos nos permiten manipular la información con la cual
estemos trabajando, a si como organizarla de tal manera que se nos facilite la obtención de
requerimientos de información (una consulta, un informe, una gráfica de resultados, etc.).

A la colección de datos relacionada en forma ordenada se le denomina Base de datos; una base de
datos, consiste en almacenar información masiva en la cual sus datos están relacionados entre sí.

La recopilación de la información en forma ordenada en una base de datos, nos ayuda a realizar
funciones de acceso y búsqueda de los datos de una manera fácil y sencilla.

Access como gestor o administrador de base de datos cumple con todas las normas para organizar de
esta manera la información.

Base de datos
1)
Elemento 1 de base
Id-cliente de datos
Nombre-cliente
Dirección-cliente 2)
Ciudad Id-producto
Estado Descripción
Teléfono Precio-unitario Elemento 2 de
Precio-publico base de datos
Cantidad-pedido

Observe que en la figura anterior la base de datos se compone de dos elementos; dentro de el primer
elemento se encuentran los datos personales de un cliente, tales como una clave que lo identifique, su
nombre, dirección, ciudad, etc. Mientras que en el segundo la información que se requiere de un
determinado producto de venta, clave del producto, descripción del producto, precio unitario, etc.

La información de una empresa es variada y esta debe estar organizada de tal manera que cada tipo
de información sea almacenada en diferentes grupos conocidos como Tablas.

Si regresamos a la figura anterior, cada elemento de la base de datos seria una tabla, en
consecuencia, la primer tabla seria de Clientes y la segunda tabla seria la de Productos.
Id-cliente
Nombre-cliente Id-producto
Tabla Descripción
Dirección-cliente
Clientes Precio-unitario
Ciudad
Estado Tabla Precio-publico
Teléfono Productos Cantidad-pedido

Recuerde: Access es un administrador de Bases de datos

A continuación se observa los elementos que forman a una tabla.

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CAPÍTULO 1 FUNDAMENTOS ACCESS

Tabla Productos

Campo 1 Campo 2 Campo 3 Campo 4 Campo 5

Id-producto Descripción Precio-unitario Precio-publico Cantidad-pedido

1 Aceite $ 7.00 $ 7.50 12
2 Mayonesa $ 4.00 $ 5.35 25
3 Sopas $ 10.00 $ 12.00 32

Registro 1
Observe que la tabla Productos contiene 5 campos los cuales son:

1- Id-producto Registro 2
2- Descripción
3- Precio-unitario
Registro 3
4- Precio-publico
5- Cantidad-pedido
Observe que las Columnas
y tres registros con los productos:
forman los campos y las
Filas los registros
1- Aceite
2- Mayonesa
3- Sopas

En resumen podemos decir que una Tabla es una colección de datos de un solo tipo que se almacena
de manera organizada en filas y columnas donde las columnas forman los Campos y las filas los
Registros.

 PRACTICA

Agregue el nombre de los campos y asigne 5 registros para la tabla de Clientes (observe los datos de
la tabla clientes de la página anterior).
Tabla Clientes

Como se observó, una Base de datos se utiliza para almacenar información la cual se encuentra
organizada y ordenada dentro de elementos llamadas tablas. En Access una base de datos no solo se
compone de tablas las cuales contienen la información, si no, que también contienen elementos que
trabajan junto con ellas, como puede ser, Formularios, Consultas, Informes, Módulos, Macros, etc.

Las Tablas, los Formularios, Consultas e Informes, son Objetos que nos permiten relacionarnos con
los datos. En Access casi todo excepto los datos son considerados como Objetos.
FORMULARIOS

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CAPÍTULO 1 FUNDAMENTOS ACCESS

Los formularios son los objetos que serán utilizados para relacionarse con los datos contenidos en las
tablas; estos facilitan ver, introducir y modificar la información.

CONSULTAS

Las consultas se utilizan para analizar datos de una o más tablas; por ejemplo, puede generar una
consulta para visualizar solo aquellos productos que correspondan a un departamento en particular,
generar una consulta que muestre solo los empleados de un determinado departamento o área, etc.

En este ejemplo se hace una consulta donde se

muestren solo los empleados del área contable
INFORMES

Los informes son el resultado impreso en una hoja de papel de cierta información solicitada de
nuestras tablas o consultas, como puede ser, un informe de los productos de la canasta básica, un
informe de todos los trabajadores que laboran en la empresa, un informe de pago de nomina, etc.