Tema: El escritorio personal privado

avanzado

El portal educativo Mestre a Casa.

CEFIRE

El escritorio personal privado avanzado

Elaborado por:

• Jordi Marco Juan

(jmarco(arroba)mestreacasa.es)
• Francisco Alfonso Hueso Pastor
(ahueso(arroba)mestreacasa.es)
• Rafael Chavarría Bonilla
(rchavarria(arroba)mestreacasa.es)
• Manuel Arnau Huerta
(marnau(arroba)mestreacasa.es)

• Víctor Pérez Cabello

(vperez(arroba)mestreacasa.es)

La biblioteca de documentos
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La biblioteca de documentos
Temporización: 50 min

Teoría

Explotación de la biblioteca de documentos.

El escritorio personal del profesorado incluye esta herramienta en sus páginas privadas. Para
insertar esta aplicación siga los pasos explicados en el tema 2.

La biblioteca de documentos proporciona al usuario un disco duro virtual para almacenar distintos
tipos de documentos (por ejemplo PDF, ODT y PNG) y les asigna a cada uno de ellos una
dirección URL única. Como cada documento tiene una URL única teóricamente podrán ser
enlazados desde cualquier sitio web, como por ejemplo desde el escritorio personal público.
También veremos cómo la biblioteca de documentos permite gestionar el acceso a los documentos a
otros usuarios mediante la gestión de permisos.

Apartados

1. Creación de carpetas
2. Subir documentos
3. Mover carpetas y documentos
4. Configuración

Creación de carpetas.
En este apartado veremos las diferentes posibilidades que nos ofrece el portal para crear carpetas.
Para generar una carpeta haremos clic el botón "Añadir carpeta". Nótese que en el caso de las
capturas estamos trabajando con una biblioteca vacía estando en lo que denominamos nivel "raíz".
En este nivel sólo se pueden generar carpetas y en ningún caso documentos. Para añadir un
documento en una biblioteca de documentos vacía es necesario crear al menos una carpeta inicial.

A continuación aparece el diálogo de creación de carpetas. Como ocurre con una gran cantidad de
aplicaciones del portal al ejecutar la opción anterior la aplicación se cambia a modo maximizado.

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El único campo obligatorio es el del nombre, siendo recomendable cumplimentar también la
descripción

Una vez cumplimentado los datos anteriores de ejemplo elegimos la opción de guardar.

Si el proceso ha finalizado correctamente se mostrará un mensaje de confirmación como el que se

puede ver a continuación. En este momento la aplicación ya muestra la existencia de la carpeta
generada.

En este momento, cuando la biblioteca de documentos ya no está vacía, aparece, junto al botón de
añadir carpeta, un formulario para realizar búsquedas de ficheros. Más adelante trataremos el tema
de búsqueda de ficheros. Para crear sucesivas carpetas al mismo nivel que "Mi primera carpeta"
podemos ejecutar la acción "Añadir carpeta" las veces que sea necesario.
Para añadir elementos dentro de la carpeta es necesario hacer clic sobre el nombre de la carpeta. A
partir de este momento la herramienta nos facilita la creación de subcarpetas (de manera análoga a
la vista) y también la inserción de documentos.

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En la captura anterior se observa que la aplicación dispone de un camino de migas para recuperar
rápidamente la posición entre las diferentes subcarpetas.
A continuación veremos como mover una carpeta de lugar. Para ello volveremos a la "Raíz"
pulsando sobre el elemento superior en el camino de migas

Podemos observar a continuación que por cada carpeta existente se acompaña información extra en
dos columnas y se proporciona un botón de "Acciones".

Las columnas indican respectivamente en número de carpetas y documentos que existen en el

interior de la carpeta "Mi primera carpeta". El recuento de carpetas y documentos se limita al nivel
de profundidad inmediato (no se cuentan recursivamente los contenidos de ésta).

El botón de acciones contiene las operaciones que podemos realizar sobre la carpeta.

A continuación se explican brevemente sus funciones.

• Editar: permite modificar el nombre y descripción de la carpeta generada

• Permisos: permite establecer diferentes permisos sobre la carpeta para otros usuarios.
• Eliminar: elimina la carpeta y su contenido

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 • Propagar: fuerza a que el contenido de la carpeta contenga los mismos permisos que la
carpeta actual
• Hacer público (Quitar público): Es una manera sencilla de dar permisos de visualización al
usuario "anónimo"

Subir documentos
Para subir un documento a la biblioteca se utiliza el botón "Añadir documento" visto anteriormente.
Esta acción nos lleva a una ventana que nos permite seleccionar entre dos herramientas diferentes
de subida. La primera "Examinar" nos permite seleccionar múltiples archivos. La segunda "clásica"
nos permite seleccionar un único archivo. La inconveniente de la primera acción es que
lamentablemente no funciona sobre todas las plataformas. Por ello en este tema siempre
utilizaremos el "sistema clásico".

Al hacer click en el "sistema clásico" se nos ofrece un formulario para realizar una selección desde
el disco duro de nuestro ordenador y, al igual que pasaba con las carpetas, se nos anima a rellenar
un título y una descripción con el fin de facilitar las búsquedas.

Procedemos a generar un documento de texto cuyo nombre es "documento.txt" para subirlo a la

biblioteca. Téngase en cuenta que para que el fichero pueda subirse debe contener, al menos, un
caracter escrito. El apartado de permisos, que se verá en detalle en otra sección, permitirá que otros
usuarios puedan acceder al documento. Por defecto el documento que hemos subido sólo puede ser
visto por la persona que lo ha subido. Rellenamos también el título con "Mi primer documento" y
en la descripción ponemos "Es un documento de prueba."

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Una vez finalizado el proceso no queda más que pulsar "Guardar" para que el archivo se transmita a
la biblioteca de documentos.

NOTA: la velocidad de subida de documentos está muy restringida por los operadores de acceso a
Internet por lo que se recomienda subir documentos con poco peso. El tamaño máximo de los
archivos que se ha establecido en la plataforma es aproximadamente de 50Mb.

La siguiente figura muestra el documento anterior.

Mover carpetas y documentos

Una vez generados documentos o carpetas estos se pueden mover. Para ello vamos supongamos que
tenemos creado otra carpeta llamada "Mi segunda carpeta" al mismo nivel que la carpeta "Mi
primera carpeta". Podemos mover un documento individual o toda una carpeta (y su contenido
interior). Para mover una carpeta dentro de otra tendremos que realizar la acción de "Editar" y
configurar adecuadamente la carpeta padre. A continuación se muestran los pasos para mover "Mi
segunda carpeta".

Inicialmente disponemos de la siguiente estructura de carpetas:

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Buscamos la opción de Editar

Ejecutamos la opción de Seleccionar

A continuación aparecen la lista de carpetas que existen en la biblioteca de documentos.

Seleccionaremos la primera de ellas

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Tras seleccionar la carpeta deseada pasaremos a guarda la modificación

El resultado final muestra el anidamiento de carpetas creado.

Los movimientos de documentos se realizan de la misma manera que en las carpetas.

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Configuración
La configuración de la biblioteca de documentos es muy variada en cuanto a posibilidades de
visualización. Entre ellas destaca la posibilidad de modificar las columnas informativas, cambiando
el orden o simplemente eliminándolas. Otra opción muy destacable es la posibilidad de que la
biblioteca muestre el contenido a partir de una carpeta en concreta, que llamaremos carpeta raíz. Por
lo tanto es posible insertar varias bibliotecas de documentos en el conjunto de páginas actual y que
cada una de ellas muestre una región concreta de nuestro disco duro virtual.

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Ampliar conocimientos
El control de versiones
El portal educativo contiene una versión primitiva de control de versiones que permite almacenar
copia de los diferentes contenidos que va adquiriendo el documento. Al editar un archivo podemos
observar la versión actual del documento:

Si nos fijamos actualmente la versión del documento "Ejercicio 1.txt" es la 1.0.

En el momento en el que deseemos actualizar el contenido del documento es posible resubir a la

plataforma el documento mediante el botón de Examinar y despúes guardando los cambios. De esta
manera el documento será guardado en una sucesiva versión. El documento habrá cambiado pero
siempre podemos recuperar el contenido que tenía en la versión 1.0.

Cambiamos el contenido del fichero Ejercicio 1.txt en nuestro PC. En concreto la modificación va a
consistir en escribir la fecha actual en la segunda línea del documento. Al editar el documento a la
plataforma y resubiéndolo tenemos que ver que a cambiado la versión del documento.

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Acceso a las versiones
La forma más sencilla de obtener la URL del documento la podemos obtener copiándola de la lista
de documentos. Para ello tenemos que utilizar el botón derecho del ratón. En Mozilla Firefox
versión castellano aparecería la siguiente pantalla.

también se puede hacer desde la acción de editar el documento:

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Por ejemplo tras copiar la URL del documento anterior obtendremos una URL del tipo

http://formacion.mestreacasa.gva.es/c/document_library/get_file?
p_l_id=500000627914&folderId=500000628033&name=DLFE-
148628.txt&random=1292147639396

este URL referencia a la última versión existente del documento. Para acceder a la versión 1.0, que
es la primera de todas añadiremos al final el parámetro versión

http://formacion.mestreacasa.gva.es/c/document_library/get_file?
p_l_id=500000627914&folderId=500000628033&name=DLFE-
148628.txt&random=1292147639396&version=1.0

el acceso a las demás versiones del documento se realiza de forma similar.

Fuentes de información
DocuWiki

http://mestreacasa.gva.es/web/portaleducativo/documentacion

Canal youtube de mestre@casa (canal 1)

Canal youtube de mestre@casa (canal 2)

http://www.edu.gva.es/ite/val/mestreacasa.htm

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