Modificar un documento

Last Updated: 2021-03-05

Cuando desea modificar uno o varios documentos a la vez, primero debe extraer los
documentos. Extraer abre el documento para modificarlo y bloquearlo en el almacén de
objetos hasta que se incorpore una versión nueva. Dependiendo de las preferencias de
sitio del almacén de objetos, el documento se puede extraer en modo de colaboración o
exclusivo. La extracción en modo colaboración significa que, teniendo el permiso
necesario, se puede registrar un documento incluso cuando alguien haya extraído dicho
documento en ese mismo momento. La extracción en exclusiva significa que cuando un
usuario concreto extrae un documento sólo ese usuario puede incorporar de nuevo el
documento.

Una vez que haya terminado de realizar cambios, puede volver a registrar el documento
en el almacén de objetos. Cuando incorpora uno o varios documentos, se actualiza la
información de la versión del documento. Los documentos pasan a estar disponibles
para que otros usuarios los extraigan. Extraído o no, siempre puede verse y descargarse
una copia del documento. Se puede registrar documentos directamente desde Workplace
XT o desde aplicaciones integradas de Microsoft Office utilizando Application
Integration.

Puede modificar varios documentos a la vez. Cuando dichos documentos residen en una
carpeta con una o varias plantillas de entrada asociadas, Workplace XT le permite
trabajar con los documentos seleccionados antes de incorporarlos o extraerlos de un
almacén de objetos. Por ejemplo, puede eliminar documentos específicos antes de
incorporarlos.

Cuando los documentos se rastrean, Workplace XT puede localizar los documentos en

la máquina local después de extraerlos de un almacén de objetos. Gracias a esta función
de rastreo, puede localizar el documento en caso de que desee cancelar su extracción, su
guardado o su incorporación. También puede suprimir automáticamente la copia local
de un documento de la máquina local después de completar un procedimiento de
incorporación o cancelar un procedimiento de extracción. La posibilidad de eliminar
está determinada por el administrador del sitio.

Extraer un documento
Puede extraer o extraer y descargar uno o varios documentos al mismo tiempo en
Workplace XT. Si extrae un documento, puede opcionalmente descargar el documento
que va a extraer. La acción Extraer y descargar le permite extraer y descargar
documentos al mismo tiempo. Puede sobrescribir documentos existentes en la máquina
local antes de descargar los documentos desde el almacén de objetos. Si extrae y
descarga un documento, puede abrir el archivo.

Algunos de los documentos que desee extraer y descargar pueden estar archivos en
varias carpetas. Workplace XT no puede procesar los documentos si el administrador ha
especificado el valor de carpeta jerárquica para la Preferencia de sitio de la descarga
de estructuras de carpetas. Esta configuración vuelve a crear la jerarquía de carpetas en
la que se he almacenó el documento en un almacén de objetos en la máquina local. Por
ejemplo, si los documentos se almacenaron en un almacén de objetos llamado Mi
Almacén de Objetos\mis carpetas\, se crea la misma estructura de carpetas en la
máquina local que C:\Mi Almacén de Objetos\mis carpetas. Utilice Seleccionar
carpeta para especificar una de las carpetas en las que se archivan los documentos.
Workplace XT podrá descargar y rastrear esos documentos en la máquina local.

Incorporar un documento
Puede incorporar uno o varios documentos al mismo tiempo utilizando los valores de
propiedad y derechos de acceso de la versión anterior. Puede incorporar documentos de
cualquiera de las siguientes formas:

 Utilice la acción Incorporar disponible en la barra de herramientas, en el

botón Acciones y en el menú emergente.

Nota: Según la preferencia de sitio para Mostrar la página de autoría, puede

presentarse la opción de modificar los valores de las propiedades durante la
incorporación. No obstante, el mismo valor de preferencia de sitio le impide
cambiar una clase asignada a un documento durante la incorporación. Para
cambiar la clase durante la incorporación, utilice la acción Incorporación
avanzada.

 Utilice la acción Incorporación avanzada cuando deba especificar los valores

de propiedad y los derechos de acceso del documento que va a incorporar. Si
incorpora contenido guardado, como por ejemplo el contenido guardado
utilizando la acción Guardar contenido, utilice la acción Incorporación
avanzada. Incorporación avanzada está disponible en Más acciones en el
menú emergente o el botón Acciones.
 Puede incorporar un documento en un almacén de objetos desde una aplicación
Office integrada utilizando Application Integration. En IBM FileNet
Workplace XT, localice el menú Archivo o Complementos de la aplicación.
Seleccione Incorporar documento y, a continuación, pulse en Incorporar o
en Incorporación avanzada.

Consulte Trabajar con propiedades para obtener más información acerca de la

especificación de valores de propiedad.

Cancelar una extracción

Puede cancelar la extracción de uno o varios documentos para que otros usuarios
puedan extraerlos. Por ejemplo, puede haber extraído un documento para efectuar
cambios y después decidir que no necesita modificarlo. Cuando se cancela la extracción,
el documento vuelve a la versión anterior y al número de versión que tenía antes de
extraerlo.